Guía

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Facultad: Ingeniería.
Escuela: Biomédica 3
Asignatura: Informática Médica

Aplicaciones Médicas de gestión de información

Introducción a las bases de Datos (Microsoft Access)

Objetivos

 Crear una base de datos.

 Crear tablas para almacenar información.
 Manejar los registros de las tablas.
 Utilizar los índices de la tablas.

Recomendaciones

Tenga orden y aseo para trabajar

Al finalizar el laboratorio se debe dejar en la misma ó mejor condición en que
se encontró (Asegúrese de apagar el Equipo antes de retirarse).

Materiales y equipos

Computadora
Microsoft Office Access 2007.

Introducción Teórica

Microsoft Access es un programa para el manejo de grandes cantidades de

datos que permite el almacenamiento, la organización y búsqueda rápida de
todo tipo de datos e información indispensables en las labores diarias de las
empresas.

El programa le permite generar, analizar y crear informes de una manera muy

sencilla.

No necesita conocimientos previos de programación para hacerlo. Es fácil de

utilizar desde la entrada de datos hasta la impresión.
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Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o
con una finalidad, tal como el seguimiento de los pedidos de clientes o una
colección de música.
Si la base de datos no está almacenada en una máquina, o sólo lo está parte
de la misma, es posible que necesite controlar información de varias fuentes
distintas que tiene que organizar y coordinar usted mismo.

Si utiliza Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un

único archivo de base de datos.

Dentro de este archivo tendrá que dividir los datos en contenedores de

almacenamiento separados denominados tablas.

En Access puede ver, agregar y actualizar los datos en las tablas mediante
formularios; puede buscar y recuperar solamente los datos que necesite
mediante consultas; y además podrá analizar o imprimir los datos con el
formato deseado mediante informes.

CONCEPTOS BÁSICOS

DATO
Es la unidad mínima de información que puede existir en una BASE DE
DATOS. Un dato es cualquier información particular; por ejemplo, la edad de
una persona, la cantidad de artículos en un almacén, etc.

CAMPO
Es un nombre genérico que se asigna para indicar o representar un dato o
conjunto de datos. Cada campo contiene un fragmento de información que
describe una parte única de un registro.

CAMPO
TITULO AUTOR
Título
Guía completa de Internet Alice Coopertino
del libro
Programación con Java Decker Hirshfield
El abc de Access Michael Halvorsong
DATO
Nombre
de autor

REGISTRO
Un registro es un conjunto de campos relacionados con un mismo ente de
información. Así, por ejemplo: los datos personales de un alumno, los datos
sobre una pieza específica en un inventario. Es decir, que se obtiene un
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registro cuando se han completado los datos en todos los campos existentes
en una tabla determinada.

TABLA
Una tabla es un conjunto de registros que tratan sobre un tema específico. Por
ejemplo: una TABLA de productos o proveedores. Las tablas organizan los
datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).
Cada fila de una tabla contiene un solo registro y es único.

BASE DE DATOS
Una base de datos es todo un conjunto de información que se organiza en
tablas y además se relaciona con un asunto o tiene una finalidad. Por ejemplo,
si desea llevar el control de vendedores de una empresa o dar el seguimiento
de los pedidos de clientes o también administrar el control de videos, etc.

RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS

Una relación combina datos asociados (relacionados). Por ejemplo, si intenta
ejecutar una consulta en dos tablas no relacionadas, obtendrá una masa
confusa de datos que no significa absolutamente nada para nadie. Si crea una
relación entre esas tablas, sin embargo, la consulta es más discriminatoria
sobre qué registros incluye en los resultados.

A continuación se presentan los tres tipos de relaciones:

 Relaciones de uno a uno
 Relación de uno a varios
 Relación de varios a varios

RELACIONES DE UNO A UNO

Suponga que tiene dos tablas y cada registro de una tabla está relacionado con
un único registro de la otra tabla. Eso es una relación de uno a uno,
probablemente el tipo menos común. No tiene que haber un registro
relacionado, pero no puede haber más de uno.

RELACIONES DE UNO A VARIOS

Una relación de uno a varios es probablemente la relación más común entre
dos tablas. Con esta disposición, la tabla “Varios” puede contener más de un
registro para cada registro de la tabla “uno”. Además, la tabla varios no tiene
que contener un registro relacionado para cada registro de la tabla uno. Sin
embargo, todos los registros de la tabla varios deben relacionarse con un único
registro de la tabla uno.
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RELACIONES DE VARIOS A VARIOS.
La relación de varios a varios es la oveja negra del grupo porque requiere una
tercera tabla.
En una relación de varios a varios, una tabla puede contener varios registros
para cada registro de la otra tabla.

CLAVES PRINCIPALES Y RELACIONES.

La forma más sencilla de definir una relación es hacer que el campo a
relacionar llegue a ser clave principal. No escogerá simplemente un campo al
azar. Más bien una clave principal contiene valores únicos, muchos
programadores utilizan el tipo de dato Autonumérico para asegurarse de que
cada tabla tiene un campo de entradas únicas.

Consideraciones a tener en cuenta en las relaciones:

 Access no relacionará automáticamente tablas que no tengan una clave
principal.
 No se podrá crear una relación si los nombres de los campos no
coinciden.
 Se pueden relacionar campos de forma manual cuando no exista una
clave principal.
 No se puede crear una relación entre dos campos con distintos tipos de
datos o distinto tamaño de campo, excepto combinar un Autonumérico
con un campo Número.

INTEGRIDAD REFERENCIAL
Es un sistema de reglas que utiliza Access para asegurar que las relaciones
entre los registros de las tablas relacionadas sean válidas y que no se eliminen
o cambien sus datos.

Procedimiento

EJERCICIO 1
Pasos para la creación de la base de datos

1. En la pantalla principal seleccionar la opción BASE DE DATOS EN

BLANCO
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Figura 1. Pantalla de inicio de Access

2. En NOMBRE DE ARCHIVO colocar el nombre de nuestra base de

datos, el cual es: Consultorio Médico. Luego dar clic en el botón
CREAR

3. El primer punto es crear las tablas que se utilizarán para organizar mejor
los datos de la base.

CREACIÓN DE UNA TABLA.

Se creará la tabla Pacientes que almacena la información personal. A
continuación se presentará la estructura del diseño de la tabla.

Seguir los siguientes pasos para crear la Tabla Pacientes en Vista de diseño.

1. En la pestaña de comando INICIO o en HOJA DE DATOS, dar clic en la

opción VER y seleccionar vista de diseño. Colocar el nombre de la tabla
Pacientes

Luego colocar los datos que se muestran a continuación:

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Figura 2. Campos de la tabla

NOTA: La CLAVE PRINCIPAL se colocó en el campo IdPaciente

2. En el área de PROPIEDADES DEL CAMPO, colocar el cursor en TAMAÑO

DEL CAMPO de la pestaña GENERAL.

Figura 3. Propiedades del campo

De modo que deberá desplazarse uno a uno en cada campo de la tabla y

completar las propiedades del campo de acuerdo a la siguiente información.
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NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO

3
IdPaciente Autonumerico Entero largo
Nombres texto 30
Apellidos texto 30
Dirección texto 60
Ciudad texto 25
Empresa donde trabaja texto 30
Cargo desempeñado texto 30
Teléfono trabajo texto 9
Celular texto 9
Correo electrónico texto 40
IdTipopaciente Numero Entero largo

Si desea seguir adicionando otras tablas a la base de datos, entonces nos

vamos a la pestaña de comandos CREAR y la opción TABLA, luego repetir los
pasos anteriores por cada tabla que se agregue.

Crear las siguientes tablas teniendo en cuenta que éstas pertenecen a la base
de datos Consultorio Médico.

Consultas Médicas
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO
IdConsultamedica Autonumerico Entero largo
IdPaciente Numero Entero largo
Fechaconsultamedica Fecha/Hora
Diagnóstico texto 50
Tratamiento texto 50

Tipopaciente
NOMBRE DEL CAMPO TIPO DE DATO TAMAÑO
IdTipopaciente Autonumerico Entero largo
Tipopaciente texto 50
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EJERCICIO 2 3
INSERTAR REGISTROS.

Una vez que las tablas han sido creadas se procederá a ingresar la
información. En cada una de ellas seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar la tabla que desea abrir. Puede seleccionar dando doble clic
sobre el nombre de la tabla, o también dando clic en la pestaña de
comandos INICIO y dar clic en la pestaña de la opción VER, seleccionar
VISTA DE HOJA DE DATOS. Para este ejemplo seleccionar
Tipopaciente.

Figura 4. Selección de la tabla Tipopaciente.

2. Seguidamente se mostrará una nueva ventana, que por su apariencia se

podría comparar con una hoja electrónica de Excel (Filas y Columnas).
Para adicionar registros se puede hacer clic bajo la columna o campo
donde desea introducir datos.

Agregar los registros que se presentan a continuación.

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Figura 5. Registros de la tabla Tipopaciente

NOTA: Para los campos definidos como Autonumérico no es necesario

especificar un número; éste se asigna automáticamente.

3. Si se desea ubicar en el siguiente campo sólo presionar la flecha hacia

abajo. De esa forma se irá desplazando hacia los siguientes campos.

4. Agregar registros a las tablas restantes como se muestra para cada

tabla:

Adicionar los siguientes registros a la tabla Pacientes

IdPaciente Nombres Apellidos Dirección Ciudad Empresa donde

trabaja
1 Helen Villacorta Col. Escalón San Salvador OXGASA
2 Sandra Hernández Col Miralvalle San Salvador CYBSA
3 Juan Pérez Col. Los santos #1 Soyapango Wallmart

Cargo
TelefonoTrabajo Celular Correoelectronico IdTipopaciente
desempeñado
Secretaria 2277-9874 7777-7864 helencita23@yahoo.com 3
Ingeniero de 2236-8965 7745-6347 sandyhtv@gmail.com 1
calidad
Cajero 2275-8764 7712-6352 jpjet@yahoo.es 4
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Adicionar los siguientes registros a la tabla Consultas Médicas

IdConsulta Fechaconsulta
IdPaciente Diagnóstico Tratamiento
medica medica
1 1 28/01/12 Faringoamigdalitis Amoxicicilina
2 2 03/02/11 Dolor de cabeza Acetaminofen
3 3 11/11/11 Hipertensión Losartan
4 1 12/02/2011 Colon Irritable Buscapina

EJERCICIO 3
PARA CREAR RELACIONES ENTRE TABLAS (UNO A MUCHOS)

Dar clic en la pestaña de comandos HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS o

en HOJA DE DATOS, luego dar clic en la opción RELACIONES

Figura 6. Creación de relaciones.

A continuación se le mostrará una ventana emergente MOSTRAR TABLA

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Figura 7. Ventana emergente para seleccionar tabla a relacionar.

Seleccionar las tres tablas sombreándolas y luego dar clic en el botón Agregar
y luego seleccionar Cerrar, para cerrar el cuadro de dialogo.

Se mostraran las tablas que seleccionamos.

Figura 8.Tablas seleccionadas para relaciones.

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3
Luego, para establecer relaciones entre los campos de las tablas, arrastrar por
ejemplo IdPaciente de la tabla Pacientes (clave principal) a IdPaciente de la
tabla Consultas Médicas (clave foránea), y aparecerá una ventana emergente
modificar relaciones; dar clic en el botón CREAR.

Figura 9. Ventana emergente para modificación de relaciones.

Repetir lo anterior para IdTipopaciente de la tabla Tipopaciente con

IdTipopaciente de la tabla Pacientes.

Las relaciones quedarán como se muestra a continuación.

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Figura 10. Tablas relacionadas

Investigación Complementaria

Investigar sobre los siguientes tipos de datos:

TIPOS DE DATOS DESCRIPCION TAMAÑO

Se utiliza para texto o combinaciones de
texto y números, como direcciones, o para Almacena hasta
TEXTO números que no requieren cálculo, como 255 caracteres.
números de teléfono, números de pieza o
códigos postales.

Se utiliza para los datos que se van a incluir

Almacena 1, 2, 4
en cálculos matemáticos, exceptuando los
NUMERICO u 8 bytes.
cálculos monetarios (en este caso se utiliza
el tipo Moneda).

Se utiliza para fechas y horas. Almacena 8

FECHA/HORA
bytes.
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Se utiliza para los datos que se van a incluir Almacena 1, 2, 4
MONEDA u 8 bytes.
en los cálculos monetarios.
Almacena hasta
Se utiliza para texto de gran longitud y 65.536
MEMO
números, como notas o descripciones. caracteres.

Se utiliza para valores de moneda y para Almacena 8

CURRENCY bytes.
evitar el redondeo durante los cálculos.
Se utiliza para números secuenciales
exclusivos (con incremento de una unidad) o
AUTONUMERICO números aleatorios que se insertan Almacena 4 bytes.
automáticamente cuando se agrega un
registro.

Bibliografía

 Access 2007 for starters : the missing manual / Matthew MacDonald.

Sebastopol, CA: O'Reilly, 2007