ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE

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ADMINISTRACIÓN GENERAL

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1

Etapas 4: Control

Programa académico
Técnica Profesional en Procesos Empresariales

Asignatura
Administración General

Duración estimada
Estrategia didáctica
En aula o en plataforma Trabajo autónomo
Estudio de Casos 8 horas 16 horas

CONTEXTUALIZACIÓN

El proceso administrativo es un sistema cíclico compuesto por 4 etapas: planeación, organización,

dirección y control. Este último es de gran valor dentro del ciclo administrativo, debido a que es la etapa
que finaliza el proceso pero a la vez da paso a uno nuevo; es así como en la empresa se planea y ejecuta
organizando y dirigiendo el personal, luego se controla y a partir de los resultados que arroje el control,
se hacen correcciones que son la base para una nueva planeación. Por ello, las etapas del proceso
administrativo son interdependientes e interactivas.

En toda empresa es necesario determinar mecanismos de control, ya que en ocasiones aquello que se
está ejecutando no concuerda con lo que se planeó, otras veces, lo que se planea y ejecuta se desvía ya
sea por factores internos (empleados, recursos económicos, fallas en la administración, etc.) o por
factores externos (reacción de la competencia, negociación con los proveedores, cambios en la demanda,
cuestiones políticas o económicas). De cualquier forma, el control es la etapa del proceso que permite
corregir las desviaciones de los planes, vigilar los cambios internos y del ambiente, monitorear aspectos
financieros y de rendimiento del trabajador, determinar cómo agregar valor a las actividades de la
empresa, entre otros.

Es común que en algunas empresas, especialmente las pequeñas o familiares, no se definan claramente
las herramientas y mecanismos de control, ya sea por falta de capacitación, exceso de confianza, atención
excesiva en los objetivos y falta de comunicación entre niveles de la empresa. En muchos casos esperan
a que los problemas aparezcan para actuar, generalmente se cree que el control debe ser correctivo,
olvidando que los procedimientos, las políticas y los manuales, podrían evitar dichos problemas, de esta
forma se hace control preventivo.

En esta actividad, se analizará cómo el control influye en las tres etapas del proceso administrativo, por
lo que se deben tomar decisiones para corregir las desviaciones que se presentan y posibilitar el ajuste
de los objetivos, para ello se necesita de liderazgo y comunicación que permitan hacer los ajustes
pertinentes ya sea que el error se encuentre en la planeación, los procedimientos, en la misma estructura
o en la forma en que se trata, comunica y motiva al personal.
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Para llevar a cabo controles eficaces lo primero que se debe hacer es establecer patrones o medidas a
partir del proceso de planeación; si no se sabe qué ni cómo se va a evaluar, sencillamente no se puede
controlar. Por ello, en las empresas existen manuales, reglamentos y políticas que delimitan y dan pautas
sobre el comportamiento de las personas, con el fin de poder determinar si están dentro de esos patrones
y evaluar de forma positiva o negativa de acuerdo a ellos.

Al finalizar esta actividad estará en capacidad de:

R4. Identificar los tipos y niveles de la planeación y su interrelación entre los diferentes niveles
jerárquicos de la organización.

R7. Reconocer la importancia de su desempeño dentro de la unidad de trabajo, facilitando la evaluación

del proceso.

ACTIVIDAD

La microempresa ha tenido un rápido crecimiento y se está consolidando como una de las mejores del
sector. El número de departamentos aumentó, el personal contratado se duplicó para poder atender la
producción y cubrir el volumen de ventas.

Después de la entrega de informes, los socios se han reunido por la imperiosa necesidad de diseñar
mecanismos de control, ya que el incremento de gastos que se han generado les tiene bastante
preocupados. Desde el área de ventas, el encargado dio su informe: Los vendedores estaban gastando
demasiado tiempo en la espera de clientes; aproximadamente tardaban más de medio día en ser
atendidos para hablar con el encargado y cerrar la venta, en ocasiones en las que no se llegaba a un
acuerdo en cuanto al precio, el vendedor llevaba el reporte al encargado ya que él no tiene potestad para
decidir sobre ello, en este aspecto la empresa no ha fijado políticas al respecto. Es decir, los vendedores
no están aprovechando al máximo el día y en ocasiones esto retrasa los otros pedidos o el vendedor no
cumple las metas del mes.

Del área administrativa, por su parte, informaron que el proveedor de telas europeas informó que por la
crisis económica que atraviesan los países de este continente, habían tenido que despedir personal,
tenían la producción retrasada un mes y que no iba a poder entregarles a tiempo el pedido. Por lo tanto,
entre los dos decidieron recurrir a un proveedor nacional, pero por la temporada de lluvias y problemas
en las carreteras, el pedido se demoraba 8 días más de lo previsto y el costo aumentaba el 10% con
respecto al proveedor inicial, pero lo importante en el momento, era quedar bien con el cliente.

Adicionalmente, para reducir costos, habían subcontratado con una empresa satélite la producción de la
de ropa, lo que había ocasionado desperfectos en los productos, ya que las operarias no estaban
suficientemente entrenadas y no conocían los procedimientos ni los estándares de la empresa. Lo que
ocasionó quejas por parte de dos de los clientes más importantes y la devolución de 500 prendas.

Entregables

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• A partir de la situación planteada en su empresa, usted debe elaborar un informe en el que:

✓ De las herramientas de control existentes, escoja aquellas que permitan solucionar los
problemas de control en la parte operativa de la empresa.
✓ Determine cuáles son las etapas del proceso administrativo que están generando las fallas
✓ Plantee ejemplos de los patrones que debe establecer la empresa para mejorar
✓ Participe en el foro de socialización proponiendo una solución al problema de las operarias
• Participe en el foro de socialización proponiendo una solución al problema de las operarias
REFERENTES CONCEPTUALES
• Control
• Patrones o estándares
• Acción correctiva
• Acción disciplinaria
Control operacional

ROLES Y FUNCIONES

Tiempos estimados para el

Tareas desarrollo de la tarea
Roles asociados
Funciones asociadas a las Presencial / Autónomo
a la actividad
funciones plataforma

Estudiante Desarrollar Analizar los 4 8

las textos de estudio
actividades Investigar en
propuestas en la fuentes validas
plataforma de información
los temas
planteados
Docente Director de Seguimiento y 4
Licitación asesoría de la
actividad

Selección de la
propuesta más
indicada

ESPACIOS DE SOCIALIZACIÓN

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El estudiante debe participar en el foro proponiendo una solución al problema que se presenta en el nivel
operacional teniendo en cuenta las clases de estándares o patrones.

EVALUACIÓN

Evidencias asociadas (desempeño,

Criterios de evaluación
producto y conocimiento)
Resume y explica la importancia, clases y Relaciona la función control con los
etapas de la planeación que se dan en los diferentes procesos que se desarrollan en la
diferentes niveles de la organización. empresa

Reconoce y aplica las herramientas de

planeación que contribuyen al desarrollo de
los planes en los diferentes niveles
organizacionales.

Aplica las etapas y herramientas de

planeación en la solución de casos
empresariales.
Relaciona la función control con los Diferencia y explica los niveles y
diferentes procesos que se desarrollan en la herramientas de control aplicados en las
empresa. Diferencia y explica los niveles y organizaciones
herramientas de
control aplicados en las organizaciones. Conoce y aplica los fundamentos de la
Conoce y aplica los fundamentos de la función de control en una situación
función de control en una situación determinada
determinada.
Diferencia y explica los niveles y
herramientas de control aplicados en las
organizaciones

Instrumentos de evaluación
Cree el hipervínculo a los instrumentos de evaluación diseñados según el actor interviniente
(Autoevaluación, coevaluación y heteroevaluación). Rubrica 4

RECURSOS NECESARIOS PARA LA ACTIVIDAD

Recursos

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 Técnicos, tecnológicos y Manejo de herramientas informáticas,
materiales internet, buscadores.
Biblioteca, trabajo de campo,
Ambientes de aprendizaje
Plataforma Virtual, Buscadores

Recursos bibliográficos Obligatorios ✓ CHIAVENATO, Idalberto. Teoría

General de la administración- Ed. Mc
Graw Hill. Colombia.
2014.
GARETH R. Jones / Jennifer M. G.
Administración Contemporánea. Octava
edición. Ed. Mc. Graw Hill. Méjico 2014.

KOONTZ,Harold Weihrich, Heinz:

Elementos de Administración. Un
enfoque internacional y de Innovación
Ed. Mc Graw Hill. México 2013.

MORUECO, R. Manual Práctico de

Administración. Editorial Rama
(España) Ediciones de la U.com. Bogotá
2013.

MUNCH, G. Lourdes. Fundamentos de

Administración, Casos Prácticos. Ed.
Trillas. 2010.

ZAPATA, D. y varios. Teorías

Contemporáneas de la Organización y
del Management. ECO ediciones. 2008.

DAFT, L, Richard / Marcim D.

Introducción a la
Administración. Sexta edición. Ed.
Cengage
Learning. 2010

HERNÁNDEZ, Sergio y Rodríguez.

Pensamiento, proceso, estrategia y
vanguardia
-, Ed., Mc Graw Hill. 2003

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 ROBBINS, Stephen P. y Decenzo David,
Fundamentos de Administración, Ed.
Prentice Hall. Mexico, 2002.

CHIAVENATO, Idalberto. Introducción a

la Teoría General de la Administración,
Mc Graw Hill. 2005
Complementarios
ELLRIEGEL / Jackson / Slocum,
Editorial. Cengage Learning. Un enfoque
basado en Competencias -México, 2013.

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