Clasificacion y Ordenacion

CLASIFICACION
Y ORDENACION
ARCHIVISTICA
Instituto Tecnico
Salvadoreño de CLASIFICACION
ORFUAS Y POR
Archivo y Microfilm FUNCIONES
Instructor; Rene Cardenio Alas

Bibliotecólogo y Archivista
I instituto Técnico Salvadoreño de Archivo y Microfilm
“UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR”
CLASIFICACION Y ORDENACION DOCUMENTAL
La clasificación y ordenación documental forman parte de las operaciones técnicas que se

utilizan en los procesos para la organización archivística; tales como reunir, conservar, describir,
seleccionar, administrar y facilitar los documentos.
Clasificar es “Dividir un conjunto de documentos estableciendo grupos o clases de acuerdo a

determinados criterios que pueden ser: “El origen de procedencia, las funciones y los asuntos”.
En síntesis “la clasificación es una operación intelectual que divide fondos documentales.
La ordenación es unir un conjunto de documentos relacionándose unos con otros, de acuerdo

con una unidad orden establecida de antemano. Otra definición expresa: Ordenar
archivísticamente consiste en disponer los documentos con arreglo a ciertos métodos, a fin de
mantener la Archivalía en unidades homogéneas (series documentales) dándole a cada
documento un lugar determinado dentro del tiempo y el espacio. La ordenación se refiere a la
actividad de colocar los documentos físicamente dentro de las respectivas clases o divisiones en
el orden apropiado, otorgado por la clasificación. También se dice que una operación mecánica,
que une a un conjunto orgánico de documentos de acuerdo a una unidad-orden, que pueden ser
el alfabeto (letras), los números, el tiempo (fechas) y el lugar (geográfico).
Los términos defieren en que la clasificación separa y/o divide los documentos según su afinidad;
mientras que la ordenación orienta como se deben disponer (archivar) siguiendo métodos
establecidos no perdiendo así su homogeneidad.
La importancia de la clasificación está circunscrita en la capacidad de aplicar métodos racionales

para identificar un fondo documental, facilitando el acceso a los documentos en forma rápida y
oportuna, teniendo implícitos el orden y la disposición reglamentaria basada en preceptos que
permiten el cumplimiento de las leyes reguladas internamente por medio de un manual de
procedimientos y depende de varios aspectos, tales como:
a. Estabilidad: consiste en que la clasificación no cambie constantemente o

que permita su aplicación el mayor tiempo posible.
b. Objetividad: que no depende de la percepción del archivista.
c. Sustentarse: en un criterio que emane de la propia naturaleza de los

documentos y del proceso administrativo, del cual son resultados.
d. Representarse: en un “Cuadro de clasificación”, que es una estructura

jerárquica y lógica que refleja las funciones y actividades de las instituciones.
1. IMPORTANCIA DE LA CLASIFICACION.
En el año de 1841 el historiador francés Natalis Wayle, jefe de la sección administrativa
de los archivos del ministerio del interior en Francia, suscribió una circular difundida el 24 de abril
del mismo año, donde propone que los documentos que conforman una institución se conserven
en un fondo respetando las unidades que la estructuran. En el caso de los archivos históricos o
generales que los documentos de las instituciones no se encuentren dispersos o mezclados unos
con otros sino respetando su procedencia. Natalis Wayle es en realidad el padre del “Principio
de procedencia”. Esta proposición se hizo con la finalidad de evitar el desorden en los archivos
y de no correr el riesgo de perder la documentación desde entonces se admitió el principio.
Aproximadamente a principios del siglo pasado, en la mayoría de países de América Latina, los
documentos se encontraban dispersos en diferentes lugares, mezclándose las distintas
procedencias. La práctica hizo que se ordenaran por materias, lugares o temas, lo que trajo como
consecuencia, y lo vemos hasta nuestros días, que la ordenación y clasificación documental se
confundieran y se dio así, una ruptura de la organicidad.
El interés teórico del respeto de los fondos radica en la importancia del principio de procedencia,
que exige que los documentos se organicen respetando la estructura orgánica del ente productor.
Esto nos permite conocerlos de una manera más profunda; sabemos quienes los han producido,
en que marco institucional, con quienes y cuando han sido recibidos. Por lo tanto, para un
investigador, la institución, sus funciones y actividades, serán fácilmente identificables.
Descripción de los sistemas básicos para la clasificación documental:
a.Por funciones: Las Instituciones de acuerdo con el marco jurídico deben de realizar
determinadas funciones encomendadas a ellas, las que se dividen en dos: Las sustantivas
y las facilitativas.
1) Las sustantivas se refieren a las principales acciones de la Institución,
también se les llaman técnicas.
2) Las facilitativas son las de apoyo administrativo que realizan las instituciones
para cumplir con sus objetivos, también se les llama administrativas.
b.Por origen de procedencia o por orden natural: conocida también como estructura
orgánica, porque se toma como referencia el organigrama, por lo que refleja la estructura
de las organizaciones.
c. Por asuntos o materias: El elemento primordial será el asunto central al que obedece el
contenido sustancial del documento.
2. OBJETIVOS DE LA CLASIFICACION.
a. Institucionalizar un Sistema de Gestión Documental o un Sistema Integrado

de Archivos utilizando las acciones estratégicas recomendadas por la norma ISO:
15489:2006, las cuales implica la ejecución de una serie de tareas que pueden realizarse
de forma reiterada, parcial o gradualmente, de acuerdo a las necesidades de la
organización,
b. Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y

ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos a fin de
mantener información actualizada y organizada de disposición de los usuarios.
c. Localizar de forma inmediata la procedencia del documento.
d. Verificar la validez de la información.
e. Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental

utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación,
transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, conservación y otros.
f. Realizar la organización de los archivos, porque son el punto de partida para

conocer a profundidad la institución, o sea, identificar el organismo productivo.
g. Elaboración del cuadro de clasificación.
3. PRINCIPIOS DE LA CLASIFICACION.
Los principios que inspiran un cuadro de clasificación son:
a. DELIMITACION: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los

documentos de cualquier tipo y época generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de sus funciones por una entidad, sea una persona física o jurídica.
Delimitado así, el fondo quedan fuera cualesquier otros de procedencia ajena,
aunque compartan instalaciones y personal las entidades que los han creado, o
hayan sido encomendados a la entidad de referencia (donaciones, legados,
depósitos…); cada uno de estos tendrá su propio cuadro de clasificación y
diferenciado.
b. UNICIDAD: Como quiera que los límites temporales, la edad de los

documentos, no es característica definitoria del archivo ni rompe la unidad del
fondo, el cuadro se concibe para clasificar toda la documentación con
independencia de su cronología, desde la más antigua a la más reciente.
c. ESTABILIDAD: A fin de conferirle la máxima estabilidad, el cuadro

debe basarse en las funciones de la entidad, cuya perduración en el tiempo
permite lograr una clasificación más segura y estable.
d. SIMPLIFICACION: La simplicidad del cuadro es un imperativo de su

universalidad y de su flexibilidad. Para adoptarlo en todos los supuestos
posibles se desarrollarán las divisiones justas y precisas, aquellas cuya
presencia sea fundamental e ineludible para clasificar el fondo, sin descender a
subdivisiones excesivas.
4. CRITERIOS PARA ESTABLECER UN PLAN DE CLASIFICACION.

Para organizar la documentación de una entidad, debemos formular un plan de clasificación, con
la finalidad de iniciar el proceso utilizando las técnicas archivistas adecuadas y así desterrar las
prácticas empíricas que observamos en muchos archivos.
Para llevar a la práctica cualquier sistema de clasificación, necesitamos hacer estudios amplios
y profundos de la institución productora, tomando en cuenta los siguientes aspectos:
a. Un conocimiento amplio de los documentos con los que se va a trabajar, permitiendo una
visión clara de las funciones y actividades de la entidad que los generó, para evitar los casos
dudosos que permitan emitir juicios subjetivos, carentes de base técnica.
b. La formulación de los objetivos de un plan de clasificación, para determinar cuáles son las
metas que se quieren lograr.
c. El análisis de los diferentes sistemas de clasificación que existen, para aplicar el más
conveniente, de acuerdo con los documentos existentes y con las necesidades que de ellos
tienen las instituciones que los produjeron.
5. PROCESO PARA LA ELABORACION DE UN CUADRO GENERAL DE

CLASIFICACION
Para la formulación del Cuadro General de Clasificación Archivística en cualquier institución se
deben de realizar dos etapas, la primera de ellas se identifica como una etapa preliminar se
desarrollara mediante un proceso de identificación a través de un censo, analizando las
actividades de la organización, documentando cada función, actividades y operaciones
estableciendo una Jerarquía entre ellas y la codificación respectiva; y en la segunda etapa se
realizan los procesos de validación, formalización, capacitación al personal involucrado para su
aplicación, la supervisión y asesoría respectiva.
En el proceso de identificación será censada toda la documentación existente para diseñar la

organización de los mismos y las instalaciones donde se conservará. Esto exige recopilar toda
la información posible acerca de múltiples aspectos, sin la cual nuestro trabajo

resultaría baldío. Necesitamos conocer la entidad con precisión: cuáles son sus fines
y como está organizada. Asimismo, es necesario saber que documentación poseen, cantidad y
donde se encuentra, quienes la producen y como. La jerarquización y la codificación se
establecen en el momento de la elaboración del cuadro general de clasificación archivística.
Para la implementación de la fase preliminar de censar toda la documentación la autoridad
competente deberá brindar su apoyo incondicional con el fin de adoptar algunas determinaciones
absolutamente necesarias para poder desarrollar el trabajo y llevarlo a buen fin.
En este sentido a las autoridades les corresponde:
a. Dar a conocer en todos los niveles subordinados el desarrollo del proyecto para de
solucionar el problema de la gestión documental.
b. Designar un responsable de alto nivel encargado de llevar a cabo la operación a buen
término, con capacidad de decisión para resolver los problemas planteados por el equipo
consultivo.
c. Sensibilizar al personal sobre las necesidades del estudio, las razones que la han
propiciado, su desarrollo y el papel que cada uno de ellos deberá desempeñar.
Una vez recopilada la información procederemos a analizarla y con los datos obtenidos se
obtendrá un cuadro de clasificación general para los fondos de la entidad, basados en la
estructura orgánica, las funciones de la misma y en las actividades desarrolladas.
Proporcionando a cada departamento y a las unidades administrativas la parte referida a sus
grupos documentales para que en adelante la clasificación sea armónica desde el origen y
normalizada en toda la organización.
En el proceso de identificar para constituir un sistema de gestión documental resulta esencial

observar las acciones estratégicas encomendadas por la norma ISO: 15489:2006, las cuales
implica la ejecución de una serie de tareas que pueden realizarse de forma reiterada, parcial o
gradualmente, de acuerdo a las necesidades de la organización, para lo cual dentro de la bases
para su diseño e implementación, se encuentra en la etapa I: el proceso de investigación
preliminar donde se recaba toda la información disponible que nos permita en primera instancia,
identificar a la institución respecto a sus límites y estructura orgánica realizando una investigación
dentro de la organización y en la etapa II, un análisis de las actividades de la institución, para
enmarcar un modelo representativo de lo que hace la organización y de cómo lo hace,
examinando sus actividades y procedimientos para determinar cada una de las funciones que
realizan las diferentes dependencias y especificar que documentos integraran el cuadro de
clasificación documental.
6. IDENTIFICACIÓN DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES
La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este

proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza
determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales
que la conforman). Para lograr la conformación del Cuadro de Clasificación, el proceso
procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las
funciones que éstas deben cumplir y que dan origen a las series documentales que
testimonian dichas funciones. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la
conformación de las series documentales (o subseries si procede), las cuales pertenecen a una
unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones
asignadas. Un buen punto de partida es comenzar trabajando con el organigrama de la
institución, codificando cada uno de los niveles. Una vez establecidas las agrupaciones orgánicas
y funcionales el siguiente paso es establecer las series documentales que se generan en cada
uno de los niveles orgánicos identificados.
La Clasificación identifica, a g r u p a , sistematiza y codifican los expedientes de acuerdo con su
origen estructural y funcional. Por lo mismo, debe establecerse de lo general a lo particular,
así:
FONDO - SECCIÓN - SUB-SECCIÓN
Debe partirse del FONDO identificándolo con toda la documentación producida por la entidad,
pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales
generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango.
Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o

entidad.
Sub fondo, fondo, sección o sub sección: El sub fondo, sección o sub sección es para una de
las divisiones del fondo, basados en las atribuciones de cada dependencia o entidad de
conformidad con las composiciones legales aplicables.
Serie: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en

el desarrollo de una misma atribución general y que versen sobre una materia o asunto
especifico; o sea, es el conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma
actividad administrativa.
Subserie: es la división de la serie documental cuando la actividad administrativa tiene varias

asuntos que le son concernientes.
Tipo documental: Obtiene su nombre dependiendo de la actividad administrativa para lo cual

fue creado. Se manifiestan en una diagramación, formato, contenido distintivos que sirven para
clasificarlos, describirlos, procesarlos. También se puede decir que el tipo documental esta
determinado por rasgos que caracterizan la estructura de su contenido, en concordancia con el
objetivo para el que fue creado.
Expediente: Es una unidad organizada de documentos reunidos por el productor para

su uso corriente o durante el proceso de organización archivística, porque se refiere al mismo
tema, actividad o asunto. El expediente generalmente, es la unidad básica de la serie.
Documento, unidad documental, pieza documental: Es la unidad archivística más pequeña e

indivisible.
El Cuadro de Clasificación se organiza a través de agrupaciones documentales, entre las más

habitualmente utilizadas podemos distinguir el fondo, las secciones y las series documentales,
cuyo esquema de niveles se puede visualizar gráficamente en la siguiente figura:
Esquema de Niveles de Clasificación:

7. CODIFICACION DEL CUADRO DE CLASIFICACION

La atribución de códigos, generalmente numéricos, para categorizar de forma
referencial los documentos generados por los procesos de gestión administrativa,
resulta igualmente ser una tarea de bastante precisión ya que tenemos que tener en
cuenta que los códigos asignados a un documento generan una integración automática
entre el proceso de gestión que lo generó, y el sistema de gestión de documentos, y a
la vez por si solo el código de Clasificación representada la dirección del documento,
de manera que éste pueda recuperarse mediante la especificación en el sistema.
Los códigos nos deben proporcionar por sí solos información sobre los documentos y
su posición jerárquica en la Estructura del cuadro. En este sentido, tres son los tipos
de sistemas de codificación que actualmente vienen siendo usados a la hora de la
clasificación en función de las políticas de cada organización:
a. Códigos alfabéticos. Se asignan letras a cada división del cuadro. Tiene

por lo tanto una gran limitación si se usan. Letras simples y una gran
complejidad y totalmente desaconsejable el uso de combinaciones de ellas en
un cuadro de muchos niveles. Se suelen alternar letras mayúsculas con
minúsculas. Sólo se utilizaría para organizaciones muy pequeñas.
b. Códigos numéricos. En este caso se asignarían números a las

subdivisiones del cuadro. Permite un número ilimitado de combinaciones y es
muy flexible para intercalaciones.
c. Códigos alfa-numéricos. Esta es una combinación de números y letras

y/o viceversa.
8. CUADRO DE CLASIFICACIÓN
El Cuadro de Clasificación es un instrumento técnico que refleja la estructura de un
Sistema de Gestión de Archivo con base en las atribuciones y funciones de cada
dependencia o entidad productora de los documentos. Se fundamenta en las
estructuras y jerarquías administrativas de la institución con base en el organigrama
de la misma. La organización de los documentos se realiza de acuerdo al mismo orden
en que se dividen y subdividen las diversas dependencias del organismo de
procedencia, llegando hasta su grado inferior, respetando el principio de procedencia:
cada documento debe estar colocado en el fondo de que proviene y, en ese fondo
en su lugar de origen, es decir, conservar el orden establecido por la institución que
creó los documentos.
En la elaboración del Cuadro de Clasificación es requisito previo e indispensable

contar con un amplio conocimiento de las atribuciones y funciones del organismo que
genera los documentos archivísticos, por lo que en su formulación se debe considerar
el cruce de la información obtenida en el Estudio Preliminar -el cual proporciona
en forma global las funciones y actividades que se realizan en la institución y el
contexto en que se desarrollan con la información recogida en el Análisis

de Tipología Documental, que nos entrega el contexto de los documentos que
se generan en dichas funciones y actividades y su agrupación en series documentales.
La clasificación debe ser consistente, es decir, que en un mismo nivel no pueden

mezclarse series documentales con funciones o actividades o con órganos que
corresponderían a secciones o subsecciones.
Teniendo en cuenta que la principal función de un Sistema de Gestión de Archivo es

favorecer el acceso a los documentos, y que éste se logra a través de los instrumentos
de descripción que exigen con anterioridad la clasificación y la ordenación, es obvia
la importancia fundamental de estas operaciones, que conforman el proceso de
organización de archivos:
Así, un extracto del documento Cuadro de Clasificación del mismo ejemplo anterior
se visualizaría de la siguiente manera:
9.ENCUESTAS: DE LA OFICINA PRODUCTORA DE

DOCUMENTOS
a. DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA
1) Nombre de la Oficina: Debe colocarse el nombre de la unidad

administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones.
2) Nombre y cargo del entrevistado: Se debe colocar el nombre y cargo

de la de la persona entrevistada
3) Datos de conexión: se debe de anotar el número de teléfono de la

oficina censada y la hora/fecha en que se desarrolla la entrevista y código numérico
establecido a la dependencia.
b. DATOS ESPECIFICOS DE LA DEPENDENCIA
1) Unidad administrativa de la cual depende. Acá se colocará el

nombre de la unidad inmediata superior.
2) Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la

fecha en la cual fue creada o le fueron asignadas últimas funciones a la oficina
en mención.
3) Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dio

origen y/o asignó funciones (decreto, resolución, acuerdo de junta, entre otros).
4) Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los

manuales de funciones y de procedimiento se anotarán aquellas que
correspondan específicamente a la oficina en cuestión.
5) Series documentales que tramita. Se identificarán y anotarán las

series documentales que se tramitan en al oficina, las cuales son el resultado
del ejercicio de las funciones que le han sido asignadas. Las Unidades
documentales están integradas por tipos documentales. Existe espacio para
seis unidades pero si produce más se puede colocar al reverso de la página.
6) Realizan Selección y descarte documental. Se anotará si o no

de acuerdo a las labores que desarrollen tendientes a la separación y
eliminación de copias o documentos que no tengan valor administrativo ni
histórico.
7) Sistema de organización de los archivos de oficina. Deberá

señalarse la clasificación y ordenación establecidas en al oficina para archivar
los documentos. Podrán darse como ejemplo una clasificación orgánico-
funcional con una ordenación temática por asuntos, numérica o cronología.
8) Qué volumen documental se produce anualmente? Deberá
registrarse la producción documental ya sea por unidades de conservación
(carpetas, libros, legajos, entre otros) o en metros lineales.
c. FORMATO DE LA ENCUESTA PARA LA IDENTIFICACION DE LA

OFICINA PRODUCTORA DE DOCUMENTOS.
NOMBRE DE LA OFICINA:
_______________________________________________
NOMBRE Y CARGO DEL ENTREVISTADO:

_________________________________ ________-
______________________________________________________________
TEL._______________HORA/FECHA:__________________CÓDIGO:___________
_
1.- Unidad administrativa de la cual depende:
2.- Fecha de última asignación de funciones:
3.- Acto administrativo:
4.- Funciones:
5.- Series documentales que tramita:
a. ___________________________________________________
b. ___________________________________________________
c. ___________________________________________________
d. ___________________________________________________
e. ___________________________________________________
f. ___________________________________________________
6.- Realizan selección y descarte documental. SI NO
Si marca si, explique:
7.- Sistema de organización de los archivos de oficina.

8.- ¿Qué volumen documental se produce mensualmente, en

promedio?_____________________ Metros lineales.
ENCUESTA PARA LAS SERIES DOCUMENTALES.

a. DATOS GENERALES DE LA DEPENDENCIA
1) Nombre de la Oficina: Debe colocarse el nombre de la unidad

administrativa que conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus
funciones.
2) Nombre y cargo del entrevistado: Se debe colocar el nombre y

cargo de la de la persona entrevistada.
3) Datos de conexión: se debe de anotar el número de teléfono de

la oficina censada y la hora/fecha en que se desarrolla la entrevista y código
numérico establecido a la dependencia.
b. DATOS ESPECIFICOS DE LA SERIE DOCUMENTAL
1) Nombre de la serie documental. Debe registrarse el tipo o
nombre que se le asigna al documento en la oficina que lo tramita o conserva
2) Asunto o actividad para lo cual se crea, genera o tramita la
serie documental. Anotar el asunto para lo cual fue creado el documento.
3) Caracteres externos. Debe señalarse la clase y el formato del

documento de análisis:
a. Clase: Debe anotarse la forma como se registra la información.
 Documento textuales. Son los que conforman en gran mayoría

los archivos de las administraciones públicas y privadas. Textos
escritos, en un principio a mano, luego mecanografiados y a
veces impresos.
 Documentos gráficos. Reproducen imágenes, no textuales, con
colores a veces. Ejemplos son los planos, las fotografías, dibujos,
etc.
 Documentos audiovisuales. Integran esta clase las películas,

las cintas de vídeo, DVD, etc. Conciertan las imágenes con el
movimiento y el sonido.
 Documentos sonoros. Discos, cintas magnéticas; CD, DVD,
hasta lo más actuales soportes tecnológicos, contienen y
reproducen palabras o sonidos.
 Documentos informáticos. Producidos en o por computadoras,
DVD, etc., su lectura sólo es posible mediante un instrumento.
b) Formato: El Formato refiere a la conformación física de los

documentos dependiente del soporte y la operación de creación. Por ejemplo,
encontramos documentos textuales en formato expediente o en legajos; en
libros o documentos electrónicos.
4) Normas que regulan la producción Documental. Debe

anotarse la legislación y la normatividad existente tanto a nivel general (leyes,
códigos, decretos, reglamentos, entre otros) como al interior de cada
institución. Asimismo, debe señalarse si la práctica se deriva de una costumbre
o rutina institucional.
5) ¿La información contenida en esta serie documental se halla

registrada o condensada en otra? Si ___ NO____ Es necesario tener en
cuenta si la Unidad Documental en mención está registrada en un libro
radicador, en un informe, en un balance, en un consolidado o en un resumen
general. En caso afirmativo debe especificar en cuál o cuáles están incluidos.
6) ¿Qué tipos documentales conforman esta serie documental?

En el evento de que la serie documental compuesta deben señalarse los
documentos que se produjeron en la tramitación del asunto.
7) Oficinas que tienen alguna relación con el trámite de la serie

documental. Deben anotarse las oficinas que intervienen en la gestión
documental.
8) ¿Con qué periodicidad se produce esta serie documental:

Diaria___ Mensual____ Anual ____Otra _____?cual?___ se debe señalar con
una X la opción acertada y en el caso de no estar contemplada citarla.
9) ¿Por cuánto tiempo conserva esta serie documental en el

archivo de oficina y quien lo establece? Debe anotarse el tiempo de
retención (meses o años) en al oficina señalando los motivos y criterios que
tienen para hacerlo.
10) ¿Tiene valor: administrativo, legal, fiscal o histórico? Acá

se deberá marcar los valores que tiene el documento.
11) ¿Cuánto es el tiempo de vigencia: administrativa, legal o

fiscal? Acá se deberá colocar el tiempo especificando meses o años durante
el cual el documento está vigente, es decir cuando el documento está formal y
completo y es capaz de informar, obligar u otorgar derechos.
12) Cantidad de metros lineales. Acá se deberá colocar las medidas

lineales de documentos existentes de esta serie.
13) Fechas extremas: acá se deberá colocar las fechas desde la

fecha inicial de la producción documental hasta la fecha final de la misma.
14) Ubicada en: acá se deberá especificar el lugar exacto donde se

encuentra la documentación que puede ser: bodegas, pasillos, talleres, sótanos,
instalaciones.
15) Instalados en: acá se deberá indicar el mueble en el cual se

encuentran instalados los documentos, que pueden ser estantes, archivadores,
cajas o a granel en el piso.
16) Acceso: acá se deberá colocar el grado de accesibilidad que

tienen los usuarios empleados o particulares a estos documentos, que puede
ser: oficioso, confidencial o reservado.
17) Instrumentos descriptivos: aquí se deberá determinar el tipo de

documentos que se han elaborado para el control general y específico de esta
serie documental; que puede ser: guías, inventarios y ficheros.
18) En el Archivo de Gestión esta serie documental es

consultada?: La misma oficina, otras oficinas, cuáles?; Otras entidades,
cuáles?; Personas naturales; ¿Por qué lo consultan? Deben registrarse los
usuarios internos (administración) y externos (otras entidades particulares) de
la unidad documental, especificando los fines de la consulta.
19) Ha sido objeto de transferencias de la oficina a otros

archivos? Deben consignarse los traslados de las series documentales
mencionadas efectuados internamente en la entidad, es decir de la oficina
productora al archivo o depósitos. Es necesario consignar, además, la
periodicidad con que se hacen dichas transferencias.
20) ¿En el depósito o archivo la oficina sigue consultado esta

unidad documental? ¿Con qué frecuencia?; ¿Qué años? Debe consignarse si
la oficina productora sigue haciendo uso de la serie documental una vez que ha
sido transferida a otro archivo, anotando al frecuencia y años consultados.
21) Observaciones. Se anotan todos aquellos datos que el

encuestador considere pertinentes y que no fueron contemplados en las
preguntas anteriores.
b. FORMATO DE LA ENCUESTA PARA LA IDENTIFICACION Y VALORACION

DE CADA UNA DE LAS SERIES DOCUMENTALES.
NOMBRE DE LA OFICINA:________________________________________
NOMBRE Y CARGO DEL ENTREVISTADO:___________________________

_______________________________________________________________
TEL._______________HORA/FECHA:__________________CÓDIGO:___________
_
DATOS ESPECIFICOS DE LA SERIE DOCUMENTAL
1) Nombre de la serie documental o tipo

documental:______________________________________________________
______________________________________________________
2) Asunto o actividad para lo cual se crea, genera o tramita el
documento:______________________________________________________
_______________________________________________________
3) Caracteres externos.
a. CLASE b. FORMATO
Textual Expediente
Grafico Libro
Audiovisual Electrónico
Sonoro Doc. Simple
Informático
4) Normas que regulan la producción de la serie

documental:__________________________________________________________
__________________________________________________________
5) ¿La información contenida en esta serie documental se encuentra registrada

o condensada en otra? Si ___ No____ ¿En cuál o cuáles?
____________________________________________________________________
__________________________________________________________
6) ¿Tipos documentales que conforman esta serie:

_______________________________________________________________
______________________________________________________________
7) Oficinas que tienen alguna relación con el

trámite:______________________________________________________________
__________________________________________________________
8) ¿Con qué periodicidad se producen:
Diaria Mensual Trimensual Semestral Anual
Otra cual? __________________________________________
9) Por cuánto tiempo lo conservan en la oficina y quien lo establece:_____
__________________________________________________________
10) Tiene valor: Administrativo Legal Fiscal Histórico
11) Cuánto es el tiempo de vigencia (Especificar en años o meses):
Administrativa _______legal_____________fiscal__________________
12) Cantidad de metros lineales:___________________________________
13) Fechas extremas: Desde ____________hasta____________________
14) Ubicada en: _______________________________________________

(Bodegas, pasillos, talleres, sótanos, instalaciones)
15) Instalados en: Estantes Archivadores cajas en el piso
16) Nivel de acceso:: Oficioso Confidencial Reservado
17) Instrumentos descriptivos: Guías Inventarios ficheros
18) En la oficina esta serie documental es consultada por:
La misma oficina Otras oficinas Cuáles? ________________
Otras entidades Cuales?__________________________________
Personas Naturales__________________________________________
¿Por qué lo consultan?:_______________________________________
19) Esta serie documental ha sido objeto de transferencias del a

otros archivos o depósitos?
¿Cuáles?_________________________________________________
¿Con qué periodicidad se realizan? _____________________________

20) ¿La oficina sigue consultado la serie documental? Si No
21) OBSERVACIONES:__________________________________________
1. CLASIFICACION ARCHIVISTICA POR ORIGEN DE

PROCEDENCIA
El respeto al origen y al orden natural nos da la clave de lo que es organización
en cualquier archivo, o mejor dicho en cualquier fondo documental o su equivalente ya
sea en un archivo de gestión (oficinas) o en un archivo central. Se puede definir la
organización de los archivos como la operación intelectual y mecánica por la que las
diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios
orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información. A la operación
intelectual corresponde la clasificación y la operación mecánica la ordenación.
Hay una clasificación natural y otra aplicada: en primer lugar porque los
documentos nacen clasificados, al quedar vinculados a una institución y en segundo
lugar al quedar adscritos a una dependencia o división de la misma, como testimonio
de sus actividades.
Clasificar es separar o dividir un conjunto de elementos (documentos)

estableciendo clases o grupos y ordenar es unir todos los elementos de cada grupo
siguiendo una unidad-orden, que puede ser la fecha, el alfabeto, los números o el lugar.
Como ejemplo podemos decir, que la documentación se produce o se ha gestado en
el curso de un procedimiento o acto administrativo, vigente o desaparecido, pero en
todo caso, a la institución que da o dio lugar a la misma le interesa conservarla de tal
manera que le sea fácil localizar un determinado documento o expediente y para ello
ha de estar debidamente clasificada y dentro de su clase convenientemente
ordenada. Una consideración más puede ayudarnos a marcar las diferencias: la
clasificación es aplicable a la totalidad de un fondo o a las secciones de los fondos,
pero la ordenación ha de realizarse sobre los expedientes de cada serie documental
que conforman el fondo.
Para la organización y control de los documentos en los Archivos de Gestión y

Central en cualquier institución además de utilizar la clasificación y la ordenación, se
utilizará la descripción archivística, con las dos primeras operaciones las diferentes
agrupaciones documentales se integrarán en forma jerárquica y con criterios orgánicos
o funcionales. Ya que por medio de la clasificación vamos a separar o dividir los
documentos estableciendo clases y grupos homogéneos; a través de la ordenación
uniremos los documentos de cada grupo tomando como referencia los métodos
alfabéticos, numéricos, alfanuméricos, cronológicos y geográficos. Y la descripción
que es la parte del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los
instrumentos de consulta nos permitirá controlar, identificar y localizar los documentos
de una manera ágil y oportuna. La descripción es el puente que comunica al usuario
con la documentación.
a.- Clasificación documental

El Cuadro de clasificación documental responde a una triple necesidad:
 Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación
producida o recibida en el ejercicio de las atribuciones o funciones de la
institución.
 Agilizar el acceso a la información facilitando la localización física de cada
documento o expediente.
 Mantener un control general y específico del acervo documental.
Para la organización de los documentos en los archivos de oficina o de gestión,

se ha escogido el sistema de clasificación denominado ORFUAS, ya que es la
combinación de tres sistemas y que toma como primer elemento la estructura orgánica,
como segundo elemento las funciones y como tercero los asuntos.
 Sistema Orgánico: En el cuadro de clasificación se reflejaran en forma

completa el organigrama de cualquier institución.
 Sistema funcional: La clasificación funcional de los documentos se base
en dos principios. La jerarquía de los niveles de identificación que
permiten responder a necesidades de información a la vez generales y
detalladas, y a la identificación de cada función, sub-función, actividad y
serie documental dentro de una estructura arbórea. Esta clasificación
permite separar las funciones de gestión administrativa o facilitativa; así
como las funciones específicas de cada organización o sustantivas.
 Sistema por asuntos o materias: Este sistema de clasificación refleja las
actividades relacionadas con asuntos o materias específicos, donde la
prioridad es mantener unidos todos los documentos vinculados a ese
asunto o tema, independientemente de su oficina productora.
1) Codificación de la clasificación
La utilidad del código ha de verse como condición indispensable para el

funcionamiento del cuadro de clasificación, al establecer éste un orden y distribución
al otorgar códigos que identifican a las instituciones y dependencias. Permitiendo de
esta forma sustituir el nombre propio o titulo de la categoría, para fines de abreviatura
o identificación. Se le asigna un código a las divisiones de un fondo documental
siguiendo el orden original en el organigrama; también para reflejar el subfondo, la
oficina productora y la serie documental elementos que permiten su identificación y
recuperación inmediata cuando se ponen en práctica en la administración de los
documentos en los Archivos de Gestión y el Archivo Central.
2) Composición de la codificación
El código de la clasificación completa abarca el origen de procedencia, la
función y el asunto, y en su mismo orden el código estará conformado por tres partes
de la forma siguiente.
a) Sistema Orgánico: La primera parte consiste en asignar un
código a las divisiones de un fondo documental siguiendo su orden original en el
organigrama o sea con la parte institucional o el origen de procedencia dentro del
contexto global de la institución. En el cuadro de clasificación se refleja en forma
completa la división orgánica de la institución, el cual será identificado con un cero y
un número correlativo.
01. Junta Directiva

02. Dirección Ejecutiva
03. Gerencia Administrativa y Financiera
b) Sistema orgánico-funcional: La segunda parte esta formada

también por un número correlativo dependiendo cada uno de ellos de cada unidad de
procedencia o dependencia dentro del contexto global de la institución. Esta parte será
separada de la clasificación institucional por un punto (.).
01. Junta Directiva

01.1 Auditoría Interna
02. Dirección Ejecutiva

02.1 Unidad de Relaciones Internacionales y
Cooperación.
02.2 Comunicaciones
02.3 Unidad de Apoyo Institucional
03. Gerencia Administrativa y Financiera

03.1 Unidad de Adquisiciones y Contrataciones
Institucionales
03.2 Unidad Financiera Institucional
03.3 Departamento de Recursos Humanos
03.4 Departamento de Servicios Generales y Logística
c) Sistema orgánico-funcional-por asunto: La tercera parte cierra la

clasificación y es la designación específica de la serie y subserie documental, que
identifica las actividades que se realizan en cada una de las dependencias en
cumplimiento a la función o atributo a la que responden según su misión institucional.
Siendo identificada la primera con un número y la segunda con una letra minúscula;
esta parte deberá separarse de la primera y segunda parte por medio de una pleca (/).
Ejemplo: Código 03.2/1a: Estados e informes financieros del Fondo GOES de la

Unidad de Financiera Institucional, de la Gerencia Administrativa y Financiera.
COMPOSICIÓN 1ª. Parte 2ª. Parte 3ª. Parte

DE LA
ORGANIZACIÓN FUNCIÓN ASUNTO
CLASIFICACIÓN
03 2 1a
CODIGO
Código de la Código de la Código de la serie
Gerencia Unidad Financiera y subserie
Administrativa y Institucional documental dentro
Financiera dentro del de las funciones
DETALLE esquema de la de la Unidad
DE LOS Gerencia Financiera
CÓDIGOS Administrativa y Institucional
Financiera. Serie: Estados e
informes
financieros.
Subserie:
Estados e
informes
financieros del
Fondo GOES.
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
SUBFONDO SUBFONDO
NIVEL 1 NIVEL 2 SECCION SUBSECCION SERIE SUBSERIE
01. JUNTA
DIRECTIVA
01.1
AUDITORIA 01.1/1
EXTERNA CORRESPONDENCIA 01.1/1b CORRESPONDENCIA INTERNA
01.1/1a CORRESPONDENCIA EXTERNA
01.1/2 INFORMES 01.2/1a INFORMES DEFINITIVOS
01.2/2b INFORMES PRELIMINAR
01.1/3 PAPELES DE
TRABAJO
02. 02/1 ACTAS DE LA

DIRECCION DIRECCION
EJECUTIVA EJECUTIVA
02/2
CERTIFICACIONES
02/3 CONVENIOS
INTERNACIONALES
Aplicación de clasificación documental en una gaveta de un archivador.
Ejemplo N0. 1
Una vez identificadas y conceptualizadas las series documentales, estamos en

condiciones de asignar el número de inventario a cada expediente partiendo del código de la
misma serie a la que se le añadirá después de un espacio un número consecutivo y el año de
producción. Lo anterior, lo podemos visualizar en el siguiente esquema: Serie
Número de expediente
ORIGEN DE
FUNCION ASUNTO NUMERO DE EXPEDIENTE
PROCEDENCIA
1/2017
03 2 1a
La suma de estos dígitos nos da además de la clasificación el número de inventario de un

expediente.
CODIGO: 03.2/1a 1/2017
a) Clasificación internacional
Asimismo, para realizar un proceso de exportación de información y documentos hacia

otros países es necesario ampliar la clasificación para que sea compatible con las normas
internacionales, por eso se le deberá de agregar antes de la codificación interna, el código
“SV” que identifica a El Salvador según la norma internacional ISO 3146, a continuación
separado por un guión (-) se deberá colocar el acrónimo del Centro Nacional de Registros
“CNR” de acuerdo como aparece en la Ley Orgánica de la misma, esta parte estará separada
por un espacio con la clasificación ORFUAS.
Ejemplo: SV-CNR 03.2/1a 1/2013
PAIS ENTIDAD CODIGO INTERNO

SV CNR 03.2/1a 1/2017
Instituto Técnico Salvadoreño de Archivo y
Microfilm
Folder o carpeta de un expediente

con su clasificación documental
ESTADO E INFORMES FINANCIEROS DEL
FONDO GOES
Código:03.2/1a 1/2017
ESTADO E INFORMES
FINANCIEROS DEL FONDO
ESTADO E INFORMES FINANCIEROS

GOES
Código:03.2/1a 1/2017
Código:03.2/1a 1/2017
DEL FONDO GOES

UBICACIÓN DENTRO DEL ARCHIVADOR
ESTADO E INFORMES FINANCIEROS DEL
Código:03.2/1a 1/2017
EXPEDIENTE: COD. 03.2/1a 1/2017

FONDO GOES
SERIE: Informes financieros; SUBSERIE: Estados

e informes financieros del Fondo GOES.
ESQUEMA DE LA CLASIFICACION APLICADA EN UNA GAVETA DE ARCHIVO
03.2/9
03.2/8
SERIES 03.2/7
DOCUMENTALES
03.2/6
03.2/5
03.2/4b
03.2/4a
03.2/4
SUBSERIES
03.2/3 DOCUMENTAL ES
UNIDAD 03.2/2
FINANCIERA
INSTITUCIONAL 03.2/1b EXPEDIENTE
FALTA PROPORCIONADO
03.2/1a
03.2 03.2/1 EN CALIDAD DE
PRESTAMO
1ª. posición 2ª. Posición 3ª. Posición
4ª. Posición
Unidad Series Subseries Señales de
Productora documental documental una guía
de los falta
documentos
Visítenos en nuestro sitio web: www.itsam.es o escribanos al correo electrónico

institutotecnicodearchivo@yahoo.com
Página 1
Microfilm
CLASIFICACIÓN POR FUNCIONES

La clasificación funcional de los documentos se base en dos principios. La jerarquía de los
niveles de identificación que permiten responder a necesidades de información a la vez
generales y detalladas, y a la identificación de cada función, sub-función, actividad y serie
documental dentro de una estructura arbórea. Esta clasificación permite separar las funciones
de la gestión administrativa y operativa tomando como base las series documentales que se
producen de acuerdo a las funciones específicas de cada organización.
IDENTIFICACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES

El concepto de serie documental
La serie documental la podemos entender como: “el conjunto de expedientes entrelazados de

una misma función o la integración de documentos agrupados de una forma específica que
resuelven una actividad o trámite” (Aguilera-Nacif, 2008, 36).
Conceptualmente, la primera versión de la Norma Internacional General de Descripción

Archivística, (ISAD G), define la serie documental como: “el conjunto de documentos
organizados de acuerdo con el procedimiento administrativo o conservados como una unidad
porque son el resultado de la misma gestión o procedimiento, o de la misma actividad, que
tienen una misma tipología, o debido a cualquier otra relación derivada de su creación,
recepción o utilización”, (ISAD G, 1997, 16).
Sin embargo, en la segunda versión de esta norma existe una variante del mismo concepto,
según la cual las series son aquellos “documentos organizados de acuerdo con un sistema de
archivo o conservados formando una unidad como resultado de una misma acumulación, del
mismo proceso archivístico, o de la misma actividad, que tiene una forma particular, o como
consecuencia de cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o utilización”,
(ISAD G, 2000, 17).
1.1 Particularidades de las series documentales
De ambas definiciones se perfilan varias posibilidades para identificar las series o grupos de
documentos, dado que pueden ser originados por:

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Microfilm
 Un mismo procedimiento, por ejemplo: procesos judiciales de tipo mercantil, laboral,
penal, civil; documentos que sustentan una relación laboral o un proceso de compra
como es el caso de las licitaciones públicas, etc.
 Una misma actividad, por ejemplo: el registro contable a través de los libros mayores;
la supervisión de una obra por medio de las bitácoras; el registro del comportamiento
de una planta por conducto de los libros “relatorios” o de relatoría, etc.
 Una misma tipología, por ejemplo: las actas de un consejo de administración, los libros
del registro civil: nacimiento, matrimonios, defunciones, etc.
 Una relación derivada de su creación, recepción o utilización, por ejemplo: los
documentos compilados de las intervenciones realizadas en un reactor nuclear, etc.
En cualquiera de estos casos, las series reportan actividades, procesos o transacciones que
se documentan en un soporte físico o digital; son las evidencias del trabajo realizado por una
unidad administrativa. Su contenido nos explica el por qué y el para qué de los documentos
emitidos o recibidos en una organización. Por ello, éstos últimos son considerados como
“documentos de archivo”, y son gestionados a lo largo de todo su ciclo de vida.
• Las series documentales son únicas. Testimonian actividades que son realizadas por una
unidad responsable, según el principio administrativo de que una misma función no puede ser
realizada por dos diferentes unidades administrativas. A lo más, pueden ser compartidas, y en
este caso, se tendrán que definir las responsabilidades de cada unidad administrativa en el
mismo proceso o actividad y, esto, tendrá que quedar delimitado en la integración de los
expedientes.
• Las series documentales pueden estar presentes de manera transversal en una entidad.
Éstas se originan comúnmente en los organismos cuya estructura es descentralizada y de
grandes dimensiones. Algunas series documentales pueden ser compartidas por áreas
administrativas de la misma función que se encuentran repartidas a lo largo de las zonas
regionales donde se encuentre asentada una organización.
• Las series documentales están repartidas a lo largo de todo el ciclo documental. Su ciclo
comienza con los expedientes integrados y gestionados en su fase activa o de trámite, luego
continúan cuando son transferidos a la fase intermedia, y posteriormente, se mantienen
cuando aquellos documentos o expedientes son seleccionados para una conservación
definitiva por su valor histórico.
1.2 Proceso de identificación de las series documentales
El proceso para identificar las series documentales se basa en el principio de jerarquización

de las atribuciones, funciones, actividades o transacciones en niveles que van de los conceptos
más genéricos a los más concretos formando una estructura de niveles relacionales.

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Microfilm
El primer nivel es el más general y corresponde al de las competencias y atribuciones del

organismo. Le sigue el de las funciones y, luego, el de las actividades por cada una de las
unidades administrativas, siguiendo el principio de que cada una de éstas últimas representa
el desglose de las atribuciones y funciones asignadas al organismo por una norma jurídica
vigente. Para lo anterior, es conveniente realizar los pasos siguientes:
 Analizar las funciones y actividades de la organización
 Identificar funciones y actividades
 •Estudiar los orígenes y los documentos continuos, y toda aquella información que sea
relevante para entender este proceso.
 Estructurar de lo más general que corresponden a las competencias y a las funciones

del organismo hasta las actividades más precisas con las cuales, se identifican los
documentos y expedientes.
Siguiendo la Norma Internacional de Identificación de Funciones “ISDF” encontramos que tanto

las competencias como las funciones y las subfunciones, en caso de haberlas, son los
objetivos claros y precisos que tiene que realizar de manera general, una unidad administrativa
dentro de la organización.
Así, por ejemplo, dentro del área de apoyo administrativo existen diversos departamentos que
coadyuvan a cumplir su fin, como la gestión de los recursos humanos, los servicios generales
para el buen funcionamiento del organismo, la gestión de los recursos materiales necesarios
para el trabajo de las unidades administrativas, la gestión de los asuntos jurídicos, etc. Las
funciones particulares y específicas de esta área de administración de un organismo,
dependen de las competencias asignadas de acuerdo al sector al que pertenezcan: salud,
energía, seguridad, gobierno, educación, economía, recursos naturales y medio ambiente,
relaciones exteriores, etc.
En este orden de ideas, podemos considerar tres niveles básicos, sin menos cabo de otros
intermedios, que dependerán de la sencillez o complejidad del organismo, a saber: las
atribuciones, las funciones y las actividades.
 El primer nivel es el de las atribuciones, término que engloba las competencias que por
norma jurídica realiza un organismo.
 El segundo nivel corresponde a las grandes funciones de la organización con las cuales
se identifican los documentos, tanto los comunes como los específicos, de cada sector
de toda la entidad. De manera específica habrá tantas funciones como estén

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Microfilm
determinadas por los instrumentos jurídicos de cada organismo y que lo hacen
diferentes unos de otros. El nivel de funciones comunes nos daría varios esquemas que
pueden variar según el país donde se aplique, pero que de algún modo puede
asemejarse a estos dos ejemplos:
 El tercer nivel corresponde a las actividades o transacciones concretas que se llevan a

cabo en la una unidad administrativa para el cumplimiento de cada función. En algunos
casos, las actividades están normalizadas de acuerdo a un procedimiento; en otros, se
derivan de inercias y tradiciones administrativas. Como quiera que sea, las actividades
están documentadas de manera continua y encaminada, en su conjunto, a cumplir la
función encargada a la unidad administrativa. En estas actividades precisamente
ubicamos a las series documentales.
La base para la utilización de un sistema de clasificación en una organización está

fundamentada en una lógica administrativa y es relativamente sencilla: todos los documentos
se identifican con los asuntos para los cuales han sido creados y se agrupan física o
intelectualmente en los expedientes. Esta identificación se efectúa mediante el cuadro de
clasificación único para todos los expedientes y los documentos producidos o recibidos por la
organización.
Primer nivel. El primer nivel es el relacionado con las competencias del organismo, el cual
nos da una visión general de toda la entidad. En este ejemplo las competencias están
consignadas en un Estatuto Orgánico, que es el instrumento jurídico que avala su ser y
quehacer. El resultado de su estudio nos proporciona cinco atribuciones generales conferidas
al organismo, según el siguiente cuadro:
CODIGO A T R I B U C I O N E S
DA Gestión administrativa
DF Gestión de recursos financieros
DPIF Gestión de proyectos de inversión financiada
DO Operación del sistema eléctrico nacional
DO Modernización
Segundo nivel. Para dar un ejemplo de la obtención del segundo nivel, tomemos como
referencia la atribución DA, Gestión Administración. Según vimos en párrafos anteriores, esta
atribución es común a todas las dependencias u organismos como área de apoyo. De manera
particular, y según el Estatuto Orgánico del organismo que estamos analizando, la gestión
administrativa se desglosa en distintas funciones que coadyuvan a cumplir su responsabilidad
en la organización. Dichas funciones proporcionan una mejor comprensión de los objetivos
que debe desempeñar la atribución general de la gestión administrativa por encargo de la
norma jurídica ya citada, En esta lógica, las nomenclaturas funcionales de las partes que

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Microfilm
componen esta atribución serían las que se enuncian con su respectivo código en el siguiente
cuadro:
Código Funciones
CODIGO F U N C I O N E S
DA/1 Administración y servicios
DA/2 Coordinación de administración
DA/3 Capacitación
DA/4 Gestión de las relaciones laborales
DA/5 Gestión de transparencia y acceso a la información
DA/6 Gestión de asuntos jurídicos
DA/7 Gestión de proyectos especiales y racionalización de activos
DA/8 Gestión del desarrollo organizacional y evaluación
De estas ocho funciones elijamos la DA/8, “Gestión del desarrollo organizacional y evaluación”
para continuar nuestro ejercicio. De ésta última, se desprenderán posteriormente, las
actividades o transacciones que debe realizar en cumplimento de las responsabilidades
consignadas dentro de la organización.
Tercer nivel. De acuerdo con este análisis la Unidad Administrativa de “Desarrollo

Organizacional y Evaluación” tiene definidas un conjunto de actividades o transacciones que
hemos podido derivar a partir de su función general. Dichas actividades constituyen el tercer
nivel funcional, del cual obtendremos las series documentales, a las que, una vez definidas,
les aplicaremos la estructura determinada por la ISAD G para su presentación como cuadro
general de clasificación.
Las actividades las redactamos en el tiempo verbal de infinitivo para describir las acciones del
análisis funcional. En el ejemplo que estamos presentando enumeraremos las actividades
junto con su código, el cual servirá para vincular las series documentales que se desprendan
de este estudio. Veamos el siguiente cuadro de actividades de la función “gestión del desarrollo
organizacional y evaluación”:
s
CODIGO A C T I V I D A D E S
Coordinar y dar seguimiento a los trabajos relacionados con el Sistema
DA/8.1
de Alta Dirección de la Dirección de Administración.
Organizar reuniones y dar seguimiento de los programas de trabajo
DA/8.2 determinados en el Comité de Mejora Regulatoria Interna del
organismo.
Coordinar y dar seguimiento de los trabajos relacionados con la
DA/8.3 implementación del sistema de control de gestión y entrega de la firma
digital.

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Dar seguimiento al Programa de Contención y Racionalización del
DA/8.4
Gasto.
Diseñar, desarrollar y dar seguimiento de los Contratos - Programa y
DA/8.5
Gestión.
DA/8.6 Coordinar el Comité Técnico de Valuación de Puestos de Mando.
Revisar, aprobar y registrar los manuales de organización del
DA/8.7
organismo.
1.3 Representación de las series documentales en el cuadro de clasificación POR

FUNCIONES
Una vez identificadas las series documentales podemos tomar las mismas nomenclaturas
funcionales de los diversos niveles utilizados en el análisis funcional del organismo y ajustarlas
a las categorías de descripción y clasificación propuestas por la ISAD G. El modelo
jerarquizado de un cuadro de clasificación atendiendo los tres niveles básicos de fondo,
sección y series nos daría las equivalencias funcionales para su presentación. De tal suerte,
que siguiendo con el ejemplo trabajado del organismo paraestatal dedicado al sector eléctrico
denominado ESEN, podríamos consignar el siguiente modelo de un cuadro de clasificación
archivístico funcional aplicado para el caso de la unidad administrativa que estudiamos, en el
entendido que de la misma forma se tendrían que ir incorporando las demás áreas
administrativas de cada una de las cinco atribuciones del organismo paraestatal. El cuadro de
clasificación sería el siguiente:
Cuadro General de Clasificación
Fondo: Empresa de Servicio Eléctrico Nacional, ESEN

Sección: DA/ Gestión Administrativa
Subsección: DA/8 Gestión del desarrollo organizacional y evaluación
Series documentales:
DA/8.1: Expedientes del Sistema de Información de Alta Dirección.
DA/8.2: Acuerdos del Comité de Mejora Regulatoria.
DA/8.3: Expedientes del sistema de control y entrega de firma digital.
DA/8.4: Reportes del programa de contención y racionalización del gasto.
DA/8.5: Expedientes de programas y gestión.
DA/8.6: Expedientes del Comité Técnico de Valuación de Puestos de Mando.
DA/8.7: Manuales de organización y procedimientos.
Una vez identificadas y conceptualizadas las series documentales, estamos en condiciones de

asignar el número de inventario a cada expediente partiendo del código de la misma serie a la

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Microfilm
que se le añadirá su número consecutivo y año. Lo anterior, lo podemos visualizar en el
siguiente esquema: S
erie Número de expediente

FONDO SECCION SUBSECCION SERIE NUMERO DE EXPEDIENTE
01/2006
ESEN/ DA/ 8 1
La suma de estos dígitos nos da el número de inventario de un expediente.
ESEN/DA/8.1/01/2006

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1. ORDENACIÓN DOCUMENTAL
La ordenación de los documentos, consiste en la ubicación de éstos en el sitio que de

acuerdo con un método alfabético, numérico, alfanumérico, geográfico o cronológico le
corresponde. Es el complemento necesario de la clasificación para mantener ordenada la
documentación y llegar a la información y documentos en forma ágil y con prontitud. Una buena
ordenación facilitará la búsqueda de los documentos en los depósitos, la transferencia
documental y la elaboración de los instrumentos descriptivos.
Para poner en práctica los métodos de ordenación necesariamente tenemos que conocer
varios conceptos que nos ayudaran más que todo a la aplicación de los métodos alfabéticos
que se podría decir que son la base de los demás métodos, como por ejemplo los conceptos
siguientes:
1) QUÉ ES ALFABETIZAR
Es ordenar los documentos según el orden alfabético que representan o lo que es lo mismo,
disolver las coincidencias de iníciales, sílabas y nombres.
2) UNIDAD DE CLASIFICACIÓN
Es cada una de las partes de que consta un nombre, ya sea personal, comercial, etc. En los
nombres personales existe una excepción, ya que los apellidos de las personas forman una
Unidad de Clasificación.
3) PALABRA DE ORDEN
Es la Unidad de Clasificación que se toma como base preferente para alfabetizar o clasificar
un nombre. Los apellidos de las personas forman la Primera Unidad de Clasificación y
por tal razón forman la Palabra de Orden.

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4) REGLAS BÁSICAS PARA ALFABETIZAR NOMBRES DE PERSONAS
Existen reglas básicas para clasificar y archivar. Para facilitar su aprendizaje, en adelante se
presentarán, en la forma más sencilla y con los ejemplos respectivos.
REGLA 1 NOMBRES DE INDIVIDUOS. Invierta el orden de los nombres de los

individuos. Considere en primer lugar el apellido paterno, en segundo lugar el nombre
de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial si lo hubiere
NOMBRES ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
Ana Isabel Coto Coto, Ana Isabel
Abel Rojas Rojas, Abel
REGLA 2 ORDEN ALFABETICO. Cada palabra de un nombre es una unidad de

clasificación. Arréglate los nombres en orden alfabético comparando las
unidades semejantes de cada nombre. Considere las segundas unidades sólo
cuando las primeras unidades son idénticas. Considere las terceras unidades
sólo cuando la primera y la segunda unidad son idénticas.
ORDEN CORRECTO PARA ARCHIVAR
NOMBRES 1ª. UNIDAD 2ª. UNIDAD 3ª.UNIDAD
Ricardo Ardón Ardón Ricardo
Ana Brenes Brenes Ana
Juan Carlos Brenes Brenes Juan Carlos
Juan Pedro Brenes Brenes Juan Pedro

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REGLA 3 UN APELLIDO SOLO O UNA INICIAL. Un apellido, cuando va solo, precede al mismo apellido
acompañado con un nombre de pila o una inicial. Un apellido con una inicial del
nombre de pila precede a un apellido con un nombre de pila completo que comience
con la misma letra. Esta regla a veces se expresa así: “ Nada precede a algo “.
NOMBRES 1ª. UNIDAD 2ª. UNIDAD 3ª. UNIDAD
Alvarado Alvarado
Ricardo Alvarado Alvarado Ricardo
A. Bonilla Bonilla A.
Alberto Bonilla Bonilla Alberto
C. Bonilla Bonilla C.
Carrasquillo Carrasquillo

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REGLA 4 TITULOS O GRADOS. Los títulos o grados académicos de los individuos, ya

sea que precedan o sigan al nombre, no se toman en cuenta al clasificar ni al archivar
y se colocan al final entre paréntesis. Los términos que designan precedencia en
edad, tales como padre, hijo, etc., también se colocan en paréntesis y no se
consideran al archivar.
Estos títulos o términos se toman en cuenta al clasificar y al archivar solamente
cuando los nombres que se van a clasificar son idénticos.
Excepción A: Cuando el nombre de un individuo consiste de un título y un solo
nombre, ya sea el nombre de pila o el apellido, como por ejemplo Reina Isabel,
no se invierte el orden y el título se toma en cuenta al clasificar y archivar.
Excepción B: Cuando un título o un artículo gramatical extranjero es la palabra
inicial del nombre de una firma comercial, sí se considera al clasificar y archivar.
NOMBRES 1ª. UNIDAD 2ª. UNIDAD 3ª. UNIDAD 4ª. UNIDAD
Dr. Alberto Brenes Brenes Alberto (Dr.)
Luis Castro, Hijo Castro Luis Hijo
Luis Castro, Padre Castro Luis Padre
II Comercio Publishing
Co. II Comercio Publishing Company
Marqués Rocafort Marqués Rocafort
Rey Jorge Rey Jorge

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REGLA 5 MUJERES CASADAS: El nombre correcto de una mujer casada, en países de

habla hispana en el primer nombre y el segundo nombre si lo tiene seguido por el apellido
paterno y luego el apellido del esposo unido por la preposición “de “. Los dos apellidos se
consideran como una sola unidad. Señora se coloca en paréntesis al final del nombre. El
Primer nombre del esposo precedido por la palabra “de “se escribe
NOM. DE NOM. DEL ESPOSO 1ª. UNIDAD 2ª. UNIDAD 3ª. UNIDAD
SOLTERA
José Díaz Matos (de) Díaz Juana
Juana Matos
Rosa María Llabrés Rubén González Llabrés (de)
González Rosa María
Carmen Rodríguez Rodríguez (de)
Rivera Efraín Gómez Gómez Carmen
1) METODOS DE ORDENACION
METODO ALFABETICO SIMPLE
El presente método aplicado a carpetas, debe Y
Z
WX
fundamentarse en una importancia muy pequeña T

U
V
del caso a que se aplique, pues de otra forma R

S
Q
P
resultará inadecuado. Ñ
O
Este método está formado por carpetas colectivas, L

M
ya que el contenido de cada una se refiere al H

I
J
epígrafe que destaca en su pestaña, o sea, por

G
F
E
ejemplo, todo el contenido de la carpeta “A”

D
C
B
A
comienza con dicha letra: Abarca, Luis; Acevedo,

Carlos; Acosta, Manuel, etc., todos están
depositados en una sola carpeta que contiene el ALFABETICO SIMPLE
epígrafe “A’ puesto que el primer apellido de cada

uno de ellos comienza con la letra “A” Las mismas
carpetas sirven de guía y la documentación dentro
de cada una de ellas se ordena en orden alfabético.

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Microfilm
METODO ALFABETICO FRACCIONADO
Esté método es la consecuencia del

desbordamiento de los documentos del Método
Bz
Alfabético Simple y está formado de la siguiente Br
Bo
manera: En la primera posición figura la carpeta B Bl
colectiva portadora del Índice o Guía principal que Ar

Az
podría ser, por ejemplo, la letra “A’, en donde se Ap

An
deposita toda la correspondencia de los Almacenes
Al
corresponsales cuya inicial de la palabra de orden
Ag Agencias
comienza con dicha letra. En la segunda posición A
destacan las carpetas colectivas en cuyas

pestañas aparece el fraccionamiento del Índice
principal, ejemplo “Ag’, lo que significa que en la A - Bz
carpeta del Índice principal se depositarán todos
los corresponsales desde Aa, hasta Af, ya que la
carpeta que sigue está puntualizando la Ag. Y así
en la misma posición, existirá este fraccionamiento
según las necesidades. En 3ª posición destacarán los nombres genéricos como por ejemplo:
Agencias, dentro de la división Ag, para depositar en la carpeta “Agencias”, toda la
correspondencia destinada a ellas.
Lo que significa que en la Guía principal A, se depositarán los corresponsales, desde Abarca,
Acevedo, Acosta. Afane, ya que en la carpeta Ag, depositarán todos los corresponsales desde
Agracio, Aguilar, Ahues, Ajúa, Akal, ya que puede haber otra carpeta con el epígrafe es “Al” y
el siguiente epígrafe es “An’, quiere decir que en la carpeta “A” se depositarán todos aquellos
corresponsales desde: Alabi, Alvarenga, Árnaya, ya que la carpeta que sigue es “An” en donde
depositarán los corresponsales, Anaya, Aparicio, Aquino, etc. Compréndase que en este
método todavía las carpetas todas son colectivas.

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Microfilm
METODO ALFABETICO SIMPLE DE NOMBRE DIRECTO.
En su aplicación práctica, este método está formado

por Guías principales y carpetas individuales, de la
siguiente manera: En la primera posición la Guía
Principal, que sirve solamente para señalar las
secciones alfabéticas y dividir o separar una inicial
con la otra. En la segunda posición destacan las
carpetas individuales con el nombre del
corresponsal a la vista en riguroso o estricto orden
alfabético, o sea que detrás del Índice principal “A’
aparecerán todos los nombres que comienzan con
dicha letra pero en riguroso orden alfabético; en esta
misma posición aparecen los títulos genéricos o
asuntos, como por ejemplo, Agencias, Almacenes,
etc., los que serán puntualizados en una tercera
posición, como por ejemplo Almacén Sagrera, Almacenes Simán, etc. En la cuarta posición
aparecerá la carpeta de VARIOS, para todos aquellos corresponsales de escasa relación con
la institución o compañía, o sea para aquellos corresponsales cuyos documentos no pasan de
cinco papeles
METODO VARIADEX.
Examinemos pues, un método automático de índole alfabético y emplea, como elemento

visual, los colores, para poder producir el automatismo selectivo.
Efectuaremos este examen a través del método VARIADEX.

Se trata de un método en el que destaca, en primer lugar, la guía alfabética inicial, siguiendo
luego subguías de colores para el fraccionamiento de grupos de la segunda letra de la palabra
de orden. El fraccionamiento y los colores convencionales que lo caracterizan son los
siguientes:
COLORES SEGUNDA LETRA DE LA PALABRA DE ORDEN

Anaranjado a, b, c, d Es decir de la A - d
Amarillo e, f , g, h Es decir de la E - h
Verde i, j, k, l, m, n, ñ Es decir de la I - ñ
Azul o, p, q Es decir de la O - q
Violeta r, s, t, u, v, x, y, z Es decir de la R - z

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En este método VARIADEX, la clasificación de los corresponsales siguientes, se haría de la

manera siguiente:
PALABRA DE DESPUES DE DESPUES DE LA SEGUNDAS

ORDEN LA GUIA SUBGUIA LETRAS
SOLER S AZUL O- Q
PINEDA P VERDE I . Ñ
GRANILLO G VIOLETA R - Z
ESTRADA E VIOLETA R - Z
ALVARENGA A ANARANJADO A - D
APARICIO A AZUL O- Q
METODO POR ASUNTO.
La implantación de este método aplicado a

carpetas, supone primero, la confección de las
guías y sub — guías necesarias (previstas
anticipadamente) y colocadas en orden
alfabético, luego seguirán las carpetas. Pero es
preciso distinguir el punto de precisión a que
queremos llegar. En algunos casos, cada
carpeta funciona, desde el punto de vista
nominativo, como carpeta de VARIOS, puesto
que contiene la documentación de todos los
titulares que tratan determinado asunto
Mientras en otros casos! las subguíaí llegan

hasta la particularización del asunto, y entonces
las carpetas que siguen son individuales
nominativas, sin perjuicio de que al final de cada
división sistemática figure una carpeta de
VARIOS para los casos de corresponsales con
escasa relación.
Una cuestión interesante en esta clase de archivos de correspondencia reside en el hecho de

que en muchísimos casos una misma carta trata varios asuntos y entonces la ordenación con
tanto esmero creada se encuentra ante la dificultad de clasificar un documento que requiere
no uno, sino varios lugares simultáneos. No obstante, esta necesidad nos habla ya muy claro
de las maneras de proceder para obviar esta dificultad. En primer lugar distingamos la
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correspondencia recibida de la que enviamos. Cuando de nosotros se trata podemos muy
bien sacar tantas copias como asuntos de planteen, menos una, ya que el original irá
depositada en la carpeta portadora del asunto más importante.
En el caso de sacar una copia por asunto, aun tratando en una misma carta varios asuntos,
será mejor enmarcar en lápiz de color, o subrayar muy visiblemente el espacio que se refiera
al asunto bajo el cual la copia debe ser archivada.
Pero queda siempre en pie el problema de la carta que recibimos. En este caso podemos
recurrir a sacar tantas fotocopias como asuntos hayan y efectuar el procedimiento arriba
planteado, o simplemente, hacer hojas de referencias indicando que tal asunto se encuentra
en tal carta, tal fecha, que se encuentra archivada en tal lugar. Esta última forma permite seguir,
a través de las referencias el hilo del asunto, pero carece de la eficiencia del primer
procedimiento que permite el dominio del asunto interesado sin movernos de una sola carpeta.
Por supuesto que la carta original se archivará bajo el asunto más importante.
MÉTODOS NUMÉRICOS
METODO SIMPLE.
Según la disposición material del archivo,

podremos hablar del método simple y compuesto.
El método simple está compuesto sencillamente
por la serie de carpetas con pestaña visible,
destacando en ella el orden correlativo de la
escala natural de los números. Por ejemplo
dividimos en diez partes el ancho de la gaveta del
archivador, empezando por el número uno en la
primera posición o en segunda. Si lo hacemos en
primera posición, aparecerá en primera posición el
once, el veintiuno, etc. En cambio, si empezamos
en segunda posición, aparecerá en primera
posición el cero, el diez, veinte, treinta, etc. Es
decir, las decenas primero, luego las centenas y
así sucesivamente, pero siempre en la misma columna o posición invariablemente. Esta
circunstancia constituye un punto de apoyo para la rápida localización, algo sí como el empleo
de una guía, pues nos hemos asistido, a través del primer espacio de la izquierda, por la
exteriorización de un orden decenal y ya instintivamente consultamos este espacio para
orientarnos a través del archivador

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METODO NUMERICO COMPUESTO La

modalidad compuesta se refiere al
fraccionamiento del índice en millares,
centenas, decenas, siendo oportuno cuando
el fraccionamiento es considerable, emplear
posiciones distintas para cada diferente
orden numérico. Por ejemplo, los miles en
primera posición, las centenas en segunda,
las decenas en tercera, quedando finalmente
espacio para expresión de las unidades que
destacarán en las pestañas de las carpetas
el número especifico del expediente.
Observándose que en la superficie de la
gaveta se visualiza un escalonamiento
numérico de mayor a menor y de izquierda a
derecha
METODOS ALFANUMERICOS
METODO ALFA NUMERICO SIMPLE. La aplicación la veremos exclusivamente a carpetas.
Se componen, bajo la idea ya expresada de un Índice alfabético que, en la mayor adaptación
a su calificativo, debiera ser de simple abecedario. Este índice, en la presentación de Rudy
Meyer, se alterna en la primera y segunda posiciones. Luego siguen las carpetas individuales,
que son formadas por pestañas escalonadas y en las que destaca solamente el número que
corresponde a cada corresponsal o empresa. Las carpetas de VARIOS o Misceláneas deberá
ocupar, tanto en este método como en otros, la última posición y al final de cada alfabética o
numérica, con el fin de no obstaculizar la visibilidad de las pestañas inmediatas a ellas.
Las guías en el método simple como en el compuesto, son pautas, pero toda vez que la
afluencia de corresponsales no sea de mucha consideración, ya que de existir un número
bastante grande de corresponsales, la guía pautada que lleva un registro colectivo, no daría
los resultados necesarios, por tal razón, se hace necesario un fichero con tarjetas individuales,
a fin de llevar a cabo la fácil localización de un corresponsal por medio de un ciego o estricto
orden alfabético.
En cuanto al uso de las carpetas, las individuales se utilizan en la misma forma que las del
sistema alfabético, colocando la documentación en su interior, con sujeción o sin ella y por
orden cronológico de fechas, de más antigua a mas reciente.

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Por de pronto, la carpeta individual debajo de su pestaña numérica y en lugar no visible, lleva
la inscripción del titular, con la indicación del mismo, es decir, que dentro de la carpeta colgante
que destaca solamente el número, deberá ir un folder manila con el número y el nombre del
titular. Mientras que la ordenación de los corresponsales en la carpeta de VARIOS se hará en
el orden alfabético, ya que en ella aparecen varios corresponsales y serán los nombres de
estos los que se ordenarán alfabéticamente. Bien se podría establecer dentro de cada carpeta
de VARIOS una índice registrando los diversos corresponsales que allí figuran por orden de
llegada, con lo cual se obtendría un criterio uniforme a través de todo el sistema.
METODO ALFA NUMERICO FRACCIONADO. El presente método lleva a la práctica, está
integrado de la siguiente manera: en la primera posición destaca el índice principal o sea la
inicial de la palabra de orden; en la segunda posición aparece el fraccionamiento del índice
principal al igual que el Método Alfabético Fraccionado. El fraccionamiento consiste en utilizar
la segunda letra de la palabra de orden.
A partir de la tercera posición aparecen las pestañas en forma escalonada de las carpetas
individuales, destacando en cada una, un número que simboliza a cada corresponsal. Y así en
el conjunto de pestañas de las carpetas individuales se forma la sucesión de números
siguiendo el orden de la escala natural. Al final de cada guía principal aparecerá la carpeta de
varios para aquellos corresponsales de escasa relación.
Debe quedar claro que este método, además de ser directo, es compuesto debido al
fraccionamiento y que por dicho fraccionamiento, habrán números repetidos en una misma
sección alfabética, ya que por ejemplo en el fraccionamiento “Ag” aparecerá el 5, como también
este número aparecerá en el fraccionamiento “An”, o sea Ag5 y An5 cuyos dos
fraccionamientos dependen del mismo Índice principal “A’. Es decir, AGUILAR, JUAN puede
tener el código ‘Ag7 como ANDRADE, LUIS puede tener el código ‘An7’ y los dos deberán
estar representados por la Guía Principal “A” que es una sección alfabética, lo único que difiere
en ambos números es el fraccionamiento que les antecede.
Para la localización de determinado corresponsal se hace necesario un auxiliar alfabético,

preferentemente, y según las necesidades, deberá ser un fichero de tarjeta suelta o sean fichas
individuales, ya que si se fracciona el índice es porque la afluencia de corresponsales así lo
exige.

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Clasificacion y Ordenacion

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CLASIFICACION

Instructor; Rene Cardenio Alas

CLASIFICACION Y ORDENACION DOCUMENTAL

La clasificación y ordenación documental forman parte de las operaciones técnicas que se

Clasificar es “Dividir un conjunto de documentos estableciendo grupos o clases de acuerdo a

La ordenación es unir un conjunto de documentos relacionándose unos con otros, de acuerdo

La importancia de la clasificación está circunscrita en la capacidad de aplicar métodos racionales

a. Estabilidad: consiste en que la clasificación no cambie constantemente o

b. Objetividad: que no depende de la percepción del archivista.

c. Sustentarse: en un criterio que emane de la propia naturaleza de los

d. Representarse: en un “Cuadro de clasificación”, que es una estructura

Descripción de los sistemas básicos para la clasificación documental:

a. Institucionalizar un Sistema de Gestión Documental o un Sistema Integrado

b. Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y

c. Localizar de forma inmediata la procedencia del documento.

d. Verificar la validez de la información.

e. Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental

f. Realizar la organización de los archivos, porque son el punto de partida para

g. Elaboración del cuadro de clasificación.

a. DELIMITACION: El objeto del cuadro es el fondo, esto es, los

b. UNICIDAD: Como quiera que los límites temporales, la edad de los

c. ESTABILIDAD: A fin de conferirle la máxima estabilidad, el cuadro

d. SIMPLIFICACION: La simplicidad del cuadro es un imperativo de su

4. CRITERIOS PARA ESTABLECER UN PLAN DE CLASIFICACION.

5. PROCESO PARA LA ELABORACION DE UN CUADRO GENERAL DE

En el proceso de identificación será censada toda la documentación existente para diseñar la

la información posible acerca de múltiples aspectos, sin la cual nuestro trabajo

En el proceso de identificar para constituir un sistema de gestión documental resulta esencial

6. IDENTIFICACIÓN DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

La clasificación es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este

FONDO - SECCIÓN - SUB-SECCIÓN

Fondo: Es el conjunto de documentos producidos orgánicamente por una dependencia o

Serie: Es la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en

Subserie: es la división de la serie documental cuando la actividad administrativa tiene varias

Tipo documental: Obtiene su nombre dependiendo de la actividad administrativa para lo cual

Expediente: Es una unidad organizada de documentos reunidos por el productor para

Documento, unidad documental, pieza documental: Es la unidad archivística más pequeña e

El Cuadro de Clasificación se organiza a través de agrupaciones documentales, entre las más

Esquema de Niveles de Clasificación:

7. CODIFICACION DEL CUADRO DE CLASIFICACION

a. Códigos alfabéticos. Se asignan letras a cada división del cuadro. Tiene

b. Códigos numéricos. En este caso se asignarían números a las

c. Códigos alfa-numéricos. Esta es una combinación de números y letras

En la elaboración del Cuadro de Clasificación es requisito previo e indispensable

contexto en que se desarrollan con la información recogida en el Análisis

La clasificación debe ser consistente, es decir, que en un mismo nivel no pueden

Teniendo en cuenta que la principal función de un Sistema de Gestión de Archivo es

9.ENCUESTAS: DE LA OFICINA PRODUCTORA DE

1) Nombre de la Oficina: Debe colocarse el nombre de la unidad

2) Nombre y cargo del entrevistado: Se debe colocar el nombre y cargo

3) Datos de conexión: se debe de anotar el número de teléfono de la

b. DATOS ESPECIFICOS DE LA DEPENDENCIA

1) Unidad administrativa de la cual depende. Acá se colocará el

2) Fecha de última asignación de funciones. Debe anotarse la

3) Acto administrativo. Debe especificarse el documento que le dio

4) Funciones. Teniendo en cuenta los estatutos internos y/o los

5) Series documentales que tramita. Se identificarán y anotarán las

6) Realizan Selección y descarte documental. Se anotará si o no

7) Sistema de organización de los archivos de oficina. Deberá

c. FORMATO DE LA ENCUESTA PARA LA IDENTIFICACION DE LA

NOMBRE Y CARGO DEL ENTREVISTADO:

1.- Unidad administrativa de la cual depende:

2.- Fecha de última asignación de funciones:

3.- Acto administrativo:

13) Fechas extremas: Desde hasta________