Gestión de Sistemas

Informáticos

DOCENTE: ING. MARCO AURELIO PORRO CHULLI

CICLO: X

TEMA: KAMBAN

INTEGRANTES:

 RAUL AARON DELGADO ESPARRAGA

 FIORELLA AGUILAR ISUIZA

BAGUA GRANDE -AMAZONAS

 Gestión de Sistemas Informáticos
KAMBAN
Definicion

Kanban es un sistema que controla el flujo de recursos en procesos de producción a

través de tarjetas, las cuales son utilizadas para indicar abastecimiento de material o
producción de piezas, está basada en la demanda y consumo del cliente, y no en la
planeación de la demanda. Puede entenderse también, como un sistema de producción
que determina el flujo de materiales a través de señales que indican cuando debe
producirse un bien o producto y cuando debe reabastecerse de materias primas entre
dos centros de trabajo que son consecutivos.
Las tarjetas Kanban pueden ser tarjetas comunes, canastas plásticas, recipientes,
placas metálicas, tarimas o bien señales de computo. En algunas empresas utilizan
bolas plásticas, señales luminosas etc. Las tarjetas Kanban definen el tamaño del lote y
de cuando se debe producir de acuerdo a la demanda real y no al estimado de ventas.

Principios básicos del método Kanban:

 Calidad garantizada: todo lo que se produce debe salir bien a la primera, sin
margen de error. De esta forma en Kanban no se permite la rapidez, sino la
calidad final de las tareas realizadas.
 Reducción del desperdicio: se basa en hacer solamente lo justo y necesario,
pero hacerlo bien. Esto supone la reducción de todo lo superficial o secundario.
 Mejora continua: además de ser un método de gestión, es también un sistema
de mejora en el desarrollo de proyectos, según los objetivos a alcanzar.
 Flexibilidad: lo siguiente a realizar se decide del backlog (tareas pendientes
acumuladas), pudiéndose priorizar aquellas tareas entrantes según las
necesidades del momento.

5 pasos para implementar Kanban y ser más eficiente en tus proyectos.

1. Visualiza tu flujo de trabajo.

Diseña tu flujo de trabajo, plantea una serie de pasos a cumplir para obtener un
producto, dibújalo en el tablero.

Ejemplo: Llamar al cliente > Adquirir Lead > Cerrar trato

Puedes usar el clásico tablero, dibujas columnas para cada paso y filas para
darle sentido al flujo. En el tablero colocaremos tarjetas post its para crear las
tareas.
 Una opción al tablero clásico, es elegir un software de la gran variedad que existe
en el mercado para tener nuestro tablero digital, en nuestro caso elegimos Trello.

Seguidamente asignemos prioridades, a quien le asignaremos la prioridad de

realizar una tarea? qué tal ha sido su desempeño?

Por último armemos el kanban team, tomemos en cuenta cada roll, quién será el
encargado de tomar una tarea en cada fase del tablero?, debemos llevar un
historial de las actividades para establecer nuestro “Pull System”.

2. Establece los límites de tu trabajo en curso o “WIP” (Work In Process)

Evalúa los límites que tiene tu equipo de realizar tareas, de nada sirve hacer
varias cosas y dejarlas a la mitad, lo que se empiece se debe terminar antes de
comenzar otra tarea. Para establecer estos límites, siempre es recomendable
revisar las fechas de entrega de las tareas y el tiempo empleado para cada una
de ellas.

3. Gestión de Flujo

No basta con establecer un flujo de trabajo, debemos revisar constantemente su

funcionamiento, ver que está funcionando y que está presentando fallas y
solucionarlas.

4. Las reglas del juego

Debemos establecer reglas para realizar el trabajo, estas deben ser acordadas
tanto con el equipo de trabajo, como con la organización. Todos y cada uno
deben conocer las reglas y entenderlas.

Ejemplos de estas reglas pueden ser:

 Límite del WIP del equipo.

 El tiempo deseado de entrega.
 Esquema de programación de reuniones de priorización de actividades.
 Acuerdo de para establecer tiempos de entrega.
5. Mejoras

La mejora continua debe ser una constante en los equipos de kanban, podemos
usar muchos métodos de auto examinación para ver las fallas del equipo y/o del
proceso y así saber que debemos mejorar.

Podemos examinar ciertos puntos de nuestro desempeño, como:

  ¿Al examinar nuestro tablero de kanban, donde están los cuellos de botella?
o ¿las limitantes?
 ¿Qué problemas nos pueden causar dichas limitantes?

Un ejemplo de limitantes puede ser:

 De los integrantes del equipo: resistencia al cambio de metodología.

 En los procesos: no existen procesos para enfrentar las fallas.
 Políticas erróneas: demasiadas reuniones que no son productivas.

Y por último la pregunta: ¿Cómo vas a resolver estos problemas en tu

organización?

Una excelente herramienta para llevar a cabo este paso, son las reuniones de
retrospectiva que se realizan en SCRUM.

Kanban es un método muy bueno, de reglas sencillas, mientras sepamos cómo

aplicarlo, le podremos exprimir todas sus bondades. Siempre y cuando ejecutemos una
revisión continúa de nuestro desempeño.

Kanban tablero.

El tablero Kanban impulsado por Kanban Tool le permite asignar tareas a los miembros
del equipo, adjuntar comentarios, descripciones, enlaces y archivos. Por tanto las tareas
no necesitan más tiempo que pueda perderse hablando. Por supuesto, mediante el
aumento de la productividad en general, podrá charlar más en los descansos para el
café. No hay más pérdida de tiempo en la discusión del trabajo, que es más rápido, ¡y
explicado de forma visual! El método Kanban se basa en la idea de visualizar lo que se
está haciendo ahora, lo que se está terminando y lo que hay que hacer a continuación.

El hecho de dar pequeños pasos mientras se está trabajando también contribuye a una
mejor prioridad de tareas, todos los trabajos parecen urgentes en cuanto a volumen,
pero cuando se descomponen en piezas más pequeñas usted ve con claridad lo que se
necesita hacer en primer lugar. Es útil para hacer que las tareas sean más manejables,
con sólo limitar la cantidad de trabajo en curso a una o dos tareas por persona. De esta
forma queda mucho más claro quién está haciendo qué exactamente.
Luego de que el trabajo está hecho, usted puede analizar el flujo de trabajo mediante el
uso del análisis de gráficos y Kanban. La función de Seguimiento de Tiempo de Kanban
Tool no deja sitio a la estimación acerca de cuánto tiempo llevó hacer las cosas.

Ventajas de Kanban

 Facilidad de entendimiento y exposición de información a todos los miembros

involucrados.
 Facilidad de integración con metodologías ágiles (Scrumban).
 El más adecuado para proyectos que se encuentran en mejora continua.
 No todas las desventajas de Kanban surgidas en manufactura aplican en la
industria del software puesto que la implementación interna es diferente.
 Acepta el ingreso de cambios a último momento con facilidad.

Desventajas de kanban

 Menor efectividad en situaciones de Recursos Compartidos: Las órdenes no

frecuentes vuelven ineficientes a kanban ya que se tiene que asegurar una
producción suficiente por parte de un proceso mientras que a su vez el proceso
que es no-frecuente es ejecutado.
 Kanban asume sistemas de producción repetitivos dada la naturaleza de su
creación en el área de manufactura.
 Posiblemente Kanban pueda arrojar productos de baja calidad que requieren de
ser retrabajados. Kanban funciona a manera de semáforo para administrar el
tráfico y así cumplir con las necesidades del cliente indicando cuando empezar,
cuando bajar el ritmo y cuando parar. Cualquier variabilidad o evento no
esperado puede afectar el funcionamiento del sistema provocando que se
generen señales confusas.
  Calidad: El sistema Kanban lleva los niveles de inventario cerca de 0 lo que en
caso de alta incertidumbre e interrupciones en la red de transporte representa
un peligro ya que eso significa que los clientes se quedan sin suministro de
partes.

Resumen:

Definicion.

Kanban es un sistema que controla el flujo de recursos en procesos de producción a

través de tarjetas, las cuales son utilizadas para indicar abastecimiento de material o
producción de piezas, está basada en la demanda y consumo del cliente, y no en la
planeación de la demanda. Puede entenderse también, como un sistema de producción
que determina el flujo de materiales a través de señales que indican cuando debe
producirse un bien o producto y cuando debe reabastecerse de materias primas entre
dos centros de trabajo que son consecutivos.

Principios básicos del método Kanban:

 Calidad garantizada: todo lo que se produce debe salir bien a la primera, sin
margen de error. De esta forma en Kanban no se permite la rapidez, sino la
calidad final de las tareas realizadas.
 Reducción del desperdicio: se basa en hacer solamente lo justo y necesario,
pero hacerlo bien. Esto supone la reducción de todo lo superficial o secundario.

5 pasos para implementar Kanban y ser más eficiente en tus proyectos

1. Visualiza tu flujo de trabajo.

Diseña tu flujo de trabajo, plantea una serie de pasos a cumplir para obtener un
producto, dibújalo en el tablero

Ejemplo: Llamar al cliente > Adquirir Lead > Cerrar trato

Puedes usar el clásico tablero, dibujas columnas para cada paso y filas para
darle sentido al flujo. En el tablero colocaremos tarjetas post its para crear las
tareas.

Una opción al tablero clásico, es elegir un software de la gran variedad que existe
en el mercado para tener nuestro tablero digital, en nuestro caso elegimos Trello.

2. Establece los límites de tu trabajo en curso o “WIP” (Work In Process)

 Evalúa los límites que tiene tu equipo de realizar tareas, de nada sirve hacer
varias cosas y dejarlas a la mitad, lo que se empiece se debe terminar antes de
comenzar otra tarea. Para establecer estos límites, siempre es recomendable
revisar las fechas de entrega de las tareas y el tiempo empleado para cada una
de ellas.

3. Gestión de Flujo

No basta con establecer un flujo de trabajo, debemos revisar constantemente su

funcionamiento, ver que está funcionando y que está presentando fallas y
solucionarlas.

4. Las reglas del juego

Debemos establecer reglas para realizar el trabajo, estas deben ser acordadas
tanto con el equipo de trabajo, como con la organización. Todos y cada uno
deben conocer las reglas y entenderlas.

Ejemplos de estas reglas pueden ser:

 Límite del WIP del equipo.

 El tiempo deseado de entrega.
 Esquema de programación de reuniones de priorización de actividades.
 Acuerdo de para establecer tiempos de entrega.
5. Mejoras

La mejora continua debe ser una constante en los equipos de kanban, podemos
usar muchos métodos de auto examinación para ver las fallas del equipo y/o del
proceso y así saber que debemos mejorar.

Podemos examinar ciertos puntos de nuestro desempeño, como:

 Al examinar nuestro tablero de kanban, ¿dónde están los cuellos de botella?

o ¿las limitantes?
 ¿Qué problemas nos pueden causar dichas limitantes?

Un ejemplo de limitantes puede ser:

 De los integrantes del equipo: resistencia al cambio de metodología.

 En los procesos: no existen procesos para enfrentar las fallas.
 Políticas erróneas: demasiadas reuniones que no son productivas.
 Y por último la pregunta: ¿Cómo vas a resolver estos problemas en tu
organización?

Una excelente herramienta para llevar a cabo este paso, son las reuniones de
retrospectiva que se realizan en SCRUM.

Kanban es un método muy bueno, de reglas sencillas, mientras sepamos cómo

aplicarlo, le podremos exprimir todas sus bondades. Siempre y cuando ejecutemos una
revisión continua de nuestro desempeño.

Kanban tablero

El tablero Kanban impulsado por Kanban Tool le permite asignar tareas a los miembros
del equipo, adjuntar comentarios, descripciones, enlaces y archivos. Por tanto las tareas
no necesitan más tiempo que pueda perderse hablando. Por supuesto, mediante el
aumento de la productividad en general, podrá charlar más en los descansos para el
café. No hay más pérdida de tiempo en la discusión del trabajo, que es más rápido, ¡y
explicado de forma visual! El método Kanban se basa en la idea de visualizar lo que se
está haciendo ahora, lo que se está terminando y lo que hay que hacer a continuación.

Ventajas de Kanban

 No todas las desventajas de Kanban surgidas en manufactura aplican en la

industria del software puesto que la implementación interna es diferente.
 Acepta el ingreso de cambios a último momento con facilidad.

Desventajas de kanban

 Menor efectividad en situaciones de Recursos Compartidos: Las órdenes no

frecuentes vuelven ineficientes a kanban ya que se tiene que asegurar una
producción suficiente por parte de un proceso mientras que a su vez el proceso
que es no-frecuente es ejecutado.
 Kanban asume sistemas de producción repetitivos dada la naturaleza de su
creación en el área de manufactura.
Summary

Definition

Kanban is a system that controls the flow of resources in production processes through
cards, which are used to indicate supply of material or production of parts, is based on
the demand and consumption of the client, and not in the planning of the demand. It can
also be understood as a production system that determines the flow of materials through
signals that indicate when a good or product must be produced and when it must be
replenished with raw materials between two work centers that are consecutive.

Basic principles of the Kanban method:

 Guaranteed quality: everything that is produced must go well the first time,
without margin of error. In this way in Kanban speed is not allowed, but the final
quality of the tasks performed.
 Reduction of waste: it is based on doing only what is just and necessary, but
doing it well. This supposes the reduction of everything superficial or secondary.

5 steps to implement Kanban and be more efficient in your projects

1. Visualize your work flow.

Design your workflow, pose a series of steps to fulfill to obtain a product, draw it
on the board

Example: Call customer> Acquire Lead> Close deal

You can use the classic board, draw columns for each step and rows to make
sense of the flow. On the board we will place post its cards to create the tasks.

An option to the classic board, is to choose a software of the great variety that
exists in the market to have our digital board, in our case we choose Trello.

2. Set the limits of your work in progress or "WIP" (Work In Process)

Evaluate the limits that your team has to perform tasks, it is useless to do several
things and leave them in half, what you start must be finished before starting
another task. To establish these limits, it is always advisable to review the dates
of delivery of the tasks and the time used for each of them.

3. Flow Management

It is not enough to establish a workflow, we must constantly review its operation,

see that it is working and that it is presenting faults and solve them.
 4. The rules of the game

We must establish rules to carry out the work, these must be agreed with both
the work team and the organization. Each and every one must know the rules
and understand them.

Examples of these rules can be:

 Limit of the WIP of the equipment.

 The desired delivery time
 Programming schedule of activities prioritization meetings
 Agreement to establish delivery times
5. Improvements

Continuous improvement should be a constant in the kanban teams, we can use

many self-examination methods to see the equipment and / or process failures
and know that we should improve.

We can examine certain points of our performance, such as:

 When examining our kanban board, where are the bottlenecks? or the
limitations?
 What problems can these limitations cause us?

An example of limitations can be:

 Of the members of the team: resistance to the change of methodology.

 In the processes: there are no processes to face the failures.
 Wrong policies: too many meetings that are not productive

And finally the question: How are you going to solve these problems in your
organization?

An excellent tool to carry out this step, are the retrospective meetings held in SCRUM.

Kanban is a very good method, with simple rules, while we know how to apply it, we can
squeeze all its benefits. As long as we execute a continuous review of our performance.

Kanban board

The Kanban board powered by Kanban Tool allows you to assign tasks to team
members, attach comments, descriptions, links and files. Therefore - the tasks do not
need more time that can be lost talking. Of course, by increasing productivity in general,
you can chat more in coffee breaks. There is no more waste of time in the discussion of
work, which is faster, and explained in a visual way! The Kanban method is based on
the idea of visualizing what is being done now, what is being completed and what needs
to be done next.

Advantages of Kanban

 Not all the disadvantages of Kanban arising in manufacturing apply in the

software industry since the internal implementation is different.
 Accepts the entry of changes at the last moment with ease.

Disadvantages of kanban

 Less effective in situations of Shared Resources: The not frequent orders

become inefficient to kanban since it has to ensure sufficient production by a
process while at the same time the process that is not frequent is executed.
 Kanban assumes repetitive production systems given the nature of its creation in
the manufacturing area.
Conclusiones

 Con la implementación del sistema Kanban se busca la mejora continua en los

procesos, sistemas de producción, flujo de materiales y reducción de inventario
dentro de la empresa.
 El sistema Kanban debe ser utilizado como una herramienta de apoyo para
lograr una ventaja competitiva sobre la competencia, ya que el fin último de las
empresas es entregar productos a tiempo, con la calidad requerida, a un precio
bajo.
 Kanban es una alternativa para la resolución de muchos problemas en las
empresas, su implementación no es sencilla pero puede lograrse siguiendo los
procedimientos adecuados con mucha paciencia, compromiso y dedicación.
 Kanban no es una herramienta única, implica la eficientización e
implementación de muchos sistemas y estrategias en las empresas, para lograr
resultados satisfactorios y un desarrollo exitoso de este sistema.
Recomendaciones
 Cuando un cuadro Kanban se utiliza durante un proyecto, una de sus principales
ventajas es que permite la visualización de forma visual e intuitiva de como fluyen
y se ejecutan las tareas.
De esa forma, si existen etapas con exceso de actividad, obstáculos u otros
inconvenientes que se advierten fácilmente, el equipo debe reunirse para
determinar maneras de hacer las entregas de los trabajos más importantes de la
mejor manera posible, superando esas dificultades.
Por ejemplo: en una línea de producción, al percibir que varias tarjetas se
“apilan” en una cierta etapa, el equipo debe averiguar por qué
este obstáculo está ocurriendo y determinar la mejor manera de solucionarlo.
 Al determinar un límite al así llamado WIP (Work in Progress, o trabajo en
curso), el equipo define la cantidad óptima de trabajo que puede realizar con
calidad y dentro de las especificaciones deseadas.
De este modo, se evita la formación de obstáculos o la realización de tareas
fuera de los estándares requeridos.
Apreciación del Equipo

Con este trabajo podemos afirmar que kanban es un sistema de flujo que permite,
mediante el uso de señales, la movilización de unidades a través de una línea de
producción mediante una estrategia pull o estrategia de jalonamiento.

Complementando a esta idea podemos terminar diciendo que un sistema de flujo pull
consiste en optimizar los inventarios y el flujo del producto de acuerdo al
comportamiento real de la demanda.
Glosario de Términos

Recursos. Conjunto de bienes, riquezas o medios de subsistencia.

Demanda. Exigencia que impone cierta cosa o se deriva de ella.

Tarimas. Plataforma, generalmente de madera, levantada a poca altura del suelo que
tiene distintos usos.

Roll. Función que desempeña una persona o una cosa.

Flujo. Movimiento de un fluido.

Priorización. Dar prioridad a una cosa determinada.

Metodología. Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica, un

estudio o una exposición doctrinal.

Retrospectiva. Que hace referencia a un tiempo pasado.

Enlaces. Cosa que relaciona o une dos o más cosas o elementos.

Inventario. Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que pertenecen a una
persona, empresa o institución.
Bibliografía o Linkografía

 https://kanbantool.com/es/metodologia-kanban
 https://iswugaps2kanban.wordpress.com/ventajas-y-desventajas/