PROCESO ADMINISTRATIVO

EMPRESA NORGAS S.A. E.S.P.

PRESENTADO POR:

JENNY ROCIO CORONADO – ID. 358834

PEDRO JESUS HIGUERA – ID. 355648

DOCENTE
EDWIN ANDRES FLOREZ ORJUELA

UNIVERSIDAD MINUTO DE DIOS

ESPECIALIDAD GRL – SST
PRINCIPIOS GERENCIALES
2019
 PROCESO ADMINISTRATIVO NORGAS S.A. E.S.P.

1. PROCESO ADMINISTRATIVO

1.1. RESEÑA HISTORICA Y EDAD DE LA EMPRESA

Nortesantandereana de Gas S.A. E.S.P. “Norgas S.A. E.S.P.” es una entidad privada constituida
el 09 de agosto de 1.969 en San Jose de Cúcuta, en donde tiene su domicilio principal: su objeto
es la prestación del servicio público domiciliario de distribución de gas licuado del petróleo
(GLP) y el desarrollo de todas las actividades complementarias a la prestación de dicho servicio.
Pertenece al siguiente sector, subsector económico:

 Sector: Hidrocarburos
 Subsector: Gas licuado de petróleo
 Código CIIU: 4661

1.2. PLANEACIÒN

Al interior de la empresa se han desarrollado estrategias y planes de acción, resumidos y

plasmados en su misión y visión, objetivos y valores corporativos presentados a continuación.

MISION:
Proporcionar una alternativa de energía limpia y segura, a través de un servicio eficiente y
oportuno con nuestra red distribución de GLP, mejorando la calidad de vida de nuestros clientes
y de la comunidad, produciendo rentabilidad a nuestros accionistas mediante el trabajo en
equipo, desarrollo de nuestro grupo humano, mejoramiento continuo de nuestros procesos y el
óptimo uso de nuestros recursos.

VISION:
Queremos ser líderes en el servicio de soluciones energéticas para industrias, negocios y hogares
en Colombia, a través del trabajo innovador de nuestra gente y de una red de distribución de
GLP, que satisfaga plenamente las necesidades de nuestros clientes.

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VALORES:
 Integridad: Valoramos el actuar con rectitud y creemos que la honradez es indispensable
en nuestro proceder.
 Servicio: Es nuestro mayor diferenciador frente al mercado porque nos motiva la
satisfacción de nuestro cliente interno y externo, por esto nos interesamos genuinamente
en conocer sus necesidades y hacer lo indispensable para satisfacerlas.
 Compromiso: Actuamos con pasión e iniciativa haciendo propias las exigencias y metas
de la empresa.
 Innovación: Hacemos de la creación y mejoramiento continuo parte de nuestro que
hacer, generando cambios que aportan valor a nuestros procesos, equipo humano y
clientes.
 Confiabilidad: Nos preocupamos por cumplir nuestros compromisos con clientes
internos y externos, generando la certeza que nuestro servicio será entregado
oportunamente y de la mejor forma.

POLITICAS:
La compañía tiene definido diferentes políticas de acuerdo a los procesos establecidos en cada
una de las áreas, se relaciona a continuación las políticas del eje de negocio las cuales se
encuentran certificadas por el ICONTEC el cual obliga los entes regulatorios y procesos
licitatorios obtener y mantener para la ejecución del objeto social de la compañía:
 Sistema de gestión de calidad: Envasamos gas licuado del petróleo en recipientes
seguros cumpliendo los requisitos del cliente, las exigencias de las entidades regulatorias
y el direccionamiento estratégico para la excelencia operacional, mejorando
continuamente el sistema de gestión de la calidad.

 Sistema de seguridad y salud en el trabajo: Es compromiso de

NORTESANTANDEREANA DE GAS S.A. ESP alcanzar y mantener condiciones de
bienestar de sus trabajadores de acuerdo con el trabajo y/o labor realizada, velando por su
desarrollo integral; identificando los peligros y valorando los riesgos de la actividad a
través del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo que aseguren la
prevención de incidentes, accidentes y enfermedades laborales, manteniendo un
compromiso individual y colectivo del personal propio, contratistas y visitantes con
relación a la labor que desempeñan y en el entorno laboral, controlando los riesgos
potenciales en la prestación del servicio público de almacenamiento, transporte, montaje,
operación y mantenimiento en tanques estacionarios con gas licuado de petróleo (GLP).

La compañía en todos sus niveles jerárquicos, está comprometida en asegurar la mejora

continua frente a la ejecución, seguimiento y control de las acciones del sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo, cumpliendo con los requisitos legales
aplicables y todos aquellos requisitos que suscriba la compañía.

La política del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo se revisará por la

gerencia y las partes interesadas como mínimo una vez cada año a partir de su
implementación.

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PERSPECTIVAS Y DESARROLLO:
La Gerencia General de la compañía estableció mediante el Direccionamiento Estratégico para
los años 2016 y 2017 los modelos de trabajo para el cumplimiento del objetivo de ventas
organizacional, contemplando nuevas inversiones en infraestructura, cumplimiento de
normatividades vigentes para él Sector del Gas Licuado de Petróleo en Colombia, estrategias de
fidelización y captación de clientes y nuevos mercados.

OBJETIVO GENERAL:
Envasado, distribución y venta de GLP en recipientes seguros cumpliendo con las
normatividades vigentes del negocio.

OBJETIVOS POR ÁREAS:

Producción de Envasado de GLP:
 Garantizar la disponibilidad del producto.
 Optimizar la gestión de abastecimiento.
 Optimizar la disponibilidad Operacional.
 Optimizar costos y gastos.
 Producción de Envasado de GLP.

1.3. ORGANIZACIÒN

RAZÓN SOCIAL: Norte santandereana de Gas S.A. E.S.P. – SIGLA: Norgas S.A. E.S.P.

NIT: 890500726-3

COMPOSICION JUNTA DIRECTIVA: Está representada por tres miembros principales

Nombre Identificación

 Jose Odone P. P3245847-5

 Jaime Reyes P. P9008741-K

 Jose Nicolay Urbina C.C. 80410184

GERENTE GENERAL: Fue nombrado por la Junta Directiva

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 Nombre Identificación

 Victor Alfonso Niño C.C. 5764091

DIRECCION: Av. 7 No. 20N – 55

BARRIO: Zona Industrial I

ZONA: Industrial

TELEFONOS: 5780778

CIUDAD: Cúcuta

TAMAÑO DE LA EMPRESA: Grande

FASE DEL NEGOCIO: Sostenimiento

OFICINAS REGIONALES:

Ciudad

 Arauca Vía caño limón Km 8 vereda mata gallinas

 Bucaramanga Km 2 vía chimita detrás de los tanques de terpel

 Cúcuta Avenida 7 N° 20M – 55 zona industrial

 Pamplona Km 4 vía Bucaramanga sector los Animes

 San Gil Avenida 1 N° 14-44

 Saravena Km 2 vía Pamplona barrio San Jose Obrero

 Ocaña Km 2 vía Aguas Claras

NÚMERO TOTAL DE EMPLEADOS:

 Permanentes: 130

 Temporales: 100

NÚMERO DE EMPLEADOS SEGÚN TIPO DE CONTRATO:

 Indefinido: 130

 A término fijo: 100

 A destajo: 1

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ÁREAS FUNCIONALES Y PERSONAL EMPLEADO:

 Área Comercial: 113

 Área de Operaciones: 45

 Área de Seguridad: 12

 Área de Calidad: 9

 Área de Gestión humana: 12

 Área de Sistemas: 10

 Área de Transportes: 14

 Área Administrativa y Financiera: 15

ANTIGÜEDAD PROMEDIO POR NIVELES JERÁRQUICOS: Se divide en tres niveles

 Nivel 1: Gerencial: Antigüedad de 5 a 18 Años

 Nivel 2: Medio de 1 a 6 Años

 Nivel 3: 1 a 13 Años
ORGANIGRAMA: Adjunto No. 1

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1.4. DIRECCIÒN

Comunicación
Se evidencia que al interior de la empresa existe planificación documentada de las necesidades
de información de los interesados, informaciòn transmitida a travès de medios de comunicación,
la frecuencia y el tipo de información a circular.

La dirección (administración) de los diferentes proyectos de envasado, diistribuciòn y venta de

GLP en recipientes seguros cumpliendo con la normatividades vigentes del negocio, se realiza
por medio de reuniones de avance del proyecto que demandan tiempos pero que a su vez cada
toma de decisiòn queda consignada en los documentos al interior de la empresa, como insumo
para futuras toma de decisiones.

Trabajo en equipo

El trabajo en equipo evidenciado al interior de la empresa, es el que realiza el área directiva en

sus reuniones (Gerencia general y Directores de cda dependencia), ya que las labores que
después ellos delegan en sus empleados, la hacen de manera individual, a pesar que áreas como
contabilidad y facturación deben trabajar en equipo para la consecución de resultados, lo anterior
no se evidencia.

Manejo de conflicto

Cuando se han presentado conflictos al interior de la empresa se utiliza el conducto regular para
resolver este tipo de casos, primero es abordado por el Director de Gas dependiendo del área a la
que se encuentre adscrito el o los empleados vinculados al conflicto presentado, si los correctivos
no funcionan el Gerente General entra a solucionar estos conflictos.

Las decisiones siempre están a la cabeza de la Gerencia General y su equipo de planeación

(directora de gas u otros), de las decisiones que estos directivos toman se realiza las respectivas
actividades entre los empleados de la empresa.

Al no existir un adecuado canal de comunicación ni motivación por parte de la empresa hacia sus
empleados desencadena en los ellos un nivel de estrés, esto impide que avancen de manera
adecuada en las tareas encomendadas al interior de la empresa. Cabe resaltar que en la actualidad
la empresa no tiene planes o actividades para el manejo del estrés.

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Se recomienda capacitar a los empleados en el manejo de estrés, y formar líderes para el control
y manejo de las presiones que se evidencian por el tipo de trabajo desarrollado por la empresa,
este liderazgo para sus empleados debe asumirlo la Gerencia General proyectando sus labores
también en la parte humana, y no solo enfocado en la parte técnica de la misma como se viene
desarrollando actualmente.

1.5. CONTROL

Como la planeación se realiza de manera informal y poco documentada, dificulta el proceso de

control; se hace por reuniones informales del equipo con gran desgaste para los miembros que lo
integran, ocasionando inconformidades y roces entre los miembros.

El control de las obras civiles se da por el rendimiento en metros diarios, y no existe una
herramienta que facilite el control del tiempo del proyecto. El control de costos solo se hace a la
compra de materiales y el criterio de control es un margen de precio que se maneja por
experiencia.

La empresa no maneja listas de chequeo de cumplimiento de requisitos de calidad, lo cual

aumenta la probabilidad de materializar riesgos de incumplimiento en esta área.

Se recomienda implementar las listas de chequeo de los proyectos realizados por intermedio del
Sistema de Gestión de Calidad, esto permite encontrar falencias en el desarrollo del proyecto,
corregirlas a tiempo, cumpliendo así con los tiempos establecidos para el desarrollo de proyectos
en cada una de las áreas de la empresa.

CONCLUSIONES

 Se evidenció con claridad en la empresa visitada, los procesos administrativos que están
aplicando de manera correcta, y aquellos en los cuáles falta más desarrollo y atención.

 En cualquier empresa es de vital importancia establecer y poner en acción los procesos de

planeación de manera efectiva, pues ésta es la primer y principal actividad de los
procesos administrativos, de la cual depende el curso de todos los demás, y el óptimo
desempeño de la empresa.

 NORGAS S.A E.S.P tiene una organización muy bien estructurada, con roles y cargos
bien definidos, lo cual permite un efectivo logro de resultados, ya que se tiene claridad
sobre funciones y parámetros a seguir en cada una de las áreas.

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 La dirección de una empresa es una actividad que abarca muchas habilidades, y es
necesario darle atención a cada una de ellas para el logro de los resultados que se esperan,
por esto, aunque se tiene un correcto horizonte en la compañía visitada, es necesario dar
importancia a ciertas áreas que necesitan mayor análisis, como la motivación o la
comunicación.

 El control en una empresa es de suma importancia, pues ellos evitan posibles problemas y
llevan a hacer correctivos, bien sea antes, durante o después de las situaciones que se
puedan presentar.