Descripción Anecdótica

Relatar cómo identificaron la información, que incluye:

Producto
Nombre Proceso -Medio a través del cual identificó la información: persona, intranet, Recomendaciones
observación, reunión, capacitación, experiencia propia.
-Fecha en la que consiguió la información.

TECNOLOGÍA DE GESTION DE PROCESOADMINISTRATIVOS DE SALUD

“GUÍA DE ROTACIÓN”

Regional: ANTIOQUIA Centro de Formación: CENTRO DE SERVICIOS DE SALUD

TECNOLOGIA GESTIÓN DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE
Programa de Formación: No. de Ficha:
SALUD
230101186 Manejar eficientemente los recursos físicos en las entidades del sector salud según delegación y
Competencia:
requerimientos institucionales

Nombre : Olga Astrid Moncada López

Identificación: 43.735.981
Datos del Aprendiz
Teléfono: 340 93 93 ext. 5455
E-mail: Astridml1128@gmail.com

Razón social : Instituto de Cancerología S.A.

Dirección: Carrera 80 Diag. 75B No 2 A80-140
Cédula o NIT: 800.149.026-4
Ente Coformador del
Nombre del Coformador
área de Talento Juan Carlos Bustamante Penagos y Sergio Salinas
responsable:
Humano
Cargo: Coordinador de Compras y Logística. - Contador del IDC
Teléfono: 3409324
E-mail: jbustamante@idclasamericas.co
 Mi apreciación es:
que al arrojar los
informes contables
por Centros de
Costos permite
establecer un mayor
 Identificar si el sistema Si. Se genera la información, se puede tomar por Centros de Costos.
control sobre las
de información contable Entre ellos: Radioterapia, Quimioterapia, permitiendo identificar
operaciones,
de la empresa arroja El responsable por todos los costos y gastos en los que incurre para
obteniendo la
informes de la el desarrollo de sus actividades; controla las operaciones de su
información más
contabilidad de costos. centro con miras a alcanzar sus objetivos.
detallada y precisa.
(por ejemplo por
Lo cual permite
unidades funcionales y La información fue suministrada por el Contador del Instituto de
analizar por
centros de costos). Cancerología
Costos unidades funcionales
y tener mejor
asignación de
responsabilidad por
el consumo de los
recursos
Este sistema de
costos permite
 Descripción del sistema
identificar la
de costos o la
En el IDC se trabaja tratando de identificar las unidades productivas cantidad que
metodología de costeo
con sus Ingresos y Costos consume cada área o
implementada en la
servicio durante un
empresa.
periodo
determinado
 Criterios establecidos En el Instituto de Cancerología se tiene un Formato de Criterios de Me pareció muy
para la inscripción a la Selección de Proveedores de Servicios y/o Productos donde se interesante la
Compras base de datos de evalúan Aspectos ADMINISTRATIVOS como: metodología para la
Proveedores. Sistema de Gestión de la Calidad selección de
Proveedor certificado proveedores porque
Está en proceso de certificación además de cumplir
No tiene ni está en proceso de Certificación. con los requisitos
también tienen en
Documentación Legal: cuenta la disposición
Rut. de los proveedores
Cámara de Comercio para prestar el
Registros Sanitarios INVIMA servicio aun en los
Fichas Técnicas. momentos difíciles
Hojas de Seguridad del Instituto,
Autoliquidación entonces aunque
Seguridad Social. pueden haber
Cumple con todos los documentos, cumple con algunos proveedores con
documentos, No cumple con la documentación. precios un poco más
económicos existe
Experiencia en el mercado: una fidelización con
Más de 5 años determinados
1 a 5 años proveedores
Menor a 12 meses llamados socios
comerciales
Referencias Comerciales:
Buenas
Regulares
Malas

COMERCIALES:
Valor del producto / servicio con respecto a la competencia
Precios menores que la competencia
Precios similares a los de la competencia
Precios mayores a los de la competencia
Plazo neto para el pago
Mayor a 10 %
De 5 % - 9.9 %
 De 3.1 % - 4.9 %
De 1% - 3 %
Menor a 1 %

PRODUCTOS O SERVICIOS:

Calidad de Producto / servicio:

Buena
Regular
Mala

Tiempo de Entrega
El mismo día
El día Siguiente
2-3 días
4-8 días
Mayor a 9 días

Disponibilidad de Producto / Servicio:

Tienen más de lo que requiere el IDC
Tienen lo necesario
Tienen poca existencia
 Descripción del proceso El coordinador de cada Área diligencia la solicitud de pedido por Me pareció que el
de compras de la medio del software Dinámica Gerencial, dirigido al área de Compras proceso que se lleva
Institución, tanto para y Logística, quien se encarga de enviar las solicitudes a los diferentes
a cabo para la
equipo biomédico, proveedores. Cada proveedor se encarga de distribuir a las adquisición de los
medicamentos y otros diferentes aéreas los correspondientes pedidos. medicamento está
bienes. Para la compra de medicamentos bien estructurado
permitiendo la
Las compras de los medicamentos se realiza mediante la evaluación oportunidad para la
de las necesidades de requerimientos y se realiza asi: prestación de los
Se inicia con la implementación de los listados institucionales de servicios.
medicamentos, dispositivos médicos y reactivos de diagnostico
definido en el comité de farmacia y terapéutica de acuerdo a los Es muy práctica la
parámetros de calidad, seguridad y precios establecidos metodología que se
De acuerdo a los listados institucionales y a la evolución de tiene para la compra
necesidades se realizan requerimientos de compra a la dirección de la papelería, ya
Administrativa quien de acuerdo a los convenios financieros con los que es el mismo
proveedores calificados y autorizados y a las políticas de compra del proveedor quien se
IDC da su aprobación encarga de la
Después de tener claro que se va a comprar se determina la distribución en las
cantidad necesaria para suplir la necesidad por un periodo de diferentes aéreas. Ya
tiempo determinado (Semanal) utilizando el cálculo de niveles de que no se cuenta
existencia mínima, máxima y punto de reposición que es el con una bodega para
siguiente: el almacenamiento.
Definiciones:
Tiempo de reposición: Es la fracción de tiempo que se requiere
para llevar a cabo todos los trámites administrativos necesarios
para la adquisición, sumándole además el tiempo que se gasta el
proveedor en entregar el pedido a la institución.
Nivel Mínimo de existencia: Se define como la cantidad que se debe
tener en existencia, necesaria para un tiempo de reposición, actúa
como reserva de seguridad y debe permanecer siempre.
Nivel Máximo de existencia: Se define como la cantidad máxima que
se debe tener en existencia de un insumo o medicamento.
El cálculo de existencia máxima, mínima y punto de reposición se
realiza de la siguiente forma:
Determinar el valor total de días para el cual se va a realizar el
cálculo teniendo en cuenta que:
X = # de días para los cuales se va a realizar el cálculo(8)
Y = # de días que se demora el proveedor en entregar el pedido.
X + Y = Z # total de días para realizar el calculo
Se hace un comparativo de los medicamentos durante varios meses
(4 meses) y elegir el mayor valor, esta variable se denomina M
 Para calcular la cantidad de consumo diario de medicamento:
M/X =D Cantidad que se vende en un día.
Para determinar consumo máximo:
Consumo Máximo = D * Z
Para determinar consumo mínimo:
Consumo Mínimo = Y * D
Para determinar el punto de reposición:
Punto de reposición = 2 veces el consumo mínimo
El cálculo de existencia máxima, mínima y punto de reposición se
realiza con una frecuencia anual, y se registra en el formato FR 256-
30 Puntos de Reposición de medicamentos oncológicos. Para esta
revisión se debe tener en cuenta el listado de las existencia actuales
(Kárdex) que permita validar que todos los medicamentos estén
incluidos en esta evaluación
Finalmente se elabora la orden de compra de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento PR-134-30 Compra de
medicamentos, Dispositivos Medicamentos y Reactivos de
diagnostico
 Parámetros técnicos, Los Proveedores son seleccionados teniendo en cuenta: Existe una gran
financieros y jurídicos Precio más favorable: El proveedor cuenta con la oferta más cantidad de
para la evaluación de económica que satisface plenamente los requisitos establecidos proveedores donde
ofertas y/o proveedores. para la adquisición del bien o servicio. es mínimo el % de
Proveedor único: El proveedor es persona natural o jurídica que escases de un
tiene la exclusividad o es el único en el mercado con capacidad de producto, ya que
prestar u ofrecer un bien y/o servicio específico en la institución. hay varias opciones
Buena experiencia: El proveedor cuenta con experiencia como de proveedores
persona natural o jurídica en la ejecución de contratos con las
mismas características de los bienes y/o servicios que se desean
adquirir.
Oportunidad del servicio: El proveedor ofrece dar respuesta en el
tiempo requerido por el IDC al momento de solicitar el bien y/o
servicio.
 El IDC también hace vínculo con los proveedores “SOCIOS
COMERCIALES” Donde en las buenas y en las malas hacen
despachos a los pedidos del IDC.

 Estrategias El IDC “Instituto de Cancerología” No cuenta con espacio suficiente Me parece que esta
administrativas para el para almacenamiento de elementos de consumo. Cuenta con varios metodología
control de inventarios de Proveedores que se encarga de entregar directamente al área o utilizada permite que
elementos devolutivos y departamento que solicita su correspondiente Pedido. Se realiza cada área o servicio
de consumo. cada 15 días. sea el responsable
Estos pedidos corresponden a papelería de oficina e institucional de sus pedidos, cada
Productos de aseo y cafetería. uno sabe las
Muebles y enseres y equipos biomédicos y de computo cantidades que va a
Este procedimiento se realiza de la siguiente forma: El coordinador consumir y evita
de cada Área diligencia la solicitud de pedido por medio del software tener un punto de
Dinámica Gerencial, al área de Compras y Logística, quien se encarga almacenamiento
de enviar las solicitudes a los diferentes proveedores. Cada general ya que los
proveedor se encarga de distribuir a las diferentes aéreas los espacios son
Inventarios correspondientes pedidos. reducidos

 Método de valuación de Los métodos de evaluación de inventario son el conjunto Esta metodología
inventarios utilizado y procedimientos utilizados con la finalidad de evaluar y controlar el utilizada: Primeras
características del flujo y el costo de la mercancía. en Entrar y Primeras
aplicativo de inventarios. Los métodos de valuación por su finalidad son una herramienta que en Salir, permite
proporciona información importante y útil para la toma de que la materia prima
decisiones administrativas, contables dentro de una empresa. que ingresan no se
PEPS: Primeras en Entrar Primeras en Salir, este método opera envejezcan y haya
bajo la presunción que la mercancía o materia prima que mejor rotación de los
ingresa primero a la compañía es la primera en ser vendida productos
(costo de ventas) o la primera en ser agotada en producción
(costo de producción).
Análisis  Con base en la Liquidez: Los Activos Corrientes cubren la totalidad de los Pasivos Los Estados
Financiero información Corrientes de la Institución. Financieros
 suministrada por el Endeudamiento: Los Pasivos del IDC al 2016 corresponden al 67% evidencias que la
departamento contable, de los Activos. rentabilidad en el
interprete los Rentabilidad: La rentabilidad del Activo corresponde al 1.9% año 2016 fue de
indicadores financieros Rotación de Cartera: Debido a las dificultades del Sistema Salud 1.9%. Se observa
de liquidez, actual, la rotación de cartera no es muy ágil. que no hubo perdida
endeudamiento,
rentabilidad y rotación
de cartera.

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Nombre y Firma del ente Cooformador Firma del Aprendiz Nombre y firma Instructor de la competencia
(Área de Talento Humano o jefe de
Área que certifica la rotación.)

Ciudad y fecha de entrega