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OBJETIVOS:
El objetivo de los sistemas de distribución de medicamentos y dispositivos
médicos es mantener disponible en el lugar apropiado y en forma oportuna
para su aplicación al paciente, el o los medicamentos prescritos por su
médico tratante en las dosis y formas farmacéuticas por éste señaladas.
Distribuir en forma personalizada brindando la información necesaria, que
asegure que el usuario conozca en forma correcta la utilización de los
medicamentos, usos y efectos secundarios.
Garantizar el acceso al medicamento/producto sanitario y entregarlo en
condiciones óptimas, de acuerdo con la normativa legal vigente.
Garantizar que el paciente conoce el proceso de uso de los
medicamentos/productos sanitarios y que lo va a asumir.
Proteger al paciente frente a la aparición de posibles resultados negativos
asociados al uso de medicamentos/productos sanitarios mediante la
identificación y resolución de problemas relacionados con su uso.
ALCANCE
Distribución: El proceso inicia con la recepción de la solicitud de medicamento y
dispositivos médicos, hecho por el personal autorizado y finaliza con la entrega al
personal encargado en las áreas
Dispensación: El proceso inicia con la recepción de la prescripción de la orden
médica, prosigue con la interpretación y el alistamiento, y culmina con la
dispensación al paciente.
NORMATIVA
Decreto número 2200 de 2005 (Junio 28). Por el cual se reglamenta el
servicio farmacéutico y se dictan otras disposiciones.
Resolución número 1403 DE 2007 (14 de mayo). Por la cual se determina
el Modelo de Gestión del Servicio Farmacéutico, se adopta el Manual de
Condiciones Esenciales y Procedimientos del servicio farmacéutico.
DEFINICIONES
Servicio farmacéutico: Es el servicio de atención en salud responsable de las
actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y
administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos
utilizados en la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad, así como
el diagnóstico, el tratamiento y la rehabilitación, con el fin de contribuir en forma
armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.
Medicamento: toda preparación o producto farmacéutico empleado para la
prevención, diagnóstico y/o tratamiento de una enfermedad o estado patológico, o
para modificar sistemas fisiológicos en beneficio de la persona a quien se le
administra” (decr. 150/92 –texto ordenado, 1993–, art. 1°, inc. a).
Dispositivos médicos: Artículo, instrumento, aparato o máquina utilizado en la
prevención, el diagnóstico o el tratamiento de una enfermedad o condición, o para
detectar, medir, restaurar, corregir o modificar la estructura o función del cuerpo
con fines de salud.
Comité de farmacia y terapéutica: es el Órgano Asesor de la Dirección o
Gerencia Medica, que sirve como línea Organizativa de Comunicación entre el
cuerpo Médico y el Área de Farmacia
MARCO TEÓRICO.
DISTRIBUCIÓN Movimiento y traslado de insumos desde que entran a l
institución hasta que son entregados al usuario final. Deben cumplir
SEGURIDAD: Disminuir al máximo la posibilidad de errores.
EFICACIA: Garantizar su actividad hasta el momento del empleo.
RAPIDEZ: Efectuar el proceso prescripción – dispensación –
administración en el menor tiempo posible.
CONTROL: Conocer en todo momento la situación y las condiciones
Existen dos (2) tipos de distribución: interna y externa.
1. Distribución externa: Se considera distribución externa la que se
realiza al entregar los medicamentos o dispositivos médicos a los
usuarios que reciben la atención de los servicios de salud y a los
establecimientos farmacéuticos y cuya distribución puede convertirse en
venta cuando la entrega genera pago.
En el proceso de distribución se debe garantizar la conservación de la
calidad de los medicamentos y dispositivos médicos trasladados, según las
indicaciones técnicas dadas por el fabricante. Es conveniente tener en
cuenta lo siguiente para realizar la distribución:
Medios de transporte a utilizar.
Periodicidad.
Canal de distribución propio o externo.
En el proceso de la distribución se debe garantizar que la ruta de
distribución se realice con calidad, oportunidad seguridad y costo
razonable.
2. Distribución interna: Es la actividad que se realiza en las diferentes
áreas de hospitalización de la institución que busca entregar los
medicamentos y dispositivos médicos. Se requiere de la prescripción a
un paciente de la institución de salud, por parte del prescriptor
legalmente autorizado, la dispensación por parte del regente de
farmacia, la administración correcta por parte del personal de enfermería
y el registro de los medicamentos administrados o la respectiva
devolución sustentada con el fin apoyar el éxito del tratamiento
farmacoterapéutico.
Existen varios sistemas de distribución interna:
1: Sistema de distribución por existencias en los servicios (stock).
2: Sistema de distribución por prescripción individual transcrita o
directa.
3: Sistema combinado o mixto.
4: Sistema de distribución de medicamentos (SDMDU) por dosis
unitaria.
La distribución de medicamentos en la Institución Prestadora de Salud
(IPS) debe ser acordada según el nivel de complejidad y necesidades de
los diferentes servicios asistenciales, teniendo en cuenta factores técnicos
y administrativos, los de orden logístico y los pertinentes a la calidad del
servicio, oportunidad, seguridad, eficiencia y calidad de los medicamentos
y dispositivos médicos que deban suministrarse a los pacientes. Se deben
establecer los cronogramas con las fechas y días con horarios de
funcionamiento en los sistemas de distribución a emplear y para lo cual se
requiere del consenso del personal médico y de enfermería y del director
técnico del servicio farmacéutico.
1: Sistema de distribución por existencias en los servicios (stock) :
Este sistema se basa en la reposición de cantidades fijas a cada servicio
de hospitalización y tiene como reserva una cantidad determinada de
medicamentos y dispositivos médicos más utilizados, manejados y
controlados por el personal de enfermería y que periódicamente son
repuestos por el servicio farmacéutico o depósito. Se requiere establecer
un protocolo de manejo de stock para que funcione de manera correcta en
los servicios en los cuales opere. Existen diferentes tipos de stock de
medicamentos y dispositivos médicos: De carros de paro (reanimación) y
aquellos se pueden manejar en cada uno de los servicios hospitalarios:
urgencias, cirugía, hospitalización, rayos X, laboratorio clínico, unidad de
cuidados intensivos, etc. La ventaja de este sistema es disponibilidad
inmediata de los medicamentos y dispositivos médicos para las enfermeras
y médicos, lo cual disminuye el número de fórmulas médicas y pedidos.
Este sistema requiere de un control periódico y auditorias por parte del
servicio farmacéutico para un buen manejo y conservación de los
medicamentos y dispositivos médicos a cargo del personal de enfermería.
Los medicamentos y dispositivos médicos que conforman los diferentes
stocks deben ser definidos previo acuerdo con el personal de enfermería y
el servicio farmacéutico, incluyendo al personal médico, y deben
corresponder a los más utilizados y viales que son repuestos
periódicamente (24 horas) por el servicio farmacéutico en la medida en que
son aplicados a los pacientes. Se debe tener claro el tipo de consumo, es
decir, si es de consumo para la prestación del servicio de atención en salud
o es de cargo para ser facturado al paciente. Una vez sea definido el stock,
debe ser aprobado por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la
institución, y el servicio farmacéutico deberá entregarlo con compromiso de
responsabilidad a la enfermera encargada, y de acuerdo a las normas de la
institución para el manejo de stock.
2: Sistema por prescripción individual transcrita o directa. Es el
sistema de distribución basado en la prescripción o fórmula médica a cada
paciente. La farmacia recibe las órdenes médicas directas, transcripciones
de la orden médica y/o solicitudes de pedidos de dispositivos médicos
requeridos por el personal de enfermería. Mediante la orden médica se
realiza la reposición de la reserva de los medicamentos y dispositivos
médicos de un paciente o transcripciones de las órdenes que pueden
hacerse en hojas individuales para cada usuario o en una sola hoja para
varios pacientes. Estos despachos se harán cada 24 horas. La ventaja de
este sistema es que la orden médica puede ser revisada por el químico
farmacéutico existiendo un mayor control de medicamentos y dispositivos
médicos. Los inconvenientes de este sistema es que el personal de
enfermería requiere mayor tiempo laboral en actividades de transcripción y
no se evidencian las posibilidades de errores de medicación por falta de
revisión de las dosis por parte del servicio de farmacia.
3: Sistema de distribución combinado o mixto: Es el sistema mediante
el cual se realiza la distribución de algunos medicamentos mediante la
formulación individual y se mantiene en el servicio de hospitalización un
stock de medicamentos de envases de dosis múltiples, uso común y
dispositivos médicos. Este sistema contribuye a generar un ambiente de
control y de participación del personal de farmacia pero no resuelve
ninguna de las desventajas que se relacionan con los sistemas de
prescripción individual. Los sistemas de distribución combinado pueden
llegar a ser válidos en algunas instituciones, donde no existan condiciones
para implementar el sistema de distribución de medicamentos por dosis
unitaria. (SDMDU).
4: Sistema de distribución de medicamentos y dispositivos médicos
por dosis unitaria (SDMDU) El sistema de dosis unitaria es considerado
actualmente en nuestro país como el más novedoso y está reglamentado a
través del Decreto 2200 de 2005 y la Resolución 1403 de 2007, siendo su
implementación y funcionamiento de carácter obligatorio en los servicios
farmacéuticos de las instituciones de salud de mediana y alta complejidad.
En la siguiente sesión se desarrollará cada uno de los aspectos en los
cuales se basa el SDMDU.
Es el sistema de dispensación de medicamentos mediante el cual se
proporciona a cada paciente, cada vez, la dosis prescrita por el médico
tratante bajo acondicionamiento individual, en la presentación farmacéutica
y vía de administración adecuada, para ser administrada por parte del
personal de enfermería. Es el sistema que mejor garantiza que el
medicamento prescrito llegue al paciente al que ha sido destinado, ya que
se basa en la orden médica a cada paciente en forma individual.
Ventajas del SDMDU:
Utiliza en forma eficiente y racional los recursos humanos
involucrados en el proceso de distribución, en especial a la
enfermera, a quien le disminuye considerablemente el tiempo de
manipulación de medicamentos y de control de niveles de
inventarios de los servicios, pudiendo así dedicar más tiempo al
cuidado de los pacientes.
Disminuye el costo hospitalario asociado a la medicación al
minimizar el tamaño de los inventarios stock de medicamentos en
los servicios, disminuye el despilfarro de pérdidas, deterioro,
vencimiento y otras fuentes, recupera los medicamentos no
aplicados al paciente y disminuye los errores de medicación.
Permite un mejor control y seguimiento del tratamiento
farmacoterapéutico a los pacientes a través del perfil
farmacoterapéutico, el cual facilita efectuar estudios de reacciones
adversas e identifica posibles interacciones medicamentosas.
Perfecciona el cobro de la medicación administrada al paciente
permitiendo una facturación más exacta de sus gastos por los
medicamentos que realmente se le han administrado.
Presenta mayor facilidad de adaptación a procedimientos
computarizados y automatizados
PROCEDIMIENTO DE DISPENSACIÓN
La dispensación es el acto profesional realizado por profesionales de farmacia,
consistente en la interpretación de una receta y la entrega oportuna del
medicamento correcto al paciente o usuario indicado en el momento apropiado,
acompañado de la información para su buen uso y el cumplimiento de los
objetivos terapéuticos buscados. Constituye una parte sustancial de la atención
farmacéutica.
Recepción de la prescripción médica
Toda prescripción de medicamentos deberá hacerse por escrito, previa evaluación
del paciente y registro de sus condiciones y diagnóstico en la historia clínica,
utilizando para ello la Denominación Común Internacional (nombre genérico) y
cumpliendo los siguientes requisitos:
1. Solo podrá hacerse por personal de salud debidamente autorizado de
acuerdo con su competencia (médico u odontólogo)
2. La prescripción debe ser en letra clara y legible, con las indicaciones
necesarias para su administración.
3. Se hará en idioma español, en forma escrita ya sea por copia
mecanográfica, medio electromagnético y/o computarizado.
4. No podrá contener enmendaduras o tachaduras, siglas, claves, signos
secretos, abreviaturas o símbolos químicos.
5. La prescripción debe permitir la confrontación entre el medicamento
prescrito y el medicamento dispensado.
6. La prescripción debe permitir la correlación de los medicamentos prescritos
con el diagnostico.
7. La dosis de cada medicamento debe expresarse en el sistema métrico
decimal y en casos especiales en unidades internacionales cuando se
requiera.
8. Cuando se trate de preparaciones magistrales, además de los requisitos de
prescripción, se debe especificar claramente cada uno de los componentes
con su respectiva cantidad.
La prescripción del medicamento deberá realizarse en un formato el cual debe
contener, como mínimo, los siguientes datos cuando estos apliquen.
1. Nombre del prestador de servicios de salud o profesional de la salud que
prescribe, dirección y número telefónico o dirección electrónica.
2. Lugar y fecha de la prescripción.
3. Nombre del paciente y documento de identificación.
4. Número de la historia clínica.
5. Tipo de usuario (contributivo, subsidiado, particular, otro).
6. Nombre del medicamento expresado en la Denominación Común
Internacional (nombre genérico).
7. Concentración y forma farmacéutica.
8. Vía de administración.
9. Dosis y frecuencia de administración.
10. Periodo de duración del tratamiento.
11. Cantidad total de unidades farmacéuticas requeridas para el tratamiento, en
números y letras.
12. Indicaciones que a su juicio considere el prescriptor.
13. Vigencia de la prescripción.
14. Nombre y firma del prescriptor con su respectivo número de registro
profesional
Técnicas de dispensación
Las técnicas de dispensación son:
a) El dispensador debe recibir y atender amablemente al paciente o usuario,
esto crea un ambiente de confianza y le permitirá al usuario formular
preguntas sobre las dudas generadas.
b) Si en el momento no hay los productos solicitados por el usuario, indicarle
cuando o en que sitio los puede encontrar, hay que recordar que lo que se
ofrece es servicio y que un usuario que se encuentra delicado de salud lo
último que espera encontrar son frases que en nada contribuyen a la
ubicación de los productos prescritos, una debida orientación evitará que
desista de la terapia o que su receta sea cambiada por personas
inescrupulosas.
c) Instruir al paciente de cómo utilizar el producto: vía de administración,
dosis, frecuencia de la dosis, duración de la terapia, condiciones de
almacenamiento.
a) Ser amable, no regañar al usuario, ni hacer gestos de mal gusto. Debe ser
la persona más accesible del sistema de salud, ya que de sus indicaciones
depende el uso adecuado del tratamiento farmacológico.
b) Conocer perfectamente el área de almacenamiento, para evitar demoras en
la ubicación del despacho.
c) Estar capacitado en temas como indicaciones, contraindicaciones,
reacciones adversas, interacciones y recomendaciones generales sobre el
uso de los productos para instruir al usuario al momento del despacho.
d) Conocer y aplicar los elementos éticos de la dispensación.
e) Ser completamente imparcial.
f) Tener vocación de servicio.
Se debe establecer horarios, el horario se debe cumplir a menos que sea una
emergencia.
Se debe tener registro de los medicamentos que se entregues y sobre los que no,
ya sea por falta de medicamentos o porque no están dentro del listado de
medicamentos. Esta información permite tomar acciones para los próximos
eventos.
3: Alistamiento:
4: Despacho:
CUADRO 1
4. Los registros
Los registros deberán realizarse de acuerdo con las normas legales vigentes. La
utilización de sistemas informáticos permite conservar toda esta información, la
que podrá ser recuperada para la elaboración de los informes correspondientes.
A fin de brindar una adecuada información a los pacientes, se deberá tener acceso
a información científica independiente y actualizada sobre los medicamentos, a la
información referida a primeros auxilios y emergencias toxicológicas, y a
información oficial sobre las alternativas farmacéuticas de medicamentos.
FIGURA 1
Tipo de
Medicamento
Dispensación e información
para uso
Direccionamiento al medico Dispensación y asesoría
FIN
INDICADORES:
CONTROL DE CAMBIOS:
Los servicios de farmacia al ser administrados por seres humanos tienen implícito la posibilidad del
error; ello se define como una acción desacertada o equivocada; en consecuencia, durante el
proceso de dispensación de medicamentos se pueden presentar errores de diferentes tipos. La
Federación Internacional de Farmacia (FIP) ha adoptado como definición de error de medicación
cualquier hecho previsible que pueda causar o conducir a un uso inapropiado de la medicación o a
un daño al paciente, mientras que la medicación está bajo el control del profesional de la salud,
del paciente, o del consumidor; como es de esperar, esos hechos pueden estar relacionados con la
práctica profesional, los medicamentos, los procedimientos o los sistemas empleados