GUIA SEGUIMIENTO PROSPERIDAD SOCIAL

Seguimiento: Es un proceso continuo y sistemático mediante el cual, de manera permanente, se

genera, registra y sistematiza información cuantitativa y cualitativa. Esto permite medir el avance en
el cumplimiento de metas y cómo establecer desde un enfoque descriptivo, cómo se están
produciendo los resultados, en qué tiempo se está logrando y cuántos recursos se están invirtiendo.

El seguimiento a proceso: Es un proceso continuo y sistemático mediante el cual de manera

permanente se genera, registra y sistematiza información cuantitativa y cualitativa que permita
implementar estrategias para mejorar el ciclo operativo del programa.

Se realizan seguimientos a beneficiarios con incumplimiento en salud y educación, beneficiarios sin

información de IPS y sin información en educación, Familias suspendidas, familias excluidas,
familias que no cobran sus incentivos, puntos de pagos de MFA entre otros y se realizado de forma
presencial y/o por medio de llamadas telefónicas e información brindada en las sedes durante la
atención a los titulares del programa.

El seguimiento a producto: Es un proceso continuo y sistemático mediante el cual de manera

permanente se genera, registra y sistematiza información cuantitativa y cualitativa que permita
implementar estrategias de mejorar los productos entregados al operador cumpliendo los estándares
de calidad, oportunidad y veracidad de los mismos.

Se realizan seguimientos a las acciones realizadas por contratista durante la atención de forma
presencial en la sedes de atención del programa Familias en Acción para verificar la correcta
implementación de los lineamientos técnicos entregados por el Enlace Municipal.

Se realiza seguimiento a los comprobantes que son entregados a los titulares después de ser
atendidos, estos comprobantes son elegidos de forma aleatoria, para verificar que toda información
brindada al titular, si se haya realizado de forma correcta, clara, oportuna y que no se esté omitiendo
información importante que pueda perjudicar los incentivos de un grupo familiar.

También se realiza seguimiento a comités de líderes, encuentros pedagógicos, convocatoria,

asambleas y demás actividades realizadas por bienestar comunitario. Estos seguimientos se
realizaran de forma presencial a las actividades realizadas por los técnicos de Bienestar, para
verificar que la información que es divulgada a los titulares, lo realice de forma correcta y según
lineamientos técnicos y las guías metodológicas establecidas para dichos espacios, para generar
devoluciones, estrategias preventivas y/o correctivas.
Después de cada seguimiento realizado se generan unos resultados, se evidencian dificultades y se
plantean unas estrategias de mejoramiento, se generan devoluciones, estrategias preventivas y/o
correctivas.

Durante los seguimientos también se realizan devoluciones y recomendaciones, que se han

efectuado no solo desde el componente de seguimiento, sino también que realizan los encargados de
los diferentes procesos como son: la Analista de verificación, el Analista de Familias en Acción, la
Analista de Bienestar Comunitario y la Gestora de Convenios PS, que hacen referencia a los
diferentes procesos del componente.

Después de estos seguimientos se crean espacios de capacitación para retroalimentar y reforzar el

conocimiento de los contratistas con el fin de mejorar la calidad en el proceso de atención o las
actividades realizadas en campo.

INFORMACIÓN A ENTREGAR

Lo que se enuncia a continuación, es cada uno de los formatos, instructivos y demás información del
proceso de Seguimiento.

FORMATOS A UTILIZAR

 Formato Seguimiento Técnicos Atención: Contiene los ítems a evaluar al momento de

realizar el seguimiento a los técnicos, en este se debe anotar todas las observaciones
realizadas al momento del seguimiento presencial, el cuál se debe realizar e 7:30 a 12:30 m,
y por técnico se revisan de cada tipo de novedad tipo 1 se validan 3 y 10 comprobantes de
atención del último mes.
 Acta de Reunión Institucional, listado de asistencia y fotos: para el seguimiento a
actividades de bienestar comunitario: Se incluyen todas las observaciones, devoluciones,
recomendaciones y aspectos a resaltar que se evidencian en el momento del acompañamiento
a la actividad programada y se debe diligenciar asistencia de las personas que participan del
espacio y los técnicos e incluir de 2 a 3 fotos que den cuenta del seguimiento.
 Formato de Reporte de Seguimiento a punto de pago: En este formato se plasman los
hallazgos encontrados en el acompañamiento que se brinda al punto de pago establecido por
el operador bancario del municipio y se incluyen fotos de los días en que se realiza el
seguimiento.
 Evidencias de convocatorias realizadas: Se reporta por medio de las bases de datos
utilizadas para los diferentes procesos del programa que estipule la necesidad de
convocatoria con el objeto de mejorar los procesos operativos del programa.
INSTRUCTIVOS

Son los documentos apoyo del proceso de seguimiento que sirven de guía al momento de verificar el
cumplimiento de los lineamientos establecidos por Prosperidad Social para el cumplimiento de los
diferentes roles o actividades del programa ya sea como técnico de atención o de bienestar
comunitario.

 Paso a paso: Contiene la información y descripción de todos los procesos operativos que se
llevan a cabo dentro de la atención a titulares, tales como: Novedades tipo 1, Tipo 2,
Extemporáneas, Suspendidos y excluidos.
 Presentación seguimiento: Se da a conocer en que consiste el proceso de seguimiento.
 Plantillas de Recomendación: Es la base para la redacción de los comprobantes de atención
que se entregan en las sedes a los titulares y/o beneficiarios del programa que son atendidos
en los diferentes puntos de atención o por los técnicos de bienestar, con el objetivo que la
información sea más entendible al momento de ser leído por cualquier persona.
 Fuentes Verificación Bienestar Comunitario: Contiene la estandarización para la
redacción y entrega de las diferentes fuentes que dan cuenta de las actividades desarrolladas
por los técnicos de bienestar comunitario.

NOTAS:

1. Al momento de realizar el seguimiento a los técnicos de atención y gestión de novedades

este se da de forma aleatoria es decir no se puede predecir ya que interviene el azar
(comprobantes de atención, novedades y demás actividades del ciclo operativo). por lo
tanto, no es posible prever su resultado antes de que se concrete.

2. RECOMENDACIÓN: aconsejar a alguien sobre lo que puede o lo que debe hacer por
su propio bien o en su propio beneficio.(tener en cuenta la definición para el desarrollo
del producto que realiza)

3. RETROALIMENTACÍON (DEVOLUCIÓN): La retroalimentación es un sistema de

control en el desarrollo de tareas, actividades o productos, implementado mediante la
supervisión y evaluación continua, cuyo objetivo es el mejoramiento paulatino de los
resultados. la retroalimentación permite valorar fortalezas y reducir debilidades,
considerar puntos positivos y negativos.

4. SEGUIMIENTO A COMPROBANTES DE ATENCIÓN: Para el seguimiento a

comprobantes de atención se debe tener en cuenta el siguiente orden establecido en el
diligenciamiento de los comprobantes para una mejor comprensión y lectura del mismo.