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 Desarrollo de los Contenidos
CAPITULO I: EQUIPOS DE OFICINA

La historia del mueble, tiene su origen en la evolución y progreso

de la humanidad, pero las primeras referencias bastantes
completas que tenemos se refieren al antiguo Egipto. Los
egipcios ubican la mayoría de sus ciudades y pueblos en las
cercanías del río Ilo a una distancia considerable o elevada sobre
montículos, intentando en ambos casos evitar las inundaciones.
Las principales ciudades eran elegidas por el faraón y todas ellas estaban organizadas
de forma caótica, tomando como centro los edificios públicos. Las construcciones eran
en su mayoría de adobe, material creado con paja y barro, debido a la ausencia de
piedras y madera en la zona. Sólo los grandes templos y las construcciones funerarias
utilizaban piedra sacada de las canteras de Wadi Hammamat u otras zonas cercanas a
las fronteras.

Las excavaciones arqueológicas nos ha permitido saber que la casa egipcia estaba
construida alrededor de un patio, demostrándose que fueron habitadas por un amplio
número de personas y que fue creciendo respecto a las necesidades familiares,
transformándose incluso en un conjunto de casas. La casa tenia una planta cuadrada
con un espacio central precedido por una antecámara. A su alrededor nos encontramos
los dormitorios y las habitaciones destinadas a almacén. Incluso en algunas casas de
Tell el-amarna se han encontrado cuartos de baño. Estaban situados junto a la
habitación principal y separada de ella por un muro bajo cubierto con caliza. Constaban
de una zona de baño y de un retrete consistente en un asiento ubicado sobre una vasija
rellena de arena.

Algunos miembros de grandes familias tenían amplias

casas en las afueras de las ciudades, a modo de
urbanizaciones de alto standing. Las villas estaban
rodeadas de árboles y jardines con estanques, cocinas,
talleres, establos, graneros y casas para los sirvientes.
Los restos de mobiliario que nos han quedado no son
muy abundantes y corresponden a las clases sociales
más acomodadas. El taburete era el mueble universal
egipcio ya que en su uso no se encuentran distinciones sociales. Más elitista es la silla
y las camas, realizadas en madera. El ajuar era de lino y utilizaban unos reposacabezas
para dormir. Los muebles egipcios se caracterizan por su sencillez de estructura,
utilizando clavijas de madera y ensambladuras elementales. La decoración es
geométrica utilizando colores vivos. La ornamentación en los muebles de lujo, se realiza
con bajorrelieves, taracea en oro o marfil y maderas finas, los motivos de animales y
plantas. Un elemento interesante es lo realizado en madera, es una especie de media
luna con pie que se utilizaba como almohada para separar la cabeza de la cama y no
estropear los complejos peinados.

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Para pintar los muebles, recubrían la madera con una selladora semejante al yeso, para
después aplicar los tintes pigmentados sobre la superficie seca, se puede observar en
muchas sillas, tumbas y otros objetos encontrados en yacimientos muebles decorados
con gran lujo de detalles.
Eran abundantes los escabeles, muestran una base cúbica formada por una estructura
de listones de madera y el asiento curvado anatómicamente. Las camas muy simples
estaban formadas por una base de madera a la que se fijaban cuerdas o tiras de cuero
recubiertas de telas o pieles, los ejemplares mas ricos presentaban a los pies un
bajorrelieve pintado.

MOBILIARIO Y EQUIPOS DE LA OFICINA MODERNA

El espacio físico es de suma importancia para realizar un trabajo efectivo. Un ambiente
agradable, sencillo y acogedor, logrará que las labores colectivas sean más llevaderas
y dinámicas. Esta semana estudiaremos el mobiliario y equipos que componen una
oficina.
El mobiliario es el conjunto de muebles propios de la oficina que sirve de soporte a la
persona o para resguardar los implementos de apoyo administrativo de una empresa u
oficina, por ejemplo: escritorios, sillas, archivadores, estantes, etc.
Una oficina debe estar constituida por:
1. Su mobiliario: escritorios, sillas, archivadores, estantes y otros.
2. Sus equipos: fotocopiadoras, calculadoras, computadoras e impresoras, teléfonos,
telefax, etc.
3. Sus materiales: Papel, engrampadora, sobres, sellos, lápices, bolígrafos.
4. Servicios básicos: luz, agua, aire acondicionado, ventilador, entre otras.
5. Mecanismo de seguridad: Es necesario que tengamos claro al trabajar en una
oficina; cuales son:
 Sus mobiliarios
 Sus equipos
 Sus materiales
Se debe conocer además su administración, características y usos, respetar y hacer
cumplir las normativas existentes, para el uso óptimo de los recursos

Mobiliario
El mobiliario es el conjunto de muebles que permiten
organizar una oficina de manera que se mantenga la
comodidad y la funcionalidad para desarrollar las
actividades en el lugar de trabajo de manera óptima.
Las tendencias en el equipamiento de los puestos de
trabajo están orientadas hacia los sistemas modulares
porque la disposición de éstos permite satisfacer
necesidades de los usuarios en función de la
personalización de los espacios, manteniendo la armonía del ambiente. Junto con el
anterior criterio también debe tomarse en cuenta que los costos de los inmuebles son
cada vez más elevados y que las empresas crecen de manera acelerada tanto en
personal como en necesidades de espacio. Por tal razón se imponen soluciones
prácticas y económicas para aprovechar al máximo los metros cuadrados disponibles.

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Decir los componentes básicos de una oficina es casi imposible, porque siempre va a
depender de su planta física, su personal y de los servicios que ofrezca, pero podemos
hacer una breve lista de los más esenciales:
 Escritorios
 Sillas: fijas, rotatorias, con apoyador de brazos.
 Archivadores de diversos tipos: verticales, Kardex.
 Mesas de trabajo o reuniones
 Mesas para equipos que requieran un soporte físico
especial como por ejemplo las computadoras:
 Armarios de oficina
 Estaciones de trabajo
 Pizarra acrílicas o convencionales
 Carteleras
 Aire acondicionado o ventiladores
 Enfriador de agua
 Equipos para el área de cocina si existe el
espacio: microondas, nevera, cocina entre otros.

Equipos básicos de oficina

Entre los recursos más empleados para la realización de las tareas están: el teléfono,
el telefax, la fotocopiadora, máquina de escribir, las calculadoras y las computadoras.
Siendo estás últimas las que juegan el papel central dentro de las organizaciones de
hoy en día. Veamos cada uno de ellos en detalle:
El Teléfono
Actualmente se utilizan en todas las organizaciones públicas o privadas a través de las
centrales telefónicas, estos son dispositivos que tienen la capacidad de recibir y enviar
múltiples llamadas telefónicas. La persona que maneja este aparato debe ser la
centralista o recepcionista

El telefax
Es un artefacto que permite la reproducción de mensajes transmitidos por medio de la
línea telefónica, es más práctico y accesible a cualquier momento obteniéndose
facsímiles o copia fiel de un escrito, dibujo, etc.
Características:
• Tiene una alta velocidad de • Tienen memoria de recepción.
transmisión. • Tienen cambio automático
• Tienen marcación automática. fax/teléfono.
• Tienen fuente de papel incorporada.
La fotocopiadora:
es una máquina que permite reproducir copias fotostáticas de trabajos escritos,
facturas, cheques, cualquier tipo de documentos, mediante la exposición de las mismas
ante una luz especial y la captación de la imagen con un pigmento también especial
(negro o color) sobre papel, cartulina o en láminas de acetato.

Características:
 Pueden reducir o ampliar.
 Reproduce con rapidez.
 Algunas más sofisticadas seleccionan el papel, compaginan y engrapan.
 Existen en el mercado fotocopiadoras a color.
 También existen las multifuncionales que tienen: scanner, fotocopiadora e
impresora.

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La máquina de escribir: es un equipo que nos permite escribir, con ayuda de un
teclado de tipos fijos. Hay máquinas de escribir manuales, eléctricas y electrónicas. Hoy
en día las que tienen mayor uso son las electrónicas, dentro de las llamadas
procesadoras de palabras ya incorporadas a sistemas de computación. En la actualidad
es creciente el uso de las computadoras ha desplazado a las máquinas de escribir.
Característica de las maquinas de escribir electrónica:
 Programación de teclado
 Teclado de toque profesional diseñado para
aumentar la velocidad y la exactitud de tipeo.
 Pantalla LCD de 16 caracteres
 Margen variable
 Paso de impresión
 Escritura línea por línea
 Diccionario corrector de ortografía.
 Inserción automática de papel.
 Centrado automático, subrayado, negrilla y más.
 Sistema automático de corrección y borrado de palabras o líneas con el toque de
una tecla
 Memoria de corrección de una línea.
 Carro de 12.87", ancho de escritura de 9".
 Velocidad de escritura de 12 caracteres por segundo.

La calculadora: es una máquina mecánica o electrónica utilizada para obtener el

resultado de cálculos aritméticos: suma, resta multiplicación, división y porcentaje entre
los principales. Con el avance de la tecnología y la disminución del tamaño de estos
dispositivos es mucha la gente que las lleva siempre consigo. Por lo general son
utilizadas cuando el cómputo necesario no es lo suficientemente complejo como para
justificar la utilización de una computadora.
Las calculadoras actuales usan alimentación eléctrica y son creadas por diversos
fabricantes, en formas y tamaños incontables.

Calculadoras gráficas: son modernas calculadoras, como computadores de bolsillo

especializados en matemáticas.
Características:
 Llevan incorporado un microprocesador
 Son programables. El lenguaje de programación es básico, pero evoluciona con la
aparición de nuevos modelos más potentes.
 Teclado alfanumérico. Cada tecla ejecuta hasta tres funciones, siendo una de ellas
la inclusión de un signo de escritura o de puntuación. Si ese signo es una letra,
entonces puede representar un texto escrito o una variable de memoria. Los signos
de puntuación y otros específicos son comandos del lenguaje de programación.
 Pantalla generosa que la hace apta para la representación y el estudio de
funciones.
 Los modelos recientes permiten la realización de gráficos en tres dimensiones.
 Trabajan con listas de datos y matrices.
 Son aptas para álgebra, estadística avanzada y matemática financiera.
 Visualización natural, en los modelos recientes: las expresiones matemáticas
aparecen en pantalla como en los libros de texto.

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Calculadoras de Mesa: son calculadoras con funciones elementales, que apoyan el
trabajo de cálculos simples en las oficinas.
Características:
Calculadora profesional de sobremesa.
 Pantalla de 12 dígitos.
 Velocidad de impresión (I.p.s.)
 Cuatro teclas de memoria.
 Selección de decimales.
 Rollo de papel para impresión
 Operaciones aritméticas básicas y porcentajes
El computador: es una máquina que simula los procesos mentales humanos. Se le
suministran datos en programas o paquetes los cuales son almacenados, procesados y
transformados con el fin de obtener un resultado que es la información procesada. Tiene la
ventaja de almacenarlo a una mayor velocidad de almacenamiento.
Consiste en dos partes básica:

Hardware (parte física) Software (parte lógica)

Unidad de entrada Programas facilitados por el fabricante

o programador

Unidad de salida
Unidad Central de Procesamiento
Almacenamiento externo

CAPITULO II: CARACTERÍSTICAS Y

UTILIZACIÓN DE MÁQUINAS Y
MATERIALES DE OFICINA

REPROGRAFÍA Y MÁQUINAS COPIADORAS

De un modo u otro, el ser humano siempre ha tenido la necesidad de
reproducir o copiar textos, imágenes o dibujos, ya fuera sobre piedra,
papel, tejido, metal u otros materiales. Así, entre las formas más
antiguas de impresión, podemos mencionar tanto las pinturas
rupestres como el uso de moldes para reproducir piezas de varios
materiales, así como la labor de los monjes de la Europa medieval en
la realización de copias manuscritas de libros. El primer precedente de
los sistemas de reprografía en la era moderna es la imprenta, atribuida
a Johannes Gutenberg hacia el año 1450, y caracterizada por ó)er un método
industria! de reproducción de textos e imágenes sobre papel o materiales similares,
mediante la aplicación de tinta oleosa sobre piezas metálicas que la t¡ai1sfieren al
papel por presión. Ya a mediados del siglo XX, se generalizó el uso de la
fotocopiadora, basada en procesos electrostáticos o "xerografía".

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El impacto social que ha tenido el surgimiento de la fotocopia ha
sido muy importante desde su invención pues facilita el copiado
de documentos de una forma fácil y rápida.
La evolución tecnológica experimentada desde la primera
revolución industrial hasta nuestros días posibilita hoy la
existencia de múltiples métodos de impresión y reproducción,
ya sea por medios electrónicos, como la fotocopia o el fax, o por
medios electrónico, la impresión de documentos online o el uso de formatos
universales como el el PDF. La reprografía es la reproducción múltiple de imagen o
textos, a través de técnicas de duplicado o de fotocopiado.
Las máquinas copiadoras usan un proceso de forma imágenes para crear
reproducciones de un original, y se clasifican en multicopistas y fotocopiadoras.

Multicopistas
a multicopista es la máquina que reproduce en numerosas copias sobre láminas de
papel textos impresos, mecanografiados o manuscritos, dibujos, grabados, etc.
Sirviéndose de diversos procedimientos. Por lo que multicopiar es reproducir en copias
por medio de multicopista.
Con el uso de la multicopista se obtiene, a gran velocidad, un alto número de copias
de cada original a partir de un cliché, lo que abarata el coste de éste.
Elementos básicos
Los elementos básicos de una multicopista son:
 Un sistema de admisión de papel.
 Un sistema porta clichés, donde se colocará la imagen y/o texto a reproducir.
 Un sistema de entintado.
 Un sistema de cilindros necesarios para el paso y salida del papel impreso.
Estas máquinas pueden ser manuales o automáticas, así como los clichés que pueden
ser de tipo manual o electrónico. Los c1ichés manuales suelen consistir en un papel
encerado para ser perforado por un punzón o una máquina de escribir, y los c1ichés
electrónicos deben ser procesados en una máquina electrónica para la confección de
clichés para multicopistas.

FOTOCOPIADORAS
Definición y características
La fotocopiadora es una máquina capaz de obtener una
copia exacta de u documento original mediante un proceso
electrostático. A la vez, puede ampliar o reducir el
documento, copiar por las dos caras y clasificar,
encuadernar o grapar las copias.
Las fotocopiadoras más modernas han adoptado otras
funciones, como por ejemplo: la de la impresora, el fax o el
escáner, y emplean muchos tipos de papel, aunque la gran revolución llego con las
copias a color: la imagen se analiza tres veces, se expone a través de tres filtros y se
reproduce con los colores secundarios (amarillo, magenta y cian).

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Las fotocopiadoras reproducen imágenes o textos directamente sobre papel sin
necesidad de utilizar clichés.
Las principales características de las fotocopiadoras son:
- Alimentación automática. - Reducción y ampliación.
- Copia por ambos lados (Duplexing). - Edición automática.
- Control de exposición automático. - Encendido inmediato.
- Contador de copia. - Interruptor.
- Auditor de copia. - Diagnóstico automático.
- Terminación. - Botón "Ayuda".
- Color. - Código de acceso.
- Tecla Reset (Regreso automático).
Existe una gran cantidad de marcas y modelos, por lo que aquí se tratarán elementos y
manejo básico y nociones generales comunes a la gran mayoría.
Clasificación de las fotocopiadoras
Según su sistema de funcionamiento

Xerográficas (usan papel normal):

1°. El documento original es barrido por un rayo de luz intensa que proyecta la imagen
sobre un tambor giratorio de superficie fotosensible (éste se carga electrostáticamente
en correspondencia con la imagen).
2°. Sobre el tambor se distribuye un polvo pigmentado (tóner) que se adhiere a las
zonas electrizadas (donde hay imagen), reproduciendo el escrito o dibujo original.
3°. La imagen así pigmentada es transferida del tambor al papel dispuesto en la
fotocopiadora, el cual finalmente se calienta para fijar de modo definitivo el pigmento
sobre la copia.

Electrostáticas (usan un papel sensible especial):

1°, La imagen a reproducir se proyecta directamente
sobre el papel, cuya superficie queda sensibilizada con
cargas eléctricas.
2°. El papel se somete luego a un bañe de tóner y las
partículas se fijan en las zonas electrizadas de éste dando
lugar a la copia definitiva.
Hoy todas las marcas de fotocopiadoras emplean
básicamente el mismo proceso xerográfico (utilizan tinta
en polvo, funcionan aprovechando la electricidad estática
y son capaces de imprimi.r muchas copias por minuto). Debido a que en el proceso no
intervienen diluyentes, originalmente se ha denominado Xerografía, del griego “Xerox”
que significa “seco”.
Una nueva generación de fotocopiadoras invade el mercado, usando tecnología digital,
cuyas ventajas más notables son la mayor cantidad de imagen, facilidad de operación,
bajo ruido, bajo consumo de energía, menos mantenimiento técnico y mayor velocidad
al procesar las fotocopias. Lo más atractivo de la generación digital es que incorpora
equipos multifuncionales, prestando también servicio de impresora, fax y/o escáner, con
conexión a uno o varios ordenadores

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Según su tamaño y capacidad
Personales: es la gama más simple y de tamaño más pequeño. Suelen hacer copias al
mismo tamaño que el original, por lo que no cabe la reducción o ampliación. No van
provistas de casete de alimentación, por lo que la colocación de papel se hace de
manera manual de uno en uno. Otras veces estas máquinas incorporan un módulo (que
suele llamarse UIT), donde se encuentra el tambor, la lámpara y el tóner, y que una
vez consumido se cambia por uno nuevo en su totalidad. La capacidad de reproducción
de estas fotocopiadoras no sobrepasan las 10 copias por minuto, y por ello están
dirigidas a un consumo muy pequeño.De oficina: es la gama más generalizada en el
mercado y hay una gran variedad dentro de ella. Como elementos comunes podemos
citar: sistema de ampliación y reducción del original; utilizan, al menos, dos tipos de
papel (DIN A-3 y DIN A-4); el tóner está en un depósito que se debe ir reponiendo
regularmente; llevan incorporados, opcionalmente, ¡traductores automáticos de
originales y clasificadores de copias, y llegan a alcanzar una velocidad de reproducción
que oscila entre 12 y 40 copias por minuto. Profesionales o de aita producción: es
la gama más alta, tanto por su capacidad como por las posibilidades de
automatización de sus funciones y tamaño. Poseen todas las cualidades de las de
Oficina, a las que se añaden otras específicas como son: copia automática a dos caras
de los originales alzados, grapado de juegos, separación de imágenes,
diagnósticos automáticos de calidad y puesta a punto, y sobre todo, una alta capacidad
de producción que el algunos tipos llegan a alcanzar las 120 copias por minutos.

Según el tipo de tóner utilizado

Fotocopiadoras de tóner en polvo: van provistas de un depósito
donde se almacena o donde se coloca un cartucho que lo contiene,
de Gonda la máquina va retirando poco a poco la cantidad que necesita.
Este tipo puede ser de dos clases:
Monocomponente: se usa directamente tal y como viene en su envase original.
Bicomponente: el cual debe ser mezclado con otro producto llamado "develóper", que
le sirve de base para difusión por el tambor y que tiene una vida limitada, por lo que ha
de ser cambiado regularmente cada cierto número de copias.

Elementos básicos y su interacción

Los elementos básicos de una fotocopiadora (aunque cada fabricante puede incorporar
los accesorios que desee para una mayor rentabilidad) son:
Vidrio de contacto: el documento original se coloca en el cristal superior porta originales.
Posteriormente se cierra la cubierta superior para impedir molestias por la luz de
exposición.
Bandeja de papel: aquí está depositado el papel que se va a utilizar para reproducir el
original. Al pulsar la tecla de copiado automáticamente la máquina toma el papel situado
en ella.
Cargador de transferencia de papel: También llamado "corona"; imprime el papel
eléctricamente al pulsar la tecla de copiado para que la máquina pueda recibirlo y
efectuar sobre él la reproducción del original.
Tambor: recibe la imagen de! documento origina!, gracias a la lámpara de exposición, y
produce la imagen que está en el vidrio de contacto.
Lámpara de exposición: mediante ella se transmite la imagen original al tambor para su
reproducción.

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Tóner: está depositado cerca de! tambor y cuando el papel pasa junto a él, que
mantiene reflejada la imagen del documento original, al estar cargado eléctricamente,
atrae las partículas de tóner que van formado sobre él la reproducción exacta del
original.
Fusor: el rodillo actúa fijando mediante el calor las partículas de tóner que se han
depositado sobre el papel, realizando la copia del original y evitando así que caigan o
se disgreguen impidiendo la reproducción.
Bandeja de recepción: situada en la parte exterior, recibe el documento fotocopiado.
De un modo más exhaustivo, se muestra a continuación una tabla con las distintas
piezas de una fotocopiadora:

N° PARTE
1. Tapa móvil y vidrio de contacto.
2. Lámpara de exposición.
--- - _.
3. Lente.
4. Espejos.
5. Rodillos fusores de salida.
6. Correa de transmisión.
7. Calentador.
8. Lámpara de descarga o transferencia.
9. Tambor electrostático.
10. Lámpara de carga.
11. Cargador de transferencia o corona.
12. Rodillo de alimentación de papel.
13. Bandeja de papel.
14. Distribuidor de tóner.
15. Espejo.

Como acabamos de ver, dentro de cualquier fotocopiadora

convencional hay una pieza llamada tambor, que se puede
cargar con electricidad estática. También existe un depósito de
tóner, cuyas partículas pueden ser atraídas por el tambor
cargado con electricidad estática. Las principales funciones del
tambor y el tóner dirigidas a la formación de imágenes para su
reproducción son las siguientes: El tambor puede ser cargado
selectivamente, es decir, hay partes del mismo que atraen las
partículas de tóner y otras partes que no. Básicamente, lo que
se busca es que donde el papel es negro el tambor se cargue y que donde sea blanco
no, todo ello a través de la luz y de su actividad electrostática.

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De alguna forma el tóner tiene que ser plasmado desde el tambor a una hoja de papel
Esto se logra cargando la hoja de papel, utilizando como vehículo transmisor el
corresponde rodillo, de tal manera que las partículas de tóner sean removidas del
tambor y se adhieran en el papel. Las partes negras de la imagen no reflejan luz, por lo
que la carga positiva permanece, haciendo que el tóner se adhiera y reproduciendo por
tanto las partes negras del original
Las particular del tóner son sensibles al calor, de tal modo que cuando éstas tocan algo
son impregnadas por el calor que genera rodillo fusor.

Funcionamiento de la fotocopiadora
Pasos a seguir para fotocopiar
Encendido:
Para poner en marcha una fotocopiadora es necesario encender el interruptor principal.
Generalmente, la palabra ON indica que está encendida y la palabra OFF que está
apagada.
Calentamiento:
Una vez encendida, comenzará el calentamiento de la máquina. Durante este período
de tiempo no se pueden realizar copias. La fotocopiadora mostrará en el panel frontal,
mediante un indicador, cuándo está lista para empezar. El tiempo de calentamiento se
puede utilizar para colocar los originales de forma vertical o horizontal, según el tamaño
del origina! y el tipo de copia a realizar, y cerrando la tapa superior para evitar que la
luz de la lámpara moleste cuando empiece a funcionar.
Comprobación:
Antes de fotocopiar cualquier documento hay que asegurarse de que no existe ningún
impedimento para el correcto funcionamiento. Cualquier anomalía queda reflejada en
el papel. Además, habrá que comprobar que la bandeja contiene el papel necesario
para efectuar las copias que deseemos hacer y si está colocado correctamente.
Fotocopiado:
Una vez realizadas las operaciones previas de encendido, calentamiento y
comprobación, se procede a fotocopiar siguiendo los siguientes pasos:

Colocación del original en el vidrio de contacto. En el teclado del panel se introduce el

número exacto de copias a realizar, así como el tamaño de las mismas (si no se indica,
la fotocopiadora realizará una sola copia y del mismo tamaño que
el original). A continuación se pulsa la tecla de impresión y
automáticamente la máquina procederá a realizar la fotocopia.
Las copias terminadas serán expulsadas y almacenadas en la
bandeja de recepción. Cuando se quiera fotocopiar un nuevo
documento, se retirará el original anterior del vidrio de contacto, lo
cual se hará después de que la luz de la lámpara se haya apagado.
A partir de este momento se puede repetir la operación cuantas
veces sea necesario.
Problemas más habituales
Los problemas más habituales que se pueden presentar en el manejo de este tipo de
máquinas son los siguientes:

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Parpadeo o destello del indicador de suministro de papel: indica que no tiene o está
colocado incorrectamente. En estos casos se procederá a introducir pape! o a colocarlo
correctamente.
Encendido del indicador de reposición de tóner: se abre la cubierta delantera, se
agita el nuevo cartucho de tóner para ablandarlo y se inserta dentro de los guiadores,
debiendo empujar ligeramente para que quede seguro en su posición. A continuación
se cierra la cubierta y se hace funcionar la máquina continuamente durante un corto
período de tiempo.
Mantenimiento
Para el correcto mantenimiento de una fotocopiadora habrá que observar las siguientes
precauciones:
Para su limpieza se desconectará previamente el interruptor principal.
La limpieza del vidrio de contacto se realizará con un paño humedecido en alcohol o
detergente muy suave. No se deberá usar nunca disolvente o diluyentes.
En caso de que la fotocopiadora no se vaya a utilizar durante un amplio período de
tiempo, se deberá sacar el enchufe de la corriente eléctrica, pues aunque el interruptor
de funcionamiento esté apagado (OFF), es posible que aún funcione un calentador para
prevenir la condensación.

CAPITULO III: OTRAS MÁQUINAS

DE OFICINA

Fax
Es un medio de comunicación rápida por escrito. Envía y recibe, además de
documentación escrita, incluso a mano, todo tipo de dibujos, planos o similares. El canal
mediante el que se realiza el envió de la información es la línea telefónica, y los
instrumentos necesarios para ello son dos unidades de fax, aparatos preparados para
ello son dos unidades de fax, aparatos preparados para transmitir o recibir información,
conectados a dicha línea telefónica. El mecanismo para transmitir la información es el
siguiente: En la unidad emisora se coloca el documento que se quiere transmitir, y se
llama telefónicamente, desde su mismo teclado, al número donde se encuentra la
unidad receptora. La unidad receptora recibe la llamada y se conecta preparándose
para recibir la información. Durante este proceso, el documento es leído por el fax
emisor y transmitido vía telefónica; para imprimirlo. Una vez terminada la transmisión,
la unidad emisora manda la señal de fin, que una vez recibida por el receptor da por
finalizado el proceso. En este momento en la unidad receptora se encontrará una copia
idéntica a la que ha sido leída y enviada por la unidad emisora, en donde queda
constancia, asimismo, del envío.

Los elementos imprescindibles, por tanto, de cualquier tipo de fax son: un teléfono,
o teclado incorporado a la unidad emisora, para enviar la información; dos unidades:
una emisora y otra receptora; una línea telefónica; y un soporte de papel que reciba la
información. Los faxes más antiguos utilizaban papel térmico, en rollos de diversos
tamaños. Los inconvenientes de este papel son su alto precio, la mala calidad de la
reproducción y que la impresión acaba borrándose con el tiempo. Hoy día se ha
extendido el uso de papel normal (generalmente DIN A-4).

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Es también posible enviar mensajes de fax desde un ordenador personal, si se trata de
una información contenida en el mismo, con la ayuda de un módem conectado a la línea
telefónica y de un programa específico. También se pueden recibir en el ordenador.
Para un correcto funcionamiento del fax, deben limpiarse regularmente, con un paño
humedecido en alcohol, tanto los rodillos como los cabezales. Nunca debe utilizarse
agua ni detergente para la limpieza del fax.
Encuadernadoras
Se utilizan para ordenar y presentar adecuadamente los documentos,
clasificándolos e incorporándoles portadas. La clasificación más
común de encuadernadoras distingue las siguientes: Las que
taladran el papel: van provistas de unos punzones que hacen
unos orificios en los que posteriormente se insertan unos
canutillos o espirales que mantienen unidas las hojas. Termo
encuadernadoras: incorporan al borde de! papel una sustancia
que calienta la misma máquina, y que al enfriarse deja unidas
las hojas. Encuadernadoras que, antes de aplicar la sustancia, fresan el papel para que
el adhesivo caliente penetre en los cortes y mantenga mejor la unión.

Grapadoras eléctricas
Realizan tareas de grapado de documentos, incorporándoles una o más grapas
automáticamente.
Destructoras
Su única función es la destrucción de papel, de forma que quede absolutamente
inservible e ilegible.
El personal responsable de utilizar esta máquina deberá estar pendiente del vaciado de
la bolsa para evitar que ésta se llene en exceso y dificulte la entrada de más papel.
Se trata de máquinas que, si bien pueden presentar distintos tamaños, suelen ser
siempre de fácil manejo; basta con colocar el papel en la boca de entrada para que la
máquina lo "trague" y lo convierta en finísimas tiras, de aproximadamente un milímetro
de anchura, que se irán depositando en la bolsa. Estas máquinas tienen dimensiones y
capacidad variable, llegando las industriales a admitir grandes cantidades de hojas
juntas, incluso con grapas, sin que se altere su funcionamiento.

Impresoras
Cuestiones generales
Una impresora es un periférico de ordenador que permite producir una copia
permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en formato electrónico,
imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando
cartuchos de tinta o tecnología láser. Muchas impresoras son usadas como periféricos,
y estén permanentemente unidas al ordenador por un cable. Otras impresoras,
llamadas impresoras de red, tienen un iteraf de red interno (típicamente wireless o
Ethernet), y que puede servir como un dispositivo para imprimir en papal algún
documento para cualquier usuario de la red. Además, muchas impresoras modernas
permiten la conexión directa de aparatos de multimedia electrónicas con la tarjeta
Compact Flash, Secure Digital o Memory Stick, pendrives, o aparatos de captura de
imagen como constan de impresora, escáner o máquinas de fax en un solo aparato.
Una impresora combinada con un escáner o máquina de fax en solo aparato. Una
impresora combinada con un escáner puede funcionar básicamente como una
fotocopiadora.

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 Tipos de impresoras
Aunque podríamos utilizar múltiples criterios para clasificar la
diversidad dc impresoras que actualmente pueden encontrarse
en el mercado, mencionaremos únicamente los tipos de
impresora según los colores utilizados (impresora a color e
impresora según el sistema de impresión empleado (impresora
láser, impresora d inyección etc.) Una impresora a color
produce imágenes de múltiples colores, a partir de la
combinación simultánea de al menos tres de los siguientes
colores fundamentales: el magenta, el cian y el amarillo. La cantidad depositada en la
hoja de cada uno de estos, produce visualmente la sensación de todos los demás. El
color negro acompaña y mejora la impresión de diversas tonalidades. Este sistema se
conoce con el nombre de Sistema CMYK (acrónimo de Cyan, Magenta, Yellow y Key).
Una impresora monocroma utiliza únicamente el color negro, siendo de un uso más
generalizado en la oficina, esencialmente por resultar más económica.

Por el sistema de impresión empleado:

Las impresoras de láser e impresoras térmicas utilizan este método (láser: dispositivo
electrónico que, basado en la emisión inducida, amplifica de manera extraordinaria un
haz de luz monocromático y coherente) para adherir tóner al medio, Trabajan utilizando
el sistema de xerógrafa que está funcionando en la mayoría de las roto copiadoras:
adhiriendo tóner a un tambor de impresión sensible a la luz, y utilizando electricidad
estática para transferir el tóner al medio de impresión al cual se une gracias al calor y
la presión. Las impresoras láser son conocidas por su impresión de alta calidad, buena
velocidad de impresión y su bajo coste copia. Son impresoras más comunes para
muchas de las aplicaciones de oficina (esencialmente texto). Son menos utilizados por
el consumidor a nivel particular, generalmente debido a su alto coste inicial. Las
impresoras láser están disponibles tanto en color como en monocromo.

Escáner
De la voz inglesa scanner, es, en electrónica, un dispositivo óptico que reconoce
caracteres o imágenes.
El escáner utilizado en informática puede definirse como un aparato electrónico que
explora o permite escanear o digitalizar imágenes o documentos, y lo traduce en señales
eléctricas para su procesamiento, salida o almacenamiento.
Para mejorar el funcionamiento del sistema informático cuando se están registrando
textos, los escáneres se asocian a un tipo de software especialmente diseñado para el
manejo de este tipo de información en código binario llamados OCR (Optical Character
Recognition o reconocimiento óptico de caracteres), que permiten reconocer e
interpretar los caracteres detectados por el escáner en forma de una matriz de puntos
e identificar y determinar qué caracteres son los que el subsistema está leyendo.Un
caso particular de la utilización de un scanner, aunque representa una de sus
principales ventajas, es la velocidad de lectura e introducción de la información en el
sistema informático con respecto al método tradicional de introducción manual de datos
por medio del teclado, llegándose a alcanzar los 1.200 caracteres por segundo.

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Así funciona un escáner:
Una definición simple de escáner podría ser la siguiente: dispositivo que permite pasar
la información que contiene un documento en papel a una computadora, para de esta
manera poder modificarlo. Este proceso transforma las imágenes a formato digital, es
decir en series de 0 y de 1, pudiendo entonces ser almacenadas, retocadas, impresas
o ser utilizadas para ilustrar un texto.
El OCR:
Si pensamos un poco en el proceso de escaneado descrito, nos daremos cuenta de
que al escanear un texto no se escanean letras, palabras y frases, sino sencillamente
los puntos que las forman, una especie de fotografía del texto. Evidentemente, esto
puede ser útil para archivar textos, pero sería deseable que pudiéramos coger todas
esas referencias tan interesantes pero tan pesadas e incorporarlas al procesador de
texto no como una imagen, sino como texto editable. El OCR es un programa que lee
esas imágenes digitales y busca conjuntos de puntos que se asemejen a letras, a
caracteres. Dependiendo de la complejidad de dicho programa entenderá más o menos
tipos de letra, llegando en algunos casos a interpretar la escritura manual, mantener el
formato original (columnas, fotos entre el texto...) o a aplicar reglas gramaticales para
aumentar la exactitud del proceso de reconocimiento.

Para que el programa pueda realizar estas tareas con una cierta fiabilidad, sin confundir
"t" con "1", por ejemplo, la imagen debe cumplir unas ciertas características.
Fundamentalmente debe tener una gran resolución, unos 300 PPP para textos con tipos
de letra claros o 600 ppp si se trata de tipos de letra pequeños u originales de poca
calidad como periódicos. Por contra, podemos ahorrar en el aspecto del color: casi
siempre bastará con blanco y negro (1 bit de color), o a lo sumo una escala de 256
grises (8 bits). Por este motivo algunos escáneres de rodillo (muy apropiados para este
tipo de tareas) carecen de soporte para color. El proceso de captación de una imagen
resulta casi idéntico para cualquier escáner: se ilumina la imagen con un foco de luz, se
conduce mediante espejos la luz reflejada hacia un dispositivo denominado CCD que
transforma la luz en señales eléctricas, se transforma dichas señales eléctricas a
formato digital en un DAC (conversor analógico-digital) y se transmite el caudal de bits
resultante al ordenador.

Tipos de Escáneres
Existen cinco tipos de escáneres, pero no todos son ideales para la digitalización de
imágenes
De sobremesa o planos:Un escáner plano es el tipo más versátil. Es ideal para escanear
páginas de un libro sin tener que desprenderlas Generalmente lucen como
fotocopiadoras pequeñas ideales para un escritorio, y se utilizan para los objetos planos.
Sus precios pueden variar de acuerdo con la resolución de la imagen, pero salvo que
se utilicen para realizar presentaciones muy importantes, como por ejemplo colocar
imágenes para la Web, no se necesita adquirir uno de un costo tan alto.
De mano: Son los escáneres "portátiles", es el menos costoso, con todo lo bueno y lo
malo que implica esto. Hasta hace unos pocos años eran los únicos modelos con
precios asequibles para el usuario medio, ya que los de sobremesa eran
extremadamente caros; esta situación a cambiado tanto que en la actualidad los
escáneres de mano están casi inutilizados por las limitaciones que presentan en cuanto
a tamaño del original a escanear (generalmente puede ser tan largo como se quiera,
pero de poco más de 10 cm de ancho máximo) y a su baja velocidad, así como a la
carencia de color en los modelos más económicos.

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Lo que es más, casi todos ellos carecen de motor para arrastrar la hoja, sino que es el
usuario el que debe pasar el escáner sobre la superficie a escanear. Todo esto es muy
engorroso, pero resulta ideal para copiar imágenes pequeñas como firmas, logotipos y
fotografías, además es eficaz para escanear rápidamente fotos de libros
encuadernados, artículos periodísticos, facturas y toda clase de pequeñas imágenes.
De rodillo: Unos modelos de aparición relativamente moderna, se basan en un sistema
muy similar al de los aparatos de fax: un rodillo de goma motorizado arrastra a la hoja,
haciéndola pasar por una rendija donde está situado el elemento capturador de imagen.
Este sistema implica que los originales sean hojas sueltas, lo que limita mucho su uso
al no poder escanear libros encuadernados sin realizar antes una fotocopia (o arrancar
las páginas), salvo en modelos peculiares que permite separar el cabezal de lectura y
usarlo como si fuera un escáner de mano. A favor tienen el hecho de ocupar muy poco
espacio, incluso existen modelos que se integran en la parte superior del teclado; en
contra tenemos que su resolución rara vez supera los 400x800 puntos, aunque esto es
más que suficiente para el tipo de trabajo con hojas sueltas al que van dirigidos.

Scáneres para transparencias:

Poseen una resolución mejor que los anteriores y por eso
también son un poco más caros; pueden digitalizar
transparencias desarrollando un trabajo de muy buena calidad.
Estos tampoco son tan utilizados como los planos, pero en
aquellas empresas en donde utilizan el formato de diapositiva y
transparencia para sus impresiones, son una herramienta
realmente indispensable.
Con el scanner se pueden digitalizar textos (escritos a máquina
o con ordenador) e imágenes. Es imprescindible que el scanner
esté encendido antes de encender el ordenador, en caso contrario no lo detecta. Para
poder digitalizar textos hay que utilizar el programa OmniPage mientras que para las
imágenes hay que utilizar el programa Paint Shop Pro 5.

Cómo digitalizar textos

Clicando sobre el icono llamado OmniPage que se encuentra en el
escritorio, se accede al programa de digitalización de textos.
Una vez dentro del programa, hay que buscar la opción obtener
imagen dentro del menú archivo o bien clicar sobre el icono del
scanner que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla.
Aparecerá entonces una pequeña pantalla con varias opciones.
Clicando sobre digitalizar el scanner empezará a trabajar.Las hojas
se pueden poner de dos formas diferentes en el scanner.
- Hay que colocar la hoja boca abajo en la parte superior derecha del scanner y
después bajar la tapa.
- Se puede utilizar el alimentador automático.
Una vez que el programa ha obtenido la información de la hoja de texto, hay que pasarle
el reconocedor de textos OCR. Para ello hay que buscar un icono con dichos caracteres
OCR en la pantalla o bien en el menú archivo OCR, esta página. Si el reconocimiento
ha sido correcto, el programa mostrará un nuevo menú para agregar más páginas o
parar el digitalizado.

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 Clicando sobre parar digitalizado, aparece un
menú en el que hay que indicarle al programa el
nombre con el que queremos guardar el programa
así como el formato.
Cómo digitalizar imágenes y fotografías:
Clicando sobre el icono PaintShop Pro 5 que se
encuentra en el escritorio, se entra en el programa
de digitalización de imágenes.
Una vez dentro, hay que buscar la opción Acquire
dentro del menú File, import, twain
Cuando se clica sobre la opción acquire el scanner se pone en marcha mostrando una
previsualización de la imagen en pantalla.La imagen hay que colocarla en la parte
superior derecha del scanner y siempre boca abajo cerrando después bien la tapa.
Una vez que se haya seleccionado la zona que se desea digitalizar y si las opciones de
digitalizado son las deseadas, tipo, escala, brillo etc... Pulsando final el scanner
digitalizará la imagen y la enviará al PaintShop Pro 5. Si la imagen digitalizada se ve
detrás del menú de digitalización se podrá cerrar este para empezar a trabajar con las
herramientas de retoque.

Cámaras Digitales
Una cámara digital permite tomar fotos que se pueden visualizar e imprimir utilizando
una computadora.
La mayoría incluyen una pantalla tipo visualizador de cristal líquido (LCD), que puede
utilizar para tener una vista preliminar y visualizar la fotografías.
Incluyen un cable que permite conectar la cámara a un puerto. Permitiendo transferir
las fotografías.
Almacenan fotografías hasta que se las transfiera a una computadora. La mayoría tiene
una memoria integrada o removible.
- Memoria removible: almacenan fotografías en una tarjeta de memoria. Algunas
las almacenan en un disquete regular que calza dentro de esta. Se puede
reemplazar una tarjeta de memoria o disquete cuando esté llena.
- Memoria incorporada: almacenan al menos 20 fotografías. Una vez que está llena,
se las transfiere a la computadora.

Las filmadoras son unos aparatos periféricos altamente especializados que convierten
información, que se les introduce en código binario, en imágenes con una calidad similar
a la de una imprenta (1.600 puntos por pulgada como mínimo) o fotogramas similares
a los de cinematografía.
Las filmadoras se pueden conectar a una computadora o trabajar con ellas
remotamente llevando la información hasta el punto donde están por medio de un
soporte magnético.
Se utilizan para grabar conversaciones y otros sonidos, utilizando programas de
conferencia para comunicarse a través de Internet. Con los programas de control de
voz se puede conversar en un micrófono y emplear los comandos de voz para controlar
la computadora.
Unidireccional: graba sonidos de una dirección, lo que ayuda a reducir el ruido de fondo.
Este tipo es útil para grabar una voz individual
Omnidireccional: graba sonidos de todas direcciones. Este tipo es útil para grabar varias
voces en una conversación en grupo

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Otras Herramientas Para La Digitalización
La función de la biometría tecnológica sirve para verificar la identificación de cada
persona y para confirmar que se trata realmente de quien dice ser.
Uno de los campos que más utilizan este sistema es la informática.
Los sistemas de identificación biométrica se basan en analizar una característica
biológica única de la persona. Estos métodos de control dan mayor seguridad que la
utilización de objetos como tarjetas, llaves, (lo que una persona porta), como así
también contraseñas, información, claves, firma, etc. (lo que la persona sabe).
Lectura de la huella digital.

La identificación de alguien mediante un sistema electrónico de la huella digital (digital

personal) es una de las más utilizadas en el mundo.
Esta funciona conectada a una amplia base de datos que indica si en realidad las
huellas dactilares concuerdan con la información que se tiene acerca de la persona.
¿Cómo lo hace? El sistema transforma los arcos, rizos y espirales de las huellas en
códigos numéricos, que luego se comparan con los datos de que se dispone dando
resultados exactos, lo que garantiza uno de los más altos niveles de seguridad.
Lectura de la geometría de la mano Otro aparato de biometría es el de identificación
con base en las características de la mano (forma de los dedos, medidas, tamaño).

Sirve además para identificar al personal y sustituir el típico mercado de tarjetas a la

hora de entrada o salida de las labores.
Escaneo del iris
El reconocimiento ocular es muy efectivo y se usa, sobre todo, en instituciones de alta
seguridad (cárceles, bancos, cajeros...) de Japón, Gran Bretaña, Alemania y Estados
Unidos. Lo que se examina son las fibras, manchas y surcos del iris por medio de una
cámara especial (Iris scan)

Escaneo facial
También existe biometría facial que analiza la imagen de la cara de alguien impresa en
una fotografía o en una toma de vídeo funciona analizando la imagen en vídeo o una
fotografía y las características específicas de ciertas partes localizadas entre la frente y
el labio superior, lugares que generalmente no se ven afectados por la expresión (esta
puede operar sin que la persona sepa que está siendo estudiada).
Digitalización de la firma

Identificación de voz
Entre otros avances biométricos se encuentran los que tienen que
ver con el olor corporal y la resonancia acústica de la cabeza (esta
es muy efectiva porque permite reconocer las diferencias entre
gemelos idénticos, lo cual no es posible bajo el sistema facial)

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 Glosario
 DIGITACIÓN: Adiestramiento de los dedos para tocar un instrumento.
Indicación en una partitura de los dedos que deben emplearse para dar una nota
en un instrumento.
 REGISTRO: Un registro refiere al asiento de una información cualquiera y
concreta como puede ser el apuntamiento de un nombre y un apellido y la
pertinente hora en la cual se espera a esa persona en el caso de tratarse de una
cita con el médico.
 XEROGRAFÍA: Procedimiento electrostático que se utiliza para imprimir en seco.
ADMINISTRACIÓN Conjunto ordenado y sistematizado de principios, técnicas y
prácticas que tiene como finalidad lograr la máxima eficiencia en las formas de
estructurar y operar un organismo social.
 INFORMACIÓN: Está constituida por un grupo de datos ya supervisados y
ordenados, que sirven para construir un mensaje basado en un cierto fenómeno o
ente. La información permite resolver problemas y tomar decisiones, ya que su
aprovechamiento racional es la base del conocimiento.
 MENSAJE: Es, en el sentido más general, el objeto de lacomunicación. Está
definido como la información que el emisor envía al receptor a través de un canal
de comunicación o medio de comunicación determinado (como el habla o la
escritura, por ejemplo).

Fuentes de Información
Bibliográficas:

ARTHUR KENVONT, A. et alii (2005), Gestiones y trámites documentarios,

Madrid: Alhambra.

ANNA ALARCOS, E. (2010), Gramática de la lengua castellana, Madrid:

Espasa-Calpe.

Electrónicas:

 La comunicación en la empresa
http://www.crecenegocios.com/la-comunicacion-en-una-empresa/

 Etiqueta: La imagen Personal y Profesional

http://www.mujeresdeempresa.com/relaciones_humanas/relaciones050403.sht
ml

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