Curso: Gestión de Procesos

Identificar oportunidades de mejora

1. Eliminar la burocracia.
2. Eliminar la duplicación de actividades.
3. Evaluar el valor agregado y mejorarlo.
4. Simplificar.
5. Reducir los tiempos del ciclo del proceso.
6. Reducir el riesgo de los errores.
7. Utilizar equipos con mayor eficiencia.
8. Utilizar un lenguaje más simple.
9. Estandarizar.
10. Documentar el proceso.
11. Hacer alianzas con proveedores.
12. Mejorar situaciones importantes.
13. Automatizar y/o mecanizar el proceso

Ms. Segundo Vergara Castillo

Curso: Gestión de Procesos

Eliminar la burocracia
 Deben evaluarse y minimizarse todas las
demoras, tramitaciones,
documentaciones, revisiones y
aprobaciones si no son absolutamente
necesarios deben eliminarse.
 A veces un proceso no presenta un
objetivo obvio pero contribuye con el
funcionamiento de otro, así que no debe
eliminarse.
 Entre las preguntas básicas que podemos
plantearnos para identificar la burocracia
tenemos:

Ms. Segundo Vergara Castillo

Curso: Gestión de Procesos

Eliminar la burocracia
 ¿Se realizan revisiones innecesarias?
 ¿Se inspecciona o aprueba el trabajo de otra
persona?
 ¿Se requiere más de una firma?
 ¿Se necesitan múltiples copias?
 ¿Se almacenan las copias sin alguna razón aparente?
 ¿Se envían las copias a personas que no precisan la
información?
 ¿Existen personas o entidades que impiden la
efectividad y eficiencia del proceso?
 ¿Se escribe correos innecesarios?
 ¿Existen organizaciones que impiden regularmente
los procedimientos o la ejecución efectiva, eficiente y
oportuna?
 ¿Debe alguna persona aprobar algo que ya está
aprobado?

Ms. Segundo Vergara Castillo

Curso: Gestión de Procesos

Eliminar la duplicación de actividades

 Si se realiza la misma actividad en diferentes partes
del proceso o si la realizan diferentes personas
debemos analizar si ambas actividades son
necesarias.
 Con frecuencia la misma información o alguna
semejante se genera en diferentes partes del proceso
a veces por áreas distintas, esto no sólo se suma al
costo de proceso, sino que también origina datos
conflictivos.

Evaluar el valor agregado de las actividades

 Deben ser revisadas todas las actividades del
proceso y preguntar ¿Agrega esta actividad valor al
cliente?
 Las actividades que deben eliminarse son las
siguientes: las que existen porque el proceso se
diseño indebidamente o porque no funcionan como
se planeo y las no requeridas por el cliente.

Ms. Segundo Vergara Castillo

Curso: Gestión de Procesos

Simplificar el proceso
 Es necesario reducir la complejidad cada vez que
sea posible, esto conduce a menos etapas, tareas,
actividades, etc.
 En otras palabras hacer el proceso más fácil de
aprender y comprender.
 Para simplificar podemos realizar lo siguiente:

• Identificar tareas duplicadas y fragmentadas.

• Identificar flujos complejos y cuellos de botella.
• Hacer más fáciles las comunicaciones.
• Organizar reuniones efectivas.
• Combinar actividades similares.
• Reducir la cantidad de manipulaciones.
• Eliminar los datos que no se utilizan.
• Eliminar las copias inútiles.
• Refinar los informes (hacerlos más sencillos)

Ms. Segundo Vergara Castillo