AP9-AA4-Ev1 PLAN DE CAPACITACION DE USUARIOS

KEYLE ANDREA CACERES IBARRA

ADSI
SENA
2019

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 PLAN DE CAPACITACION DE USUARIOS

CONTENIDO

Pág.
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 3
OBJETIVO GENERAL ................................................................................................................ 5
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................... 5
CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS .......................................................................................... 6
METODOLOGÍA ......................................................................................................................... 6
ACTIVIDADES ............................................................................................................................ 7
REQUISITOS.............................................................................................................................. 7
CRONOGRAMA Y HORARIO..................................................................................................... 8
RECURSOS ............................................................................................................................... 9
RESUMEN ................................................................................................................................ 10
CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 11
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................................... 12

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 INTRODUCCIÓN

GIC es una aplicativo para la administración de facturación e inventarios de comercios

pequeños y medianos, en este caso la aplicación se hizo a la medida de la empresa
Servielectricos JC, perteneciente al sector de autopartes en la ciudad de Cúcuta,
Colombia. Por la dimensión de la empresa y las necesidades a cumplir, sabemos que
este programa es idóneo para agilizar los procesos en los cuales es necesaria su
intervención.

El módulo de facturación permite crear y modificar clientes, facturar los productos que
estén previamente ingresados por el módulo de inventarios, y también nos permitirá hacer
un balance de ventas según sea el periodo de tiempo deseado.

El módulo de inventarios, el cual nos permitirá ingresar los productos que se compran en
la empresa para mantener un control permanente; adicionalmente encontraremos dos
módulos como registro de proveedores.

Nuestra aplicación se caracteriza por tener una interfaz gráfica agradable a la vista del
usuario y de fácil instalación, ya que su base de datos está hecha en MySQL, que es de
fácil uso y permite almacenamiento de miles de datos.

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 JUSTIFICACIÓN

El presente plan de capacitación resulta muy importante para el correcto funcionamiento

de GIC, ya que los administradores y usuarios del sistema deben tener pleno
conocimiento de para qué sirve cada módulo del sistema de información y la manera de
ingresar datos en ellos, además de los requisitos mínimos de software y hardware
requeridos para que la aplicación pueda funcionar correctamente.

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 OBJETIVO GENERAL

Brindar capacitación sobre lo que es GIC, las instrucciones para la configuración y

puesta en marcha del sistema de información GIC.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Que el administrador del sistema y los usuarios conozcan ¿qué es? Y ¿para qué sirve
el sistema de información GIC?

• Conocer el funcionamiento de cada uno de los módulos del sistema de información.

• Instruir al administrador del sistema de información sobre la creación o eliminación de

un usuario de GIC.

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 CATEGORIZACIÓN DE USUARIOS

AREA CARGO NOMBRE MODULOS CONOCIMIENTO

TIC
Comercial Comercial 1 FACTURACION
Comercial 2 INVENTARIOS
Compras Auxiliar INVENTARIOS
administrativo
Contabilidad Contador FACTURACION
INVENTARIOS
Auxiliar contable FACTURACION
INVENTARIOS
Administrador Ing de FACTURACION
del sistema de Sistemas o INVENTARIOS
información Técnico de CONFIGURACION
sistemas

METODOLOGÍA

Para una adecuada capacitación de los usuarios de GIC, se contará con personal con
amplios conocimientos en los requerimientos funcionales y no funcionales del sistema de
información, además de su experiencia en el manejo de la aplicación web.

Se explicará lo que es el aplicativo web y para qué sirve, sus módulos y la forma de utilizarlo,
mediante ayudas visuales hechas en PowerPoint.

Se contará con varios computadores con conexión a internet de banda ancha, con una
base de datos de prueba, para que los asistentes a la capacitación puedan practicar sobre
la misma aplicación.

Para mayor efectividad de la capacitación se simulará la operación de un hotel, haciendo

usos de todos los módulos, para que así cada encargado pueda hacer la actividad que le
corresponde sobre el modulo indicado.

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 ACTIVIDADES

 Preparación logística.
 Preparación de los materiales y herramientas de apoyo.
 Conformación de los grupos de capacitación de acuerdo a las áreas donde se
desempeñan.
 Convocatoria a usuarios finales.
 Definición de cronograma de capacitación.
 Elaboración y entrega del programa de trabajo.
 Ejecución del programa de capacitación en el sistema de información GIC
 Corroboración de la comprensión y conocimiento de los asistentes.
 Realización de talleres de evaluación y exámenes para verificar el conocimiento de los
asistentes, los tipos de pruebas son prácticas y escritas.
 Realización de encuesta de satisfacción.
 Elaboración de acta de capacitación.

REQUISITOS

 Compromiso del equipo de trabajo del Cliente.

 Las personas que operen el sistema deben estar familiarizados con los computadores
e impresoras.
 Debido a que el sistema está desarrollado en un ambiente gráfico, se requiere que el
personal se encuentre capacitado en la operación de sistemas bajo ambiente
Windows.
 Se definirán varios grupos de usuarios de acuerdo a las áreas del área de operación
dentro del Hotel donde laboren para ser entrenadas en cada una de las funciones del
sistema de información GIC.
 Es necesaria la adecuación de una sala de capacitación donde se cuente con una red
provisional, computadores conectados a esta red y una impresora.

EL PLAN DE CAPACITACIÓN SE REALIZARÁ DENTRO DE LOS SIGUIENTES

ALCANCES
 Capacitación funcional y operativa al personal administrativo y operativo del Hotel con
el fin de garantizar que los usuarios del sistema de información reciban el soporte

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 técnico requerido y de igual forma, asegurar que los problemas y requerimientos de
soporte sistema de información, se canalicen adecuadamente hacia GIC

 Capacitación funcional a los usuarios en general, para garantizar la adecuada utilización

de las funcionalidades del sistema por parte del personal de la Entidad.

CRONOGRAMA Y HORARIO

PROYECTO Capacitación GIC

Registro Clientes, Registro Reservas, Habitación,
MÓDULOS Registro Compras, Facturación, inventario, Proveedores
y Seguridad.
GRUPO Personal de Servielectricos JC
FECHA INICIAL
Por definir
/FECHA FINAL
DURACIÓN -
3 Días (8 horas cada día)
INTENSIDAD

Sistema de Información GIC

RECURSOS Documentación para digitación
Manuales de Usuario

TEMA MÓDULOS DURACIÓN

(Hh)
Facturación.
Se realiza una explicación general de cada
uno de los módulos del sistema GIC, como
8 Horas
ingresar, registrar un cliente, como registrar
una venta.

Facturación

Se explicará cómo modificar clientes, sacar

8 Horas
informes de ventas

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 Ingresar compras, realizar gestión de
inventarios. Inventarios 6 Horas

Evaluación y formalización de la 2
capacitación

TOTAL 24 horas

Nota 1: Es necesario que se destine una persona como administrador del sistema, en lo
posible Ingeniero de Sistemas, que asista a cada una de las capacitaciones para que
conozca todos los aspectos del software, con la finalidad de que en primera instancia le
dé solución a inquietudes. Además, esta persona se encargará de manejar el módulo
específico de seguridad, capacitación que se le proporcionará individualmente con una
intensidad de seis horas antes de iniciar la marcha de operaciones y durante la
parametrización del sistema.

Nota 2. Los tiempos de Capacitación son tiempos promedios que pueden variar de
acuerdo al rendimiento y productividad y avance que se realice durante la ejecución de
las diferentes tareas de este proceso. Sin exceder el tiempo propuesto en el cronograma
de trabajo que se extiende por el termino de 3 días.

Una vez finalizadas las labores de instalación y antes de la recepción del software, se
entregaran los siguientes documentos:

Manuales técnicos y de usuario final del software.

Manuales de operación de usuario final y manuales técnicos del sistema.

Dicha información será entregada al usuario final (Hotel) en medio magnético.

RECURSOS

• Área asignada por el usuario final y/o instalaciones de la empresa proveedora de la

aplicación Web
• Uso de computadoras
• Internet de banda ancha
• Impresoras

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• Video Beam
• Cuaderno y bolígrafo

RESUMEN

Para el correcto funcionamiento de GIC es necesario que los usuarios del sistema tomen
en cuenta las recomendaciones a aquí expuestas, ya que ellas resultan de vital
importancia para su correcto funcionamiento, además de poder dar garantías sobre él. El
servidor y el gestor de bases de datos MySQL; las indicaciones de hardware a aquí
mencionadas permitirán que la aplicación pueda se instalada correctamente en un equipo
y tendrá el espacio para la almacenar los datos.

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 CONCLUSIONES

En nuestro caso particular el software GIC es un software que funciona con una base de
datos en MySQL; pero no obstante al tratarse de una solución a la media de los clientes
este pude puede sugerir el uso de otros gestores de bases de datos y/o servidores; en
ningún caso el usuario del software estará autorizado para para modificar la instalación
del sistema sin previa autorización del fabricante, de hacerlo el cliente perderá toda
garantía sobre el buen funcionamiento del sistema de información GIC.

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 BIBLIOGRAFÍA

https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-76725208-dt-content-
rid107469453_4/institution/semillas/228106_2_VIRTUAL2015/contenido/oaaps/oaap9/aa4/oa_cap
asu/index.html

http://aceproject.org/ace-es/topics/vo/voe/voe04/voe04b

https://www.youtube.com/watch?v=qXrfQXqa7C4

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