Princípios da TGA

Todavia, a estratégia se preocupa com o “o que fazer” e não com “como fazer”. Em outros termos, a
estratégia exige toda uma implementação dos meios necessários para a sua execução. Como esses
meios envolvem a empresa como um todo, trata-se aqui de atribuir incumbências a todos os níveis (ou
subsistemas) da empresa: o nível institucional, o nível intermediário e o nível operacional. E a
implementação exige planejamento. Isto é, a estratégia empresarial precisa de um plano básico – o
planejamento estratégico- para a empresa poder lidar com todas estas forças em conjunto. E o
planejamento estratégico precisa apoiar-se em uma multiplicidade de planos situados carreira abaixo
dentro da estrutura da organização. Para levar adiante o planejamento estratégico requer planos
táticos e cada um deles requer planos operacionais, combinando esforços para obter efeitos
sinergéticos.
Em outros termos, o planejamento estratégico é definido no nível institucional da empresa e exige a
participação integrada dos demais níveis empresariais: do nível intermediário por meio dos planos
táticos e do nível operacional por intermédio dos planos operacionais.

PARTICIPANTES DE UMA ORGANIZAÇÃO

a) Empregados: São as pessoas que contribuem com seu tempo e esforço para a organização,
fornecendo habilidades e conhecimentos em troca de salários e de outros incentivos que a organização
proporciona.
b) Investidores: são as pessoas ou instituições que contribuem com os investimentos financeiros que
proporcionam a estrutura de capital e os meios para o financiamento das operações da empresa e
esperam um retorno para o seu investimento.
c) Fornecedores: são as pessoas ou instituições que contribuem com recursos para a produção, sejam
matérias primas, tecnologia, serviços (como consultorias, assessoria, propaganda, manutenção etc.),
energia elétrica, componentes etc, em troca da remuneração de seus produtos/serviços e condições de
continuidade de suas operações.
d) Distribuidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela
organização e os distribuem para o mercado de clientes ou consumidores em troca da remuneração de
suas atividades e continuidade de suas operações.
e) Consumidores: são as pessoas ou instituições que adquirem os produtos ou serviços produzidos pela
organização para utilizá-los e consumi-los na expectativa de satisfação de suas necessidades.

MOTIVAÇÃO:
Do ponto de vista do administrador, a motivação compreende a criação de condições que proporcionem
satisfação pessoal a quem trabalha sob suas ordens.

5 exemplos de motivação do trabalho:

1 – Melhor remuneração;
2 – Projeção e prestígio social;
3 – Oportunidade de progredir;
4 – trabalho interessante (cabe ao administrador tornar agradáveis e interessantes as tarefas de seus
subordinados);
5 – tratamento humano (o empregado não deve ser confundido com equipamentos de produção).

COMUNICAÇÃO:
COMUNICAÇÃO ORGANIZACIONAL
Ser um comunicador habilidoso é essencial para ser um bom administrador e líder de equipe. Mas a
comunicação também deve ser administrada em toda a organização. A cada minuto de cada dia,
incontáveis bits de informação são transmitidos em uma organização. Serão discutidas as comunicações
de cima para baixo, de baixo para cima, horizontal e informal nas organizações.

COMUNICAÇÃO DE CIMA PARA BAIXO

A comunicação de cima para baixo refere-se ao fluxo de informação que parte dos níveis mais altos da
hierarquia da organização, chegando aos mais baixos. Entre os exemplos estão um gerente passando
umas atribuições a sua secretária, um supervisor fazendo um anúncio a seus subordinados e o
presidente de uma empresa dando uma palestra para sua equipe de administração. Os funcionários
devem receber a informação de que precisam para desempenhar suas funções e se tornar (e
permanecer) membros leais da organização.
Muitas vezes, os funcionários ficam sem a informação adequada. Um problema é a sobrecarga de
informação: os funcionários são bombardeados com tanta informação que não conseguem absorver
tudo. Grande parte da informação não é muito importante, mas seu volume faz com que muitos pontos
relevantes se percam.
Quanto menor o número de níveis de autoridade através dos quais as comunicações devem passar,
tanto menor será a perda ou distorção da informação.
Administração da comunicação de cima para baixo
Os administradores podem fazer muitas coisas para melhorar a comunicação de cima para baixo. Em
primeiro lugar, a administração deve desenvolver procedimentos e políticas de comunicação. Em
segundo lugar, a informação deve estar disponível àqueles que dela necessitam. Em terceiro lugar, a
informação deve ser comunicada de forma adequada e eficiente. As linhas de comunicação devem ser
tão diretas, breves e pessoais quanto possível. A informação deve ser clara, consistente e pontual –
nem muito precoce nem (o que é um problema mais comum) muito atrasada.

COMUNICAÇÃO DE BAIXO PARA CIMA

A comunicação de baixo para cima vai dos níveis mais baixos da hierarquia para os mais altos.
Os administradores devem facilitar a comunicação de baixo para cima.
Mas os administradores devem também motivar as pessoas a fornecer informações valiosas.

COMUNICAÇÃO HORIZONTAL

Muita informação precisa ser partilhada entre pessoas do mesmo nível hierárquico. Essa comunicação
horizontal pode ocorrer entre pessoas da mesma equipe de trabalho. Outro tipo de comunicação
importante deve ocorrer entre pessoas de departamentos diferentes. Por exemplo, um agente de
compras discute um problema com um engenheiro de produção, ou uma força-tarefa de chefes de
departamento se reúne para discutir uma preocupação particular.
Especialmente em ambientes complexos, nos quais as decisões de uma unidade afetam a outra, a
informação deve ser partilhada horizontalmente.
As empresas integrantes da GE poderiam operar de forma completamente independente. Mas cada
uma deve ajudar as outras. Transferem entre si recursos técnicos, pessoas, informação, idéias e
dinheiro. A GE atinge esse alto nível de comunicação e cooperação através de um fácil acesso entre as
divisões e ao CEO; uma cultura de abertura, honestidade, confiança e obrigação mútua; e reuniões
trimestrais em que todos os altos executivos se reúnem informalmente para partilhar informações e
idéias. Os mesmos tipos de coisas são feitas também nos níveis inferiores.

COMUNICAÇÃO FORMAL E INFORMAL

As comunicações organizacionais diferem em sua formalidade. As comunicações formais são oficiais,

episódios de transmissão de informação sancionados pela organização. Podem mover-se de baixo
para cima, de cima para baixo ou horizontalmente, muitas vezes envolvendo papel.
A comunicação informal é menos oficial.
CONTROLE: CONSISTE EM VERIFICAR SE TUDO ESTÁ SENDO FEITO DE ACORDO COM O PLANEJADO
BEM COMO ASSINALAR AS FALTAS E ERROS PARA REPARÁ-LOS.
CONTROLE DA AÇÃO EMPRESARIAL
A função de controle está relacionada com as demais funções do processo administrativo: o
planejamento, a organização e a direção repercutem nas atividades de controle da ação
empresarial. Muitas vezes se torna necessário modificar o planejamento, a organização ou
a direção, para que os sistemas de controle possam ser mais eficazes.

O controle é um processo cíclico e repetitivo composto de quatro etapas a saber:

estabelecimento de padrões;
avaliação do desempenho;
comparação do desempenho com o padrão estabelecido e ação corretiva.
À medida que o processo se repete, o controle permite um gradativo aperfeiçoamento, ou, em outros
termos, uma gradativa aprendizagem do sistema, que corrige seus erros e melhora seu desempenho.

Fases do controle
1. Estabelecimento de padrões de desempenho
Os padrões representam o desempenho desejado. Podem ser tangíveis ou intangíveis, vagos ou
específicos, mas sempre relacionados com o resultado que se deseja alcançar. Os padrões são normas
que proporcionam a compreensão daquilo que se deverá fazer.
A Escola da administração Científica de Taylor deu exagerada ênfase ao desempenho de técnicas e
métodos capazes de proporcionais padrões de desempenho. O “estudo de tempos e
movimentos” constitui uma técnica desenvolvida para determinar o tempo padrão, isto é, o tempo
médio que um operário deverá levar para executar uma determinada tarefa. O custo padrão é um outro
exemplo de técnica que fixa padrões para analisar e controlar os custos empresariais.
Existem vários tipos de padrões utilizados para avaliar e controlar os diferentes recursos da empresa,
a saber:
a. Padrões de quantidade: como número de empregados, volume de produção, volume de vendas,
percentagem de rotação do estoque, índice de acidentes etc.
b. Padrões de qualidade: como padrões de qualidade para a produção, funcionamento de máquinas e
dos equipamentos, qualidade dos produtos e serviços oferecidos pela empresa, assistência técnica etc.
c. Padrões de tempo: como permanência média do empregado na empresa, tempos padrões de
produção, tempo de processamento dos pedidos dos clientes etc.
d. Padrões de custo: como custo de estocagem das matérias-primas, custo do processamento de um
pedido, custo de uma requisição de material, custo de uma ordem de serviço, relação custo-benefício de
um novo equipamento, custos diretos e indiretos da produção etc.
2. Avaliação do desempenho
Para se controlar o desempenho deve-se, pelo menos, conhecer algo a respeito dele e do seu passado,
Isto pode parecer coisa simples, porém, se a base da mediação ou mensuração não for bem definida, o
processo cairá em erros e confusões. Um sistema de controle depende da informação imediata a
respeito do desempenho e da unidade de mensuração deverá estar de acordo com o padrão
predeterminado e deverá ser expressa de forma que facilite uma comparação entre o desempenho e o
padrão de desempenho desejado.

3. Comparação do desempenho com o padrão

A comparação do desempenho com o que foi planejado não busca apenas localizar os erros ou
desvios, mas também permitir a predição de outros resultados futuros. Um bom sistema de controle,
além de proporcionar rápidas comparações, permite localizar possíveis dificuldades ou mostrar
tendências significativas para o futuro. Não é possível modificar o passado, mas a sua compreensão
pode propiciar auxilio para, a partir do presente, criar condições para que as operações futuras
obtenham melhores resultados.
No fundo, a comparação pode ser feita por meio de:
a. Resultados: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita depois de terminada a
operação. A mensuração realiza-se em termos de algo pronto e acabado, no fim da linha, e apresenta o
inconveniente de mostrar os acertos e faltas de uma operação já terminada, uma espécie de atestado
de óbito de algo que já aconteceu.
b. Desempenho: quando a comparação entre o padrão e a variável é feita paralelamente à operação,
ou seja, quando a comparação acompanha a execução da operação. Embora feita paralelamente ao
tempo e, portando, atual, a mensuração é feita sobre uma operação em processamento e ainda não
terminada. Correspondente a uma espécie de monitoração do desempenho, sem interferir no seu
resultado ou na sua consecução.
A comparação do resultado ou do desempenho em relação ao padrão pode resultar em três
possibilidades:
a. Conformidade ou aceitação: o resultado ou desempenho está de acordo com o padrão e, portanto,
aceito.
b. Os resultados ou desempenho apresenta leve desvio quanto ao padrão, mas dentro da tolerância
permitida, e, portanto, aceito, embora a conformidade não seja a ideal.
c. Rejeição: o resultado ou desempenho apresenta desvio, afastamento ou discrepância para maio ou
para menos em relação ao padrão, além da tolerância permitida e, portanto, rejeitando e sujeito à ação
corretiva.
A comparação dos resultados obtidos com os resultados planejados geralmente é feita por meios de
apresentação como gráficos, relatórios, índices, percentagens, medidas e estáticas etc. Esses meios de
apresentação impõem técnicas à disposição do controle para que este tenha maior informação sobre
aquilo que deve ser controlado.

4. AÇÃO CORRETIVA
O controle deve indicar quando o desempenho não está de acordo com o padrão estabelecido e qual
a medida a adotar. O objetivo do controle é exatamente indicar quando, quanto, onde e como se deve
executar a correção.
A ação corretiva é tomada a partir dos dados quantitativos gerados nas três fases anteriores do
processo de controle. As decisões quanto ‘as correções a serem feitas representam a culminação do
processo de controle.
Qualquer que seja o nível, a área de atividade ou o problema envolvido, o processo de controle é
basicamente o mesmo e segue aproximadamente estas quatro fases. Pode mudar o mecanismo, mas o
processo é sempre o mesmo.
O controle depende e contribui para as outras funções administrativas, guardando estreito inter-
relacionamento com todas elas. Sem o planejamento para fixar os objetivos e especificar as atividades, o
controle não teria qualquer propósito. Sem a organização, a orientação sobre quem deve fazer as
avaliações e quem deve tomar as ações corretivas não existiria. Sem a direção, todos os relatórios de
avaliação não teriam nenhuma influência sobre o desempenho atual da empresa.
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SISTEMAS DA ADM PUB FEDERAL

SIAFI – SISTEMA INTEGRADO DE ADM FINANCEIRA DO GOVERNO FEDERAL -> UTILIZADO PARA
REGISTRO ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DA EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA, FINANCEIRA E
PATRIMONIAL DO GOVERNO FEDERAL

O SIAFI SURGIU COMO INSTRUMENTO MODERNO E EFICAZ NO CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DOS

GASTOS PÚBLICOS.

HOJE O GOVERNO FEDERAL TEM UMA CONTA ÚNICA PARA GERIR DE ONDE TODAS AS SAÍDAS DE
DINHEIRO OCORREM COM O REGISTRO DE SUA APLICAÇÃO E DO SERVIDOR PUBLICO QUE A EFETUOU.

O SIAFI ESTÁ ORGANIZADO POR SUBSISTEMAS, ATUALMENTE SÃO 21 SUBSISTEMAS CADA UM TEM
UMA FUNÇÃO PRÓPRIA.

SICAF – SISTEMA DE CADASTRAMENTO UNIFICADO DE FORNECEDORES QUE VIABILIZA O

CADASTRAMENTO DE FORNECEDORES DE MATERIAIS E SERVIÇOS PARA OS ÓRGÃOS E ENTIDADES
PÚBLICAS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA NO ÂMBITO DO SISTEMA INTEGRADO DE SERVIÇOS GERAIS.
Logística, de acordo com BALLOU, 2003, p. 37, é entendida como um processo de planejamento,
implementação e controle do fluxo eficaz e economicamente eficiente de materiais e informações desde
o ponto de origem até o seu destino com o propósito de atender o público-alvo.

Na organização pública, a missão do gestor é estabelecer o nível de atividades logísticas necessário para
atender ao público-alvo organizacional no tempo certo, no local certo e nas condições e formas
desejadas, de forma economicamente eficaz, eficiente e efetiva no uso dos recursos públicos.

AS ÁREAS DA LOGÍSTICA NA ORGANIZAÇÃO PÚBLICA

A logística realiza a integração da administração de materiais (suprimentos) com a logística

organizacional, com a distribuição física e/ou prestação de serviços, e com as atividades relativas ao
retorno/descarte de materiais.

É o conjunto de operações associadas ao fluxo de materiais e informações necessários ao modelo de

transformação da organização.

Cadeia de Suprimentos – engloba todos os estágios envolvidos direta ou indiretamente no atendimento

de um pedido de um cliente.

A cadeia de suprimentos inclui não só fabricantes e fornecedores, como também transportadoras,

depósitos, varejistas, e os próprios clientes.

Uma cadeia de suprimentos envolve um fluxo constante de informações produtos e recursos financeiros
entre diferentes elos.

Os membros primários são as unidades ou empresas que executam as atividades, já os membros de

apoio são aqueles que fornecem os recursos, conhecimento, etc. Uma empresa pode realizar
simultaneamente as duas funções.

O término da cadeia de suprimentos é o ponto de consumo, chegando ao cliente final.

Custos Logísticos – é o somatório dos custos dos elementos chaves da cadeia de suprimentos, ex custo
do transporte, armazenagem, etc.

Custos de armazenagem – estrutura para guardar adequadamente produtos, etc, Ex. Aluguem do
armazém...

Custos com estoques – custos gerados com a necessidade de estocar, ex. matéria prima, componentes,
produto acabado, etc.

Custos com emissão do pedido, como local, telefone, luz, pessoal, computadores, etc.

Custos de transporte, etc.

Método ABC - Custeio baseado em atividades ou custeio ABC é um método de custeio que está
baseado nas atividades que a empresa efetua no processo de fabricação de seus produtos.

Cada atividade dentro da cadeia de suprimento nasce em função da necessidade de executar

determinado trabalho ou tarefa, geralmente denominado atividade.

A proposta deste método está em evidenciar os custos mais elevados em cada atividade para que
possa ser feita uma intervenção de melhoria nestas etapas.

Podemos concluir que as atividades são as causadoras dos custos da cadeia de suprimentos.

CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

Processo onde se busca reunir os materiais por características semelhantes, considerando os

seguintes atributos:

Abrangência; flexibilidade; praticidade

 Abrangência – a classificação deve abordar uma série de características dos

materiais, caracterizando-os de forma abrangente. Aspectos físicos, financeiros, contábeis...
são todos fundamentais em um sistema de classificação abrangente.
 Flexibilidade – um sistema de classificação flexível é aquele que permite interfaces entre os
diversos tipos de classificação, de modo a obter uma visão ampla da gestão de estoques.
Enquanto a abrangência tem a ver com as características do material, a flexibilidade refere-
se à “comunicação” entre os tipos de classificação, bem como à possibilidade de adaptar e
melhorar o sistema de classificação sempre que desejável.
 Praticidade – a classificação deve ser simples e direta, sem demandar do gestor
procedimentos complexos. Ainda, deve prover informações objetivas.

Possibilidades de classificação:

 Pode ser produzido internamente?

 Por demanda (Classificação ABC)
 Por aplicabilidade
 Matéria-prima
 Produto intermediário ou em processo
 Produto final ou acabado
 Material auxiliar
 Por periculosidade
 Por perecibilidade
 Por importância operacional (classificação XYZ)
 Por material permanente ou de consumo:
 Material de consumo: É aquele que, em razão de seu uso corrente, perde
normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;
 Material permanente: É aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde
sua identidade física, mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta
uma durabilidade superior a dois anos.

Classificação de um bem como permanente ou de consumo é, predominantemente, uma classificação

contábil, pois é referente à natureza de despesa, no âmbito do Sistema Integrado de Administração
Financeira do Governo Federal (Siafi). A Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda,
através do artigo 3º de sua Portaria nº 448/2002, apresenta cinco condições excludentes para a
classificação de um bem como permanente. De acordo com essa norma, é material de consumo aquele
que se enquadrar em um ou mais dos seguintes quesitos:
Art. 3º. Na classificação da despesa serão adotados os seguintes parâmetros excludentes, tomados em
conjunto, para a identificação do material permanente:
I – Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de
funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II – Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável,
caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III – Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde
sua característica normal de uso;
IV – Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não podendoser retirado sem
prejuízo das características do principal; e
V – Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação.”

CURVA ABC

Trata-se de uma das técnicas mais utilizadas no mundo inteiro de controle e organização de estoque. A
curva ABC tem como principal finalidade, classificar todos os produtos que compõem o estoque de uma
empresa de acordo com o grau de importância de cada um deles.

Essa classificação pode ser feita de acordo com os preços de custo ou preços de venda de cada produto
do estoque.

Como funciona a curva ABC?

Dentro de cada empresa, independentemente do ramo de atuação, uma medida importante para se
obter é a classificação dos produtos por volume de estoque e de vendas.

É aí que entra a importância da curva ABC. Ela é uma ferramenta que permite identificar os itens que
possuem maior importância e maior valor dentro do seu estoque e classificá-los de acordo com essa
relevância.

Resumindo, a curva ABC faz um ranqueamento dos seus produtos mostrando que uma parcela menor
deles traz maior retorno para sua empresa.

A curva de experiência ABC, também chamada de análise de Pareto ou regra

80/20, é um método de categorização de estoques, cujo objetivo é determinar
quais são os produtos mais importantes de uma empresa.

ESTOQUES – Certa quantidade de itens mantidos em disponibilidade

constante e renovados, permanentemente para produzir lucros e serviços.

Os estoques constituem um ativo circulante necessário para que a empresa

possa produzir e vender com o mínimo risco de paralisação ou de
preocupação.

Funções do estoque:
Garantir o abastecimento de materiais à empresa, proporcionar economia de
escala, através da compra e produção em lotes econômicos, etc

Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e

venda e entre as etapas de compra, transformação e venda.

Classificação dos estoques:

Estoques de matérias primas constituem os materiais básicos que ingressam o

processo produtivo da empresa.

Estoques de materiais em processamento (materiais em vias) – materiais que

estão sendo processados ao longo das seções que compõem o produto.

Estoques de materiais semiacabados – materiais parcialmente acabados cujo

processamento está em estágio intermediário de acabamento.

Estoques de materiais acabados ou componentes – peças isoladas ou

componentes já prontos para serem anexados ao produto.

Estoque de produtos acabados – o processamento foi completamente

acabado.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

Controle da tramitação de documentos – atividade típica corrente

Setor PROTOCOLO:

Recebimento, registro, classificação, expedição, controle.

 Setor recebimento e classificação

Separar a correspondência oficial da particular, distribuir, separar a

correspondência oficial de
CORRESPONDÊNCIA OFICIAL. A Linguagem Jurídica

22 mar 2017

Marinalva Freire da Silva

UBE-PB /ALANE-PB/APEESP

Correspondência oficial é aquela cuja origem é a administração pública, elaborada por agentes públicos.
Pode ser interna (quando se dá entre os setores de uma repartição) ou externa (quando ocorre entre
dois órgãos públicos ou entre órgãos públicos e particulares).

Correspondência Oficial é a comunicação que se estabelece oficialmente entre expedidor e receptor que
representem, ou pelo menos um deles, algum órgão da Administração Pública, conforme se fez
referência. Em razão disso, as marcas autorais do texto de correspondência oficial tendem a dar lugar a
fórmulas impessoais e, em grande parte, padronizada sua redação, com alterações conteudísticas. (

“Dessa maneira, recomenda-se :

1. a) para obter concisão, devem-se usar frases e períodos curtos, evitando adjetivos e advérbios
dispensáveis, assim como construções explicativas, justificativas ou exemplificativas;
2. b) para obter simplicidade, dar preferência às orações na ordem direta, exceto quando a ordem
inversa for necessária para reforçar o caráter imperativo do enunciado; dar preferência às
expressões na forma positiva; e empregar palavras e expressões de uso corrente, salvo quando
se tratar de assunto técnico que exija nomenclatura própria;
3. c) para obter uniformidade, expressar a mesma ideia, ao longo de todo o texto, por meio das
mesmas palavras, evitando sinônimos; buscar a uniformidade do tempo e do modo verbais em
todo o texto; buscar o paralelismo nominal e verbal entre as disposições dos incisos, das alíneas
e dos itens constantes na mesma enumeração ( isto em se tratando de lei em que há artigos
etc); e evitar emprego de palavra ou expressão que confira ambiguidade ao texto;
4. d) para obter imperatividade, preferir o presente e o futuro do presente do indicativo às
demais formas verbais; preferir as formas verbais às nominais; preferir os verbos significativos
aos de ligação” (MANUAL DE REDAÇÃO PARLAMENTAR. Assemb. Legisl. MG, BH, 2005, p. 38-
41).

A redação oficial parlamentar mais empregadas são ‘ata’, ‘ordem do dia’, ‘edital de convocação’,
‘comunicação’, e ‘decisão’, destinam-se a registrar e a ordenar os procedimentos a tos oficiais relativos
às reuniões de plenário e de comissões., devendo se constituir de título, texto, fecho e assinatura com
identificação do autor. Estes documentos são de natureza parlamentar, embora utilizados em outras
situações da administração nos poderes executivo e judiciário:

-Ata– registro de fatos ou ocorrências e resoluções tomadas em uma sessão do corpo deliberativo ou
consultivo. Trata-se de um resumo oficial do ocorrido em certos casos por Edital (RN).

-Comunicação - documento utilizado por parlamentar, pelas comunicações ou pela presidência para
formalizar avisos em plenário.
–Decisão – solução que é dada a uma questão por meio de sentença, despacho ou solução (RN).

-Edital de convocação– instrumento de comunicação utilizado pela administração para dar

conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como abertura de licitação, provimento de
cargos públicos, convocação de funcionários etc. Deve ser publicado em Diário Oficial da União ( DOU) e,
quando necessário, na imprensa privada. (AOL). É um instrumento de convocação para reunião a ser
realizada em horário ou dia diverso do fixado para as reuniões ordinárias ( isto no Legislativo).(ALMG).

–Memorando– correspondência interna utilizada entre unidades administrativas de um mesmo órgão,

que podem estar hierarquicamente em mesmo local ou em nível diferente, na qual se expõe qualquer
assunto referente à atividade administrativa. Comunicação, Papeleta e Nota são documentos que têm
as mesmas características do Memorando, usados conforme a tradição do órgão.

-Ofício– o ofício é empregado internamente entre o Presidente e demais deputados ( no caso do

legislativo, é o documento amplamente utilizado) e entre autoridades no setor. (ALMG). É usado
externamente pelas autoridades para tratar de assuntos de serviço ou de interesse da administração.
Tem por finalidade convocar reunião, agradecer, responder a requerimento, fazer encaminhamento de
documentos entre outros. A rigor, só deveria ser empregado entre pessoas jurídicas e;ou autoridades do
Serviço público nos três segmentos: federal, estadual e municipal, entretanto, é utilizado também por
particulares. O oficial Tem formato uniforme, de acordo com a Instrução Normativa nº 4 de 06 de março
de 1992, da Secretaria de Administração Federal. (AOL).

-Ordem do dia ou pauta – contém a relação das matérias que serão apreciadas na reunião. A expressa
‘ordem, do dia’ é usada, também, para designar a parte da reunião em que se apreciam as
proposições.(ALGM)

Há outras modalidades de correspondência/redação oficial:

–Abaixo-assinado – documento particular assinado por várias pessoas e que, em geral, contém
reivindicação, pedido, manifestação de protesto ou solidariedade (RN).

–Alvará– documento pelo qual o agente público, baseado em texto legal, autoriza ou declara ficar
assegurado a um particular o exercício de determinada atividade, em razão de despacho ou de
resolução administrativa. (AOL). ‘Alvará de soltura’, ordem judicial para libertar quem se acha preso ou
após pena cumprida ou extinta.(RN).

–Apostila– aditamento que se faz a um título ou documento envolvendo fixação de vantagens,

retificações, atualizações ou esclarecimentos com vistas a evitar a expedição de novo título ou
documento (AOL).
–Atestado – afirmação escrita e assinada de existência ou verdade de um fato ou estado que alguém,
em razão de seu ofício ou função, fornece ao interessado para servir-lhe de documento. O atestado
pode ser de vida, de óbito, de sanidade física e/ou mental.(RN).

–Ato– exercício da faculdade de agir ou o seu resultado. Acontecimento social ou político de caráter
formal, solene, cerimonioso. ‘Ato atributivo’ato que confere a alguém um direito; ‘ato público’, reunião
ostensiva d pessoas, aberta ao público (RN)

–Ato- Declaratório-instrumento de comunicação administrativa pelo qual órgãos da administração

federal transmitem declaração, decorrente de despacho ou de pronunciamento em processo, relativa a
obrigações de particulares e com base nos motivos que a justifiquem. Por vezes, toma a forma de
‘circular’, ‘portaria’ ou ‘ordem de serviço’.(AOL).

–Auto de Infração – documento que registra a ocorrência ou flagrante de transgressão à lei. Quase
sempre é lavrado no local onde a infração ocorreu, em impresso mais ou menos uniforme que, depois
de preenchido pelo servidor devidamente credenciado e pela pessoa ou forma comercial ou industrial
que nele incorreu, servirá de documento base para a constituição do competente processo. (AOL)

–Aviso- expediente pelo qual o ministro, diretor de Departamento ou de outra autoridade transmite
instrução aos subordinados, à comunidade em geral faz requisição, comunicação e põe em exercício
providências necessárias à boa ordem a serviço público ou particular. Pode ser aviso de serviço, aviso
de férias, aviso prévio.(RN).

-Avocatório– documento pelo qual o juiz avoca autos em processos. Denominação que ainda se dá a
forma cortês de tratamento ou expressão de reverência a Sr. (Senhor ), Dr.( Doutor). (RN).

-Boletim – todo escrito breve de um fato. Há vários tipos: a)Boletim de ocorrência (BO) Boletim
expedido pelas delegacias a interessados que sofrem acidentes de trânsito, assaltos etc. ; b) Boletim do
governo, é um boletim apresentando as últimas informações de interesse público; c) Boletim escolar,
enviado aos pais relatando as notas ou conceitos do aluno; d) Boletim médico, dá notícia do estado de
saúde de um paciente; e) Boletim meteorológico, informa sobe o tempo. (RN)

–Boleto– impresso expedido por instituição financeira, firma ou outro, contendo registro de dívida etc.
(RN)

–Carta– correspondência com personalidade pública ou particular, utilizada para fazer solicitações,
convites, externar agradecimentos ou transmitir informações. Logo, comunicação escrita ou impressa
endereçada a uma ou várias pessoas ou, ainda,. A uma organização. A denominada de: a) ‘Carta aberta’
quando dirigida à comunidade através de órgãos de imprensa; b) ‘Carta comercial ou industrial’ quando
utilizada pelo comércio ou pela indústria; c) ‘Carta Magna’ Lei máxima de um país, Constituição; ‘Carta
oficial’, quando utilizada pelos órgãos públicos em situações não cerimoniais entre outros tipos. (RN).

–Certidão– declaração feita por escrito, com base em documento original, objetivando comprovar a
existência de ato ou assentamento de interesse de alguém.(RN)

–Certificado-documento que se afirma ou se atesta a existência de um fato de que se é testemunha.

Confunde-se muitas vezes com a certidão.(RN)

–Circular– correspondência oficial enviada simultaneamente a diversos destinatários, com texto

idêntico, transmitindo instruções, ordens, recomendações, determinando a execução de serviços ou
esclarecendo o conteúdo de leis, normas e regulamentos.(RN).

–Citação– ato ou efeito de citar, texto citado; ato processual utilizado pelo Poder Judiciário para dar ao
demandado conhecimento da ação , convocando-o a juízo para se manifestar e participar de todos os
atos e termos de demanda (RN).

–Código- conjunto de leis, de disposições legais compostas pela autoridade competente, que se referem
a um mesmo setor do Direito. (RN)

–Contrato– instrumento jurídico em que se formam direitos e obrigações para a realização material de
atividades executivas, isto é, para a obtenção de bens e serviços pelo Estado, sempre que uma das
partes seja entidade de direito privado, inclusive, às criadas pelo Poder Público ou sujeitas ao seu
controle majoritário (AOL). Acordo pelo qual uma ou mais pessoas se obrigam para com outras a dar, a
fazer ou a não fazer algo; acordo entre duas ou mais pessoas que entre si transferem direito ou se
sujeitam a uma obrigação. ‘Contrato de segurança’ consiste em que uma das partes, se obriga com a
outra a paga de um prêmio, a indenização do prejuízo resultante de riscos futuros previstos no Contrato
(RN).

–Convênio– acordo bilateral e multilateral celebrado entre entidades públicas mediante o qual
assumem compromissos de cumprimento de cláusulas regulamentares. (RN)..

–Declaração – afirmação da existência de um fato, existência ou não de um direito. (RN)

–Decreto– resolução ou decisão tomada por pessoa ou entidade a que se conferem poderes para isso.
Mandado judicial. Sentença. (RN). Ato escrito, emanado de Chefe de Estado ou de Órgão do Poder
Público Executivo, com força obrigatória, destinado a assegurar ou normatizar situações políticas,
sociais, jurídicas ou administrativas, ou a reconhecer, proclamar, atribuir, extinguir ou modificar um
direito, obrigação ou responsabilidade.
–Despacho– decisão proferida por autoridade administrativa, sobre exposição de motivos, parecer,
informação, requerimento ou demais papéis subordinados pelas partes a seu conhecimento e solução.
Recebe o nome de ‘Despacho Interlocutório’ quando feito por servidor de nível intermediário;
‘Despacho Ordenatório’ ou de Expediente’, quando feito por autoridade de maior nível hierárquico e
refere-se à ordem, andamento ou fiscalização de processo; e ‘Despacho Definitivo ou Decisório’, quando
soluciona ou define a questão. (AOL). Resolução de autoridade pública sobre qualquer negócio, escrito,
requerimento, auto ou documento. (RN).

-Dispositivo- documento que prescreve, ordena. Ações planejadas por uma administração visando algo.
Declaração, sentença, trecho que contém aquilo que se decide numa lei. (RN).

–Emenda– em sentido geral, correção de um erro cometido na elaboração de um documento. Pode

significar reforma, modificação, alteração. (RN).

–Ementa– recebe, também, o nome de rubrica e é a parte do preâmbulo de lei, decreto, portaria,
parecer, ofício-circular e carta-circular. Sintetiza o contexto do ato a que se refere e tem a finalidade de
permitir um conhecimento prévio da matéria nele contida. (AOL).

–Estatuto – conjunto de normas baixadas por autoridades superiores, decorrentes de uma

determinação legal, que regem o funcionamento de determinado órgão ou o exercício de atividades
profissionais. No âmbito da Administração Pública Federal, o documento estabelece como são
organizadas e administradas as Fundações, sendo obrigatória a sua publicação no Diário Oficial da
União, devendo ser, observadas as normas do DIN quanto à matéria. O Estatuto, no âmbito do o federal,
deve ser aprovado por Decreto do Presidente da República ou por uma Portaria do Ministro de Estado
ou de titular do (AOL).

–Exposição de motivos– forma de correspondência oficial assinada por Ministro de Estado ou por
dirigentes de órgãos da presidência da República, justificando medidas propostas anexas ou submetidas
à deliberação presidencial assuntos de sua administração ou mensagem ao Congresso Nacional.

–Informação– instrumento de comunicação oficial por meio do qual são fornecidos dados a respeito de
certo fato ou pedido, a fim de que subam ao despacho ou solução de autoridade a quem compete
resolvê-las. Tem como base o exame de processo ou fato de que se tenha conhecimento. (AOL).

–Lei– uma regra geral ou de caráter permanente, que expressa a vontade, imperativa do Estado e da
iniciativa popular a que todos são submetidos. É uma norma jurídica obrigatória de efeito social,
emanada no poder público competente. O esboço de lei, elaborado pelo Executivo, é denominado
anteprojeto, a ser objeto de estudo pelo Legislativo, após o que recebe a redação definitiva,
transformando-se em projeto de lei. Os projetos de lei são submetidos à aprovação do Presidente da
República que sanciona ou veta seus dispositivos, transformando-se em lei, quando sancionado. (AOL).
–Mandado- ordem judicial por meio da qual o juiz manda que se tome medida coativa contra seu
destinatário. (RN).

-Mandato – contrato em que em mandante determina a um mandatário (ou procurador) que aja em seu
nome, praticando os atos necessários para tanto. (NR)

–Medida provisória – ato com força de lei expedido pelo Presidente da República em casos de urgência
ou de interesse público relevante, tais como segurança nacional, finanças públicas, normas tributárias,
criação de cargos públicos e fixação de vencimentos, desde que não haja aumento de despesa.Tem
imediata ou posterior apreciação do Congresso Nacional que poderá aprová-la ou rejeitá-la, perdendo a
eficácia, desde a edição, se não for convertida em lei pelo Congresso num prazo de trinta dias, a contar
da data de sua publicação. (AOL).

–Mensagem– ato escrito e solene com que o Presidente da República se dirige ao Congresso Nacional
por ocasião de sua abertura ou para expor as realizações do Governo, propor orçamentos, encaminhar
projetos de lei, alterar projetos de lei, apresentar nomes para determinados cargos ou apresentar as
razões de seu veto a projetos de lei submetidos à sua sanção. A Câmara dos Deputados e o Senado
também utilizam mensagens para se dirigir ao Chefe do Executivo (AOL). Os poderes executivo e
legislativo estaduais e municipais também a utilizam.

–Minuta– primeira redação de qualquer documento; rascunho; ato preliminar à feitura de escritura ou
contrato que se fará a seguir, decalcado em rascunho ou apontamentos que o concretizem. (RN).

–Notificação– ato judicial escrito originado do juiz, por meio do qual se dá conhecimento a uma pessoa
de algo ou de fato de seu interesse das medidas legais cabíveis. (RN)

–Ordem de Serviço –expediente interno de um órgão mediante o qual o seu titular regula
procedimentos para a execução de serviços, fixa comandos de ação ou estabelece normas para o
cumprimento de determinado serviço. Não existe diferença fundamental entre Ordem de Serviço,
Instruções Reguladoras e Normas de Execução. A questão parece ser mais de preferência ou
conveniência interna dos órgãos e não de natureza essencial. (AOL).

–Parecer-exame apurado que se faz sobre determinado assunto, com apresentação fundamentada de
solução e, de acordo com as circunstâncias, pode ser favorável ou contrário a ele. Tem como objetivo
principal fornecer subsídios para tomada de decisões. Geralmente é vazado no corpo de um processo e
serve de base para despachos e decisões. (AOL).

–Portaria-documento de caráter oficial assinado por Ministros e Secretários de Estado ou dirigentes de

órgãos e entidades da Administração Pública com o objetivo de dar instruções, nomeações, designações
de pessoal para exercer função no Estado. (RN). A Portaria dar instruções concernentes à administração,
com referência a pessoal (designação, delegação de competência, admissão, dispensa, elogio, punição
etc.) ou à organização e funcionamento de serviços, orientar a aplicação de textos legais; disciplinar
matéria não regulada em lei e outros atos de competência daquelas autoridades. (AOL).

–Ratificação- ato ou efeito de ratificar; confirmação; ato por meio do qual uma das partes de um
negócio jurídico atribui validade a um ato oficial que era nulo ou anulável.

–Referendo – manifestação da cidadania a respeito de medidas tomadas pelo Governo. (RN)

–Regimento– ato normativo da situação interna de um órgão, designando a categoria e a finalidade de

instituição integrante de sistema básico, detalhando sua estrutura em unidades organizacionais,
especificando as respectivas competências, definindo as atribuições de seus dirigentes e indicando seu
relacionamento interno e externo. Os regimentos são aprovados por decreto do Presidente da
República ou por portaria de Ministro de Estado ou de titular de órgão integrante da Presidência da
República, quando assim determinar ato anterior do Chefe de Estado. Face à obrigatoriedade de sua
publicação no Diário Oficial da União, devem ser observadas as normas do departamento de Imprensa
Nacional, quanto à matéria. (AOL).

–Regulamento– conjunto de regras de caráter geral, da competência do Poder Executivo, com a

finalidade de esclarecer ou complementar um texto legal, garantindo, assim, a exata execução de
determinada lei ou decreto. (AOL).

–Relatório– documento em que se expõe à autoridade superior a execução de trabalhos concernentes a

certos serviços ou a execução de serviços inerentes ao exercício do cargo em determinado período.
Deve iniciar aludindo à disposição legal que exige a sua apresentação ou à ordem recebida de algum dos
órgãos do serviço público. Caso seja necessária a inclusão de gráficos, ilustrações, mapas, tabelas etc.,
estas devem ser inseridas anexas, devidamente numeradas. Último parágrafo conterá a expressão: ‘É o
relatório’.(AOL).

–Requerimento– instrumento pelo qual o requerente se dirige a uma autoridade pública para solicitar o
reconhecimento de um direito ou concessão de algo sob o amparo da lei. Se um requerimento for
indeferido, pode-se fazer outro, para a mesma finalidade, e intitulado “pedido de reconsideração”. Caso
este seja, também, indeferido, pode-se fazer outro requerimento à instância administrativa superior,
denominado “recurso”.

–Resolução– ato emanado de autoridade competente de órgãos de deliberação coletiva, colegiados ou

dos Poderes Legislativo e Judiciário, para estabelecer normas concernentes à administração, podendo
conter determinações para execução de serviços.

–Sentença– julgamento, decisão pelo qual o juiz põe fim a um processo.

Portanto, como é possível constatar, este artigo não teve a pretensão de esgotar o assunto, posto que,
na redação jurídica, são inúmeras as formas para atender a cada caso, à natureza de cada situação,
senão lembrar que a redação dos textos técnicos (legislativos, judiciários etc) devem ser escritos dentro
da norma culta da língua, evitando-se, por conseguinte, palavras vulgares, gírias, vícios de linguagem,
solecismos, cacofonias, repetições, adjetivações desnecessárias, expressões explicativas ou retificativas,
evitar formas nominais do verbo, entre outros, que possam contribuir para ambiguidades ou dupla
interpretação do texto, pois, escrever bem é dizer muito em poucas palavras, para o que se deve
empregar a clareza, concisão e correção.