Presentación libro Lenguaje y vocabulario archivístico: algo más que un diccionario

¡Basta ya ¡ a la torre de Babel.

Estoy contenta, muy contenta. El nacimiento de un hijo es algo muy importante y un libro
es como una nueva criatura y esta presentación es ya su tercer bautizo. En esta ocasión Alicia
Barnard es su madrina.
Gracias por lo tanto por acompañarnos a la fiesta.

Hay un texto que determinó mi adicción a la terminología. Me refiero a la introducción que

hiciera nuestra querida maestra Vicenta Cortés Alonso a la traducción del libro de Th,
Schellenberg: Archivos Modernos .Principios y Técnicas. Me enganche entonces pero lo grave
es que hasta ahora no he tenido síntomas de arrepentimiento.

Hace bastante años, Michel Duchein, nuestro querido y admirado colega francés, en un
artículo se refería a la “Torre de Babel” para exponer las dificultades que los archiveros tenían
para entenderse entre ellos y para que los demás los entendieran y comprendiesen.

Ha existido más de una iniciativa para remediar el problema elaborando y editando

diccionarios, glosarios, con equivalencias en otros idiomas. Actualmente, cada ley, cada norma
y muchos textos bibliográficos incorporan glosarios ceñidos a su contexto específico. En este
momento los dos más importantes e interesantes por su metodología son el incorporado al
Proyecto InterPares liderado por Luciana Duranti y el elaborado por la CNEDA bajo el patrocinio
del Ministerio de Cultura. Y, no siempre, hay coincidencia entre ellos.

Dicho esto, hasta ahora la normalización de nuestro vocabulario no ha sido posible y la

Torre de Babel sigue aumentando de tamaño porque a las dificultades de la uniformación de
términos y conceptos archivísticos se acumula el aumento de voces propias de otros
profesionales que también tienen relación con los documentos junto con palabras nacidas en el
entorno electrónico que no podemos ignorar.

Es fácil acercarse y comprobar hoy ese contexto terminológico rico, a la par que dispar y
confuso que no favorece la comunicación, ni el conocimiento y no puede ser vehículo de la
interoperabilidad semántica..En algún momento he llegado a hablar de perversión del
vocabulario.

Algunos ejemplos de acá y de allá pueden valernos para evidenciar esta situación. En el
Glosario de la Archivística civil, publicado en México, se dice que los documentos de archivo se
producen en el Archivo de trámite, cuando un documento no se produce en ningún Archivo, llega
a ellos producido, lo que quizá nos lleve a una reflexión entre la producción y el ciclo vital de los
documentos que hoy se tambalea; se confunde en dicho texto la foliación con la signaturación;
de la ISAD(G) se afirma que es estandarización de los Archivos cuando su aplicación afecta a
los documentos de archivo.

En otro texto reciente de un Archivo Nacional fruto de una traducción de requisitos para el
establecimiento de un Sistema de gestión para documentos electrónicos se dice que los
documentos se clasifican e identifican cuando difícilmente se podrán clasificar sin identificarlos
antes. Os aseguro que en dicho texto no he sido capaz de comprender que entienden por
“clasificación”, menos mal que al final se afirma contundentemente que un “cuadro de
clasificación de documentos es una herramienta de clasificación”. Y en esto no les falta la razón.

Pero no hace falta venir hasta aquí. No sé si tengo la flexibilidad suficiente para
entender que un conjunto de documentos que se presenta como fondo se le dé el nombre de
“pergaminos” y a la hora de aplicarle la ISAD(G) y formalizar el nivel de descripción se diga que
es una serie y además, a la hora del contenido, se hable de colección. En este y otros casos, no
sé si somos conscientes que las webs de los Archivos pueden volverse contra nosotros y
suponer un peligro por aquello de que, queramos o no, llevan un valor añadido: la ecografía del
archivero.

Con frecuencia hablamos de funciones archivísticas, pero a la hora de definirlas,

arbitrariamente, les rebajamos la categoría y decimos de ellas operaciones o tareas. De la
valoración se dice que es un proceso, cuando es un conjunto de procesos, mientras que la
eliminación es una simple operación física que no puede identificarse con la selección.

Tengo la sensación que en el entorno electrónico cuesta hablar del principio de

procedencia pero resulta que cuando establecemos las relaciones de dicho documento con los
agentes, con las “actividades de gestión” y las regulaciones no estamos sino reproduciendo
dicho principio a partir de la producción y de la procedencia. Porque los documentos electrónicos
de archivo como los documentos de archivo en papel se siguen produciendo, mejor que creando,
necesitan de agentes productores y están determinados por las funciones/actividades reguladas
por procedimientos o procesos.

En una recientísima publicación, una noticia que partía de una Universidad española y
hablaba de una iniciativa con visos de invento el “Archivo de la democracia”. Más aún, en esa
misma publicación, en el relato sobre el programa on-line de formación para archiveros de una
Comunidad autónoma, se enumera: “consulta y préstamo de documentos”, “valoración y
selección de documentos” y “transferencia de documentación”, es decir trabajamos con
documentos pero transferimos “documentación”.No sé hasta donde esto puede resultar
pertinente.

Otro comentario sobre el uso del lenguaje, que viene de antiguo: la necesidad de
distinguir entre los “papeles” y la institución que los gestiona y custodia, es decir el contenido y la
institución, cuando para una y otra realidad recurrimos al mismo término: “archivo”. Queramos o
no hay una exigencia de precisión a la hora de trasmitir experiencias archivísticas. La respuesta
a esa necesidad no está resuelta. Personalmente, acudí como remedio, hace tiempo, a la grafía
utilizando la a minúscula para el contenido documental, reservando la a mayúscula para la
institución. Pero no han faltado otras soluciones que ponen de manifiesto la referida necesidad.
En el último número de la revista TABULA que lleva por título “Innovar o morir”, en un artículo
sobre clasificación, un colega acudía a “conjunto de archivo” para referirse al contenido
documental y a “centro de archivo” para la institución y entiendo que la primera expresión no
resulta excesivamente afortunada. Pero ya ocurría tiempo atrás, Giorgio Cencetti cuando utiliza
el término archivo como contenido documental tiene que poner entre paréntesis “en el sentido de
una pluralidad de documentos”.

Otra cuestión: “gestión” es un término común y por tanto aplicable a muchos entornos. Su
frecuencia de uso entre nosotros ha sido tan significativa que está llevando al cambio de nuestra
denominación profesional. Archivero, archivista, archivólogo, son expresiones para un ejercicio
profesional ancestral que está siendo sustituido por “gestor documental”, pero si archivero
sabíamos lo que era, gestor documental hoy es una atribución que se reparten muchos y
diferentes profesionales. Más aún, cuando antes nos incomodaba que nos confundieran con un
mueble, ahora pueden identificarnos con la aplicación informática de tramitación de expedientes.

La frecuencia de uso a la que me he referido exige calificadores para su acotación

porque no puede ser lo mismo gestión administrativa que gestión documental, sin perjuicio de
que la segunda exija la primera por la inevitable relación entre ellas. De aquí que resulte, como
menos, equívoco precisar la siguiente sucesión en la enumeración de etapas de la gestión
documental: “creación, identificación, captura, clasificación, gestión, descripción, disposición”.
¿De qué “gestión” estamos hablando?
 Me preocupa y mucho el uso y el abuso para gestión documental. A veces parece que
podamos lanzarnos a la gestión documental sin saber de Archivística. Por otra queramos o no,
entre nosotros, hay dos concepciones de gestión documental totalmente diferentes: la pretendida
y testimoniada en los textos reguladores de la e-administración para la que el Archivo es un
apéndice final y la de la posición teórica de algunos archiveros a partir de una integración y
corresponsabilidad de funciones administrativas y archivísticas que se adelantan a la producción
y a la custodia de los documentos. Y no podemos perder de vista que en la conceptuación y en
la elección del modelo de gestión documental y en la participación en ella se está cociendo el
futuro de nuestra profesión.

Por otra parte la proyección sistémica y sistemática ha trascendido a todo el contexto

archivístico pero a veces su aplicación no favorece la necesaria distinción. El abundamiento de
sistemas (archivístico, de gestión, de Archivos, de documentos, de información, de series, de
descripción, de registros, etc) y la discrecionalidad de uso los hacen particularmente confusos.

Pero hay más. Estamos reinstalando en nuestro vocabulario términos y con ellos
conceptos, como evidencia y memoria, y el uso equívoco de los mismos está relegando
significados hasta hoy firmes y coherentes. La evidencia es certeza –eso dice el DRAE- lo que
quizá excluye la interpretación que le atribuyen algunos. La memoria por su parte es recuerdo
del pasado, remoto o reciente, y para ella si cabe la interpretación. De aquí que no acabe de
entender a aquellos que dicen que la memoria es evidencia de mí. Yo diría que no es sino
recuerdo de mi, de lo que he sido. Posiblemente por influencias ajenas estamos sustituyendo
“testimonio y prueba” por evidencia.

Son trazos de un panorama terminológico en el que se mezclan la novedad, el invento, el

equívoco, la distorsión y se hace patente la necesidad de normalización cuando además la
exigencia de corresponsabilidad con otros profesionales, que tienen sus propios lenguajes,
debería determinarnos a afianzar el nuestro. Y no hay en el contexto archivístico, a pesar de su
recorrido suficientemente prolongado, un número demasiado elevado de herramientas
terminológicas. Sin que falte el interés por el tema, ni múltiples glosarios incorporados a textos
bibliográficos, legales y técnicos, como ya he apuntado. Y en este marco no podemos perder de
vista la colonización que sufrimos con respecto a los lenguajes técnicos y científicos que utilizan
la lengua inglesa para su comunicación. Pero no me malinterpretéis, porque esto no me lleva a
pensar que hemos de negarnos a cerrar la puerta a los neologismos a pesar del marchamo
desestabilizador que se les atribuye porque pueden ser fuente para el enriquecimiento de
nuestro lenguaje.

Y vaya por delante que será difícil normalizar el lenguaje a nivel internacional, dadas las
diferentes prácticas existentes, pero al menos en el espacio de habla hispana
deberíamos aspirar a un uso consensuado ajustado a nuestra tradición y a su inevitable
desarrollo.

Para concluir con este panorama que es en el que ha nacido este libro, solo constatar
que en el caso de España el Diccionario que nos alumbra es el DTA que dada su edad avanzada
exige una revisión y una actualización acordes con la evolución de la Archivística y el desarrollo
de su interdisciplinariedad.

Alguna conclusión a partir de lo planteado: hay una exigencia de normalización del

lenguaje determinada por la interoperabilidad que afecta a los sistemas de información y dicha
normalización deberá estar sustentada en la elaboración de un diccionario revisado, renovado,
actualizado que haga una poda de términos obsoletos e incorpore tanto nuevos sintagmas
necesarios como neologismos, resultado de acertadas traducciones.

Un diccionario es el sancionador del vocabulario por eso exige el consenso. Del lenguaje
a partir del uso que hagamos de aquel somos responsables cada uno de nosotros.
 Porque no me corresponde, no ha sido mi pretensión elaborar un diccionario sino hacer
un análisis del vocabulario dando todo el protagonismo a las relaciones entre los términos para
contextualizarlos y favorecer su conceptuación. Por lo tanto, en la precisión que he tratado de
incorporar al título hubiera sido quizá más pertinente decir que era algo distinto y no más que un
diccionario.

De un diccionario se ha dicho que es el cementerio donde se recoge la sombra de las

palabras, mi intención ha sido ir más allá de esa sombra representando muchas de las
dimensiones de esas palabras, sin la pretensión de legitimar su uso.

Y ahora alguna precisión sobre la edición y la metodología de este libro.

Empezaré por la portada. Tengo que confesar que me agradó la sopa de letras que
enmarcaba el título, pero sobre todo me sorprendió la presencia en rojo de esa a minúscula y de
esa otra a mayúscula que ciertamente hacen un guiño a una posición terminológica personal
que defiendo. Creí que alguien conocedora de mis “manías” hubiera apuntado esa presencia,
pero comprobé que era resultado de un diseño que nunca había pretendido hacer alusión a mi
postura. La casualidad, simplemente, había jugado a mi favor.

Otra confesión. Me he sentido halagada con un prólogo de quien representa el progreso,

el desarrollo de una profesión que tanto amo. Ni que decir tiene que su amistad, la de Alfonso
Díaz Rodriguez nuestro colega asturiano, rezuma por todos los poros de dicho texto.

En la introducción he tratado de evidenciar la importancia del lenguaje para la

comunicación y el conocimiento y que los archiveros como científicos que somos no podemos
permitir con nuestras palabras trasmitir conceptos confusos, equívocos o distorsionados. Por
otra parte la ampliación de nuestro vocabulario es una exigencia para dar respuesta y efectividad
a la convivencia necesaria con otros profesionales determinada por la integración y la
globalización, sin que este dimensionamiento favorezca el desdibujamiento de nuestra identidad.
Esa ampliación tiene unos límites y unas reglas, de aquí que en mi exposición haya partido de
cuatro coordenadas para marcar el entorno terminológico archivístico: la dimensión electrónica,
el afán de novedad, la contextualización y la integración.

El texto ofrecido es fruto de una experiencia docente personal en la UNIA que ha tratado
por una parte de comprobar los conocimientos de los alumnos y por otra de enseñar Archivística
a partir del vocabulario. Experiencia que posteriormente he desarrollado y ampliado
suficientemente y hoy constituye el contenido de este libro.

Sin pretensión de exhaustividad, ha supuesto el análisis de casi 340 voces – recordemos

que el DTA alcanza las 230- a partir de un esquema preconcebido que me ha permitido para
cada término superar la soledad del diccionario. De aquí, el protagonismo dado a las relaciones
con otros términos que posibilitan pluridimensionar el contexto de cada uno. Cada término
amplía así su entorno más allá de una simple definición.

En definitiva, el trabajo presentado no ha pretendido ser un diccionario, ni un tesauro

porque mi objetivo no ha sido otro que, a partir de la acotación necesaria de cada término,
marcar su evolución, su practica de uso y configurar su entorno, su contexto a partir de las
relaciones con otros términos.

Las casi 340 voces que no son todas, han sido extraídas de la bibliografía archivística de
ayer y de hoy y de los textos legales y normas técnicas recientes. Los términos no se han
limitado a sustantivos porque he estimado que existen expresiones, verbos y adjetivos que
conllevan carga informativa suficiente para considerarlos. Entre dichas voces no han faltado
aquellas “desafortunadas” que sin embargo se usan con frecuencia y sería conveniente
desterrar.

Para terminar insistir en que este texto podrá ser un documento de trabajo a la hora de
normalizar nuestro lenguaje archivístico, a la vez que un útil instrumento para los que se inician
en esta profesión no descartando la posibilidad de potenciar la discusión profesional entre los
archiveros confirmados.

Finalmente no puedo menos de confiaros, porque estoy entre amigos, alguno de mis
sentimientos y preocupaciones: me pierdo a veces y me siento desorientada cuando oigo que ya
no nos hace falta el principio de procedencia, que hemos de trabajar con evidencias y que la
valoración será un proceso autorregulado. Quizá por eso haya querido dejar evidencia de mi
pensamiento archivístico en el umbral de ese nuevo espacio o escenario en el que habremos de
representar nuestro papel profesional.

Os decía al principio que estaba contenta con la aparición de este libro pero también he
de confesaros que tengo miedo, por mi osadía, a vuestras críticas.

Yo no poseo la verdad, pero ésta que os ofrezco es “mi verdad” y como tal discutible.

Antonia Heredia Herrera

Manzanillo (Colima) 9 noviembre 2011