Universidad Mayor de San Simón Docente: Lic. Jaime Aramayo A.

Carrera de Contaduría Pública

CASOS PRACTICOS DE CONTROL INTERNO

1. En la entidad "TBC"-la estructura y funciones del área financiera se encuentra

conformada de:
a) Departamento Financiero: Realiza funciones do control previo de gastos y control
posterior de la documentación de respaldo del desembolso, antes de enviarla a
contabilidad general:
b) Contabilidad General: Registra las operaciones que ordena el Departamento
Financiero, que se refieren a ingresos y egresos de Caja.
c) Tesorería o Pagaduría: Cumple funciones de recaudación y desembolso
incluyendo la elaboración de comprobantes y estados de la Cuenta Caja.
d) Bodega: Realiza funciones de adquisiciones mediante fondo rotativo, informa
"Cuenta de Bodega", mantiene registros de existencias valoradas, cumple
funciones de recepción y entrega de materiales y es responsable del Inventario de
activos fijos; a más de esta estructura central, cada una de las delegaciones
departamentales mantiene un pagador, un bodeguero y un contador que presentan
cuentas aisladas a la oficina principal.
Comentario:
El Departamento Financiero no debería estar en sus funciones el
realizar control previo o posterior de documentación de respaldo.
Entre sus funciones debería estar procesar ingresos y pagos,
además de manejo de Presupuestos, Planificación Financiera y
manejo de Tesorería (Caja).

El Departamento de Contabilidad solo debería efectuar labores

de registro contable y no manejo financiero, es decir elaboración
de Comprobante de Diario, además de manejo de Impuestos,
Activo Fijo, Costos, y valoración de existencias del Almacén
(Bodega).

Tesorería (Caja) no debería elaborar Comprobantes, solamente

debería efectuar labores de manejo de Caja, custodia de valores,
recepción de cheques, etc.

Bodega (Almacenes) no debería efectuar labores de

adquisiciones de bienes, en razón a que es incompatible desde
un punto de vista de Control Interno con las labores de
almacenaje que deben hacerse con los bienes comprados, no
se puede ser juez y parte a la vez.
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No debería manejar la valoración de existencias, además de las
funciones de inventariación de Activo Fijo que corresponde a otra
área.
No debe manejarse en forma descentralizada las labores de Caja
(pagador), Almacenes (Bodeguero) y Contabilidad en una
empresa, por cuanto se diluye las labores de control.
2. El responsable de adquisiciones mantiene un fondo rotativo por Bs 100.000 cantidad
que es entregada por el Tesorero previa la firma de un recibo.

Por "seguridad" este valor es depositado en la cuenta corriente personal a nombre del
responsable del fondo en un banco privado. Para las adquisiciones el responsable, a
su "criterio", se acerca a la casa comercial más conveniente, solicita los materiales y
exige la entrega de la factura debidamente legalizada y cancelada, indicando que son
requisitos previos para el pago por parte de tesorería. Estos comprobantes son
presentados en tesorería como liquidación del fondo rotativo inicial. Atribuyendo
demora en el trámite de pago, el responsable de las compras paga a las casas
comerciales hasta con treinta días de demora.
Comentario
El responsable de las compras no debería de realizar las
adquisiciones a su criterio, no existe control al momento de
hacer las compras, la recomendación seria delegar un grupo de
personas, una que realice la compra otra que se encargue de
cancelar y ver el correcto llenado de la factura.
3. La entidad "X" realiza una obra por administración directa en un sector del
Departamento de Oruro, manteniendo un alto número de jornaleros; el pago a los
mismos se hace semanalmente y en efectivo. El pagador retira dinero del Banco
Central por la cantidad aproximada a pagarse en la semana y se traslada al lugar de la
obra los días viernes. El Jefe de cuadrillas le presenta al pagador la "libreta de
asistencia" y en base a ésta se procede al pago. Concluida la labor de pago, el jefe de
cuadrilla y el pagador confeccionan una 1ista de pago, en la cual firman como
legalización: el pagador, el jefe de cuadrilla y un testigo, este puede ser un jornalero. A
pesar de que se mantiene un alto número de jornaleros, según lista de pago, la obra
no progreso en la medida de lo planificado. Que Principios de Control Interno se han
dejado de observar y cuáles son sus recomendaciones?.
Comentario
Los principios de control interno que se han dejado de observar
es la supervisión en el entorno de control, hacer cumplir con su
responsabilidad a los jornaleros, la recomendación es que exista
más responsabilidad a la hora de controlar y supervisar el trabajo
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de los jornaleros.
4.- Al efectuar el examen de una entidad se descubre que, en el proceso de las
adquisiciones para la institución, el encargado de realizarlas está recibiendo
beneficios de los proveedores. Qué medidas y análisis complementarios debería
tomar Ud.?
Comentario
El encargado de realizar las adquisiciones para la institución no
debería recibir beneficios por parte de los proveedores , no hay el
control necesario, existe responsabilidad ejecutiva, civil y penal,
se recomienda rotar a los funcionarios para evitar la formación de
lazos corruptos o llevar a cabo inspecciones sin previo aviso.
5. Al examinar el proceso que siguen las inversiones de la entidad “9 cito" se encuentra que
para su aprobación, sin importar el monto, se requiere de la firma del contador y titular
de la entidad. Una vez contraída la obligación y efectuada la inversión, el director
financiero tiene conocimiento de la operación, comprueba la legalidad y concordancia
con los programas establecidos, luego de lo cual ordena su registro. Cuál es su opinión
y que recomendaría?.
Comentario
No se está verificando el monto de las inversiones de la entidad “9
cito”, se recomienda que el contador y el titular verifiquen bien los
montos de dichas inversiones y no firmen por firmar, que exista
más control al momento de decidir el monto de las inversiones.
6. La unidad de Contabilidad efectúa cada tres años, constataciones de los valores a cobrar
que mantiene la entidad, El tesorero de la entidad entrega a los recaudadores
indistintamente tales valores para que efectúen las recaudaciones. Dos recaudadores
realizan su labor en ventanillas de la tesorería y ocho fuera de la entidad. El tesorero
"les solicita cuentas" cada tres meses. Los recaudadores efectúan los depósitos de los
valores recaudados cada viernes. Cuál es su opinión y cuales sus recomendaciones?.
Comentario
Los recaudadores de valores no deberían de realizan su labor
fuera de la entidad, se recomienda que exista más control al
momento de hacer dichos depósitos de valores.
7. El tesorero realiza el análisis de los valares por cobrar cada seis meses y toma las
medidas convenientes para dar do hoja los títulos vencidos. El máximo ejecutivo de la
entidad autoriza la baja de estos títulos poniendo su visto bueno, luego de lo cual se
procede a su destrucción en presencia del tesorero y bodeguero corno delegado del
ejecutivo máximo. Qué opina sobre este casa y que recomendaría?
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Comentario
No se debería destruir dichos títulos vencidos, todo tipo de
documentación debe ser guardada mínimamente 10 a 15 años,
puede darse el caso en el que se equivoquen de título y por error
destruyan uno que esta aun en vigencia, recomiendo que se
guarde tales títulos y no se proceda a la pronta destrucción.
8. En la entidad pública "TV" existen cuatro departamentos o secciones principales; el
jefe de cada departamento mantiene un fondo rotativo de Bs 20.000 para adquisiciones.
La compra de los materiales las realiza cada departamento por su cuenta lo cual se
almacena en una pequeña bodega. La distribución de los materiales adquiridos lo realiza
la secretaria del departamento. Comente sobre los principios de Control Interno y las
recomendaciones que daría.
Comentario
El fondo que maneja cada jefe de departamento no debería ser
rotativo, no existe el control necesario, las adquisiciones no
deberían ser por su cuenta, la recomendación seria que los jefes
de departamento no se encarguen del manejo del fondo porque
no están capacitados, también debe de existir una comisión para
efectuar la compra de materiales.
9. En la Entidad "PKDD" se mantiene una bodega con un saldo de materiales que fluctúa
entre los 30 millones de Bs. El bodeguero ha presentado una caución hipotecaria por
130.000 Bs y percibe un sueldo de mil quinientos Bs. En la bodega prestan sus servicios
cuatro jornaleros que se encargan del manejo y custodia de los materiales. Qué opinión
y recomendaciones daría Ud ?.
Comentario
Los jornaleros no pueden hacerse responsables tanto del manejo
como la custodia de dichos materiales; es recomendable que ese
trabajo lo realice otra persona independiente y que se encargue
exclusivamente a dicho trabajo.
10. La Entidad "BB5IT0" registra sus ingresos los días viernes de cada semana, en razón
de que la persona encargada de los registros se ocupa también de las adquisiciones.
Que opina Ud. y que recomendaciones daría?
Comentario
La persona encargada de los registros de la empresa no debería
de ocuparse también de las adquisiciones de la misma.
la recomendación es buscar el personal adecuado que se
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CASOS PRACTICOS DE CONTROL INTERNO

encargue de las adquisiciones de dicha empresa.
11. La Empresa Eléctrica (ENDE) tiene obligaciones por pagar a corto y largo plazo. A
menudo la Gerencia recibe una serie de reclamos por parte de los acreedores ¿inclusive
se han producido litigios en contra de (ENDE.), lo que ha originado el pago de recargos
e intereses por mora. Que acciones y comentarios haría Ud. ?
Comentario
Existen problemas de supervisión, no hay el control debidamente
necesario la recomendación es encomendar y Asignar a alguien
la tarea de control, por ejemplo un analista de cuentas, una
persona quien se encargue de controlar estas obligaciones por
pagar a corto o largo plazo.

12. Ud. ha sido designado jefe Financiero del Ministerio "X" al realizar una visita de
inspección a una hacienda propiedad riel Ministerio, observa un tractor y una pala
mecánica abandonados a la intemperie. Sobre este particular, el administrador
manifiesta que, cuando se hizo cargo de la hacienda, hace cinco meses, asi los recibió y
que no tiene ninguna responsabilidad al respecto. Que comentarios y recomendaciones
daría Ud?.
Comentario
Claro que existe responsabilidad ejecutiva, responsabilidad civil y
penal, se Debería de tomar acciones - si no se toma las debidas
acciones le puede caer encima la ley SAFCO se requiere que
haga un informe a su superior.
13. El Contador General de la Entidad "E.B.E.", tiene bajo su custodia los valores
fiduciarios y otros papeles negociables; es también el encargado del cobro de intereses
sobre dichos valores. Los valores los guarda en el archivador de la correspondencia.
Que opina Ud. y que recomienda?

Comentario
Su obligación es manejar los documentos, no puede cobrar y
registrar al mismo tiempo, ya que no es su responsabilidad, por
tanto no le compete hacer ese tipo de trabajo.
Los valores deben guardarse en un lugar seguro y bajo llave
No debe estar en un archivador de correspondencia, porque no lo
es. Además un contador no debe manejar bajo su custodia
valores.
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14. En la Empresa Pública "Servicio Nocional de Caminos" el Gerente ocupa siete horas
del día en: leer y contestar la correspondencia, autorizar toda clase de gastos, firmar
cheques y autorizar permisos y vacaciones del personal; el resto del tiempo lo dedica a
la inspección física de las obras, Que comentaría Ud. y cuáles serían sus
recomendaciones?
Comentario
El gerente no debería pasar siete horas leyendo y contestando
correspondencia, El gerente no deberia de ocuparse de el trabajo
administrativo, Recomiendo que cambie la ocupación de sus siete
horas, por la inspección física de las obras
15. En el Colegio "Natalia Palacios" la colectara realiza funciones de registro, custodia de
los fondos y da ciases de educación física. Que opina Ud. y que recomienda?
Comentario
La colectora no debería tener tanta responsabilidad a su cargo no
está preparada para el manejo del dinero, no puede haber cajeros
que manejen registros ya que no es compatible y existe un
riesgo. Recomiendo que se dedique solo a uno de ellos y que el
trabajo lo maneje una persona independiente, y preparada.
16. En una Unidad Administrativa del Municipio de Cobija, dedicada o la ayuda social, el
empleado responsable de las compras de víveres confecciona los recibos que los hace
firmar a los proveedores por el valor aproximado al monto diario destinado para la
alimentación de niños sin hogar. El sueldo del citado empleado es de Bs. 8OO. Que
opina Ud. y que recomendaría?
Comentario
El responsable de las compras de víveres no debe de
confeccionar los recibos, no debe de hacer firmar el valor
aproximado, en este tipo de adquisiciones no debe de ser
realizada solo por una persona, debe de haber testigos, que
verifiquen dicha adquisición. Y muy aparte el salario del empleado
es muy bajo ni siquiera alcanza al sueldo mínimo nacional.
La recomendación seria que el valor de los recibos sea exacto,
que exista una comisión que se encargue de verificar el correcto
llenado del recibo y sirva de testigo por dicha adquisición y que el
salario del empleado sea el correcto.
17. En el cuerpo de Bomberos "Se apaga todo", existe una camioneta, una motobomba
modelo 1950 y tres automóviles último modelo; los automóviles, son usados
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permanentemente por el jefe, subjefe y tesorero de la institución. Todos los vehículos no
llevan identificación de la Institución. Que opina Ud y que recomienda?
Comentario
Existe falta de control en asignación de vehículos, si es empresa
pública debería llevar la autorización en la parte lateral (solo uso
oficial)
El carro bombero debería estar en perfectas condiciones
Los vehículos de traslado del personal ejecutivo no son prioritarios
La Recomendación es que se adquiera vehículos nuevos para los
incendios, que se dé prioridad en la asignación de vehículos al
cuerpo de bomberos.
18. El sistema de registro de deudores de la entidad "X" es llevado por la secretaria del
pagador. Cuando una persona desea cancelar su cuenta, la secretaria localiza el
documento, extiende el recibo de pago recibe el dinero y lo deposita en la cuenta
bancaria del pagador. Cuál es su opinión y recomendación?
Comentario
No es labor de las secretarias manejar dinero, no se puede hacer
trabajar a alguien que no ha tenido la capacitación respectiva
La secretaria no debería extender el recibo antes de recibir el
correspondiente pago, la recomendación seria que el manejo de
efectivo lo maneje una persona preparada como un contador
Y en caso de los pagos, recibir primero el dinero y luego extender
el recibo.
19. La Entidad "TKI", funciona en un edificio de 30 pisos. El reloj para marcar las tarjetas
que señala la hora de entrada y salida de los empleados se encuentra en la secretaria,
ubicada en el quinto piso. La oficina de personal funciona en el décimo piso. Que opina
Ud. y que recomienda?
Comentario
Existe una mala ubicación de áreas, la oficina del personal
funciona en el décimo piso y el reloj para marcar las tarjetas que
señala la hora de entrada y salida de los empleados se encuentra
en el quinto piso, La recomendación es que la oficina del personal
este en el primer piso al igual que el reloj que marca las tarjetas.

20. El encargado de las compras de la entidad "I.O.C.", es sobrino del titular y estudiante
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del quinto año de medicina. Labora únicamente tres horas diarias y el resto del tiempo
encarga esta función al auxiliar del almacén. Cuál es su opinión y que recomienda?.
Comentario
El muchacho es un estudiante de medicina lo cual nos dice que no
es su labor hacer las compras ya que no está capacitado para
almacenes no es su labor. El comprador no puede ser el mismo
que almacena. La recomendación es buscar un profesional
capacitado para el trabajo.