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Unidad 1 / Escenario 2

Lectura Fundamental

¿Necesita una herramienta para


identificar la situación actual y real
de su negocio basada en el entorno
interno y externo?

Contenido

1 Factores de contingencia que afectan la planeación

2 Matriz DOFA

Palabras clave: Herramienta, Fortaleza, Oportunidad, Debilidad, Amenaza, Diagnóstico.


Introducción
El escenario anterior cubrió la función de planeación y su importancia en el éxito de las
organizaciones. Los planes proporcionan un fundamento para coordinar y dirigir las actividades
de una empresa de manera que se obtengan los objetivos.

La planeación proporciona una carta de navegación para que los miembros de una organización
comprendan la importancia de sus responsabilidades diarias dentro del esquema global.

A continuación se dará una atención especial a la comprensión del proceso de planeación, tanto
en el nivel estratégico como en el nivel operativo, y a la herramienta de análisis estratégico DOFA
para obtener el diagnóstico, no sin antes dar una mirada a lo siguiente:

1. Factores de contingencia que afectan la planeación

La planeación de contingencia consiste en desarrollar dos o más planes basados en


diferentes condiciones de operación. Este enfoque es particularmente útil cuando el éxito de
la organización depende en gran parte de circunstancias de negocios que son particularmente
volátiles.

Cada plan desarrollado se basa en un conjunto de condiciones operacionales o estratégicas que


pueden ocurrir (escenarios). Esto permite que los administradores desarrollen habilidades para
pensar estratégicamente y con flexibilidad para reaccionar a los cambios.

Los avances en las tecnologías de información permiten realizar simulaciones y examinar los
posibles resultados de las decisiones tomadas para anticipar la viabilidad de los planes.

1.2 Instrumentos y técnicas de planeación

Ya tenemos información para la identificación del perfil del administrador ideal que lleve a
cabo una efectiva administración en los diferentes niveles organizacionales en las PYMES con
elementos de planeación.

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Lo anterior, brinda el marco para la planificación estratégica conformada por dos fases: una
filosófica y una de análisis.

La primera define cómo piensa el negocio, y lo expresa en su visión y misión que dan el rumbo
a la organización. Misión y visión son propósitos que se llevan a la práctica a través de la
formulación de objetivos y metas que apoyados en estrategias de acción permiten alcanzarlos,
pero que dependen de los criterios de evaluación que se establezcan como mecanismo de
retroalimentación y de ajuste para evitar su desviación.

La segunda fase de análisis la obtenemos a partir de la matriz DOFA, herramienta de análisis


estratégico enfocado al análisis de los factores internos y externos, que hacen parte del
escenario objeto de análisis, para determinar cuatro situaciones que darán origen a estrategias.
De esto se hablará más adelante.

1.3 Proceso de la planeación

Volviendo a la fase filosófica y de acuerdo con Harold Koontz (2012) los pasos que se deben
seguir para la planificación son: detección de una oportunidad, establecimiento de objetivos,
consideración de las premisas de planificación, identificación de las alternativas, comparación
de alternativas de acuerdo con los objetivos y las metas, elección de una alternativa, elaboración
de los planes de apoyo y elaboración del presupuesto. Tomando como referente el proceso de
planeación descrito por el autor Koontz, ¿Sabías que una buena planeación, requiere de cuatro
elementos fundamentales? Veamos cuáles se destacan:

Diagnóstico

Conocimiento exacto de la realidad presente. Debe ser realista (tal cual y sin falsas ilusiones)
y completo (toma en cuenta el entorno en el que se desarrolla). Un diagnóstico es un
análisis a fondo de la situación de la empresa, para reconocer sus problemas, necesidades y
oportunidades a fin de priorizarlas para dar una solución.

Establecer objetivos

Lo que nos proponemos alcanzar en la empresa en un plazo determinado, pueden ser:

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Figura 1. Objetivos en tiempos relativos
Fuente: Elaboración propia

SABÍAS QUE...
¿Desear y tener la intención no es suficiente para formular un objetivo?,
la intención conlleva a la imprecisión o a la ambigüedad. Por ejemplo,
se puede tener la intención de decir: ¡voy a aumentar las ventas! ¿Es un
objetivo?: NO, es un sueño, ya que no indica qué, quién, dónde, cuándo o
cómo.

Un buen objetivo es aquel que cumple con las siguientes características:

• Concreto: Especifica en forma precisa lo que se propone alcanzar: “Aumentar la venta de


camisas”.

• Claros: Especifica la manera como se propone realizarlo: “Aumentar la venta de camisas


mediante 3 puntos de venta en la ciudad de…”.

• Factible: Es posible de realizar de acuerdo con la capacidad de la empresa en términos


de sus recursos: Aumentar la venta de camisas en… unidades, mediante 3 puntos de
venta en la ciudad de.

• Ubicado en el tiempo: Determinar cuándo y en cuánto tiempo se propone realizarlos:


"Aumentar la venta de camisas en… unidades, mediante 3 puntos de venta en la ciudad de…
en un año a partir del 1° del próximo mes".

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• Medible: Que se pueda verificar hasta qué punto se ha realizado. Esto debe cuantificarse
en porcentaje o cantidad: "Aumentar la venta de camisas en 20 % o a 100 unidades
mediante la inauguración de 3 nuevos puntos de venta en la ciudad de… en el término de
un año desde el 1° del próximo mes".

De acuerdo con lo anterior, el objetivo quedaría formulado así: "Aumentar en un 20 % las ventas
de camisas de la empresa J&J, mediante la inauguración de 3 nuevos puntos de ventas en la
ciudad durante un año contado a partir del próximo mes".

¡Ahora sí podrás formular objetivos!

Formulación de la estrategia:

Son las acciones que se realizan para alcanzar los objetivos. Existen varios caminos o formas
de llegar a un mismo fin. En el ejemplo de formulación del objetivo, las formas para alcanzar el
20 % de incremento en ventas pueden ser: vender en la calle, puerta a puerta, a un mayorista, en
nuevos puntos de venta, a un almacén (superficie), etc.

Estas alternativas deben ser evaluadas en términos de beneficio-costo en cada una. La


planeación abarca a toda la empresa en todas sus áreas. Al proponer la estrategia para lograr el
objetivo de aumentar las ventas en un 20 % mediante la inauguración de 3 puntos de ventas, se
requiere:

• Comprar más material e insumos: Área de Producción.

• Dinero para nuevas compras, nuevos locales y personal: Área de Finanzas.

• Selección y contratación de nuevo personal: Área de Personal.

• Personal en relaciones públicas y publicidad: Área de Mercadeo.

¡Requiere, por tanto, alineación! No se puede vender más de lo que podemos producir, ni se
puede producir más de las que se puede financiar. La planeación debe ser flexible, a fin de
poder superar los obstáculos; por ejemplo, si una máquina se daña y hay necesidad de reducir
el ritmo de producción, habrá que comprar menos materia prima y, como consecuencia, debe
modificarse el plan de ventas. La planeación es un proceso dinámico del cual se obtienen
respuestas dentro y fuera de la organización, para reajustar permanentemente de acuerdo con
las circunstancias del entorno.

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Criterios de evaluación

Existen parámetros que miden cómo vamos en el proceso, si cada uno de los planes se ha
realizado. ¿Qué se necesita para fijar estos criterios? Determinar con precisión el objetivo
(largo plazo) y sus metas (corto plazo), y saber qué se quiere en cada meta. Recordemos que la
diferencia entre objetivo y meta son los tiempos en que se esperan alcanzar: mientras el objetivo
es a largo plazo, la meta es a corto plazo. Retomemos el ejemplo.

Determinación del objetivo:

Objetivo: "Aumentar en un 20 % las ventas de camisas de la empresa J&J, mediante la


inauguración de 3 nuevos puntos de ventas en la ciudad, durante un año contado a partir del
inicio del próximo mes del año en curso".

Determinación de metas

Aumentar las ventas de camisas un 1,67 % cada mes (Dividimos el 20 % en 12 meses= 1,67 %:
porcentaje que debemos alcanzar cada mes).

Aumentar la producción de camisas un 1,67 % cada mes (se toma la producción actual y se
multiplica en un 1,67 % el aumento).

Criterios de evaluación:

Cada mes se reúnen los encargados de ventas y de producción y se cotejan los resultados
para evaluar el cumplimiento y determinar los ajustes necesarios para alcanzar en un año el
incremento deseado.

Ahora bien, y como complemento, aludiremos a la herramienta que hace posible conocerse y
conocer la empresa de forma real y completa relacionando los factores internos y externos para
vislumbrar el horizonte mediante acciones estratégicas.

2. Matriz DOFA

2.1 Definición

Es una herramienta moderna de análisis estratégico de las diferentes situaciones de


la organización que apoya el estudio de competitividad de una empresa a partir de la
observación de los factores internos y externos clave para identificar su realidad, es como una

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radiografía. Así se constituye el escenario apropiado para la determinación de sus Debilidades,
Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.

Las fortalezas y debilidades corresponden a la situación interna; son factores sobre los que la
empresa tiene el control. Las oportunidades y amenazas forman parte de la situación externa y
están fuera del control de la empresa.

Los avances en las tecnologías de información permiten realizar simulaciones y examinar


los posibles resultados de las decisiones tomadas para anticipar la viabilidad de los planes.
El administrador y el propietario planean y hacen uso de herramientas que ayudan a tomar
decisiones, con el propósito de identificar situaciones y proyectarse para adaptar efectivamente
estrategias que tengan un impacto importante y reconozcan el entorno en el que estas se
desenvuelven.

2.2 Objetivo

El objetivo de esta matriz es ayudar a los directivos a desarrollar estrategias alternativas para
determinar las ventajas competitivas en función de sus particularidades y las del mercado.

2.3 Análisis de los factores externos

Oportunidades: Todas aquellas circunstancias de tipo externo que facilitan la consecución de


los objetivos por su impacto favorable en el desarrollo de sus actividades.

Ejemplos de oportunidades:

• Aumento del poder adquisitivo

• Clientes potenciales

• Baja el precio de los insumos

• Ingreso a nuevas tecnologías

• Entrada a mercados nuevos

• Nuevos inversionistas

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Amenazas: Todas aquellas circunstancias de tipo externo que obstaculizan la consecución de
los objetivos por su impacto desfavorable en el desarrollo de sus actividades.

Ejemplos de amenazas:

• Conflicto armado

• Desempleo

• Precios bajos de la competencia

2.4 Análisis de los factores internos


Fortalezas: Factores de tipo interno que proporcionan aportes y apoyan el alcance de los
objetivos empresariales.

Ejemplos de fortalezas:

• Alta calidad

• Tecnología de punta

• Amplia infraestructura

• Estructura de costos de producción eficiente

• Personal competente

Debilidades: Factores internos que desfavorecen el aprovechamiento de las oportunidades de


mercado y generan dificultades para el logro de los objetivos.

Ejemplos de debilidades:

2.5 Manejo
El manejo de la matriz propone cruzar la información obtenida partiendo de las siguientes
preguntas clave:

• ¿Cómo usar las fortalezas para apoyar la consecución de los objetivos?

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• ¿Cómo desarrollar las debilidades para superarlas y apoyar a los objetivos?

• ¿Qué oportunidades son más importantes para maximizarlas en la fuente de ventaja de


la empresa?

• ¿Qué amenazas toman importancia a la hora de actuar para evitarlas?

• ¿De qué manera lo visto, analizado y comprendido contribuye al conocimiento de mí


mismo y de la empresa para avanzar al camino de la excelencia?

2.6 Metodología

• Se representa la matriz DOFA.

• Se identifican y se listan los factores internos (fortalezas-debilidades) y los factores


externos (oportunidades-amenazas).

• Se prioriza cada uno de los factores de acuerdo con las necesidades de la situación.

• Se determinan las cuatro situaciones estratégicas

• Se cruzan los factores internos contra los externos: el cruce de los factores internos y
externos hace pensar que la empresa buscará el equilibrio interno, dado que no lo tiene
por sí misma, es decir, sus fortalezas no han logrado superar sus debilidades.

• Formulación de estrategias FO, DA, FA y DO.

• Generación de estrategias para lograr el equilibrio entre los aspectos positivos y los
negativos.

Veamos cómo se vería:

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Figura 2. Factores internos y estrategias
Fuente: Elaboración propia

Figura 3. Factores externos y estrategias


Fuente: Elaboración propia

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En la imagen anterior se observan los sectores estratégicos y las estrategias al interior de ellos.
¿Qué significado tienen?:

• Estrategias FO: Son el resultado de tener un buen aprovechamiento de las oportunidades


que ofrece el entorno y las fuentes de ventaja propias, a fin de generar estrategias de
crecimiento que generen una postura de expansión encauzada al logro de sus objetivos
corporativos.

• Estrategias DO: Son el resultado de buscar el desarrollo y la superación de las


debilidades, en aras de un buen aprovechamiento de las oportunidades que ofrece el
entorno, con el propósito de crear estrategias de supervivencia que permitan reforzar las
debilidades.

• Estrategias FA: Son el resultado de analizar las amenazas y aprovechar las fortalezas
para mitigarlas, creando estrategias de supervivencia a fin de adaptarse a esa nuevas
situaciones y reforzarse.

• Estrategias DA: Son el resultado de analizar qué factores amenazan la actuación de la


organización frente a sus debilidades, lo cual crea una situación difícil de vencer, por
lo que será útil pensar en estrategias de salida, que sugieran abandonar esa situación
crítica para la organización.

2.7 Ejemplificación de la temática


Ejercicio de aplicación para trabajar la matriz DOFA

Una empresa del sector agrícola se fija una meta: modernizar su cadena productiva mediante
tecnología, aprovechando las oportunidades que el mercado le ofrece para potenciar el manejo
de sus recursos, a partir de la fecha determinada y por un término de un año.

La situación actual de esta productora es:

• Excelentes recursos hídricos y riqueza del suelo.

• Posee una administración efectiva.

• Demanda exigente en calidad, diversidad y oferta permanente.

• El gremio de productores no está organizado.

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• Crecimiento y desarrollo de comercializadoras de frutas y verduras.

• Crecimiento de la demanda en estratos medios y altos.

• Los productores proponen nuevas alternativas.

• No poseen gran experiencia en el mercado.

• Limitada producción en lotes.

• Liderazgo y reconocimiento del mercado.

A partir de lo anterior, aplique la herramienta DOFA y saque sus propias conclusiones.

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Referencias
Koontz. H. (2012). Administración. Una perspectiva global y empresarial. Ciudad de México: Mc-
Graw-Hill.

Hellriegel, D.; Jackson, S. E., y Slocum, J. W. (2002). Administración. Un enfoque basado en com-
petencias. Ciudad de México: Thomson.

Münch, L. (2010). Administración. Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. Ciu-


dad de México: Pearson.

https://www.scribd.com/document/137682846/8-Metodo-DOFA-para-diagnostico

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INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Proceso Administrativo

Unidad 1: La administración en la empresa para los


tiempos modernos con énfasis en la administación de
PYMES - planeación

Escenario 2: La DOFA como herramienta de la planeación


estratégica

Autor: Ángela Cristina Ochoa Serrano

Asesor Pedagógico: Diana Marcela Díaz Salcedo

Diseñador Gráfico: Kevin Mauricio Ramírez Corredor

Asistente: Leidy Alejandra Morales

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por


ende, son de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
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