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2/5/2019 VFP y Contabilidad - Parte I

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VFP Y CONTABILIDAD - PARTE I


Rafael copquin, 1 de marzo de 2007
La contabilidad y los sistemas informáticos no deben estar vinculados a ningún idioma en
particular. Puede diseñar un sistema informático para que se escriba en Fortran, Pascal, Cobol, VFP
o Visual Basic.NET. Sin embargo, el amor de mi vida en lo que concierne a los lenguajes
informáticos es Visual FoxPro y es por eso que el resto o ...

RESUMEN
La contabilidad y los sistemas informáticos no deben estar vinculados a ningún idioma en particular. Puede diseñar un sistema
informático para que se escriba en Fortran, Pascal, Cobol, VFP o Visual Basic.NET. Sin embargo, el amor de mi vida en lo que concierne
a los lenguajes de computadora es Visual FoxPro y es por eso que el resto de este artículo mostrará ejemplos escritos en VFP.

DESCRIPCIÓN

"Rafael, ¿el lado del débito siempre debe ser igual al lado del crédito?" Esta pregunta me fue hecha hace años por un joven programador
cuando aún era un controlador que trabajaba para un gran fabricante de computadoras en Ottawa. Habíamos estado en una reunión para
discutir los detalles de una subrutina de ingreso de datos de revistas para el sistema de contabilidad departamentalizado de la Compañía,
del cual yo era el responsable final. Al principio pensé que estaba bromeando, pero pronto me di cuenta de que estaba legítimamente
preocupada porque, a pesar de que su entrenamiento en programación había sido muy completo y completo, nunca había estado expuesta
a la contabilidad.

Y también pensé que, si ella realmente no supiera que en todos los casos, la suma total de todos los débitos en una transacción debería, de
hecho, ser igual a la suma total de todos los créditos en la misma transacción, entonces mi balance se vería un poco incómodo, por decir
lo menos. Reflexioné sobre esto por un tiempo y comencé a entender por qué había necesidad de analistas de sistemas de negocios: estos
tipos, al menos en Canadá en aquellos días, estaban a cargo de actuar como un diccionario viviente entre "nosotros", los geeks contables.
y "ellos", los frikis de la computadora. Los BSA sabían tanto bits como bytes y débitos y créditos, y estaban a cargo de interpretar lo que
cada grupo de profesionales le decía al otro grupo.

¿Qué tiene todo esto que ver con VFP?

La respuesta a esa pregunta debe ser: nada en particular y mucho en general. ¿Por qué? Simplemente porque la contabilidad y los
sistemas informáticos no deben estar vinculados a ningún idioma en particular. Puede diseñar un sistema informático para que se escriba
en Fortran, Pascal, Cobol, VFP o Visual Basic.NET. Incluya rutinas de contabilidad en él y aún tendría un sistema de contabilidad
computarizado en su lugar.

Sin embargo, el amor de mi vida en lo que concierne a los lenguajes de computadora es Visual FoxPro y es por eso que el resto de este
artículo mostrará ejemplos escritos en VFP.

¿Cómo incluimos la contabilidad en nuestro sistema?

En primer lugar, ¿de qué tipo de sistema estamos hablando? ¿Es un sistema diseñado para interpretar imágenes digitalizadas desde un
satélite de comunicaciones? ¿O una serie de rutinas para calcular las ganancias en las carreras de caballos? ¿O un completo sistema de
facturación de seguimiento de stock para una empresa? La respuesta que creo es la última. No veo cómo la contabilidad sería de alguna
utilidad para el científico que interpreta las imágenes de satélite. Entonces, entiendo que son los sistemas de negocios los que son más
apropiados para la inclusión de subrutinas contables.

Dicho lo anterior, analicemos el tipo de transacciones que podemos encontrar en una organización empresarial. Son muchos y son
complejos. Pero básicamente, las transacciones comerciales implican compras, ventas, cobros, pagos, presupuestos y cálculos de
ingresos. Cada una de estas transacciones tiene típicamente su expresión en contabilidad.

Y de la misma manera que un lenguaje de computadora tiene una sintaxis, construcciones, reglas, palabras reservadas y similares, la
contabilidad tiene sus propias reglas, sintaxis, construcciones y palabras clave. El primero de estos constructos es el Plan de Cuentas. Las
cuentas definen la transacción en solo una o dos palabras, es decir, Compras, Ventas, Cuentas por cobrar, etc. Y constan de tres partes: la
parte del código de cuenta (100), la parte del nombre (Compras) y la parte de la cantidad (la cantidad real del dinero asignado).

Pero una transacción podría describir la adquisición de bienes, o maquinaria, el desembolso de fondos o expresar el monto de una
ganancia o pérdida. Si adquirimos alguna mercancía o equipo, se dice que agregamos a nuestros activos. Si tomamos un préstamo de un
banco, se dice que hemos incurrido en un pasivo (tendremos que reembolsar el préstamo en el futuro). Entonces, estamos tratando con

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transacciones que afectan nuestro patrimonio neto. Estas se llaman transacciones patrimoniales. Y las cuentas que los reflejan se llaman
cuentas patrimoniales y simplemente significan expresar un activo o un pasivo.

Una transacción también puede mostrar una ganancia o pérdida o expresar una parte de una operación comercial que normalmente
implica una ganancia o pérdida. En general, una venta debería generar una ganancia (cuando deducimos el costo de los bienes
vendidos). Por el contrario, el pago del alquiler es una pérdida definitiva, al igual que el pago de tarifas.

Por lo tanto, las cuentas también tienen una parte que las coloca en cualquiera de estas categorías: una cuenta es una cuenta patrimonial
(activos o pasivos) o una cuenta de pérdidas y ganancias (una cuenta de resultados).

Y podemos complicar las cuentas un poco más si decimos que algunas de ellas son cuentas de "fondos" mientras que el resto no lo es y,
en aquellos países donde hay una alta inflación y los principios contables exigen ajustes de inflación, cuentas ajustables o no ajustables.

Dado que esto no es de ninguna manera un artículo de teoría contable, solo diré que lo que quiero decir con cuentas de "fondos" son
todos aquellos que representan cuentas bancarias o efectivo. Esta distinción se vuelve útil cuando diseñamos un formulario de pagos y
solo mostramos el efectivo y las cuentas bancarias para que el usuario elija.

Entonces, cuando el contador de la Compañía nos dice que nosotros, como programadores, necesita una pantalla de ingreso de datos para
el Plan de cuentas, no debemos preocuparnos. Solo quiere que mostremos una pantalla que le permita agregar, editar o eliminar registros
en una tabla muy simple: la tabla de cuentas que, en VFP, por lo general diseño así:

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Principios de contabilidad

Como se dijo anteriormente, la contabilidad tiene una serie de reglas que deben seguirse para registrar todas las transacciones
comerciales. Y estas reglas, que fueron presentadas por primera vez por un monje veneciano (Luca Paccioli) en la Edad Media, son las
que nosotros, como programadores, debemos seguir estrictamente, si nuestro sistema es de alguna utilidad para los Contadores de la
Compañía.

No los voy a escribir todos aquí, pero simplemente citaré algunos:

Cada transacción tiene que ser expresada en términos de dinero. Es decir, no importa en qué moneda, una transacción siempre
debe medirse por la cantidad de unidades monetarias (dólares, pesos, euros, libras, etc.) de su valor.
Cualquier transacción registrada en una cuenta debe cerrarse utilizando la misma cuenta. Esto significa que si estamos registrando
un gasto como el alquiler, por ejemplo, utilizando la cuenta de alquiler, cuando cerramos nuestros libros al final de un período
contable, necesitamos poner a cero el importe total del alquiler utilizando la misma cuenta.
Luego está el concepto de tiempo, expresado como un período contable. Necesitamos determinar una cierta cantidad de tiempo,
generalmente un año, pero en muchas compañías un trimestre, un semestre o un mes, para medir todas nuestras transacciones y
determinar si obtuvimos ganancias o pérdidas en ese período, y cuánto La empresa vale al final de ese período. Este es el famoso
"fin de año" que la mayoría de nosotros hemos escuchado y que origina la también famosa expresión "resultado final", que se
refiere a la línea en el balance que expresa la ganancia o pérdida final del período.

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Los principios contables incluyen una regla muy estricta: las pérdidas y los activos se cargan y las ganancias y los pasivos se
acreditan. Por lo tanto, las cuentas de ganancias, como Ventas, siempre deben tener un saldo de crédito y las cuentas de pérdidas,
como la Renta, siempre se deben cargar. Del mismo modo, la Mercancía (una cuenta de activos) debe tener un saldo deudor, que
representa el valor de nuestras existencias disponibles, y las Cuentas por pagar deben tener un saldo de crédito, que representa la
cantidad de dinero adeudada a los proveedores.
Pero el principio contable más importante de todos, el que dio origen a la pregunta del programador en la empresa de Ottawa, es el
concepto de contabilidad de doble entrada. Esto significa que para cada transacción de débito hay una transacción de crédito
correspondiente. Esto es lo que desconcertó a la joven al principio de este artículo.

Me doy cuenta de que esto es un poco confuso, pero se puede aclarar con ejemplos como:

Si recibo dinero del banco, estoy adquiriendo un activo (efectivo) e incurriendo en un pasivo (eventualmente tendré que pagar el
préstamo).

Otro ejemplo: si compro productos, puedo pagarlos en efectivo o prometerle al proveedor que pague más adelante. Por lo tanto, estoy
adquiriendo activos (bienes) y desembolsando activos (efectivo) en el primer ejemplo o incurriendo en un pasivo (poner mi deuda en una
cuenta corriente con mi proveedor)

Las transacciones anteriores involucran una serie de movimientos positivos (activos entrantes) o negativos (activos salientes) en nuestro
patrimonio, que las reglas contables nos obligan a expresar de esta manera:

Cuenta débitos créditos


------- ------ -------

100 Efectivo 10,000


200 préstamos bancarios por pagar 10.000

Cuando recibamos el préstamo de 10,000 unidades monetarias del Banco.

300 compras 50,000


100 efectivo 50,000
(si compramos por dinero en efectivo)

300 compras 50,000


201 cuentas por pagar 50.000
(Si vamos a pagar en una fecha posterior)

Como puede verse fácilmente, cada transacción tiene dos partes: una implica la recepción de algo y la otra expresa la obligación de pagar
o el desembolso de parte de nuestros activos, a cambio de lo que recibimos.

Las construcciones anteriores se denominan asientos contables y su lado de débito siempre es igual al lado de crédito. Esas son entradas
muy simples, pero las transacciones en la vida real son un poco más complicadas: algunas de ellas implican gastos adicionales, como
impuestos, cargos de flete, intereses, multas, etc. Un ejemplo rápido sería el impuesto al valor agregado cobrado en algunos países en
cada transacción de venta, que se mostrará en la siguiente entrada:

110 cuentas por cobrar 12,100


210 Impuesto al Valor Agregado a pagar 2.100
500 Ventas 10,000

En este último ejemplo, si agrega ambas cuentas en el lado de crédito, el total es igual al lado de débito.

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El proceso de escritura de asientos contables y la asignación de una transacción en particular a un conjunto de cuentas, como se muestra
en los ejemplos anteriores, se denomina contabilización. Y la publicación se realiza diariamente, para cada transacción, en un libro
especial, llamado Diario General, que se ve en la figura 4 a continuación.

Ahora, si pudiera ver un listado del Diario general, probablemente notará que hay entradas repetitivas, que registran transacciones en las
mismas cuentas. Por ejemplo, una factura de venta origina una entrada como la que se muestra en el último ejemplo anterior. Pero una
compañía hace muchas ventas diarias, emitiendo un número correspondiente de facturas, una para cada venta. Y los principios de

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contabilidad requieren el registro de cada venta individual en el Diario General, o más bien, la producción de un registro contable para
cada factura, que luego se registra en el Diario General.

Una lista de todas las transacciones (facturas en nuestro ejemplo) publicadas en la cuenta de Ventas, llamada hoja de Contabilidad
General para la cuenta de Ventas, se vería así:

Se generaría una hoja de mayor similar para cada cuenta que se muestra en todos los asientos contables.

Por último, si elaboramos una lista de todos los saldos de cada cuenta en un momento dado, obtendríamos un Saldo de Prueba (figura 7).

El contador de la compañía luego produce el balance final de la compañía, luego de una serie de reclasificaciones que están fuera del
alcance de este artículo. Su fuente para este trabajo es el balance de prueba.
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Ahora, si observa todos los ejemplos que se muestran arriba, verá que "el lado del débito es igual al lado del crédito".

¿Cómo se pone todo lo anterior en un sistema de contabilidad computarizado?

En Visual FoxPro necesitaríamos algunas tablas para implementar un sistema de contabilidad muy simple, a saber:

Mesa Descripción
Cuentas Este es un listado de todas las cuentas en el sistema.
Los grupos se utiliza para determinar grupos de cuentas, como cuentas de activos, cuentas de pasivos, etc.
diario Se utiliza para registrar todos los asientos contables.
Detalles Se utiliza para registrar descripciones de los asientos contables.
Pantallas Se utiliza para hacer asignaciones automáticas a cuentas predefinidas.

Algunas personas pensarían que esto es simplificar demasiado las cosas, que la contabilidad es mucho más compleja que eso, pero
permítame asegurarle que todo lo que necesita es unas pocas pantallas de ingreso de datos y muchas rutinas de informes, que incluyen
formularios con cuadrículas, informes en diferentes formatos. y la información registrada en las tablas Diario y Detalles. ¿No me
crees? Bueno, veamos.

Si observa la figura 2, la pantalla de ingreso de datos de Cuentas, verá que esta es una pantalla de edición muy simple, que incluye dos
tablas, las tablas de Cuentas y Grupos. Este último es el que clasifica las cuentas en diferentes categorías, como se describe
anteriormente.

Una vez que tenga la tabla de cuentas completa con todas las cuentas que utilizará el sistema de contabilidad (el Contador de la
Compañía es su fuente principal de información sobre lo que se incluye en esta tabla), está listo para comenzar a producir asientos
contables.

Puede producir asientos contables manuales, utilizando la pantalla que se muestra en la figura 4, o puede permitir que su sistema
produzca un registro contable automáticamente, cada vez que se origina una transacción. Por ejemplo, cada vez que emite una factura, el
sistema genera automáticamente una entrada para mostrar esta transacción.

Las entradas (manuales o automáticas) producidas, se registran automáticamente ("contabilizadas") en la tabla del Diario. Eso es todo lo
que hay que hacer. La mesa de diario tiene la estructura mostrada en la figura 8.

Esta tabla recibe todos los asientos contables, línea por línea, y cada registro representa una línea de la entrada. El campo Tipo solo
puede recibir uno de los siguientes valores ("D" para débito o "C" para crédito). Además, si una cantidad es un débito, se registrará en el
campo Cantidad como un número positivo y, si es un crédito, se registrará como un número negativo. Esto puede parecer redundante e
innecesario, pero facilita las cosas cuando se informa. A veces, los despidos ayudan al programador, aunque las reglas de normalización
no se cumplan estrictamente, como en este caso. Veremos esto claramente cuando elaboremos informes del libro mayor, más adelante)

OK, queremos mostrar una lista de todas las entradas? Muy fácil. Simplemente haga un informe a partir de los datos en la tabla
DIARIO. Ahora queremos mostrar las hojas del Libro mayor de todas las cuentas. También es muy fácil. Simplemente haga el informe
apropiado, usando la tabla de REVISTA. (fig 9 y fig 10)
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Publicaciones automáticas

Probablemente hay varias formas de hacer anuncios automáticos. Todos estos son dependientes del tipo de transacción a registrar. En mi
caso, elegí uno que involucra casar los totales en ciertas partes de una pantalla con las cuentas en el plan de cuentas.

La tabla de Pantallas (figura 11) tiene un campo que identifica la pantalla de ingreso de datos de la que provienen las publicaciones, otro
campo para identificar los totales que se asignarán a la cuenta especificada, un campo para el código de cuenta y un campo para

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determinar si la publicación se realizará ser un débito o un crédito

Supongamos que estamos ingresando facturas de proveedores. Hay muchos formatos de facturas que puede usar una Compañía, pero
todos incluyen detalles de lo que se está facturando (códigos de artículos, cantidades, precios unitarios), subtotales de facturas y otros
montos de impuestos, fletes, aranceles, etc.

Una factura de proveedor muy simple podría parecerse a la que se muestra en la figura 12.

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Ahora la pregunta es: ¿qué se debe publicar en las cuentas? En otras palabras, ¿deberían publicarse todos los elementos, o solo los
subtotales o qué?

La factura mostrada podría originar una entrada como esta:

Entrada # 1234
Fecha feb 27,2007

Código Descripción de la cuenta Crédito de débito


-------------------------------------------------- ------------------------------------------
11801/105 Compras de construcción de madera 2800
11801/106 Compras de madera (artículos diversos) 700
11000 Impuesto al Valor Agregado retenido 735
20002 Cuentas por pagar - Proveedores extranjeros 4235
------------------------------
Totales 4235 4235
===============
International Importers Inc Inv # 44334

Si examinamos la factura, vemos que el impuesto y el monto final pagadero al proveedor se muestran directamente en la factura. Son un
solo concepto y pueden asignarse fácilmente a una cuenta, es decir, Cuentas a pagar al total de la factura e Impuestos retenidos al monto
del impuesto. Sin embargo, cada línea de detalle necesita una asignación diferente, ya que la Compañía utiliza una cuenta diferente para
los bienes comprados, para ser revendidos sin cambios, y las materias primas, para ser incorporadas como parte de un proceso de
fabricación.

El usuario que registre esta factura deberá ingresar cada cuenta de detalle manualmente y dejar que el sistema publique el impuesto y el
total de la factura automáticamente.

Esto se hace con la ayuda de la tabla PANTALLAS que se vería así:

Tipo de cuenta de línea de pantalla


-----------------------------------------
1 1 99999
1 2 11000 D
1 3 20002 C

El número de pantalla designa la pantalla de entrada de datos para las facturas de los proveedores. Puede tener varias pantallas de ingreso
de datos, como la de las facturas emitidas por la Compañía, la que se usa para ingresar los cobros de los clientes, la de los pagos
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realizados, etc. Cada una de estas pantallas tendrá un número secuencial. Elegí, por el bien de este ejemplo, asignar el número 1 a la
pantalla de ingreso de datos de facturas de proveedores. Las líneas 2 y 3 designan tanto el Impuesto al Valor Agregado (un impuesto
especial en Argentina) como el total de la factura, asignados respectivamente a las cuentas 11000 y 20002. Debido a que no se puede
saber de antemano cuántas líneas de detalle tendrá una factura y qué cuentas incluye cada artículo. se publicará en, uso un número de
cuenta de propósito general (99999) y dejo el campo de tipo en blanco.

Grabación de las contabilizaciones automáticas.

Cuando el usuario presiona el botón OK después de completar el formulario de ingreso de datos, la rutina de guardado en el formulario
escaneará la cuadrícula (su fuente de registro subyacente, es decir) línea por línea y usará la cuenta que el usuario ingresa manualmente
para esa línea, para publicar la cantidad en la tabla de la revista. Como convención, todas las cantidades en las líneas de detalle se
contabilizarán como débitos. Después de que se hayan publicado las líneas de detalles, la rutina de guardado examinará la tabla de
encabezado (recuerde, esto es una factura, que consta de dos cursores, el cursor del encabezado que contiene todos los totales, el número
de factura, la fecha, la cuenta del proveedor, etc.). el cursor de detalles, que contiene todos los artículos de la factura, precios, cantidades,
descripciones). Como decía, luego se examina la tabla de encabezado y se examinará la tabla de PANTALLAS, para ubicar la línea 2,
seleccionando el número de cuenta del impuesto y luego la línea 3,

Algunas consideraciones

La técnica anterior requiere una codificación rígida de las "líneas" en la rutina de guardado del formulario. En otras palabras, el programa
buscará la cuenta en la línea 2 y la usará para publicar la cantidad obtenida del cuadro de texto de impuestos. Del mismo modo, buscará
en la línea 3 para publicar en la cuenta seleccionada el monto del cuadro de texto Totales. Me doy cuenta de que esta no es una técnica
muy buena, porque uno nunca debe codificar nada. Una forma de evitar la codificación puede ser vincular el nombre de cada cuadro de
texto al campo de línea de la tabla PANTALLAS. En otras palabras, en lugar de usar números para esas líneas, puede usar el nombre del
cuadro de texto. En cualquier caso, si alguna vez decide cambiar el nombre del cuadro de texto en el formulario, tendrá que cambiar su
referencia en la tabla PANTALLAS. Pero eso parece ser un problema menor.

Conclusión

La contabilidad se puede incluir fácilmente en el software comercial. Todo lo que se requiere es un poco de conocimiento contable y una
comprensión profunda de las reglas comerciales de la compañía. Y para trabajar en estrecha relación con los contadores de la empresa.

En un artículo futuro, le mostraré en detalle cómo ingresar los asientos contables manualmente y cómo producir los diferentes informes,
mediante el uso de cuadrículas en formularios e informes regulares con el redactor de informes.

Rafael Copquin ,
Contador Público Estudio Copquin y Auditor Interno Certificado; Programador de Fox desde 1987, comenzando
con FPD y actualizando a VFP. Amplia experiencia en conversiones de FPD a VFP, especializada en sistemas de
negocios y contabilidad. Miembro del Consejo de Administración de Microsoft Users Group of Argentina como
Tesorero.

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