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INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES

ECONOMIQUES ET COMPTABLES

UE 783  EXCEL 2007 - 2010


COMPÉTENCES ESSENTIELLES
Année 2012 – 2013

I. Ce fascicule comprend :

La série 01

Ilhem MADADI

T7831 / T1/4
UE 783  EXCEL 2007 – 2010 COMPETENCES ESSENTIELLES  SÉRIE 1

EXCEL 2007 2010


COMPÉTENCES ESSENTIELLES

SERIE 01

PLAN DE LA SERIE 01

SERIE 01 2

PLAN DE LA SERIE 01 ...............................................................................................................2

INTRODUCTION .........................................................................................................................4
PRÉSENTATION D'EXCEL ............................................................................................................ 4

I. L’ENVIRONNEMENT D’EXCEL .............................................................................7


A. RAPPELS A PROPOS DE WINDOWS ............................................................... 7
2. Souris ............................................................................................................. 10
3. La barre des menus ........................................................................................ 12
4. Les Barres d’outil .......................................................................................... 12
5. Personnaliser les barres d’outils..................................................................... 14
6. La Barre d’état ............................................................................................... 16
7. Boites de dialogues ........................................................................................ 16
B. INSTALLATION ET LANCEMENT D’EXCEL ............................................... 17
1. Installation avec CD-ROM ............................................................................ 17
2. Lancement...................................................................................................... 17
3. Définitions des objets Excel........................................................................... 18
4. La nouvelle interface Excel 2007 .................................................................. 20
5. Ouvrir et fermer un classeur .......................................................................... 40
6. Fractionner et défractionner la fenêtre Excel ................................................. 51
7. Afficher plusieurs classeurs simultanément ................................................... 52
8. Créer un nouveau classeur ............................................................................. 57

II. GESTION DES CELLULES .....................................................................................59


A. LES FONCTIONS DE BASE ............................................................................. 59
1. Se déplacer ..................................................................................................... 59

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2. Saisir des données .......................................................................................... 65


3. Saisir plusieurs lignes dans une cellule .......................................................... 70
4. Créer une série de données ............................................................................ 72
5. Créer une série de données personnalisée ...................................................... 74
6. Saisir des dates et des heures ......................................................................... 78
7. Trier une liste de données .............................................................................. 78
8. Filtrer les données .......................................................................................... 85
9. Modifier des données ..................................................................................... 90
10. Utiliser les fonctions Rechercher et Remplacer ............................................. 91
11. Sélectionner ................................................................................................... 94
12. Effacer ......................................................................................................... 104
13. Copier : couper, coller ................................................................................. 105
14. Collage spécial ............................................................................................. 108
15. Déplacer les cellules sélectionnées, utiliser le presse
papiers Office............................................................................................... 110
16. Insérer / supprimer des cellules.................................................................... 113
17. Effacer le format d’une cellule .................................................................... 115
18. Créer, visualiser et modifier les commentaires de
cellules ......................................................................................................... 116
19. Modifier /Effacer le contenu du commentaire ............................................ 117
B. LES FONCTIONS AVANCÉES ...................................................................... 119
1. Les séries automatiques ............................................................................... 119
2. Les liens hypertextes .................................................................................... 121

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INTRODUCTION

PRÉSENTATION D'EXCEL
Depuis son apparition en 1978 pour accompagner les premiers micro-ordinateurs, le
tableur est resté l'outil favori du gestionnaire, du financier ou du comptable. La souplesse
de son usage, la capacité de s'adapter à de nombreuses situations de calculs en font un
logiciel présent partout et disponible sur la plupart des micro-ordinateurs.

En 2002, la puissance des machines et la sophistication des logiciels n'ont rien à voir avec
ce qui se passait 20 ans plus tôt, néanmoins les concepts essentiels du tableur sont
toujours présents :

- une feuille électronique avec des cellules repérées par des numéros de ligne et de
colonne ;

- une cellule contient des valeurs numériques, des formules de calcul ou du texte ;

- l'affichage sur l'écran des contenus des cellules permet de contrôler visuellement son
travail ;

- le recalcul en temps réel permet de tester de nombreuses hypothèses sans rien connaître à
un langage de programmation ;

- la recopie permet la diffusion de feuilles à partir de feuilles modèles.

Au cours du temps, d'autres enrichissements sont venus faire du tableur un outil de travail
encore plus complet :

- langage de macro-instructions pour automatiser certains travaux,

- élaboration de graphiques,

- mises en forme de tableaux en bénéficiant des richesses des interfaces graphiques (type
Windows),

- regroupement des feuilles de calcul dans des classeurs,

- liaison avec d'autres applications (graphiques, traitements de textes, bases de données),

- incorporation de pistes d'audit pour la vérification des feuilles de calcul,

- possibilité de travail en commun sur les feuilles de calcul,

- publication des feuilles de calcul sur Internet.

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Et bien sûr, la liste est loin d'être close pour toutes ces innovations qui transforment le
tableur en outil informatique universel.

Après avoir vu un foisonnement de sociétés éditrices de tableurs se disputer le marché,


celui-ci s'est réduit à la présence d'une poignée d'éditeurs capables de maintenir un
produit dans le flux incessant du progrès technique et de le déployer à l'échelle mondiale.
En effet, le tableur est désormais un produit mondialisé, identique sur tous les continents.
L'adaptation aux contingences nationales se faisant par un jeu d'options au niveau des
caractères d'affichage, de la langue des menus ou des aides et de l'unité monétaire, tout
ceci se faisant en relation avec le choix de la version nationale du système d’exploitation
de l’ordinateur (par exemple avec Windows). Pour le reste, c'est-à-dire l'essentiel du
programme, des fonctions de calculs, il n'y a pas de différences et un utilisateur à Paris,
Tokyo, New York ou Jakarta retrouvera l'essentiel de son tableur.

Il reste donc aujourd'hui trois éditeurs pouvant présenter un tableur dans l'environnement
Windows :

- Microsoft avec Excel,

- IBM/Lotus avec Lotus 1.2.3,

- Corel avec Quattro Pro.

Pour répondre aussi bien aux attentes du public qu'à des considérations marketing, ces
trois tableurs sont disponibles au sein de "suites bureautiques" composées d'un traitement
de textes, d'un gestionnaire de base de données, d'un logiciel de présentation et
éventuellement d'autres logiciels :

- Microsoft Office,

- Lotus SmartSuite,

- Corel Wordperfect Suite.

En France, la part de marché détenue par Excel est estimée à plus de 90 % dans les
entreprises. Aux Etats-Unis, l'implantation de Lotus est plus significative, même si Excel
domine le marché.

En fait, les différences entre les trois produits sont faibles, chacun copiant les innovations
réussies de l'autre, et il est même possible de transférer un modèle d'un tableur dans celui
d'une autre marque. Néanmoins, les entreprises qui ont investi dans la formation de leur
personnel et dans la constitution de modèles de feuilles de calcul, hésitent à changer de
fournisseur. D'ailleurs, elles hésitent même à changer de version de logiciel pour ne pas
avoir à supporter le coût des licences et des mises à niveau des feuilles. Ainsi, il possible
de retrouver dans une entreprise des versions d'Excel anciennes.

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Néanmoins, pour votre formation, il est préférable de travailler sur la version d'Excel
2007 qui est nettement plus puissante, intuitive et performante Excel 2007 vous aide à
analyser, à partager et à gérer vos informations pour vous permettre de prendre
des décisions mieux fondées. Conçue pour l'analyse de données vous permettant
de mieux piloter votre activité, la version 2007 du tableur Excel allie à la fois gain
de temps grâce aux mises en formes automatiques et présentation professionnelles
via l'utilisation de graphiques et de tableaux croisés dynamiques. La gestion de
vos feuilles de calcul c'est pourquoi nous avons pris comme base de ce cours la version
Microsoft Office Excel 2007.

Une fois que vous avez installé Microsoft Office Excel 2007, vous pouvez continuer à
utiliser des classeurs qui ont été créés dans une version antérieure d'Excel, conserver ces
classeurs accessibles pour les utilisateurs qui ne disposent pas de la dernière version
d'Excel, et savoir comment les différences entre les versions affectent votre travail.

Pour la compatibilité ascendante et la collaboration avec des versions antérieures de


Microsoft Office Excel (Excel 97-2003), il existe différentes manières d'échanger des
classeurs entre les différentes versions. Dans Office Excel 2007, vous pouvez ouvrir un
classeur qui a été créé dans une version antérieure d'Excel et travailler en mode de
compatibilité afin que le classeur reste dans un format de fichier qui peut être facilement
ouvert de nouveau dans la version antérieure. Un classeur Excel 2007 peut également être
ouvert dans une version antérieure d'Excel à l'aide de convertisseurs de fichier que vous
pouvez télécharger.

Le produit leader sur les plates-formes Macintosh et Windows est depuis 1993 Excel
(alors en version 5.0), composant de la suite Office due à l’omniprésent Microsoft.
Développé dès 1984 comme successeur de Multiplan, Excel est initialement sorti sur
Macintosh. Extrêmement puissant, il en est actuellement à sa version 12, connue sous le
nom d’Excel 2007. Il reste cependant relativement simple d’utilisation, mais est capable
de se plier à pratiquement toutes les requêtes, même les plus sophistiquées, grâce à sa
vaste panoplie de fonctions et à son langage de programmation intégré : c’est un produit
polyvalent.

Il est distingué plusieurs types de tableurs :

• Les tableurs libres ou open source. Ces produits sont généralement gratuits et essentiellement
destinés à la plate-forme Linux. Il existe toutefois un remarquable produit Windows,
OpenOffice.org Calc, très proche de la suite propriétaire Microsoft Office.
• Les tableurs propriétaires. Comme leur nom l’indique, il s’agit de produits commerciaux,
parfois très onéreux.
• Les tableurs Internet. Ce type de produit est en fort développement. Il s’agit de logiciels
auxquels vous accédez via Internet, sans avoir à télécharger ni à installer un quelconque
produit. L’accès peut être gratuit ou soumis à abonnement payant. Le plus célèbre est
probablement celui de Google, accessible depuis leur fameuse interface Mes documents, et qui
nécessite de posséder un compte Google (gratuit). Pouvoir stocker ses documents à distance et
y accéder depuis n’importe quel ordinateur est chose précieuse, et même si ces tableurs restent
actuellement dépourvus des fonctions avancées des produits à installer, ils permettent de
réaliser efficacement la plupart des tâches courantes.

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Les principaux tableurs


Il existe de nombreux tableurs développés par les grands éditeurs. Les principaux tableurs
sont :

• Microsoft Excel, de la suite bureautique Microsoft Office


• Sun StarOffice Calc, de la suite StarOffice
• OpenCalc, de la suite OpenOffice
• IBM/Lotus 1-2-3 de la suite SmartSuite
• Corel Quattro Pro de la suite WordPerfect
• KSpread de la suite libre KOffice sous Linux

I. L’ENVIRONNEMENT D’EXCEL
Excel est prévu pour fonctionner, dans sa version 2007, avec le système d’exploitation
Microsoft Windows. Ce cours est écrit pour Windows XP et Vista, du fait de leur
présence largement majoritaire dans les professions comptables et financières. Les
concepts restent les mêmes dans l’environnement Macintosh, mais les manipulations
pratiques (clavier, souris) diffèrent et il serait donc nécessaire de rédiger un cours
spécifique pour cet environnement.

A. RAPPELS A PROPOS DE WINDOWS


Les principales fonctionnalités de l’interface homme-machine sont restées stables à
travers les différentes versions de Windows : 95, 98, NT, 2000, XP et Windows Vista.
Pour bien se servir d’Excel il est indispensable de maîtriser au préalable l’essentiel de
cette interface Windows.

Excel suit le standard Windows. La fenêtre de travail Excel dispose donc des éléments
communs à l’interface graphique de Windows et par ailleurs de zones spécifiques à
Excel.

L’usage du clavier se combine avec celle de la souris pour traduire les actions de
l’utilisateur. Il existe pour pratiquement toutes les fonctions d’Excel un raccourci clavier ;
nous les présenterons dans les chapitres suivants. Pour le débutant il est plus sage de se
servir des barres de menu et de la souris.

À l'heure actuelle, Microsoft diffuse déjà largement le successeur de Windows Vista


(notamment au PDC 2008), censé faire oublier les défauts de ce dernier. Il fut connu au
départ sous le nom de code Vienna, pour finalement s'appeler officiellement Windows 7,
attendu pour octobre 2009.

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Microsoft Windows Vista (Microsoft Windows NT 6.0) est la dernière version du


système d'exploitation Windows de Microsoft qui succède à Windows XP. Durant son
développement, cette version était connue sous le nom de code Windows Longhorn
jusqu'au dévoilement du nom officiel, le 22 juillet 2005.

Vista a été commercialisé pour les professionnels (uniquement pour les titulaires d'une
licence spécifique) le jeudi 30 novembre 2006 sur la plate-forme de téléchargement de
Microsoft, et le 30 janvier 2007 pour le grand public avec les premières versions boîtes.

Vista se décline en trois versions, les Premium, Professionnel et Intégrale, auxquelles il


faut ajouter la version Basique, destinée aux machines moins performantes.

L’écran Windows

a) Le bureau
Le bureau Windows

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Remarque : on appelle « icônes » les petits identifiants graphiques des objets présents sur
le bureau ou dans les fenêtres. Ils ont la même fonction que les logos pour les marques
commerciales : faciliter la mémorisation et prendre moins de place sur un espace
graphique déjà bien encombré.

b) Le fenêtrage

Utiliser les contrôles Windows dans une fenêtre

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2. Souris
La souris est devenue le complément indispensable du clavier dans une interface
graphique comme Windows. La manipulation de ce périphérique apporte rapidité et
simplicité dans la communication avec le programme, mais à condition d’en maîtriser les
commandes.

Fonctionnalités de la souris

La souris est matérialisée à l’écran par le pointeur. Les déplacements du pointeur


correspondent aux mouvements accomplis par la souris.

Le pointeur apparaît généralement sous forme d’une flèche (image) ou d’une croix
(image 3) mais son apparence peut être modifiée selon le contexte de travail. Voici les
quelques exemples de la forme que peut prendre le pointeur dans différentes
circonstances.

Pointeur par défaut de Windows

Pointeur actif dans Microsoft Word

Pointeur dans une feuille de calcul Excel

Le changement de forme du pointeur indique un état différent du contexte du


logiciel, il est donc fort important de surveiller cette forme pour agir en
conséquences.

Termes utilisés pour décrire l’action à mener avec la souris :

La souris Windows de « base » est à deux boutons (le droit et le gauche), une molette
centrale est aussi acceptée, mais de manière optionnelle. En fait, les logiciels de la gamme
Microsoft Office acceptent la molette pour faciliter le déplacement rapide du pointeur.

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Les différentes actions avec la souris sont :

Pointer : déplacer la souris pour la positionner sur un endroit bien précis

Cliquer : souris immobile, appuyer sur le bouton gauche et le relâcher aussitôt.

Double-cliquer : cliquer deux fois rapidement sur le bouton gauche.

Cliquer droit : cliquer avec le bouton droit. En général un clic sur ce bouton permet
d’ouvrir un menu contextuel (c’est à dire des actions qui peuvent s’appliquer à l’objet
actif).

Faire glisser : bouton gauche enfoncé, déplacer la souris puis relâcher le bouton.

Faire défiler : faire tourner la molette vers l’avant ou l’arrière, ce qui provoque un
déplacement du document actif vers le haut ou vers le bas. Le résultat est identique à celui
obtenu en agissant sur l’ascenseur de la fenêtre.

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3. La barre des menus

4. Les Barres d’outil


Pour faciliter le travail de l’utilisateur il est possible de faire afficher des icônes d’accès
rapide à certaines fonctions du logiciel utilisé, ces icônes sont regroupées dans des barres
d’outils spécialisées.

Exemple d’un dossier avec un affichage de plusieurs fichiers (avec barres d’outils) :

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Le même dossier après affichage des barres disponibles pour un dossier Windows :

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5. Personnaliser les barres d’outils


Excel propose de nombreuses barres d’outils à partir des quelles un grand nombre de
bouton complémentaire peuvent être ajoutés. Il est possible de créer des barres d’outils
personnalisées selon les besoins de l’utilisateur.

a) Ajouter un outil
Choisissez « Affichage », cliquez sur « Barres d’outils »puis « Personnaliser », cliquez
ensuite sur l’onglet « Commandes ».

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Les boutons standard, la barre d’adresses, les liens (sites Internet), la barre spécifique
Google pour effectuer des recherches sur Internet.

En cliquant sur « Personnaliser », la boite de dialogue vous permet de sélectionner la


catégorie de l’outil à ajouter. Les boutons associés s’affichent à droite.

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6. La Barre d’état
Comme vous pouvez le voir sur les captures d’écrans précédentes, la barre d’état est
située sur le bord inférieur de la fenêtre et fournit des indications sur le fonctionnement
du logiciel qui occupe cette fenêtre. Chaque logiciel est libre des indications qu’il veut
mettre à disposition de l’utilisateur.

7. Boites de dialogues
Le principe de ces boîtes est de regrouper dans une seule fenêtre des choix de
paramétrages sous la forme la plus conviviale pour l’utilisateur. Ces boîtes sont sensées
remplacer les interminables menus et sous-menus qui plongeaient l’utilisateur dans la
perplexité lorsqu’il devait remonter l’arborescence en cas d’erreur d’aiguillage !

Ce sont des fenêtres qui s'affichent lorsque l'on clique sur un onglet du ruban, puis sur
une commande, par exemple l’onglet Accueil / Rechercher.

Elles comportent toujours :

- un ou plusieurs onglets proposant les commandes classées par catégorie


- un bouton pour valider le choix : OK ou Enregistrer ou autre (Ajouter...), on peut aussi
valider en appuyant sur la touche Entrée
- un bouton Annuler pour sortir de la fenêtre sans prendre en compte les choix on peut
aussi quitter sans valider en appuyant sur la touche ESC ou Echap

Selon la commande, les choix sont proposés :


- en liste et précédés de cases à cocher (plusieurs choix possibles)
- en liste et précédés de cases d'options (un seul choix possible)
- en liste et dans une liste déroulante (avec une barre de défilement si la liste est longue)
- en palette ou en liste pour les couleurs, les bordures...
- sous forme de boutons pour accéder à d'autres commandes, telles qu'Options, Ajouter,
Supprimer, Aperçu, Imprimer ...

Pour les déplacer (si elles masquent une partie de l'écran à visualiser) : cliquer dans la
barre de titre de la boîte et faire glisser sur l'écran.

Boîte de dialogue dans Excel 2007 obtenue en cliquant sur le l’onglet Accueil, puis sur le
groupe de commande Format Cellules :

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B. INSTALLATION ET LANCEMENT D’EXCEL

1. Installation avec CD-ROM


Toute installation (ou réparation) d’une version d’Excel suppose la présence d’un lecteur
de cd-rom pour procéder à la mise en place sur le disque dur de l’ordinateur d’un
ensemble de programmes permettant le fonctionnement d’Excel. Il est à noter qu’il est
aussi possible de réaliser cette installation par le réseau, si l’ordinateur est connecté à un
serveur disposant des programmes sources d’Excel 2007.

2. Lancement
Cliquez sur le menu Démarrer et choisir Programmes pour afficher la liste des
programmes présents sur le poste de travail.

Choisissez Microsoft Office Excel 2007 s'il est dans la liste des programmes présents
dans le menu Démarrer ou Microsoft Office pour afficher la liste des logiciels de la
gamme, et cliquez sur Microsoft Office Excel 2007.

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Conseil :

Si vous utilisez souvent Excel, il est préférable d'installer un raccourci sur le bureau
Windows ou dans le menu Démarrer.

Il est également possible d'ouvrir Excel en cliquant sur Démarrer, Mes documents
récents, puis en choisissant un classeur Excel.

Si la barre Microsoft Office est installée sur le bureau, il suffit de cliquer sur l'icône
Excel 2007.

3. Définitions des objets Excel

Tableur
Programme permettant de réaliser des calculs, des graphiques, des tableaux, des listes... à
partir de données numériques, alphabétiques, alphanumériques, de dates, d'heures..., qui
sont saisies, résultent de calculs ou proviennent d'autres sources (autres programmes).

Classeur

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Fichier Excel dans lequel vous travaillez et stockez vos données, dont l'extension DOS
peut être .XLS, .XLT, .XLC, .XLW et XLSX pour Excel 2007...

Un classeur Excel peut contenir un nombre de feuilles de calcul seulement limité par la
quantité de mémoire disponible.

Un classeur contient par défaut 3 feuilles de calcul, mais il est possible d'en rajouter
comme d'en supprimer.

La feuille de calcul
Les feuilles de calcul sont des pages quadrillées constituées de lignes et de colonnes. La
feuille affichée s'appelle la "feuille active". La nouvelle feuille d'Excel 2007 contient
1 048 576 lignes et 16 384 colonnes. Les colonnes se terminent à XFD au lieu de IV.

Le nombre de références de cellule par cellule n'est désormais limité que par la
quantité de mémoire disponible

La mémoire est passée de 1 Go avec Excel 2003 à 2 Go avec Excel 2007

Excel 2007 prend en charge 16 millions de couleurs.

Excel 2007 prend en charge les systèmes bi-processeur

La barre de formule est redimensionnable pour visualiser les formules longues.

Les fonctions de tri et de filtrage ont été considérablement améliorées, vous


pouvez par exemple trier par couleur et sur plus de 3 niveaux, filtrer les données
par couleur, par date et afficher plus de 1000 éléments dans la liste.

Nouveaux graphiques

Vous pouvez maintenant créer facilement des graphiques de classe professionnelle


pour une communication efficace. (Effets spéciaux, effets 3D, transparence et ombres
portées)

Nouveaux formats de fichiers

Dans Office 2007, Microsoft introduit de nouveaux formats de fichiers pour Word, Excel et
PowerPoint, appelés formats XML ouvert Office. Ces nouveaux formats de fichier facilitent
l'intégration aux sources de données externes et permettent de réduire la taille des fichiers et
d'améliorer la récupération des données. Dans Excel 2007, le format par défaut d'un classeur
Excel est le format de fichier XML (.xlsx) Office Excel 2007. Autres formats XML : le format
XML Office Excel 2007 à macros (.xlsm), le format de fichier Office Excel 2007 pour les
modèles Excel (.xltx), ainsi que le format de fichier Office Excel 2007 à macros pour les
modèles Excel (.xltm).

Format de fichier binaire Office Excel 2007

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Outre les formats de fichier XML, Office Excel 2007 comprend une version binaire du format
de fichier compressé et segmenté pour les classeurs volumineux ou complexes. Ce format de
fichier, appelé Binard (ou BIFF12 - (.xls)) Office Excel 2007, peut être utilisé pour améliorer
les performances et la compatibilité descendante.

Enregistrement aux formats PDF et XPS

Vous pouvez enregistrer un fichier PDF ou XPS à partir d'Excel 2007 uniquement après avoir
installé un complément.

4. La nouvelle interface Excel 2007

Excel 2007 se distingue des versions précédentes par son interface plus intuitive et accessible.
L'accès et la prise en main pour les nouveaux utilisateurs qui découvrent cette nouvelle version
du tableur semble plus facile et intuitive, pour les utilisateurs habitués aux autres versions ils
devront changer leurs habitudes, mais pourrons rapidement appliquer leurs connaissances dans
cette nouvelle version

Microsoft a complètement changé la structure des menus des applications Word, Excel,
PowerPoint, Access avec Office 2007. Toutes les commandes sont maintenant structurées
dans un menu que Microsoft appelle le « Ruban ». Les commandes sont regroupées sous des
onglets et des regroupements de commandes. Ces onglets représentent les étapes de la création
d'un document : Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage,
Développeur (si activé). La plupart des commandes qui étaient auparavant sous le menu
Fichier sont maintenant accessibles en appuyant sur le bouton Office. À sa droite, il y a aussi
la barre de lancement rapide pour les commandes que vous utilisez le plus souvent. Vous
pouvez personnaliser cette barre à votre choix. Office 2007 améliore aussi la visibilité des
touches raccourcis. Vous pouvez utiliser les touches du clavier pour accéder à toutes les
commandes du menu au lieu de la souris. Il suffit d'appuyer sur la touche Alt pour commencer.

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Le Menu Fichier à été remplacé par une nouvelle barre personnalisable appelée « Bouton
Office ».

En cliquant sur le « Bouton Office », vous ouvrez un nouveau menu anciennement connu
sous le « Menu Fichier ».

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En cliquant sur le Bouton Office , vous avez accès à un menu qui est le suivant :

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La barre d’outils d’accès rapide

La barre d'outils d'accès rapide permet d'y placer les commandes que vous utilisez le plus souvent pour
qu'ils soient plus faciles d'accès. Elle peut être facilement personnalisable selon les besoins de
l’utilisateur.

En cliquant sur la flèche pointant vers le bas et située à droite de la barre d’outils d’accès rapide, vous
avez accès aux différentes commandes représentées ci-dessous :

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Le ruban

La nouveauté dans l'interface la plus frappante est le ruban qui remplace les menus déroulants
et les barres d'outils des versions précédentes d'Excel. Ce changement peut dérouter les
habitués d'Excel, par contre il facilite l'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs, car
l'interface est devenue beaucoup plus intuitive. Ces nouvelles "barres d'outils" sont facilement
personnalisables selon les besoins de l'utilisateur.

Le ruban est composé de 7 onglets. Ces 7 onglets permettent d’afficher un contenu différent
du ruban composé de plusieurs barres d’outils groupées par thèmes.

Remarque : d’autres onglets peuvent venir s’ajouter en fonction d’applications


complémentaires qui s’intègrent dans Excel 2OO7.

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Onglet 1 : Accueil

Les groupes de commandes de l’onglet Accueil sont :

Le groupe Presse papiers:

• Copier, couper, Coller.


• Reproduire la mise en forme.
• Afficher le volet Presse papiers Office.

Le groupe Police:

• Le type de police
• La taille de la police
• Augmenter et diminuer progressivement la taille de la police
• Gestion des bordures de cellules.
• Mise en forme des données (gras, souligné, italique)
• Couleur de remplissage et la couleur de la police.

Le groupe Alignement:

• Gestion des alignements verticaux et horizontaux.


• Orientation du texte.
• Augmenter ou diminuer le retrait.
• Renvoyer à la ligne automatiquement
• Fusionner les cellules.

Le groupe Nombre:

• Le format de la cellule
• Ajout et réduction des décimales.

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Le groupe Style:

• La mise en forme conditionnelle.


• La mise en forme de tableaux
• Les styles de cellules.

Le groupe Cellules:

• Insérer des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles.


• Supprimer des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles.
• Paramétrer la taille des cellules
• Masquer des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles.
• Afficher des cellules, des lignes, des colonnes, des feuilles.
• Renommer la feuille.
• Déplacer ou copier la feuille.
• Définir une couleur d'onglet.
• Verrouiller les cellules.
• Protéger la feuille.
• Définir le format des cellules.

Le groupe Edition:

• Accès rapide aux fonctions Somme, Moyenne, Nb, Max, Min


• Supprimer les éléments de la cellule.
• Trier des valeurs ou des couleurs.
• Filtrer.
• Rechercher et remplacer dans la feuille.
• Atteindre.
• Afficher le volet de sélection (gestion des objets contenus dans la feuille).

L’onglet Accueil regroupe les commandes les plus fréquentes et utiles pour la saisie et la mise en
forme de tableaux Des outils tels que la mise en forme conditionnelle et les commandes de gestion des
données (trier, filtrer et rechercher) ainsi que des fonctions de calculs courantes (Somme, moyenne.... )
font partie de cette barre.

Comme vous pouvez le constater les commandes sont organisées en groupes comme le montre l’image
en dessus.

Pour chaque groupe vous pouvez accéder à la boite de dialogue correspondante en cliquant sur la
flèche d’extension situé en bas à droite du groupe de commandes.

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Voici l’exemple de la boite de dialogue Format de cellule :

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Onglet 2 : Insertion
L’onglet Insertion regroupe tous les objets pouvant être insérés dans une feuille de calcul. Vous avez
la possibilité d’insérer des images, des tableaux croisés dynamiques ainsi que des nouveautés telles
que SmartArt et des nouveaux graphiques

Les groupes de commandes Insertion sont :

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Le groupe Tableaux:

• Insertion de tableaux croisés dynamiques


• Insertion de tableau.

Le groupe Illustrations:

• Insertion d'images et de ClipArt


• Insertion de forme
• Insertion de SmartArt.

Le groupe Graphiques:

• En colonne.
• En ligne.
• En secteurs.
• En barres.
• En aires.
• En nuage de points.
• Autres types de graphiques (Surface, Anneau, Bulle, Radar).

Le groupe Liens hypertextes:

• Insère un lien hypertexte dans la cellule sélectionnée.

Le groupe Texte:

• Insertion des zones de texte.


• Insertion des entêtes et pieds de page.
• Insertion des textes WordArt.
• Insertion des lignes de signature.
• Insertion des objets.
• Insertion de symboles.

Onglet 3 : Mise en page


L’onglet Mise en page vous permet d’accéder à l’ensemble des commandes relatives à la mise en
forme et mise en page d’une feuille de calcul.

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Les groupes de commande de l’onglet Mise en page sont :

Le groupe Thèmes:

• Liste des thèmes prédéfinis

Le groupe Mise en page:


• Orientation (portrait ou paysage).
• Marges
• Définition de la taille du papier (A4, enveloppes, ...)
• Zone d'impression.
• Gestion des sauts de page.
• Gestion des images d'arrière plan.
• L'impression des titres (lignes et colonnes à reproduire sur chaque page imprimée).

Le groupe Mise à l'échelle:

Le groupe Options de la feuille de calcul:


• Afficher ou masquer le quadrillage.
• Imprimer le quadrillage.
• Afficher ou masquer les entêtes de colonnes et de lignes.
• Imprimer les entêtes de colonnes et de lignes.

Le groupe Organiser:
• Mise en page des objets contenus dans la feuille.
• Mettre au premier plan ou à l'arrière plan
• Afficher le volet de sélection (gestion des objets contenus dans la feuille).
• Aligner les objets.
• Grouper les objets.
• Rotation des objets.

Onglet 4 : Formules

Un onglet consacré aux formules fait partie de la nouvelle interface Excel 2007.

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Les groupes de commande Formules sont :

Le groupe Bibliothèque de fonctions:


• Liste des fonctions regroupées par catégorie.
• Afficher la boîte de dialogue pour insérer une formule.

Le groupe Noms définis:


• Gérer les cellules et les plages nommées (Ajout, modification, consultation,
suppression).

Le groupe Audit de formules:


• Repérer les antécédents et les dépendants.
• Supprimer les flèches d'audit.
• Afficher les formules à la place de leur résultat.
• Vérifier et repérer les erreurs.
• Evaluer les formules.
• Utilisation des fenêtres espions.

Le groupe Calcul:
• Les modes de calcul (automatique, automatique sauf sur les tables de données,
manuel)
• Calculer le classeur maintenant (F9).
• Calculer la feuille maintenant (Maj+F9).

Le groupe Solutions:
• Effectuer des conversions vers et à partir de la devise Euro.

Onglet 5 : Données

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Cet onglet regroupe les commandes relatives à la gestion de données. La nouveauté concerne la
gestion de données externes.

Les groupes de commande Données sont :

Le groupe Données externes:

Création de connexions vers des sources externes (Access, fichiers txt et csv, à partir de sites
web).
Gestions des connexions existantes.

Le groupe Connexions:
• Actualisation des informations provenant des sources de données.
• Propriété des plages de données.
• Gérer toutes les connexions pour le classeur (ajout, modification, suppression).

Le groupe Trier et filtrer:


• Trier des valeurs ou des couleurs.
• Filtrer.

Le groupe Outils de données:


• Répartir le contenu d'une cellule dans des colonnes distinctes (convertir).
• Supprimer les doublons.
• Création des listes de validation.

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• Consolider.
• Analyser les scénarios.

Le groupe Plan:
• Gérer les plans (grouper et dissocier).
• Application d'un sous-total.

Le groupe Analyse:
• Utilisation de l'utilitaire d'analyse pour les données financières et scientifiques
(Funcres).

Onglet 6 : Révision
L'onglet Révision permet la vérification, la gestion des annotations et la protection du classeur.

Le groupe Vérification:
• Vérification de l'orthographe.
• Rechercher (dans les dictionnaires, les encyclopédies et les traductions).
• Dictionnaire des synonymes.
• Traduction du texte sélectionné.

Le groupe Commentaires:
• Gestion des commentaires (ajouter, afficher, masquer, supprimer).

Le groupe Modifications:
• Protéger la feuille.
• Protéger le classeur.
• Protéger et partager le classeur.
• Gérer les plages déverrouillées par un mot de passe lorsque la feuille est protégée.
• Suivi des modifications.

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Onglet 7 : Affichage
L'onglet Affichage gère la mise en forme de la page à l'écran.

Feuille de calcul

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Onglet de feuille
Les noms des feuilles figurent sur des onglets situés en bas de la fenêtre du classeur.

L'onglet de la feuille active est blanc et le nom de la feuille s'affiche en gras.

Le nom par défaut d'une feuille est "Feuil1" ou "Feuil2" ou "Feuil3"... : il est possible
de donner un nom plus précis à un onglet de feuille.

Pour passer d'une feuille à l'autre, il suffit de cliquer sur les onglets de feuille.

Il est possible de masquer des feuilles et d'empêcher de les afficher en protégeant la


structure du classeur.

La nouveauté : La barre d'onglet dispose de quelques fonctionnalités supplémentaires:

Le menu contextuel obtenu par un clic droit de la souris sur la feuille active contient un
accès rapide pour protéger la feuille.

Une feuille peut être ajoutée directement en cliquant sur le dernier onglet, sur la droite de
la barre (ou en utilisant le raccourci clavier Maj+F11) comme indiqué précédemment.

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Le menu qui liste les feuilles du classeur (clic droit sur la gauche de la barre d'onglets)
existait déjà dans les versions précédentes d'Excel, mais il est toujours intéressant de
rappeler cette option qui permet d'atteindre rapidement une feuille, surtout quand le
classeur en contient beaucoup.

La barre de formule
Elle comprend deux zones distinctes. A gauche, la zone d’adresse comprenant l’adresse
ou le nom de la cellule active. Une cellule étant le croisement d’une colonne et d’une
ligne, la tête de la colonne et de ligne correspondante est identifiée en gras. De plus, un
cadre noir apparaît sur la sélection. Sur la figure plus haut, la cellule active est A1.

Nous verrons plus loin le rôle de la partie droite de la barre de formules.

Cellule et plages de cellules


Une feuille Excel est divisée en colonnes et en lignes. Dans la version Excel 2007, les
lignes sont numérotées 1,2,3… et les colonnes sont numérotées :

Soit : 1,2,3…, la référence est dite de type "L1C1"

Soit : A,B et C…, la référence est dite de types "A1".

Par défaut Excel 2007 utilise le type « A1 »

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Si vous voulez passer dans le type de référence "L1C1", vous devez configurer votre
barre d’outils. Pour ce faire :

Cliquez sur la barre d’outils rapide, la boite de dialogue vous permet d’accéder au menu
« Personnaliser la barre d’outils rapide » et avec un clic droit de la souris vous
obtenez ceci :

Dans la boite de dialogue qui s’ouvre, dans le menu à gauche cliquez sur "Formule". A
droite, dans la partie "Manipulation de formules", cochez la case "Style de référence
L1C1" puis OK.

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L'intersection d'une ligne et d'une colonne donne une cellule. La sélection de


plusieurs cellules donne une « plage de cellules ».

En cliquant sur une plage de cellules, celle-ci devient « active » et s'entoure d'un cadre
épais.

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Description des éléments de l'écran


• La barre de titre : affiche le nom du logiciel et le nom du classeur actuellement affiché
• La barre de formule : affiche le contenu de la cellule active (texte, valeur ou formule).
• Les menus contextuels : obtenus avec un clic droit sur une zone de l'écran ou d'une boîte de
dialogue ; affichent les commandes utilisables à l'endroit du clic droit (évitent de perdre du
temps à chercher des commandes dans les menus).
• Onglets de feuilles : un classeur comporte plusieurs feuilles signalées par un onglet - chaque
feuille possède un nom (par défaut : feuil1)
- l'onglet de la feuille active est blanc
- cliquer sur un onglet de feuille pour l'activer
• Barres de défilement vertical et horizontal : permettent d'afficher les parties supérieure,
inférieure, droite, gauche d'une feuille.
• La barre d'état : affiche des messages selon l'état du travail en cours.
• La zone de travail : partie de la feuille affichée à l'écran.

Les outils de travail


Pour travailler dans Excel, il est possible d'utiliser plusieurs types d'outils, selon ses habitudes ou ses
préférences :

1. les touches du clavier


2. les commandes des menus (avec le clavier ou la souris)
3. les icônes des barres d'outils (avec la souris)
4. le clic avec le bouton gauche de la souris, les commandes des menus contextuels (avec le
clic droit)

5. Ouvrir et fermer un classeur


Un classeur est un ensemble de feuilles de calcul.

Obtenir un nouveau classeur


Obtenir un classeur vierge :

En utilisant la barre d’outils rapide, cliquez sur l’icône indiqué ou Appuyer


simultanément sur Ctrl + N

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Le nom par défaut d'un nouveau classeur est "Classeur1" (premier classeur ouvert depuis
le lancement d'Excel), "Classeur2" (deuxième nouveau classeur ouvert depuis le
lancement d'Excel)...

Deuxième méthode :

Cliquez sur le bouton Office puis sur l’option « Nouveau »

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Dans la boite de dialogue qui s’ouvre veillez à ce que la catégorie Vierge et récent soit
sélectionnée dans la zone Modèle.

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Obtenir un classeur basé sur un modèle :

En cliquant sur le « Bouton Office » puis sur l’option « Nouveau », la boite de dialogue
« Nouveau classeur » vous permet d’utiliser un classeur selon le modèle souhaité. Vous
disposez de plusieurs options qui sont représentées dans l’image suivante. Excel 2007
vous donne accès à des modèles installés et téléchargeables sur Microsoft Office Online,
il faut pour cela avoir une connexion Internet.

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En cliquant sur le « Bouton Office » puis sur l’option « Nouveau », vous avez accès à
des modèles prédéfinis d’Excel 2007 qui apparaissent dans le volet central de la boite de
dialogue.

Un aperçu du modèle sélectionné est alors visible dans le volet droit de la boite de
dialogue.

Remarque sur les extensions de fichiers Excel :

Les nouveaux classeurs s'appellent toujours Classeur 1, Classeur 2... et ont pour
extension .XLS pour la version 2003 et XLSX pour Excel 2007.

Vous remarquerez que le modèle que nous avons choisi est « Relevé de facturation »

Les modèles ont toujours pour extension .XLSX (mais les copies basées sur les modèles
auront l'extension .XLS)

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Fermer un classeur
Pour fermer un classeur actif

Cliquez sur de la fenêtre du classeur ouvert

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ou
Appuyez simultanément sur les touches du clavier Alt + F4 ou Ctrl + F4
ou
Cliquez sur le « Bouton Office » puis Fermez.

Remarque : si vous avez effectué des modifications, des précisions seront demandées sur
l'enregistrement (nom, emplacement, type...) : voir rubrique Enregistrement

Ouvrir un classeur existant


1. Cliquez sur le « Bouton Office » puis sur « Ouvrir »

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2. ou sur la barre d’outils rapide ou appuyer simultanément sur les touches Ctrl + O

3. Cliquez sur la liste déroulante pour rechercher l'unité (emplacement) d'enregistrement :


disque dur (C:\), réseau (F:\, G:\, H:\...), disque externe, CDRom...
4. Double cliquez sur le dossier à ouvrir pour en afficher le contenu :
modifier l'affichage des fichiers : liste, détails, propriétés, aperçu... à l'aide de l'icône de la
barre d'outils, sélectionner éventuellement un autre type de fichier.
5. Sélectionnez le fichier à ouvrir dans la liste et double cliquez pour l'ouvrir.

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Remarque

Un clic droit sur l'icône du fichier permet d'obtenir des commandes intéressantes :

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• Convertir au format PDF


• Imprimer le fichier sans l'ouvrir
• Envoyer vers le bureau (raccourci), une messagerie, un lecteur externe, un dossier...
• Couper, copier le fichier et le coller dans un autre dossier
• Supprimer

Ouvrir un classeur utilisé récemment


1. Cliquez sur le « Bouton Office », dans la partie droite vous disposez des classeurs récemment
utilisés.

2. Sélectionnez le fichier à ouvrir dans la liste des derniers fichiers utilisés proposés.

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6. Fractionner et défractionner la fenêtre Excel


Cliquez sur l’onglet « Affichage » du ruban puis sur le groupe de commande « Fenêtre ».

Cette fonctionnalité vous permet de faire défiler indépendamment le contenu de chaque volet de la
fenêtre.

Pour fractionner la fenêtre, cliquez sur la cellule en dessous et à droite de l’emplacement où vous
souhaitez fractionner la feuille de calcul.

Le résultat est le suivant :

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Il suffit de recliquer sur la même commande pour supprimer le fractionnement.

7. Afficher plusieurs classeurs simultanément


Dans l’onglet « Affichage » cliquez sur « Réorganiser ».

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Mosaïque : les classeurs sont visualisés côte à côte dans le sens horizontal ou vertical.

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Horizontal : les classeurs sont visualisés les uns sur les autres.

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Vertical : les classeurs sont visualisés côte à côte.

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Cascade : les classeurs sont visualisés les uns derrière les autres, de façon à voir les barres de titre de
chaque classeur.

Il suffit de cliquer sur le bouton agrandir de la fenêtre du classeur concerné comme indiqué ci-
dessous, pour restaurer sa taille maximale.

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8. Créer un nouveau classeur


Dans l’environnement Windows tous les documents sont présentés dans des fenêtres. Pour créer un
nouveau document vous pouvez utiliser plusieurs méthodes.

La première méthode consiste à utiliser le « Bouton Office » puis cliquez sur l’option « Nouveau ».

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La seconde consiste à accéder à la barre d’outils d’accès rapide ou utiliser le raccourci clavier Ctrl N.

Pour chaque nouveau document créé correspond un numéro du nom générique.

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Un classeur nommé classeur n apparaît (n représente le nombre de classeur que vous avez
créés).

II. GESTION DES CELLULES

A. LES FONCTIONS DE BASE

1. Se déplacer

Se déplacer dans une feuille de calcul

Microsoft Office Excel 2007 offre des fonctionnalités qui accélèrent et facilitent le travail dans un
environnement de feuille de calcul.

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1. Pour se déplacer d'une cellule à une autre : les flèches directionnelles du clavier ou la
souris peuvent être utilisées. Par défaut, la cellule A1 est active sur la feuille de calcul.

• touche de tabulation : permet d'aller dans la cellule de droite (même ligne).


• touches de déplacement du clavier : haut, bas, gauche, droite.
• combinaison de touches de déplacement : CTRL + début (home) ou CTRL + fin
(end) permettent d'atteindre la première ou la dernière cellule du tableau.
• Comme nous l’avons déjà évoqué, une feuille de calcul dans la nouvelle version
d’EXCEL 2OO7 est composée de 1 048 576 lignes et 16 384 colonnes, il est
préférable de chercher à atteindre une cellule que de faire défiler le contenu de la
feuille.

2. Pour trouver une cellule dont on connaît la référence ou le nom :

3. Activer l’onglet « Accueil » du ruban et atteindre le groupe de commandes « Edition »,


cliquez sur la flèche du menu « Rechercher et sélectionner » vous accédez à une boite de
dialogue, cliquez sur «Atteindre».

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Saisissez la référence de la cellule ou choisir dans la liste des noms de cellules laquelle atteindre.

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UE 783  EXCEL 2007 – 2010 COMPETENCES ESSENTIELLES  SÉRIE 1

Ou cliquez dans la zone Nom située à gauche de la barre de formule, puis sélectionner la
référence de cellule recherchée.

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3. pour atteindre l’extrémité d’une feuille de calcul, vous utilisez la combinaison de la touche
Ctrl et l’une des flèches de direction, selon le sens de déplacement. Le curseur se déplace alors
sur la cellule A1 048 576.

4. pour atteindre la dernière colonne de la ligne qui est aussi la dernière cellule de la
feuille, vous activez la combinaison Ctrl flèche à droite.

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UE 783  EXCEL 2007 – 2010 COMPETENCES ESSENTIELLES  SÉRIE 1

Saisir des données

• Dans Excel, on peut saisir rapidement et efficacement des données dans une feuille de calcul,
tels que du texte ou des valeurs numériques (nombres, dates, heures, pourcentage)

1. du texte : s'aligne par défaut sur la gauche


2. des chiffres : s'alignent par défaut sur la droite
3. des formules de calcul
4. des dates : le séparateur de dates doit être / pour qu’Excel reconnaisse une
date (01/05/2000)
5. des heures : le séparateur d'heures doit être : pour qu’Excel reconnaisse une
heure (12:30:25)
6. Notez que les chiffres, dates et formules s'alignent à droite de la cellule, pendant que le
texte s'aligne par défaut toujours à gauche de la cellule.
7.

• Pour saisir des données, on utilise :

1. les touches du clavier


2. les touches du pavé numérique pour la saisie des chiffres et des signes
opérateurs + - * /

Exemple d'affichage lors de la saisie

(ici : saisie non validée)

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Cliquez sur la cellule à remplir : sa référence apparaît dans la zone des noms de cellules,
le nom de la colonne et le numéro de la ligne s'affichent en caractères gras.

Saisir les données au clavier (maximum : 32767 caractères par cellule) :


- la cellule affiche la saisie en cours
- la barre de formule devient active et affiche aussi la saisie en cours (il est recommandé
de toujours suivre la saisie dans la barre de formule)

Effacer des données en cours de saisie :


- Appuyer sur la touche Retour Arrière pour effacer ce qui se trouve à gauche du curseur
(position de la saisie en cours)

Valider la saisie :
en cliquant sur (permet de rester dans la même cellule)
ou
en appuyant sur la touche Entrée

Annuler la saisie en cours :


en cliquant sur

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Remarque

• Par défaut, la validation à l'aide de la touche Entrée place le curseur dans la


cellule de la ligne suivante.
• Pour changer ce paramètre, activer le menu « Options Excel » se trouvant en
bas à droite du bouton « Office ».

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UE 783  EXCEL 2007 – 2010 COMPETENCES ESSENTIELLES  SÉRIE 1

• Dans la boite de dialogue « Options Excel » cliquez sur « Options


avancées » :

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Pour désactiver cette option, décochez la case ci-dessus.

• Pour passer tout de suite dans une cellule autre que celle située sur la ligne
suivante, sans modifier le paramètre ci-dessus, il suffit d'appuyer sur une
touche de déplacement du clavier (haut, bas, gauche, droite ou Tabulation)
pour passer dans une autre cellule (cela permet également de valider la
saisie)

• Pour qu'une cellule contienne la même valeur qu'une autre cellule, entrez
le signe égal suivi de la référence de la cellule.

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UE 783  EXCEL 2007 – 2010 COMPETENCES ESSENTIELLES  SÉRIE 1

2. Saisir plusieurs lignes dans une cellule


Lorsque le texte dépasse la largeur de la colonne il déborde dans les colonnes adjacentes,
à Lorsque le texte dépasse la largeur de la colonne il déborde dans les colonnes
adjacentes, à condition qu'elles ne soient pas occupées. Pour renvoyer le texte à la ligne
vous pouvez durant la frappe utiliser les touches ALT + ENTREE, ou cliquer sur le
bouton « Renvoyer à la ligne automatiquement » dans le Ruban Accueil.

Au préalable, il faut activer la cellule de saisie.

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Vous avez aussi la possibilité d’afficher ou enlever un renvoi à la ligne automatique avec le menu
contextuel de la cellule.

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UE 783  EXCEL 2007 – 2010 COMPETENCES ESSENTIELLES  SÉRIE 1

Vous pouvez aussi créer :

En cliquant sur l’onglet « Alignement » de la boite de dialogue, vous avez l’option « Renvoyer à la
ligne automatique ». Dans ce cas, c’est Excel qui gère la rupture de la ligne en fonction de la largeur
de la colonne.

3. Créer une série de données


Cette méthode est utilisée pour créer des séries incrémentées. Ces séries peuvent prendre
différentes formes : des suites de types 1, 3, 5, 7…0, 5, 10, 15….

Au préalable, il faut saisir les deux premières valeurs pour indiquer la valeur de
l’incrément.

Sélectionnez ces deux cellules.

Faites un cliqué-glissé à partir du bouton de recopie.

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Dans l’onglet « Accueil », puis « Edition » cliquez sur l’icône « Remplissage » comme indiqué ci-
dessous et sur « Série ».

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La boite de dialogue vous permet d’indiquer :

Dans le cadre Série, si la série doit être insérée en lignes ou en colonnes.

Dans le cadre Type, si vous avez choisi d’effectuer une série de type chronologique…

Et de modifier si besoin, la valeur du pas, c'est-à-dire l’incrément.

Indiquez la Dernière valeur de la série et validez par OK.

4. Créer une série de données personnalisée


Excel vous permet de créer une liste personnalisée incluant vos propres valeurs.

Il faut au préalable saisir une nouvelle série.

Activez le bouton Office , puis sur le bouton "Options Excel".

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Sélectionnez la catégorie Standard et cliquez sur le bouton Modifier les listes


personnalisées.

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Dans la zone listes personnalisée, cliquez sur « Nouvelle liste ». La zone de saisie de la liste se trouve
comme indiqué ci-dessus.

Dans la zone « Entrées de la listes » saisissez chacune de vos données en les séparant par le retour
chariot.

Le résultat est le suivant :

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Exemple : Nous avons une liste d’opérateurs qui effectuent des appels divers, on vous demande de
créer une liste personnalisée pour les appels de publicité, prospection et sondage.

Cliquez sur le bouton « Ajouter » puis sur OK pour valider.

L’affichage de la nouvelle liste se fait du coté des série existantes et chaque donnée est séparée de la
suivante par une virgule.

L’insertion d’une série de données personnalisée se fait en cliquant dans la cellule souhaitée, saisissez
une des valeurs de la liste puis faites glisser la poignée de recopie de cette cellule jusqu’à la cellule
d’affichage de la dernière valeur.

Dans notre exemple, on saisie dans la cellule I3 Publicité et on procède comme indiqué. Le résultat est
le suivant :

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5. Saisir des dates et des heures


Cliquez sur la cellule à remplir

Utiliser la barre oblique pour séparer le jour du mois et de l’année.

Utiliser les deux points (:) pour séparer l’heure des minutes.

Validez en appuyant sur la touche Entrée

Excel considère les dates comme des numéros de séries ce qui facilite leur utilisation dans
les formules et les fonctions, le nombre 1 étant le 1 er janvier 1900.

Pour insérer la date du jour : appuyez sur Ctrl+ ; (point virgule)

Pour insérer l’heure actuelle : appuyez sur Ctrl+ : (deux point).

Les dates et l’heure sont insérées dans la feuille ; elles ne sont pas mises à jour
automatiquement.

6. Trier une liste de données


Excel vous permet de trier des données selon un seul critère ou selon plusieurs critères.

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Selon un seul critère

Il faut au préalable sélectionner les cellules à trier. Cliquez sur le bouton Trier et filtrer
de l’onglet Accueil du groupe Edition puis sur l’option Tri personnalisé.

Utilisez les icônes :

Exemple :

Vous disposez d’une liste d’opérateurs dans laquelle vous avez l’âge, la nationalité et le sexe. On vous
demande de trier cette liste par nationalité.

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Pour ce faire sélectionnez la colonne Nationalité et vous procédez comme indiqué ci-dessus. La boite
de dialogue Attention qui s’ouvre vous permet de faire votre choix.

Dans notre cas, nous continuons avec la sélection en cours.

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Résultat :

Selon plusieurs critères

Vous avez la possibilité de trier des données par rapport aux valeurs et aux formats de
plusieurs colonnes. Vous disposez de 64 critères de tri.

Sélectionnez le tableau à trier, dans le groupe « Edition »se trouvant dans l’onglet
« Accueil », cliquez sur l’option « Tri personnalisé ».

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Il faut toujours conserver l’option « Mes données ont des en-têtes » active si la
première ligne de la sélection contient les intitulés des colonnes et ne doit pas être
triée.

Il faut préciser le premier critère de tri. Dans la boite de dialogue Tri, ouvrez la liste
trier par, et la première colonne qui doit servir de critère de tri.

Activez la liste « Ordre » et choisissez l’option correspondant à un ordre de tri


croissant ou décroissant. Ces options portent des noms différents selon le contenu des
cellules sélectionnées, il suffit de cliquez sur la liste déroulante que vous avez des
options différentes.

Pour afficher une ou plusieurs lignes de critères, cliquez sur le bouton « Ajouter un
niveau ».

Pour exemple, reprenons la liste des opérateurs.

Il faut trier les données par sexe, par âge par ordre croissant et par nationalité. Sélectionnez les
données qui doivent être triées. En activant l’icône Trier et en cliquant sur « Tri personnalisé »,
vous accédez à une boite de dialogue qui vous permet de faire le tri sur trois critères Age, Nationalité
et Sexe.

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La boite de dialogue est la suivante : le tri se fait par Age, Nationalité et Sexe. Nous avons donc trois
critères de choix. Pour les définir, il faut appuyer sur Ajouter un niveau et procéder au choix des
options de tri.

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En faisant le tri selon trois critères, nous obtenons la boite de dialogue :

Le résulta est le suivant :

Le bouton options de la boite de dialogue Tri vous permet d’activer l’option « Respecter la casse »
pour différencier les majuscules des minuscules et/ou de modifier l’Orientation afin de trier des
colonnes plutôt que des lignes.

Vous donne la possibilité de :

De respecter la casse pour différentier les majuscules/minuscules.

De choisir l’orientation pour trier des colonnes plutôt que des lignes.

De sélectionner la première clé de l’ordre de tri.

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7. Filtrer les données


Le filtre automatique sélectionne et affiche uniquement les données que vous souhaitez voir dans
Microsoft Office Excel 2007. Pour cela vous devez activer le filtre automatique.

Cliquez sur le bouton « Trier et filtrer » de l’onglet « Accueil », groupe « Edition » puis sur l’option
« Filtrer »

Une fois les données filtrées, vous pouvez les copier, les mettre en forme, les modifier et les imprimer.

Pour désactiver le filtre automatique, cliquez à nouveau sur le bouton « Trier et Filtrer » puis sur
l’option « Filtrer ». Cette manipulation engendre l’annulation des filtres et de ce fait, l’affichage de
toutes les données.

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Vous pouvez également créer un filtre sur une valeur personnelle. Pour ce faire :

Ouvrez la liste associée au champ concerné c'est-à-dire la colonne et cliquez sur « Filtres textuels ou
numériques » puis sur « Filtre personnalisé ».

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La boite de dialogue vous permet :

D’ouvrir la première liste d’opérateurs de comparaison et de sélectionner celui de votre choix.

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De saisir la valeur de comparaison.

Vous avez aussi la possibilité de filtrer sur des valeurs maximales ou minimales. Pour ce faire, ouvrez
la liste associée au champ concerné comme précédemment et cliquez sur 10 premiers.

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La boite de dialogue vous permet :

D’indiquer si vous désirez avoir les valeurs maximales « haut » ou minimales « bas ».

De préciser le nombre d’enregistrement correspondants.

De choisir « Eléments » pour filtrer un nombre de lignes correspondant au pourcentage du nombre


total de valeur de la liste.

Cliquez sur OK pour valider.

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8. Modifier des données

Il faut au préalable sélectionner la cellule à modifier.

1. Supprimer tout le contenu d'une cellule

Appuyer directement sur la touche Suppr du clavier


ou
Sur l’onglet « Accueil » puis sur le groupe de commande « Edition » en cliquant sur
l’icône « Effacer ».

ou
Clic droit sur la cellule à supprimer, choisissez Supprimer, puis cochez une des options suivantes :

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- décaler les cellules vers la gauche ou la droite pour déplacer : déplace vers la gauche
ou la droite le contenu des cellules restantes afin d'occuper l'espace libéré à la suite de la
suppression de la cellule
- ligne entière ou colonne entière : supprime toute la ligne ou la colonne dans laquelle
vous avez cliqué

Supprimer une partie du contenu d'une cellule

Onglet « Accueil », groupe de commande « Edition » / Effacer / Formats, Contenu... (Il


est possible de n'effacer que les données (contenu) et conserver le format (mise en forme :
couleurs, bordure...) ou l'inverse...)

Ou
Clic droit sur la cellule, choisir Effacer le contenu : efface tout.

9. Utiliser les fonctions Rechercher et Remplacer

Rechercher / Remplacer un contenu de cellule

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Excel peut rechercher des chaînes de caractère ou des valeurs dans un tableau et les
remplacer par de nouvelles données.

Dans l’onglet « Accueil » et le groupement de commande « Edition », sélectionner


« Rechercher ou Remplacer » pour rechercher une donnée ou une valeur précise dans la
feuille et la remplacer éventuellement par une autre.

La boite de dialogue vous permet d’activer les onglets « Rechercher Remplacer ».

Exemple :

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En donnant les instructions à la boite de dialogue « Rechercher et Remplacer »

Vous obtenez :

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10. Sélectionner
La sélection des données est la première opération à effectuer avant toute modification.
La sélection de cellule peut être indépendante ou par plages de cellules.

Par défaut, la cellule A1 est sélectionnée au démarrage du logiciel. La sélection d’une


cellule est identifiée par le cadre noir apparaissant sur la bordure de celle-ci.

La sélection d’une cellule adjacente peut se faire à l’aide des flèches directionnelles du
clavier ou grâce au bouton gauche de la souris.

Vous sélectionnez la cellule B2 en appuyant sur le bouton gauche de la souris.

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La cellule B2 est à présent activée. Son adresse apparaît à l’extrémité gauche de la barre
de formules.

Si vous souhaitez sélectionner plusieurs cellules adjacentes, la méthode la plus rapide est
le cliquer/glisser. Par exemple, la plage de cellules A2 à A7. La sélection de cette plage
de cellules commence à partir de la première ou de la dernière cellule du bloc. Le bouton
gauche de la souris est enfoncé et maintenu en la glissant dans la direction souhaitée.

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La plage de cellules A2 à A7 est maintenant sélectionnée. La modification de son


apparence touchera toutes les cellules de la plage sélection.

Pour sélectionner tout le tableau, il faut activer la cellule A1. En gardant le bouton gauche
de la souris enfoncé, vous glissez le curseur jusqu’à F19. Cette méthode du cliquer/glisser
est la plus utilisée pour toute sélection d’une plage de cellule.

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Toutes les données du tableau sont à présent sélectionnées. Pour annuler la sélection, il
suffit d’activer n’importe quelle cellule de la feuille à l’aide de la souris ou des flèches
directionnelles du clavier.

Pour modifier plusieurs cellules d’un tableau, il est utile de procéder à une sélection
multiple de cellules disjointes. Dans notre exemple, vous allez sélectionner les plages A3,
B4, D5 et E3. La cellule A2 est sélectionnée comme expliquer précédemment. Pour
ajouter la sélection des autres cellules, la touche Ctrl doit être maintenue enfoncée, tout
en sélectionnant à la souris les autres cellules. Et ainsi de suite, selon les besoins.

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Il est possible de sélectionner rapidement toute la feuille de calcul en cliquant sur cette
zone :

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La couleur blanche de la cellule A1 indique que c’est la première cellule sélectionnée


dans la plage. En activant la cellule A2 par exemple, vous annulez la sélection vous
obtenez le tableau suivant :

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L’adresse de la cellule active est toujours identifiée dans la zone nom. Celle-ci précise la
position du curseur, même s’il n’est pas visible à l’écran. Dans Excel, la sélection des
cellules précède toute autre commande de mise en forme.

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La sélection des lignes et des colonnes s’effectue en activant les têtes de celles-ci.

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La sélection des lignes est identique à celle des colonnes. La tête de ligne est activée.

La ligne A2 est à présent sélectionnée. A l’aide de la méthode du cliquer/glisser, un bloc


de plusieurs lignes adjacentes peut être sélectionné. Dans notre cas, vous voulez
sélectionner les cellules A1 à D19.

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Vous pouvez aussi sélectionner des lignes ou des colonnes non adjacentes. La méthode
utilisée est la même que pour la sélection multiple des cellules. Vous cliquez d’abord sur
la tête de ligne ou la tête de colonne. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, vous
activez les lignes ou les colonnes que vous souhaitez sélectionner.

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11.Effacer
Sélectionnez la cellule à effacer.

Choisissez l’onglet « Accueil » puis le groupement de commande « Edition », cliquez


sur « Effacer le Contenu », ou appuyez sur la touche « Supprimer ».

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12.Copier : couper, coller


Les commandes qui permettent de copier des données sont gérées par le système. .Les
données sélectionnées sont copiées, puis collées vers une destination spécifique.
Plusieurs méthodes sont disponibles pour effectuer cette commande.

Dans cet exemple, vous allez copier les titres des colonnes pour créer un nouveau tableau
organisé de façon identique. Sélectionnez la cellule A2.

L’icône « Copier », située dans le groupement « Presse-papiers » de l’onglet


« Accueil » est activée. Lors de leur copie, les données sont stockées dans le "Presse
Papier". Il s’agit d’une mémoire virtuelle destinée au transfert d’informations.

Le menu contextuel activé sur la cellule, à l’aide du bouton droit de la souris, contient aussi la
commande « copier ».

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Il faut noter qu’un pointillé clignotant encadre les données source. Dans notre
exemple, le contenu de la cellule A2 sera copié dans la cellule I9.

Le contenu de la cellule A2 est à présent copié. La destination doit être sélectionnée,


comme l’indique la barre d’Etat.

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Le résultat : la cellule A2 est toujours encadrée d’un pointillé car son contenu peut être
collé dans plusieurs cellules ; la touche Echap sur le clavier permet d’interrompre la
copie.

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13. Collage spécial


Dans le groupement de commande « Presse-papiers » de l’onglet « Accueil » la
commande « Collage Spécial » de l’icône « Coller » permet de coller en tenant compte
de certains paramètres supplémentaires.

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La boite de dialogue contient des règles spécifiques de collage.

Dans cet exemple vous activez l’option "Transposé" pour modifier la présentation des données.

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Le résultat, les données sont maintenant présentées en colonnes.

14. Déplacer les cellules sélectionnées, utiliser le presse


papiers Office
A l’instar de la copie, les commandes permettant de déplacer des données sont gérées par
le système. Dans cet exemple, vous allez déplacer tout le tableau à la ligne 19.
Commencez par le sélectionner.

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L’icône « Couper » du groupement de commande « Presse-papiers » est ensuite activée.

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Lorsque la commande « Couper » est activée, il faut choisir la première cellule de


destination, dans notre cas A19, puis vous sélectionnez l’icône « Coller ».

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Résultat : tout le tableau a été déplacé vers le bas, dans la même feuille de calcul.

15. Insérer / supprimer des cellules

a) Insérer une cellule


Cliquez à l’emplacement où doit être insérer une cellule supplémentaire et activer l’onglet
« Accueil » puis le groupement de commande « Cellules ». Activez l’icône « Insérer des
cellules »

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Ou cliquez droit à l’emplacement où doit être insérée la cellule supplémentaire et


choisir « Insérer » dans le menu contextuel « insertion de cellule »

Choisissez « Décaler les cellules vers la droite » pour insérer la nouvelle cellule en
"poussant" la cellule sélectionnée vers la droite.

Choisissez « Décaler les cellules vers le bas » pour insérer la nouvelle cellule en
"poussant" la cellule sélectionnée vers le bas.

b) Insérer une plage de cellules


Vous sélectionnez l’emplacement (la plage de cellules) où doivent être insérées les
cellules :

Choisissez « Insertion/Cellules »

Ou faites un clique droit et choisissez « Insérer » dans le menu contextuel


« Insertion de cellules »

Choisissez « Décaler les cellules vers la droite » pour insérer les nouvelles
cellules en "poussant" les cellules sélectionnées vers la droite.

Choisissez « Décaler les cellules vers le bas » pour insérer les nouvelles cellules
en "poussant" les cellules sélectionnées vers le bas.

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c) Supprimer des cellules


Pour supprimer une ou des cellules, sélectionnez la cellule ou la plage de cellule à
supprimer, faites un clic droit et choisissez « Supprimer » dans le menu
contextuel ou choisir l’icône « Supprimer » du groupement de commande
« Cellules ».

Choisissez « Décaler les cellules vers la gauche » : la ou les cellules supprimées


seront remplacées par celles se trouvant immédiatement à droite

Choisissez « Décaler les cellules vers le haut » : la ou les cellules supprimées seront
remplacées par celles se trouvant immédiatement au-dessous.

16. Effacer le format d’une cellule


Le groupement de commande « Edition » de l’onglet « Accueil » vous permet d’accéder
à l’icône « Effacer les formats » le format de la cellule préalablement sélectionnée.

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17. Créer, visualiser et modifier les commentaires de cellules


Excel 2007 permet d’associer un commentaire à une cellule. Il peut s’agir de remarques,
d’explication concernant des données des formules de calcul.

En sélectionnant la cellule devant contenir un commentaire, avec le clic droit de la souris


vous obtenez le menu contextuel. En cliquant sur « Insérer commentaire ».

Vous obtenez le cadre du commentaire.

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Le commentaire est inséré dans la cellule I65. Le triangle rouge se trouvant en haut à
droite de la cellule I65 vous informe que cette dernière contient un commentaire.

Pour le visualiser, il faut juste pointer la souris sur le triangle rouge.

18. Modifier /Effacer le contenu du commentaire


En sélectionnant la cellule contenant le commentaire et en faisant un clic droit
de la souris, vous obtenez le menu contextuel « Modifier le commentaire ».

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Le menu contextuel « Edition effacer commentaire » vous permet de


supprimer le commentaire.

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B. LES FONCTIONS AVANCÉES

1. Les séries automatiques


Excel 2007 offre plusieurs moyens d’accélérer l’étape la plus fastidieuse sur tableur, à
savoir la saisie.

a) La saisie semi-automatique
Cliquez sur la commande « Options Excel » se trouvant en bas et à droite de la boite de
dialogue obtenue par le bouton « Office », puis cliquez sur « Options avancées » et
activer l’option « Saisie automatique des valeurs de cellule ».

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Saisissez un texte dans une cellule.

Si les premières lettres que vous saisissez correspondent à celles d’une autre cellule dans
la même colonne, Excel complète automatiquement le texte.

Pour valider le texte proposé par Excel, appuyez sur Entrée ; pour saisir un texte différent,
poursuivez la frappe.

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2. Les liens hypertextes


Vous pouvez créer un lien hypertexte qui associe des données d’un classeur à un autre
document situé sur votre ordinateur, sur votre réseau, sur l’intranet de votre entreprise ou
sur l’Internet.

Sélectionnez la cellule où vous voulez créer le lien.

Sélectionnez l’onglet « Insertion » et cliquez sur le groupe de commande « Lien


hypertexte »

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Cliquez sur Fichier ou page Web existante, à gauche de la boite de dialogue :

Sélectionnez ensuite le fichier avec lequel vous souhaitez établir le lien (nom de fichier
ou adresse Internet) au centre de la boite de dialogue.

Cliquez sur le bouton OK pour créer le lien.

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Les liens hypertextes s’identifient aisément au sein du classeur : ils apparaissent soulignés et en
couleur.

Lorsque vous placez le pointeur sur le lien, un encadré apparaît, indiquant la cible du lien.

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Pour supprimer le lien, sélectionnez la cellule qui contient le lien et faites un clic droit de
avec le souris. Dans le menu contextuel cliquez sur « Supprimer le lien ».

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