TALLER DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS QUE PROMUEVEN LAS

RELACIONES EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO SOCIAL

DE LA EMPRESA

1. Qué es un evento?
2. Cómo se clasifican los eventos?
3. Qué agentes intervienen en un evento?
4. Cuáles son las etapas del evento?
Cuál es la estructura general de un evento (organigrama) mencione cada
integrante de la estructura y explíquelo.
5. Al realizar un evento empresarial, investigue y proponga los objetivos:
general y específicos
6. Al ser ud. gerente, cuáles serían las directrices para la realización del evento
más importante del año en su empresa?
7. Cuál será la población objeto?
8. Que tipos de participantes ( perfiles) tendría, de acuerdo con la clase de
evento que va a realizar? (conferencista, ponente, asistentes, invitados,
colaboradores, etc)
9. Qué protocolo seguiría? Registre el concepto de Protocolo y clases de
protocolos
10. Qué fecha y duración tendrá el evento? Que apuntes tendría en cuenta para
todo salga perfecto?
1. QUÉ ES UN EVENTO?

R/: El concepto proviene del latín “eventus” y tiene varios significados según
el entorno en el que se utilice. Según el diccionario Fundéu BBVA para
hispanohablantes, un evento es un suceso importante y programado.
Los eventos son aquellos fenómenos que surgen de ocasiones no rutinarias
y que tienen objetivos de ocio, culturales, personales u organizativos
establecidos de forma separada a la actividad normal diaria, cuya finalidad
es ilustrar, celebrar, entretener o generar experiencias en un grupo de
personas.
Un evento es todo acontecimiento previamente organizado que reúne a
un determinado número de personas en tiempo y lugar preestablecidos, que
desarrollarán y compartirán una serie de actividades afines a un mismo
objetivo para estímulo del comercio, la industria, el intercambio social y la
cultura general. Rosario Jijena.

2. ¿CÓMO SE CLASIFICAN LOS EVENTOS?

Existen muchas maneras de clasificar los eventos por su gran tamaño (micro,
media, mega eventos) que pueden realizar en espacios cerrados, espacios
libres, en el campo, en la ciudad entre otros y según la temática o área de
competencia en:

EVENTOS CULTURALES:

Festivales, actos culturales, conmemoraciones, espectáculos artísticos,

inauguraciones de centros culturales, exposiciones, congresos, ferias.

EVENTOS RELIGIOSOS:

Bautismo, comunión, casamiento, navidad, pascuas, retiros religiosos,

convivencias, ceremonias religiosos.

EVENTOS SOCIALES:

Nacimientos, cumpleaños, casamientos, aniversarios, fiestas benéficas,

desfiles, fiestas de egresados, despedidas de solteros, cumpleaños de 15-18,
fiestas de reencuentros.
 EVENTOS ESCOLARES:

Inicio del ciclo lectivo, fiestas patrias, torneo y encuentros, deportivos,

festivales, ferias, aniversarios de la institución, fiesta de graduación.

EVENTOS EMPRESARIALES:

Ferias, congresos, exposiciones, seminarios, lanzamientos de productos,

conferencias de prensa, inauguraciones, aniversarios de empresa, desayuno
de trabajo.

EVENTOS POLITICOS:

Lanzamiento de campaña, nombramiento de funcionarios, debates,

congresos, cierra de campaña viajes políticos, recepciones diplomáticas,
conferencias de prensa.

Según el público, pueden ser:

 Abiertos: son aquellos que se realizan para todos los públicos sin necesidad
de una invitación o entrada,
suelen estar organizados en espacios más amplios y con unos fines más
comerciales
 Cerrados: son aquellos organizados para un número específico de asistentes
en los que cada uno tiene una invitación, anteriormente enviada por la
empresa u organización, y la cual se ha de presentar a la entrada del acto.

Se pueden clasificar según el tipo de actividades en:

 Culturales: actividades de formación, difusión, artísticas, lúdicas, recreativas.

 Socioeducativas: fiestas, reunión de organizaciones, acciones de
movilización, de bien social, de información a la sociedad civil.
 Deportivas: eventos deportivos y de esparcimiento, al aire libre, de naturaleza
y medio ambiente.
 Empresariales y corporativos: reuniones, charlas, presentaciones de
productos, seminarios, conferencias, encuentros, congresos y ferias.

Se puede clasificar de acuerdo al ámbito geográfico del evento:

 Internacional: cuando al menos el 40% de los asistentes son de, cómo mínimo,
tres países diferentes. En el caso de que el 90% sean extranjeros, podrán
proceder de menos de tres países (Según Spain Convention Bureau e ICCA).
 Nacional: Al menos el 40% de los asistentes proceden de tres comunidades
autónomas diferentes.
 Regional: No tiene el nivel mínimo de inscritos de otras comunidades
autónomas para ser considerado nacional.
3. ¿QUE AGENTES INTERVIENEN EN UN EVENTO?

R/:
ORGANIZADORES
Son las personas que se encargan de la organización, son los directos
responsables de la ejecución del evento. Se constituye comités para alcanzar
el éxito deseado.

CONFENCISTAS: Quienes tienen a su cargo la parte técnica o académica.

PARTICIPANTES O INVITADOS: Quienes asisten como receptores y a

quien van dirigidos todos los esfuerzos.

Cuál es la estructura general de un evento (organigrama) mencione cada

integrante de la estructura y explíquelo.

Estructura General de un Evento:

ORGANIGRAMA: Toda estructura organizacional incluso una con grandes

deficiencias, se puede presentar de una forma gráfica señalando
simplemente las relaciones entre los departamentos a lo largo de las líneas
principales de autoridad, por tal razón la forma como la organización describe
su estructura en la cual especifica las redes de autoridad y toda aquella
comunicación formal en la organización, se denomina un organigrama.

TIPOS DE ORGANIGRAMA

ORGANIGRAMA VERTICAL: Cada puesto subordinados a otros se

representa por cuadros en un nivel inferior, ligados a aquel por líneas que
representan.

ORGANIGRAMA HORIZONTAL: comenzando el nivel máximo jerárquico a

la izquierda y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha.

ORGANIGRAMA CIRCULAR: formados por un cuadro central, que

corresponde a la autoridad máxima de la empresa, a cuyo alrededor se
trazan círculos céntricos cada uno de los cuales constituye un nivel de
organización.

ORGANIGRAMA DE BARRAS: permite representar la estructura

organizacional mediante barras horizontales de longitud variable, según el
nivel jerárquico.
ORGANIGRAMA CLASICO:

El más común de todas las organigramas y el que presenta características

más importantes de la estructura organizacional. El organigrama clásico
facilita la codificación de los órganos o las actividades de la organización.

OBJETIVOS

GENERALES: Son todos aquellos que se fundamenta a partir de un esquema

único para todo el proceso de desarrollo de eventos.

ESPECIFICOS: Son aquellos objetivos apacibles en la realización y

elaboración creados como base de los generales para toma de decisiones.