(Segunda Semana)

(Primera y Segunda Sesión)

EFICIENCIA Y EFICACIA

La base de muchas de estas explicaciones son dos conceptos presentados por Peter Drucker:
la eficiencia y la eficacia. Drucker dice: eficiencia significa “Hacer correctamente las
cosas”, es decir, es la capacidad de reducir al mínimo los recursos usados para alcanzar los
objetivos de la organización: “Hacer las cosas bien”.
Y eficacia significa “Hacer las cosas correctas”. La eficacia es la capacidad para determinar
los objetivos apropiados: “Hacer lo que se debe hacer”.
Ningún grado de eficiencia puede compensar la falta de eficacia. De hecho Drucker afirma
que la eficacia es la clave del éxito de una organización. Antes de dedicarnos a hacer algo
en forma eficiente, tenemos que estar seguros que hemos encontrado algo acertado para
hacer.1
Cada empresa debe considerarse, de una manera simultánea, desde el punto de vista de la
eficiencia y la eficacia. Eficacia es una medida normativa de la consecución de resultados,
mientras que la eficiencia es una medida normativa de la utilización de los recursos en este
proceso. En términos económicos, la eficacia de una empresa se refiere a la capacidad de
satisfacer una necesidad de la sociedad mediante el suministro de sus productos (bienes o
servicios), en tanto que la eficiencia es una relación técnica entre las entradas y las salidas.
En estos términos, la eficiencia es una relación entre costos y beneficios.
Al estudiar la racionalidad empresarial, se abordó el concepto de eficiencia, y se verificó
que representa la relación entre los recursos aplicados y el producto final obtenido: es la
razón entre el esfuerzo y el resultado, entre los gastos y los ingresos, entre el costo y
beneficio resultante.
A medida que el administrador se preocupa por cumplir bien sus funciones, está
orientándose hacia la eficiencia. No obstante cuando utiliza los instrumentos para evaluar
la consecución de los resultados, comprobar que las tareas bien hechas son las que deberían
llevarse a cabo, entonces está orientándose hacia la eficacia.2

DIFERENCIAS ENTRE EFICIENCIA Y EFICACIA

Eficiencia Eficacia

1
STONER JAMES, Administración, 6ta Edc.Edt. Prentice Hall, Mexico, 2001, Pag. 9-11
2
CHIAVENATO IDALBERTO, Administración-Proceso Administrativo, 3ra Edc. Edt. Mc. Graw Hill,
Colombia, 2001, Pg.128-130-
 Énfasis en los medios. Énfasis en los resultados
Hacer correctamente las cosas Hacer las cosas correctas
Resolver problemas Alcanzar los objetivos
Salvaguardar los recursos Optimizar la utilización de recursos
Cumplir tareas y obligaciones Obtener resultados
Entrenar a los subordinados Proporcionar eficacia a los
Mantener las máquinas subordinados
Presencia en los templos Máquinas disponibles
Rezar Práctica de los valores religiosos
Ganar el cielo

FUENTE: CHIAVENATO IDALBERTO, Administración-Proceso Administrativo, 3ra Edic., Edit. Mc

Graw Hill, Colombia, 2001, Pag.130

EFECTIVIDAD: Cualidad de efectivo o eficaz. Un agente es efectivo cuando realiza la

misión o el cometido que tiene asignado de conformidad con las previsiones o condiciones
previamente establecidas. Se refiere al grado, en la cual un programa o actividad logra sus
objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación
o fijados por otra autoridad.

PRODUCTIVIDAD
La productividad; es decir, la relación entre insumos y productos, es una medida de la
eficiencia de un administrador o empleado, en cuanto al aprovechamiento de los recursos
escasos de la organización para producir bienes y servicios. Cuanto mayor sea el valor
numérico de este porcentaje, tanto mayor será la eficiencia. La productividad es la medida
del grado en que funciona el sistema de operaciones e indicador de la eficiencia y la
competitividad de una empresa o departamento.
Productividad en términos de empleados es sinónimo de rendimiento. En un enfoque
sistemático decimos que algo o alguien es productivo con una cantidad de recursos
(Insumos) en un periodo de tiempo dado se obtiene el máximo de productos.
Factores internos y externos que afectan la productividad
Factores Internos:
* Terrenos y edificios
* Materiales
* Energía
* Máquinas y equipo
* Recurso humano
Factores Externos:
* Disponibilidad de materiales o materias primas.
* Mano de obra calificada
* Políticas estatales relativas a tributación y aranceles
* Infraestructura existente
* Disponibilidad de capital e interés

COMPETITIVIDAD
Entendemos por competitividad a la capacidad de una organización pública o privada,
lucrativa o no, de mantener sistemáticamente ventajas comparativas que le permitan
alcanzar, sostener y mejorar una determinada posición en el entorno socioeconómico.
 El término competitividad es muy utilizado en los medios empresariales, políticos y
socioeconómicos en general. A ello se debe la ampliación del marco de referencia de
nuestros agentes económicos que han pasado de una actitud autoprotectora a un
planteamiento más abierto, expansivo y proactivo.
La competitividad tiene incidencia en la forma de plantear y desarrollar cualquier iniciativa
de negocios, lo que está provocando obviamente una evolución en el modelo de empresa y
empresario.
La Competitividad Y La Estrategia Empresarial
La competitividad no es producto de una casualidad ni surge espontáneamente; se crea y
se logra a través de un largo proceso de aprendizaje y negociación por grupos colectivos
representativos que configuran la dinámica de conducta organizativa, como los accionistas,
directivos, empleados, acreedores, clientes, por la competencia y el mercado, y por último,
el gobierno y la sociedad en general.
Para explicar mejor dicha eficiencia, consideremos los niveles de competitividad, la
competitividad interna y la competitividad externa. La competitividad interna se refiere a
la capacidad de organización para lograr el máximo rendimiento de los recursos
disponibles, como personal, capital, materiales, ideas, etc., y los procesos de
transformación. Al hablar de la competitividad interna nos viene la idea de que la empresa
ha de competir contra sí misma, con expresión de su continuo esfuerzo de superación.
La competitividad externa está orientada a la elaboración de los logros de la organización
en el contexto del mercado, o el sector a que pertenece. Como el sistema de referencia o
modelo es ajeno a la empresa, ésta debe considerar variables, como el grado de innovación,
el dinamismo de la industria la estabilidad económica, para estimar su competitividad a
largo plazo. La empresa, una vez ha alcanzado un nivel de competitividad externa, deberá
disponerse a mantener su competitividad futura, basado en generar nuevas ideas y productos
y de buscar nuevas oportunidades de mercado.

RENTABILIDAD
En todos los caso se trata de un índice, de una relación tal como, por ejemplo, la relación
entre un beneficio y un costo incurrido para obtenerlo, entre una utilidad y un gasto, o entre
un resultado y un esfuerzo. La noción económica de productividad, como relación entre
producción y factores de producción empleados, es de este mismo tipo.
Pero cuando se habla de rentabilidad en sentido estricto, por ejemplo, cuando se habla de la
rentabilidad del capital invertido, se trata de la relación entre los beneficios obtenidos, y las
inversiones realizadas para obtenerlos. Un 10% de rentabilidad indica que se obtiene como
beneficio un 10% del capital empleado.

RACIONALIDAD
Implica la adecuación de los medios a los fines, una organización es racional si en ella se
escogen los medios más eficientes para la implementación de las metas; existe una
racionalidad en el comportamiento administrativo, pues el comportamiento de los individuos
en las organizaciones es planeado orientado para alcanzar objetivos previamente definidos
de la manera más adecuada. Ejemplo si se desea construir un barco se comienza por su diseño
y luego se hace operativa la decisión.

CALIDAD
Calidad tiene muchas definiciones, pero la básica es aquella que dice que aquel producto o
servicio que nosotros adquiramos satisfaga nuestras expectativas sobradamente. Es decir, que
aquel servicio o producto funcione tal y como nosotros queramos y para realizar aquella tarea
o servicio que nos tiene que realizar. Con todo y a pesar de esta definición el término
"Calidad" siempre será entendido de diferente manera por cada uno de nosotros, ya que para
unos la Calidad residirá en un producto y en otros en su servicio posventa de este producto,
por poner un ejemplo. Lo cierto es que nunca llegaremos a definir exactamente lo que
representa el término Calidad a pesar de que últimamente este término se haya puesto de
moda.

Etapa Concepto Finalidad

Hacer las cosas bien independientemente del
Artesanal
coste o esfuerzo necesario para ello.
o Satisfacer al cliente.
o Satisfacer al artesano, por el
trabajo bien hecho
o Crear un producto único.

o Satisfacer una gran demanda de

Hacer muchas cosas no importando que sean de bienes.
Revolución
calidad o Obtener beneficios.
Industrial
(Se identifica Producción con Calidad).

Asegurar la eficacia del armamento sin importar Garantizar la disponibilidad de un

Segunda Guerra
el costo, con la mayor y más rápida producción armamento eficaz en la cantidad y el
Mundial
(Eficacia + Plazo = Calidad) momento preciso.

o Minimizar costes mediante la

Calidad
Posguerra (Japón) Hacer las cosas bien a la primera o Satisfacer al cliente
o Ser competitivo

Postguerra (Resto Satisfacer la gran demanda de bienes

Producir, cuanto más mejor
del mundo) causada por la guerra

Técnicas de inspección en Producción para evitar Satisfacer las necesidades técnicas del
Control de Calidad
la salida de bienes defectuosos. producto.

o Satisfacer al cliente.
o Prevenir errores.
Aseguramiento de Sistemas y Procedimientos de la organización o Reducir costes.
la Calidad para evitar que se produzcan bienes defectuosos. o Ser competitivo.

o Satisfacer tanto al cliente

Teoría de la administración empresarial centrada externo como interno.
Calidad Total en la permanente satisfacción de las expectativas o Ser altamente competitivo.
del cliente. o Mejora Continua.
 CARACTERISTICAS E IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
ADMINISTRACION: Koontz & O'Donnell. La dirección de un organismo social, y su
efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.
El proceso que conjunta principios y técnicas para el logro eficiente de una meta grupal,
mediante el uso de sus recursos y esfuerzo.

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre
la administración nos dan la pauta para determinar su importancia.
Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de
convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se
verá reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera.
Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos:
1. La administración puede darse a donde exista un organismo social, y de acuerdo con su
complejidad, ésta será más necesaria.
2. Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a
través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que
ese organismo cuenta.
3. En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función administrativa.
Debido a su magnitud y complejidad, la administración técnica o científica es esencial, sin
ella no podrían actuar.
4. Para las pequeñas y medianas empresas, la administración también es importante, porque
al mejorarla obtienen un mayor nivel de competitividad, ya que se coordinan mejor sus
elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.
5. Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la
administración es requisito indispensable, porque se necesita coordinar todos los elementos
que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la
capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Se ha indicado que la administración proporciona los principios mediante cuya aplicación es
factible alcanzar éxito en la dirección de individuos organizados en un grupo formal que tiene
propósitos comunes.
1. "Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo
social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La
administración se da por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las
instituciones educativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas
esas clases de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes.
2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos
de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña.
Se puede ser un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador.
3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno
administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se
están dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos
administrativos. Así, al hacer los planes, no por eso se deja de mandar, de controlar, de
organizar, etc.
4. Su unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social,
participan en distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una
empresa forman un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último
colaborador".

LA ADMINISTRACIÓN Y SU RELACION CON DIVERSAS CIENCIAS Y TÉCNICAS.

Como es lógico se, todas las disciplinas necesitan unas de otras para poder desarrollarse, es por eso
que la administración no deja de ser parte de ello.
a) Ciencias Sociales:
Sociología: ciencia que trata de la constitución y de las sociedades humanas.
Psicología: ciencia que trata del alma, de los fenómenos de la conciencia. Carácter, modo de ser.
Derecho: estudio del conjunto de leyes y disposiciones a las cuales está sometida toda sociedad civil.
Economía: ciencia que se encarga del estudio de los mecanismos que regulan la producción,
repartición y consumo de las riquezas.
Antropología: ciencia que trata del estudio del hombre.
b) Ciencias Exactas:
Matemáticas: ciencia que se encarga del estudio de los sistemas abstractos (números, figuras
geométricas, etc.)
c) Disciplinas Técnicas
Ingeniería industrial: aplicación de los conocimientos científicos a la investigación,
perfeccionamiento y utilización de la técnica industrial en todas sus ramas.
Contabilidad: ciencia de llevar las cuentas.
Ergonomía: conocida también como ingeniería humana, diseño de los instrumentos, equipo e
instalaciones de trabajo, conforme a las características anatómicas humanas incluyendo los aspectos
psicológicos.
Cibernética: ciencia que estudia los mecanismos automáticos de las máquinas.

FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN
Es la eficiencia en el uso y asignación de los recursos y la maximización de las ganancias
(Premisa. Los recursos son escasos y las necesidades crecientes).

OBJETO DE LA ADMINISTRACIÓN
Su objeto está dado por el grupo social u organismo social, cualquiera sea éste y ya sea que
este en el ámbito público o privado.

VISION
Definido como un estado deseado ideal que se pretende alcanzar. Su principal fuerza no
radica en su descripción anticipada del futuro deseado, sino en un proceso colectivo que
sustituye el sueño o las indicaciones de una persona para convertirse en los deseos factibles
y compartidos de un grupo .Esta concepción fortalece el liderazgo debido a que el líder logra
transmitir y retroalimentar su visión de futuro al grupo compartiendo el consenso que exprese
los anhelos, deseos e intereses colectivos.
La visión resume los valores, aspiraciones y metas por alcanzar es el eje que debe establecer
las estrategias definidas por la organización para lograr un cambio cualitativo que permita el
logro pleno de la misión.

Visión de Coca Cola: “poner una coca cola al alcance de todo el mundo, en todo el mundo”.
Mc Donalds: “servir comida a la gente donde sea que este reunida”.

Características:
 Formulada por líderes.
 Debe ser atractiva
 Integradora: compartida por el grupo gerencial y los colaboradores.
 Positiva y alentadora.
 Proyecta sueños y esperanzas.

MISIÓN.
La razón de ser de la organización, la meta que moviliza las energías y capacidades
organizacionales. Es la base para procurar una unidad de propósitos en dirigente s y
trabajadores con el fin de desarrollar un sentido de pertenencia. Es la descripción breve del
propósito mayor, la razón más amplia que justifica la existencia de la organización, debe
orientar el rumbo y el comportamiento en todos los niveles de la organización.
El propósito de la misión no es exponer fines concretos, sino dar una dirección general, una
filosofía que motive y sirva de guía al desarrollo de la organización.
La misión indica la manera como una organización pretende lograr y consolidar las razones
de su existencia. No basta con que el equipo de planeación se formule las siguientes
preguntas:
¿Qué funciones desempaña la organización? Y ¿Cómo la desempeña?, Sino responde a
cuatro preguntas básicas:
 ¿Qué hace su empresa que es único y no lo hace nadie más en su campo de acción?
 ¿Cómo trabaja su organización: hay algo diferente en su método, en el medio o la
forma de llegar a sus objetivos?
 ¿Para quién trabaja su organización ?(enfoque al cliente)
 ¿Por qué hace lo que hace, que es eso que nunca podría dejar de hacer, cual es la
justificación social de su existencia?

Características de la Misión:
 Debe expresar el servicio que presta la organización, no el producto que vence esta.
 Debe estar dirigida al desarrollo y fomentación de los valores positivos en los
miembros de la organización.
 Ser simple clara y directa.
 Contener originalidad.
 Ser revisada periódicamente.
Misión Coca Cola: Incrementar el valor del negocio para nuestros accionistas a
través del tiempo creando para ello oportunidades empresariales y asegurando la
calidad de nuestros productos y procesos como empresa, en beneficio de cada uno de
nuestros constituyentes: consumidores, clientes, embotelladora y comunidades a las
que servimos.