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VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito
para optar al Título de Técnico Superior Universitario en la carrera Organización
Empresarial.
En mi carácter de Tutor del Informe de Pasantía presentado por la Bachiller Yakarí Eumelia
Moronta López: Nº de Carnet 08-9302 para optar al Título de Técnico Superior
Universitario en Organización Empresarial; considero que dicho informe reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por
parte del jurado examinador que se designe.
__________________________________________
Prof. Franklin Carrero
Tutor Académico
APROBACIÓN DEL JURADO
Informe de Pasantía presentado ante la Universidad Simón Bolívar, como requisito para la
aprobación de la asignatura PD- 3608 Cursos en Cooperación con la Empresa.
_________________________ _________________________
Tutor Académico Jurado
Prof. Franklin Carrero Prof. Nombre Apellido
__________________________
Tutor Profesional
Sr. Miguel López
DEDICATORIA
A mis padres, quienes fueron un apoyo permanente a lo largo de toda mi carrera. Sin ellos,
nada de esto hubiera sido posible. Este nuevo logro es gracias a ustedes y para ustedes.
A Dios, quien me dio la oportunidad de ser miembro de esta prestigiosa casa de estudios y
ayudarme a alcanzar la meta.
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RECONOCIMIENTO
A Teresa Castro, por velar siempre por mi bienestar académico y prestarme su ayuda
incondicional.
A mi novio Emilio Ahmar, quien me apoyó incondicionalmente en los momentos que más
lo necesité y fue un soporte emocional en los momentos más difíciles. Te amo.
A todos esos profesores que a lo largo de la carrera supieron guiarnos al camino que hoy nos
permite ser profesionales integrales, valiosos, competentes y capaces de desarrollarnos con las
mejores prácticas en el campo profesional.
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ÍNDICE GENERAL
vi
ÍNDICE DE CUADROS, GRÁFICOS O TABLAS
vii
ÍNDICE DE FIGURAS
viii
UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS
COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y
ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
El presente informe describe las actividades realizadas por la pasante en la empresa Mayor
AExtrema C.A.; las cuales consistieron en participar activamente en la observación,
levantamiento de información y análisis de los procesos administrativos internos dentro de
la organización con el fin de conocer a cabalidad todo lo inherente al proceso
administrativo de la empresa, desde que ingresa el recurso humano a la empresa, hasta las
funciones que desempeña cada uno, pasando también por el aprendizaje de los
procedimientos a seguir desde que se levanta una orden de compra hasta su despacho, y así
poder establecer una serie de propuestas de mejora que se traduzcan en el eficiente
crecimiento de la productividad de Mayor AExtrema C.A. Esta investigación se llevó a
cabo en cinco etapas: en la primera se recabó información acerca de la empresa en general;
en la segunda se procedió a usar el sistema administrativo Profit Plus Administrativo, y
conocer todos los procesos internos, desde que se elabora el pedido de mercancía hasta que
se despacha; en la tercera, se aplicó una encuesta a los trabajadores, en la cuarta se procedió
a realizar el análisis de resultados de las encuestas y en la quinta etapa se elaboró el
programa de inducción de personal pertinente para la empresa Mayor AExtrema, C.A, el
cual se mostrará en el desarrollo de este informe.
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INTRODUCCIÓN
Cuanto más tiempo se dedique a ayudar a los empleados nuevos para que se
sientan bienvenidos, mayor es la probabilidad de que se identifiquen con la
organización y se conviertan en valiosos miembros de ella. A diferencia del
entrenamiento, que subraya el qué y el cómo, la inducción hace hincapié en el porqué.
Está diseñada para desarrollar en los empleados una particular actitud, con respecto al
trabajo que estarán realizando y el papel que desempeñarán en la organización.
Define la filosofía que subyace a las reglas y da un marco de trabajo para las tareas
laborales.
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CAPÍTULO I
MARCO REFERENCIAL
1.1.-Marco Institucional
Mayor AExtrema C.A
Rif: J-29660335-9
Domicilio Fiscal: Calle Páez oeste, N°2. Villa de Cura, Edo. Aragua.
Domicilio de oficinas: Av. Las Delicias, C.C. Paseo Las Delicias I, Nivel mez,
locales 25-28. Maracay Edo. Aragua.
Tlf: 0243.232.44.54
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Cura - Edo. Aragua. Es una empresa joven ya que su constitución actual es a partir de
agosto de 2008, pero cuenta con un equipo de amplia experiencia en ejecución de
proyectos, importación y ventas. Este equipo está conformado por profesionales tales
como: Ingenieros, Licenciados y T.S.U.
1.1.2.-Misión
1.1.3.-Visión
1.1.4.- Valores
* Honestidad
*Responsabilidad
*Profesionalismo
*Calidad en el personal, en los procesos y servicios
*Trabajo en equipo
*Liderazgo
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1.1.5.- Objetivos Estratégicos
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1.1.6- Estructura Organizativa de la Organización
Presidente
Almacenistas
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Gerente de Ventas: encargado de supervisar todo el proceso de venta, desde
que el vendedor ofrece el producto al cliente, hasta que se le despache.
Cuentas por pagar: encargado de pagar todas las facturas de compras que
haya realizado la empresa.
Cobranza: encargado del proceso de cobranza de todas las facturas de clientes
morosos.
Supervisor de almacén: encargado de supervisar todos los procesos que se
lleven a cabo dentro del almacén y del despacho de la mercancía.
Almacenista: organizan la mercancía en el almacén y preparan los pedidos
para su despacho.
Vendedores: Se dirigen a diversas tiendas para ofrecer los productos
AExtrema con catálogos de productos y sus correspondientes listados de
precios para tomar pedidos.
1.2.-Marco Legal
Mayor AExtrema C.A. por ser una empresa constituida legalmente y con capital
humano que forma parte importante de la misma, debe estar sujeta a todas las
regulaciones de ley referente al establecimiento de una relación laboral patrono-
empleado. Estas regulaciones vienen estipuladas por las siguientes leyes y
reglamentos:
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- Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo
(LOPCYMAT).
Además de todas aquellas requeridas por los distintos entes y órganos públicos para
operar legalmente en el ramo comercial al que se dedica.
1.3- Diagnóstico
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1.3.2.- Análisis del Diagnóstico del Problema
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CAPÍTULO II
EL PROBLEMA
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2.3.- Objetivos De La Investigación
2.3.1.- General
2.3.2.- Específicos
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consecuencia tendríamos un aumento de la productividad de la empresa y una mayor
satisfacción por parte de los clientes.
Por esto, una organización que se considere efectiva debería contar con un
manual de inducción del funcionamiento de la empresa para optimizar el desempeño
de su recurso humano. Establecido dicho programa se podrá verificar todas las
ventajas que éste puede proporcionar a la empresa Mayor AExtrema C.A. como la
importante mejora del proceso productivo. Toda empresa posee gran variedad de
cargos y cada uno de ellos ofrece un grado de dificultad o complejidad diferente, por
consiguiente, es necesario un manual de inducción con el potencial intelectual y las
habilidades que puede ofrecer el candidato y respectivo desarrollo en nuestra
empresa.
2.5.- Alcance
2.6.- Limitaciones
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CAPÍTULO III
MARCO TEÓRICO
3.1.1.- Manual:
Los manuales según Lázzaro (1972), son un medio de comunicar las
decisiones de la administración, concernientes a organización, políticas y
procedimientos. Un manual es una herramienta necesaria para hacerle llegar
las decisiones a todos los miembros de la organización, especialmente a los
empleados de las oficinas regionales y sucursales.
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que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos
prescritos al realizar su trabajo”.
3.1.4.- Norma:
- “Especificación que reglamenta los procesos y productos para las
actividades, diseñada con el fin de conseguir un grado óptimo de orden para
el mejor funcionamiento de la compañía; asegurando de esta forma que los
materiales, productos, procesos y servicios sean apropiados para lograr el fin
para el que se concibieron” (CENTRAL MADEIRENSE C.A., 2010)
3.1.5.- Política:
- “Plan permanente que proporciona guías generales para canalizar el
pensamiento de la organización en direcciones específicas. Generalmente es
presentada como un documento que incluye las intenciones o acciones
generales de la compañía que probablemente se presenten en determinadas
circunstancias, estableciendo líneas de guía en un marco dentro del cual el
personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de
la dirección según convenga a las condiciones de la empresa” (CENTRAL
MADEIRENSE C.A., 2011)
3.1.6.- Proceso:
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3.1.7.- Procedimiento:
- Forma específica de llevar a cabo una actividad. En muchos casos los
procedimientos se expresan en documentos que contienen el objeto y el campo
de aplicación de una actividad; que debe hacerse y quien debe hacerlo;
cuando, donde y como se debe llevar a cabo; que materiales, equipos y
documentos deben utilizarse; y como debe controlarse y registrarse.
3.1.8.- Logística:
- “Herramienta de obtención de competitividad, que realiza actividades de
valor agregado o valor añadido que redundan en el incremento de la
rentabilidad de la empresa” (CENTRO ESPAÑOL DE LOGÌSTICA). La
Logística podría definirse como la ubicación de los recursos en el lugar
adecuado y en el tiempo convenido y se aplica para la gestión efectiva de la
cadena de suministro o cadena logística.
3.1.9.- Inventario.
- “Cantidad de bienes de una empresa mantiene en existencia en un momento
dado” (DIAZ. 1991). Los inventarios, en una primera aproximación, pueden
ser alguno de los siguientes tipos:
- Materia prima o insumos.
- Materia semi-elaborada o productos en proceso.
- Productos terminados.
- Materiales para soporte de las operaciones.
3.1.10.- Almacén:
Espacio del que disponen casi todas las empresas, bien sea de mayor o menor
tamaño, contenido o complejidad. En el ámbito de la gestión empresarial, el
almacén se define como el lugar donde se guardan existencias, materiales y
herramientas. Los materiales guardados se refieren tanto a necesidades
productivas y comerciales como a elementos que garanticen el funcionamiento
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de la organización (mantenimiento, servicios generales, materiales varios,
etc.).
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- Las áreas de recepción y despacho de mercancía deberán estar separadas.
- La mercancía que requiera condiciones especiales de almacenamiento (por
ejemplo congelados, vegetales, etc.) deberá ser ubicada en áreas especiales de
acuerdo a sus necesidades.
- Los pasillos de circulación, aunque es un espacio no productivo, deberá ser
suficientemente ancho para permitir la circulación de montacargas y otros
vehículos. Todos los pasillos secundarios deberán fluir a un pasillo principal.
3.1.12.- Compras:
“Se refiere a las actividades necesarias para obtener recursos materiales y
servicios que requiere el sistema de manufactura, sea cual fuere el lugar del
mundo donde existan estos recursos” (CARTER. 1994).
Dentro de una organización, las compras pueden ser definidas como las
operaciones que proponen suministrar, en las mejores condiciones posibles a
los distintos sectores de la empresa, los materiales con las características
mínimas necesarias requeridas por una empresa. Una vez conocidos los
criterios anteriores, en relación al concepto de compras, podríamos definirla
como el conjunto de actividades llevadas a cabo para lograr la procura de los
materiales bajo las mejores condiciones de costo, tiempo, calidad y servicio.
3.1.14.- Organización
"Organización es la estructura de las relaciones que deben existir entre las
funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
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organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los
planes y objetivos señalados" (Agustín Reyes Ponce).
"Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los
fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso
funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones
que entre dichas unidades debe existir." (Eugenio Sixto Velasco).
"Estructura de relaciones entre personas, trabajo y recursos" (Beckles,
Carmichael y Sarchet).
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CAPÍTULO IV
MARCO METODOLÓGICO
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4.1.- Tipo de investigación
Del mismo modo se podría decir que “se trata de una propuesta de acción
para resolver un problema práctico o satisfacer una necesidad. Es indispensable que
dicha propuesta se acompañe de una investigación, que demuestre su factibilidad o
posibilidad de realización” (ARIAS. 2006).
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4.2.- Diseño de la Investigación
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1. Muestra:
2. Universo:
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4.3.2. Consultas Bibliográficas.
4.3.5. Encuestas
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4.3.6.- Gráficos
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4.4.2.1. Despliegue de Actividades
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4.5.- Encuesta Aplicada
3. ¿Qué hace usted para lograr que esa misión se lleve a cabo?
Cumplir mis funciones en el día a día
Velar por el cumplimiento de objetivos y solventar los inconvenientes
surgidos
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5. ¿Te sientes tomado en cuenta por la empresa? ¿Por qué?
Si porque me siento involucrado en los procesos y hay delegación de
responsabilidades
Eventualmente, ya que a veces doy opiniones positivas y lo han
tomado en cuenta como otras ocasiones han sido omitidas por mis
superiores
Si por el buen trato que se me ha dado en la empresa
No, porque mis opiniones no son tomadas en cuenta y en ocasiones sé
que tengo la razón y no se me da derecho a expresarme
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CAPÍTULO V
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3. ¿Qué hace usted para lograr que esa misión se lleve a cabo?
Cumplir mis funciones en el día a día: 5 personas.
Velar por el cumplimiento de objetivos y solventar los inconvenientes
surgidos: 8 personas.
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5.1.- Gráficos
Gráfico I
Gráfico II
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Gráfico III
Gráfico IV
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Gráfico V
Gráfico VI
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5.2.- Conclusiones de la Entrevista
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5.3.- Cuadro de actividades a seguir para la inducción
RESPONSABLE ACCIÓN
Contacta al nuevo trabajador y lo cita para la fecha,
hora y lugar.
Dirige al trabajador al sitio donde se dictará la
Inducción de la empresa y le indica su lugar en el
salón.
Informa la finalidad del proceso de Inducción.
Entrega el Manual de Inducción, trípticos informativos
COORDINADOR DE y manuales de acuerdo a su cargo:
RECURSOS HUMANOS Operativos: Manual de Higiene y Seguridad
Industrial.
Administrativos: Políticas Administrativas
Generales.
Entrega de la Notificación de Riesgos en el Trabajo
Entrega de carta compromiso para ser firmada por el
empleado
Suministra información general a los nuevos
trabajadores sobre la historia, objetivos y estructura de
la organización.
Suministra información a los participantes sobre
normas de conducta interna y beneficios
socioeconómicos.
Presenta ante el (los) nuevo(s) trabajador(es) al
Vicepresidente (Gerente General) de Mayor AExtrema
C.A.
Finaliza charla de Inducción e incita a los trabajadores
a aclarar dudas.
Presenta a sus nuevos compañeros y lo (s) ubica en un
sitio de trabajo.
JEFE DE CADA UNIDAD Da el adiestramiento del cargo a ocupar por el
empleado.
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Empresa: Mayor AExtrema C.A. Proceso: Inducción
Unidad: Coordinación de Recursos Dueño del Proceso: Coordinador de
Humanos Recursos Humanos, Jefe de cada unidad.
Contacta al nuevo
trabajador y lo cita para la
fecha, hora y lugar
Entrega de la Notificación
de Riesgos en el Trabajo
Suministra información
general a los nuevos
trabajadores sobre la
historia objetivos y
estructura de la
organización.
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5.4.- Normativas para la realización de la inducción
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5.5.- Tiempo y hora para la inducción
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CONCLUSIONES
Por último, la empresa crecerá en todos sus ámbitos mientras exista una
óptima comunicación entre todos los departamentos y en especial entre el supervisor
y sus empleados; y se establezcan unas políticas de recursos humanos que emanen
directrices específicas que ayuden a organizar al personal y alinearlo a los objetivos
de la organización.
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RECOMENDACIONES
A la empresa:
Debe existir en la empresa un programa de inducción, ya que la primera
impresión del futuro empleado es fundamental para que éste se visualice
dentro de la misión de la organización.
Tener esta herramienta en la organización proporciona seriedad y prestigio.
Realizar el programa de inducción permite que los miembros de una
organización conozcan los rasgos de la organización, y con ello pueden tener
un mejor comportamiento esperado en la organización y para representarla.
Documentar y sistematizar los procesos existentes en la organización.
Verificar que haya consecución de los objetivos del programa de inducción.
A la Universidad
Promover la elaboración de manuales en clases.
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FUENTES BIBLIOGRÁFICAS
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ANEXOS
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MANUAL DE
INDUCCIÓN
Elaborado por: Yakarí Moronta
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Presentación
Introducción
Mayor AExtrema es una empresa joven cuya que tiene como actividad
económica la importación, distribución y venta de la marca AExtrema. Está
compuesta por diversas líneas de productos, tales como: Línea de artículos de
buceo, natación, camping, linternas, pesca y cuchillería simple.
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Nuestra historia
Nuestra Misión
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ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Presidente
Almacenistas
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Nuestros objetivos estratégicos
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Políticas de la organización
Estamos seguros que las personas que trabajan en AExtrema son un recurso
valioso y es por esto que apoyamos y promocionamos sus contribuciones y su
crecimiento personal. Creemos que todos nuestros trabajadores tienen derecho a
ser tratados con dignidad, respeto y reconocimiento, brindándoles la capacitación
y herramientas apropiadas. Cooperamos para establecer un ambiente de trabajo
positivo en el cual se acentúe el trabajo en equipo. De igual manera ofrecemos un
ambiente propicio para la seguridad continua en el cargo hacia todos los
empleados, quienes deben identificarse con la organización y participar en ella de
manera activa.
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Estilos de administración
2-. Dinamismo y agilidad en los procedimientos en todas y cada una de las áreas
de nuestra compañía.
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4-. Intimidad: Como integrantes de la familia AExtrema, intentamos una
comunicación sincera y desprevenida, en la cual los diferentes niveles
administrativos discutimos desde los temas concernientes a la organización;
pasando del concepto individualista, al de ser social comunitario induciendo así al
conocimiento y confianza mutua entre todos los integrantes de la compañía. Como
puede verse, el estilo de administración de AExtrema se fundamenta en la
persona, con la certeza que si este factor tiene motivación, desarrolla su
creatividad y puede comunicarse, todos los demás recursos son utilizados
óptimamente en pro de la satisfacción del cliente.
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Beneficios de los trabajadores de AExtrema
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- Almacenista: organizan la mercancía en el almacén y preparan los
pedidos para su despacho.
Descripción de actividades a realizar: almacena mercancía en el
depósito. Organiza las órdenes de pedido. Embala mercancía. Prepara los
despachos.
Requisitos para optar al cargo: ser responsable y organizado.
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Finalidad del manual de inducción
El presente manual tiene como objeto dar algunas normas para mejorar la
atención a nuestros clientes, y constituye herramientas de trabajo sencillas y
aplicables a nuestra labor diaria, de cómo proporcionar un excelente servicio. Bien
sabemos que una relación se origina fundamentalmente en el trato dado a las
personas. En nuestro trabajo podemos ver que a diario llegan a nuestras oficinas
un sinnúmero de personas que requieren de alguna información o algún servicio y
que esperan ser bien atendidos. Ante esto, lo primero que hacen es buscar un
contacto con algún empleado de la compañía, en este momento se origina una
relación. Ahora debemos preguntarnos si esa relación que se dio fue buena. Para
evaluar esta pregunta es necesario contar con factores tales como: trato,
amabilidad confianza, seguridad, buen lenguaje, adaptándolo al tipo de cliente,
cortesía y muchos otros que influyen en el éxito de la relación dada. Los temas
que trataremos a continuación están directamente relacionados con todos estos
factores.
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