La Funcion Almacenes y Su Organizacion 2

ADMNISTRACION LOGISTICA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y

CONTABLES
Contenido
............................................................................................................................................................. 1
LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACION................................................................. 3
1. ORIGEN DEL ALMACEN ....................................................................................................... 3
2. ORGANIZACION DEL ALMACEN ........................................................................................ 4
2.1 Finalidad .............................................................................................................................. 4
2.2 Actividades y Deberes ..................................................................................................... 5
2.3 Elementos del Almacén. ................................................................................................... 5
2.4 Funciones de los elementos ............................................................................................ 7
3. CICLO DE ALMACENAMIENTO ........................................................................................... 8
3.1 Recepción ........................................................................................................................... 8
3.2 Almacenamiento propiamente dicho. ........................................................................... 12
3.3 Despacho o Entrega. ....................................................................................................... 13
3.4 Control. .............................................................................................................................. 16
4. DISEÑO FÍSICO DEL ALMACÉN ....................................................................................................... 16
4.1. CONTENIDO DE LOS ALMACENES ..................................................................................... 16
4.2. LAY-OUT ............................................................................................................................ 17
4.3. MODELOS DE GESTIÓN SEGÚN LA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LOS ALMACENES ............. 17
 GESTIÓN DEL ALMACÉN ORGANIZADO ............................................................................. 17
 GESTIÓN DEL ALMACÉN CAÓTICO .................................................................................... 18
4.4. PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES ........................................................... 18
4.5. DISEÑO EXTERNO DE ALMACENES .................................................................................... 18
EDIFICIOS Y ZONAS EXTERNAS .................................................................................................. 18
4.6. DISEÑO INTERNO DE ALMACENES .................................................................................... 21
4.7. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE UNIDADES ....................................................... 24
DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN "U"..................................................................................... 24
4.8. IDENTIFICACIÓN DE UBICACIONES .................................................................................... 26
LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACION

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una
empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las
empresas industriales o comerciales, el Almacén es una de las funciones que
actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución
física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de
la Empresa.
Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión de

los elementos logísticos en una sola dependencia, hacen resaltar la enorme
importancia que, en el desarrollo do una empresa, tiene el almacenaje en
cualquiera de sus etapas y el efecto que ejerce, en los aspectos financieros,
contables y técnico. El sobre stock y agotamiento de las existencias son los dos
extremos entre lo que se debate el almacén, el uno conduce con cierta frecuencia
a los obsoletos o artículos en desuso, y el otro a las paralizaciónnes de producción
o ventas, falta de cumplimiento con los clientes, mayores gastos de obtención de
los artículos, etc. La importancia del almacén ha resaltado en los últimos tiempos,
llegándose a expresar que la organización de una empresa se inicia en el
almacén, por ser el eje o núcleo de las actividades administrativo-contables. De
allí que deba dedicarse tiempo y preocupación) a la organización y buen fun-
cionamiento de los almacenes, buscando obtener eficiencia y rendimiento
adecuados en el cumplimiento de sus tareas.
1. ORIGEN DEL ALMACEN

Tratándose de Almacenamiento, es interesante determinar Cómo y Por qué se
origina el Almacén; Cuál es la razón que determina que en todas las
Organizaciones, sean Industriales o Comercia-los, existan almacenes; y para ello
hay que recordar que producir es contar con la materia prima Conveniente, para
que elaborada en la-fábrica, pueda convertirse en el Producto; y éste ofrecido o
solicitado será vendido y darà lugar a una nueva producción. De esta manera se
forma un ciclo, que se denomina CICLO. DE LA PRODUCCION, constituido por
los siguientes elementos:
Materia Prima
Fábrica
Producto
Cliente
y que da origen a los almacenes, en razón de que nunca se podrá contar con la
materia prima, en el momento preciso y en cantidad suficiente, sino se ha
adquirido con anterioridad como para tenerla a la mano cuando se necesite
(Almacenes Industriales) y tampoco una vez elaborado el producto, se dispondrá
del cliente que lo adquiera apenas se termine la elaboración, sino que es
necesario guardarlo después de elaborado y mientras es adquirido (Almacenes
Comerciales).
Profundizando un poco más ‘en el tema, existen factores tales como la demanda,
la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de obtención, etc.
que obligan a las organizaciones a abastecer de materias primas o de producto,
en cantidad suficiente como para que puedan progresar y seguir adelante. Estos
factores exigen que se controle el abastecimiento, de manera de estar alertas para
evitar el agotamiento o la acumulación de. Las existencias, en vista de la influencia
que estos dos aspectos tienen en la vida de la organización. También son estos
factores los que obligan a disponer de locales donde guardar los materiales o
productos que se adquieren y que, lógicamente deben organizarse para dar un
buen servicio, saber lo que se tiene y proporcionarlo en tiempo y oportunamente.
2. ORGANIZACION DEL ALMACEN

2.1 Finalidad
Si se tiene en cuenta que el Almacén es la dependencia logística de la empresa,
que guarda la materia prima, semiacabados, artículos de consumo o el producto
terminado, para proporcionarlo con oportunidad cuando se necesite, es lógico que
su finalidad será: "realizar las operaciones y actividades necesarias, para
suministrar los materiales o artículos en condiciones de uso y con oportunidad, de
manera de evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por
sobre-existencias". Esto significa que el almacén debe disponer de su propio
control sobre lo que guarda, a fin de asumir la responsabilidad por los materiales
en stock, pudiendo apoyar a Control de Inventarios para la renovación e impulsar
su movimiento haciendo presente la acumulación o falta de materiales.
La finalidad mencionada es comprensible, por cuanto el personal de almacén está

en contacto permanente con los materiales, ya que sus actividades lo obligan a
ello, es el que con mayor razón se da cuenta del movimiento que tienen las
existencias, conoce donde se encuentran, quienes lo solicitan, en que forma sale,
en que cantidades, etc. y en resumen su vida dentro de la empresa gira alrededor
de los materiales que está obligado a cuidar y mantener para que se encuentre en
todo momento en el almacén.
2.2 Actividades y Deberes

A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada, hay que desarrollar las actividades
inherentes al cumplimiento de las tareas que constituyen el trabajo del personal de
almacenes y que consisten en:
a) Recibirlos materiales que envía el proveedor u otro almacén.
b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.
c) Entregarlos a los depósitos
d) Guardarlos ubicados
e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida.
f) Controlar su estado y ubicación
g) Entregarlos cuando los soliciten con autorización
Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario.
Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los

deberes del Almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud.
De renovación o reposición, como se puede apreciar a continuación.
Recibir los materiales
Clasificarlos
Almacenarlos ubicados
Mantenerlos y cuidarlos
Entregarlos con autorización
Controlarlos
Solicitar su reposición
Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volverá al

primer paso, es decir recibir los materiales, y se continuará con los otros. Este
ciclo es conocido como CICLO DE ALMACENAJE y su realización está
encomendada al personal de almacenes y control de inventarios.
2.3 Elementos del Almacén.

Conforme se indicó al tratar la Organización en la Primera Parte de este libro, el
cumplimiento eficiente de las actividades requiere su agrupación por afinidad o
similitud y la asignación a elementos idóneos que con su labor permitirán lograr la

finalidad u objetivo asignado al almacén. Se debe tener en cuenta que la
asignación de las actividades reunidas, como deberes o funciones, trae aparejada
una responsabilidad que debe asumir el personal del almacén.
Si se analizan las actividades expuestas y su agrupación se podrá determinar los

elementos que deben existir y conformar la función de Almacenes. Así se tiene
que al recibir, descargar, desembalar y controlar los materiales que llegan al
almacén, constituye una función bastante amplia y de gran, responsabilidad, cuyo
cumplimiento requiere minuciosidad y sobre todo dedicación. Es por eso a un solo
elemento que asuma la responsabilidad de autorizar el ingreso de los materiales a
la empresa.
La clasificación de los materiales facilita el control y permite mejorarlo, dando lugar

a que se soliciten oportunamente y Compras pueda disponer de suficiente tiempo
para la renovación de los stocks.
Por ello deben constituir- otro elemento que en muchas empresas y

organizaciones actúa fuera del área de almacenaje con el nombre de Control de
Inventarios. En este caso la labor del almacén se centralizara en la revisión de la
clasificación, dé las ubicaciones y de la oportunidad de la renovación, debiendo
intervenir para recordar o archivar esta cuando no se le ha comunicado el inicio
,de la renovación o cuando constata que el material se está agotando. La
preocupación del personal de almacenes, por la renovación de las existencias, no
cede aunque exista el elemento Control de Inventarios como dependencia aparte
dentro del sistema logístico; de allí que deba alertar al sistema cuando constatan
problemas de agotamiento, o de sobre existencias
Almacenar los materiales significa guardarlos en un lugar determinado en el cual

se puedan encontrar fácilmente, en razón de la señalización o codificación de
cada lugar, para que su entrega sea rápida al ser solicitados
El mantenimiento o cuidado de los materiales, consiste en cuidarlos y evitar su

deterioro mediante tratamientos especiales en función del tipo de material y del
deterioro que pueda sufrir por acción del clima, manipuleo o del mismo
almacenaje. La tarea es delicada y requiere de tiempo y de control constante para
prevenir las posibilidades de que se malogren o deterioren los materiales, por lo
que el personal que la ejecute debe tener experiencia al respecto.
Hecho el análisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el

almacenamiento, se puede concluir indicando que en todo almacén' deben existir,
cuando menos, cuatro elementos que se denominan dela siguiente manera:
Recepción
Almacenaje y entrega
Control
Mantenimiento
Y que al desempeñar las tareas inherentes a sus funciones deberán, actuar

coordinadamente para cumplir con la finalidad o el objetivo del almacén. La
mencionada coordinación se logra si todos los almacenes actúan bajo un sólo
comando o jefatura que dirige y coordina el trabajo, asumiendo la responsabilidad
de que el almacén cumpla su finalidad dentro de la organización.
2.4 Funciones de los elementos

Se han indicado las denominaciones que corresponden y las actividades y
deberes a su cargo, de ellos se deduce la finalidad o función básica de cada uno,
que se asignará en el Manual de Funciones correspondiente, como por ejemplo:
Jefatura de Almacenes. Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes elementos

que constituyen la dependencia de almacenes, responsabilizándose por su buen
funcionamiento y control y por eí cumplimiento de la finalidad designada.
Recepción. Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son

los solicitados, por medio de la confrontación con el pedido u orden de compra y
determinando el estado en que llegan, la cantidad y calidad, procediendo a
entregarlos posteriormente a las bodegas o depósitos de almacenaje y de
despacho, donde se guardarán hasta su utilización.
Almacenamiento propiamente dicho. Recibirá los artículos, que le entrega

Recepción, confrontándolos con el Parte de Ingresos que éste debe elaborar;
después de recibidos, los ubicará de manera de saber exactamente dónde se
encuentran, guardándolos hasta que les sean solicitados y los entregará a cambio
de la orden de salida o despacho correspondiente.
Control. Controlará el movimiento de las existencias, estableciendo el momento

de pedir y las cantidades mínimas y máximas por mantener de cada artículo;
procederá a clasificar las existencias y solicitará su reposición cuando sea
conveniente.
Mantenimiento. Se encargará de mantener en buen estado de conservación y

limpieza las existencias y los depósitos, y realizará la manipulación y transporte de
los artículos dentro de la zona de almacenaje.
3. CICLO DE ALMACENAMIENTO
Al citar en líneas anteriores el ciclo de almacenamiento, se indicó que está
constituido por los deberes que tiene' el almacén, para lograr la finalidad que le
corresponde dentro de la organización a la cual pertenece, y que estos deberes
constituían las funciones de los elementos que formaban el almacén. Por ello se
verá en este capítulo lo correspondiente a estos elementos y como deben realizar
o ejecutar sus funciones teniendo en mente siempre la finalidad de la entidad que
los agrupa.
3.1 Recepción
Este elemento del almacén es el encargado de recibir los artículos que Compras
adquiere, ya sea por solicitud de los propios almacenes o por la de aquellos que
usan el material, y su labor consiste en:
 Descarga
 Desembalaje
 Inspección, Verificación o chequeo
 Ingreso o entrega a los depósitos, informando su llegada y elaborando un
parte o informe de recepción e ingreso.
Es decir, efectuar todas las tareas necesarias para decepcionar el o los artículos y
poderlos entregar a aquellos elementos que deben guardarlos hasta su utilización.
3.1.1 Descarga.- Es la labor de trasladar los bultos en los cuales lleguen los
artículos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que serán
recepcionados. Ella se puede realizar manual o mecánicamente, y para hacerlo es
conveniente que el personal que debe recibir los artículos sepa anteladamente,
cual es la mercadería que llega, como llega, su peso, embalaje, etc., de manera
que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mínimo de
tiempo posible y con los medios adecuados.
Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y

evitar pérdidas de tiempo o maltratos de los bultos en la descarga, ya que ésta
puede dar lugar a deterioro de los materiales.
Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que disponer

de espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, al mismo tiempo que
este espacio deberá estar situado de manera tal que los vehículos q medios en
que han sido transportados los materiales, puedan acercarse a él lo más posible,
evitando así largos recorridos que demoran la tarea. Contará también con
personal experto en la descarga, logrando así un. Buen manipuleo de los bultos.
En muchos casos son los propios medios de transporte los que con su personal
efectúa la descarga, luego es preocupación primordial del que recibe vigilar que
ésta se lleve a cabo en las mejores condiciones y lo más rápidamente que se

pueda.
Desembalaje.- Es la labor manual de retirar los artículos de los bultos en que han
llegado, es decir, quitar a los artículos el embalaje que traen, para ello se debe
contar con personal especializado en esta labor, por cuanto generalmente, es en
ella que se producen las mayores pérdidas por deterioro, sobre todo cuando se
trata de materiales o artículos frágiles. Ello requiere que el desembalaje se realice
en una zona o espacio que permita ir sacando cada artículo y colocándolos en él o
los lugares donde se efectuará la verificación o chequeo sin que se mezclen.
Muchas veces esta labor de verificación se realiza conforme se va desembalando,
en este caso debe evitarse que los artículos ya verificados se confundan con los
por verificar.
Aunque el desembalaje es una labor prácticamente sencilla, debe realizarse con el

mayor cuidado y de manera tal que facilite el siguiente paso o sea, la verificación o
chequeo.
Inspección, Verificación o chequeo.- Consiste en determinar si se trata

verdaderamente de los artículos solicitados, si la cantidad concuerda con la pedida
y si la calidad de los requisitos técnicos exigidos en el pedido corresponde con los
artículos llegados.
Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de ella

depende el que los artículos llegados puedan ser usados y por ello es que el
encargado de la recepción se preocupará por realizar una inspección organizada,
siguiendo un procedimiento y no tomando lo que sea y como sea. Es conveniente
guiarse en este caso por la orden de compra, de manera de ir verificando los
artículos en el orden en que se encuentran en dicho documento, evitándose así
equivocaciones que posteriormente darán lugar a lamentaciones que no se podrán
remediar.
La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra

cualitativa, es decir que se establecerá un resultado en lo referente a la cantidad
pedida y otro en cuanto a la calidad y condiciones técnicas que debe reunir el
artículo.
La primera de estas inspecciones puede ser realizada por personal que solo sepa
contar; la segunda requiere de personas que conozcan los artículos y en muchos
casos de verdaderos técnicos en la materia. Por ello muchas veces el almacén
solicita ayuda a las dependencias que usan el material o lo venden, a fin de que
ellos mismos constaten la calidad y condiciones técnicas de los artículos llegados,
evitando así una mala recepción. Si la empresa dispone de una dependencia de

Control de Calidad, es éste elemento el encargado del control cualitativo.
Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada

debe ser hecha en forma muy minuciosa, pues los errores que en ella se
produzcan repercutirán posteriormente en devoluciones, rendimientos inferiores,
errores de inventarios y de distribución, por la inexacta identificación y clasificación
de los artículos, errores de comprobación por la falta de peso, volumen,
capacidad, etc. lo que producirá generalmente pérdidas para el almacén y dife-
rencias entre la situación contable y la física.
Además del personal que tiene que verificar los artículos, se debe disponer de
medios necesarios para que este personal pueda identificarlos, es decir, debe
contar con los catálogos apropiados, winchas, metros, calibradores, etc. que le
permitan certificar las medidas, denominaciones, códigos, etc., de cada uno de los
artículos que está recibiendo. El que recibe debe ser desconfiado por sistema, y
creer solamente en lo que ve y comprueba, debe tener en cuenta que los medios
para pesar, medir, calibrar, son sus mejores herramientas de trabajo y todo lo que
llega debe hacerlo controlando a conciencia antes de poner su Visto Bueno, ya
que la responsabilidad que le cabe al dar ingreso a los artículos obliga a la entidad
y por ello sólo debe ponerlo ante la seguridad absoluta de que está recibiendo lo
que se solicitó.
Para llevar a cabo una buena verificación o control de los artículos que llegan al
almacén, es necesario dictar normas o pautas que ayuden al recepcionista y le
faciliten su labor. Ellas se refieren a:
Igualdad de terminología y clasificación entre Compras, Almacenes y los usuarios.
Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los

artículos, lotes o forma en que deben llegar, guías de remisión que deben enviar,
etc.
Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:
Criterios de comprobación cuantitativa
Criterio de estibaje antes del control
Registros a efectuar
Métodos y medios a usar en el transporte interno
Responsabilidad en cuanto a recepción en sí, al control de la calidad, condiciones

técnicas exigibles, cantidad etc.
Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las condiciones

necesarias, o que lleguen deterioradas, reclamos al seguro en caso de que la
mercadería esté asegurada.
En resumen, hay que prever todos los problemas que puedan presentarse en la
verificación y definir la forma de solucionarlos rápidamente, para evitar el aumento
en el costo de la recepción de los artículos y la pérdida de tiempo'.
Entrega a los depósitos, ingreso de los artículos, informes o partes por emitir.
Realizada la verificación o control, para dar por terminada la recepción hay que
entregar el o los materiales o artículos a los depósitos que van a almacenarlos, y
comunicar a los interesados y al Jefe del Almacén de la llegada de la mercadería,
indicando las novedades encontradas y estableciendo las condiciones en que se
ha recibido o se ha producido la recepción. Para hacerlo hay que pre : parar un
parte o informe de recepción, en el cual se consideren todos los datos
correspondientes y necesarios para que Compras, Producción o Ventas, Control y
Contaduría, además de Almacenes tengan los elementos convenientes para
proceder a efectuar el pago, o los reclamos, o la utilización de la mercadería
llegada.
Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos

llegados y que entregan a los depósitos en que deben guardarse, recibiendo a su
vez la conformidad del jefe de dicho depósito de que ha recibido los artículos en
buenas condiciones y donde .o en qué lugar se han colocado; en esta forma, el
informe o parte hecho por recepción es completado en el almacén y
posteriormente enviado al jefe de almacenes para que proceda a informar a su
Vez a los elementos interesados de acuerdo a lo expresado líneas arriba.
Es necesario insistir en la importancia de la recepción y el ingreso de los artículos

a los depósitos y para ello se debe establecer como norma el no pagar ninguna
factura sino tiene la conformidad del almacén, que comprueba haber recibido el o
los artículos de acuerdo a las especificaciones y cantidades en que fueron
solicitadas y que se han recibido de acuerdo con la orden de compra y la guía de
remisión del proveedor.
Recomendaciones a los encargados de la recepción. Para terminar ese aspecto

del almacenaje, se dan a continuación alguna recomendaciones que todo
recepcionista debe tener presente.
La desconfianza sirve más en la recepción de materiales que la excesiva

confianza o la indiferencia
Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está seguro, de

que es exactamente lo solicitado.
No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor o del usuario para ingresar
los artículos sin una buena revisión y control.
Hay que pesar todo aquello que deba pesarse, medir lo que debe medirse y contar
lo que debe contarse; no fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la
responsabilidad es muy grande..
Realizar el control sobre el suelo, nunca sobre el vehículo o medio en que llega el
artículo.
Revisar la documentación que traen los bultos, ella servirá para efectuar la
recepción y los controles correspondientes.
Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer

esfuerzos, por segundad del personal y del artículo que se está recibiendo.
Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que
denoten alteraciones.
Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contengan líquidos, no sea
que se hayan derramado.
Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.
Utilizar la Orden de Compra para efectuar la verificación y realizar ésta en orden,

sin apresuramiento y de acuerdo a un plan.
Pedir ayuda cuando los conocimientos no permitan identificar un artículo, con ello
solamente se está asegurando que lo que so recibe es conforme.
Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última hora.
Procurar que los artículos permanezcan el menor tiempo posible en' recepción, se
debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia, pero no por ello descuidar
el control.
3.2 Almacenamiento propiamente dicho.

Consiste en guardar los artículos, ubicándolos y cuidándolos de manera que
puedan entregarse en condiciones de ser utilizados, en el (momento que los
necesiten los consumidores. Para ello hay que contemplar varios aspectos
relacionados con el espacio de que se dispone y los artículos que se deben
almacenar, de manera de llegar a utilizar dicho espacio en la forma más adecuada
posible, permitiendo que todos los artículos puedan ser alcanzados fácilmente por
el personal de despachadores, o por el personal de inventarios para su control.
Es función del personal del almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya

establecido, ingresarlo en sus registros y dar cuenta de dicho ingreso para que
pueda ser retirado cuando lo necesiten, definiendo el código de ubicación que
indica el lugar en que se encuentran los materiales ingresados.
La forma de almacenar depende del artículo. En sí y de las disposiciones que la

jefatura de almacenes haya dictado, al respecto, teniendo en cuenta el sistema de
despacho que hay que ‘seguir y que se tratará posteriormente.
Los puntos que hay que contemplar en lo referente al almacenamiento

propiamente dicho son:
Ubicación de los artículos
Distribución de los locales
Métodos o procedimientos de almacenaje
Control de los artículos
Clasificación y simbolización de los artículos
Reposición
Que se tratarán minuciosamente más adelante.
3.3 Despacho o Entrega.

Consiste en entregar los artículos que guarda el almacén a cambio de una orden o
vale de salida, también denominada Nota de Entrega y que constituye un
comprobante del movimiento efectuado.
El despacho constituye la última parte del almacenamiento y en él hay que tener

en cuenta normas y procedimientos que faciliten y regulen la salida de los
artículos, por cuanto con la entrega se efectúa la rotación de ellos, y ésta debe ser
planificada para evitar la formación de pequeños saldos que generalmente llegan
a constituir existencias sin movimiento, en vista de su pequeña magnitud. Además,
hay que salir de los artículos antes de que hayan alcanzado el límite de
conservabilidad, y por ello es que en todos los artículos debe adoptarse el método
o sistema de que lo que entra primero sale primero, que se explica a continuación:
3.3.1 Sistema de lo que entra primero sale primero.

Se utiliza para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin
ser entregados por cuanto la llegada de nuevas remesas, en muchos casos al ser
ubicadas y acomodadas, condena a las existencias antiguas a continuar en el
depósito mientras las nuevas son despachadas. Para evitar esto, se acostumbra a
retirar de su ubicación las existencias antiguas y ordenar las nuevas, colocando
aquellas encima de manera que obligadamente sean despachadas primero.
Con este sistema se evita el deterioro o envejecimiento de las existencias más

antiguas, o mejor dicho, que un artículo de gran movimiento permanezca en el
Almacén sin efectuar su rotación.
La forma de realizar lo que se ha explicado puede efectuarse en determinadas

mercaderías pero en muchos casos en que los artículos son pesados resulta
sumamente costoso por los movimientos que hay que hacer. Por esta razón se
han previsto variaciones de este sistema que eviten el manipuleo innecesario de
las existencias antiguas pero que al mismo tiempo aseguren su salida.
Dichos sistemas son:
Sistema a base de cupones: Consiste en utilizar un cupón desglosable formado

de dos partes iguales,, que tienen el mismo número y donde se indica la ubicación
del artículo. Al llegar la mercadería se coloca el cupón desglosando una parte y
guardándola en cajones especiales en orden correlativo y de llegada. Cada vez
que el artículo sea solicitado, se saca el cupón más antiguo y se despacha el
artículo que tiene el mismo número, asegurándose así la rotación de todos los
artículos.
Sistema de doble área: Este sistema asigna a un artículo doble área de la que
necesita para su almacenamiento, de manera que al llegar una remesa nueva se
almacena en el espacio libre de la ubicación y no se despacha hasta terminar con
la. Que ya existía. Como inconveniente de este sistema, podemos mencionar la
necesidad de contar con el doble de espacio, lo que muchas veces no es posible
tener.
Sistema de separación móvil: Es utilizado generalmente con artículos que

pueden apilarse, es decir, colocarse unos encima de otros, y consiste en
despachar siguiendo una dirección, una vez formada la pila o ruma, por ejemplo
de derecha a izquierda. A la llegada de una nueva remesa, sé colocan los
artículos recién llegados, en el espacio libre dejado por los sucesivos despachos
efectuados, o sea, a la derecha, y se comienza a despachar del lado contrario es
decir de izquierda a derecha, cambiando en esta forma el sentido o dirección en
que se toman los artículos para su entrega. Hay que tener especial cuidado en
vigilar los que quedan al centro para evitar que al cambiar de Dirección no se
despachen y se produzca 16 que queremos evitar, es decir, su envejecimiento en

"el almacén.
d) Sistema de alimentación por gravedad: Consiste en el ordenamiento de los

artículos nuevos en la parte superior del estante o ubicación que ocupan; e irlos
despachando por la parte inferior, de manera que siempre se despachen los más
antiguos y queden los más nuevos. Se utiliza generalmente con artículos
envasados en cilindros o cajas circulares, pudiendo utilizarse ranflas o estantes
inclinados y diseñados especialmente de manera que los cilindros o cajas se
deslicen. En este caso se colocan los nuevos en la parte alta o superior. Y se
despacha de abajo. Todos estos sistemas son variaciones del denominado "lo que
entra primero sale primero", depende de los artículo para adoptarlos, sobre todo si
se tiene en cuenta que permite la renovación o rotación de todas las mercaderías.
Entrega de Artículos.-Los artículos sólo pueden ser entregados por el almacén a

cambio de una orden o nota de salida debidamente autorizada. Por consiguiente,
es conveniente establecer ciertas normas para la entrega, de manera de evitar
tropiezos al personal de almacenes y asegurarse el control de las salidas. Por
ejemplo, es conveniente diseñar las órdenes o notas de salida o entrega de
manera que contengan todos los datos que requiere contaduría y almacenes para
efectuar su control y así se tendrá que colocar el nombre y símbolo del artículo
deseado, la cantidad que se solicita y-la unidad de medida o despacho, quien lo
solicita y para qué, etc., está demás decir que dichas órdenes deben considerar
las firmas de las personas que entregan, reciben y autorizan la salida del artículo.
También resulta muy conveniente que en el almacén exista un catálogo de las

firmas que pueden autorizar la salida de los artículos, para que el despachador
pueda efectuar la confrontación de las firmas que autoriza y que figura en la orden,
evitando así que salga la mercadería con cualquier firma.
Formas de Entrega: La entrega de los artículos puede hacerse en el mismo

almacén o puede ser éste el que lo lleve hasta el consumidor, dependiendo la
forma de entrega del volumen de las salidas y sobre todo de la preparación o
planeamiento que realicen en su trabajo los que necesitan los artículos.
En los casos de los almacenes comerciales, se utilizan generalmente ambas

formas, pues se entrega en el propio almacén o se envía al consumidor por medio
del elemento o dependencia Transportes de la entidad.
Lo esencial en ambas formas es que exista la Nota, Vale u Orden de Salida y que
sea firmada por la persona que retira el artículo, por cuanto constituye
comprobante de la salida o entrega-efectuada y representan para el almacenero lo
que los cheques para el Banco, salvo que en vez de entregar dinero se entrega su
equivalente en el artículo que se está despachando.
3.4 Control.
Este aspecto del almacenamiento, que hemos considerado en último lugar en el
ciclo que estudiamos, se realiza durante todo el, desde la recepción hasta la
entrega y debe ser hecho por el propio personal del almacén, salvo en los
controles cualitativos en que muchas veces tendrá que intervenir personal
especialista y conocedor de las condiciones técnicas que debe requerir el artículo,
es decir Control de Calidad.
En muchas empresas por la magnitud de artículos y del movimiento de éstos,

existe una dependencia especial separada del almacén que se encarga del control
de las existencias, es decir, del control del movimiento de ellas para así poder
evitar su agotamiento o su inmovilidad. El estudio del Control de Existencias lo
veremos posteriormente.
4. DISEÑO FÍSICO DEL ALMACÉN

El papel de los almacenes en la cadena de abastecimiento ha evolucionado de ser
instalaciones dedicadas a almacenar a convertirse en centros enfocados al
servicio y al soporte de la organización. Un almacén tiene un impacto fundamental
en el éxito global de la cadena logística. Para ello este centro debe estar ubicado
en el sitio óptimo, estar diseñado de acuerdo a la naturaleza y operaciones a
realizar al producto, utilizar el equipamiento necesario y estar soportado por una
organización y sistema de información adecuado. Los objetivos del diseño, y
layout de los almacenes son facilitar la rapidez de la preparación de los
pedidos, la precisión de los mismos y la colocación más eficiente de las
existencias, todos ellos en pro de conseguir potenciar las ventajas competitivas
contempladas en el plan estratégico de la organización, regularmente
consiguiendo ciclos de pedido más rápidos y con mejor servicio al cliente.
4.1. CONTENIDO DE LOS ALMACENES

El diseño de las instalaciones hace parte de los procesos estratégicos que debe
ejecutar la gestión de almacenes, dicho diseño debe incluir:
 Número de plantas: preferentemente almacenes de una planta.

 Planta del almacén: diseño en vista de planta de la instalación.
 Instalaciones principales: Columnado, instalación eléctrica, ventilación,
contra-incendios, seguridad, medio ambiente, eliminación de barreras
arquitectónicas.
 Materiales: principalmente los suelos para los cuales se debe tener

presente la resistencia al movimiento de los equipos de manutención, la
higiene y la seguridad.
4.2. LAY-OUT
Como se describe en la segunda fase del diseño de almacenes, el Lay-Out
corresponde a la disposición de los elementos dentro del almacén. El Lay-Out de
un almacén debe asegurar el modo más eficiente para manejar los productos que
en él se dispongan. Así, un almacén alimentado continuamente de existencias
tendrá unos objetivos de Lay-Out y tecnológicos diferentes que otro almacén que
inicialmente almacena materias primas para una empresa que trabaje bajo pedido.
Cuando se realiza el Lay-Out de un almacén, se debe considerar la estrategia de
entradas y salidas del almacén y el tipo de almacenamiento que es más efectivo,
dadas las características de los productos, el método de transporte interno dentro
del almacén, la rotación de los productos, el nivel de inventario a mantener, el
embalaje y pautas propias de la preparación de pedidos.
4.3. MODELOS DE GESTIÓN SEGÚN LA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE LOS

ALMACENES
Un óptimo diseño de las instalaciones de un almacén y un centro de distribución
debe redundar en un adecuado flujo de materiales, minimización de costes,
elevados niveles de servicio al cliente y óptimas condiciones de trabajo para los
empleados.
Cuando la organización opta por ejercer la gestión física del almacén, se debe
decidir acerca del modelo de gestión que se aplicará a nivel operativo, con base
en su organización física. Según la organización física se considera dos tipos de
modelos de gestión operativa de los almacenes, estos son el Almacén
Organizado y el Almacén Caótico.
 GESTIÓN DEL ALMACÉN ORGANIZADO

Principio: Cada referencia tiene asignada una
ubicación específica en almacén y cada ubicación
tiene asignadas referencias específicas.
Características:
 Facilita la gestión manual del almacén

 Necesita preasignación de espacio (independientemente de existencias).
 GESTIÓN DEL ALMACÉN CAÓTICO

Principio: No existen ubicaciones pre-
asignadas. Los productos se almacenan
según disponibilidad de espacio y/o criterio del
almacenista.
Características:
 Dificulta el control manual del almacén

 Optimiza la utilización del espacio disponible en el almacén
 Acelera el almacenamiento de mercancías recibidas
 Requiere sistemas de información electrónicos
4.4. PRINCIPIOS DE LA DISTRIBUCIÓN DE ALMACENES

Existen una serie de principios que deben seguirse al momento de realizar la
distribución en planta de un almacén, estos son:
 Los artículos de más movimiento deben ubicarse cerca de la salida para

acortar el tiempo de desplazamiento.
 Los artículos pesados y difíciles de transportar deben localizarse de tal
manera que minimicen el trabajo que se efectúa al desplazarlos y
almacenarlos.
 Los espacios altos deben usarse para artículos predominantemente ligeros
y protegidos.
 Los materiales inflamables y peligrosos o sensibles al agua y al sol pueden
almacenarse en algún anexo, en el exterior del edificio del almacén.
 Deben dotarse de protecciones especiales a todos los artículos que lo
requieran.
 Todos los elementos de seguridad y contra incendios deben estar situados
adecuadamente en relación a los materiales almacenados.
4.5. DISEÑO EXTERNO DE ALMACENES

EDIFICIOS Y ZONAS EXTERNAS
Cuando abordamos la infraestructura de un
almacén es intrínseco el abordaje de aspectos
claves como los son la seguridad y la
productividad de las operaciones se efectúen. Tener la posibilidad de trabajar el

diseño del edificio y las zonas externas del almacén partiendo de las necesidades
logísticas de la organización es una ventaja vital, y al mismo tiempo una gran
responsabilidad de gestión, dado que de las decisiones que se tomen al respecto
dependerá el rendimiento de los tiempos que tardan en realizarse las operaciones
de traslado y manipulación de unidades, la optimización de las condiciones de
seguridad y el máximo aprovechamiento del espacio disponible.
El diseño externo del almacén abarca la orientación del edificio, las vías de
acceso, muelles, andenes, plataformas, pasarelas, rampas, puertas, dimensiones
del edificio destinado al almacenamiento (superficie, altura).
 ACCESOS
El diseño de accesos es un aspecto fundamental cuando se busca minimizar la
interferencia entre los vehículos que participan del proceso de entrega y recogido
desde y hacia el almacén, así como también busca minimizar la interferencia entre
los medios de carga y descarga y el personal que transita por las vías de servicio.
Para planificar de la mejor manera los accesos y cerramientos se debe tener en
cuenta que:
 Los accesos en forma de "Y" son los que ofrecen mayores ventajas; los
vehículos que entran en el almacén pueden abandonar rápidamente la
carretera sin bloquear el tráfico; y los que salen pueden incorporarse al
tráfico con mayor facilidad.
 La carretera de acceso directo al almacén deberá ser - preferentemente -
de doble calzada, y su longitud no será inferior al doble del camión más
largo.
 Las vías de servicio pueden ser dobles (de anchura superior a 8 metros) o
simples (de anchura superior a 4 metros), siendo estas últimas las que
permiten la circulación más segura.
 Las superficies de rodadura deben soportar el peso de los camiones (entre
25 y 70 toneladas), y grandes escarchas (bloques de hielo que la superficie
debe soportar eventualmente) si las condiciones medioambientales dan
lugar a ello.
 El tráfico debe ordenarse en el sentido contrario a las agujas del reloj, de

esta manera la visibilidad del conductor (sentado al lado izquierdo) es mejor
cuando maniobra y retrocede hacia los muelles.
 Las puertas de acceso tienen que ser independientes para peatones y para
vehículos.
 Muelles
Los muelles son plataformas de hormigón adosadas al almacén, cuyo propósito es

que el suelo de este quede a la misma altura de la caja del camión. Antes de
decidir dónde situarlos es necesario contemplar los siguientes factores:
 Utilización del almacén: Se debe realizar un estudio de los tipos de carga,

la frecuencia de los ingresos, la necesidad de espacio para los camiones,
etc. También se puede asignar las entradas que se pueden atender en
cada muelle y destinar unos muelles para entradas JIT (Justo a Tiempo) y
otras para el resto.
 Camiones de gran capacidad: La zona adyacente a los muelles debe ser
de hormigón para evitar que los semi remolques se hundan cuando están
separados de las cabezas tractoras y quedan suspendidos sobre las patas
de apoyo. También se debe reservar una zona para aproximación,
maniobra de camiones grandes.
 Rampas y pendientes de acceso: Son necesarias para que las carretillas
elevadoras puedan acceder a la zona de rodadura y al interior de los
camiones, pero estas deben reducirse al mínimo en las zonas de los
muelles. Para camiones de gran volumen es necesario contar con
dispositivos especiales como muelles de regulación hidráulica o tijeras
elevadoras instaladas en el suelo.
 Ubicación de los muelles: Según los expertos, la mejor ubicación de los
muelles es en la calle lateral del edificio, lo cual permite un diseño funcional
en forma de "U" , combinando así en una misma área la recepción y la
expedición, permitiendo una mayor flexibilidad en la carga y la descarga de
vehículos, dado que se puede dar una mayor utilización al personal y al
equipo; sin embargo esta no es la única alternativa, también existen
diseños en forma de "T" y en línea recta, cuya necesidad de aplicarlos la
indicará el flujo de mercancías.
 Posición de camiones: La cantidad de muelles o posiciones de camión

dependen del volumen de entregas, del tiempo que se requiere para
efectuar las descargas y el traslado de las mercancías recibidas, además
de los medios de manipulación existentes. El número de puestos debe ser
igual al número máximo de camiones que cargan al mismo tiempo,
considerando que los transportistas, generalmente hacen entregas en las
horas de la mañana y las recogidas en la tarde. Un factor no menos
importante a considerar es la posibilidad de expansión e instalación de
muelles adicionales.
 Zonas de Carga y Descarga

La ubicación de las zonas de carga y descarga está sumamente condicionada por
la orientación del edificio y la distribución de los edificios colindantes. Si el
almacén se encuentra situado en una parcela con acceso desde varias calles,
podemos diseñar zonas de carga y descarga en cualquiera de los frentes, pero si
solo se cuenta con una entrada por una calle, la apertura será en una sola
dirección. Un factor vital que influye en el diseño de las zonas de carga y descarga
es el flujo deseado de mercancías, en este caso y según el flujo conveniente se
puede optar por un diseño de zonas de carga y descarga que faciliten un flujo en
"U", en "T" o en línea recta.
Según el medio de transporte que se utilice en el almacén se deberá decidir si es

conveniente que estas zonas de carga y descarga se encuentren ubicadas en el
almacén o fuera de él (pero en su entorno), esta última alternativa es muy utilizada
en plataformas logísticas y en centros integrados de mercancías, lugares donde
predomina el transporte por buques, aviones o trenes.
4.6. DISEÑO INTERNO DE ALMACENES

Efectuar la distribución del espacio interno de un almacén es un proceso
sumamente complejo que requiere de superar las restricciones de espacio físico
edificado y las necesidades proyectadas de almacenamiento (necesidades futuras
de expansión). Las decisiones que desde la gestión de almacenes se tomen
respecto a la distribución general deben satisfacer las necesidades de un sistema
de almacenamiento que permita la consecución de los siguientes objetivos:
 Aprovechar eficientemente el espacio disponible

 Reducir al mínimo la manipulación de materiales.

 Facilitar el acceso a la unidad logística almacenada.
 Conseguir el máximo índice de rotación de la mercancía.
 Tener la máxima flexibilidad para la ubicación de productos.
 Facilitar el control de las cantidades almacenadas.
Estos objetivos nacen del reconocimiento de los siguientes siete principios básicos
del flujo de materiales:
Principio Descripción
Cuanto mayor sea la unidad de manipulación, menor número de

Unidad Máxima movimientos se deberá de realizar, y, por tanto, menor será la mano de
obra empleada.
Cuanto menor sea la distancia, menor será el tiempo del movimiento, y,

Recorrido Mínimo por tanto, menor será la mano de obra empleada. En caso de instalaciones
automáticas, menor será la inversión a realizar.
Cuanto menor sea el espacio requerido, menor será el coste del suelo y
Espacio Mínimo
menores serán los recorridos.
Cuanto menor sea el tiempo de las operaciones, menor es la mano de

Tiempo Mínimo obra empleada y el lead time del proceso, y, por tanto, mayor es la
capacidad de respuesta.
Cada manipulación debe de añadir el máximo valor al producto o el

Mínimo número de
mínimo de coste. Se deben de eliminar al máximo todas aquellas
manipulaciones
manipulaciones que no añadan valor al producto.
Si conseguimos agrupar las actividades en conjuntos de artículos similares,

Agrupación mayor será la unidad de manipulación y, por tanto, mayor será la
eficiencia obtenida.
Todo proceso no equilibrado implica que existen recursos

Balance de líneas sobredimensionados, además de formar inventarios en curso elevados y,
por tanto, costosos.
El Lay-Out de un almacén debe evitar zonas y puntos de congestión, a la vez que

debe facilitar las tareas de mantenimiento y poner los medios para obtener la
mayor velocidad de movimiento; de esta forma se reduce por principio de flujo de
materiales el tiempo de trabajo. La distribución interior de la planta del almacén se
hace conjugando la conexión entre las distintas zonas del almacén con las puertas
de acceso, los obstáculos arquitectónicos (pilares, columnas, escaleras,
restricciones eléctricas, etc.), los pasillos y pasos de circulación (pasos seguros).
Sin embargo, los factores de mayor influencia en la planificación de las zonas
interiores son los medios de manipulación y las características de las mercancías,
aunque vale la pena aclarar que:
"Los flujos de materiales deben condicionar el equipamiento a utilizar y nunca al
contrario".
Por ello, antes de organizar los espacios se debe analizar las siguientes
necesidades:
 Carga máxima de los medios de transporte externo, así como el equipo de

transporte interno (carretillas, elevadoras, montacargas, grúas) y el tiempo
necesario para cada operación.
 Características de las unidades a almacenar, tales como la forma, el peso,
propiedades físicas.
 Cantidad que recibimos en suministro y frecuencia del mismo: diario,
semanal, quincenal, mensual.
 Unidades máximas y mínimas a almacenar de cada una de las unidades, en
función de las necesidades y la capacidad de almacenamiento.
En todo almacén existen cuatro zonas que deben de estar perfectamente

delimitadas, estas son: recepción, almacenaje, preparación de
pedidos y expedición. Es muy común encontrar que estas zonas se subdividan
en una o varias áreas en función de las actividades que se realicen, el volumen de
la mercancía, del número de referencias, etc.
Distribución Interna del Almacén
 Área de control de calidad

Zona de recepción  Área de clasificación
 Área de adaptación
 Zona de baja rotación

 Zona de alta rotación
 Zona de productos especiales
Zona de almacenamiento
 Zona de selección y recogida de mercancías
 Zona de reposición de existencias
 Zonas integradas: Picking en estanterías

Zona de preparación de pedidos  Zonas de separación: Picking manual
 Área de consolidación
 Área de embalajes
Zona de expedición o despacho
 Área de control de salidas
 Área de devoluciones
 Área de envases o embalajes
 Área de materiales obsoletos
Zonas auxiliares
 Área de oficinas o administración
 Área de servicios
4.7. DISTRIBUCIÓN EN PLANTA DEL FLUJO DE UNIDADES

Teniendo en cuenta las consideraciones anteriores respecto al flujo de materiales,
se puede implementar una distribución del flujo de materiales en forma de "U", de
"T" o en línea recta.
DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN "U"
Entre sus principales ventajas podemos destacar:
 La unificación de muelles permite una mayor flexibilidad en la carga y descarga de

vehículos, no sólo en cuanto a la utilización de las facilidades que tengan los
referidos muelles, sino que a su vez permite utilizar el equipo y el personal de una
forma más polivalente.
 Facilita el acondicionamiento ambiental de la nave, por constituir un elemento más
estanco sin corrientes de aire.
 Da una mayor facilidad en la ampliación y/o adaptación de las instalaciones
interiores.
DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN LÍNEA RECTA

Las características más importantes se derivan precisamente de esa
especialización de muelles; ya que uno se puede utilizar, por ejemplo, para la
recepción de productos en camiones de gran tonelaje, tipo trailers, lo que obliga a
unas características especiales en la instalación del referido muelles, mientras que
otro puede ser simplemente una plataforma de distribución para vehículos ligeros
(furgonetas), cuando se efectúa, por ejemplo, un reparto en plaza. Indudablemente
este sistema limita la flexibilidad, obligando largo plazo a una división funcional
tanto del personal como del equipo destinado a la carga y descarga de vehículos.
El acondicionamiento ambiental suele ser más riguroso para evitar la formación de
corrientes internas.
DISTRIBUCIÓN PARA UN FLUJO EN FORMA DE "T"

Este Lay-Out es una variante del sistema en forma de U, apropiado cuando la

nave se encuentra situada entre los viales, porque permite utilizar muelles
independientes.
4.8. IDENTIFICACIÓN DE UBICACIONES

Tal como se mencionó en el módulo de Gestión de Almacenes, el manejo de la
información sustenta la eficiencia y la efectividad de los flujos físicos. Por esta
razón todas las zonas que componen el almacén deben de permanecer
perfectamente identificadas (esta codificación debe ser conocida por todo el
personal habilitado para entrar en el almacén). Las prácticas más comunes
abordan la delimitación de las zonas por colores, o la presencia de carteles con la
denominación de las zonas, ya sean colgados o posados en el suelo.
Toda ubicación que se encuentre en el almacén debe poseer su respectiva

codificación (única) que la diferencie de las restantes. El método de codificación
que se utilice es decisión propia de la empresa, ya que no existe un estándar de

codificación perfecto para todas las empresas.
Las ubicaciones en la zona de almacenamiento pueden codificarse tanto por

estantería como por pasillo.
 Codificación por estantería: Cada estantería tendrá asociada una codificación

correlativa, del mismo modo que en cada una de ellas, sus bloques también
estarán identificados con numeración correlativa, así como las alturas de la
estantería, empezando por el nivel inferior y asignando números correlativos
conforme se asciende en altura.
 Codificación por pasillo: En este caso, son los pasillos los que se codifican con
números consecutivos. La profundidad de las estanterías se codifica con
numeraciones de abajo hacia arriba, asignando números pares a la derecha e
impares a la izquierda, y empezando por el extremo opuesto en el siguiente
pasillo.

La Funcion Almacenes y Su Organizacion 2

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ADMNISTRACION LOGISTICA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y

LA FUNCION ALMACENES Y SU ORGANIZACION

Actualmente las modernas técnicas de organización de empresas y la reunión de

1. ORIGEN DEL ALMACEN

2. ORGANIZACION DEL ALMACEN

La finalidad mencionada es comprensible, por cuanto el personal de almacén está

2.2 Actividades y Deberes

a) Recibirlos materiales que envía el proveedor u otro almacén.

b) Descargarlos, desembalarlos y verificarlos.

c) Entregarlos a los depósitos

e) Preocuparse por su mantenimiento, evitando su deterioro o pérdida.

f) Controlar su estado y ubicación

g) Entregarlos cuando los soliciten con autorización

Controlar su movimiento físico para solicitarlos en caso necesario.

Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los

Recibir los materiales

Entregarlos con autorización

Y que constituyen un ciclo, ya que una vez solicitada su renovación se volverá al

2.3 Elementos del Almacén.

similitud y la asignación a elementos idóneos que con su labor permitirán lograr la

Si se analizan las actividades expuestas y su agrupación se podrá determinar los

La clasificación de los materiales facilita el control y permite mejorarlo, dando lugar

Por ello deben constituir- otro elemento que en muchas empresas y

Almacenar los materiales significa guardarlos en un lugar determinado en el cual

El mantenimiento o cuidado de los materiales, consiste en cuidarlos y evitar su

Hecho el análisis, completamente simple, de las actividades que se realizan en el

Y que al desempeñar las tareas inherentes a sus funciones deberán, actuar

2.4 Funciones de los elementos

Jefatura de Almacenes. Dirigirá y coordinará la labor de los diferentes elementos

Recepción. Recibirá los artículos que lleguen al almacén, comprobando si son

Almacenamiento propiamente dicho. Recibirá los artículos, que le entrega

Control. Controlará el movimiento de las existencias, estableciendo el momento

Mantenimiento. Se encargará de mantener en buen estado de conservación y

Su principal preocupación debe ser reducir al mínimo los gastos de recepción y

Para poder realizar la descarga, el encargado de la recepción tendrá que disponer

ésta se lleve a cabo en las mejores condiciones y lo más rápidamente que se

Aunque el desembalaje es una labor prácticamente sencilla, debe realizarse con el

Inspección, Verificación o chequeo.- Consiste en determinar si se trata

Esta parte de la recepción, es posiblemente la más importante, por cuanto de ella

La inspección o verificación se realiza bajo dos aspectos, una cuantitativa y otra

evitando así una mala recepción. Si la empresa dispone de una dependencia de

Es conveniente tener en cuenta que la verificación de los artículos a su llegada

Igualdad de terminología y clasificación entre Compras, Almacenes y los usuarios.

Modalidad de entrega por los proveedores, referentes a acondicionamiento de los

Modalidad de recepción para cada tipo de material, estableciendo:

Criterios de comprobación cuantitativa

Criterio de estibaje antes del control

Métodos y medios a usar en el transporte interno

Responsabilidad en cuanto a recepción en sí, al control de la calidad, condiciones

Procedimiento a seguir en cuanto a mercaderías que no reúnan las condiciones

Recepción debe entregar un informe indicando detalladamente los artículos

Es necesario insistir en la importancia de la recepción y el ingreso de los artículos

Recomendaciones a los encargados de la recepción. Para terminar ese aspecto

La desconfianza sirve más en la recepción de materiales que la excesiva

Se debe firmar el ingreso de los artículos solamente cuando se está seguro, de

Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer

Dar al personal la seguridad necesaria al recibir artículos peligrosos.

Utilizar la Orden de Compra para efectuar la verificación y realizar ésta en orden,

Preparar los medios para realizar la identificación, no buscarlos a última hora.

3.2 Almacenamiento propiamente dicho.

Es función del personal del almacén ubicar los materiales de acuerdo a lo ya

La forma de almacenar depende del artículo. En sí y de las disposiciones que la