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DOCUMENTAL (TRD) Y SU
APLICACIÓN
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Objetivos:
•Qué son las TRD?
•Cómo se elaboran?
•Aplicación de las TRD
•Organización Permanente del Archivo de
Gestión
•Regulación de las Trasferencias
Documentales anuales.
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MARCO JURÍDICO
3
Ley 594 de 2000
4
Circular 035 de 2009 de la Procuraduría
General de la Nación.
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Conceptos Básicos
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ARCHIVO TOTAL: Proceso integral de los
documentos en su ciclo vital
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
• Transferencias primarias
• Transferencias secundarias
Archivo Histórico
7
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Series documentales
• Fondo: Bavaria
• Sección: Auditoría
• Subsección: Informes
• Serie: Informes Financieros
• Subserie: Informe Financieros
Enero
• Unidad documental:
conciliación bancaria enero
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Fondo: Conjunto de documentos
producidos por una persona natural o
jurídica en desarrollo de sus funciones o
actividades (Empresa).
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Serie:Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o
sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Ejemplos: historias laborales,
contratos, actas e informes, entre otros.
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Acuerdo 039 de 2002.
Regula el procedimiento
para la elaboración y
aplicación de las TRD.
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Valoración Documental.
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VALORES DE LOS ARCHIVOS
PRIMARIOS SECUNDARIOS
• Valor administrativo
• Valor jurídico • Los que sirven de
reconstrucción de
• Legal
cualquier actividad
• Fiscal
De la administración.
• Contable
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REQUISITOS PRESENTACIÓN DE TRD
-Reseña Histórica Institucional
INTRODUCCIÓN -Metolología elaboración
- Explicación formato tabla
- Revisión y actualización TRD
TABLAS DE - Presentación de TRD en el
formato normalizado. Una para cada
RETENCIÓN dependencia
- Disposiciones creación, cambios
estructurales de la entidad
-Legislación y normas que inciden en las
funciones de la entidad y en la creación y
ANEXOS conservación de los documentos
-Manuales de Funciones por Dependencia
-Organigrama Vigente
-Acta de Comité de Archivo, avalando las
TRD
-Manuales de Procesos y Procedimientos
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• Presentación y aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante
Acta del Comité de Archivo de la Entidad.
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Etapas: Aplicación, Seguimiento y actualización
de las TRD
• Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su
difusión indicando:
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18
19
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FASE DE DISPOSICIÓN FINAL
CONSERVACION ELIMINACION DE
TOTAL DOCUMENTOS
MICROFILMACIÓN
Y/O SELECCIÓN
DIGITALIZACIÓN DOCUMENTAL
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Tabla de Retención del ICBF- Regional Chocó
CONVENCIONES
CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................
M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
CODIFICACION
2 2.5
Alcaldía Secretaría
Municipal De Obras
Públicas
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CODIFICACIÓN DOCUMENTAL
CODIGO SERIE CODIGO SUBSERIE
2.5.1.3 Licencias
funcionamiento
locales
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Formato de Tabla de Retención
Entidad Productora: Municipio
Oficina productora: Secretaría de Planeación y Obras Públicas
CONVENCIONES
CT-Conservación Total E- Eliminación Firma Responsable:......................................
M- Microfilmación S- Selección Jefe de Archivo
Fecha:..........................................................
¿Qué nombre darle a las series
documentales?
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Paso 1.
32
Paso 2.
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APERTURA DE EXPEDIENTES
20000.30 #2
Subseries Contratos
20000.30 #1
Contratos
Estatales
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ORDENACIÓN DE EXPEDIENTES
Noviembre 18 5
Octubre 25 4
Junio 02 3
Febrero 15 2
Enero 22 1
Bogotá, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE
Grupo Jurídico #1
Respetado Doctor
20000.30 CONTRATOS ESTATALES
Atentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
Fechas: ________ a ___________
Inicial Final
Folios: __________
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Paso 4.
37
Contrato 003 de 2018
Contratos 01
Mantener las
Estatales
secuencias
Enumerar las
Contrato 005 de 2018 secuencias
Contratos 02
Estatales
Señalar los
contenidos
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Paso 5.
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En el archivo central
se custodian los
documentos.
Transferencia de
archivos de gestión al
archivo central al final
del año.
El Jefe de archivo
recibe junto con los
inventarios.
No se permitirá el ingreso
de documentación que
no esté organizada
conforme a las TRD.
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Recuerde
• Se deberá identificar la documentación con la Serie
Documental concerniente a cada oficina.
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• No se recibirán carpetas con documentos como:
Correspondencia Enviada, Correspondencia Recibida, etc.
Tampoco se aceptarán cajas o archivadores con la
denominación de VARIOS, DIVERSOS, GENERAL O
SIMILARES.
Para la administración: