UNIVERSIDAD EAN

GESTIÓN TECNOLÓGICA Y DEL CONOCIMIENTO

GUÍA 2. LA PRÁCTICA DE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

AUTOR
ADRIANA PAOLA DEL VALLE PUELLO

DIANA CAMILA SALINAS CASTILLO

LEIDY JOHANNA DIAZ GASPAR

BOGOTÁ
2019

1
 INDICE

INTRODUCCIÓN 6

RESUMEN 7

ABSTRACT 7

ACTIVIDAD 1 INDIVIDUAL - CONTEXTUALIZACIÓN DE GESTIÓN DEL

CONOCIMIENTO. 8

ACTIVIDAD 2 GRUPAL - LA PRACTICA DE LA GESTION DEL

CONOCIMIENTO 10

1. Desarrolle una propuesta para gestionar el conocimiento en la empresa 10

1.1 Seleccione uno de los modelos expuestos 10

1.2 Propuesta de implementación en la empresa 10

1.2.1 Mencionar tipos de tecnologías, estrategias y que beneficios se pueden

obtener. 12

1.3 Evaluación de madurez de la gestión del conocimiento de Garrigues 16

1.4 Presente una propuesta con tecnologías de la información para mejorar la

gestión del conocimiento 18

CONCLUSIÓN 20

REFERENCIAS 21

-2-
 LISTA DE TABLAS/FIGURAS

Figura 1 Modelo de Knowledge Management Assessment Tool ............................................ 12

Figura 2 Tecnologías usadas por Garrigues ............................................................................. 13

-3-
 LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Resumen aplicaciones tecnológicas – Garrigues ........................................................ 13

Tabla 2 Modelo de madurez de la gestión del conocimiento de corte funcionalista ............... 16

-4-
 LISTA DE IMAGENES

Tabla 1 Resumen aplicaciones tecnológicas – Garrigues ........................................................ 12

Tabla 2 Modelo de madurez de la gestión del conocimiento de corte funcionalista ............... 15

INTRODUCCIÓN

Con el desarrollo de la guía 2 de gestión tecnológica abordaremos uno de los temas más
importante en el desarrollo estratégico y competitivo de la empresa Garrigues, en relación a
la práctica de la gestión del conocimiento, en primer lugar, se hará un análisis de modelo que
aplica la empresa asimismo como de las herramientas tecnológicas que utiliza para reducir
tiempo en los procesos, automatizarlos y especialmente conocer el manejo que se le está
dando a la información.

Adicionalmente se elaborará un análisis de madurez de Garrigues para conocer en la

actualidad como está orientada y a qué nivel en relación a los manejos de la gestión del
conocimiento. Garrigues es una firma que no escatima en la inversión que hace en su
Departamento de Gestión del conocimiento, se evidencia un reconocimiento de las entidades
oficiales por su buen hacer.

Finalmente tras el análisis y la evaluación se procederá a realizar una propuesta encaminada a

las mejoras de las falencias detectadas en las áreas de gestión del conocimiento y las
herramientas tecnológicas utilizadas por Garrigues.

-5-
 RESUMEN.

La organización inteligente moviliza los diferentes tipos de conocimiento con el fin de

incrementar el rendimiento. Las metas cambian constantemente, su comportamiento se adapta
en base al conocimiento de sí misma y del modo en que se desarrolla. La organización
inteligente es un organismo vivo que aprende, crea, adquiere, organiza, amplia, renueva y
comparte su conocimiento, aplica el conocimiento para determinar el comportamiento, las
organizaciones compiten en base a su conocimiento. Las empresas no se pueden basar sólo en
su propia capacidad de procesar datos, sino también en la creatividad e innovación de los
colaboradores. Una empresa es un organismo vivo que se alimenta de información y
conocimiento. A través de la gestión del conocimiento se reconocen los métodos y recursos
de software que permiten organizar, compartir y capitalizar el conocimiento de la empresa.
Palabras Clave: Conocimiento, rendimiento, aprendizaje, innovación, creatividad.

ABSTRACT.

The intelligent organization mobilizes the different types of knowledge in order to increase
performance. The goals change constantly, their behavior adapts based on the knowledge of
itself and the way it develops. The intelligent organization is a living organism that learns,
creates, acquires, organizes, expands, renews and shares its knowledge, applies knowledge to
determine behavior, organizations compete based on their knowledge. Companies can not
rely only on their own capacity to process data, but also on the creativity and innovation of
employees. A company is a living organism that feeds on information and knowledge.
Through knowledge management, software methods and resources that allow organizing,
sharing and capitalizing the knowledge of the company are recognized.
Keywords: Knowledge, performance, learning, innovation, creativity.

-6-
 Actividad 1 Individual – Contextualización de gestión del conocimiento.

1. RESPONDA LAS PREGUNTAS QUE ENCONTRARA EN EL BOTÓN DE

EVALUACIONES DE LA PLATAFORMA “GUÍA 2 - ACTIVIDAD 1”.

Imagen 1: Autoevaluación 2.

Imagen 2: Autoevaluación 2 - Pregunta 1.

Escogi la C. Crea conocimiento tácito a partir de compartir experiencias de manera directa,

más que lo que se lee en los libros la experiencia que se obtiene a lo largo de la vida
profesional tiene más pero, ya que en el momento no se presentan igual a lo que no enseñan
en clase.

La socialización, implica el intercambio de conocimientos tácitos en sesiones de creatividad y

grupos de trabajo así como enseñanza de maestros a aprendices. (Conceptos y modelos de
gestión del conocimiento. (http://goo.gl/jwKvHA)).

-7-
Imagen 3: Autoevaluación 2 - Pregunta 2.

Escogi la B. Sistemas de administración de plataformas virtuales, ya que hice relación hacia

los servidores donde se guarda la información más no para difundir, publicidad y
comunicarse entre los mismos trabajadores.

Imagen 4: Autoevaluación 2 - Pregunta 3.

Escogi la B. Conocimiento tácito, porque el aprendizaje con experiencia es mucho mayor, ya

que en el momento nosotros como profesionales o encargados de algún departamento
debemos tomar decisiones rápidas y acertadas para solucionar lo que se nos presente, y así
formamos a los trabajadores a cargo de uno como gerente o encargado del puesto en el que
este.

La socialización, implica el intercambio de conocimientos tácitos en sesiones de creatividad y

grupos de trabajo así como enseñanza de maestros a aprendices. (Conceptos y modelos de
gestión del conocimiento. (http://goo.gl/jwKvHA)).

-8-
 Actividad 2 Grupal – La práctica de la gestión del conocimiento.

1. DESARROLLE UNA PROPUESTA PARA GESTIONAR EL CONOCIMIENTO

EN LA EMPRESA.

1.1 Seleccione uno de los modelos expuestos

En el año 1997 Garrigues contaba con un posicionamiento importante en España en el

sector legal y un poco como medida de previsión a la entrada del nuevo milenio y con las
ansias de modernizarse y ser un poco más competitivos saltando al mercado global, se dio la
fusión con la sociedad anglosajona Arthur Andersen Asesores Legales y Tributarios, la unión
de estas dos culturas fue muy importante para Garrigues porque absorbieron todo el
conocimiento del buen hacer con el que contaba Arthur Andersen desde la cultura
organizacional hasta el manejo de la gestión del conocimiento que hasta el momento para
Garrigues era proceso importante por el tipo de documentación que producían pero todo un
reto para salvaguardar y compartir dicho conocimiento.
Es así como Garrigues decide implementar nuevas políticas en el manejo de la
documentación, proceso de textos, la transfusión de conocimiento y las herramientas
tecnológicas que le permitirán cumplir dichas normas.

1.2 Propuesta de implementación en la empresa

La influencia de Arthur Andersen fue vital en la implementación del modelo de gestión

del conocimiento que Garrigues ha desarrollado a lo largo de los años, en sus inicios se basó
en el modelo de Knowledge Management, Assessment Tool, (KMAT) migrando
posteriormente al modelo de valor de Arthur Andersen.

Como menciona Jager, K (1998). The KMAT: Benchmarking Knowledge

Management. Educational Resources Information Center (ERIC), Pág 4., es un instrumento
de evaluación diagnostico construido sobre la base del modelo de Administración del
Conocimiento Organizacional en el cual el conocimiento se identifica, se crea, se organiza, se
aplica y se comparte; especialmente de manera colaborativa. Para permitir que el
conocimiento se utilice de una manera más efectiva el KMAT propone cuatro elementos
facilitadores:

-9-
 i. Liderazgo: Garrigues es consiente que la creación de conocimiento es su mayor
valor, este se crea inicialmente de parte individual donde los abogados hacen la
producción de textos jurídicos que posteriormente serán compartidos con el
comité de gestión del conocimiento, estos proceden a revisar los textos y
crearlos como modelos para que posteriormente sean publicados en el sistema
interno GPS ubicado en la intranet donde cualquier profesional puede
consultarlos.

ii. Cultura: Para Garrigues la cultura organizacional es vital en el funcionamiento

de la Gestión del conocimiento, es la propia organización quien se hace
responsables del conocimiento producido, su misión es salvaguardarlo y generar
estrategias, metodologías y herramientas para que este cumpla con su principal
función y es que sea compartido.

Adicionalmente Garrigues ha creado un laboratorio interno de ideas llamado

Think Tank formado por más de cien profesionales de diferentes categorías en el
cual se promueve una forma de trabajar diferente, más transversal, colaborativa
y flexible.

A través de la innovación Garrigues anima a sus empleados para que el

conocimiento se produzca de forma conjunta.

iii. Tecnología: Garrigues no escatima en la inversión del sector tecnológico, desde

las herramientas de última generación con las que funcionan todas sus oficinas
como las herramientas que pone a disposición para permitir la eficacia en los
procesos, ahorro de tiempo y calidad en los productos que son entregados a los
clientes, desde la más básica como la intranet hasta las más sofisticadas como
la plataforma collaborate, esta última ha sido tan innovadora que ha obtenido
reconocimiento internacional en su primer año de funcionamiento.
(https://www.garrigues.com/es_ES/noticia/garrigues-logra-el-premio-europeo-
la-mejor-gestion-del-conocimiento-en-los-managing-partners).

iv. Medición: según Jager, K (1998)., las prácticas de medición no incluyen solo
como la organización cuantifica su capital de conocimiento sino como se
asignan los recursos para impulsar el crecimiento, es así como Garrigues ha
identificado en el último el cierre de ejercicio 2018 que la correcta gestión del

- 10 -
 conocimiento de la mano de la tecnología ha permitido que no solo que el
despacho crezca de manera porcentual en relación a sus ingresos sino que
además de obtener más beneficios los costos correspondiente a ahorro de tiempo
y procesos ha disminuido. Herramientas tales como la aplicación Companion
permite hacer una revisión automatizada a los documentos de manera tal que los
abogados no inviertan tanto tiempo en este proceso que desde el año pasado ha
sido automatizada.

Figura 1 Modelo de Knowledge Management Assessment Tool

Fuente: http://www.bvs.sld.cu/revistas/aci/vol13_6_05/aci060605.htm (Consultado en marzo

2008).

En la actualidad Garrigues ha desarrollado sus propios sistemas de Gestión, cuenta con

un Departamento de Documentación y Gestión del conocimiento, formado por una red de 6
centros de documentación que dan cobertura a las 34 oficinas distribuidas en 13 países, este
Departamento cuenta con total autonomía y su objetivo estratégico está basado en la
tecnología e innovación.

1.2.1 Mencionar tipos de tecnologías, estrategias y que beneficios se pueden obtener.

El tipo de tecnologías utilizadas por Garrigues se dividen en 4 grandes grupos

clasificados por el tipo de usuario y aplicación, (i) a nivel interno, aplicaciones
destinadas para uso de los empleados; (ii) clientes, aplicaciones destinadas a mejorar la
comunicación con los clientes y a facilitar el acceso a la información de forma segura;
(iii) Gestión Documental, en este apartado aparecen todas las aplicaciones que

- 11 -
 corresponden al uso y almacenamiento de información y por último (iv) aplicaciones
destinadas a la comunicación eficiente.

Figura 2 Tecnologías usadas por Garrigues

Fuente: Elaboración propia

Tabla 1 Resumen aplicaciones tecnológicas – Garrigues

MODELO DE CREACIÓN DE VALOR DE ANDERSEN
Fase o etapa Tipo de Tecnología Como se utilizarán Beneficios
Conocimiento Valoración y DMS+ los usuarios Permite ahorrar
personal recomendaciones internos generan tiempo en la
documentos que tienen elaboración de
gran relevancia jurídica documentos al
por lo tanto les dan el declararlos como
status de definitivo y así modelos, cualquier
suben al sistema de profesional tiene

- 12 -
 MODELO DE CREACIÓN DE VALOR DE ANDERSEN
Fase o etapa Tipo de Tecnología Como se utilizarán Beneficios
modelos y acceso
publicaciones.

Conocimiento Intranet Acceso web interna, este Los empleados

Organizativo es el ABC de Garrigues tienen a la mano
donde se encuentran cualquier tipo de
desde las políticas información
internas hasta los necesaria para la
manuales de realización del
procedimientos, gestión trabajo.
de los Dptos,
información estratégica
y general
Conocimiento Gestión Documental Imanage: aplicación Seguridad en la
Organizativo mediante página web información
que permite el acceso al confidencial, este
gestor documental donde sistema permite el
se archiva toda la compartir los
información electrónica archivos a través de
link para ahorrar
espacio en los
buzones de correo y
permite seguimiento
estricto a los
documentos.
Permite el trabajo
colaborativo
Distribuir Groupware Collaborate: Permite el trabajo
Herramienta para colaborativo tanto
compartir información con internos como
tanto a nivel interno externos, genera el
como externo, es informe final el cual
especialmente utilizado permite ahorro de
por el Dpto Mercantil tiempo y margen de
para la realización de los error mínimos.
informes de Debida
Diligencia
Conocimiento Conferencias telefónicas Webex y Cisco: a través Se facilita la
organizacional de estas dos comunicación entre
herramientas se realizan oficinas ya que las
las comunicaciones no llamadas internas no
presenciales entre tienen costo,
oficinas y clientes, adicionalmente
generalmente por permite un trabajo
videolamada y llamdas más colaborativo y
telefónicas a través de IP personalizado
Conocimiento Mapas de conocimiento Garrigues In: Directorio Permite conocer a
personal interno, donde se las personas,

- 13 -
 MODELO DE CREACIÓN DE VALOR DE ANDERSEN
Fase o etapa Tipo de Tecnología Como se utilizarán Beneficios
encuentra la actividad de especialmente se
cada empleado, es el puede acceder a la
Facebook interno experiencia
profesional.

Distribuir Mensajería interna Jabber y Outlook: Permite la

sistemas de mensajería comunicación
interna, jabber permite interna y externa de
hacer llamadas a través forma fluida, Jabber
de los computadores y tiene un componente
tiene la opción de chat importante de
trabajo colaborativo
especialmente de
formación
Conocimiento Buenas prácticas Manuales de Tecnología Permite la consulta
organizacional en tiempo real tanto
de procesos como de
políticas internas
con el paso para
ejecutar su ejecución
tiene material tanto
audiovisual como
bibliográfico
Capturar Workflow Sap/Garrigues Work, A través de estas
Mobility, cliente pal aplicaciones se
permiten los
procesos contables,
creación de clientes,
consulta en línea
mediante teléfonos
móviles de
información
financiera, conflicto
de intereses y se
permite la
comunicación con
todas las
aplicaciones fuera
de la oficina.
Innovar Blog, Etiquetado social Blog Garrigues, Permite mejorar el
Facebook, lindkin, you reconocimiento de la
tube firma y compartir
conocimiento con
los clientes a través
de las publicaciones
de alertas,
newletters y

- 14 -
 MODELO DE CREACIÓN DE VALOR DE ANDERSEN
Fase o etapa Tipo de Tecnología Como se utilizarán Beneficios
boletines.
Fuente: Elaboración propia

1.3 Evaluación de madurez de la gestión del conocimiento de Garrigues

Realizar evaluación en base a la lectura

http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=257033592002

Tabla 2 Modelo de madurez de la gestión del conocimiento de corte funcionalista

Nivel de Descripción Personas Proceso Tecnología

madurez general

Inicial. Usa todo el La empresa es Todos los Cada rama de

conocimiento del consciente de procesos que se la organización
personal, que la gestión
realiza son necesita un
administrativos de del conocimiento
la empresa y es fundamental directamente sistema acorde
nuevo personal al para el con el cliente, con lo que
que escogen cada crecimiento.
sin compartir maneja.
año.
con otras
personas los
casos.

Conciencia. Garrigues es una Somos Todo proceso Por iniciativa

empresa que tiene conscientes de lleva un propia cada
clara la gestión de que el
registro el cual trabajador
conocimiento, a lo conocimiento es
largo de su el plus que tiene se utiliza para innova y crea
crecimiento se ha la organización. futuras su propio
consolidado una
consultas en mecanismo de
estructura
organizacional casos similares. trabajo.
fuerte.

Definido. Es una empresa Formación Con sistemas Cuenta con una

consolidada y continúa y guía

- 15 -
 muy estable, para iniciar su de información infraestructura
cuenta con proceso. que se manejan acorde para
sucursales en 20
Cada persona en la cada rama,
ciudades
diferentes a nivel tiene su rol en la organización, directivas y
mundial, con una empresa que
podemos medir clientela que
infraestructura desempeña a
cabalidad. la fluctuación maneja la
acorde para
atender a los de casos que se organización.
Las renovaciones
clientes como se van
de los contratos
lo merecen.
se realizan presentando.
dependiendo del
desempeño del
trabajador.

Gestionado / Garrigues al ser Capacitaciones Análisis Los sistemas

Establecido. una empresa tan avanzadas para cuantitativos de de información
reconocida a nivel mejorar el
los datos son
internacional, desempeño del
busca mantener la trabajador. (casos) para controlados
innovación y tener un para tener un
seguir con unos Seguimiento de
las variaciones registro de los funcionamiento
estándares
organizacionales que tengan las procesos que se óptimo de este.
claves que les den leyes nacionales llevan dentro
una ventaja frente e internacionales.
de la
a sus
competidores. organización.

Optimizar / Al ser una Compartir con Los procesos Las leyes son
Compartir. empresa de los mismos son revisados actualizadas
abogados, con compañeros de
constantemente continuamente
especialidades en trabajo en las
diferentes ramas infraestructuras para para siempre
del derecho, está de la mejorarlos. estar
en constante organización.
informados de
actualización e
innovación, esto las
se debe a que actualizaciones
deben estar en
de cada ley.
constante estudio
de investigación
de las leyes ya que

- 16 -
 cambian con
constante
frecuencia.

1.4 Presente una propuesta con tecnologías de la información para mejorar la gestión
del conocimiento

Los avances tecnológicos que se han de integrar a los sistemas de las organizaciones ofrecen
posibilidades infinitas para manejar la cantidad de datos. Sin embargo, los sistemas de
información pasan a convertir dichos datos de información valiosa en las organizaciones,
para darle manejo operativo, gerencial y el planteamiento estratégico que necesita la empresa.

Con estas tecnologías podemos observar los principios que deben ser latentes en la
administración de información y deben seleccionar las herramientas exactas par un entre
particular.

Los despachos se deben aprovechar los cambios y saber de qué modo dar valor y conseguir
ventaja hacia el cliente.

1. Herramientas de gestión: Esta herramienta ayuda a dar un impacto beneficio son

servidores donde se respaldan cada uno de los casos de los clientes, teniendo un acceso
remoto a los documentos del caso desde cualquier dispositivo.

2. Consultas jurídicas online: Crear un sitio web como el anterior se subirán y actualizaran
periódicamente los procesos que tenga abiertos la empresa, para que los clientes puedan
ingresar e investigar cómo va cada uno de los procesos, logrando portales de
comunicación solidos con los clientes y buscando aplicar más cada rama del despacho.

3. Evidencias digitales: Es la unión de varias herramientas que debe tener un despacho,

buscando mejorar la eficiencia y logrando mejorar la producción mediante procesos
automáticos.

- 17 -
4. Documentos inteligentes: Software que tiene la capacidad de organizar cientos de folios
que genera un caso y automatizan los archivos a partir de la digitalización y
convertirlos en un solo archivo.

Se espera que con estas cuatro diferentes propuestas que mencionamos anteriormente se
tengan mejoras que satisfagan las necesidades de la organización en función de su visión, con
la creación de un sitio web, se espera que la empresa preste mayores opciones a sus clientes
para ver cómo va la evolución de sus procesos, desde cualquier dispositivo, con esto se busca
que el cliente tenga mayor tranquilidad ya que puede ver cómo van los procesos y cuáles son
los avances que hay de ambas partes en los casos.

- 18 -
 CONCLUSIÓN

Teniendo presente que el objetivo principal de la gestión del conocimiento en las empresas es

identificar, capitalizar y valorizar el capital intelectual involucrando todo el personal, es

evidente que Garrigues no escatima en buscar mejoras continuas en todos los procesos de la

compañía involucrando tecnologías para gestionar el conocimiento generando riqueza a partir

de los activos intelectuales basados en el conocimiento.

Las tecnologías de la información permiten realizar la búsqueda de mejoras a la gestión del

conocimiento, las posibilidades de crear nuevas tecnologías son ilimitadas, basándose en ello

de proponen 4 mejoras encaminadas al plan estratégico de Garrigues.

- 19 -
 REFERENCIAS

Jager, K (1998). The KMAT: Benchmarking Knowledge Management. Educational

Resources Information Center (ERIC). doi. https://files.eric.ed.gov/fulltext/ED434665.pdf

Master Corporation. (2014). La gestión del conocimiento en la empresa. Disponible. [

Archivo de video] recuperado: https://www.youtube.com/watch?v=FYtFPL_B9No

Rodríguez, D. (2006). Modelos para la creación y gestión del conocimiento: una

aproximación teórica. Educar, 37. doi:
https://ddd.uab.cat/pub/educar/0211819Xn37/0211819Xn37p25.pdf

Nuevas Tecnologías. (2018). ¿ Sabes cómo la tecnología puede ayudar a tu despacho?. doi:
http://www.legaltoday.com/gestion-del-despacho/nuevas-tecnologias/articulos/sabes-como-
la-tecnologia-puede-ayudar-a-tu-despacho

Legis Ámbito Jurídico. (2017). Herramientas tecnológicas para abogados del 2020. doi:
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Rodríguez, D. (2006). Modelos para la creación y gestión del conocimiento: una

aproximación teórica. Educar, 37. Disponible en https://goo.gl/Bs9akf

Stocker Group. (s.f.). Gestión del conocimiento en la práctica. Disponible en

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Yepes, C. et al. (2013). Metodología para evaluar la madurez de la gestión del conocimiento
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Vega, N. (2016). Gestión del conocimiento. Cómo implementarlo en la empresa. Knowledge

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- 20 -