Reunión y documentación de la información de desempeño La

administración de un proyecto no es unidimensional, no puede desarrollarse

correctamente sin información adecuada de referencia y solo considerando
el avance de las diferentes actividades en curso. La correcta administración
de proyectos requiere poder contar con información sobre: • El plan o “línea
de base”. • La comparación de ambas medidas para poder analizar las
diferencias o desviaciones entre ellas. • El avance real de las diferentes
actividades. • Una suerte de predicción del futuro o pronóstico, para poder
“saber” qué sucederá al final del proyecto, de continuar con las tendencias
apreciadas.
*El reporte del desempeño es el proceso de colectar y distribuir toda la
información relativa al desempeño de un proyecto, e incluye: los reportes de
estado (“status”), mediciones de avance y pronósticos. De hecho, el proceso
de reportar el desempeño involucra la colección periódica y análisis de toda
la información generada en el proyecto, contra la línea de base de los datos
reales. Con esto es posible entender y comunicar el avance del proyecto y su
desempeño, así como pronosticar los resultados finales esperados del
proyecto, con base en el análisis de tendencias. Obviamente, el proyecto
tiene diferentes involucrados con necesidades específicas respecto a la
comunicación de la información, existen grupos de involucrados que están
interesados principalmente en el aspecto económico y financiero del
proyecto, y no están interesados en los aspectos técnicos del mismo,
mientras que hay grupos que están interesados en los aspectos técnicos y no
en los financieros ni en los económicos, por citar un par de ejemplos. Los
reportes de desempeño deben ser activos; a través de ellos el administrador
de proyectos comunica a los involucrados clave, lo que necesitan saber en la
forma más concisa posible. Los reportes de desempeño deben adecuarse a
las diferentes necesidades de sus involucrados, deben ser lo suficientemente
directos y claros para que nadie reciba información que no requiere, que no
le sirva o que no pueda procesar, por lo que existen diferentes tipos de
reportes de desempeño del proyecto. Algunos de estos reportes son: •
Reportes de avance. • Reportes de estado. • Reportes del estado de los
riesgos. • Reportes sobre trabajos pendientes por realizar. • Reportes de
trabajos próximos a ser terminados. • Reportes de trabajos próximos a ser
iniciados. • Reportes de cambios autorizados o aprobados en un periodo
determinado. • Reportes de estado financiero. No debemos olvidar que el
administrador de proyectos no solo debe asegurarse de administrar las
comunicaciones dentro de su equipo, sino también hacia todos los
involucrados, principalmente los involucrados clave. No debe perderse de
vista que las decisiones importantes y la administración del éxito del
proyecto dependen de la administración del involucramiento de los
interesados clave y de la satisfacción final del cliente. Para los involucrados
clave es necesario preparar reportes de desempeño diferentes a los
elaborados para el equipo del proyecto. Hay que elaborar un reporte escrito
y conciso que incluya principalmente, la siguiente información: