Elabore un ensayo corto que responda a la pregunta “¿Por qué es importante evaluar

la información documentada?”, en el cual exponga su posición frente a esta temática

y brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los
documentos.

Desarrolle esta actividad en un archivo de texto.

ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa compone parte de su capital intelectual, es decir el

“saber hacer” que se ha adquirido con la experiencia en el transcurso de los años, si
no se preserva debidamente ese conocimiento logrado, este sin lugar a dudas se
podría perder; hay razones muy importantes que tiene la documentación para un
sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos destacar la estandarización de los
procesos, para que esto se cumpla el proceso debe estar debidamente documentado
porque al hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a
como están escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un
proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr los
resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el
tiempo, esta direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los
objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el
enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas se habla y se enfoca a los registros, que
son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la información contenida
en formatos diligenciados durante los procesos y que va a suministrar evidencia o
soporte de la realización de determinadas actividades, porque permiten conocer y
evaluar la gestión realizada.
Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de
una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuantos estos representan
los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la
comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de
auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Y con la documentación de los procesos permite mejorar los procesos

consistentemente, ya que debe servir a los procesos y no los procesos servir a los
documentos, con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda
entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo
documental.

Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las

organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este
importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas
de la forma correcta de la organización o administración documental.