Administração Logística e os sistemas de informação

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ADMINISTRACAO

Além da gestão dos custos, inerentes à Administração e efetivados pela Logística, também se
deve ter uma atenção especial ao fluxo de informações. Para isso, faz-se necessário discutir
a influência das novas tecnologias nas realizações socioeconômicas, a partir da análise
efetivada pela área de Sistemas de Informação.

O Sistema de Informação (SI) pode ser definido como um programa de computador que
possui como base a informação, cujo objetivo é o armazenamento, tratamento e
fornecimento da mesma, para que sejam planejadas e efetivadas as funções ou processos
intermediários e/ou finais da Logística Empresarial.

Um Sistema de Informação normalmente é composto por um subsistema social e um

subsistema automatizado, sendo o social formado por indivíduos, funções, processos,
informações e documentos, enquanto o automatizado é composto por meios tecnológicos
(máquinas, computadores, redes de comunicação), que atuam como base e interligação
deste subsistema ao social.

O foco das realizações que contam com a gestão de um Sistema de Informação são os
indivíduos (no caso, colaboradores), junto aos processos que os mesmos executam e das
informações que assimilam.

Pode-se considerar o SI, no âmbito organizacional, como algo mais abrangente que um
software, visto que inclui os computadores, mas também se utiliza de programas específicos
de controle e manutenção das operações logísticas, integrando elementos de execução
externa às máquinas, tais como os processos de produção e aqueles que os realizam.

Portanto, é correto afirmar que mesmo aqueles que não lidam diretamente com o Sistema
de Informação, sejam apontados como parte integrante do mesmo, visto que possuem
atuações definidas no âmbito na organização, que por sua vez necessitam ser monitoradas e
orientadas por meio de ações de planejamento e análise feitas pelo SI.

Diante destas funções, deve-se valorizar da devida maneira o aspecto social do SI, a partir da
ideia de que seu aspecto automatizado, utilizado isoladamente, não é eficaz para realizações
organizacionais específicas, ainda mais as que necessitam da previsão humana das ações,
com base no conhecimento prévio acerca da empresa – o que é impossível à máquina
adquirir.

O Sistema de Informação possui relação estreita com o que é realizado no cotidiano da

organização, devido a seus colaboradores, que são responsáveis pelas modificações na linha
de produção e demais processos logísticos, a partir dos aspectos ociais sem
desenvolvimento ou controle.

O Analista de Sistemas é o profissional responsável pela programação e manutenção dos

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Sistemas de Informação, no que se refere a pré-definir as realizações a serem coordenadas
por cada tipo de programa, a forma como os mesmos irão operar entre setores e como os
indivíduos podem interferir nas ações dos SI’s, de acordo com as necessidades da empresa
ao longo do dia na rotina empresarial.

Os sistemas são classificados de acordo com seus objetivos e tipos de informações que
manipulam, sendo que vários tipos de SI’s podem ser utilizados nas organizações. Ou ainda,
nenhum fator impede que um mesmo SI, encontrado em alguma organização, esteja
classificado em mais de um tipo.

Os SI’s Rotineiros são simplificados e os mais comuns de serem encontrados.

Os sistemas estão voltados ao nível operacional das organizações, devido às funções que
possuem em torno das operações primordiais das mesmas, incluindo as atividades
logísticas.

Em relação à classificação dos SI’s, pode-se apontar os Sistemas Rotineiros como os

primeiros a serem inseridos nas realizações organizacionais, devido ao uso constante que
estas promovem daqueles SI’s.

O motivo está no custo e acessibilidade dos mesmos em serem implantados (ou adquiridos)
no contexto organizacional, visto que ainda dão origem aos sistemas mais avançados (os
gerenciais e os de apoio à decisão).

Os Rotineiros têm por objetivo processar dados, o que envolve a resolução de cálculos,
armazenagem e recuperação de dados (disponibilizando-os para consultas simples),
ordenação e apresentação, de forma simplificada, as informações para os usuários.

O benefício principal destes SI’s é a dinamicidade em rotinas e tarefas, o que inclui ações
como documentação rápida e eficiente, busca acelerada de informações, bem como cálculos
rápidos e precisos.

Podem ser atingidos, contudo, outros benefícios com este tipo de sistema como, por
exemplo, confiabilidade, redução de pessoal/custos e melhor comunicação interna (entre
setores) ou externa (com clientes e fornecedores).

Entre os SI’s Rotineiros, estão incluídos os sistemas de cadastro em geral (inclusão, exclusão,
alteração e consulta), bem como os de clientes, produtos e fornecedores; os sistemas de
contabilidade (contas a pagar e a receber, balanços, fluxo de caixa); sistemas de vendas e
distribuição (pedidos, entregas), folha de pagamento e controle de estoque.

Dentre os SI’s Rotineiros existem os responsáveis pela administração, automatização e/ou

apoio direcionados aos processos organizacionais de maneira integrada, chamados Sistemas
de Gestão Empresarial Integrada (Enterprise Resource Planning – ERP).

Podem ser considerados ERP os sistemas de automação comercial, dentre os de apoio às

vendas, estoque e contabilidade, por meio de terminais de pontos-de-venda (PDV) e centros
comerciais automatizados, encontradas em supermercados e lojas, como apoio à atividade

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comercial.

Também devem ser analisados os ERP enquanto recursos automatizados, que permitem a
união e integração dos diversos Sistemas de Informação Rotineiros de uma organização. Isto
ocorre porque os departamentos são integrados de forma a tornar os processos de
produção ainda mais dinâmicos, além de gerar o Just In Time.

Ou seja, na realização de uma venda, é dada a entrada no SI Rotineiro responsável pelo

estoque de produtos, sendo que o mesmo informa e consulta os dados presentes no
Sistema de Produção e no Sistema de Compras, a fim de que seja verificada a necessidade
da produção de um estoque extra, ou se o mesmo basta para atender ao pedido específico.

No que se refere aos Sistemas de Gestão de Suprimentos, os mesmos são responsáveis pelo
controle de peças, produtos, matérias primas, composição, aquisição e fluxo de materiais ao
longo da cadeia produtiva. Possuem funções específicas dentro das ações voltadas à
Logística Empresarial, em relação ao controle na linha de produção e nos estoques de
materiais, bem como no de produtos.
Podem ser relacionados os seguintes Sistemas de Informação de Gestão de Suprimentos,
com suas respectivas funções: Sistema de Gerenciamento de Componentes e Suprimentos
(Component and Supplier Management System), no qual os itens são classificados de acordo
com fornecedores, sua localização e efetividade, bem como o uso dos materiais na
produção; e o Sistema de Cadeia de Suprimentos (Supply Chain System), que analisa os
procedimentos de aquisição, cotação, processo de compra, previsão de vendas, além da
recuperação de peças aprovadas, considerando os padrões e substitutos aceitáveis na
produção.

Criados com a finalidade de acompanhamento das funções gestoras, os Sistemas de

Informações Gerenciais (SIG’s ou MIS – Management Information Systems) foram, por sua
vez, utilizados para o auxílio dos colaboradores responsáveis por tomada de decisões.

O SIG possui o objetivo de fornecer informações para tais decisões, podendo ser
caracterizados simplesmente como SI’s que fornecem relatórios. Tudo se inicia com a
solicitação do usuário, por meio de escolha em menus, uso de comandos, da informação
necessária, para que o SIG procure em seus registros e apresente os dados desejados ao
usuário, de maneira clara e objetiva.

O SIG apresenta os dados da maneira mais clara e objetiva possível, empregando a

exploração visual para a devida apresentação dos índices, por meio de tabelas e/ou gráficos.
Desta forma, facilita não apenas a visualização, mas também a identificação dos itens
necessários para que se prossiga com as realizações necessárias.

Desenvolvendo, portanto, uma atuação específica no fluxo de informações, este tipo de

sistema é utilizado comumente por setores envolvidos com a tomada de decisões, ou ainda
aqueles que são responsáveis por realizar balanços mensais ou anuais da empresa.

Os relatórios emitidos pelo SIG devem possuir o nível adequado de detalhes, fornecendo ao
usuário as informações de maneira eficiente e completa, sem muitos detalhes ou com
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grandes extensões textuais (para que o usuário não perca tempo à procura da informação
desejada), como também não podem ser apresentadas de modo muito resumido (a fim de
que o documento não exclua ou torne superficiais os detalhes fundamentais para a tomada
de decisão ou a realização de balanços). No que se refere aos níveis estratégico, tático e
operacional, que fazem parte da pirâmide administrativa, o uso dos SIG’s podem ser
aplicados às realizações de todos.

Em relação aos Sistemas de Informação Executiva (SIE’s ou EIS – Executive Information

Systems), pode-se analisá-los como um tipo especial de SIG, que possibilitam, por sua vez,
que a organização tenha diferentes visões de uma mesma informação, por meio de
operações que revelam detalhes dos dados e da forma como podem ser aplicados, ao que
se denomina zoom.

Isto é, se uma empresa que fabrica produtos de beleza deseja mais detalhes sobre seu
desempenho no mercado, pode realizar o processo de zoom in por meio de um SIE, para
que possa ser analisada a produção por filial ou por região, ou para que seja analisado em
detalhe o desempenho de cada gerente de produção, ou ainda um zoom out, para que se
verifique no mercado consumidor se o produto possui uma imagem positiva, quanto à
qualidade e funcionalidade.

Por meio da entrada de alternativas para a solução de um problema, os Sistemas de Apoio à

Decisão (SAD’s ou DSS – Decision Support Systems) ainda estão programados para
devolverem as consequências relacionadas a cada alternativa, para que assim, o
administrador possa avaliar a melhor alternativa. Por fornecer apenas apoio, o SAD não é
capaz de optar pela melhor decisão, ou mesmo de indicar as alternativas existentes.

Entretanto, as variáveis do contexto do usuário podem ser analisadas, distinguindo-se um

SAD de um SIG por meio da interatividade, sendo possíveis diversas alternativas para o
usuário entrar com os dados, por meio de projeção e/ou reversão para visualização futura a
partir de cada escolha, de acordo com as consequências apresentadas pelo próprio sistema.

Podem ainda ser considerados outros Sistemas de Informação, com funções prioritárias ou
complementares, em relação ao cotidiano organizacional, como os Sistemas Especialistas,
que possuem como objetivo principal a tomada de decisões; os de Simulação, que possuem
como objetivo apoiar decisões, com avaliação das consequências das decisões durante certo
período; os de Informações Distribuídas, que realizam o processamento distribuído de
informações em pontos diferentes e os de Automação, que efetivam a automação industrial
e comercial, no que se refere à linha de produtos e às vendas.

Também podem ser apontados, como sistemas voltados à produção e gestão de

informações, os Sistemas de Hipertextos, Hipermídia e Multimídia, que apresentam
informações como em um catálogo, para consultas ou treinamento; os de Gestão Eletrônica
de Documentos (GED), que armazenam e recuperam documentos por meio do banco de
dados organizacional, apontando-se os respectivos atributos dos mesmos; bem como os de
Informações Textuais, referentes à indexação e recuperação de informações, armazenando
documentos de visualização textual, com a possibilidade de recuperação dos mesmos por
meio do conteúdo, com base em termos, datas e nomenclaturas.
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Um tipo de sistema específico a ser citado compreende os Sistemas de Fluxo do Trabalho
(Workflow), que permitem aos setores o planejamento e organização das atividades
referentes à produção, armazenagem e distribuição. O foco dos mesmos é direcionado para
a gestão de materiais e estoques, os deslocamentos realizados no espaço ocupado pelos
mesmos, à procura de serem minimizados os erros de encaminhamento, a falta de
informações sobre as ações logísticas e até mesmo a perda de documentos.
No que se refere à forma como os dados são mantidos pela organização, pode-se ainda
analisar os Sistemas de Armazenamento de Dados (Data Warehouse), visto que agilizam a
tomada de decisões sem que as bases transacionais sejam prejudicadas, com o uso de uma
base de dados centralizada (armazenamento de dados OLAP=Online Analytical Processing),
cujo preenchimento é realizado com dados transferidos das bases/setores remotos
(armazenamento de dados OLTP=Online Transaction Processing).

Desta forma, mantêm-se as decisões tomadas pelos colaboradores de um mesmo setor, ou

de bases diferenciadas, a fim de que as mesmas sejam confirmadas a partir do uso deste
tipo de sistema.

A partir dos sistemas de Data Warehouse, podem ser empregados outros para a obtenção
de dados mais específicos voltados, por exemplo, às técnicas empregadas para a conquista
do consumidor.

É o caso dos Sistemas de Base de Dados para Marketing (Database Marketing), que
armazenam informações sobre clientes, a fim de que os perfis dos mesmos sejam
identificados de acordo com as necessidades que os mesmos possuem; os de CRM –
Customer Relationship Management (Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente), que
identificam os clientes a fim de que o atendimento seja customizado e o relacionamento
desenvolvido entre organização e consumidores seja reforçado.

Há também os sistemas voltados exclusivamente para a procura de dados, também

denominada “mineração”. Assim podem ser citados os Sistemas de Mineração de Dados ou
de Descoberta de Conhecimento (Data Mining), que encontram documentos nos bancos de
dados com base em padrões implícitos e por meio de técnicas estatísticas; os de Mineração
de Textos (Text Mining), que encontram os padrões implícitos em textos e os de Mineração
da Rede (Web Mining), que encontram padrões no comportamento dos usuários da Internet,
por meio de técnicas estatísticas, como pesquisas em sites de compras e redes sociais, por
exemplo, a fim de que sejam oferecidos produtos de acordo com a necessidade dos
mesmos.

No que se refere aos sistemas com funções complementares, inclusive para acesso aos
dados organizacionais de outras fontes, a partir de consultas efetivadas na rede mundial de
redes de computadores, podem ser citados os Sistemas de Groupware, que apoiam o
trabalho em grupo, por meio de incentivos à cooperação ou colaboração nas ações da
empresa; os de Intranet, que apoiam o trabalho em grupo por meio de tecnologias de rede
interna, com direcionamentos às ações organizacionais; os de Extranet, que criam uma
conexão via Internet entre dois pontos distantes (como filiais ou organizações conveniadas)
e os de Portais Corporativos, que lidam com a integração dos recursos organizacionais (ERP,
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CRM, E-business) por meio de um ponto de acesso em comum, voltado a uma rede interna
de conexão, a Intranet, que por meio de seus sistemas integra os demais e os insere em uma
só interface (ambiente interativo), com acesso através de um login único.

Enfim, podem ser citados os sistemas que organizam dados específicos, que otimizam os
resultados em relação a um determinado setor ou função organizacional, como os Sistemas
de E-business, que realizam ou divulgam negócios na Web por meio de recursos como E-
procurement, Market Place, Brochureware, catálogos E-business, Mobile Commerce (em
meios digitais móveis) e Advertising; os de Comércio Eletrônico (E-commerce), que são os
sistemas de E-business que efetivam o comércio (comércio eletrônico, EDI, Rede Shop, B2B,
B2C); os de Personalização e Recomendação, que ofertam itens ou oferecem informações a
consumidores-usuários, sem que estes os solicitem; os de Business Intelligence, que
encontram as melhores práticas (best practices) e indicam quais seriam as piores (worst
practices); os de Inteligência Competitiva, que monitoram a concorrência por meio de
questionamentos (quem são, onde estão, o que oferecem, como, quais suas estratégias,
enfoques e novas tendências de produtos e/ou serviços) e os de Gestão do Conhecimento,
que armazenam e recuperam dados por meio da reutilização pelo usuário, facilitando o
processo de pesquisa.

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