PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

1. OBJETIVO:

Generar acciones correctivas y de mejora en los procesos y procedimientos propios de la

gestión estratégica, misional, de apoyo y evaluación de la entidad, con el fin de garantizar
la eficiente prestación de los servicios, y el buen uso de los recursos.

2. DEFINICIONES:

Autonomía: Derecho de decidir sobre los medios empleados, dentro de ciertos límites.

Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad

detectada u otra situación indeseable.

Acción de Mejora: Acción implementada para incrementar los resultados del producto,
proceso o el sistema en términos de economía, eficacia o eficiencia.

Acción Eficaz: Acción correctiva, preventiva o de mejora que con evidencia objetiva
demuestra que se eliminaron las causas de las No conformidades u observaciones.

Auditor Integral: Profesional, asesor, gerente, investigador, capaz de evaluar

integralmente la organización, con visión empresarial y alta permeabilidad a los cambios,
utilizando herramientas modernas.

Auditoria de Control Interno: Conjunto de procedimientos que permite determinar el

grado de eficiencia y efectividad con que funcionan los mecanismos de control
implementados por el sujeto de control.

Auditoría de gestión y resultado: Es el examen de los planes, programas y actividades

ejecutadas por las entidades públicas, para establecer el grado de economía y eficiencia
en la adquisición y utilización de los recursos; el nivel de eficacia en el cumplimiento de
objetivos y metas propuestas, la efectividad con que impacta en los receptores de su
acción y la verificación de la equidad en la distribución de los costos y beneficios entre los
distintos sectores, así como la evaluación del efecto que las actividades de la entidad
tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.

Auditoría Especial: Auditoría eventual no contemplada dentro del Programa anual de

auditoría interna de calidad, la cual se efectúa por solicitud de la alta dirección, se

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

desarrolla con las actividades propias del ciclo de auditoría interna de calidad (planeación,
ejecución e informe), seguimiento y verificación de acciones.

Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría.

Auditado: Responsable(s) del proceso u objeto de verificación.

Conclusiones de la Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo

auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría.

Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es
necesario, de expertos técnicos.

Evaluación de riesgos: Es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos riesgos

que no hayan podido evitarse, obteniendo la información necesaria para que el líder esté
en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la necesidad de adoptar medidas
preventivas o el tipo de medidas que deben adoptarse.

Evidencia: Información sobre un hecho comprobado, suficiente, competente y pertinente

que sustenta las conclusiones del auditor. Prueba obtenida por cualquiera de los diversos
procedimientos empleados por el auditor en el curso de una auditoría. La evidencia es
competente, cuando es válida y confiable; es relevante cuando guarda una relación lógica
y patente con el hecho a demostrar o refutar; es suficiente cuando es objetiva y
convincente y sirve para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del
auditor.

Evidencia de la Auditoría: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra

información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables.

Hallazgo: Toda situación irregular encontrada durante el proceso de una auditoría. En su

descripción se debe incluir información necesaria para que el lector pueda entender y
juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o situaciones irregulares que impactan
significativamente el desempeño de la organización.

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

Hallazgos de la Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva,

recopilada frente a los criterios de la auditoría.

Indicador: Es la relación entre variables cuantitativas o cualitativas que permite la

comparación entre la situación presente de la organización y la norma o patrón
establecido.
En un sentido general es la relación coherente y representativa entre factores que
intervienen en un proceso. Permite observar y medir situaciones, resultados y tendencias.
Deben ser pertinentes y concretos.

Mejora de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la

capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad.

Mejora Continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los
requisitos.

Mesa de trabajo: Herramienta principal para el desarrollo de la Auditoría. Su propósito

fundamental es lograr que el equipo de auditores interactúe permanentemente para
evaluar los resultados de su trabajo y compartir conocimientos y técnicas.

Observación de auditoría: Es el apartado del informe de auditoría que el auditor

aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la
calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle
que haya observado y le parece relevante registrar.

Papeles de trabajo: Conjunto de documentos y otros medios de información en los

cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoría en cada una
de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para
verificaciones y futuras auditorías.

Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una

auditoría.

Plan de Mejoramiento. Conjunto de elementos que consolidan las acciones de

mejoramiento requeridas para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de
Control Interno, en los procesos de auto evaluación, evaluación independiente, auditoría
interna y las observaciones efectuadas por los órganos de control, como base para la
definición de un programa de mejoramiento de la función administrativa.

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para

generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados o la eficacia de las acciones implementadas.

3. MARCO LEGAL:

• Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en
las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

• Ley 489 de 1998 “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de
las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

• Numeral 31 del Artículo 34 de la Ley 734 de 2002 que consagra el deber de todo servidor
público de “Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría
Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen”.

• Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la Rama
Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de Servicios.”

• Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos
de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control
de la gestión pública”.

• Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de
acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 943 de 214 - “Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno -
MECI".

• Decreto 103 del 20 de enero de 2015, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley
1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones".

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06
• Decreto 106 del 21 enero de 2015 "Por el cual se reglamenta el Título VIII de la Ley 594
de 2000 en materia de inspección, vigilancia y control a los archivos de las entidades del
Estado y a los documentos de carácter privado declarados de interés cultural; y se dictan
otras disposiciones".

• Decreto 2539 de 2000 “Por la cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de

noviembre 4 de 1999”.

• Decreto 2145 de 1999, modificado por el Decreto 2539 de 2000, “Por el cual se dictan
normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la
Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones”.

• Decreto 1537 de 2001 Artículo 3 el cual establece que “En desarrollo de las funciones
señaladas en el artículo 9 de la Ley 87 de 1993, el rol que deben desempeñar las oficinas
de control interno, o quien haga sus veces, dentro de las organizaciones públicas, se
enmarcan en cinco tópicos, a saber: valoración de riesgos, acompañar y asesorar, realizar
evaluación y seguimiento, fomentar la cultura de control, y relación con entes
externos.”.(Subrayado fuera del texto).

• Decreto 4110 de 2004 “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la
Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.

• Decreto 4485 de 2009 “Por medio de la cual se adopta la actualización de la Norma

Técnica de Calidad en la Gestión Pública”.

• Decreto 019 de 2012. “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones,
procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

• Decreto 2641 de 2012 - "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano".

• Resolución Orgánica No. 6289 de 2011 expedida por la Contraloría General de la

República “Por la cual se establece el Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e
Informes – "SIRECI", que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentación
de la Rendición de Cuenta e Informes a la Contraloría General de la República”.

• Resolución Orgánica No. 6445 de 2012 expedida por la Contraloría General de la

República “Por la cual se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 6289 del 8 de
marzo de 2011”.

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06
• Resolución 5872 de 2007 “Por la cual se reglamenta la metodología de los Planes de
Mejoramiento que presentan los sujetos de control a la Contraloría General de la
República”.

• Guía de Auditoria para entidades públicas.

• NORMA INTERNACIONAL ISO 9001-2008 Sistema de Gestión de la Calidad

• NORMA TÉCNICA DE CALIDAD EN LA GESTION PÚBLICA NTCGP1000:2009

• NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental.

• NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en

Seguridad y Salud Ocupacional.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS:

CYE04-FOR01 – Formato Plan de Mejoramiento.

CYE01-FOR02 – Evaluación a la gestión.

CYE03-FOR02 - Informe de Auditorías internas de Gestión.

CYE-03-MTD01 – Guía Metodológica De Control Interno.

5. DOCUMENTOS ANEXOS:

N/A.

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

6. PROCEDIMIENTO:

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO

Definir Plan El líder del proceso realiza la

1 de solicitud para definir acciones de
Mejoramiento mejoramiento las cuales pueden
provenir de:

a) Informe de auditoría de
Gestión o Externas.

b) Informes de Revisiones por la

Dirección ó Auto Evaluación, Líder del Proceso Informes actas

c) Formato de producto o servicio

No Conforme.

d) Evaluación de Indicadores u
otros medios.

e) Solicitudes de terceros.
2 Analizar Analizar los informes en los cuales Líder del Proceso Informes
informe de se establecen los hallazgos, y Grupo Interno de actas
auditoría u observaciones y Trabajo
otros recomendaciones.
3 Analizar las Realizan el análisis de causa Líder del Proceso
causa(s) determinando el origen, la y Grupo Interno
probabilidad de ocurrencia, de Trabajo Acta
consecuencias e impacto,
utilizando herramientas de
análisis tales como: Análisis de
causa
a. Diagrama de Pareto

b. Diagrama causa – efecto

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

c. Estratificación,

d. Diagrama de dispersión,

e. Histogramas, gráficos de
control, lluvia de ideas,
entre otras.

4 Definir Definir las acciones con fechas, Líder del Proceso y CYE04-FOR01
acciones de responsables y productos para Grupo Interno de Plan de
mejoramiento subsanar los hallazgos, Trabajo mejoramiento
recomendaciones y acciones a
mejorar, plasmándolo en el
formato de plan de mejoramiento.

5 Suscribir el Enviar por correo electrónico el Líder del Proceso CYE04-FOR01

Plan formato de plan de mejoramiento Coordinador
diligenciado, para aprobación por Plan de
parte del GIT de Control Interno. Coordinador y mejoramiento
Auditor del GIT de
Control Medio
Interno electrónico
Nota: El formato deberá ser
remitido por medio de correo
electrónico al Coordinador del GIT
de Control Interno con copia al
Auditor, dentro de los cinco (5)
días hábiles siguientes a la
entrega del Informe final en
archivo original (Excel).

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

6 Revisión y El auditor asignado realiza la Líder del Proceso CYE04-FOR01

aprobación del revisión de pertinencia y Plan de
plan correlación de hallazgos y Coordinador y mejoramiento
acciones sobre el formato Auditor del GIT de
enviado. Control
Interno
Si se encontrase conforme en Medio
términos de integralidad y electrónico
coherencia, se aprueba el plan, el
cual se envía por correo
electrónico al líder de proceso en
formato PDF y Excel para el
respectivo seguimiento.

Nota 1: El archivo incluye fecha

de elaboración la cual indica la
fecha de envío del plan al CYE03-MTD01
Coordinador del GIT de Control Guía
Interno, fecha de aprobación que metodológica de
corresponde a la fecha de control interno
aceptación por parte del GIT de
Control Interno del plan y fecha de
seguimiento la cual es el
momento en que el líder auditor lo
realiza.

Nota 2: El archivo Excel aprobado

y enviado anteriormente es el
mismo que se debe diligenciar
para el seguimiento.

Nota 3: Los nombres de las

firmas incluidas en el plan del
responsable y de aprobación son
aceptadas por el GIT de Control
Interno como válidas del plan
aprobado en PDF.

De presentarse inconsistencias,

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

se devuelve el formato por correo

electrónico al líder del proceso
para sus ajustes, correcciones y
nuevo envío.

Nota: 1. Este formato corregido,

deberá ser enviado dentro de los
dos (2) días siguientes a la
solicitud de corrección.

Ver guía metodológica de Control

Interno

7 Seguimiento El seguimiento al Plan de Auditor del GIT CYE04-FOR01

al Plan de Mejoramiento debe establecerse de Control Interno Plan de
Mejoramiento dentro del mismo formato suscrito mejoramiento
en Excel, verificando la prioridad,
extensión y recursos requeridos Líder del proceso Medio
para dar cumplimiento a lo electrónico
propuesto.

Nota 1: El seguimiento por parte

del Responsable deberá
realizarse sobre el formato
aprobado, dejando evidencia del
mismo, en cualquier momento,
dentro del periodo establecido.

Nota 2: El seguimiento a cada uno

de los planes propuestos se
realiza de acuerdo con el plan de
acción del GIT de Control Interno
y el procedimiento CYE-PRC03
Auditorías Internas de Gestión.

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN
 PLANES DE MEJORAMIENTO

PROCESO CONTROL Y EVALUACIÓN

FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN:

05/03/2015 CYE-PRC04 06

8 Cumplimiento El líder de proceso o quien Coordinador y CYE04-FOR01

de acciones y solicitó la acción de mejora, Auditor del GIT de Plan de
cierre conjuntamente con el auditor Control Interno mejoramiento
designado por el Coordinador del
GIT de Control Interno verificarán
su cumplimiento, necesidad de
ajuste, ampliación de plazo o Medio
Líder del Proceso
cierre. electrónico

Nota 1: Los documentos que

soportan el cumplimiento de las
mejoras serán conservados por el
líder del proceso y se envía por
correo electrónico su
cumplimiento y evidencias.

Nota 2: Para realizar

modificaciones de fechas a las
acciones de los planes, se
deberá solicitar al Coordinador
del GIT de Control Interno por
correo electrónico y con la
respectiva justificación del
cambio.
Nota: Este Procedimiento se apoya en los siguientes informes:

• Formatos de Servicio No Conforme.

• Evaluación a la Gestión de áreas y/o procesos.
• Informes de Auto Evaluación (Gestión y Control).
• Revisiones por la Dirección.
• Informes entes externos (CGR-AGR-PGN- Comisión Legal de Cuentas- ICONTEC,
Veedurías ciudadanas, etc.).
• Matriz de riesgos.

Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las
Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema
de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional,
Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo
que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito
sostenido del SIGI.

REVISADO POR: APROBADO POR:

LIDER DE PROCESO REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN
GIT DE CONTROL INTERNO COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN