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Chapitre 6 : Gestion des délais et des coûts

L’estimation consiste à évaluer les délais et les coûts d’achèvement des livrables ou à en
donner une estimation. Elle constitue le point de départ de chaque projet qui peut tout
endommager si erronée. Car les estimations inexactes suscitent des attentes irréalistes et
rendent les clients insatisfaits.

L’estimation est importante dans la mesure où elle permet de planifier les tâches, de
comparer les résultats aux contraintes et de déterminer les besoins de trésorerie, etc.

A chaque organisation son processus d’estimation qu’on peut classifier en deux catégorie :
estimations agrégées ou détaillées. Ces estimations se basent sur la SDP.

!! Le gestionnaire de projet peut dans certains cas demande la base de données des durées
et des coûts chose qui n’est pas toujours possibles ou pratique.

I- Les facteurs qui influent sur la qualité des estimations :

L’expérience acquise est le point de départ de toute estimation. Toutefois, elle doit être
corrigée tout au long du projet pour pouvoir ramener le degré de certitude à 95%.

1- L’horizon de planification : l’exactitude des estimations est de 100% à court terme.


Elle diminue pour les événements inscrits dans un avenir de plus en plus éloigné.
2- La durée du projet : la performance des estimations dépend de la durée du projet.
Plus elle est courte, plus la qualité est basse.
3- Le facteur humain : c’est une source d’erreur dans l’estimation. L’exactitude dépend
des habilités des employés qui en sont chargés. Déjà, on ne peut compter que 6
heures de travail par jour alors que le reste est consacré aux réunions et à la lecture
des courriers électroniques.
4- La structure et l’organisation du projet : l’un des principaux avantages des équipes
autogérés est la rapidité. Cette rapidité a un prix, celui de monopolise le personnel à
temps plein. A l’inverse une organisation matricielle permet de réduire les coûts,
mais augmente la durée du projet.
5- Le gonflement des estimations : lorsqu’il s’agit d’estimer la durée et le coût d’un
projet, la plupart tendent à ajouter un surplus pour accroitre la probabilité de
respecter les limites fixées et diminuer le risque de les dépasser. Cet ajout de petit
coussin, à chaque stade, rend le projet indûment surestimé. Raison pour laquelle, les
maitres d’ouvrage réclament une diminution des coûts entre 15% et 10%.
6- La culture organisationnelle : certains autorisent le gonflement des estimations et
voient que les prévisions une perte du temps, puisqu’il est impossible de prévoir
l’avenir. Pour d’autres, l’exactitude constitue le fondement d’une gestion de projet
efficace.
7- Des facteurs extérieurs aux projets : les arrêts machines, les fêtes nationales, les
vacances, etc.

II- Les principes directeurs pour l’estimation des durées, des coûts et des
ressources
Les gestionnaires peuvent se conformer à 7 principes pour établir leurs estimations.

1- La responsabilité : confier l’estimation aux ressources qui connaissent le mieux les


tâches en question, ou aux responsables d’exécution (contremaîtres) dans le cas des
tâches extrêmement techniques.
2- Le recours à différentes personnes pour les estimations : le recours à des personnes
ayant de différentes connaissances conduit à des estimations raisonnables.
(méthodes Delphi).
3- Les conditions normales : toute estimation du temps devrait refléter l’emploi de
méthodes efficaces pour les ressources normalement disponibles.
4- Les unités de temps : on exprime généralement la durée des tâches en jours de
travail. Les minutes aussi ne doivent pas êtres négligées dans certains cas.
5- L’indépendance : ceci dit qu’il faut estimer la durée de chaque tâche
indépendamment de celles des autres activités.
6- Les imprévus : les estimations ne devraient jamais prendre en considération des
fonds pour éventualités (somme d’argent ou période de temps prévue pour parer
aux risques prévisibles ou non). Les cadres doivent crée des fons supplémentaires qui
serviront en cas d’imprévus.
7- L’ajout d’une évaluation des risques aux estimations pour éviter les surprises

III- Les estimations agrégées et détaillées

Deux catégories d’estimation : 3

- Agrégées (to-down estimates) : proviennent d’une ressource qui se base sur ses
expériences ou des renseignements pour évaluer les coûts et la durée totaux d’un
projet.
- Détaillées (bottom-up estimates) : effectuées par les personnes qui réaliseront le
projet. Elles permettent de vérifier les éléments de coûts dans la SDP, de confronter
les résultats aux contraintes, et elle est efficace et peut coûteuse.

Les critères de choix :


Conditions Estimation agrégée Estimation détaillée
Prise de décision stratégique *
Importance des estimations *
Incertitude élevées *
Projet de petite envergure *
Contrat à prix fixe *
Renseignements détaillés *
Contenu variable *

!! La meilleure méthode de définition d’un projet consiste à élaborer une SDP et de concilier
entre les deux types d’estimations.