LA PLANIFICATION DE PROJET

A L’AIDE DU LOGICIEL MS PROJECT

FORMATEUR :

Sékongo O. Clément, Expert consultant en

Administration et Gestion de projets/Programmes

OBJECTIFS EDUCATIONNELS DU MODULE :

Initier les participants à l’utilisation du logiciel MS Project pour la planification et le suivi des
projets.
 PLAN DE FORMATION
CHAPITRE 1 : Présentation de Microsoft Project

1. Structure du logiciel
2. Utilité de Ms Project
3. Environnement Ms Project
4. Barre d’outil Standard
5. Barre d’outil Mise en forme
6. Boîtes de dialogue
7. Affichages
8. Tables
9. Boîte de dialogue des options
10. Outils d’aide de Ms Project

CHAPITRE 2 : Structure de découpage des travaux (SDT ; WBS)

1. Structure de découpage des travaux

2. SDT sous forme graphique
3. SDT sous forme de liste
4. Lots de travail dans la SDT
5. La codification
6. Les étapes d’élaboration de la SDT
7. L’utilisation de la SDT à l’aide du
8. Diagramme de Gantt

CHAPITRE 3 : Création d’un projet sous MS Project

1. Création du projet
2. Paramétrage des calendriers
3. Calendrier de base
4. Calendrier du projet
5. Paramétrage des options de prévisions
6. Création d’un calendrier du projet personnalisé
7. Résumé du projet
8. Sauvegarde du projet

CHAPITRE 4 : Processus de saisie des tâches

1. Saisie des tâches

2. Liste des tâches en mode plan
3. Insérer une tâche répétitive
4. Insérer un projet

CHAPITRE 5 : Planification par réseau

1. Notion de durée
2. Estimation de la durée

2
 3. Saisie de la durée
4. Ordonnancement des tâches
5. Type de liens
6. Création des liens
7. Justification des liens
8. Contraintes additionnelles de délai
9. Calcul de la durée du projet
10. Visualisation de la planification
11. Identification du chemin critique
12. Impression du document

CHAPITRE 6 : Affectation des ressources

1. Notion de ressources
2. Étapes d’affectation des ressources
3. Calendrier individuel
4. Affectation des ressources
5. Disponibilité de la ressource
6. Ajustement de l’estimation
7. Notion d’effort
8. Vérification de la charge des ressources

CHAPITRE 7 : Estimation des coûts

1. Méthodes d’estimation des coûts

2. Les types de coûts
3. Affectation des coûts à l’aide de Ms Project
4. Informations sur les coûts

CHAPITRE 8 : Optimisation de la planification

1. Ajustement des prévisions selon le type de durée

2. Résolution des conflits d’affectation
3. Rationalisation des affectations
4. Optimisation coût durée
5. Validation de l’échéancier et du budget de référence
6. Confirmation des ressources
7. Sauvegarde de la planification initiale

CHAPITRE 9 : Processus de suivi et contrôle du projet

1. Le cycle de suivi contrôle

2. Le suivi du projet
3. Sauvegarde de la planification initiale
4. Sélection de l’affichage suivi
5. Mises à jour périodiques des réalisations
6. Mise à jour des tâches
7. Mise à jour du travail
8. Suivi des coûts
9. Contrôle du projet

3
10. Affichage de l’audit des coûts

4
CHAPITRE 1 : Présentation de Microsoft Project 2000
1.1 Structure du logiciel
• Microsoft Projet est une application de base de données Access comprenant :
• des tables et les champs
• des boîtes de dialogue (Formulaires)
• des filtres (Requêtes)
• des affichages
• des rapports (États)
Un projet est un ensemble d’informations articulées principalement autour de quatre sous-
ensembles:
• le projet
• les tâches
• les ressources
• les affectations
Les différents affichages et rapports seront disponibles en fonction de ces quatre possibilités
ou sous-ensembles.
Donc :
• Il y a certains champs calculés par le logiciel sur lesquels nous ne pouvons pas
intervenir directement
• La structure du logiciel est fixe, contrairement à un tableau dans Word qui peut être
modifié selon nos besoins afin d’obtenir la structure et l’apparence désirée. Par contre,
le logiciel offre un grand nombre de possibilités de personnalisations des affichages
disponibles.
• Le logiciel permet l’utilisation de nombreux affichages permettant de saisir, consulter et
modifier les informations du projet.
• Les informations du projet sont contenues dans des champs. Ceux-ci existent toujours
même s’ils ne sont pas visibles dans l’affichage disponible à l’écran. De plus, lorsque
nous supprimons une colonne (champ) dans une table, nous ne faisons que la masquer
car les informations contenues dans ce champ demeurent.

1.2 Utilité de Ms Project

• Outil de planification des tâches pour déterminer le paramètre délai. Le logiciel

effectuera automatiquement le calcul des dates et des délais pour chacune des tâches du
projet au fur et à mesure que les informations sont saisies.
• Outil de mesure et d’aide à la décision pour la charge des ressources. Le logiciel
affiche la quantité de travail et le calendrier de travail pour chaque ressource en tenant
compte des différents horaires et périodes chômées.
• Outil de calcul des coûts-délais. Le logiciel permet d’effectuer des simulations de
différents scénarios permettant d’optimiser le projet en fonction des priorités et des
contraintes du projet.
• Outil de pilotage du projet. À partir de la planification initiale du projet, le logiciel
nous
permettra de suivre l’avancement du projet et de mesurer les écarts au niveau des
durées, des délais et des coûts ainsi que de simuler des solutions atténuant ou corrigeant
ces écarts.
• Outil de coordination entre les différents acteurs. La planification du projet sur le
logiciel permet de préciser qui fait quoi, quand.

5
 • Outil de communication. Le logiciel permettra de représenter rapidement différentes
informations sur le projet (charge des ressources, avancement du projet, etc.) et de les
transmette aux personnes intéressées.

1.3 Environnement Ms Project 2000

Fenêtre de travail
Barre de menus

Barres d’outils [Icônes]

ou [Outils/Personnaliser/
barres d’outils]

Barre de saisie

Zone de travail du projet

Cadre de la fenêtre
(Bande de défilement)
Barre d’affichage
[Affichage/Plus
d’affichages…]
Barre d’état (Zone de
message + zone d’état)
1 Légende utilisée
Le texte entre parenthèse de la forme suivante [Aaaa/Bbbb/Cccc] représente les commandes à
effectuer à l’aide du menu pour effectuer l’opération présentée.

1.3.1 Barres d’outils Standard et Mise en forme

Les deux barres d’outils Standard et Mise en forme sont celles, par défaut, de Ms Project.
Elles
seront largement utilisées au cours de la planification du projet sur le logiciel. Voyons les
icônes qui concernent plus spécifiquement Ms Project.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
11 12

18 19
20
1. Lie deux ou plusieurs tâches sélectionnées avec une relation de type Fin à début dans
l'ordre selon lequel ces tâches ont été sélectionnées.
2. Supprime les interdépendances existant entre les tâches sélectionnées.

6
3. Fractionne une tâche. Crée une interruption dans le travail effectué sur une tâche, de sorte
qu'il commence à une date, s'arrête, puis reprenne à une autre date.
4. Affiche la boîte de dialogue Informations sur la tâche, Informations sur la ressource ou
Informations sur l'affectation selon l’élément sélectionné et l’affichage dans lequel nous nous
trouvons.
5. Insère ou modifie une remarque sur la tâche, la ressource ou l'affectation sélectionnée
disponible également dans la boîte de dialogue correspondante.
6. Affiche la boîte de dialogue Affecter les ressources aux tâches sélectionnées.
7. Regroupe les données du projet en fonction de critères spécifiques.
8. Zoom avant permettant d’augmenter d'un niveau le grossissement de l'affichage actif.
9. Zoom arrière permettant de diminuer d'un niveau le grossissement de l'affichage actif.
10. Affiche la barre du diagramme de Gantt de la tâche sélectionnée.
11. Copie une image des informations sélectionnées pour vous permettre de la coller dans une
autre application ou de l'enregistrer sous la forme d'un fichier GIF.
12. Active le Compagnon Office permettant d’accéder à des rubriques d'aide et des astuces.
13. Hausse une tâche à un niveau hiérarchique supérieur.
14. Abaisse une tâche à un niveau hiérarchique inférieur.
15. Développe une tâche récapitulative pour faire apparaître ses tâches subordonnées.
16. Réduit une tâche récapitulative pour masquer ses tâches subordonnées.
17. Affiche les tâches subordonnées selon le niveau hiérarchique choisi.
18. Applique le filtre que vous avez spécifié. Les filtres affichent ou mettent en évidence des
informations spécifiques sur les tâches ou les ressources.
19. Active ou désactive le filtre automatique. Utilisez le filtre automatique pour sélectionner
rapidement les lignes à faire apparaître sur un affichage.
20. Assistant Diagramme de Gantt. Démarre l'Assistant Diagramme de Gantt, qui peut vous
aider à mettre en forme rapidement un diagramme de Gantt.

1.3.2 Autres barres d’outils

Il est possible d’ajouter ou de personnaliser les différentes barres d’outils disponibles dans Ms
Project.
[Outils/Personnaliser/Barres d’outils]

[Souris/Menu contextuel] sur la barre d’outil

7
Normalement, toutes les commandes sont disponibles à partir de la barre de menu, ce qui
n’est pas le cas avec la seule barre d’outils Standard. Cependant, il existe certaines
commandes qui se trouvent seulement dans une barre d’outils telle que « Analyse des données
chronologiques dans Microsoft Excel » disponible dans la barre d’outils Analyse.

1.3.3 Boîtes de dialogue

Il existe plusieurs boîtes de dialogue permettant de saisir des informations sur le projet.
Certaines sont accessibles dans [Outils/Personnaliser/Boîtes de dialogue…].

De plus, certains affichages ont la forme d’une boîte de dialogue tels que la Fiche tâche, Fiche
ressource ou Fiche nom de ressource. Ceux-ci sont accessibles dans [Affichage/Plus
d’affichages…].

8
Les quatre boîtes de dialogue suivantes sont particulièrement utilisées :

Informations sur la tâche, la ressource ou l’affectation

Selon l’affichage dans lequel nous nous trouvons nous pouvons accéder aux boîtes de
dialogue
Informations sur la tâche, Informations sur la ressource ou Informations sur l'affectation de
trois façons :
1. En double cliquant sur l’élément sélectionné (tâche, ressource, affectation)
2. Dans le menu Projet
3. À partir de l’icône dans la barre d’outil Standard

Affecter les ressources

La boîte de dialogue Affecter les ressources est accessible à partir de l’icône

9
1.3.4 Les affichages
Il existe huit affichages prédéfinis dans Ms Project. Il est possible de définir ses propres
affichages ou de modifier les affichages existants dans [Affichage/Plus d’affichages…] ou en
utilisant la dernière icône.

Afficher ou masquer la barre d’affichage dans [Affichage/Barre affichages]

Calendrier (calendrier mensuel, Graphe ressources

(affectation,
tâches et durée d’une façon coût, et travail des
ressources )
quotidienne)

Diagramme de Gantt (Tâches, liens, Tableau des ressources

(ressource
durée) et informations associées)

Gantt suivi (barres du Gantt Utilisation des

ressources
planifiées et prévues) (affectation, coût et
information
sur le travail)
Réseau PERT (interdépendances
entre les tâches et chemin critique) Plus d’affichages (autres
formats
d’affichage disponibles)
Utilisation des tâches (tâches et
ressources affectées regroupées
sous chaque tâche

Affichage Diagramme de Gantt

Le Diagramme de Gantt est l’affichage utilisé par défaut dans Ms Project et celui que nous
utiliserons principalement. Il s’agit d’un diagramme à barres dont celles-ci représentent la
durée des tâches correspondantes.

10
Nous pouvons saisir les informations sur le projet directement dans les cellules des tables
(zone de travail) ou utiliser la barre de saisie qui correspond à la barre de formule dans
Microsoft Excel. Celle-ci permet la saisie des nombres décimaux ou de changer l’unité de la
durée (heure, jour, semaine, mois) d’une tâche, ce qui n’est pas possible en intervenant
directement dans les cellules.

Barre de saisie active

Il est possible de fractionner horizontalement la zone de travail afin de visionner deux

affichages différents à l’écran. La commande Fractionner ou Supprimer le fractionnement se
trouve dans le menu Fenêtre. De plus, certains affichages sont une combinaison de deux
affichages comme Répartition des ressources.
Voici un exemple d’écran fractionné comprenant le Diagramme de Gantt dans la partie du
haut et le Graphe ressources dans la partie du bas.
Dans l’affichage Diagramme de Gantt cliquez dans Fenêtre/Fractionner puis, cliquez dans
fenêtre du bas pour activer l’écran puis, sélectionner le Graphe ressources.

Diagramme de Gantt

Sélectionnez
la tâche

Bande bleue indique

l’écran actif

Utilisez la
barre de défilement
pour visualiser
les différentes
ressources
de la tâche

Graphe ressources
L’écran du bas affiche toujours des informations relatives à la tâche sélectionnée dans l ’écran
du haut.

11
1.3.5 Les tables
Dans les différents affichages disponibles, il existe
plusieurs tables prédéterminées dans Ms Project. Les
tables comprennent un ensemble de champs (colonnes)
dans lesquels nous pouvons consulter ou saisir les
informations sur le projet.
Il existe un ensemble de tables spécifiques pour
chaque Affichage.
Pour sélectionner une nouvelle table : [Affichage/
Table :]
Nous pouvons sélectionner d’autres tables, créer ou
personnaliser les tables existantes dans [Affichage/
Table : Plus de tables…]
Exemple de tables dans l’affichage de Gantt :

Table : Entrée

La table Entrée contient une colonne Indicateurs fournissant de l’information sur les
contraintes des tâches, le type de tâche, la répartition de la charge de travail, etc. Les
différentes icônes pouvant apparaître sont illustrés en annexe ou dans [Aide intuitive/À
propos des Indicateurs].

Table : Coûts

Table : Suivi

1.4 Boîte de dialogue des options

La boîte des options accessible dans [Outils/Options] est fréquemment utilisée pour préciser
les options de base du logiciel pour le projet en cours.

12
Cette boîte permettra notamment de :
• Choisir le symbole monétaire (dollar, franc, etc.)
• Afficher ou non le no hiérarchique des tâches
• Définir les options du calendrier de base du projet
• Afficher les unités d’affectation en pourcentage ou en décimal
• Déterminer un taux standard par défaut
• Choisir l’affichage des durées et du travail en heure, en jour, en semaine ou en mois
• Préciser les options de calcul du logiciel
• Choisir le format de date

1.5 Les outils d’aide de Ms Project 2000

Sélectionnez la commande [Qu’est-ce que
c’est ?] et cliquez sur l’élément pour lequel
vous désirez obtenir de l’information [Icône
du menu, Barre Affichage, etc.)

13
CHAPITRE 2 : Structure de Découpage des Travaux

La Structure de Découpage des travaux (SDT) consiste à découper le contenu du projet en

éléments plus petits et mieux gérables et ce, sous forme de livrables mesurable, tangible ou
vérifiable. Elle nous permet ainsi de gérer la complexité du projet en le découpant en éléments
de plus en plus simples. La SDT offre une vision explicite, concise et structurée des travaux à
réaliser pour atteindre les résultats escomptés. La SDT est normalement produite lors de la
phase définition du projet qui constitue le niveau de structuration du projet. Elle est ensuite
décomposée en lots de travaux et en activités lors des phases de planification subséquentes du
projet.

La réalisation du mandat doit répondre aux exigences techniques (qui font référence au
produit et à l’expertise requise pour sa réalisation) et managériales du projet (qui font
référence au mandat et à la capacité de le réaliser à l’intérieur des contraintes imposées). La
SDT inclue également les activités de gestion du projet nécessaires à la réalisation du mandat
sans être un produit du projet.

Il faut noter que la SDT représente également la stratégie de réalisation du projet. La

structuration adéquate du projet ou du mandat est un facteur essentiel de son exécution
performante. Le raffinement des stratégies de réalisation, qui est possible en identifiant les
parties du projet qui peuvent être planifiées autrement pour réduire les délais et les coûts,
permettra de développer le processus de travail pour les projets futurs. La force de la gestion
de projet réside d’ailleurs dans l’identification précise des livrables du projet qui sont les
résultats à atteindre à la fin de celui-ci et le découpage des travaux de manière à ce qu’il soit
plus facile à gérer. La SDT peut être représentée sous forme graphique, comme un
organigramme hiérarchique ou sous forme de liste comme le montre les figures 2.1 et 2.2.
Le projet est structuré en plusieurs niveaux :
1er niveau : Le projet : Ensemble d’activités structurées en vue d’obtenir un produit ou un
Service unique.

2ièm niveau : Les Extrants ou livrables du projet : Éléments mesurables, tangibles ou

vérifiables du projet.
3ièm niveau : Les lots de travail : Livrable, au niveau inférieur de la SDT, regroupant un
ensemble de tâches.

4ièm niveau : Les activités (ou tâche) : Élément de travail.

14
Figure 2.2 : SDT sous forme de liste

Dans le logiciel, les tâches de niveau 1 et 2

représentent, dans ce cas, des tâches
récapitulatives puisqu’elles possèdent des tâches
subordonnées. La tâche récapitulative fournie un
sommaire des informations de ses descendants,
et sa durée est calculée par le logiciel selon la
durée de ses descendants.

Les tâches de niveau 3 représentent des tâches

exécutables qui correspondent à un travail à
réaliser. Elles comportent une durée et un coût
propre et se voient normalement affecter des
ressources.

Il existe également des jalons qui sont des

tâches servant à identifier une date ou
un événement particulier. Elle est de
durée nulle et l’on peut y affecter des ressources et lui imputer des coûts.
Le découpage du mandat facilite la répartition des responsabilités de gestion, de supervision
et d’exécution du projet. La liste des tâches constitue un document de référence contenant
toutes les données concernant l’exécution du projet.

2.2 Lots de travail dans la SDT

Les lots de travail dans la SDT se définissent comme un ensemble de tâches requises pour la
réalisation d’un élément de la SDT. Chaque lot est un regroupement d’activités représentant
une tâche complète, c’est à dire conduisant à la réalisation d’un produit clairement défini. Il
correspond à un livrable et se situe au deuxième niveau de la SDT présentée à la figure 3.2.

C’est l’élément de base sur lequel repose toute la gestion du projet, soit l’estimation, le
planning, l’organisation, les contrats, le contrôle.

Chaque lot de travail doit être nettement différencié des autres lots, doit être de durée limitée
et pouvoir être assigné à une seule personne ou entité, externe ou interne (contrat ou mandat).
Une même personne ou entité peut avoir la responsabilité de plusieurs lots;

Chaque lot de travail doit être accompagné des informations suivantes :

un code distinctif selon la structure des travaux qui permettra une imputation distincte
des coûts;

une description du bien livrable à produire ainsi que les spécifications techniques
pertinentes;

une description des travaux (si nécessaire, fiches d’activités);

dates de début et de fin ainsi que les dates importantes (milestones) s’il y a lieu (date
de livraison);

une estimation des coûts en ventilant les ressources nécessaires;

15

les spécifications de gestion (configuration, documentation, qualité, délais, coûts,
interfaces,

etc.)

2.3 La codification

Un code (ou numérotation) est associé à chaque tâche en précisant sa position dans la SDT.
Cette codification est utilisée comme système de référence. Elle reflète la structure des
travaux, permet un regroupement cohérent des informations, minimise les erreurs d’écriture
ou la confusion informatique, permet la sélection, le trie et le filtrage des informations et offre
un système possible de classement de la documentation.

Vous pouvez voir que la codification utilisée dans la SDT est reprise dans les fiches de lot de
travail ou d’activité au niveau du Mémoire d’Avant Projet (MAP).

2.4 Les étapes d’élaboration de la SDT

1. Identifiez les principaux éléments du projet (principaux livrables et management du projet)

et les détailler jusqu’à ce qu’on arrive à une liste de tâches à faire;

2. Vérifiez si cette liste est assez précise pour que l’on puisse confier la réalisation des tâches
exécutables à une personne ou à un groupe de personne;

3. Vérifiez s’il est possible d’effectuer des estimations de coût et de durée appropriées pour
chaque élément;

4. Identifiez les éléments constitutifs de livrables (résultats tangibles et vérifiables);

5. Vérifiez l’exactitude du découpage (les éléments du niveau inférieur forment-ils un

ensemble nécessaire et suffisant… chaque élément peut-il être convenablement estimé en
termes de délai et de coût...).

Dans le but de limiter les pertes d’effort et de temps et faciliter la supervision, le suivi et le
contrôle des travaux, le découpage du mandat tiendra compte, autant que possible, de l’ordre
chronologique du déroulement des travaux et regroupera les tâches réalisées au même endroit,
dans une période de temps continue et faisant partie d’un ensemble de travaux réalisés par une
même personne ou groupe.

Le découpage du mandat peut varier selon la vision qu’on a du déroulement du projet et de

l’organisation des travaux.

Lots de travail non définissable à cette étape

Compte tenu de l’envergure des projets internationaux et du mode de passation des marchés
utilisé dans les projets financés par des fonds publics, les gestionnaires peuvent ne pas être en
mesure de définir de manière détaillée certains lots de travail après le début du projet. Dans le
cas de travaux réalisés par des entrepreneurs ou consultants externes, l’élaboration de la
stratégie opérationnelle, donc des livrables et des activités spécifiques nécessaires à l’atteinte
des objectifs du projet, est élaborée de concert avec le maître d’ouvrage retenu.

16
Définir davantage « quoi faire » plutôt que « comment faire »

Dans de telles situations, la SDT du projet devra formuler les livrables du projet de sorte que
l’on puisse identifier les activités principales, leurs périodes de réalisation ainsi qu’une
estimation de leurs coût sans pour autant les détailler davantage et ainsi limiter le pouvoir de
décision de celui ou ceux qui auront la responsabilité de définir la stratégie ou la méthode de
réalisation des livrables.
L’important est d’identifier ce qu’il faut faire et non comment le faire.

17
CHAPITRE 3 : Processus de création de projet sous MS Project
Création du fichier de projet et paramétrage du logiciel

Il existe un certain nombre de paramètres de base du logiciel que nous vous suggérons de
définir avant la saisie des tâches, de sorte que les informations calculées par le logiciel
correspondent aux données du projet. La création initiale du fichier projet consiste à :

" Créer un nouveau projet [Fichier/Nouveau]

" Définir le calendrier du projet [Outils/Options/Calendrier] et [Outils/Modifier le
temps de travail]

" Choisir le type de tâche [Outils/Options/Prévisions/Type de tâche par
défaut/Capacité fixe]

" Compléter le résumé du projet [Fichier/Propriétés/Résumé]

" Sauvegarder le fichier [Fichier/Enregistrer]

3.1 Création du projet

Pour obtenir la boîte de dialogue contenant les informations de base à la création du projet
sélectionnez [Fichier/Nouveau] ou [Projet/Informations sur le projet…] si vous êtes déjà
dans le document.

Prévision selon la date de début ou de fin

La première information à indiquer est la méthode à utiliser pour prévoir votre projet :
[Prévisions à partir de/Date de début du projet ou Date de fin du projet]. Vous devez choisir
une des deux possibilités. La seconde date s’affiche en gris, ce qui signifie que nous ne
pouvons pas intervenir sur ce champ car c’est le logiciel qui en calcule la valeur.
Si vous avez décidé d’effectuer vos [prévisions à partir d’une date de fin], il est conseillé de
revenir aux [prévisions à partir de la date de début] dès que vous aurez établi cette date et que
vous commencerez la réalisation du projet.

Vous pouvez modifier à tout moment les informations initiales du projet en cliquant sur
[Projet/ Informations sur le projet…]

18
3.2 Paramétrage des calendriers

Le paramétrage des calendriers dans Ms Project est une opération importante car les
différentes estimations sur le projet reposent sur les unités de mesures spécifiées au départ.
Les différents calendriers influenceront bien entendu les dates de début et de fin des tâches. Il
existe quatre types de calendrier : calendrier de base, calendrier du projet, calendrier de la
ressource et calendrier de la tâche. Au départ, nous allons configurer les deux premiers.

3.2.1 Calendrier de base

Le calendrier du projet permet de préciser notamment le nombre d’heures par jour et par
semaine ainsi que les heures de début et de fin par défaut. Ces paramètres sont très importants
car ils définissent la façon de convertir les durées en période de temps donc le nombre
d’heures que le logiciel doit affecter à une tâche lorsque vous entrez une durée d'un jour,
d’une semaine ou d’un mois.

Par exemple, le nombre d’heures par jour ou par semaine définit le nombre d’heures que Ms
Project doit affecter à une tâche lorsque vous entrez une durée. Le logiciel suppose une durée
de 16 heures si vous entrez une durée de 2 jours à une tâche, dans la mesure où vous avez
spécifié 8 heures par jour dans les paramètres du calendrier du projet.

[Outils/Options/Calendrier]

En résumé, l’horaire de travail :

Précise l’horaire d’une journée normale de travail

Précise la durée du travail en heures par jour et par semaine

Indique les heures de début et de fin par défaut lorsque vous entrez une date sans
préciser
l’heure

Indique le nombre d’heures par jour, par semaine et par mois lorsque vous entrez des
valeurs par
la durée.

19
3.2.2 Calendrier du projet

Si vous modifiez les valeurs par défaut dans le calendrier de base, il est conseillé de mettre à
jour le calendrier du projet dans [Outils/Modifier le temps de travail] pour refléter ces
changements. Ce calendrier permet également de déterminer les options spécifiques qui
s’appliquent au projet, par exemple, les congés fériés.

Pour spécifier une valeur s’appliquant pour tous les jours du mois, cliquez sur les cases D, L,
Ma, Me, J, V ou S et indiquez le type de jour et l’horaire qui s’applique. Cette méthode
appliquera les changements sur tous les mois et années du calendrier.
Pour modifier des jours spécifiques d’un mois en particulier, utilisez la touche Ctrl et
sélectionnez les jours choisis. Cette méthode doit être répétée pour chaque mois comprenant
des changements spécifiques.

Création d’un calendrier du projet personnalisé

Il est possible de créer un calendrier du projet personnalisé qui correspond spécifiquement au
calendrier de votre entreprise ou organisation, ce qui évite de redéfinir ce calendrier pour
chaque nouveau projet. La démarche est la suivante :

1. Créer un calendrier personnalisé dans un nouveau projet

" Accédez à la boîte de dialogue Modifier le temps de travail dans [Outils/Modifier le temps
de travail]
" Modifiez le calendrier Standard [Pour : Standard [Calendrier du projet]/Créer] pour obtenir
la boîte de dialogue suivante :

20

Sélectionnez Créer un nouveau calendrier de base et nommez le [Créer un nouveau
calendrier de base/Nom : Calendrier Setym/OK]

Personnalisez votre calendrier puis valider en cliquant sur OK

2. Enregistrez votre nouveau calendrier dans le fichier Global.MPT1 afin de pouvoir le

récupérer lors de la création de nouveaux projets.

Accédez à la boîte de dialogue Organiser accessible dans [Affichage/Plus
d’affichages/
Organiser] ou [Outils / Organiser] et copiez votre nouveau calendrier à partir de votre projet
(à gauche) vers le fichier Global.MPT (à droite) et fermez la boîte Organiser à l’aide du X.

3. Affectez le nouveau calendrier en tant que calendrier du projet

" Sélectionnez le nouveau calendrier dans [Projet/Information sur le projet/calendrier].
Vous obtenez la même boîte de dialogue en créant un nouveau projet
[Fichier/Nouveau].

" Affichez les périodes chômées (zone grise) du nouveau calendrier sur l’affichage
Gantt dans :
[Format / Échelle de temps … / Période chômée / Calendrier]

À partir du moment où votre nouveau calendrier est enregistré dans le fichier Global.MPT, il
suffit de faire les étapes 7 et 8 pour affecter ce calendrier aux nouveaux projets.

21
Évidemment, il est souhaitable de sélectionner le bon calendrier avant d’ordonnancer les
tâches et de saisir leur durée afin que la période de réalisation des tâches, calculée par le
logiciel, considère dès le départ les spécificités de ce calendrier. Néanmoins, vous pouvez
changer sans problème le calendrier du projet en cours de route.

Le calendrier de projet s'applique à toutes les tâches et ressources, sauf si un calendrier des
tâches ou des ressources spécifiques est appliqué. La méthode pour créer ces calendriers est
développée au chapitre 4 et 6 respectivement.

3.3 Paramétrage des options de prévisions

Il est avantageux de configurer certains paramètres de prévisions dans
[Outils/Options/Prévisions] avant de commencer la saisie des tâches puisque, par la suite, la
modification de ces paramètres devra être faite tâche par tâche.

1. [Afficher la durée en :] et [Afficher le travail en :] Spécifiez l'unité de temps [minutes,

heures, jours, semaines ou mois] employé par défaut dans le champ Durée et dans le champ
Travail. Par exemple, une durée de 2 jours correspondant à 16 heures de travail. Ce choix se
fait en fonction de la durée du projet et du niveau d’estimation de la planification.

2. [Type de tâche par défaut :] Sélectionnez le type de tâche « Capacité fixe » dans le cadre de
la formation. Nous choisirons ultérieurement un autre type de tâche pour certaines d’entre

22
elles et ce, de façon individuelle. Les deux autres types de tâche, Durée fixe et Travail fixe,
seront abordés au chapitre 7.
3. Désactivez la case Les nouvelles tâches sont pilotées par l’effort afin de pouvoir affecter
plusieurs ressources sur une tâche sans que le logiciel modifie la durée en fonction du type de
tâche. La durée restera figée peu importe le nombre de ressource que nous affecterons. Notez
que les prévisions pilotées par l'effort ne s'appliquent qu'aux ressources ajoutées ou retirées
d'une tâche. Elles ne s'appliquent pas aux règles de calcul de Microsoft Project lors de la
modification du travail, de la durée et du volume de travail pour les ressources déjà affectées à
des tâches. Après avoir affecté les ressources et vérifié l’estimation de la durée, nous
réactiverons l’option Pilotée par l’effort, ajusterons le type de durée et optimiserons notre
planification.

3.4 Résumé du projet

Complétez les principales informations du projet dans [Fichier/Propriétés/Résumé],
notamment le titre qui apparaîtra dans la tâche récapitulative du projet si l’option est activée
ainsi que l’auteur, le responsable et la société qui faciliteront les recherches approfondies de
tous les fichiers ayant le même sujet, le même auteur, le même responsable, etc.

23
3.5 Sauvegarde du projet

Vous pouvez sauvegarder le fichier du projet avant de poursuivre la saisie des tâches dans
[Fichier/Enregistrer].

Il est important, à ce stade ci

d’enregistrer votre projet « sans
planification » et ce, jusqu’à la fin
de l’élaboration de votre planning
sur Microsoft Project.

La sauvegarde « avec une

planification » sera étudiée au
chapitre 8 et sera effectuée
lorsque la planification initiale sur
le logiciel sera terminée.

24
CHAPITRE 4 : Processus de saisie des tâches
4.1 Choix de l’affichage de départ

La saisie des tâches est normalement effectuée dans la table Entrée de

l’affichage Diagramme de Gantt qui apparaît par défaut dans Ms Project
dans le cas où il s’agirait de l’affichage sélectionné dans
[Outils/Options/Affichage/Affichage par défaut]. Choisir cet affichage dans
[Affichage/ Table : Entrée], dans [Affichage/Diagramme de Gantt] ou avec
l’icône suivant dans la barre d’affichage.

4.2 Saisie des tâches

La saisie des tâches du projet peut s’effectuer directement dans les cellules de la table en
cliquant dans la cellule à l’aide de la souris et en utilisant la touche Retour du clavier pour
passer à la tâche suivante.

Pour modifier une tâche, sélectionner à l’aide de la souris et effectuer les corrections en
cliquant sur le texte qui s’affiche dans la barre de saisie.

Pour introduire une tâche entre deux autres, placer le curseur dans la cellule en bas de
l’emplacement où vous désirez insérer cette tâche et utilisez la commande (Insertion/Insérer
une tâche) ou la touche Insert du clavier. La saisie des tâches produit le résultat suivant :

25
4.3 Liste des tâches en mode plan

Le mode plan permet la hiérarchisation des tâches du projet selon la SDT du projet que nous
avons préalablement établi. Afin de refléter les différents niveaux de la SDT, utiliser les
commandes Hausser/Abaisser le niveau des tâches à l’aide des icônes suivantes :

Hausse les tâches sélectionnées

Abaisse les tâches sélectionnées
Affiche les tâches subordonnées sous les tâches sélectionnées
Masque les tâches subordonnées sous les tâches sélectionnées
Affiche les tâches selon le niveau hiérarchique choisi

Les tâches ayant des subordonnés deviendront des tâches récapitulatives qui s’afficheront en
gras. Elles seront accompagnées du symbole + ou – à gauche qui permettront d’afficher ou de
masquer également leurs tâches subordonnées en utilisant la souris.

Configuration des options d’affichages

Pour activer le symbole + ou – qui affiche ou masque les tâches subordonnées, vous devez
cocher la case située dans [Outils/Options/Affichage/Afficher le symbole]. Dans cette même
boîte de dialogue, vous pouvez afficher le No hiérarchique de chaque tâche en cochant la case
appropriée dans [Outils/Options/Affichage/Afficher le No hiérarchique].
Vous pouvez également afficher ou masquer les tâches récapitulatives du projet en cochant la
case appropriée dans [Outils/Options/Affichage/Afficher les tâches récapitulatives].
Finalement, vous pouvez afficher une tâche récapitulative pour l’ensemble du projet, ce qui
permet d’obtenir certaines informations du projet sur l’affichage de Gantt, notamment la
durée totale du projet et les coûts totaux. Pour y parvenir, cochez la case appropriée dans
[Outils/Options/ Affichage/Tâche récapitulative du projet].

26
Options d’affichages [Outils/Options/Affichage/...]

Configuration
des options
d’affichages

La hiérarchisation des tâches et la sélection option du mode plan produits le résultat suivant :

27
4.4 Insérer une tâche répétitive
Dans le cas d’une tâche qui a lieu à intervalles réguliers comme les réunions d’équipe, il est
possible d’insérer une tâche répétitive en utilisant la commande [Insertion/Tâche répétitive…]
et de spécifier l'intervalle et le nombre d'occurrences de cette tâche.

Par défaut, le logiciel nous propose le nombre d’occurrence correspondant à la durée du

projet. Cependant, si une tâche répétitive se déroule sur toute la durée du projet et qu’au cours
de la planification cette durée change, vous devrez alors redéfinir la plage de périodicité en
conséquence.
Il n’existe pas de mécanisme d’ajustement automatique dans le logiciel.

Symboles apparaissant dans la colonne Indicateurs :

Indique une tâche répétitive

Indique une contrainte de tâche Au Plus Tôt Le puisqu’on impose une date précise à
chaque tâche (réunion).

28
4.5 Insérer un projet

Dans le cas d’un ou de plusieurs lots de travail confiés à un entrepreneur externe qui en a
l’entière responsabilité de gestion, la planification détaillée de ces parties du projet relève
normalement de cet entrepreneur. S’il s’agit d’un contrat à montant forfaitaire, l’entrepreneur
peut ne pas souhaiter de divulguer les détails de sa propre planification. Souvent, seules
certaines contraintes telles que les dates de début et de fin ainsi que le coût global du mandat
sont négocié entre le client et le maître d’ouvrage.
Dans le cas d’un contrat à dépenses contrôlées dans lequel le client est facturé au prix coûtant
(plus un pourcentage, par exemple) ou s’il existe tout simplement un climat de collaboration
favorable, il est possible que l’entrepreneur accepte de communiquer les détails de sa
planification. S’il utilise le logiciel, il sera possible d’insérer directement les informations de
son mandat dans la planification du projet principal. Cette méthode peut être utilisée dans le
cas de clients internes à l’organisation.

Cette méthode consiste à insérer le fichier Ms Project du projet secondaire (mandat de

l’entrepreneur) dans le fichier principal (Planification de l’ensemble du projet). Il s’agit
d’effectuer les opérations suivantes :
1. Dans le fichier principal, positionnez le curseur sur la tâche en bas de l’endroit où vous
désirez insérer le projet
2. Exécutez la commande [Insertion/Projet…] puis indiquez le nom et l’emplacement du
fichier secondaire, puis validez en cliquant sur OK.

Vous obtiendrez une tâche récapitulative avec une barre de Gantt de couleur grise (de couleur
différente des autres tâches récapitulatives).

Dans la colonne Indicateur, Apparaîtra une icône indiquant qu’il s’agit d’un projet inséré.

Il sera possible d’afficher les tâches subordonnées du projet et de les modifier à partir du
projet principal. Lors de la sauvegarde de ce dernier, Ms Project nous demandera de
sauvegarder les données dans le fichier secondaire également. Cliquez sur Oui pour tout afin
d’enregistrer tous les fichiers modifiés.

29
Lorsque la planification du projet secondaire est modifiée, il s’agit ensuite de remplacer
l’ancien fichier sur le disque dur et ouvrir le ficher principal qui consultera automatiquement
le fichier secondaire lié. Le projet principal sera alors mis à jour dès que l’on affichera les
tâches descendantes du projet secondaire. Les deux fichiers sont donc liés électroniquement et
la modification de l’un se répercute automatiquement sur l’autre. Cependant, c’est le fichier
principal qui contient le fichier secondaire et qui demandera ce dernier, et non l’inverse.

Fichier secondaire déplacé ou supprimé

Lorsque vous ouvrez le fichier principal et que vous afficherez les tâches récapitulatives du
projet secondaire, Ms Project affichera la boîte de dialogue Impossible de trouver le fichier
inséré, si ce fichier à été supprimé ou changé d’emplacement sur votre disque dur ou sur le
réseau. À l’aide de cette boîte, localisez le fichier dans son nouvel emplacement et validez par
OK.

Affectation des ressources

Il sera possible d’affecter des ressources ou saisir toutes autres informations dans le projet
secondaire à partir du fichier principal. Cependant, vous n’aurez pas accès au tableau des
ressources de cette manière.

Exemple de Liste des tâches

SDT du projet Implantation d'un Système de Gestion de Projet sous forme de liste. Deux
niveaux sont représentés dans ce diagramme de Gantt.

30
31
CHAPITRE 5 : Planification par réseau
Nous savons intuitivement que toutes les tâches ne peuvent commencer en même temps.
Pourquoi ?
Certaines tâches ne peuvent débuter avant qu’une ou plusieurs autres soient terminées, ce qui
implique un ordre de réalisation à respecter.
D’autres tâches ne peuvent être réalisées maintenant, puisque la ressource compétente pour
effectuer le travail est occupée sur une autre tâche. Les tâches sont soumises à de telles
contraintes de réalisation. Il est donc nécessaire d’ordonnancer les tâches du projet lors de la
planification opérationnelle.

L’ordonnancement des tâches est une méthode qui consiste à calculer le temps minimum
nécessaire pour réaliser les tâches du projet. Il faut alors :
1. Estimer la durée de chaque tâche exécutable
2. Ordonnancer les tâches (lier les tâches entre elles)
3. Ajouter les contraintes additionnelles de délai (Date de début et de fin, etc.)
4. Établir la période de réalisation des tâches
5. Calculer la durée du projet

5.1 La notion de durée

La durée du projet est déterminée essentiellement par les exigences techniques des tâches et
du projet ainsi que par les caractéristiques des ressources affectées et leurs disponibilités.
Ces facteurs influenceront alors la durée des tâches, leur ordre de réalisation ainsi que leur
période de réalisation. Voyons quelques exemples :

Durée des tâches

1. Les exigences techniques de la tâche. Le vernis à bois prend deux jours pour sécher.
Pendant ce temps, il n’est pas possible de marcher sur le plancher.
2. La quantité de ressources humaines et des équipements affectés à la tâche. Deux ouvriers
réalisent normalement une tâche divisible plus rapidement qu’un seul ouvrier.
3. La qualité des ressources affecte également la durée de la tâche. Un cadre chevronné sera
plus rapide qu’un cadre inexpérimenté.
Ordre de réalisation des tâches (les liens)

L’ordre de réalisation des tâches dépend de plusieurs facteurs :

1. La nature et les exigences techniques du projet. La fondation d’une maison doit être
construite avant les murs. Il faut au moins deux hommes pour monter mettre le toit, un qui
monte les solives avec la grue et l’autre qui le fixe…
2. La disponibilité des ressources humaines et des équipements. Une personne décide
d’exécuter la tâche A et la tâche B de façon consécutive. Avec l’aide d’un collègue, les deux
tâches peuvent être exécutées simultanément. La même problématique se pose au sujet de la
disponibilité des fonds (Financement).

Période de réalisation

4. Le manque de disponibilité en ressource affecte la période de réalisation des tâches puisque

celle-ci doit être retardée.

32
5. Le calendrier définissant les jours de travail et les jours chômés affecte la période de
réalisation du projet sans affecter la durée des tâches. Les vacances des employés
interrompent le travail en cours.
6. Les contraintes externes au projet, fixées par le client comme la date de début ou de fin, par
exemple, font références aux relations du projet, à d’autres projets ou contraintes.
Les facteurs influençant le paramètre temps du projet sont nombreux. Ils devront attirer
l’attention du planificateur au niveau de l’estimation des durées et des décisions à prendre
pour améliorer le processus de réalisation du projet.

Relation entre la durée et ressources

La notion de durée en relation avec la quantité de travail se définit par le nombre de jour de
travail
(8 heures selon le calendrier du projet) nécessaire pour accomplir une tâche. Par exemple, un
travail nécessitant 10 jours de travail par deux personnes, correspond à 20 jours/ personne.
Cela représente l’estimation de base du travail (l’effort de travail nécessaire) qui est
indépendante de la durée de la tâche et de la période de réalisation. La durée peut être plus
courte si l’on augmente le nombre de travailleurs et inversement. La période de réalisation
peut être plus longue si le travail est interrompu, et donc différente de la durée, mais l’inverse
n’est pas vrai, à moins que…
L’estimation des durées se raffine aussi lors de l’affectation des ressources sur chacune des
tâches du projet (chapitre 6). La quantité et la qualité des ressources choisies affectent la
durée des tâches et la performance de la réalisation du projet. Il existe donc une relation
étroite entre la durée d’une tâche et l’affectation des ressources.
Dans ce manuel, nous traitons l’estimation des durées et l’estimation des besoins en
ressources dans deux chapitres différents. Cependant, il ne faut pas perdre de vue que ces
deux estimations sont directement liées. Au niveau de la planification opérationnelle, la durée
de chaque tâche est estimée en fonction des ressources affectées. Dans l’exemple du peintre,
l’estimateur peut majorer la durée de 5 jours de travail prévus à 4 jours s’il affecte un peintre
plus rapide.
La vérification de cette relation Durée – Affectation est développée au chapitre 7 sur
l’affectation des ressources. À ce stade, il s’agit simplement garder à l’esprit cette relation lors
de la saisie des durées dans Ms Project.

Définition de la durée dans le logiciel

Définissons quelques termes utilisés dans Ms Project :

Durée de la tâche exécutable : Nombre de jours travaillés nécessaires pour réaliser une tâche ;
Questionnaire 3 jours, Entrevues 5 jours, etc.
Durée de la tâche récapitulative : Période de temps requise, calculée par le logiciel, pour
permettre la réalisation de tous les descendants de cette tâche ; Analyse des processus 20
jours, même si le total des descendants est 13 jours (3+5+3+2). Les périodes chômées (samedi
et dimanche en gris) sont exclues de la durée. Cela est valable pour la tâche récapitulative du
projet.
Période de réalisation : Date de début et de fin entre lesquelles une tâche ou un projet se
réalise ; du 10 février au 05mars 2001.

33
Durée écoulée : Période continue du temps incluant les jours chômés ; Analyse des processus
26 jours écoulés.
Jalon : Tâche ayant une durée de 0 par définition.

5.2 Estimation de la durée

L’estimation de la durée des tâches est un travail difficile qui nécessite de l’expérience, des
données historiques valables sur des projets similaires ainsi qu’une validation périodique des
informations du projet en cours de planification.
Au départ, l’estimation de la durée des tâches est générale et elle se raffine grâce au
découpage des tâches en unités de production plus petites. Ce principe est valable également
pour l’estimation des ressources et des coûts.
Il se dégagera, de cette démarche, un certain nombre d’unités de mesure. Par exemple, la
durée nécessaire pour peinturer une pièce de grandeur standard de 10 à 15 mètres carrés.
Alors, l’estimation de la durée pour peinturer une maison peut s’estimer en multipliant la
quantité de temps pour peinturer une pièce par le nombre de celles-ci :
5 pièces x 1 jour = 5 jours de travail/personne. Ceci représente l’estimation de base dont nous
avons besoin avant de saisir les informations sur les durées et le travail dans Ms Project. Une
bonne estimation est plus importante que l’utilisation du logiciel en lui-même pour obtenir
une bonne planification. C’est également ce qui est le plus exigeant à faire.

L’approche préconisée
L’approche d’estimation préconisée consiste à faire débuter toutes les tâches à la date de
début du projet et d’ajouter les liens qui concernent la nature du travail et les exigences
techniques du projet. Il s’agit de s’en tenir d’abord aux liens logiques. Les contraintes de
ressources seront prises en compte lors de l’affectation des ressources. Nous obtiendrons
donc, dans un premier temps, la durée du projet sans contraintes de ressources ou de
financement.
Cette approche permet d’obtenir la durée minimum du projet afin d’être apte à mesurer
l’impact des contraintes de ressources, d’approvisionnement, de financement, etc. et ce, à
chaque étape où l’on ajoute de nouvelles contraintes.

5.2.1 Estimation de la durée de chaque tâche exécutable

La première tâche consiste à estimer la durée de chaque tâche sur une grille Excel. Nous
conseillons de débuter la réflexion sur papier ou avec un tableur avant de passer à la saisie sur
le logiciel.
Plusieurs changements peuvent survenir durant la recherche d’informations nécessaires à
l’estimation du travail et des durées.

34
 Fiche d’évaluation de la durée et des ressources

Le logiciel nous permettra de calculer la durée totale du projet ainsi que les périodes de
réalisation de chacune des tâches. Ces périodes de réalisation tiendront compte des calendriers
de réalisation ainsi que des contraintes de ressources.

5.2.2 Saisie de la durée

La saisie des durées peut se faire directement dans la cellule à l’aide de la souris sur les
flèches monter et descendre ou en utilisant les touches numériques du clavier et Retour.

35
 Durée en minute, heure, jour, semaine, mois (Unité de temps)
Il est pertinent de fixer l’unité de temps qui convient le mieux au projet selon sa nature propre
et en fonction de sa durée. Nous avons déjà vu comment effectuer la configuration de ce
paramètre
[Outils/Options/Prévisions Affichage de la durée en :] au chapitre 1. Par défaut, la durée dans
le logiciel est en jour, ce qui est facilitant pour les estimations précises tandis que pour les
projets internationaux sur quatre ans, l’unité de mesure est petite et crée certains
inconvénients de représentation.
Il est possible d’afficher la durée en utilisant des unités différentes selon les tâches. Pour cela,
il faut changer le symbole de l’unité qui suit le nombre, dans la barre de saisie, au niveau de
chaque tâche :
Temps travaillé : min = minute, hr = heure, jour = jour, sm = semaine, mo = mois
Temps écoulé : miné = minutes écoulées, hré = heures écoulées, jourséc = jours écoulés, smé
=semaines écoulées, moé = mois écoulés
Note : vous pouvez modifier les lettres correspondant à chaque unité de temps dans [Outils/
Options/Modification/Afficher les options pour les unités de temps].

Macro pour l’unité de la durée

Si vous désirez changer l’unité sur toutes les tâches déjà saisies, vous devez normalement le
faire manuellement sur chaque tâche et cela peut être long. C’est pourquoi nous proposons de
sélectionner l’unité par défaut avant d’effectuer la saisie des tâches. Cependant, il existe une
macro permettant de changer automatiquement l’unité de la durée dans
[Outils/Macro/Macros…/Format_durée].
Cette commande ne change pas la valeur de l’estimation de base. Par exemple, 4 jours
deviendra 0,8 semaine, selon le rapport entre le nombre d’heures par jour et par semaine que
l’on retrouve dans les paramètres du calendrier du projet. Toutefois, la durée demeure la
même.

36
 Valeur décimale
Si vous désirez saisir une durée contenant une valeur décimale telle que 2,5 jours, par
exemple, vous devez insérer la décimale dans la barre de saisie et valider à l’aide du crochet
vert ou à l’aide de la touche Entrée.
Les jalons
Le jalon se crée normalement lorsqu’on saisit une durée 0 à une tâche. Cependant, il existe
une autre méthode pour créer un jalon proposant des informations différentes. Voir sur la
figure suivante :
Il s’agit de cocher la case dans [Informations sur la tâche/Confirmé/ Marquer la tâche en tant
que jalon]. La tâche conservera alors sa durée initiale et prendra la forme d’un délai (que nous
allons voir plus loin dans ce chapitre). L’exemple ci-dessous montre les tâches A2 et B2 qui
donnent un résultat identique au niveau de la durée de leur tâche récapitulative, mais qui
diffère pour la durée du travail et les coûts de cette tâche.
Il existe deux méthodes pour créer les jalons :
Tâche 1 A : Mettre une durée 0 et créer un délai qui ne comptabilise pas le travail ni les coûts
Tâche 2 C : Cochez la case Marquer en tant que jalon, Crée un délai, puis le travail ainsi que
les coûts sont comptabilisés.

5.3 Ordonnancer les tâches (créer les liens entre les tâches)

Nous avons énuméré et ordonné chronologiquement les tâches. Nous allons maintenant
indiquer l’ordre de réalisation sous forme de liens entre les tâches.
La saisie des liens entre les tâches permet d’identifier l’ordre d’exécution des tâches, les dates
prévisionnelles de réalisation des tâches ainsi que le chemin critique. De plus, la mise à jour
d’une ou plusieurs tâches permet de mettre à jour l’ensemble du planning, ce qui est un
avantage de la planification sur le logiciel.

5.3.1 Type de liens

Il existe les quatre types de liens. Voyons un exemple avec une tâche A et B.
A = le prédécesseur est la tâche à partir de laquelle la contrainte est définie
B = le successeur est la tâche à partir de laquelle la contrainte est imposée

FIN-DÉBUT (DF)
La tâche (B) ne peut pas commencer tant que la tâche (A) n'est pas terminée. Par
exemple, si vous avez deux tâches, « Fondation » et « Monter les mûrs », la tâche
« Monter les mûrs » ne peut pas commencer aussi longtemps que la tâche
«Fondation » n'est pas terminée. Il s'agit du type d'interdépendance le plus courant.

37
DÉBUT-DÉBUT (DD)
La tâche (B) ne peut pas commencer tant que la tâche (A) n'est pas commencée. Si
vous
avez deux tâches, « Couler les fondations » et « Niveler le béton », « Niveler le béton » ne
peut pas commencer tant que « Couler les fondations » n'est pas commencé.

FIN-FIN (FF)
La tâche (B) ne peut pas se terminer tant que la tâche (A) n'est pas terminée. Par exemple, si
vous avez deux tâches, « Installer le câblage » et « Inspecter le système électrique » , la
tâche « Inspecter le système électrique » ne peut pas se terminer tant que la tâche « Installer le
câblage » n'est pas terminée.

DÉBUT-FIN (DF)

La tâche (B) ne peut pas se terminer tant que la tâche (A) n'est pas commencée. En
pratique, ce type d'interdépendance ne fait pas réellement de sens en gestion de projet surtout
si des coûts variables sont associés à la tâche (B). Ce type de lien peut cependant être utilisé
sur une tâche fictive permettant de faire courir des frais quelconques jusqu’à l’avènement
d’une autre tâche.
Délais (retard + ou -)
Il est possible d’imposer des retards (délais) positifs ou négatifs entre les tâches. Une avance
correspond à une superposition entre des tâches présentant une interdépendance. Un retard
correspond à un intervalle de temps séparant des tâches présentant une interdépendance.

A: PRÉDÉCESSEUR
B: SUCCESSEUR
Ce délai peut être exprimé en pourcentage de la durée ou en unité de temps écoulé.
L’ajustement du retard en % ajuste le délai en fonction de la durée du prédécesseur, ce qui
n’est pas le cas avec un retard en nombre de jours.

5.3.2 Création des liens

Il existe au moins quatre manières de créer un lien entre deux tâches :
1. Une façon rapide consiste à utiliser la souris. Positionner le curseur sur la barre du Gantt de
la tâche prédécesseur, Cliquez et maintenez la touche de la souris puis, relâchez sur la barre
de Gantt de la tâche successeur. Cette méthode créée un lien Fin début [FD] par défaut.

2. Deux icônes sont disponibles dans la barre d’outils Standard pour lier les tâches.
Sélectionnez les tâches à l’aide de la souris puis, cliquez sur l’icône Lier les tâches . Les
tâches seront liées par un lien FD de manière consécutive. Si vous désirez lier les tâches dans
un ordre différent, utiliser la touche [CTRL] du clavier, la maintenir pendant que vous
sélectionnez les tâches à l’aide de la souris. Les tâches seront liées selon l’ordre de votre
sélection, peu importe l’ordre dans la liste.
3. Saisir le no du prédécesseur de la tâche dans la colonne Prédécesseur de la table entrée du
Gantt. Il est possible ici de saisir le type de lien [FD, FF, DD, DF] après le no du prédécesseur
si vous connaissez la syntaxe appropriée.

38
4. La méthode la plus flexible consiste à utiliser la boîte de dialogue Information sur la tâche à
l’onglet Prédécesseurs en double cliquant sur une tâche à l’aide de la souris pour saisir ou
modifier les liens. Cette boîte permet de saisir plusieurs liens (comme avec les autres
méthodes d’ailleurs) et de les modifier individuellement au niveau du type de lien et du retard
positif ou négatif pour créer un délai. Cette méthode peut donc être utilisée après avoir
préciser les liens.

Après avoir créé un lien à l’aide d’une des méthodes discutées plus haut, vous pouvez
modifier rapidement ce lien à l’aide de la souris en double cliquant directement sur ce lien
dans la partie graphique du Gantt. Cette boîte de dialogue apparaîtra afin de permettre de
modifier ce lien.

Lien sur une tâche fractionnée

Si on applique un lien à une tâche fractionnée, qu’elle soit prédécesseur ou successeur, le lien
ne pourra pas se faire uniquement sur une partie de cette tâche. Le lien sera nécessairement au
début ou à la fin de cette tâche.

5.4 Liens sur les tâches récapitulatives et les tâches exécutables

Il est possible de lier les tâches récapitulatives entre elles ou de lier les tâches exécutables
d’une tâche récapitulative à l’autre. Nous avons cependant intérêt à créer un réseau

39
d’ensemble de tâche (récapitulatives) plutôt qu’un réseau de tâches exécutables, dans la
mesure ou les tâches récapitulatives sont des ensembles gérés et exécutés de façon distincte.
Il existe tout de même des situations où certains liens s’appliquent à des tâches exécutables de
lots différents. Dans ce cas nous devrons en tenir compte.
Nous pouvons procéder par étape en saisissant d’abord les liens logiques existant entre les
tâches récapitulatives et ensuite saisir ceux existant entre les tâches exécutables du même lot.
Finalement, nous créerons les liens entre tâches exécutables de lot différents.

5.4.1 Saisie des liens entre les tâches récapitulatives

5.4.2 Saisie des liens entre les tâches exécutables

5.4.3 Saisie des liens entre tâches exécutables de lots de travail différents

Il est possible effectivement de créer des liens entre les tâches exécutables de différentes
tâches récapitulatives. Cela peut nous permettre, lors de l’optimisation de la planification, de
réduire les délais du projet en précisant la tâche exécutable spécifique qui est en relation avec
une autre tâche.
Dans le cas SGP, il est nécessaire de le faire pour respecter la logique du projet. La première
version du manuel (1.2.6) doit être évaluée pendant la formation en GP (2.3), donc la création

40
d’un lien Début Début [DD] est nécessaire entre la tâche 2.3.1 et 1.2.6 comme on peu le voir
sur la figure suivante :

Notez que pour créer cette relation, il sera nécessaire de supprimer d’abord le lien qui existait
entre les tâches récapitulatives 1.2 et 2.2 car cela provoquait une relation circulaire impossible
et Ms Project annonçait le message d’erreur.

5.5 Justification des liens

Nous suggérons également de commenter la justification des principaux liens.
Par exemple :
La tâche 5.1 Planification doit être terminée et le plan approuvé avant le début des autres
tâches ;
La tâche 4.3 Finition du local de formation doit être terminée de sorte que l’on puisse faire
l’aménagement informatique (3.3), et ensuite dispenser la formation en GP dans le local
fonctionnel ;
Lien Début Début [DD] entre la tâche 1.2.6 (Évaluation du manuel, version 1) et 2.3.1
(Formation en GP) puisque c’est pendant la formation que la version 1 sera testé auprès des
participants.
Les justifications peuvent être écrites dans [Information sur la tâche
récapitulative/Remarques] et seront accessibles pour ceux qui consultent la planification à
l’aide du fichier.

41
Ces informations peuvent être visualisées simplement en positionnant la souris sur l’icône
apparaissant dans la colonne Indicateurs. Nous verrons comment imprimer ce texte plus loin
dans ce chapitre.

5.6 Ajouter les contraintes additionnelles de délai

Il existe certaines contraintes particulières de réalisation du projet dont nous souhaitons
pouvoir tenir compte dans la planification. Il s’agit des contraintes suivantes :
Date de début ou de fin de projet
Date de début ou de fin précise d’une tâche
Date de début ou de fin avant une date précise
Date de début ou de fin après une date précise
Lorsque nous lions les tâches à l’aide des liens, le logiciel calcule les périodes de réalisation
des tâches. Si une tâche se prolonge ses successeurs se déplacent automatiquement. Nous
recommandons d’utiliser les contraintes lorsque cela est une contrainte fixe (exigence du
client, contraintes techniques reliées à la nature de la tâche, etc.) pour garder le maximum de
souplesse dans les prévisions.
Définir les contraintes de tâche dans [Informations sur la tâche/Confirmé/Type de contrainte]

42
La contrainte par défaut est Dès Que Possible, c’est à dire qu’aucune contrainte de date n’est
appliquée à la tâche. Par contre, si une date est saisie directement sur le champ Début ou Fin
dans le Diagramme de Gantt, par exemple, une contrainte sera appliquée automatiquement
puisque le logiciel considèrera que vous souhaitez appliquer une restriction à la date de Début
et de Fin.

Indicateurs de contrainte
À partir du moment où une contrainte est appliquée à une tâche, une icône apparaît dans la
colonne
Indicateur, précisant la nature de cette contrainte. Voir les types d’indicateurs en annexe.
Type de contraintes dans Ms Project
Les Contraintes Dès que possible et le plus tard possible ne requièrent pas de dates :
Contraintes flexibles :
Dès Que Possible (DQP) La tâche se réalise dès que possible. Contrainte par défaut pour les
projets prévus à partir de la date de début.
Le Plus Tard Possible (LPTP) La tâche se réalise le plus tard possible. Contrainte par défaut
pour les projets prévus à partir de la date de fin.
Les autres contraintes nécessitent de préciser une date :
Contraintes fixes :
Doit Commencer Le (DCL) Date exacte à laquelle une tâche doit commencer. Le logiciel ne
permettra pas aux prédécesseurs de cette tâche de la faire débuter à un autre moment.
Exemple d’utilisation : Date officielle d’un événement public comme un colloque.
Doit Finir Le (DFL) Date exacte à laquelle une tâche doit être terminée. Exemple
d’utilisation :
Synthèse d’un rapport devant être présenté au conseil d’administration.
D'autres paramètres de prévision, tels que les interdépendances des tâches, l'avance ou le
retard, l'audit des ressources et le retard sont secondaires par rapport à ces contraintes.
Contraintes modérées :
Si une date est saisie directement sur le champ Début ou Fin dans le Diagramme de Gantt, ces
contraintes seront appliquées selon que le projet est prévu à partir de la date de début ou de
fin.

43
 Projets est prévus à partir de la date de début :
Début Au Plus Tôt Le (DPTO) La date avant laquelle la tâche ne peut pas commencer avant.
Toutefois, elle peut commencer après. Si les prédécesseurs se prolongent, la tâche pourra
débuter plus tard, donc être déplacé vers la droite.
Fin Au Plus Tôt Le (FPTO) La tâche ne peut pas se terminer avant la date spécifiée, Mais
elle peut se terminer après.
Projets est prévus à partir de la date de fin :
Début Au Plus Tard Le (DPTA) La tâche peut commencer avant la date spécifiée ou à la
date spécifiée. Cependant, elle ne peut pas commencer après puisque la date de fin du projet
est fixe.
Fin Au Plus Tard Le (FPTA) La tâche se termine avant ou à la date spécifiée, mais elle ne
peut pas se terminer après, puisque la date de fin du projet est fixe.

Date d’échéance

Si vous voulez effectuer le suivi de l'échéance d'une tâche déterminée sans verrouiller vos
prévisions en définissant une contrainte fixe, vous pouvez définir une date d'échéance pour
cette tâche dans [Informations sur la tâche/Confirmé/Contrainte sur la tâche/Échéance]. Le
logiciel assure le suivi des dates d'échéances à l’aide d’une flèche sur le Gantt et affiche un
indicateur si la tâche se termine après son échéance.

Suppression d’une contrainte

Pour supprimer une contrainte, vous devez simplement remplacer celle-ci par une contrainte
Dès que possible dans [Informations sur la tâche/Confirmé/Type de contrainte].

Les calendriers

Les calendriers sont également des contraintes particulières de réalisation. Un calendrier

spécifique peut être appliqué au niveau de chaque tâche dans [Informations sur la
tâche/Confirmé/Calendrier].
Vous pouvez effectivement créer un calendrier spécifique qui s’applique à certaines tâches
comme les activités de formation des villageois qui ne peuvent se dérouler pendant la période
des récoltes.

5.7 Calculer la durée du projet

Les tâches, les durées, les liens et les contraintes particulières de réalisation étant définis, le
logiciel est maintenant en mesure de calculer la durée totale du projet ainsi que les périodes de
réalisation des tâches.
À ce stade-ci, la planification ne tient pas compte des contraintes de ressources (conflit
d’affectation) et des différentes solutions permettant d’optimiser la réalisation du projet. Les
résultats actuels correspondent néanmoins à la durée minimale du projet dans le cas où il
n’existerait pas de limites de ressources. L’utilisation de cette approche nous permettra alors
de mesurer l’impact de ces contraintes sur la durée totale du projet.

44
La durée totale du projet est disponible dans [Fichier/Propriétés/Contenu] ou sur la tâche
récapitulative du projet. Les périodes de réalisation des tâches sont accessibles dans les
colonnes Début et Fin d’un affichage de tâche.

5.8 Visualiser la planification

L’affichage Diagramme de Gantt permet de visualiser les planifications en terme de durée, de

lien, de période de réalisation, etc.
Choix du Diagramme de Gantt
Personnalisez de diagramme de Gantt à l’aide de l’assistant conçu à cet effet dans [Format/
Assistant diagramme de Gantt] et suivez les indications à chaque étape. Choisissez le
diagramme affichant le chemin critique, trois possibilités différentes sont offertes dans
[autres].
Styles des barres
Accédez à l’ensemble des possibilités de personnalisation des barres du Gantt dans
[Format/Styles des barres...].
Échelle de temps
Personnalisez l’échelle de temps dans [Format/Échelle de temps…] ou double clic sur
l’affichage.
Quadrillage
Ajustez le quadrillage de la partie graphique dans [Format/Quadrillage…].
Disposition des liens
Modifiez la disposition des liens dans [Format/Disposition...]

5.8.1 Identification du chemin critique

La méthode du chemin critique

Le chemin critique est la séquence des tâches la plus longue qui détermine la date de fin du
projet. Tout retard pour une tâche située sur le chemin critique entraîne nécessairement la
prolongation de la durée totale du projet et inversement, puisqu’il n’existe pas de marge libre
sur ces tâches.
L’intérêt d’identifier le chemin critique est d’attirer l’attention du gestionnaire de projet sur la
séquence des tâches dont la marge est zéro par rapport aux autres disposant d’une marge plus
ou moins importante. Celui-ci connaît alors les tâches sur lesquelles il peut intervenir pour
obtenir un effet sur la durée du projet et quelles autres il peut retarder. Cela est très utile lors
de la réaffectation des ressources, au moment de l’optimisation de la planification et de la
résolution de problème en cours d’exécution.
Définitions
Temps hâtifs
Période la plus hâtive [début et fin au plus tôt] pendant laquelle une tâche peut être réalisée
dans le respect des contraintes d'ordonnancement des travaux

Temps tardifs
Période la plus tardive [début et fin au plus tard] pendant laquelle une tâche peut être réalisée
sans prolonger la durée du projet
Tâche critique
Tâche dont la marge totale = 0
Chemin critique
Séquence des tâches critiques. Séquence dont la durée est la plus courte

45
Marge totale
Période de temps dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans prolonger la durée du
projet.
Marge libre
Période de temps dont une tâche peut être prolongée ou retardée sans retarder le début hâtif de
ses successeurs

5.8.1.1 Visualisation du chemin critique

L’affichage Diagramme de Gantt montre le chemin critique en rouge.

Dans ce cas, la construction du local et son aménagement informatique, la formation en

gestion de projet ainsi que l’implantation du SGP sont sur le chemin critique.
Au cours du suivi du projet, puisque la durée réelle des tâches peut être différente de la durée
planifiée, il est possible d’obtenir un chemin critique différent. Le logiciel affichera
automatiquement le nouveau chemin critique en rouge.

46
CHAPITRE 6 : Affectation des ressources
La réalisation d’une tâche nécessite normalement l’utilisation de ressources humaines,
d’équipements de matériaux et de fournitures. Le problème se pose lorsque plusieurs tâches
utilisant les mêmes ressources doivent être réalisées en même temps. Certaines peuvent
effectivement être une source de conflit d’affectation (R-H, équipements) tandis que d’autres
devront faire l’objet d’acquisition (approvisionnement de matériaux, de fournitures). Il faut
alors s’assurer que les ressources seront effectivement disponibles au moment où elles sont
requises.
Il est nécessaire de distinguer les différents types de ressources, ainsi que leurs
caractéristiques, car elles ne sont pas nécessairement traitées de la même manière au niveau
du support informatique.

Ressources productives humaines et matérielles (locaux de travail, véhicules de mission,

photocopieur) doivent être disponibles pour que les travaux soient exécutés donc source de
conflits d’affectation
Dédiées au projet

Affectées temporairement
• provenant des unités fonctionnelles ou de service de l’organisation
• sous la responsabilité du directeur fonctionnel ou du service
• généralement partagées avec d’autres projets (structure matricielle)
• sont l’objet de négociations les besoins doivent être anticipés
Externes (contrat)
• sous la responsabilité d’un gestionnaire indépendant de l’organisation
• contrat = sous-projet: problématique analogue à celle d ’un projet
Ressources consommables
investies dans le projet (ex: béton, structure, etc.)
doivent faire l’objet de prévisions (acquisition)

47
ne sont pas sources de problèmes d’affectation sauf dans le cas spécial ou les stocks doivent
être pris en compte pour l’exécution des travaux.
Ressources de gestion ou d’encadrement
assument des responsabilités globales (ne participent pas à la réalisation des tâches)
ne sont pas sources de problèmes d’affectation
Certaines ressources humaines, notamment les gestionnaires de projet, doivent distinguer s’ils
sont affectés à des tâches exécutables ou à des tâches de gestion afin de traiter correctement la
résolution des conflits qui peuvent apparaître.

L’estimation des ressources

L’estimation des ressources consiste, d’une part, à évaluer les besoins, c’est à dire estimer la
quantité et la qualité des personnes, des matériaux et des équipements nécessaires à la
réalisation de chacune des tâches et/ou activités du projet et d’autre part, d’établir le nombre
d’unité de chaque ressource que l’on est prêt à allouer au projet selon les contraintes
d’allocation existantes.
Il faut tenir compte également des ressources de gestion. L’identification des intervenants et
l’affectation des rôles et responsabilités sont consignés dans la Charte des responsabilités.

A l’aide de Ms Project,
nous pourrons estimer les
besoins en ressources
pour chacune des
périodes du projet à l’aide
de plusieurs outils tel que
le Graphe de ressources.

2.0 Les étapes d’affectation des ressources

Établir la liste préliminaire des ressources

La première étape consiste à établir la liste préliminaire des ressources requises pour la
réalisation du projet. Il s’agit donc d’identifier les besoins du projet en personnel, en
équipement et en ressources matérielles. Quelles sont les compétences nécessaires à la
réalisation du projet ? Quels sont les types de ressources dont nous aurons besoin ? Etc.
Sur le logiciel, il s’agit de saisir la liste des ressources dans le tableau des ressources et de
compléter les informations appropriées concernant chacune d’entre elles. Cette étape doit
normalement être faite avant de procéder à l’affectation des ressources pour chaque tâche.

48
Compléter les champs de ressources suivants :
Nom de la ressource : Saisir le nom de chaque ressource ou du groupe de ressource.

Type : Sélectionner le type de ressource. Travail pour les ressources productives (personnes
et équipement) ou Matériel pour les ressources consommables comme les fournitures et les
matériaux.

Étiquette matériel : Permet de spécifier l’unité de mesure appropriée pour les ressources
matérielles. Par exemple, tonnes ou mètre carré.

Initiales : Affiche l'abréviation d'un nom de ressource qui peut être utilisée à la place du nom
pour gagner de l’espace

Groupe : Affiche le nom du groupe auquel la ressource appartient afin de pouvoir afficher,
trier, filtrer ou de modifier des ressources en fonction du groupe de ressources.

Capacité max : Affiche le Pourcentage ou le Nombre d’unités représentant la capacité

maximale dont dispose une ressource pour accomplir des tâches sur la période en cours.
100% est égal à 1 ressource x 8 heures (selon le calendrier du projet) et est égal à 1 unité de la
ressource. Par défaut, la valeur du champ Capacité max est égale à 100 pour cent. Quantité de
la ressource (1 = 100%).
Pour modifier cette option sélectionnez dans [Outils/Options/Prévisions/Afficher les unités
d’affectation en : Pourcentage ou Décimale].
Si la ressource est affectée à plus d'unités d'affectation que le nombre maximal pour
l'ensemble des tâches affectées, cette ressource est surutilisée. La ligne de la ressource
s’affiche en rouge pour signifier la suraffectation.
Calendrier de base : Affiche le calendrier de base du calendrier de la ressource. Ce calendrier
peut être changé ici avant même de personnaliser le calendrier de la ressource, ce qui est utile,
par exemple, lorsqu’un calendrier spécifique s’applique à des groupes de ressource.

Affectation des ressources nominatives ou selon la catégorie

Il est possible d’identifier les ressources productives de manière nominative (nom de la

personne ou de la pièce d’équipement ou selon le nom de la catégorie représentant : plusieurs
unités similaires
(Ex: 5 ouvriers de catégorie A) ; plusieurs unités faisant partie d’un même groupe (ex:
formateurs = Gilles, Larbi, Jean) ; une équipe (ex: équipe excavation = 1 pelle mécanique, 2
camions, 4 opérateurs).
Il peut être intéressant de ne pas affecter les ressources de manière nominative au début afin
de conserver plus de flexibilité dans les affectations. Cela est possible dans la mesure où les
ressources regroupées possèdent des compétences similaires et sont interchangeables.

6.3 Calendrier individuel [Informations sur la ressource/Temps travaillé]

Par défaut, la ressource utilise le calendrier du projet. Cependant, il est possible de définir un
calendrier personnalisé pour chaque ressource ayant un calendrier différent (congés, vacances,
affectation sur d’autres projets ou activités, formation) pour que les congés et jours de travail
de la ressources s’ajoutent à ceux du calendrier du projet.

49
La boîte de dialogue [Informations sur la ressource/Temps travaillé] s’obtient en double
cliquant sur la ressource dans un affichage ressource comme le Tableau des ressources.

Dès que l’on crée une ressource, il y a un calendrier spécifique qui devient disponible dans la
liste des calendriers que l’on retrouve dans [Outils/Modifier le temps de travail…/Pour], sauf
pour les ressources Matérielles puisque les calendriers s'appliquent uniquement aux
ressources Travail.

Interaction entre les différents calendriers

Si un calendrier des tâches est appliqué et que des ressources sont affectées à une tâche, la
tâche est prévue par défaut dans les périodes oeuvrées communes au calendrier des tâches et
aux calendriers des ressources.
Si vous souhaitez que la tâche soit prévue uniquement en fonction du calendrier des tâches,
activez la case à cocher Les prévisions ignorent les calendriers des ressources sous l'onglet
Confirmé de la boîte de dialogue Informations sur la tâche. Cela est utile pour comparer la
durée d’une tâche avec et sans le calendrier de la ressource. Dans certain cas, l’application
simultanée des deux calendriers affecte considérablement la durée de la tâche en laissant peu
de temps de travail dans certains cas.
Peu importe l’horaire de travail spécifique d’une ressource (4 heures de travail par jours, par
exemple), la durée prévue de la tâche est toujours calculée en tenant compte de l’horaire
normal de travail du calendrier du projet que l’on a défini dans [Outils/Options/Calendrier]
(par défaut, 8 heures de travail par jour).

50
6.4 Affectation des ressources

Après avoir saisi les ressources dans le Tableau des ressources, celles-ci deviennent
disponibles dans le menu déroulant des cellules du champ Noms ressources ainsi que dans les
autres affichages ou boîtes de dialogue permettant d’affecter les ressources.
Méthode 1
La première méthode d’affectation des ressources est de sélectionner le nom de la ressources
dans le champ Noms ressources à l’aide du menu déroulant. Il est préférable de ne pas saisir
directement le nom de la ressource dans une cellule à l’aide du clavier car une erreur
d’orthographe aura pour conséquence de créer une nouvelle ressource. Il est possible de créer
une nouvelle ressource directement dans la Table : Entrée du Gantt.

Saisie dans le champ Noms ressources du Gantt

Cette méthode ne permet pas cependant d’affecter plusieurs ressources à l’aide du menu
déroulant et il faut s’assurer de bien respecter la syntaxe nécessaire pour la base de donnée de
Ms Project s’ils sont saisis manuellement.

Méthode 2
La deuxième méthode consiste à utiliser la boîte de dialogue Information sur la
tâche/Ressources en double cliquant sur la tâche. Elle permet d’affecter plusieurs ressources
aux tâches et d’en préciser le pourcentage d’affectation.

51
1. Barre de saisie permettant de créer ou modifier le nom de la ressource
2. Chaque ligne correspond à une ressource
3. Sélectionner le nom de la ressource dans cet espace à l’aide du menu déroulant
4. Préciser la capacité de cette ressource pour cette tâche.
L’inconvénient de cette méthode est que nous devons valider l’affectation pour chaque tâche
et ouvrir à nouveau la boîte de dialogue pour effectuer l’opération sur la tâche suivante.

Méthode 3
Il s’agit ici d’utiliser la boîte de dialogue Affecter les ressources, spécialement conçu à cet
effet.. Elle est accessible à partir de l’icône Affectation des ressources suivant de la barre

d’outil Standard.

Cette méthode permet de procéder aux affectations sans être obligé d’ouvrir la boîte de
dialogue à chaque tâche. Le travail est alors plus rapide.
Note. Avec la version 2000, la colonne Nom se masque à gauche lorsqu’on intervient sur les
Unités, ce qui est particulièrement gênant.

Méthode 4

La dernière méthode, la plus complète, consiste à utiliser l’affichage Fiche tâche qui est
disponible par défaut en fractionnant l‘écran dans l’affichage de Gantt à l’aide de la
commande
[Fenêtre/Fractionner] ou dans [Affichage/Plus d’affichages…/Fiche tâche/Appliquer].
Cette boîte de dialogue, utilisée avec un écran fractionné permet d’affecter plusieurs
ressources tout en intervenant sur les Unités et le Travail. Avec les boutons [Préc] et [Suiv], il

52
est facile de se déplacer entre les différentes tâches. Il est possible également de cliquer sur
une tâche dans l’Affichage de Gantt (écran du haut) et effectuer les changements dans la
Fiche tâche (écran du bas).

Vous pouvez accéder à d’autres paramètres de la tâche, à l’aide du menu contextuel appliqué
sur la Fiche tâche. Il est alors possible de modifier les liens, les prévisions, le travail, les
coûts, les remarques et les objets pour chaque tâche.

Situation dans lesquelles vous pouvez affecter des ressources:

1. si vous effectuez le suivi du volume de travail réalisé ou la quantité de matériel utilisé pour
l’exécution des tâches
2. si vous souhaitez clarifier les responsabilités
3. si vous voulez raffiner les estimations au niveau des durées et des dates de fin des tâches
4. si vous voulez rationaliser l’utilisation des ressources et vous assurer de ne pas affecter trop
ou trop peu de travail
5. si vous voulez justifier le coût et le temps de travail de chaque ressource

Cas des entrepreneurs externe

53
Dans le cas de contrats confiés à des entrepreneurs externes à l’organisation, il n’est pas
nécessairement utile d’affecter des ressources. C’est l’entrepreneur qui est normalement
responsable de faire les estimations de besoin en ressources, de rationaliser l’utilisation de
celles-ci et d’effectuer le suivi du travail. Il a d’ailleurs intérêt à le faire dans le cadre d’un
contrat à prix fixe. Pour le client, c’est le suivi des durées et des coûts qui l’intéressera
davantage.
Bien que ce soit en grande partie l’affectation des ressources qui génère le calcul des coûts du
projet dans le logiciel, vous pourrez utiliser des coûts fixes associés aux tâches à partir des
devis.

Disponibilité de la ressource
Vous pouvez préciser la disponibilité de la ressource, c’est à dire à quel moment et dans
quelle mesure la ressource est disponible pour le travail. Contrôlez la disponibilité de la
ressource dans la boîte de dialogue Information sur la ressource à l’onglet Général.
Si vous connaissez déjà les contraintes de disponibilité de la ressource, il est souhaitable de
les préciser dans cette boîte de dialogue avant son affectation sur les tâches. Cependant, nous
verrons au chapitre 8, Optimisation de la planification, comment ajuster la disponibilité selon
les besoins du projet.

[Information sur la ressource à l’onglet Général]

Remplacement d’une ressource

Si vous désirez remplacer une ressource affectée sur plusieurs tâches par une autre ressource
sans être obligé de l’affecter sur chacune de ces tâches, il suffit de remplacer le nom de la
première ressource par celui de la deuxième dans le Tableau des ressources. Alors, la nouvelle
ressource sera affectée sur toutes les tâches sur lesquelles la première était affectée.

54
Modification du nom de la ressource

C’est le même principe qui s’applique lorsque vous désirez modifier ou corriger le nom de la
ressource. Ces opérations doivent se faire dans le Tableau des ressources pour que les
changements se répercutent sur l’ensemble des tâches. En l’effectuant sur d’autres affichages,
vous allez créer une nouvelle ressource au lieu de la modifier.

6.5 Ajustement de l’estimation (relation Durée – Travail – Capacité)

Nous avons vu au chapitre 6 que la durée de la tâche est en relation avec la quantité et la
qualité des ressources qui y sont affectées. En fait, la durée est liée mathématiquement au
travail et à la capacité de la ressource.

La notion d’effort
Cette notion fait référence à l’effort de travail investi par une ressource pour réaliser une
tâche.
Elle se mesure en jours-personne ou en heures-personne, par exemple, et correspond à la
quantité de travail nécessaire pour réaliser cette tâche.
Exemple

Si une tâche est effectuée par deux personnes à temps plein pour une durée de 2 jours de 8
heures, la quantité de travail sera donc de 32 heures-personne ou 4 jours-personne.
Formule : Durée = Travail / Ressources
2 Jours = 32 heures-personne / 2 personnes à temps plein (8 heures)
Travail = Ressources x Durée
32 heures = 2 personnes à temps plein (8 heures) x 2 jours
Capacité de la ressource (8 heures/jour) = Travail / Durée
16 heures par jour (Capacité Max 200%) = 32 heures / 2 jours

Il faut se rappeler que la capacité de la ressource est définie par le calendrier du projet dans
[Outils/Options/Calendrier] et est exprimé en unité (100% = 1 personne).
Évidemment, la formule est valide dans la mesure où chaque ressource a un niveau de
productivité égale et que l’on peut utiliser n’importe quel nombre de ressource. Il n’y a pas de
minimum ou maximum selon la nature du travail, les critères d’efficacité, de normes de
sécurité.
Ces hypothèses sont rarement vérifiées dans toutes les conditions. Il existe, par exemple, une
dimension optimale de l’équipe de travail pour réaliser une tâche spécifique et toute
modification de la composition de cette équipe risque d’entraîner une partie d’efficacité.
Cependant, la base de calcul demeure valable en autant que la durée calculée est ajustée pour
tenir compte de l’efficacité moyenne de la nouvelle équipe.

Insertion de la colonne Travail

Afin de vérifier l’exactitude de l’interprétation des durées, insérez la colonne travail dans la
table entrée dans [Insertion/Colonnes…/Nom de champ:/Travail].

55
Dans cet exemple, l’estimation de base pour la tâche montage est de : 15 jours x 8 heures x 3
monteurs = 360 heures de travail-personne, donc un effort de travail de 45 jours-personne.
Le résultat en terme de quantité de travail est très important pour les raisons suivantes :
- La mesure de la quantité d’affectation et les conflits (d’affectation) qui peuvent en résulter
sont en lien direct avec la capacité de la ressource.
- Les coûts variables de la ressource sont calculés, dans le logiciel, à partir d’un taux multiplié
par la quantité de travail.

6.6 Vérification de la charge des ressources

La vérification de la charge des ressources consiste à voir quelle est la répartition de la

quantité de travail sur chaque période (jour, semaine, mois, etc.). Ms Project répartit le travail
sur chaque jour de manière automatique. Cependant, il se peut que cette répartition ne soit pas
adéquate par rapport à l’organisation du travail et aux contraintes techniques des tâches.
Utilisation des ressources

[Affichage/Utilisation des ressources]

56
Répartition des ressources
Ms Project propose l’affichage combiné Répartition des ressources qui est disponible à l’aide

de la première icône de la barre d’outil Gestion des ressources.

Cet affichage permet de visualiser la répartition de la charge de travail, les tâches de chaque
ressource (partie du haut) ainsi que les marges disponibles, ce qui permet de redistribuer le
travail tout en s’assurant que les changements ne prolongent pas la durée du projet.

57
Nous discuterons plus en détail de ces questions au chapitre 8, lorsque nous effectuerons
l’optimisation de la planification (équilibrage de la charge de travail, la résolution des conflits
d’affectation et l’optimisation coût durée).

58
CHAPITRE 7 : Estimation des coûts

Problématique
Les coûts résultent en grande partie de l’achat de ressources consommables (équipements,
matériaux et fournitures), de l’utilisation des ressources productives et d’encadrement.

Pour diminuer les coûts, il faut trouver des façons plus efficaces pour réaliser les travaux,
s’imposer des contraintes plus sévères concernant la gestion ou modifier le projet afin de
développer une solution moins coûteuse. Il faut donc revenir à la conception du produit ou à
la planification du projet.

L’estimation des coûts d’exécution du projet passe nécessairement par la SDT et par la
définition des besoins en ressources humaines et matérielles. Même dans le cas d’une
évaluation d’ordre de grandeur des coûts d’exécution, un minimum de détails est requis.

7.1 Méthodes d’estimation des coûts

L’évaluation des coûts est le processus qui consiste à définir le coût approximatif des
ressources et/ou tâche. Il existe plusieurs méthodes d’estimation des coûts. Elles vont du plus
général au plus spécifique selon l’évolution de la planification dans le cycle de projet. Parmi
celles-ci, nous retrouvons les types d’estimation suivants:

D’ordre de grandeur

De faisabilité

Des besoins financiers

D’appel d’offre

Définitive (budget de référence)

Évaluation descendante

À l’étape de la définition du projet, nous devons être en mesure d’effectuer de larges

estimations globales des coûts pour les ressources, les tâches et le projet en se basant sur les
expériences passées et des projets antérieurs similaires. Cette méthode d’estimation, appelée
évaluation descendante, permet de prendre rapidement des décisions sur les suites à donner
au projet sur la base de l’envergure du projet.

Méthode paramétrique

Par la suite, les coûts peuvent être calculés en fonction des caractéristiques (paramètres) du
projet à l’aide de modèles mathématiques tels que le coût au mètre carré pour estimer le coût
total de la construction d'une maison.

Évaluation ascendante

L’estimation des totaux des coûts se raffine lors de la planification opérationnelle pour obtenir
des résultats plus fiables et précis. Nous pouvons utiliser une méthode d’évaluation
ascendante par laquelle nous estimons les coûts pour chaque tâche et ressource individuelle et
laissons Microsoft Project calculer les totaux des coûts des ressources, des tâches et de
l'ensemble du projet.

59
7.2 Les types de coûts

Il existe divers types de coûts qui composent le budget du projet. Ils sont traités différemment
au niveau du logiciel.

Les coûts variables

Les coûts variables s’appliquent aux ressources productives du projet, c’est à dire aux
ressources humaines et aux équipements utilisés pour la réalisation des tâches. Ces coûts sont
généralement variables en fonction de la durée de la tâche et du coût par unité de temps
spécifique à chaque ressource.

Les coûts fixes

Coûts considérés comme indépendants des paramètres de la planification opérationnelle du
projet et du déroulement des travaux. Dans le logiciel, ils peuvent être liés à une ressource
(coût d’utilisation) ou directement à une tâche dans la colonne coût fixe.
Les coûts fixes ne s’additionnent pas sur la tâche récapitulative pour permettre d’affecter un
coût fixe additionnel à cette tâche.

Les coûts de gestion

Coûts directs imputés au projet pour les ressources (personnes, locaux, équipements,
matériaux et fournitures) et les services (électricité, téléphone, etc.) utilisés pour la gestion du
projet.

Les frais généraux

Coûts indirects imputés au projet. On peut assimiler ces coûts à une "taxe", c’est-à-dire à la
contribution du projet aux coûts de fonctionnement de l’ensemble de l'entreprise.

La réserve pour imprévus

Somme qui tient compte d’imprévus ou de conditions prévisibles mais non quantifiables au
moment de l’estimation.

Prime pour fin hâtive et pénalité pour fin tardive

Prime consentie ou pénalité imposée à un intervenant s’il finit avant/ après une date
spécifique.

Les types de coût disponibles dans Ms Project 2000

Dans Ms Project 2000, le coût total d'un projet est composé de trois types de coûts qui
s’appliquent aux ressources, aux tâches ou aux affectations :
1. Les coûts utilisant un taux
2. Les coûts d'utilisation
3. Les coûts fixes
1. Les coûts utilisant un taux
Coût des ressources en fonction d'un taux
Le coût des ressources en fonction d'un taux représente le coût des ressources travail, comme
les personnes ou l'équipement, auxquels vous avez affecté un taux (souvent horaire) standard
et, si
Nécessaire, un taux pour les heures supplémentaires. Lorsque vous affectez ensuite une
ressource à une tâche, Microsoft Project calcule le coût total de la ressource en utilisant les

60
taux horaires que vous avez saisi pour la ressource et le temps nécessaire à la réalisation de la
tâche.

Coût du matériel en fonction d'un taux

Le coût du matériel en fonction d'un taux représente le coût des ressources matérielles
consommables, tels les matériaux de construction ou les fournitures, auxquels vous avez
affecté des taux standard. Les taux des ressources matérielles sont affectés à l'unité, par
exemple, un taux au mètre ou à la tonne. Lorsque vous affectez une ressource matérielle à
une tâche, Microsoft Project calcule le coût total en utilisant le taux que vous saisi pour la
ressource matérielle et la quantité de matériel nécessaire à la réalisation de la tâche.

2. Coûts d'utilisation
Il s'agit de frais fixes, intervenant une seule fois, pour l'utilisation d'une ressource, comme de
l'équipement. Les coûts d'utilisation peuvent être entrés en plus du coût d'une ressource en
fonction d'un taux. Par exemple, la location d'un matériel peut être assortie de frais de
livraison ou d'installation à chaque utilisation, en plus d'un tarif horaire.
Les coûts d'utilisation ne dépendent jamais de la quantité de travail à effectuer ; ce sont des
coûts qui sont affectés une seule fois à chaque utilisation de la ressource. Si le coût
d'utilisation d'une ressource travail dépend du nombre d'unités de ressources utilisées, le coût
d'utilisation d'une ressource matérielle est appliquée une seule fois.

3. Coûts fixes
Les coûts fixes sont des coûts, définis pour une tâche, qui restent constants quelle que soit la
durée de la tâche, le travail effectué par une ressource ou le nombre d'unités de ressources
affectées. Le coût d'une ressource en fonction d'un taux peut augmenter lorsqu'une tâche
demande plus de temps que prévu. Ce n'est pas le cas pour un coût fixe.

Il est possible d'affecter des coûts fixes à une tâche en plus des coûts de ressource en fonction
d'un taux. Par exemple, si une ressource affectée à une tâche est amenée à se déplacer, les
frais de déplacement peuvent venir s'ajouter en tant que coût fixe à la même tâche. Les coûts
fixes sont inclus dans les totaux des coûts des différentes phases (dans les tâches
récapitulatives) et dans ceux qui concernent l'intégralité du projet.

7.3 Affectation des coûts à l’aide de Ms Project 2000

7.3.1 Ressources humaines à coût variable

Le travail de la ressource est égal à la durée de la tâche multipliée par le nombre d’unités de la
ressource. 16 heures = 1 jour x 8 heures x 2 personnes. De plus, le travail multiplié par le coût
de chaque unité de temps de la ressource est égal au coût variable pour la tâche. 16
Heures/personne x
10 $/heure = 160 $. Il existe une relation directe entre le coût variable et le travail. Le travail
peut être exprimé en jours-personne, semaines-personne, etc.

7.3.2 Équipement à coût variable

Les équipements tel qu’un camion est une ressource travail puisqu’il s’agit d’une ressource
productive qui a normalement un coût variable selon la durée de la tâche.

61
Il est possible d’utiliser un coût d’utilisation ainsi qu’un coût standard variable, ce qui est
particulièrement utile pour un équipement comportant un coût de première utilisation. Le
camion peut coûter 500 $ pour l’obtenir, plus tant par jour. Cela est également possible pour
n’importe quelle ressource travail.

Saisie des coûts variables dans le tableau des ressources

La saisie des coûts variables s’effectue dans le tableau des ressources. L’opération consiste à
saisir le taux standard de la ressource, le taux pour les heures supplémentaires, s’ils diffèrent
des taux horaires ainsi que le coût d’utilisation, si c’est le cas.
Tableau des ressources [Affichage Table:/Entrée]

Allocation des coûts

Vous pouvez préciser également le type d’allocation des coûts [Début, proportion, fin]
correspondant à la ressource dans le Tableaux des ressources. Cela nous permettra d’obtenir
un Cash Flow du projet qui correspondra aux déboursés qui devront être fait. Le coût
d’utilisation ne peut être alloué de façon proportionnelle.

Ajustement des coûts variables

Si vous prévoyez que les taux changeront à certaines dates en cours de projet, par exemple
dans le cas d’augmentations de salaire ou de renouvellement du matériel, par exemple, il est
possible de préciser la date d’effet de chaque taux dans [Information sur la ressource/Coûts].

62
Vous disposez également de 5 onglets [A, B, C, D et E] permettant de préciser les dates
d’effets
pour les coûts pour la même ressource. Par exemple, un ouvrier peut coûter plus cher pour
travailler sur la charpente que sur la fondation. Cette option est utile également pour les cas de
prime de risques ou d’éloignement ainsi que pour les perdiems lors de mission. Au cours de la
planification, vous pourrez sélectionner le taux approprié dans [Affichez/Utilisation de tâches
+ double-clic sur la ressource]

Taux par défaut

S’il existe un taux standard et/ou un taux heures supplémentaires qui s’appliquent à plusieurs
ressources du projet, indiquez les dans [Outils/Options/Général]. En cochant la case, ces taux
seront ajoutés dans le tableau des ressources, de façon automatique lors de la création de
nouvelles ressources.

7.3.3 Les coûts des ressources consommables :

Les fournitures
Les fournitures investies dans le projet utilisent normalement un coût fixe imputé directement
aux tâches. Les détails de ces coûts n’ont pas d’impact sur le déroulement des travaux. Ils
découlent essentiellement de l’envergure des livrables à produire et relèvent de la fonction
approvisionnement.

La méthode la plus rapide pour saisir les coûts fixes des tâches est d’utiliser la Table: Coût
disponible dans l’Affichage Diagramme de Gantt.

Les ressources matérielles

Les ressources matérielles dans Ms Project 2000 sont des consommables (ex. béton)
comportant une étiquette (ex. mètre carré) et ne pouvant admettre de capacité puisque les
consommables sont illimités. Cependant, il s’agit d’un coût proportionnel au nombre d’unités
de ressources matérielles consommées.

63
Il est possible également d’utiliser un coût par utilisation [Coût/Utilisation] pour tenir compte
de la première utilisation, tel que les frais de livraison du ciment.

7.3.4 Ressources humaines utilisées pour l’encadrement

L’utilisation de ressources humaines (RH) entraîne normalement un coût variable. Cependant,
il existe dans plusieurs cas des ressources humaines dont la rémunération ne dépend pas
directement de leur affectation sur des tâches spécifiques. Leur salaire est versé pour réaliser
un ensemble de tâches selon le nombre de jour, de semaine, etc.
C’est le cas notamment d’un gestionnaire réalisant plusieurs projets pour l’organisation ou
d’employés embauchés à temps plein sur le projet pour réaliser un certain nombre de tâches.
La suppression d’une tâche confiée à l’employé ou à un gestionnaire n’aura pas d’effet direct
sur leur salaire puisqu’ils vont utiliser le temps disponible pour travailler à autre chose.
Techniquement, il s’agit davantage d’un salaire fixe au niveau du projet.
En utilisant un coût variable pour cette ressource, le coût de son utilisation correspondra ni
plus, ni moins, à son salaire réel dans la mesure seulement où elle sera utilisée à 100%, selon
le calendrier du projet et ce, pour l’ensemble du projet. Cela est peu probable dans la majorité
des cas et plutôt difficile à gérer sur le logiciel. Nous pouvons contourner le problème de
plusieurs manières :

Méthode 1 Coût fixe à la tâche récapitulative

La première façon est d’affecter le coût total de ces ressources pour le projet dans la colonne
Coût fixe de la tâche récapitulative du projet. Ces coûts seront donc imputés une fois, pour
l’ensemble du projet et ne seront pas modifiés lors des changements dans la planification.
Il ne faut pas oublier cependant de mettre un taux standard de 0 à chacune de ces ressources
pour ne pas comptabiliser deux fois le coût de ces ressources. Le coût pourra être réparti en
proportion du projet. L’inconvénient de cette méthode est que nous ne pouvons affecter qu’un
seul montant global pour l’ensemble des ressources concernées par cette situation.

Méthode 2 Utilisation d’une ressource fictive

Une deuxième façon est de créer une ressource fictive pour chaque ressource concernée, et de
les affecter sur la tâche récapitulative du projet en imputant un coût par utilisation
[Coût/utilisation] qui se comptabilisera une seule fois au cours du projet.
Ces coûts seront répartis en proportion du projet, si nous le désirons et nous pourrons obtenir
une ressource fictive par ressource réelle. Pour mesurer et contrôler la charge de travail des
ressources, il faudra conserver les affectations en n’oubliant pas de saisir un coût standard de
0 pour ces ressources. Pour effectuer cette opération, il est nécessaire de désactiver la Tâche
récapitulative du projet dans [Outils/Options/Affichage] et de créer manuellement une
nouvelle tâche récapitulative car il n’est pas possible d’affecter des ressources sur la tâche
récapitulative.

64
Cette méthode peut être utilisée pour d’autres types de coût tels que les frais de gestion. Voir
le point 7.3.5
Méthode 3 : Coût variable à taux horaire moyen
Une troisième méthode utilisée pour les ressources humaines à salaire fixe est d’utiliser un
coût variable correspondant à son taux horaire moyen sur une ressource fictive affectée à la
tâche récapitulative du projet. Son salaire sera réparti uniformément sur chaque période pour
toute la durée du projet, ce qui est avantageux.

7.3.5 Autres coûts d’encadrement ou de gestion

Ces autres coûts peuvent concerner les bâtiments, les équipements et les services de
l’organisation utilisés spécifiquement pour le projet. Ces coûts seront imputés au projet et non
directement aux tâches elles-mêmes. Ils peuvent être variables, estimés ou imputés en
fonction de la durée du projet. Ces coûts de gestion ou d’encadrement peuvent être calculés en
créant une ressource fictive appelée coût de gestion, et lui attribuer un coût standard pour
affecter cette ressource à une tâche récapitulative désignant le projet.

7.3.6 Les coûts d’infrastructures ou frais généraux

Il s’agit, par exemple des frais généraux ou autres coûts imputés au projet pour le financement
des bâtiments, des équipements, des services ou des ressources utilisées pour le projet, mais
qui n’ont pas été spécifiquement mis en place pour le projet.
Dans la pratique, il s’agit souvent d’un pourcentage du coût de main-d’oeuvre. Il est possible
d’en tenir compte en majorant le taux standard et le taux supplémentaire en conséquence.

7.3.7 Les coûts des intervenants externes

Il s’agit normalement de coûts fixes lorsqu’il s’agit d’un contrat à montant forfaitaire, puisque
le gestionnaire n’a pas de pouvoir de gestion et de décision sur les ressources productives et
consommables concernées. Ses seules responsabilités concernent l’avancement et la qualité
des travaux. Il faut donc imputer un coût fixe aux tâches concernées.
Dans le cas d’un contrat à dépenses contrôlées, il est possible de rattacher un sous-projet
reflétant la planification et le suivi du mandat. Ceci est efficace mais génère certaines
réticences puisque les intervenants externes ne veulent pas nécessairement révéler, de façon
directe ou indirecte, des informations concernant leur fonctionnement et leur coût.

7.4 Informations sur les coûts

Il existe des coûts variables liés directement aux ressources et des coûts fixes liés uniquement
aux tâches. En conséquence, il n’est pas possible d’obtenir l’ensemble des champs pertinents
sur les coûts du projet dans le même affichage (ou table) puisque Ms Project offre un
affichage tâche ou un affichage ressource.
C’est le cas également de l’affichage Utilisation des tâches. Même si celle-ci permet d’obtenir
les coûts des tâches [Coûts fixes] et les coûts des ressources. Il n’est pas possible d’insérer le
champ
Coût par utilisation [champ ressource]. Nous n’avons donc pas l’ensemble des informations.

65
Nous devrons donc utiliser les deux types d’affichage.

7.4.1 Coût par tâche

Table des coûts dans le Diagramme de Gantt
Visualisez les coûts des tâches ainsi que le coût total du projet dans la tâche récapitulative en
sélectionnant la table Coût dans un affichage tâche.

Visualisez les coûts dans l’affichage Utilisation des tâches afin de voir leur répartition sur les
périodes du projet et par ressource. Sélectionnez la table Coût dans [Affichage/Table/Coût]
ainsi que dans la partie graphique à l’aide du menu contextuel.

7.4.2 Coût par Ressource

Visualisez les coûts dans l’affichage Utilisation des ressources afin de voir leur répartition sur
les périodes du projet et par tâche. Sélectionnez la table Coût dans [Affichage/Table/Coût]
ainsi que dans la partie graphique à l’aide du menu contextuel.

66
Vous pouvez également personnaliser à volonté, les champs sur le coût des ressources dans
l’affichage Tableau des ressources.

La courbe des coûts

Affichez le Graphe des ressources et sélectionnez les coûts avec le menu contextuel pour
obtenir le coût par période par ressource. Il est possible également d’obtenir la courbe des
coûts cumulés.
Utilisez les barres de défilement pour accéder aux autres ressources (à gauche) et aux autres
périodes (à droite).

7.4.3 Affichages combinés

En utilisant un affichage combiné comprenant la Table coût de l’affichage de Gantt (en haut)
ainsi que la Table coût de la ressource de la fiche tâche (en bas), il est possible de consulter
les coûts des tâches ainsi que la ventilation sur les différentes ressources impliquées.
1. Table coût dans le Diagramme de Gantt
2. Fractionnez l’écran
3. Cliquez dans la Fiche de tâche par défaut ou dans [Affichage/Plus d’affichages/Fiche tâche/
Appliquer] et sélectionnez la table coût de la ressource à l’aide du menu contextuel.
4. Parcourez les différentes tâches à l’aide des boutons Préc. et Suiv.

67
Affichage combiné comprenant Utilisation des tâches (en haut) ainsi que le Graphe des
ressources (en (en bas).

68
7.4.4 Coût total du projet
Vous obtiendrez le coût total du projet dans [Fichier/Propriétés/Contenu] et pourrez le
comparer avec le budget dont vous disposez.

7.4.5 Cash Flow du projet

Vous obtiendrez le Cash Flow du projet dans [Affichage/Rapports…/Coûts…/Cash Flow].

69
Changez l’échelle de l’unité de temps dans le rapport Cash Flow en sélectionnant le rapport et
en cliquant sur modifier.

70
CHAPITRE 8 : Optimisation de la planification
La gestion de projet vise à atteindre un résultat précis de façon optimale à meilleur coût dans
les meilleurs délais. La planification opérationnelle cherche à réduire la durée du projet ainsi
que ses coûts.
Le logiciel de gestion de projet nous permet d’effectuer différents scénarios afin d’optimiser
le projet entre les coûts et la durée. Il faut voir également que cette optimisation influencera la
qualité des extrants produits par l’effet des délais accordés à certaines ressources (qualité et
quantité) pour réaliser les tâches du projet.
L’optimisation de la planification permettra notamment de revoir la date de fin prévue du
projet, la répartition des ressources et des coûts planifiés.
La démarche d’optimisation proposée consiste à :
1. Ajuster les prévisions ;
2. Résoudre les conflits d’affectation qui sont apparus suite à la première étape d’affectation
des ressources (Chapitre 7) ;
3. Rationaliser les affectations de sorte à réduire les périodes de travail non utilisées ;
4. Procéder à l’optimisation coût-durée pour augmenter les performances du projet en
fonctions des différentes contraintes qui s’appliquent.

8.1 Ajustement des prévisions selon le type de durée

L’ajustement des prévisions consiste d’abord à s’assurer que le rapport entre la durée, le
travail et l’affectation demeure exact, selon l’estimation initiale, et sélectionner le type de
tâche qui s’applique afin que les changements dans la planification se répercutent sur la
variable appropriée selon la nature de la tâche.
La première opération à effectuer avant de débuter l’optimisation de la planification consiste à
réactiver l’option de « pilotage de la durée par les ressources » et à ajuster le type de durée qui
s’applique aux tâches afin que le logiciel soit en mesure de calculer correctement les effets
des changements dans la planification.
Dans les paramètres initiaux qui ont été configurés au départ, nous avons désactivé l’option
Pilotée par l’effort dans [Outils/ Options/Prévisions/Les nouvelles tâches sont pilotées par
l’effort].
Vous remarquerez, dans la boîte de dialogue [Informations sur la tâche/ Confirmé] de chaque
tâche que la case n’est pas cochée.
[Informations sur la tâche/Confirmé]

Méthode 1
Vous pouvez réactiver l’option dans cette boîte de dialogue pour chaque tâche ou dans la
Fiche tâche accessible en fractionnant l’écran.
Utilisation de l’affichage « Fiche »
1. Fractionnez l’écran
2. Sélectionnez l’affichage « Fiche » qui vous convient à l’aide du menu contextuel. Pour
l’affichage
« Fiche détaillée », utilisez : [Affichage / Plus d’affichages / Fiche détaillée de tâche].

Méthode 2
Un moyen plus rapide est d’insérer la colonne Pilotée par l’effort dans
[Insertion/Colonne/Piloté par l’effort/OK], cliquer sur Oui pour la première tâche et
l’appliquer pour toutes les tâches à la fois en sélectionnant le coin inférieur droit de la cellule
et descendre jusqu’à la dernière tâche de la liste.

71
Vous remarquerez que les tâches récapitulatives ne sont jamais pilotées par l’effort
puisqu’elles ne représentent que la somme des informations sur la durée
et le travail de ses descendants.

Calculs pilotés par l'effort

Les prévisions pilotées par l’effort sont calculées par le logiciel lorsque vous ajoutez ou
supprimez des ressources à une affectation de tâche. Dans ce cas, le logiciel redistribue le
travail entre toutes les ressources pour que chacune ait le même volume de travail.
L’estimation de base établie le rapport entre la durée, le travail et l’affectation :
- l’affectation (200% = 2 ressources ayant une capacité de 8 heures/jour)
- la charge de travail (4 jours - personne), et
- la durée de la tâche
La formule est la suivante : Durée = Travail /Capacité (Ressource)
2 jours = 4 jours de travail / 2 ressources
La manière dont le logiciel calcule les prévisions découle du type de tâche sélectionnée.
Cependant, le rapport entre la durée, le travail et l’affectation ne change pas selon le type de
tâche.

Ajustement du type de tâche : Capacité fixe, Durée fixe, Travail fixe

Le logiciel propose trois types de durée : Capacité fixe, Durée fixe, Travail fixe

Type de tâche Capacité fixe Durée fixe Travail fixe

Définition Affectation ou Capacité de la ressource selon la définition d’une journée de travail
précisée dans le calendrier du projet (ex. 8 heures par jour)
Durée pendant laquelle une ou plusieurs ressources sont affectées sur la tâche
Charge de travail
Quantité de travail effectuée par la ou les ressources
Champ utilisé Noms Ressources
Unité d’affectation
Durée Travail
Unité de mesure Pourcentage ou décimale d’affectation Jour, semaine, etc. heure-personne,
Jour personne, etc.
Le mode de calcul, selon le type de tâche s’effectue de la façon suivante :
Type de tâche Capacité fixe Durée fixe Travail fixe
Propriétés L’unité totale reste fixe La durée reste fixe La charge reste fixe
Réduit la durée de la tâche.
Diminue les valeurs d'unités individuelles pour les ressources.
Réduit la durée de la tâche.
Effet de l’affectation de ressources supplémentaires (Durée) (Capacité) (Durée)
Voyons, à partir de la tâche Exemple, quel est l’effet de l’affectation de ressources
supplémentaires.
La charge de travail est ajustée
L’affectation est ajustée Les unités des ressources sont ajustées
Effet de l’ajustement de la durée (Travail) (Capacité) (Capacité)
Remarque Si on modifie l’affectation, le logiciel répartira la charge en fonction de la charge
totale. Il suffit simplement de rétablir la charge individuelle
Dans l’exemple suivant voyons l’effet de l’ajustement de la durée
Utilisation des types de tâche
Voici des exemples d’application du type de tâche.

72
Durée fixe
- Tâche dont la durée n’est pas affectée directement par le nombre de ressources. Ex. Une
réunion d’information. Qu’il y ait 10, 15 ou 20 personnes à la rencontre, la durée risque de
demeurer sensiblement la même.
- Tâche dont la période de réalisation ne dépend pas directement de la quantité de travail
puisque la tâche est fractionnée à plusieurs reprises. Ex. Une formation du personnel de 2
jours doit être dispensée à dix groupes d’employés au cours de la prochaine année.
- Tâche dont la durée est plus grande que le travail puisque les ressources y sont affectées que
pour un faible % de leur capacité. Ex. Le suivi du projet peut nécessiter quelques heures par
semaine sur toute la période du projet.
Capacité fixe
- Tâche dont la durée est directement proportionnelle à l’augmentation de ressources et
inversement. Cela est plus évident lorsque la tâche est facilement décomposable et divisible
entre les ressources. Ex. Peinturer un immeuble. Les peintres peuvent se répartir les pièces à
peinturer.
- Tâche dont la modification de la durée affecte directement le travail puisque les ressources
y sont affectées de façon fixe. Ex. La durée de la peinture s’est prolongée parce que cette
tâche a nécessité plus de travail que prévu.
Travail fixe
- Tâche dont la durée est directement proportionnelle à l’augmentation de ressources et
inversement, comme dans le cas d’une tâche à capacité fixe.
- Tâche dont la modification de la durée n’affecte pas le travail mais l’affectation des
ressources. Ex. Assurer la surveillance du chantier. La charge de travail peut être répartie
entre deux employés, un travaillant le matin et l’autre l’après midi. En intervenant sur le
travail et la durée, le logiciel calculera le % d’affectation de chaque ressource.

Modification du type de tâche

Méthode 1
Pour modifier le type de tâche sur plusieurs tâches à la fois, la méthode consiste à insérer la
colonne
Type et de la modifier ensuite en procédant de la même manière que l’activation de l’option
Pilotée par l’effort.
Méthode 2
Si vous désirez modifier le type sur plusieurs tâches qui ne sont pas consécutives, il suffit de
copier le type dans une cellule et de le coller dans les cellules des tâches à modifier :
1. Sélectionner une cellule en haut de la liste contenant le type de tâche que vous désirez
copier et sélectionnez les tâches que vous souhaitez modifier dans la colonne type à l’aide de
la souris en maintenant la touche contrôle [Ctrl] du clavier au même moment ;
2. A l’aide du menu contextuel, cliquez à droite de la souris en pointant sur la première cellule
(contenant le type à copier) et sélectionnez Recopier en bas.
Vous remarquerez que les tâches récapitulatives sont toujours en Durée fixe et ce, pour les
mêmes raisons invoquées plus haut.
Difficultés d’ajuster l’estimation
En cas de difficulté lors de l’ajustement de la relation durée-ressources sur une ou plusieurs
tâches, nous conseillons d’effacer les ressources affectées à la tâche et de les réaffecter selon
une des deux méthodes suivantes :

73
Méthode 1
1. effacer les ressources1
2. désactiver l’option pilotée par l’effort
3. réaffecter les ressources
4. réactiver l’option pilotée par l’effort

Méthode 2
1. effacer les ressources
2. réaffecter les ressources en s’assurant de les affecter en même temps2
Note : Les calculs pilotés par l'effort ne s'appliquent pas lorsqu’on affecte plusieurs ressources
en même temps lors de la première affectation d'une tâche. Cependant, après l'affectation
initiale de plusieurs ressources, la valeur du travail ne change pas.
1 Pour effacer les ressources sur plusieurs tâches à la fois sans supprimer les tâches, vous
pouvez utiliser la commande Effacez le contenu (menu contextuel) sur la cellule Nom
ressources des tâches sélectionnées, utiliser la commande (Édition/Effacer/Contenu) ou à
l’aide des touches Ctrl + Supp.
2 Pour affecter les ressources en même temps, il faut les sélectionner avec la touche contrôle
si vous utilisez la méthode 3 du chapitre 7 ou utiliser la méthode 2 pour les affecter en même
temps.

8.2 Résolution des conflits d’affectation

Un conflit d’affectation se produit lorsqu’on affecte plus de ressources à une tâche ou à
plusieurs tâches qu’il y a de ressources disponibles.
Il peut s’agir d’une même ressource qui est affectée sur plusieurs tâches planifiées en même
temps et le total de la charge de travail est plus grand que sa capacité à les réaliser. Il peut
s’agir également d’un type de ressources spécifiques dont la quantité ou la disponibilité est
inférieure au besoin du projet à certains moments selon la planification.
Pour ne pas planifier l’impossible, nous allons résoudre ces conflits d’affectation et équilibrer
la charge de travail des ressources avant de débuter le projet.

8.2.1 Identifier les conflits d’affectation

La première étape consiste d’abord à identifier les conflits d’affectation en recherchant les
ressources surutilisées et leurs affectations de tâche. Il s’agit d’identifier quelles ressources ?
sont en conflit sur quelles tâches ? et à quels moments ? Il existe plusieurs méthodes à cet
effet.
Les ressources surutilisées apparaîtront en rouge dans le tableau des ressources.

Méthode 1
Utiliser l’affichage Utilisation des ressources dans [Affichage/Utilisation des ressources] qui
regroupe les tâches par ressource. La partie de droite de l’affichage montre la charge de la
ressource par période. On peut voir au niveau de la charge totale quelles sont les périodes en
surutilisation (en rouge) et la répartition de cette charge sur chaque tâche.
Si une tâche seule est en surutilisation c’est parce qu’on a affecté plus d’unités d’une
ressource que sa capacité maximale (indiquée dans le tableau des ressources).
Pour afficher le taux d’utilisation dans la colonne Détails il suffit d’utiliser le menu contextuel
sur la partie graphique de l’affichage (partie de droite) et sélectionner les détails désirés.
Pour obtenir plus de possibilités, double cliquez sur l’affichage graphique ou utiliser la
commande
[Format/Styles du détail…/Détails d’utilisation/Taux d’utilisation/Afficher/OK à partir de la
boîte de dialogue suivante :

74
Méthode 2
Fractionnez l’écran, choisir l’affichage Utilisation des ressources dans la partie du haut et
l’Histogramme des ressources dans la partie du bas dans [Fenêtre/Fractionner + clic dans
fenêtre du bas + Graphe ressources]. Pour chaque ressource ou tâche sélectionnée dans le
tableau Utilisation des ressources, apparaît l’histogramme de la ressource affectée indiquant la
charge de travail par période ainsi que les surutilisation en rouge.
Sélectionnez la ressource (écran du haut) et, à l’aide des barres de défilement, déplacez-vous
dans le temps (de gauche à droite) pour identifier les périodes de surutilisation et déplacez-
vous sur les différentes tâches (de haut en bas) pour identifier la charge de travail de la
ressource affectée sur chaque tâche de cette période.
Vous pouvez personnaliser les informations disponibles dans l’histogramme à l’aide du menu
contextuel.
Surutilisation des ressources (en rouge) dans l’histogramme et dans le tableau des
ressources.
L’histogramme des ressources affiche une seule ressource à la fois. Utilisez la barre de
défilement sous le nom pour consulter les autres ressources, si c’est le cas.
Afficher la ligne de disponibilité des ressources dans [Format/Style des barres] afin de
visualiser la capacité maximale de cette ressource. La partie inférieure (en bleu) représente la
portion de l’affectation non surutilisée et la partie supérieure (en rouge) représente la portion
surutilisée.
L’intérêt de la ligne de disponibilité est de nous permettre de voir les périodes de sous
affectation des ressources.
À l’aide de la Barre d’outil Gestion des ressources, utilisez l’icône Atteindre la surutilisation
suivante la troisième icône) pour vous déplacer directement sur les périodes où les ressources
sont en surutilisation. Ms Project se déplace chronologiquement sur chaque ressource
concernée. Le logiciel parcourt les surutilisations jour par jour donc de haut en bas et ensuite
vers la droite.
Filtrer les ressources afin d’obtenir les ressources surutilisées dans [Projet/Filtrer pour :/
Ressources surutilisées) ou à l’aide de l’icône filtre.
Une variante de cette méthode consiste à utiliser le Diagramme de Gantt dans l’écran du bas,
au lieu de l’Histogramme des ressources. Cela permet de visualiser plus rapidement les tâches
sur lesquelles la ressource est affectée.
Répartition des ressources est l’affichage combiné ci-dessus, disponible dans Ms Project, qui
fournit une ligne verte représentant les marges disponibles pour chaque tâche. Sélectionner le
nom de la ressource dans l’affichage Utilisation des ressources (écran du haut) et vous
obtiendrez la liste de toutes les tâches sur lesquelles elle est affectée. En parcourant la liste des
tâches (de haut en bas), vous pouvez identifier rapidement celles concernées par les
suraffectations. L’affichage
« Répartition des ressources » est disponible avec la barre d’outils « Gestion des ressources »
(1er icône).
Cliquez sur la tâche dans l’affichage Utilisation des ressources (écran du haut) et utilisez
l’icône
Atteindre la tâche sélectionnée afin que la partie graphique (côté droit) se positionne sur la
période de début de la tâche.

75
8.2.2 Résolution des conflits d’affectation

Jusqu’à présent, nous avons planifié le projet sans tenir compte de contraintes de ressources.
Dans la réalité, il est rare qu’un projet dispose de toutes les ressources nécessaires en quantité
illimitée.
Nous disposons généralement d’un certain nombre de ressources, ce qui contraint le
gestionnaire à réaliser le projet selon cette contrainte car l’augmentation de ressources
entraîne souvent l’augmentation du coût total du projet.
Maintenant, que nous avons identifié les besoins du projet en ressources, déterminé les
ressources disponibles pour le projet, nous sommes en mesure d’optimiser la planification de
manière à éliminer les conflits d’affectation et à obtenir un plan réaliste.
La démarche consiste d’abord, à réduire les conflits d’affectation à l’aide de méthodes qui ne
prolongent pas la durée du projet et n’augmentent pas les ressources. Les conflits
d’affectation non résolus par ces méthodes sont traités ensuite à l’aide de méthodes permettant
la prolongation de la durée du projet et/ou l’augmentation des ressources, donc des coûts,
selon les contraintes du projet.

8.2.2.1 Lissage des ressources (Tâche non critique)

Un conflit d’affectation apparaît notamment lorsqu’une ressource est affectée sur deux tâches
qui sont réalisées en même temps. Dans ce cas, nous pouvons utiliser le lissage qui consiste à
retarder la réalisation de certaines tâches jusqu’à ce que la ressource soit disponible.
Cette méthode réduit la variation des besoins en ressources sans toutefois prolonger la durée
du projet car il s’agit de déplacer les tâches non-critiques du projet, c’est à dire les tâches
ayant une marge libre.
La durée du projet est donc respectée. Par contre, le lissage ne résout pas tous les conflits
d’affectation.
À partir d’un affichage fractionné, utiliser l’affichage Audit du Gantt (partie du haut) et
Graphe des ressources (partie du bas). Ajoutez un retard à la tâche que l’on souhaite déplacer
dans la colonne
Retard d’audit et voir l’effet sur l’affectation des ressources.
Dans l’exemple suivant, nous avons déplacé la tâche 3 dans laquelle la ressource est
surutilisée et qui dispose d’une marge libre.
Vous pouvez utiliser cette méthode à partir de l’affichage Répartition des ressources et
appliquez un retard dans la colonne retard d’audit.

Audit des ressources

Ms Project offre une méthode automatique pour effectuer un lissage des tâches sur l’ensemble
du projet à la fois. Il s’agit d’effectuer un audit des ressources.
L’audit des ressources, que vous obtiendrez dans [Outils/Audit des ressources…], vous
permet d’effectuer un lissage ainsi qu’un nivellement des ressources.
Pour effectuer un lissage, il faut indiquer que l’audit doit respecter la marge disponible en
cochant l’option appropriée
Si les ressources affectées au projet peuvent équilibrer leur charge de travail à l’intérieur de
chaque semaine, vous pouvez effectuer l’audit de manière à ce que le logiciel recherche les
surutilisations semaine par semaine au lieu de jour par jour. Cela évite au logiciel d’indiquer
une surutilisation parce que la ressource est sur affectée de quelques heures une journée alors
qu’elle est sous affectée les autres jours.
Cliquez sur Auditer maintenant et visualisez les résultats. Si vous désirez revenir à la situation
actuelle, faites apparaître la même boîte de dialogue et cliquez sur Supprimer l’audit. Cette

76
commande fonctionne même si vous avez effectué d’autres changements à votre planification.
Les changements effectués sur les tâches non auditées seront conservées tandis que celles
effectuées sur les tâches auditées reprendront les paramètres qu’elles avaient avant l’audit.

Visualisation de la situation initiale vs les résultats de l’audit

Puisque nous sommes dans l’affichage Audit du Gantt, il est possible de revoir les
modifications que l'audit a apportées aux tâches car les barres bleues du Gantt représentent les
résultats de l'audit et le retard que celui-ci a ajouté aux tâches, tandis que les barres vertes
représentent la situation initiale.

8.2.2.2 Revoir la configuration du réseau (Liens)

Lors de la configuration du réseau, nous avons établi les liens logiques nécessaires à
l’exécution des tâches. La révision de la configuration du réseau permet de vérifier si
effectivement ces liens sont des contraintes restrictives essentielles au déroulement des
travaux. Nous pouvons constater que nous disposons de flexibilité puisque certaines tâches
ordonnées de façon consécutives peuvent se réaliser en même temps ou en partie du moins.
Dans l’exemple suivant, nous avons révisé le lien FD entre la tâche 1 et la tâche 3 et appliqué
un retard négatif de 34% permettant à la tâche 3 de débuter lorsque la tâche 1 est réalisée à
67%, ce qui résout le conflit d’affectation de l’ingénieur qui existait le jeudi.
Avant la reconfiguration Après la reconfiguration
Lorsque deux tâches réalisées normalement de façon consécutive sont exécutées
simultanément (avec un lien DD + délai), nous faisons, ce que nous appelons du Fast track.
Cette méthode réduit les délais d’exécution des projets mais augmente considérablement les
risques de reprise dus aux erreurs et nécessite une augmentation de la coordination, de la
communication et du suivi des tâches.
Nous conseillons alors d’être prudent, lors de la révision des liens, avant d’appliquer les
chevauchements de tâches normalement consécutives.

8.2.2.3 Revoir l’affectation des ressources

Il peut arriver que la charge de travail soit mal répartie dans le temps, en sur-utilisant la
ressource pendant certaines périodes et en la sous-utilisant à d’autres moments. Le
rééquilibrage de la charge de travail peut conduire à réduire les conflits d’affectation.
Il est possible également que l’examen des affectations conduise à proposer une diminution
du travail d’une ressource sur une tâche. Cela est possible en réduisant le travail sur une tâche
sans modifier l’envergure du projet.
Pour effectuer ces changements, vous pouvez utiliser l’affichage Utilisation des tâches en haut
et le
Graphe des ressources en bas afin de modifier les valeurs individuelles de travail des
ressources affectées. Nous avons accès à toutes les tâches sur lesquelles la ressource est
affectée.
Avant la révision de l'affectation
Avant la révision de l'affectation
Pour diminuer la charge de travail, saisir le chiffre dans la colonne travail. Le logiciel
calculera la répartition du travail dans le temps. Pour modifier la charge de travail de chaque
période, vous pouvez intervenir directement sur les périodes dans l’affichage graphique (en
jaune). L’icône « Cette affectation a été modifiée » apparaît puisque ce n’est plus le logiciel
qui réparti la charge de travail.

77
8.2.2.4 Réaffectez du travail à une autre ressource.
Une autre méthode consiste à modifier les affectations. Il est possible, à certaines occasions,
de réaffecter le travail à d’autres ressources compétentes qui ne sont pas affectées durant cette
période plutôt que de retarder la tâche.
L’examen des compétences nécessaires pour réaliser les tâches du projet aide le gestionnaire
planificateur à développer des solutions d’affectation originales. Il faut cependant tenir
compte du besoin de coordination nécessaire lorsque plusieurs tâches comprises dans le même
lot de travail sont réalisées par plusieurs personnes.

Méthode 1
À l’aide de la boite de dialogue Affecter les ressources, sélectionnez la ressource à remplacer
puis, cliquez sur la commande Remplacer… Vous pourrez ensuite choisir la nouvelle
ressource.

Méthode 2
Dans l’affichage Utilisation des ressources, sélectionnez la ligne de la tâche à déplacer en
cliquant sur l’espace gris (numéro de tâche), appuyez et maintenez sur la touche [Shift],
cliquez encore sur la ligne et faire glisser jusqu’à la ressource désirée. Vous verrez la ligne
grise suivante apparaître à l’endroit du déplacement

8.2.2.5 Revoir le découpage des tâches

Il peut être opportun, dans le cas où nous désirerions modifier les affectations, de revoir le
découpage des tâches afin que celui-ci favorise une meilleure affectation du travail selon les
compétences des ressources disponibles pour le projet. Cette démarche peut nous permettre de
réaliser certaines économies en séparant le travail nécessitant une expertise spécifique du
travail nécessitant moins de qualification. Elle peut aider le gestionnaire planificateur à
développer des processus de travail plus efficaces.

8.2.2.6 Revoir les périodes de travail

Il est possible de réduire les conflits d’affectation et d’optimiser la planification en modifiant
les périodes de travail.
Nous pouvons augmenter la disponibilité du temps de travail des ressources en modifiant les
jours et les heures oeuvrées dans le calendrier de ces ressources et en utilisant les heures
supplémentaires.

8.2.2.6.1 Temps supplémentaire

Pour permettre au logiciel de calculer le temps supplémentaire, vous devez le spécifier sur
chaque tâche concernée à l’aide de la méthode suivante :
1. Sélectionner un affichage combiné dont l’affichage du haut est le Diagramme de Gantt et
l’affichage du bas est l’Utilisation des ressources.
2. Choisir la table travail [Affichage/Table/Travail]. Cette table comprend la colonne «
Heures supplémentaires ».
3. Entrez les heures supplémentaires dans la colonne Heures sup..
Cette méthode a l’avantage de montrer sur l’affichage du Gantt l’impact du temps
supplémentaire sur la durée de la tâche ainsi que la répartition de la charge de travail à chaque
période sur l’affichage Utilisation des ressources.

La saisie du temps supplémentaire par ces méthodes réduit la durée des tâches mais n’élimine
pas les surutilisation, c’est à dire que si nous accordons 2 heures de travail supplémentaire par

78
 jour, la ressource sera toujours en sur-affectation de deux heures par jour après 8 heures de
travail. Pour indiquer au logiciel que la ressource n’est pas en surutilisation lorsqu’elle travail
10 heures et moins par jour, il faut modifier le calendrier de la ressource en ajoutant une
nouvelle plage de travail, par exemple.
Notes
Les heures supplémentaires ne s’ajoutent pas aux heures travaillées, elles sont une partie des
heures totales de travail.
L’utilisation du temps supplémentaire réduira la durée des tâches, peu importe si nous
sommes en durée fixe, capacité fixe, piloté par l’effort ou non.

8.2.2.6.2 Disponibilités du temps de travail

L’augmentation de la disponibilité du temps de travail des ressources en ajoutant une nouvelle
plage de travail, comme dans l’exemple précédent, aura sensiblement le même effet que la
saisie du temps supplémentaire. La durée sera diminuée et la journée de travail sera
augmentée. Cependant, le logiciel ne sera pas en mesure de calculer le coût des heures
supplémentaires si le taux est différent du coût standard pour la ressource. De plus, les heures
supplémentaires accordées par cette méthode s’appliquent sur toutes les tâches réalisées par
cette ressource.
Cette méthode permet de faire travailler les ressources à d’autres moments que ceux prévus
dans le calendrier du projet en modifiant les jours oeuvrés dans le calendrier de ces
ressources.

8.2.2.7 Ajouter plus de ressources

Il peut être avantageux pour résoudre les conflits d’affectation et réduire les délais du projet
d’augmenter le nombre de ressources.
Au niveau du logiciel il suffit de créer de nouvelles ressources dans le Tableau des ressources
et de changer les affectations comme nous avons vu au point 2.2.4 ou d’augmenter la capacité
maximale des ressources existantes.

Sous-traitance
Pour y parvenir, nous pouvons faire appel à la sous-traitance. Cela est intéressant lorsque les
ressources de l’organisation ne sont utilisées que pour une faible fraction de leur disponibilité
ou si nous désirons concentrer davantage le travail de nos ressources sur des tâches
nécessitant une expertise propre à notre organisation.

Difficultés d’augmenter les ressources

Dans le cas des ressources humaines, l’augmentation du nombre de ressources pose certains
problèmes. D’une part, trop de ressources entraîne un niveau croissant d’inefficacité. Il est
alors nécessaire de considérer un pourcentage d’inefficacité en affectant de nouvelles
ressources. Cela doit se refléter par une modification de la quantité de travail.
Malheureusement, il n’est pas possible de saisir un pourcentage d’efficacité à des ressources
(Ex. 90%) dans Ms Project. Le fait d’affecter la ressource à 90% par exemple fausserait les
coûts qui demeurent à 100%.
D’autre part, l’embauche de ressources humaines pour de très courtes périodes de temps
entraîne des problèmes de coûts de formation, d’efficacité, d’indemnisation de départ et
d’insécurité pour le reste du personnel. Le cas de spécialistes à la pige est toutefois de plus en
plus fréquent. Dans le cas de ressources matérielles, il est possible d’utilisez la location.
Note : L’audit des ressources n’est pas en mesure de résoudre les conflits dus à l’affectation
d’une ressource pour une capacité (Ex. 100%) supérieure à sa disponibilité, ou s’il existe
certaines contraintes tel qu’un lien Fin-Fin sur deux (2) tâches utilisant la même ressource.

79
8.2.2.8 Amélioration des performances des ressources
Pour respecter les prévisions, vous pouvez améliorer les performances des ressources en
utilisant les suggestions suivantes :
• Accroître les compétences techniques par une formation approfondie.
• Donner aux ressources de meilleurs outils de travail.
• Favoriser l'échange des informations et des connaissances, incluant l'amélioration de
l'esprit d'équipe et l’augmentation de la compréhension du travail par les employés.
• Améliorer les compétences en gestion du responsable de projet qui veillera à optimiser
les efforts de l'équipe de projet en s'assurant que chaque personne est correctement
stimulée et motivée, que les ressources disposent des outils appropriés et qu'elles ont
accès à des documents techniques et des références susceptibles de les aider.

8.2.2.9 Nivellement des ressources (Prolonge la durée)

Le nivellement (Audit) des ressources consiste à retarder au besoin la réalisation de certaines

critiques et non critiques de façon à résoudre les conflits d’affectation en s’efforçant de
minimiser la durée du projet de telle sorte que les besoins en ressources ne dépassent jamais
leur disponibilité. Puisque les tâches critiques peuvent être déplacées, la durée totale du projet
peut être prolongée.
Le nivellement se traduit par l’élimination de tous les conflits d’affectation, contrairement au
lissage qui ne peut résoudre l’ensemble des conflits. Il y a des exceptions que nous voyons
plus loin.
Microsoft Project offre la possibilité de réaliser automatiquement le nivellement des
ressources à l’aide de la boîte de dialogue Audit Des ressources [Outils/Audit des
ressources...]
Le nivellement des ressources se réalisera si la case [L’audit respecte la marge disponible] est
désactivée. Sinon, il s’agira d’un lissage.
Sélectionnez « Auditer le projet en entier »
Cliquez sur « Auditer Maintenant »

Règles heuristiques pour le nivellement

Après avoir identifié les tâches qui peuvent être retardées, Microsoft Project sélectionne la
tâche à retarder en fonction de ses interdépendances des tâches, de sa date de début, de sa
priorité et de ses contraintes.
• La tâche la plus critique en premier
• Par ordre de priorité
• La tâche la plus courte en premier
• La tâche exigeant le plus de ressources en premier
• La tâche ayant le plus grand nombre de successeurs

Priorité de la tâche
Il est possible de déterminer un niveau de priorité pour chaque tâche de 1 à 1000 dans
[Information sur la tâche/Général/Priorité). Les tâches dont la priorité est la plus faible, sont
retardées ou fractionnées en premier. Les tâches avec une priorité de 1000 ne sont jamais
auditées.

Contraintes permettant de ne pas retarder une tâche

Lorsque vous utilisez l'audit, Microsoft Project contrôle chaque ressource, une par une. Si une
ressource est sur utilisée, Microsoft Project recherche les tâches qui provoquent la

80
 surutilisation et identifie celles qui peuvent être retardées. Microsoft Project ne retarde pas les
tâches qui :
 Ont une contrainte Doit Commencer Le ou Doit Finir Le.
 Ont une contrainte Le Plus Tard Possible, si ce projet est prévu à partir de la date de
début.
 Ont une contrainte Dès Que Possible, si ce projet est prévu à partir de la date de fin.
 Ont une priorité de 1 000, ce qui signifie Ne pas effectuer d'audit.
 Ont une date de début réel. Toutefois, si la case à cocher L'audit peut fractionner le
travail restant est activée, tout travail restant peut être fractionné pour l'audit.
Notes
Dans le cadre d'un audit, Microsoft Project ne change pas les ressources affectées aux tâches.
Le logiciel ne sera pas en mesure de résoudre un conflit dû à l’affectation d’une ressource
pour une capacité supérieure à sa disponibilité pour le projet. Ex. ingénieur (300%) est affecté
à une tâche tandis que sa disponibilité est de 2 ingénieurs dans le tableau des ressources.
Seules les ressources de type travail (personnes et équipements) sont auditées : les ressources
matérielles ne peuvent pas faire l'objet d'un audit.

8.3.0 Disponibilité des fonds

La disponibilité des fonds nécessaires à la réalisation des activités du projet doit correspondre
au cash-flow de celui-ci. Dans le cas où le financement du projet correspondrait à 25% du
budget total par année pendant 4 ans, par exemple, et que l’utilisation des ressources
consomment plus que cette proportion du budget annuel disponible la première année, il y a
alors un conflit d’affectation des ressources financières. Cela représente une contrainte
majeure du projet.
Afin de s’assurer que le projet ne nécessite pas plus de fond que le budget, nous consulterons
le Cash-flow du projet à l’aide du rapport prévu dans Ms Project à cet effet. Ce rapport est
disponible dans [Affichage/Rapports/Coûts…/Cash-flow).
Vous pouvez modifier le rapport avec la commande correspondante lorsque vous aurez
sélectionné le rapport afin de le personnaliser au niveau de la périodicité, notamment.
Si le projet nécessite des besoins financiers plus grands à certaines périodes que les fonds
disponibles à ce moment, il sera nécessaire de retarder quelques tâches. Les principes seront
sensiblement les mêmes que ceux discutés lors de la résolution des conflits d’affectation des
ressources (tâches non critique d’abord, par exemple). Par contre, il n’existe pas de
commande automatique comme l’Audit des ressources.
Une méthode efficace pour identifier les tâches coûteuses qui peuvent être retardées pour
équilibrer le budget du projet consiste à utiliser un écran fractionné comprenant :
 Le Diagramme de Gantt (en haut) en ajoutant le coût à la barre du Gantt dans [Format/Styles
des barres/Texte/Droit/Coût]
 L’Utilisation des tâches (en bas) en ajoutant [Format/Styles du détail/Champs
disponibles/Coût]
À l’aide de cet affichage, vous pouvez retarder certaines tâches et voir l’impact du
changement sur les coûts totaux par périodes en revenant sur la tâche récapitulative du projet
dans le Gantt.

8.4.0 Rationalisation des affectations

Lors de l’optimisation de la planification, le gestionnaire cherchera à allouer le nombre de
ressources nécessaire tout en minimisant les périodes pendant lesquelles certaines ressources
seraient inactives. La démarche consiste à identifier la disponibilité des ressources et de
comparer celle-ci avec leur utilisation dans le projet afin d’affecter les ressources le plus
efficacement possible.

81
Pour faciliter la gestion des heures de travail, il est souhaitable de réduire le nombre et
l’importance des variations du travail au cours des différentes périodes (Ex. 17 heures la
semaine 1, 48 heures la semaine 2, 6 heures la semaine 3, etc.).
Lorsque des ressources internes à L’organisation sont affectées parallèlement à plusieurs
projets, celles-ci peuvent réaménager elles-mêmes leur temps de travail à l’intérieur des
périodes de travail.
Cependant, même dans cette situation, il apparaît souhaitable d’uniformiser la quantité de
travail requis par une ressource à l’intérieur des périodes (plage de travail en semaine ou en
mois) afin que celle-ci connaisse sa disponibilité restante pour travailler sur d’autres projets.

8.6 Validation de l’échéancier et du budget de référence

Vous disposez maintenant d’une planification optimale à partir de laquelle vous pouvez
extraire l’échéancier et le budget de référence du projet. Il suffit alors de valider auprès du
client cet échéancier et ce budget qui deviennent les objectifs que le gestionnaire de projet
s’engage à atteindre.

8.7 Confirmation des ressources

Après avoir résolu les sur utilisations des ressources, rationalisé les affectations, optimisé et
validé votre planification auprès du client, vous êtes maintenant en mesure de confirmer la
disponibilité de vos ressources et faire les derniers ajustements à la planification, si
nécessaire.
La recherche d’information sur la disponibilité des ressources est normalement réalisée en
cours de planification mais les plans opérationnels ne sont réellement définitifs que lorsque
les ressources du projet ont confirmé formellement leur affectation.

8.8 Sauvegarde de la planification initiale

L’échéancier de base correspond à une planification réaliste sur laquelle le client et le
gestionnaire s’entendent. Le budget de base reflète les coûts qui en découlent. Les deux (2)
constituent une forme d’engagement du gestionnaire à réaliser le projet dans les délais et
coûts établis.
Lorsque votre planification de base est terminée, que le plan est approuvé par le client et que
vous êtes près à démarrer la réalisation du plan, vous allez sauvegarder cette planification.
Les opérations de sauvegarde de la planification initiale sont expliquées au chapitre suivant.

82
CHAPITRE 9 : Suivi et contrôle de projet

L’interruption des travaux, les retards dans l’exécution de certaines tâches, la prolongation de
leur durée, sont courants dans un projet réel. De plus, le client peut demander des
changements en cours de route. Le suivi et le contrôle permettent de s’assurer que les
objectifs fixés pour le plan de l’échéancier et le budget seront respectés lors de la réalisation
du projet.

9.1.1 Le cycle de suivi contrôle

Le cycle de suivi contrôle, représenté dans la figure suivante, implique une démarche utilisant
plusieurs outils de gestion tels que l’échéancier de référence, l’estimation budgétaire, la fiche
d’autorisation des travaux, le rapport d’avancement des travaux, la fiche de temps de travail
du personnel, le formulaire de demande de changement au projet, l’analyse de la valeur
acquise, etc, selon les besoins du projet (risques techniques particuliers, ententes
contractuelles avec les entrepreneurs, exigences du client).
Cette démarche, qui conduira à la mise à jours de la planification, sera poursuivie au cours de
l’ensemble de l’exécution du projet. La planification ne s’arrête donc pas au moment où
débute les travaux.
L’outil informatique supporte cette démarche en nous permettant de faire les ajustements du
plan en tenant compte des écarts qui résultent du déroulement réel des travaux et des
ajustements qui s’imposent.

9.1.2 Définition du suivi et du contrôle

Suivi
Le suivi consiste à faire la mise à jour périodique des réalisations. Les données sur l’état
d’avancement des travaux et des coûts nous permettent de connaître:
• Les travaux à réaliser (ce qui doit être fait)
• Les travaux déjà réalisés et les coûts encourus (ce qui est réalisé)
• Les travaux à réaliser et les coûts restants (ce qui reste à faire)
Contrôle
Le contrôle consiste à :
 Comparer l’état d’avancement des travaux et des coûts aux prévisions de réalisation,
c’est à dire le budget
 Analyser les écarts
 Apporter les actions correctrices pour minimiser les coûts
 Vérifier le résultat des actions correctrices
La méthode utilisée pour analyser les écarts est l’analyse de la valeur acquise.
Interaction entre le suivi et le contrôle
Nous présentons, dans les pages suivantes, le suivi et le contrôle de façon distincte car il est
nécessaire de recueillir les données sur l’état d’avancement avant de pouvoir analyser les
écarts entre les prévisions et les données réelles et développer des mesures pour corriger la
situation.
Cependant, cette démarche est circulaire et doit être réalisée à plusieurs reprises au cours du
projet selon le nombre de période de suivi/contrôle désiré.

9.2 Le suivi du projet

Le suivi de l’avancement permet de vous assurer que les tâches débutent et s’achèvent aux
dates prévues, que les ressources terminent leur travail dans les temps impartis et que les
coûts ne dépassent pas le budget. Pour effectuez le suivi du projet à l’aide du logiciel, vous
devez suivre les étapes suivantes :

83
1. Création d’une planification initiale (Prévisions préliminaires).
2. Mise à jour périodique des prévisions afin de refléter l’avancement du projet en saisissant
les valeurs réelles.
 Avancement par la durée ou les délais
 Avancement par le travail des ressources
 Contrôle des coûts
3. Comparer les prévisions mises à jour avec la planification initiale en vue de déterminer si
l’avancement est conforme à la planification.

9.2.1 Sauvegarde de la planification initiale

La planification initiale est la base de comparaison pour le suivi de l’avancement des
prévisions. Elle doit être enregistrée afin de conserver les données pendant toute la durée du
projet, même si l’on saisit de nouvelles informations.
Effectuer la sauvegarde dans [Outils/Suivi/Enregistrer de la planification initiale…]. Choissez
l’ensemble du projet puis validez à l’aide du bouton OK. Attention. Si vous refaites cette
opération au cours du suivi, vous effacerez l’ancienne planification initiale.
Il est possible également d’enregistrer la planification initiale sur des tâches sélectionnées.
Cela permet de créer, en cours de réalisation, une nouvelle planification initiale sur des tâches
spécifiques qui ont été modifiées ou ajoutées selon la demande du client. Cette méthode
permet de ne pas modifier l’ensemble des informations de référence car celles-ci constituent
l’unité de mesure des objectifs opérationnels fixés (en terme de coût et d’échéancier) à partir
desquels nous pourrons évaluer les performances du gestionnaire.
Planification initiale multiple
Au cours de la réalisation du projet, il est possible d’enregistrer jusqu'à 10 planifications
temporaires que nous pouvons comparer à la planification initiale afin d'évaluer l'avancement
du projet. Ces planifications temporaires sont utiles pour déterminer le moment ou vos
prévisions ont commencé à s’écarter de la réalité.
Une planification temporaire enregistre seulement 2 informations, à savoir la date de début et
la date de fin de la tâche en cours. La boîte de dialogue vous propose de sélectionner les
champs dans lesquels vous pouvez enregistrer ces informations [Début1/Fin1].

9.3 Sélection de l’affichage suivi

Sélectionnez le Diagramme de Gantt suivi dans [Affichage/Gantt suivi] ou personnalisez

votre propre affichage dans [Format/Assistant diagramme de Gantt…]
En choisissant Diagramme de Gantt personnalisé à l’étape 2 de l’assistant, vous pourrez
configurer tous les paramètres des barres de tâche selon vos besoins (chemin critique, couleur,
motif, forme, genre de barre, informations affichées, etc.).
Lorsque la planification initiale est sauvegardée, les barres du Gantt se séparent
horizontalement en deux. La partie du haut représente la prévision réelle (en rouge ou bleu,
normalement) et la partie du bas correspond au planifié (en gris).
Ajustement de la ligne de la date du jour
Ajoutez une ligne représentant la date du jour sur l’affichage du Gantt dans
[Format/Quadrillage/Date du jour]

84
Valeurs prévues, planifiées, réelles et restantes
Le suivi du projet s’effectue à partir de plusieurs champs concernant la durée, la date de début
et de fin, le travail, les coûts, les heures supplémentaires, etc. Il s’agit des valeurs suivantes :
Prévues Valeur calculée par le logiciel en tenant compte des informations fournies. Suite aux
changements survenus dans la planification, le logiciel calcul à nouveau la durée totale de la
tâche. Planifiées
Copie des valeurs prévues au moment de la création de l’échéancier et du budget de référence,
mais seulement avant que n’intervienne un changement à la planification.
Réelles Informations fournies par l’utilisateur (ou générées automatiquement par le logiciel)
concernant l’état d’avancement des travaux et des coûts.
Restantes Valeurs prévues moins valeurs réelles. Le logiciel calculera cette valeur mais il est
possible de saisir une autre valeur, indiquant alors que la tâche diffère de la valeur prévue.
La façon dont Ms Project calcule les différentes valeurs est la suivante :
Formule : Durée = Durée réelle + Durée restante
Durée réelle Durée restante
Durée planifiée (Référence) %Achevé
Le même principe s’applique pour le travail et les coûts. Par exemple, le travail est égal au
travail réel plus le travail restant.
Vue partielle de l’échéancier et du budget de référence
Visualiser l’échéancier et le budget de référence dans [Affichage/Table/Plus de
tables…/Planifié]

9.4 Mises à jour périodique des réalisations

Il s’agit d’évaluer l’état de chaque tâche et mettre à jour les informations appropriées dans vos
prévisions. Les variables du projet à suivre sont :
o les dates de début et de fin des tâches
o le % d’achèvement de chaque tâche
o la durée des tâches
o les coûts du projet, des tâches et des ressources individuelles
o les heures de travail que chaque ressource a accomplies
Dans certains cas, il ne sera pas nécessaire, souhaitable, économique ou tout simplement
possible de suivre l’ensemble de ces paramètres. Tout dépendra de la situation. Voyons
différentes méthodes pour effectuer le suivi informatisé du projet.

9.4.1 Mise à jour des tâches

Établir l’état d’avancement des travaux consiste à préciser, tâche par tâche, les dates de début
et de fin réelles, la durée réelle, le travail et les coûts réels, le pourcentage des travaux réalisé,
etc.

Méthode 1
Le suivi de l’avancement la durée ou des délais peut se faire à l’aide de l ’affichage suivi dans
le Diagramme de Gantt ou le Gantt suivi qui est tout à fait équivalent (il est simplement
configuré autrement).
La mise à jour consiste à saisir pour chaque tâche les valeurs réelles dans les champs.
o Saisir la date de début réel ainsi que la date de fin réel.
o Saisir le % d’achèvement de la tâche.
o Saisir la durée réelle de la tâche ainsi que la durée restante
La mise à jour d’une valeur entraîne le calcul automatique par le logiciel des autres
paramètres dans la mesure où les options de calcul, que nous verrons plus loin, sont activées
en conséquence.

85
Estimation de la durée restante
La mise à jour de la durée restante est particulièrement importante pour la mise à jour des
prévisions. Lors du suivi, les informations recueillies sur la durée réelle de chaque tâche sont
complétées par l’estimation de la durée nécessaire pour les terminer. Dans le cas d’une tâche
ayant débutée à la date prévue, c’est en saisissant la durée restante que le logiciel ajustera les
prévisions au niveau de la nouvelle durée du projet, si cette tâche est sur le chemin critique,
les périodes de réalisation de tous les successeurs, le travail et le coût de la tâche. C’est donc
cette information qui permet d’estimer les possibilités de dépassement sur une tâche avant que
celui-ci se produise.
En saisissant la durée restante, le pourcentage d’avancement sera recalculé en fonction de la
durée totale estimée.
Formule : Pourcentage achevé = Durée réelle/Durée

Méthode 2
La deuxième méthode consiste à mettre les tâches à jour à l’aide de la Barre outils suivi
accessible dans [Affichage/Barres d’outils/Suivi].
Barre d’outils « Suivi » :
1. Permet d’obtenir les statistiques d’avancement sur le projet
2. Cette icône permet de mettre à jour toutes les tâches ou une sélection de tâches pour refléter
que les dates, le coût et le travail réels sont conformes aux prévisions. Vous devez ensuite
Icône : Boîte de dialogue: Mettre à jour les tâches apporter les ajustements sur les tâches dont
les valeurs réelles sont différentes des prévisions.
3. La troisième icône permet de prévoir que la durée restante sur les tâches sélectionnées
continue, à partir de la date d'état. Pour définir la date d'état, cliquez dans le menu Projet sur
Informations sur le projet, puis cliquez dans la zone Date d'état pour sélectionner une date
dans le calendrier.
4. Insérer une courbe d’avancement à une certaine date. Vous pouvez insérer autant de
courbes que vous souhaitez.
5. À l’aide des icônes 5 à 9 vous pouvez marquer les tâches sélectionnées comme achevées à
0 %,25%, 50%, 75% et 100%.
6. Mettre à jour les tâches [menu Outils, sous-menu Suivi]
7. Permet d’obtenir la boîte de dialogue Mettre à jour l'état des tâches, qui affiche les
Informations de la tâche que vous avez sélectionnée.

Pourcentage d’avancement
Le champ [% achevé] représente le pourcentage de la durée, ce qui est différent du
pourcentage de la charge [% Travail achevé] que nous verrons plus loin. Il s’agit d’une
certaine manière de la distance parcourue pour réaliser les travaux. Si la tâche consiste à poser
10 poteaux électriques, 7 la première semaine et 3 la deuxième semaine, alors l’avancement
de la durée sera de 50% après une semaine tandis que l’avancement du travail sera de 70%
(dans la mesure où l’avancement technique, c’est à dire le nombre de poteaux posé, est
proportionnel à l’effort de travail).
Le pourcentage d’avancement qui se trouve sur la tâche récapitulative correspond à la somme
des durées réelles divisée par la somme des durées restantes.

86
9.4.2 Mise à jour du travail

Méthode 1
La mise à jour des tâches peut s’effectuer en fonction du travail effectivement réalisé en
saisissant la valeur dans le champ Réel de la table Travail. [Affichage/Table/Travail]
Vous devez également saisir valeur du travail restant si celle-ci est différente de la valeur
calculée par le logiciel. Le champ Travail correspond au travail prévu, donc Réel + Restant.
Le Planifié est la valeur de notre planification initiale. Il ne doit pas changer, même s’il est
possible d’intervenir dans ce champ. La variation correspond à la différence entre le travail,
prévu après la mise à jour de la tâche, et le Planifié. Cette valeur nous indique si la tâche
nécessite plus ou moins de travail que prévu, donc inévitablement une variation de coût.
(Même s’il n’y a pas de coûts variables associés aux ressources affectées à cette tâche, il y a
un coût économique pour le projet).
La mise à jour des tâches par l’avancement du travail est intéressante dans la mesure où vous
disposez de données précises à ce sujet, à l’aide de feuilles de temps qui comptabilisent le
travail par activité.

L’avancement du travail
L’avancement du travail [% T. achevé] correspond ici à l’effort fourni par rapport à l’effort
qui reste à fournir. Il représente une mesure plus révélatrice de l’avancement d’une tâche ou
du projet (tâche récapitulative) que le % d’avancement de la durée. Il s’apparente à
l’avancement technique qui mesure les travaux physiques réalisés. Il diffère de l’avancement
technique puisque les premières unités produites peuvent nécessiter plus de travail que les
secondes. Il a l’avantage de pouvoir mesurer des travaux pour lesquels il est difficile de
définir un « métrique d’avancement » comme les travaux de recherche.

Méthode 2
Une autre méthode consiste à saisir les heures de travail directement dans le tableau de
l’affichage utilisation des ressources. Ajouter le champ travail réel dans
[Format/Détail/Travail/Travail réel]
Répartition de la charge de travail
Cette méthode a l’avantage de répartir la charge de travail restante sur une journée
supplémentaire à la fin de la tâche. Par exemple, si 8 heures de travail sont prévues le lundi 11
février et que la ressource travaille 4 heures cette journée, Ms Project ajoutera 4 heures la
journée après la fin de la tâche. La durée prévue de la tâche est alors prolongée. À l’inverse, si
le travail pour une journée est plus élevé que le travail prévu, le logiciel réduira la durée
prévue pour la tâche.
Situation initiale
Répartition de 4 heures de travail le lundi 18 février, suite à la saisie de 4 heures dans Travail
réel le lundi 11 février.

Méthode 3
Utilisez la Fiche détaillée de la tâche accessible dans [Affichage/Plus d’affichage/Fiche
détaillée de la tâche/Appliquer] puis, à l’aide du menu contextuel [Travail de la ressource].
Elle permet de suivre le travail des ressources par tâche.
Saisissez le travail réel, le travail restant ainsi que les heures supplémentaires. Les heures
supplémentaires réduiront la durée de la tâche, s’ils dépassent la valeur prévue.

87
Modifier les options de calcul
Dans le cas où le travail ne serait plus constant dans le temps, parce que les ressources sont
affectées à d’autres projets et que les priorités changeantes provoquent plusieurs interruptions
du travail, par exemple, vous risquez d’éprouver certaines difficultés à mettre à jour vos
prévisions puisque le travail ne sera plus fonction de la durée. Or, dans le logiciel, la mise à
jour de la durée réelle des tâches entraîne la mise à jour du travail réel. Pour pallier ce
problème, qui implique un pourcentage multiple d’affectation de la ressource, vous pouvez
désactiver l’option de calcul dans [Outils/Options/Calcul] qui autorise à Ms Project à mettre à
jour l’état des ressources en même temps que la mise à jour de l’état des tâches.
Si la case est désactivée, la durée sera indépendante du travail
Si la case est désactivée, les coûts seront indépendants du travail

9.4.3 Suivi des coûts

Vous pouvez accéder à la table Coûts disponible dans [Affichage/Table/Coût]. Cependant, il

n’est pas possible de saisir la valeur des coûts dans le champ Réel de la table, sauf pour les
coûts fixes Les coûts sont calculés par le logiciel en fonction du travail puisque les coûts
proviennent de l’utilisation des ressources. La mise à jour des tâches ne peut donc pas
s’effectuer par la saisie des coûts réels.
Cependant, il est essentiel de mettre à jour les coûts du projet au niveau du taux standard et du
taux des heures supplémentaires des ressources, les taux d’utilisation ainsi que les coûts fixes.
Cette démarche peut se faire en parallèle avec la mise à jour des ressources afin de contrôler
l’adéquation entre les différentes valeurs. Une manière efficace de le faire est d’utiliser la
fiche détaillée de la tâche que nous avons vu précédemment [Affichage/Plus
d’affichage/Fiche détaillée de la tâche/Appliquer] table [Travail de la ressource] ainsi que la
table coût du Diagramme de Gantt.
Cet affichage combiné nous permet de mettre à jour les ressources et les coûts fixes au même
moment. Ensuite, il suffit de double cliquer sur les ressources pour ajuster les taux de salaire
et les coûts d’utilisation.
Deux rapports sont particulièrement utiles pour suivre les dépassements de coûts. Il s’agit de
« Tâches dépassant le budget » et « Ressources dépassant le budget » qui sont accessibles
dans [Affichage/ Rapports…/Coûts….
Filtre pour identifier les tâches dépassant le budget
L'application du filtre [Coût dépassant le budget] vous permet de visualiser directement dans
la table en cours les dépassements de coûts concernant les affectations de tâches ou de
ressources
Par rapport au coût estimé établis à l'aide de votre planification initiale.
1. Projet/Filtré pour/Plus de filtres…
2. Filtres : Tâche
3. Coût dépassant le budget/Surbrillance
Si vous n’appliquez pas la surbrillance, Ms Project afficher simplement les tâches concernées
et marque les tâches ne dépassant pas le budget.

Modifier les options de calcul

Il est possible de saisir d’autres valeurs réelles pour les coûts en désactivant l’option qui
permet à Ms Project de calculer automatiquement les coûts dans [Outils/Options/Calcul]. Cela
peut être pertinent dans le cas où vous disposez du montant des dépenses réelles en
provenance du département de comptabilité, par exemple, et que vous désirez suivre les coûts
sans tenir compte de la charge des ressources. La mise à jour précise de celle-ci nécessite

88
beaucoup de temps dans le cas d’un projet d’envergure et vous pourriez alors décider de
porter votre attention sur les échéanciers et les coûts, comme c’est le cas dans certains projets.

9.5 Contrôle du projet

Le contrôle des coûts cherche à détecter les dépassements de coût le plus rapidement possible,
et ce, avant qu’il ne soit plus possible de corriger la situation en respectant les contraintes du
projet. Il se fait sur une base périodique, ce qui implique la mise à jour des données
concernant l’avancement des travaux et des coûts, l’évaluation de la situation en comparant ce
qui a été fait (Réel) par rapport à ce qui a été prévu (budget) et l’apport des mesures de
correctives pour minimiser les coûts.

Problématique du contrôle des coûts

À partir des étapes de la mise à jour du projet, nous sommes en mesure d’identifier les tâches
dépassant le budget. Disons qu’une tâche d’une durée de dix jours est estimée à 1000$ selon
la planification initiale. Après la cinquième journée de travail, la tâche devrait avoir coûté
500$ et avoir réalisé 50% des travaux. S’il s’avère qu’à ce moment la tâche a coûté 400$
(réel). Que pouvons-nous en conclure ? Avons-nous réalisé jusqu’à présent une économie de
100$ sur cette tâche?
En fait, il n’est pas possible de le dire sur la seule base de ces informations. Pour tirer une
conclusion, nous devons connaître la valeur acquise des travaux, c’est à dire la valeur de ce
qui a été réalisé. Si, après le cinquième jour, nous constatons que la tâche nécessitera 5 jours
supplémentaires pour terminer les travaux, la valeur acquise (réalisée) sera de 33%
d’avancement des travaux, (5jours divisés par 15 jours = 33% d’avancement), et non 50%.
Dans cet exemple, nous aurions après le cinquième jour un dépassement de 70$ (La valeur
des travaux réalisée 330$ - coût réel 400$). Le coût total de la tâche sera de 1400$ (400$ +
[10 100$
par jour]).

L’analyse de la valeur acquise

Le contrôle du projet repose sur l’analyse de la valeur acquise (earned value analysis) qui est
une technique permettant d’identifier à la fois les dépassements au niveau des coûts et des
échéanciers par rapport à la planification de base.
L’audit des coûts peut répondre aux questions :
1. Reste-t-il suffisamment d’argent dans le budget pour terminer le projet ?
2. Reste-t-il suffisamment de temps dans les prévisions pour terminer le projet dans les délais?
Donc, savoir si vous risquez de manquer d’argent ou de temps…

Les critères d’évaluation du contrôle

Les valeurs de l’analyse de la valeur acquise, de la table Audit des coûts, sont les suivantes :
Les données de base sont : CBTP, CBTE, CRTE

Le Coût Budgétaire du Travail Planifié (CBTP)

Mesure du travail qui aurait dû être fait à la date de contrôle selon la planification initiale.
Coût estimé du travail selon le calendrier des travaux.

Le Coût Budgétaire du Travail Exécuté (CBTE) (La valeur acquise)

Mesure du travail qui a effectivement été réalisé à la date de contrôle en se basant sur
l'avancement réel de la tâche selon le coût du budget. Il s’obtient lorsque l’utilisateur entre un
pourcentage de travail réalisé à la date de contrôle.

89
Le Coût Réel du Travail Exécuté (CRTE)
Mesure les coûts encourus pour réaliser le travail. Il est basé sur les fiches de temps et est
donné par le département comptabilité. Ces données doivent être entrées dans le logiciel Ms
Project.
La mesure de la variation de la planification initiale est réalisée à l’aide de : VS, VC
La Variation de prévisions (VS) (Schedule Variance)
Mesure l’écart sur l’échéancier jusqu'à la date de contrôle du projet. L’écart sur échéancier
donne une indication du degré d’avancement du travail. Elle s’obtient en faisant la différence
entre le coût budgétaire du travail exécuté (CBTE) et du coût budgété du travail planifié
(CBTP).
CBTE – CBTP = VS
Interprétation SV en avance
SV en retard

La Variation des coûts : VC (Cost Variance)

Mesure l’écart sur les coûts jusqu'à la date de contrôle du projet.
L’écart budgétaire permet de mesurer le rendement de la productivité. Elle s’obtient en faisant
la différence entre le coût budgété du travail exécuté (CBTE) du coût réel du travail exécuté
(CRTE).
CBTE - CRTE = VC
Interprétation CV sous les coûts
CV dépassement des coûts
La mesure de la variation de l’achèvement est réalisée à l’aide de : FAC, BAC, VAC.

FAC (Estimate at completion)

Estimé à l'achèvement. Nouvelle estimation du coût (total) de réalisation du projet sur la base
des données obtenues. Ce coût est basé sur les coûts déjà imputés, ajoutés aux coûts prévus
pour le travail restant. CRTE + Coût restant.

BAC (Budgeted at completion)

Coût planifié. Le coût budgétaire total lors de la planification initiale.
VAC (Variation at completion)
L’écart du coût final est la différence entre l’estimé à l'achèvement (FAC) et le coût planifié
(BAC).
FAC – BAC = VAC

L’avancement sur l’échéancier

L’avancement sur l’échéancier se mesure en unité monétaire (170 $ de travaux n’ont pas été
réalisés tel que prévu). Si la qualité de travail requis pour réaliser le projet est une mesure
adéquate de son envergure, on peut considérer que la différence entre le CBTE et le CBTP est
une mesure adéquate de son avancement sur l’échéancier de référence.
Cette méthode, pour mesurer l’avancement sur l’échéancier est parfois plus significative que
l’avancement en terme du durée car une tâche de cinq (5) jours mobilisant 50 ouvriers n’a pas
la même valeur qu’une autre tâche de cinq (5) jours mobilisant une personne à temps partiel.
L’analyse de la valeur acquise utilise le travail et non la durée.

Allocation des coûts

Si l’allocation des coûts est au début, en proportion ou à la fin du projet, c’est-à-dire que le
CRTE correspondra au coût imputé au début peut importe le pourcentage d’avancement de la

90
tâche, donc,une variation des coûts (VC) négative, signifie trop payer mais FAC, BAC, VAC
demeurent bons.

9.4.1 Mise à jour du projet

La démarche consiste à mettre à jour le projet dans [Outils/Suivi/Mettre à jour le projet…].
Cette opération permettra d’effectuer la mise à jour du projet jusqu’à une date particulière qui
correspond à la date du contrôle. Cette date correspond normalement à la périodicité des
rapports d’avancement. Par défaut, le logiciel propose la date du jour.
Cette opération est essentielle pour effectuer l’analyse de la valeur acquise puisque c’est la
date de contrôle qui détermine le moment ou on mesure ce qui à été réalisé, ce qui aurait du
être fait et ce qui reste à faire.
La mise à jour avec cette méthode actualise les valeurs de l’ensemble des champs réalisés
(durée, % d’achèvement, dates de début et de fin, travail, coût, etc.), en considérant que le
projet se déroule selon les prévisions. Le pourcentage des tâches en cours sera actualisé à la
date de contrôle.
Si l’avancement réel des travaux est différent de vos prévisions, vous devrez apporter les
corrections nécessaires au niveau des valeurs calculées par le logiciel. Il peut être plus
efficace d’effectuer le suivi et le contrôle en même temps afin d’indiquer à Ms Project la date
de contrôle avant de saisir les données réelles sur l’avancement.
Vous pouvez également utiliser la première icône de la barre suivie pour mettre les tâches
selon les prévisions. Cette méthode met à jour la tâche à la date du jour ou selon une date
précisée dans la boîte de dialogue [Projet/information sur le projet Date d’état :] et active le
calcul de l’audit des coûts.
Choisir [Définir 0% - 100% achevé] si vous désirez utiliser les % compris entre 0 et 100 et
choisir [Définir 0% - 100% achevé seulement] si vous désirez suivre uniquement les tâches
terminées ou non débutées.
Dans le cas où le projet comprend des tâches de courtes durées, il peut être économique de se
limiter au suivi des tâches complétées. Le découpage du projet en petite tâche peut être
efficace pour le suivi de lots de travail confiés à des entrepreneurs externes.
[Prévoir à nouveau le travail non achevé pour qu’il commande le] fractionne la tâche de
manière à poursuivre le travail à la date spécifiée. Cela est particulièrement utile si les travaux
doivent être interrompus pour une période de temps.

Affichage de l’audit des coûts

Il existe plusieurs façons d’afficher l’information concernant l’audit des coûts.
Table Audit des coûts
Vous trouverez la table contenant l’ensemble des valeurs de l’analyse de la valeur acquise
dans [Affichage/Table:/Plus de tables…/Audit des coûts].
Boîte de dialogue Audit des coûts
Obtenir cette boîte de dialogue à l’aide du 4e icône de la barre d’outil [Boîte de dialogue
Personnalisée] disponible dans [Affichage/Barre d’outils/Personnaliser…/Barres d’outils].
Vous pourrez consulter les données tâche par tâche où obtenir les sommaires sur les tâches
récapitulatives.

Rapport Audit des coûts

Il existe également un rapport d’audit des coûts pré formaté dans
[Affichage/Rapports…/Coûts…/Audit des coûts] que vous pouvez imprimer.

91
Affichage personnalisé de l’audit des coûts
Vous pouvez personnaliser un affichage de l’audit des coûts permettant de visualiser les
tâches non débutées, en cours de réalisation et terminées.
1. Choisir l’Affichage Diagramme de Gantt suivi
2. Sélectionnez [Affichage/Plus d’affichages…]
3. Sélectionnez [Audit des coûts] puis [Modifier]
4. Nommez l’affichage
5. Choisir Table : Audit des coûts
6. Choisir Groupe : Tâche achevée et Inachevées
7. Choisir Filtre : Toutes les tâches
8. Cochez Mettre le filtre en surbrillance
9. Cochez Afficher dans le menu.
L’option [Afficher dans le menu] permet de créer une icône dans la barre d’affichage. Vous
pourrez alors appliquer cet affichage à tous vos projets. Pour supprimer l’icône, il suffit de
désactiver la case en reprenant les étapes 2, 3 et 9.

Courbe d’avancement
La Courbe en S ou Courbe de tendance est construite à partir des données de base de l’analyse
de la valeur acquise et représente le tableau de bord des coûts.
Obtenez la courbe d’avancement en créant un graphique dans Excel à l’aide de l’icône
[Analyse des données chronologiques dans Microsoft Excel…] disponible dans la barre
d’outils Analyse».
Suivre les étapes de l’assistant Analyse des données chronologiques :
1. Activer « Analyse des données chronologiques » dans Excel…
2. Sélectionner dans les « champs disponibles » les trois champs :
a) CBTP
b) CBTE
c) CRTE
3. Choisir l’unité en semaine de préférence ou autre unité selon la période de contrôle (mois,
trimestre)
4. Sélectionner [OUI, s’il vous plaît] pour représenter les données sous forme graphique
5. Exporter les données
6. Sélectionner un graphique à ligne
Vous avez maintenant en main l’information nécessaire pour prendre les décisions de pilotage
du projet et informer le client et autres parties prenantes concernant le déroulement des
travaux.

Marge de manoeuvre
Le gestionnaire de projet doit disposer de marges de manoeuvre budgétaire nécessaire afin de
Pouvoir apporter les actions pour réduire les dépassements de budget. Normalement, le
budget global ne change pas, à moins qu’un changement d’envergure du projet ne soit
approuvé par le client.
Il s’agit plutôt d’un transfert de coût d’un poste budgétaire à un autre.

92