Con el fin de realizar una acción de mejora se identifica la necesidad de establecer

un mecanismo de gestión documental que nos permita solventar el problema que

ha tenido nuestra área técnica respecto a los manuales operativos de la
compañía, para lo cual se desplego el plan de acción en el siguiente orden:
 Se hizo un inventario de todas las carpetas existentes en el archivo técnico
 Se crearon las normas necesarias para mantener el adecuado
funcionamiento del área.
 Se colocaron las etiquetas autoadhesivas en los estantes y carpetas
para poder identificarlas.
 Se elaboraron formularios para el control de préstamos de documentos
Esto debido a que se identificaron las siguientes problemáticas:
 Poca capacidad de mantener el orden por parte de los usuarios
 Mala distribución de las carpetas
 Estantería inadecuada
 Señalización inexistente en los estantes
 Manejo inadecuado de las carpetas Falta de personal encargado
 Tamaño insuficiente del almacén
Para toda empresa lo más importante o su fin es satisfacer las expectativas de sus
usuarios por lo tanto al no tener claridad de parte de los funcionarios del área
técnica de los manuales de operación y procesos aplicables al área se han dado
situaciones de quejas al no mantener la calidad o los tiempos de entrega
Dado esto la acción que ha generado más impacto ha sido la elaboración
de formularios para el control de préstamos de documentos, así como colocar una
persona encargada del área de documentación
Adicional a esto la subgerencia de mantenimiento e ingeniería se señaló como
tarea hacerle seguimiento al método de trabajo para constatar:
 El personal este cumpliendo a cabalidad con sus funciones.
 Se respeten las normas establecidas para mantener el orden del área.
 El hacer llegar de buena manera la implantación del nuevo método de
trabajo a los usuarios, ya que en muchos casos estos no son aceptados y
asimilados de manera rápida y efectiva.
Puesto que al poner en práctica a la brevedad posible la implantación de los
nuevos método de trabajo podemos aumentar la productividad y por ende la
rentabilidad.
Se deja como objetivo que ser debe realizar una medición periódica para visualizar
si los resultados obtenidos con los cambios efectuados son los esperados por la
empresa y si garantizan la mejora continua del área.
 A través de los datos obtenidos por la Matriz FODA se obtuvo
un diagnóstico preciso de la situación actual del Área por lo cual se ver que las
estrategias garantizaran que la problemática fue atacada y que será fácil identificar
actividades que nos lleven a la mejora continua de los procesos. De las cuales ya
se identificaron:
 Implementar los Procedimientos y normativas, de forma que se estandarice
la rutina del trabajo empleado por el Área de Archivo Técnico.
 Realizar revisiones periódicas a las documentaciones del área (Planos,
Manuales, Formularios, entre otros), para mantener el mejoramiento
continuo característico del control y gestión de documentos.
 Considerar la adquisición de software para el control de documentos y de
mobiliario que permita un mejor aprovechamiento del área existente o en su
defecto agilizar el cambio de instalación para una mejor distribución del
área y de esta manera permita almacenar más documentos
In order to carry out an improvement action, we identify the need to establish a
document management mechanism that allows us to solve the problem that our
technical area has had with respect to the company's operational manuals, for
which the action plan was developed. in the following order:
• An inventory of all existing folders in the technical file was made
• The necessary standards were created to maintain the proper functioning of the
area.
• Self-adhesive labels were placed on the shelves and folders to identify them.
• Forms to control document loans were prepared
This is because the following problems were identified:
• Poor ability to maintain order by users
• Bad distribution of folders
• Inadequate shelving
• Non-existent signage on the shelves
• Inadequate handling of folders. Lack of personnel in charge
• Insufficient store size
For any company, the most important thing or its purpose is to satisfy the
expectations of its users, therefore, as there is no clarity on the part of the officials
of the technical area of operation manuals and processes applicable to the area,
there have been situations of complaints due to not maintaining The quality or
delivery times
Given this, the action that has generated the most impact has been the preparation
of forms for the control of document loans, as well as the placement of a person in
charge of the documentation area.
In addition to this, the maintenance and engineering sub-department was noted as
a task to follow up on the work method to verify:
• The staff is fully complying with their duties.
• The rules established to maintain the order of the area are respected.
• Getting the implementation of the new work method to the users in a good way,
since in many cases these are not accepted and assimilated quickly and
effectively.
Since putting into practice as soon as possible the implementation of the new
method of work can increase productivity and therefore profitability.
It is left as an objective to be a periodic measurement to see if the results obtained
with the changes made are those expected by the company and if they guarantee
the continuous improvement of the area.
Through the data obtained by the SWOT Matrix, an accurate diagnosis of the
current situation of the Area was obtained, which shows that the strategies
guarantee that the problem was attacked and that it will be easy to identify
activities that lead to the continuous improvement of the processes. Of which
already were identified:
• Implement the Procedures and regulations, in order to standardize the routine of
the work used by the Technical File Area.
• Carry out periodic reviews of the area's documentation (Plans, Manuals, Forms,
among others), to maintain the continuous improvement characteristic of the
control and management of documents.
• Consider the acquisition of software to control documents and furniture that
allows a better use of the existing area or failing to change the installation for a
better distribution of the area and thus allow more documents to be stored