EVIDENCIA 2 - INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS.

El aprendiz deberá analizar dentro de la entidad donde labora o investigó, el sistema que utiliza para
la organización de documentos de archivo, presentar un diagnóstico, donde defina si cumple o no
cumple con los elementos de preservación y conservación documental, generar recomendaciones
de mejora respecto de lo encontrado

La entidad que investigue en su organización documental de archivo, el sistema que utilizan es el

Alfabético - Toponímicos o Geográficos.

DIAGNÓSTICO

Esta entidad organiza sus archivos de manera alfabética, la cual les permite acceder a la información
de manera sencilla gracias a la correcta ubicación de los documentos y a la correcta secuencia en
la ubicación física e interna de los documentos, permitiendo a la persona que consulta la
comprensión de la información.

Sin embargo su documentación no se encuentra foliada lo que dificulta a la hora de buscar un

documento e información de manera precisa y saber cuál es la totalidad de documentos que tiene
cada carpeta a la medida que se suministra información al expediente e impidiendo demostrar el
desarrollo de los trámites. Su estantería no es acorde a la cantidad de documentación que abarcan,
pues se puede apreciar que por más que la documentación este organizada de manera alfabética
esta se encuentra estrecha ocasionando arrugamiento, daños o dificultad al acceder de manera
rápida si se llegase el caso, además de la mala presentación que puede generar ante los demás.

No existe un encargado para la parte de organización documental, ya que las personas que trabajan
en la entidad son las mismas que acceden y manipulan los archivos donde esto provoca desorden o
descuidar la documentación.

Otro punto por resaltar es la condición ambiental donde conservan su documentación, pues estos
archivos se encuentran en un ambiente donde cuentan con buena iluminación, ventilación,
temperatura, pero en un espacio pequeño lo que impide que a la medida que necesiten retirar un
archivo de su estantería, este no podrá ir al lugar donde se conservan los archivos por que no
tendrían espacio causando pérdidas con su documentación.

RECOMENDACIONES

 Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad exacta de hojas que hay en cada
folio y a su vez facilitara la brusquedad a un documento particular y demostrar el desarrollo
de sus trámites.

 Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de todos los archivos, ya que
generara un acceso más rápido y eficaz a la documentación y evitara daños en sus archivos.

 Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un lugar más amplio donde puedan
estar toda la documentación sin que se pierda ninguna. En caso de que no haya un lugar
amplio buscar la manera de organizarla escogiendo alguno de los sistemas de ordenación
documental.

 Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO 15489.

 Asignar a una persona que sea la encargada de manejar la parte documental de la entidad.
Esto ayudara a tener un orden de entrada y salida de los documentos y a preservar su
conservación.