ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

POSADA CADENA JHONNATAN ANDRES

SENA 2018
BOGOTA D.C
ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION

PLAN DE CAPACITACION DE USUARIOS

POSADA CADENA JHONNATAN ANDRES
FASE NUMERO 5 IMPLEMENTACION

SENA 2018
BOGOTA D.C
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción 5
Justificación 10
Objetivos 11
Categorización de usuarios 12
Metodología 14
Cronograma y Horario 15
Recursos 16
Anexos 17
 INTRODUCCION

El sistema conocido como “Biblo E-Libre” se desarrolla con el fin de otorgarle al

sistema bibliotecario que no cuenta con un sistema eficiente de administración,
otorgándole las herramientas para poder competir con las grandes bibliotecas.
El sistema mediante la pantalla principal le solicita al usuario su nombre y
contraseña (Otorgados por el administrador de la biblioteca) al momento de ingresar
los datos correctamente, el sistema los enviara a la pantalla principal, donde
encontraran un menú desplegable que, estando desarrollado en un lenguaje fácil de
entender, les permitirá un aprendizaje rápido del mismo y su fácil manejo otorgaran
un eficiente manejo de la información, a continuación, se describen los principales
módulos:
Ventana de Usuario:
Dicha ventana esta construida con el fin de agregar o eliminar usuarios según se
requiera junto a la modificación de los datos de cada uno, aquella información
(Datos de usuario) será mostrada por pantalla siguiendo el esquema a continuación:

ID Nombre Apellid Direcció Teléfon Barri Localida Eda

(Document s os n o o d d
o)
5645646 Andrés Posada Calle 546654 Fusa La 28
pepito Misma
No.54 -
65

¿Por qué mostrar así la información?

La información de los usuarios se visualizará así con el fin, de permitirle al operario
una fácil comprensión y ubicación de los datos requeridos en el momento.
El administrador al momento de ingresar al sistema, por beneficio de su rol en la
biblioteca el podrá observar la lista de usuarios de la siguiente manera:

ID Nombr Apellid Direcci Teléfo Barri Localid Eda Rol

(Documen es os ón no o ad d
to)

5
 5645646 Andrés Posada Calle 54665 Fusa La 28 ****
pepito 4 Misma **
No.54 -
65

Como se podrá observa se le habilitará la casilla “Rol”, en la que el deberá

seleccionar entre tres opciones ya establecidas las cuales son:
 Operario= Persona que usa el sistema brindándole atención a sus Visitantes.
 Súper Usuario= Supervisor del operario del sistema, encargado de
rotaciones e informes.
 Administrador= Personal encargado de dirigir y coordinar la Biblioteca
Dichas funciones están acompañadas de permisos los cuales se habilitarán o
inhabilitarán en el sistema.
Ventana de Materiales:
Dicha ventana permite la organización detallada de sus materiales, aunque todos
los usuarios tienen la posibilidad de observar y modificar el estado en que se
encuentran los materiales solo aquellos con rol de “Súper usuario” y “Administrador”
podrán agregar, eliminar o alterar aquella información característica de los
materiales, la forma de visualización será la siguiente:

CODIG NOMBR AUTO EDITORIA AÑ ESTAD TIPO FORMAT

O E R L O O O
54654 Libro de Autores Alfa 201 Perfecto Escrit
Cuentos Varios Omega 5 Estado o
654654 Php para Marina Sena 201 Virtua PDF
novatos Cazalla 8 l
s

Ventana de Prestamos:
La ventana de préstamos permite observar que tipo de material se lleva que usuario,
en la tabla se podrán observar datos básicos como el nombre de usuario código del
material y las respectivas fechas de entrega, esto con el fin de permitir de obtener
una información clara y concisa de los restamos dichas se organizarán por fechas
para poder identificar las entregas más cercanas de los usuarios, dicha tabla se
mostrara de la siguiente manera:

6
 Códig Fecha Fecha ID Nombre ID usuario Nombr
o ingreso préstamo Materia Material e
l Usuari
o
564654 2018/05/2 2018/05/1 564654 Cuentos 564564654 Juan
0 0 Hermano 6 Carlos
s Grimm

Ventana de Eventos:
Con el fin de mantener una organización de los eventos de la biblioteca se desarrolla
esta ventana pues se entiende que siempre se debe llevar un control exacto sobre
las actividades realizadas por la institución en pro de la culturización y motivación
por la danza la cultura y eventos de desarrollo integral con énfasis en los valores y
buenos hábitos, el sistema mostrara una tabla de la siguiente manera:
Código Fecha Fecha Temática Ubicación Hora Tipo de
Inicio Final Ingreso
564654 2018/05/01 2018/05/01 Historias Biblioteca 02/30 Entrada
y cuentos (Salón de pm, Libre
para Eventos)
niños

Plan de capacitación:

La estructura general del programa de capacitación es el siguiente:

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El plan de capacitación está estructurado de la siguiente manera:
En primera medida de toman los usuarios con experiencia en el área y se les brinda
una instrucción detallada sobre el sistema, sus capacidades, operaciones entre
otras. Para los usuarios menos experimentados se les brindara una capacitación
básica en al cual no solo se les instruirá en los conceptos básicos del área, sino que
se les ayudara a interpretar la nueva información mediante ciertos talleres.
Al culminar ambas etapas se le realizara aclaración de dudas inquietudes del
sistema y su funcionamiento al personal en capacitación, esto con el fin, de limar
las asperezas que puedan existir ya que el objetivo es que aquellos operarios del
sistema puedan usarlo de una manera fluida.
En las pruebas del manejo del sistema que se efectuara con el personal en
capacitación se aclararán de forma desmenuzada y clara las funciones que cada
persona desarrollara en el sistema teniendo en cuenta el rol que cumplirán.
En la puesta en marcha en versión de prueba, se revisará el desempeño tanto del
sistema como de los usuarios en un ámbito de uso real realizando los informes y

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soluciones de sus respectivos inconvenientes, sin dejar de lado el punto principal el
cual es observar y analizar la capacidad del sistema de solventar las necesidades
del cliente, una vez ya culminado este proceso se procederá a implementa la versión
definitiva del sistema.

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 JUSTIFICACION

El proceso de capacitación de usuarios debe llevarse a cabo para poder instruir a

los usuarios acerca del funcionamiento correcto del sistema, enseñarle sobre sus
limitaciones y funcionalidades.
Manteniendo un lenguaje fácil de comprender para los usuarios (Expertos, Novatos)
se debe explicar paso a paso la funcionalidad de cada aplicación del sistema
aclarando aspectos en la comprensión de términos, ingreso a cada una de sus
herramientas y la navegación en el sistema.
Siempre que implementamos un nuevo sistema de información podremos detallar
usuarios que al manipularlo sin la correcta instrucción quedaran a la deriva.
Consiguiendo con esto, una perdida en la calidad del servicio sin mencionar el
aumento de tiempos y perdida de la eficiencia en la atención al usuario.

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 OBJETIVOS

Los objetivos de la capacitación son:

 Actualizar en conocimientos básicos requeridos por el sistema a los usuarios

finales, sin importar si estos tienen mucha o poca experiencia en el manejo
de software, estos deben desempeñar un funcionamiento eficiente del
mismo, logrando una fluida navegación y uso de sus aplicaciones.
 Instruir a los usuarios finales la relación que estos tendrán con el sistema
mediante la implementación de roles para tipo de usuario con limitaciones de
accesos mediante el tipo de rol, al lograr esta instrucción el usuario debe
estar en capacidad de navegar por el sistema identificando sus restricciones
sin afectar el desempeño del otro personal en el sistema.
 El usuario final podrá obtener la información requerida con total facilidad y
eficiencia, permitiendo así una atención fiable y oportuna a sus respectivos
clientes, aumentando su calidad de servicio.
 Los usuarios, independiente de sus roles podrán identificar y realizar el
proceso respectivo de adición y eliminación de registros que permitan evitar
congestiones innecesarias en el sistema y posibles fallas por mala
manipulación de su información.
 Aumentar la conciencia de los usuarios sobre el manejo responsable de la
información, y las posibles consecuencias de su duplicación y alteración
indebida, permitiendo que los usuarios manejen de una forma adecuada los
datos que son suministrados por el Cliente manipulándolos con veracidad y
responsabilidad.

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 CATEGORIZACION DE USUARIOS

Rol Operario Conocimiento/ Tipo de función

Manejo de
sistemas
Programado Aprendiz SENA Alta  Mantenimiento
r  Supervisión del
sistema
Administrad Administrador de Alta  Ingreso de
or la Biblioteca nuevos usuarios
al sistema
 Adición de
nuevos
materiales al
sistema
 Modificación de
eventos,
sanciones y
demás
actualizaciones
pertinentes
 Supervisión de
los operarios del
sistema
Súper Supervisores de Media  Supervisión de
Usuario operarios de los usuarios del
sistema sistema
 Adición,
eliminación o
edición de
usuarios y
clientes en el
sistema
 Supervisión del
usuario en el
sistema
Usuario Usuarios de Media  Observación de
sistema las novedades
del sistema
(Eventos,
sanciones,
registros)

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  Adición de
nuevos clientes
en el sistema
 Generación de
plásticos de
identificación de
clientes.

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 METODOLOGIA

Para poder efectuar la capacitación con éxito se efectuará una especie de

cuestionario con el que los futuros usuarios podrán mostrar que tanto saben en
cuanto a manejo de software bibliotecario, mediante la evaluación de estos
cuestionarios se podrán realizar grupos de trabajo organizados en su nivel (Bajo,
Medio, Avanzado), esto con el fin de realizar una introducción a los términos a
manejar, las funciones de los respectivos roles e inducción general del sistema,
al completar dicha fase de generar un solo grupo de trabajo mediante la unión
de lo ya formados con lo cual se procederá a dar una inducción completa del
sistema mediante charlas actividades de refuerzo usando videos y diagramas,
permitiendo así una fácil comprensión de los temas.
Mediante una serie de sesiones de preguntas y respuestas se busca dar
aclaración a las inquietudes presentadas por el cliente y sus empleados, pues
comprendiendo que será una cantidad considerable de personal quien manejara
el sistema se deben mantener las dudas aclaradas para evitar futuros
inconvenientes.
El siguiente paso con el cual se prosigue es la profundización de los respectivos
roles de usuario y sus funciones, para realizar este proceso, nuevamente el
personal se separará por grupos (Las inducciones se pueden dar en diferentes
días), dichos grupos estarán separados por los roles a suplir, esto con el fin de
evitar futuras confusiones y establecer con claridad los permisos y restricciones
de cada rol.
Cabe acotar que dicha capacitación será 100% presencial y se utilizaran medios
audiovisuales, cuestionarios y charlas para su efectiva realización.
Al completar la fase de inducción se efectuará la instalación de una versión beta
del sistema logrando, que los usuarios, puedan poner en práctica los
conocimientos adquiridos y se familiaricen con el sistema, siempre manteniendo
la supervisión y asesoría del desarrollador del mismo.

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 CRONOGRAMA

Objetivo Tiempo Descripción Personal

encargado
Evaluación Evaluación del Cliente y su Aprendiz
conocimientos 2 horas personal con el fin de revisar los Sena
previos conocimientos mínimos para el
correcto manejo del sistema
Distribución de División del personal (Medio, Aprendiz
los primeros 10 horas bajo, Experto) con el fin de Sena
grupos de actualizar los conocimientos
trabajo e para generar una equidad para
instrucción sobre el manejo de los roles del
términos y sistema
funciones
básicas del
sistema
Explicación Se unifican los grupos de Aprendiz
profunda del 10 Horas trabajo para poder brindar la Sena
sistema inducción avanzada del sistema
explicando sus funciones,
requerimientos, procesos y roles
del sistema.
Profundización 5 horas Creación de grupos de trabajo Aprendiz
de Roles de con el fin de profundizar y Sena
Usuario especificar las funciones,
restricciones y permisos de los
diferentes roles del sistema.
Jornada de 5 Horas Se establece una jornada de Aprendiz
Preguntas preguntas y respuestas con el Sena
fin de pulir las asperezas que
impidan la comprensión de la
información de la capacitación
Puesta en 12 Horas Puesta en marcha del sistema Aprendiz
marcha versión en su versión de prueba, el Sena
(BETA) usuario debe familiarizarse con
el sistema y aprender su
funcionamiento en tiempo real.

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 RECURSOS

Los elementos tecnológicos requeridos para la capacitación son:

 video-beam-proyector-bspj-001-brightside-reproduce-full-hd
 quickie-pantalla-lcd-plasma-de-tela-plana-de-microfibra
 dos computadores portátiles RAM mínima 4 gb, Disco mínimo de 250 GB
 USB con información del sistema
 Impresora cualquier marca

Los elementos Físicos requeridos para la capacitación son:

 Dos aulas o puntos de capacitación
 Agendas o Cuadernos de apuntes
 Esferos

Los elementos Humanos requeridos para la realización de la capacitación son:

 Instructores (Aprendices Sena)
 Desarrolladores
 Directivas de Biblioteca
 Futuros Usuarios del sistema

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 ANEXOS

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