Tema 2.

Caracterización de
Procedimientos

MASIG – UES
Maestra Inga. Noreen Alvarenga
I. Caracterización de
Procedimientos

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I. Caracterización de Procedimientos

Para una adecuada estandarización de los procedimientos contenidos en

nuestro Sistema de Gestión de Calidad, se considera conveniente seguir la
siguiente estructura:
I. Caracterización de Procedimientos

Ejercicio…..

1. Analiza un procedimiento de tu organización

2. Genera el diagrama interfuncional
I. Caracterización de Procedimientos

1. Nombre del procedimiento

La denominación del procedimiento deberá orientarse por el resultado que se

pretende obtener.

Generalmente el nombre del procedimiento es colocado en la parte superior del

documento (Encabezado) acompañado de su respectiva codificación, revisión,
entre otros elementos importantes.
I. Caracterización de Procedimientos

2. Objetivo

El objetivo debe describir, de manera clara y precisa,

el resultado que se desea alcanzar en cada
procedimiento.

En cuanto a su redacción ….

• Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en

infinitivo que implique, inherentemente, alguna
medición, por ejemplo: incrementar, reducir,
disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar,
etc.

• Especificar con claridad qué se pretende con la

ejecución del procedimiento, así como las acciones
que se llevarán a cabo para lograr el resultado
esperado.
I. Caracterización de Procedimientos

3. Alcance

El alcance permite definir y describir las fronteras lógicas internas y externas

del procedimiento, por lo que indica qué actividades, personas y áreas afecta.

En caso de haber exclusiones, deberán señalarse.

I. Caracterización de Procedimientos

4. Referencias

En este apartado se debe incluir una relación de los

documentos jurídicos y administrativos que soportan
el procedimiento, como son: normas, códigos,
manuales, instructivos, otros procedimientos, etc.

En el Sistema de Gestión de Calidad se colocan

referencias obligadas de los capítulos del Manual de
Calidad y los apartados de las normas que
corresponden con el contenido del procedimiento
en cuestión.

Cabe resaltar que no se trata de transcribir

íntegramente los documentos normativos del
procedimiento, sino tan sólo de indicar el nombre y
los apartados que rigen las acciones del
procedimiento.
I. Caracterización de Procedimientos

5. Definiciones

Con el propósito de facilitar la

comprensión de los términos
empleados en el procedimiento,
se deberá establecer un apartado
en el que se describa el
significado de los conceptos.

Es importante incluir las definiciones que se consideren importantes

para el buen desempeño y comprensión del procedimiento.

De igual forma, en caso de ser necesario podrán colocarse

abreviaturas, acrónimos, según la naturaleza del contenido de dicho
documento.
I. Caracterización de Procedimientos

6. Responsabilidades

En este sentido; en esta sección se describen los deberes u obligaciones de la

Unidad/es ejecutora/s del procedimiento, así como los puestos que intervienen,
parcial o totalmente en el desarrollo de las actividades de éste.

Es importante recordar que dichas obligaciones deben ser indicadas iniciando con
un verbo en infinitivo.
I. Caracterización de Procedimientos

7. Desarrollo

En este apartado se deberá describir las actividades u operaciones que se

ejecutan en el procedimiento, así como las unidades funcionales o
puestos que intervienen en su realización,

Dicha descripción permite conocer con precisión las acciones,

documentos y flujos de información que los ejecutores de dicho
procedimiento llevan a cabo para la generación de un bien o servicio.
I. Caracterización de Procedimientos

7. Desarrollo

El desarrollo del procedimiento deberá responder a los cuestionamientos

siguientes:
• ¿Qué hacer?
• ¿Cómo se hace?
• ¿Qué instrumentos o equipos de oficina se utilizan?
• ¿Dónde se hace?
• ¿Cuándo se hace?
• ¿Quién lo hace?
• ¿Cuáles decisiones se toman?
• ¿Qué documentos se generan?

• ¿Cuáles el destino de los documentos que se genera?

I. Caracterización de Procedimientos

7. Desarrollo

Cabe resaltar que la frecuencia del desarrollo del procedimiento deberá

realizarse mediante el uso de los anteriores cuestionamientos hasta
finalizar con la obtención del resultado esperado.

Si el resultado del procedimiento sirve de insumo para otro procedimiento

deberá señalarse su conexión.
I. Caracterización de Procedimientos

8. Diagramación

Una vez descrito el procedimiento se

puede continuar con su
representación gráfica; la cual debe
ser desarrollada en este apartado
del Procedimiento.

Para ello podremos hacer uso del

Diagrama Interfuncional cuya
definición y desarrollo podremos
consultarla en la Guía de Contenido
– Unidad 2 de la presente
asignatura.
I. Caracterización de Procedimientos

9. Identificación de la Revisión

La evidencia del estado de la revisión, aprobación, modificación y la fecha

del Procedimiento debería estar claramente indicada en el mismo.

Cuando sea factible, la naturaleza del cambio debería estar identificada

en el documento o el anexo apropiado.
I. Caracterización de Procedimientos

10. Anexos

En este apartado podremos colocar toda aquella información (sea

esta gráfica, texto, entre otros) que complemente el contenido del
Procedimiento.
 II. Medios de
comunicación

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II. Medios de Comunicación

En cuanto a los Medios de Comunicación se recomienda

• Es importante recordar, que la norma ISO 9001:2015 no especifica el

medio ni formato bajo el cual debe encontrarse dicha documentación
por lo que puede ser física o electrónica; gráficos, formatos, entre
otros; según las necesidades y complejidad de la organización
 II. Medios de Comunicación
Hoy en día, por tema de optimización de recursos en
muchas formas (tiempo, cantidad de papeles, etc); las
organizaciones prefieren un medio electrónico, siendo sus
principales:

• El personal autorizado tiene acceso a la misma

información actualizada en todo momento

• El acceso y los cambios son fácilmente realizados y

controlados

• La distribución es inmediata y fácilmente controlada

• Se pueden incluir diferentes niveles de seguridad (Ej.

Opción de impresión)

• El retiro de documentos obsoletos es fácil y eficaz

• Reducción de tiempos y costos de actualización

• Entre otros
 II. Medios de Comunicación

Independientemente del medio que elija la organización

para la documentación de sus procedimientos, debe
abordar las siguientes actividades indicadas en la sección
7.5.3.2 de la norma ISO 9001:2015

• Distribución, acceso, recuperación y uso;

• Almacenamiento y preservación, incluida la

preservación de la legibilidad

• Control de cambios (por ejemplo, control de versión);

• Conservación y disposición.
 III. Ventajas de
procedimientos documentados

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III. Ventajas de procedimientos documentados

Cuando logramos documentar los procedimientos desarrollados en cada

uno de nuestros procesos tendremos las siguientes ventajas entre otras
no menos importantes:

• Disminuir la improvisación y los errores

• Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la

organización;

• Dar una visión global y sistemática del trabajo a realizarse en cada uno de los
procesos;

• Estandarizar la ejecución de las diferentes operaciones

• Los procedimientos se convierten en documentos de consulta;

• Vincular la realidad con los procesos documentados;

• Emprender acciones de mejora.

GRACIAS

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