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Cette brochure fait partie d’une série de documents juridiques simplifiés préparés par les Centres
d’Information Juridiques du RADI, le Ministère de la Justice et la Coopération française.
Débarrassés du vocabulaire très ésotérique de juristes, ils constituent des outils de vulgarisation
que nous espérons accessibles à un très grand public.
A travers ces écrits, nous nous engageons à donner à une large majorité de sénégalais les moyens
de comprendre, de s’approprier leurs droits et d’en exiger le respect.
Le RADI, fidèle à sa mission qui consiste à aider les populations à compter sur leurs propres forces
pour apporter des solutions à leurs problèmes à travers la promotion d’un développement durable,
intégré et participatif, attend vos critiques et suggestions pour améliorer l’œuvre entreprise.
L'état civil sert à enregistrer certains événements spéciaux qui surviennent dans la vie de
la personne. Ex : naissance, mariage, divorce, décès…
Il permet à l’Etat de faire des prévisions. C’est donc un moyen d'évaluation des
besoins des populations en se basant sur les informations relatives au nombre de
personnes habitant une localité, un pays…
Exemple : pour construire des crèches, des écoles, des dispensaires …
Il permet d’identifier une personne avec précision en donnant des informations exactes
sur sa situation matrimoniale (célibataire, mariée, veuve, divorcée…) sur sa filiation ou
d’indiquer si la personne est toujours vivante ou décédée.
C’est un moyen d'information pour la mise à jour de fichiers, tels que le fichier
électoral, le fichier des contribuables, le fichier de la sécurité sociale…
C’est un moyen de prouver son état, en se faisant établir un acte de naissance (bulletin ou
extrait de naissance), une copie du certificat de mariage ou d’un acte de décès d’un
parent.
Par exemple, dans une affaire d’héritage, pour prouver en justice qu’on est l’enfant du
défunt, on doit produire un acte de naissance afin que soit établi un certificat d’hérédité.
Pour obtenir la réduction d’impôts ou la prise en charge par l’IPM (assurance maladie) de
son épouse, il faut prouver qu’on est marié grâce au certificat de mariage.
L'individu doit produire un acte de naissance en vue d’accéder à certains services sociaux
de base (inscription à l'école, inscription à un examen ou concours, obtention d’un
passeport ou d’une carte identité nationale ….).
Il y a :
Les centres principaux d'état civil ;
Les centres secondaires rattachés à un centre principal.
A l’étranger, les déclarations concernant les sénégalais qui y résident sont reçues par les
services consulaires.
ROLE DE L’OFFICIER DE L’ETAT CIVIL
C’est toute personne investie des pouvoirs de recevoir des déclarations et de délivrer des
actes (copies) de ces déclarations. Pour ce faire, il assure la tenue des registres d’état
civil.
Quels sont les différents types de déclarations que peut recevoir un officier de l’état
civil?
Il peut recevoir tous les actes. Cependant concernant le mariage, l’officier de l’état civil
des centres secondaires ne peut que constater ceux qui ont déjà été scellés sur le plan
religieux (mariages déjà célébrés à la mosquée ou à l’église). Il ne peut pas procéder à la
célébration d’un mariage.
Il n’écrit que ce qui lui est recommandé par la loi ou déclaré par les comparants (la ou les
personnes qui se sont présentées à lui pour faire les déclarations). S’il y a des erreurs, il
doit mentionner les corrections en marge de l’acte.
Il donne lecture des actes aux comparants ; il les invite à en prendre directement
connaissance avant de les signer. Si les comparants ne comprennent pas la langue
officielle (le français), il peut faire la traduction ou demander à une personne majeure de le
faire.
L’officier de l’état civil est tenu, à la fin de chaque trimestre, d’adresser au Service des
statistiques un état des naissances, des mariages, divorces, décès et des enfants sans vie
inscrits au cours du trimestre.
Oui. Le président du tribunal d’Instance peut prononcer l’application d’une amende civile
de cinq cent à dix mille (500 à 10.000) Francs CFA pour tout manquement, même
involontaire, aux règles relatives à la tenue des registres et/ou à la délivrance des copies.
L’officier de l’état civil peut être condamné à indemniser les personnes lésées s’il altère,
détruit, commet un faux dans les actes de l’état civil ou fait une inscription sur une feuille
volante.
Sa responsabilité pénale peut aussi être engagée pour faux en écriture (peine
d’emprisonnement et/ou d’amende).
L'ACTE DE NAISSANCE
L'acte de naissance est une attestation délivrée par l'officier de l'état civil pour prouver la
naissance. Toute naissance doit obligatoirement être déclarée auprès de l'officier de l'état
civil.
Qui peut faire la déclaration d’un enfant légitime (né dans le mariage) ?
La déclaration de naissance de l’enfant est faite par le père, la mère, les grands-parents,
le médecin, la sage-femme, le chef de village ou toute personne ayant assistée à
l’accouchement. Cependant, si elle est faite par une personne autre que le père, elle doit
se prémunir d’un certificat de mariage des parents.
Cette déclaration doit être faite dans un délai d’un mois après la naissance.
Passé ce délai (1 mois), la déclaration est encore possible, mais plus le temps passe, plus
elle se complique.
Le chef de village ou le délégué de quartier doit procéder à la déclaration dans un délai de
quinze (15) jours suivant le délai d’un mois.
A l’expiration de ces deux (2) délais (1 mois + 15 jours), la déclaration est encore possible
pendant 1 an à compter de la date de naissance, mais les déclarants doivent produire à
l’état civil un certificat du médecin (ou de la Sage-femme) ou le témoignage de deux
personnes majeures qui ont assisté à la naissance.
A l’expiration de ce délai d’1 an, la naissance ne sera inscrite que si le juge du tribunal
d’Instance l’autorise par un jugement supplétif.
L'enfant naturel reconnu doit être déclaré par son père. Si le père refuse la paternité, seule
la mère ou les parents maternels peuvent le faire sans mentionner le nom du père.
L’enfant trouvé, c’est-à-dire celui qui a été abandonné par ses parents, doit également être
déclaré à l’état civil du lieu de la découverte. L’acte provisoire établi portera la mention
«enfant trouvé ».
La déclaration d'un enfant mort-né se fait sur le registre des décès et non sur celui des
naissances.
N.B. : Il est important de faire les déclarations dans les délais normaux c’est-à-dire
un (1) mois pour les naissances. Tout dépassement de délai crée certaines
complications, une perte de temps et d’argent.
L'ACTE DE MARIAGE
L'acte de mariage est une attestation délivrée par l'officier de l’état civil pour prouver
l'existence d'un mariage entre deux personnes de sexe différent.
Le mariage non inscrit est valable, mais inopposable à l'Etat c’est-à-dire que les intéressés
ne peuvent exiger de l’état aucun avantage lié à leur statut de mariés. Ex : allocations
familiales.
- Lorsque le mariage est célébré par l’officier de l’état civil, le certificat de mariage est
établi immédiatement ou dans un délai très court.
- Lorsque le mariage est célébré par toute autre personne que l’officier de l’état civil, les
mariés bénéficient d'un délai de six (06) mois pour déclarer leur mariage devant
l’officier d’état civil et recevoir leur certificat de mariage.
Passé ce délai, l'inscription est encore possible mais il faut impérativement l'autorisation
du juge du tribunal d’Instance
Le mariage doit être déclaré par les époux eux-mêmes accompagnés chacun d’un témoin
majeur lorsqu’il s’agit d’un mariage célébré ou de deux témoins majeurs si c’est un
mariage constaté.
N.B. : Il est important de faire les déclarations dans les délais normaux c’est-à-dire
six (06) mois pour les mariages. Tout dépassement de délai crée certaines
complications, une perte de temps et d’argent.
LE LIVRET DE FAMILLE
C’est un document d’état civil, en forme de carnet, remis gratuitement aux époux après la
contraction du mariage devant l’officier de l’état civil. Il est destiné à récapituler tous les
actes d’état civil concernant les membres d’une famille.
Le livret de famille est composé de plusieurs pages. Sur la première, il est mentionné la
date et le lieu de célébration ou de constatation du mariage, l’identité des époux et les
options souscrites par ceux-ci.
Cette page est signée par l’officier de l’état civil. Sur les pages suivantes, sont inscrites les
naissances et décès des enfants, les adoptions, les reconnaissances d’enfants naturels
ainsi que le décès, divorce ou séparation de corps des époux.
Il doit être remis à l’époux ; une copie conforme est remise à l’épouse au moment de
l’établissement de l’acte de mariage.
Le livret bien tenu est supposé être conforme avec les registres de l’état civil à moins que
le juge soit saisi en vue de faire reconnaître qu’il est faux.
Chaque fois que se produit un fait qui doit être mentionné sur le livret (naissance, décès,
divorce ….), ce document doit être présenté à l’officier de l’état civil.
L'ACTE DE DECES
L'acte de décès est l'acte qui atteste la mort d'un individu. Ainsi, tout décès doit
obligatoirement être déclaré à l'officier de l'état civil.
Le décès doit être déclaré à l'état civil de la mairie du lieu où s'est produit le décès.
Les déclarations de décès peuvent être faites par les parents du défunt ou par toute autre
personne pouvant fournir les renseignements requis à l'état civil.
L’acte de décès est établi dans les mêmes conditions que l’acte de naissance. Ainsi, la
déclaration doit être faite immédiatement ou dans le délai d’un mois.
A défaut, le chef du village ou le délégué du quartier dispose d’un délai de quinze (15)
jours pour faire cette déclaration.
A l’expiration de ces délais (un mois + quinze jours) l’inscription ne sera possible qu’après
la production d’un certificat médical ou du témoignage de deux personnes majeures.
Au delà d’1 an, seul le Juge du tribunal d’Instance peut autoriser l’inscription.
Les déclarations de décès peuvent être faites par un parent du défunt ou par toute autre
personne pouvant fournir les renseignements requis à l’état civil.
N.B. :Il est important de faire les déclarations dans les délais normaux c’est-à-dire
un (1) an pour les décès. Tout dépassement de délai crée certaines
complications, une perte de temps et d’argent.
LE ROLE DE LA JUSTICE DANS LE FONCTIONNEMENT DE L’ETAT CIVIL
Les registres d’état civil sont numérotés et signés par le Président du Tribunal d’Instance ;
il doit obligatoirement, chaque année, se rendre au moins une fois dans tous les différents
centres d’état civil de son ressort pour contrôler la tenue des registres. Le Procureur doit
aussi contrôler les registres déposés chaque année au greffe du Tribunal de Grande
instance.
Le Président du Tribunal d’Instance peut faire des observations à l’officier de l’état civil, il
peut également prononcer une amende civile à son endroit.
Dans quels cas l’intervention des autorités judiciaires est nécessaire pour
l’inscription de certains actes ?
Lorsque les délais d’inscription sont passés : un an pour les déclarations de naissance
et décès ; six (6) mois pour les déclarations de mariage.
Lorsque l’un des futurs époux est dans l’impossibilité de fournir à l’officier de l’état civil
un acte de naissance en vue de la célébration du mariage, il peut obtenir un acte de
notoriété délivré par le Président du Tribunal d’Instance.
Lorsque le Procureur de la République a eu connaissance d’un décès ou d’une
naissance, il peut à tout moment et en dehors des délais faire la déclaration.
Les audiences foraines sont des audiences organisées par le Tribunal d’Instance pour
recevoir des déclarations de naissance. Elles sont organisées le plus souvent lorsque
dans une localité, il y a un faible taux d’enregistrement des naissances.
Quel est le tribunal compétent pour une réclamation ou une contestation d’un état
porté sur l’acte d’état civil ?
Ce sont des attestations et certificats délivrés par un officier de l’état civil autres que le
certificat de mariage, de décès etc. En général, ces actes ne sont pas très connus des
populations.
On peut citer :
Le certificat de non inscription délivré pour tous les évènements de la vie (mariage,
décès, naissance) qui n’ont pas été déclarés ;
Le permis d’inhumer délivré par l’officier d’état civil pour permettre d’enterrer le défunt
ou la défunte dans n’importe quel cimetière du pays ;
Le certificat de vie individuel ou collectif qui constate que la personne est en vie ;
Le certificat de vie et de charge de famille qui prouve non seulement que l’enfant ou
les enfants sont en vie, mais qu’ils sont aussi à la charge du père, de la mère ou de
toute autre personne ;
NB : il est délivré par l’officier de l’état civil sur présentation du procès verbal d’enquête de
police ordonnée par le préfet compétent ou sur présentation des extraits de naissance des
enfants.
1. Le certificat de célibat qui atteste que l’individu qui veut se marier est
célibataire et n’est engagé dans aucun lien de mariage antérieur ;
Exemple : Khady est déclarée sous le prénom de Diatou. Il faut deux (2) témoins majeurs
qui attestent que la personne répond aux deux (2) prénoms.
DESTRUCTION ET RECONSTITUTION DE L’ETAT CIVIL
Que doit faire une personne dont l’original de la pièce d’état civil est détruit ou
détérioré?
Elle doit saisir l’officier de l’état civil du lieu où la déclaration a été faite.
Que doit faire l’officier de l’état civil une fois saisi de l’affaire ?
S’il s’agit de la détérioration ou de la destruction d’un acte d’état civil isolé à régulariser,
deux (2) hypothèses sont possibles :
1ere hypothèse : la personne concernée connait le numéro de l’acte, son nom et
prénom, sa date et lieu de naissance et sa filiation, elle les communique à l’officier
de l’état civil. A partir de ces informations, l’officier de l’état civil vérifie le registre
d’état civil pour voir si l’acte s’y trouve, ensuite, il procède à la régularisation en se
référant au double du registre qui est archivé au greffe du tribunal de Grande
instance
2eme hypothèse : la personne concernée ne connaît pas le numéro de son acte, elle
décline les autres informations déjà citées. Ainsi l’officier de l’état civil recherche le
numéro de l’acte en se référant au répertoire alphabétique. S’il retrouve le numéro
de l’acte, il vérifie le registre qui se trouve dans le centre d’état civil. S’il ne trouve
pas l’acte, il procède à la régularisation en se référant au double du registre d’état
civil déposé au greffe du tribunal de Grande Instance
Que fait l’officier de l’état civil si un registre d’état civil est détruit ou détérioré?
Dans ce cas, il écrit au Président du Tribunal d’instance et au Procureur de la République
pour solliciter l’autorisation d’utiliser le double du registre d’état civil qui est archivé au
niveau du greffe du tribunal.
C’est la décision rendue par le Président du Tribunal d’instance pour autoriser l’officier de
l’état civil à inscrire certaines déclarations (naissance, mariage, décès,…) sur les registres.
Exemple : Si Mamadou avait un diplôme sur lequel était mentionné son âge réel figurant
sur son premier acte de naissance, il ne pourrait plus s’en prévaloir avec son nouvel acte
de naissance frauduleux.
Pour être recevable, la requête doit être accompagnée d’un certificat de non inscription de
l’acte délivré par l’officier de l’état civil. Le demandeur peut également produire le certificat
d’accouchement ou de décès.
Il examine toutes les pièces justificatives. A défaut de pièces, il procède ou fait procéder à
une enquête.
Si le procureur le demande, il lui adresse le dossier pour ses conclusions. Enfin, il rend
son jugement qui ordonne la transcription sur le registre d’état civil.
Ce jugement est-il définitif ?
Qui peut recevoir un acte de l’état civil d’un sénégalais à l’extérieur du territoire ?
Les agents diplomatiques ou les consuls du Sénégal. Pour que l’acte soit valable, il doit
être reçu conformément aux lois sénégalaises.
A la fin de chaque année, le double des registres de l’état civil tenu par ces agents est
adressé au Ministère des Affaires Etrangères qui en assure la garde après vérification par
le Procureur de la République de Dakar. Le Ministère peut en délivrer des copies ou des
extraits.
Si l’acte a été reçu selon la forme usitée dans le pays étranger, il sera transcrit d’office ou
à la demande des intéressés sur les registres de l’état civil de l’année en cours tenus par
les agents diplomatiques ou par les consuls territorialement compétents.
Toute naissance ou décès d’un étranger se trouvant au Sénégal doit être déclaré
obligatoirement à l’officier de l’état civil sénégalais.
Lorsqu’un étranger, dont l’acte de mariage a été reçu au Sénégal par les agents
diplomatiques ou consulaires de son pays, devient sénégalais, cet acte doit être transcrit
soit d’office, soit à la demande des intéressés sur les registres de l’état civil du lieu où le
mariage a été célébré.
LA TENUE ET L'ARCHIVAGE DES ACTES DE L'ETAT CIVIL
Il s’agit de recueillir dans des documents qui sont conservés tous les évènements qui
marquent la vie de la personne, de la naissance à la mort.
Ce sont les registres de l’état civil qui sont au nombre de trois : le registre des naissances,
le registre des mariages, le registre des décès.
C'est l'officier de l’état civil qui assure la tenue de ces registres. Ils sont ouverts du 1 er
janvier au 31 décembre de chaque année. Chaque registre comporte des feuilles
(feuillets) numérotées de 1 à 3.
Les registres de l'état civil sont conservés au centre de l'état civil et au greffe du tribunal
de Grande instance du lieu où se trouve le centre de l'état civil.
Toutes les déclarations concernant l'état civil sont recueillies par l'officier de l’état civil dans
des registres constitués de trois volets (03) dont :
Les feuillets n°2 et 3 comportent une marge où sont inscrites les mentions marginales,
c'est à dire tous les faits nouveaux qui concernent l'état de la personne. Exemple, sont
mentionnés en marge de l'acte de naissance, le mariage, le divorce, le décès, le
changement de nom, la reconnaissance, l'adoption etc.
- Thiès : Villa n° 140, quartier 10ème à côté de la manufacture des arts décoratifs - BP 653
annexe - Tél. : 33 951 69 84 - E-mail : cijradith@sentoo.sn ;
- Maison de Justice des HLM, HLM 2 - BP : 10 897 Dakar HLM - Tél. : 33 864 69 05 - E-
mail : mjusticehlm@yahoo.fr ;
- Maison de Justice de Rufisque, Keury Kao 36, 36 rue Pierre Verger x Démozy - BP 484
Rufisque - Tél. : 33 836 74 51, E-mail : maisonjusticerufisque@yahoo.fr ;
- Maison de Justice des Parcelles Assainies, Unité 17 – Immeuble Jappo FM - Tél. : 33 835
29 15 ;
- Maison de Justice de Ziguinchor, quartier Castor, route du Village enfants SOS, Tél. :
77 550 31 91 ;
- Maison de Justice de Gossas, quartier Dandou, Tel : 339471257 ;
- Maison de Justice de Richard Toll, quartier Khouma gallo Malick, Tel : 339333480