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Santiago, 30 de Septiembre de 2008

INFORME N° 10

AUDITORIA AL SUBPROCESO DE CONCILIACIONES

BANCARIAS DE DIPRECA

I. OBJETIVO GENERAL

El Objetivo General está contenido en el Plan Anual de Auditoría, el cual

señala que será “Obtener evidencia sobre la correcta ejecución de las
conciliaciones bancarias”.

II. OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Evaluar la confiabilidad del procedimiento de conciliación utilizado.

- Medir el grado de acatamiento a las normas e instrucciones que
regulan los procedimientos de conciliación bancaria.
- Detectar errores en la información que se procesa en forma
manual.

Dentro de lo anterior, se comprende lo siguiente:

- Establecer la oportunidad con que se efectúan las conciliaciones.

- Evaluar el grado de avance de las actividades de análisis de las
partidas asociadas a las conciliaciones.
- Comprobar que la información se procese conforme a
procedimientos establecidos.
- Verificar el registro oportuno de las partidas en el sistema de
contabilidad.
- Evaluar la adecuada separación de funciones y actividades en el
proceso de conciliación.

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III. AREA O PROCESO AUDITADO

La presente auditoría se dirige a evaluar una de las actividades más

importantes para el control de los fondos que se gestionan a través del
movimiento bancario. En este sentido, la revisión que se ha practicado a
las Conciliaciones Bancarias se circunscribió al ámbito de competencia de
la Unidad de Auditoría, en su contexto de evaluación general de las
instancias de control interno contable-administrativo atingente a las
conciliaciones, correspondiéndole a la unidad operativa de Cuentas
Corrientes Bancarias, en adelante “la oficina”, realizar las acciones propias
de la gestión de dicha área; como también, tomar las medidas
complementarias para efectuar las correcciones necesarias conducentes a
alcanzar una gestión eficiente del área. Por tanto, el rol de la auditoría (de
acuerdo a las instrucciones emanadas del CAIGG), se atienen a
evidenciar, en su globalidad, aquellos aspectos relacionados con la
confiabilidad de los procedimientos utilizados y la evaluación del sistema
de control interno imperante, consignando los puntos de control que
representan eventuales debilidades y/o segmentos donde se pueden
introducir mejoras a las actividades. Establecido lo anterior, podemos
ahora indicar que, en el Plan anual de Auditoría, se programó como área a
examinar el Subproceso de Conciliación Bancaria, que, para esta
oportunidad, contempla la revisión de tres de sus etapas: Conciliación
Automática, Semiautomática y Manual, definidas en la Matriz
correspondiente.

IV. ALCANCE

El Alcance de una Auditoría delimita la cobertura de la misma, la cual, una

vez definida, implica que los restantes aspectos podrán ser objetivos
subsecuentes de auditoría. Para el alcance de la presente revisión, este
fue determinado al establecerse el Plan Anual de Auditoría, el cual indica
que consiste en: “Revisar un mes determinado del año 2008 de las
conciliaciones bancarias”. Por tanto, para efectos de la presente revisión
y, en consenso con la Jefatura de Auditoría Interna, se optó por examinar
las operaciones de conciliación efectuadas en el mes de Junio de 2008.
Para este propósito, se puso el énfasis en la evaluación de las cuentas
corrientes más importantes y con mayor movimiento (Cta. Cte. N° 125831,
y Cta. Cte. N° 125857) ; y dentro de éstas, el exam en se focalizó al
movimiento de saldos sin conciliar, para lo cual se aplicó muestreo sobre la
base del estudio de un proceso mensual (cerrado al 30 de Junio de 2008),
que contiene el universo de partidas históricas pendientes.

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V. OPORTUNIDAD DE LA AUDITORIA

Las actividades propias de la auditoría a las

conciliaciones bancarias, se materializaron de acuerdo al siguiente
cronograma: la programación se efectuó entre los días 1 y 14 de Agosto de
2008; la ejecución en terreno se inició al día siguiente, finalizando el 26 de
Septiembre; por último, el Informe de Auditoría se cerró con fecha 30 de
Septiembre del mismo año, habiendo sido debidamente presentado,
discutido y consensuado, el documento, con las jefaturas involucradas.

VI. EQUIPO DE AUDITORIA

El equipo de auditoría responsable del trabajo en esta área, fue

conformado por los profesionales que se incluyen en Anexo número 1.

VII. METODOLOGÍA APLICADA

El criterio de selección, para la muestra de casos a analizar durante la

presente auditoría, se indica en Anexo número 2.

VIII. LIMITACIONES

La presente Auditoría se estructuró de acuerdo a los lineamientos

establecidos para las Auditorías en base a Riesgos, para lo cual el trabajo
se preparó de acuerdo a la correspondiente Matriz de Riesgo Institucional,
vigente al momento de iniciarse la actividad. Los tiempos considerados en
su realización se encuentran estimados en la correspondiente
programación específica; sin embargo, por las razones que se exponen
más adelante, las respectivas labores de revisión se materializaron en las
fechas que se indican en el presente informe.
Las limitaciones a la presente Auditoría, están dadas por la realización de
diversas tareas que se deben ejecutar en forma simultánea al programa
anual, y que debieron ser asumidas por parte de los integrantes de los
equipos de auditoría, tales como, actividades extraordinarias
encomendadas (visaciones, requerimientos específicos de revisión,
participación en comisiones especiales de trabajo, etc.); además de otras

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labores, tales como las relacionadas con la subrogación del cargo de la

jefatura de auditoría por parte de uno de los integrantes del equipo. Otro
factor que modificó los tiempos inicialmente estimados, están
representados por la capacitación que debieron efectuar los auditores,
especialmente aquellos cursos asignados a los funcionarios en último
momento; además, personal clave de la oficina auditada estuvo ausente
por la misma causa. También han existido contratiempos provocados por
eventualidades de fuerza mayor, debido a suspensión de todas las
actividades institucionales en un mes crítico, tanto para esta revisión, como
para la cobertura de otras labores que se deben realizar en forma paralela
(auditorías de aseguramiento-seguimiento, validaciones mensuales-
trimestrales de otros sistemas, etc.). Lo anterior, unido a discontinuidad,
originada en licencias médicas tomadas por parte del personal y que han
influido en los plazos, no sólo aquellos proyectados durante la planificación
anual, síno que en las propias estimaciones calculadas en la programación
específica preparada al inicio de esta auditoría.

IX. OBSERVACIONES

1.- Como introducción al tema, es necesario precisar que el propósito

de toda actividad de auditoría difiere en esencia, en métodos y fines
perseguidos, de aquellas que se efectúan a instancias distintas a las
propias de auditoría interna, las cuales, a su vez, están siempre
delimitadas en su ámbito por las directrices establecidas por las
normas e instrucciones diseñadas, principalmente, por el organismo
externo de control de las actividades de auditoría (CAIGG). Es por
ello que, su acción se dirige a aspectos diferentes de aquellos que
se derivan, por ejemplo, de actividades practicadas por las mismas
áreas operativas o responsables de su gestión; otros trabajos
específicos encomendados a terceros; o aquellos que no
alcanzaron a incluirse en el programa anual de esta Asesoría y su
modificación. Así, por su naturaleza, el énfasis de la revisión y sus
conclusiones se enmarcaron en la apreciación del funcionamiento
de los controles imperantes, en este caso, relativos al subproceso
de conciliaciones bancarias, y a establecer la confiabilidad general
del área, para finalmente, sugerir alternativas de mejora desde esa
perspectiva.

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Dentro del ámbito de la presente revisión, en materia de control de

la gestión contable y administrativa, se realizó una evaluación de la
magnitud de las operaciones que se encuentran pendientes de
análisis y que, a la fecha de referencia del estudio, (Junio de 2008),
se encontraban formando parte de las conciliaciones bancarias y
que, en tal condición, el sistema contable no refleja su real
situación.
Para el propósito anterior y lograr dimensionar la cuantía de los
montos involucrados más comprometidos, se solicitó a la oficina el
detalle del universo de partidas correspondientes a la cuenta
corriente bancaria con mayor movimiento mensual (Cta. Cte. N°
125831 y Cta. Cte. N° 125857, ambas del Banco del Estado). En
base a ello, a continuación, se procedió a evaluar la data desde la
cual provenían los giros y abonos sin regularizar de ambas cuentas
corrientes, tomando como base la información contenida en el
resumen de conciliación del mes de Junio de 2008, el cual incluye
las partidas pendientes del último mes, no desglosando en forma
separada aquellas provenientes de períodos anteriores. Por tanto,
partiendo de dicha base, se procedió luego a segregar las
operaciones, de acuerdo a su antigüedad de origen (antigüedad de
saldo), y conforme a la viabilidad y factibilidad de poder aclarar con
la contraparte (Banco), los movimientos pendientes de aclaración; y
en relación, además, a las fechas normalmente establecidas por las
entidades financieras, para reclamar respecto a registros
irregulares que pudieren estar afectando a una u otra parte.
El detalle del movimiento de cada una de las cuentas corrientes se
encuentra en el respectivo registro auxiliar de la conciliación y
contienen el movimiento de giros y abonos pendientes por
separado, los cuales, para efectos de este trabajo, se han
segregado de acuerdo al criterio precedentemente indicado.
De esta forma y, para el caso de la Cuenta Corriente Matriz N°
125831, la información relativa a los registros de partidas sin
analizar, provenientes de años anteriores y hasta la fecha del mes
examinado, (Junio de 2008), arrojó la situación que se expone a
continuación:

a.- Movimiento global de cargos y abonos pendientes de análisis

contenidos en el sistema auxiliar que maneja la oficina, sobre
la conciliación bancaria a Junio de 2008 (Anexo número 3):

Se descompone en:

a.1.- Abonos pendientes:

a.1.1.- Abonos en cartola no contabilizados:
$ 10.008.675.546.-

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a.1.2.- Depósitos contabilizados no registrados en cartola:

$ 10.554.760.486.-

Total abonos pendientes de análisis $ 20.563.436.032.-

a.2.- Giros pendientes:

a.2.1.- Cargos en cartola no contabilizados:

$ 9.796.341.999.-

a.2.2..- Cheques contabilizados no registrados en cartola:

$ 23.811.679.400.-

Total giros pendientes de análisis $ 33.608.021.399.-

Diferencia compensada pendiente al 30-06-08: $ (13.044.585.367).-

b.- Descomposición por antigüedad de saldo:

Ateniendo el período normal establecido por los bancos

para solicitar la información que permite aclarar el movimiento
bancario (5 años), a continuación se resume el total de partidas que,
a esta fecha, se encontrarían caducas, considerando como fecha de
corte máximo Diciembre de 2003:

b.1.- Abonos:

b.1.1.- Abonos en cartola no contabilizados:

$ 4.420.098.987.-

b.1.2.- Depósitos contabilizados no registrados en cartola:

$ 6.246.782.832.-

Total abonos pendientes al 31-12-2003 $ 10.666.881.819.-

b.2.- Giros:

b.2.1.- Cargos en cartola no contabilizados:

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$ 141.344.576.-

b.2.2..- Cheques contabilizados no registrados en cartola:

$ 498.984.747.-

Total giros pendientes al 31-12-2003 $ 640.329.323.-

De lo anterior, se infiere que, debido al excesivo

tiempo transcurrido desde su generación (registros que constan en
las conciliaciones desde el mes de Julio de 2000), prácticamente en
su totalidad dichas partidas se encuentran en situación de no
aclaración definitiva, (por un monto compensado ascendente a una
estimación de $ 10.026.552.496.-), con el consiguiente y eventual
daño patrimonial asociado a la incierta aclaración de un
indeterminado número de partidas sin conciliar en esta cuenta
corriente. Nótese que, a diferencia de lo que ocurre con el
movimiento más reciente, período 2004 a 2008 (incluido en la letra
a, precedente), donde se observa que la mayor cuantía de partidas
pendientes está conformada por los cheques girados, en este último
caso la situación es a la inversa, es decir, la cuantía de abonos de
larga data no aclarados constituye los mayores montos
comprometidos. Ello, representa una manifiesta debilidad de control
interno al no confirmarse oportunamente la procedencia y
legitimidad de los ingresos registrados, tanto en la cartola bancaria
correspondiente como en los registros internos de Dipreca.
Por otra parte, los funcionarios encargados de la
presente evaluación han tomado conocimiento que se ha
encomendado a una Consultora externa la labor de analizar las
distintas cuentas contables patrimoniales, que contienen registros
irregulares, entre los cuales se encuentran las relativas a las
cuentas corrientes bancarias y, específicamente, las partidas
constitutivas del universo de operaciones bancarias sin conciliar. En
este sentido, si bien el trabajo iniciado por el ente externo abarca
desde el período 1999 y hasta el año 2007, cabe señalar que los
porcentajes de éxito en dicha actividad serán mayores en una
primera etapa, ya que el orden de investigación se ha iniciado
desde los registros más recientes hacia atrás, condición que
determina la creciente dificultad de aclarar los más antiguos,
especialmente aquellos que vayan más allá del año 2003, fecha a
partir de la cual, sólo se cuenta con la información que consta en las
cartolas impresas en papel. Durante la presente revisión se han
sostenido reuniones con los funcionarios que, en esta materia,
representan los intereses de Dipreca y que tienen a cargo la
coordinación del trabajo de análisis, sin intervenir en el detalle de la
estrategia y metodología utilizada, por cuanto se trata de una labor

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de naturaleza operativa realizada por un tercero, cuyo producto

comenzará a ser entregado a partir del mes de Octubre de 2008,
momento en que, en forma oficial, se podrá acceder a analizar la
cobertura, procedimientos y resultados obtenidos. No obstante, en
forma paralela y, en momentos en que se prepara el presente
informe de auditoría, se solicitó por escrito información directa
acerca de los avances logrados por la empresa en materia de
análisis de partidas pendientes de conciliación. Al cierre de la
misma no se alcanzó a recepcionar dicha información. Por último,
se hace presente que, cualquiera sea el grado de éxito en la
investigación de saldos, ello sólo representa una parte del
problema identificado, ya que, dicha actividad se refiere a la
aclaración de operaciones históricas que, en su oportunidad, no
fueron debidamente resueltas por la oficina. En este sentido, la
empresa contratada para tal fin está supliendo y realizando aquellas
tareas que la unidad operativa dejó inconclusas en el pasado. De
ahí que se hace necesario que, junto con ello, se adopten medidas,
entre otras como las que se exponen más adelante, tendientes a
impedir de aquí en adelante que en los procesos mensuales,
actuales y futuros, se generen nuevas partidas pendientes que
vayan a incrementar los saldos que no se concilian.

2.- Respecto a la situación de la otra cuenta importante, (Cta. Cte. N°

125857, utilizada para el pago de pensiones, primeros pagos,
asignaciones familiares, montepíos y retenciones judiciales),
también se procedió a dimensionar los montos involucrados sin
conciliar, los que en general muestran los siguientes montos en la
condición indicada:

a.- Movimiento general de cargos y abonos sin analizar arrojados

por el sistema auxiliar de conciliación bancaria al mes de Junio
de 2008:

Se desglosa en:

a.1.- Depósitos pendientes de análisis:

a.1.1.- Abonos registrados en la cartola bancaria, pero que no
figuran en la contabilidad:
$ 242.444.656.762.-

a.1.2.- Abonos en los registros contables, pero que no aparecen

en la cartola:
$ 245.649.988.606.-

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Total depósitos sin conciliar $ 488.094.645.368.-

a.2.- Movimiento de giros:

a.2.1.- Registro de cargos en cartola no contabilizados en Dipreca:

$ 45.531.378.433.-

a.2.2..- Cheques girados y contabilizados, pero que no aparecen

registrados en la cartola bancaria:
$ 28.439.487.798.-

Total movimiento de giros pendientes $ 73.970.866.231.-

Diferencia compensada y pendiente

al 30-06-08 (a.1 y a.2): $ 414.123.779.137.-

b.- Desagregación, de acuerdo a factibilidad de análisis y data de

los saldos (corte a los 5 años de antigüedad)

Las partidas que se encuentran pendientes a la fecha de

corte (cierre Ejercicio 2003), son las siguientes:

b.1.- Depósitos:

b.1.1.- Abonos imputados en cartola bancaria y no registrados en la

contabilidad de Dipreca:
$ 6.284267.-

b.1.2.- Depósitos contabilizados y no registrados en la cartola:

$ 3.532.185.268.-

Total abonos pendientes al 31-12-2003 $ 3.538.470.135.-

b.2.- Cheques Girados:

b.2.1.- Cargos efectuados por el banco, pero no contabilizados:

$ 11.347.856.746.-

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b.2.2..- Cheques girados según el sistema contable, pero que no

aparecen registrados por el banco:
$ 11.035.675.221.-

Total cheques girados pendientes

y caducos al 31-12-2003: $ 22.383.531.967.-

Al igual que en el caso desarrollado en la

observación anterior, en esta cuenta también encontramos un
considerable número de partidas de larga data y que se originaron
en ejercicios contables muy antiguos (datos en conciliación
provenientes del mes de Diciembre de 1998). De esta manera, se
concluye que la Cuenta Corriente N° 125857, también contiene un
número significativo de giros y abonos que se encuentran en una
muy difícil condición para ser aclarados, (aproximadamente por un
monto mínimo compensado y estimado de $ (18.845.061.832.-); no
obstante, a diferencia de lo constatado en la Cuenta Matriz, en este
caso la Cta. Cte. N° 125857, su movimiento al corte recién indicado,
se encuentra conformado principalmente por giros. Sin embargo,
también a diferencia de la Cuenta Matriz, si consideramos los
saldos totales de la Cta. Cte. 125857 a Junio de 2008, se constata
que, del total de partidas pendientes, existe un mayor monto de
partidas correspondientes a abonos pendientes de análisis.
Por otra parte, se constata que, paralelamente,
existen registros en la contabilidad que contienen operaciones
bancarias que también requieren regularizarse. En este caso se
encuentra el saldo de la cuenta 613.11.05.008.00, Cheques no
cobrados por solicitudes, donde se han ido acumulando a través del
tiempo, por un monto al mes de Junio de 2008 de $ 2.030.852.135.-,
aquellos documentos que han sido anulados por concepto de
cheques emitidos en la operación de las cuentas corrientes y cuyos
titulares no efectuaron el cobro en su oportunidad. Dado la data de
su antigüedad, no se tiene certeza acerca de la razonabilidad de su
saldo, ya que, entre otros aspectos, se desconoce si las respectivas
revalidaciones fueron realizadas correctamente o bien existió fallas
de identificación en el número del cheque, su valor, nombre y/o rol
del titular, etc. Este rubro también requiere investigarse, toda vez
que, una proporción variable de ellos debiera haber sido pagado en
definitiva, pero con cargo a dicha cuenta, reduciendo así su saldo.
Todo lo anterior, implica además, que en algún
momento se deberá reconocer en los estados financieros, el
eventual efecto contable en el activo patrimonial que tales
operaciones han representado, principalmente las partidas
generadas con anterioridad al año 2003, y que, en un porcentaje
importante (susceptible de precisar sólo en base a la tarea de

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análisis de cada caso específico), significará el efecto que tendrán

aquellas operaciones bancarias que definitivamente no logren ser
aclaradas.

3.- Unido al procedimiento de manejo operativo de las conciliaciones

bancarias, se encuentra otro aspecto asociado a él y que se refiere
al funcionamiento del sistema de registro contable, el cual tiene la
misión de controlar la información financiera, tanto interna como
externa, relacionada con las cuentas corrientes bancarias. Es aquí
donde se observa también un atraso y desactualización de la
información que, en última instancia, se traduce en la generación de
datos que no permite su uso oportuno y adecuado a los
requerimientos de control. Es así que se observan inconsistencias
en los saldos contables, como el que muestra la cuenta 211-96-02-
001-00 Banco Estado Cta. Cte. N° 125831, que apare ce al corte
del 30 de Junio de 2008, con un saldo acreedor por la suma de $
3.498.339.117.- (Anexo número 5), en circunstancias que el mismo
resumen de conciliación correspondiente muestra cheques
pendientes por un total de $ 23.811.679.-, cifra esta última, que no
desglosa la cuantía de partidas provenientes de períodos anteriores
y que no pertenecen al proceso del último mes. Todo ello, se
constituye técnicamente en un sobregiro contable; lo anterior,
considerando además que, en la información contenida en la
conciliación del mismo mes y a la misma fecha, se incluyen
depósitos contabilizados no registrados en el banco, por un monto
de $ 10.554.760.486.-, los cuales no alcanzan a cubrir la diferencia
contable. Similar situación se observa en otro mes del período
examinado, Mayo de 2008; e incluso, en los meses de Julio y
Septiembre del presente año. Lo anterior, implica que los registros
contables no se efectúan con la debida oportunidad y denota,
además, una riesgosa dependencia respecto a la información
generada por la entidad bancaria, ya que, ante la falta de
confiabilidad y demora en el registro oportuno de las operaciones
monetarias, se opta por depositar la confianza y partir de la base
que los registros exógenos son confiables, pero en una medida que
va más allá de lo razonable. Lo anterior, debido a que la información
contable interna no se mantiene debidamente actualizada y, en
consecuencia, no es utilizada adecuadamente como apoyo para las
decisiones de orden monetario y financiero. De esta manera, la
contabilidad se transforma más bien en un subproducto informativo
de hechos ocurridos en fechas muy anteriores a las que, por
objetivo y función, se espera que cumpla un sistema contable; es
decir, contribuir a tomar decisiones acertadas y permitir el control de

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las operaciones como contraparte de la información que radica en

terceros, en este caso, el banco.

4.- Otro aspecto relativo a la oportunidad en que se deben practicar los

análisis, dice relación con diversas operaciones de rutina, tales
como la que se incluye, a modo de ejemplo, en Anexo número 6,
donde, durante el proceso de conciliación del mes de Junio de
2008, de la cuenta corriente N° 125831, se detectan errores de
codificación generados en el mes de Marzo de 2008, en el
movimiento de dicha cuenta, lo que implica una dilación de tres
meses en la realización de esta actividad. Lo anterior, evidencia
que estas labores no se realizan de acuerdo a los requerimientos
que exige un proceso de conciliación, contribuyendo así al retraso
en su confección, constatándose ello, además, al momento de
solicitar a la oficina las últimas conciliaciones terminadas de todas
las cuentas corrientes con los pareos efectuados al mes inmediato
anterior.

5.- Dentro de las labores practicadas en el examen, se realizó una

descomposición de saldos por rubros contables sin conciliar y
contenidos en los resúmenes de conciliación de las cuentas
corrientes más importantes, extraídos del informe correspondiente
al mes de la revisión (Junio de 2008); para lo cual, se amplió dicho
resumen por componentes contables mayores, obteniéndose, por
tanto, la información que se expone en el Anexo número 7. Se
observó que se encuentra descuadrada la información de la cuenta
corriente 125857, ya que los saldos, tanto contable como bancario
ajustado, arrojan valores diferentes, aún después de prepararse la
respectiva conciliación con los ajustes habituales. Sin embargo, esta
discrepancia es de otra naturaleza, ya que no proviene de partidas
pendientes de pareo, como sucede con el resto de los componentes
de la conciliación, sino que tiene su origen en el momento en que se
efectuó la carga de la información al nuevo sistema (año 1999), y,
por tanto, se ha venido arrastrando de períodos sucesivos
anteriores, sin precisarse exactamente en qué consistió la falla de
origen que generó dicha descuadratura.

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6.- Otra cuenta corriente que es conciliada por la oficina, es la N°

128899, que se utiliza para el manejo del Fondo de Desahucio del
Personal de Dipreca. Esta cuenta opera en tres instancias de
registro, pero a la fecha de corte ninguna de ellas resultó
coincidente. En efecto, mientras el saldo del banco arrojó una
liquidez de $ 364.865.800.-, el saldo según la contabilidad mostró
un monto de $ 15.697.266.-, en circunstancias que la suma de los
fondos de terceros por este concepto registrada en el Pasivo (cta.
ctble. 614.06.06.000.00), entrega un valor de $ 1.188.235.249.-
Cabe señalar, que esta cuenta, además de contener partidas
pendientes entre el saldo contable de Activo y el respectivo saldo
bancario, la mayor diferencia se produce en relación al Pasivo,
donde el origen de la discrepancia se encuentra en el procedimiento
de registro de los intereses que se ganaron por este Fondo en los
depósitos que se efectuaron en el mercado de capitales.
Similar situación se observa en la cuenta corriente N° 131091, que
contiene los recursos provenientes del rescate e inversiones del
Fondo de Gendarmería Ley 19195/93, donde se constata
diferencias considerables entre las cuentas que controlan este
activo y las correspondientes cuentas de pasivo, las cuales, según
se ha informado en forma separada en auditorías específicas en
dicha materia (Auditoría a las Inversiones), permanecen
descuadradas hasta esta fecha.

7.- Al conformarse la nómina de cuentas corrientes que controla

Dipreca, se observó que la N° 1950860 Fondo Único d e
Prestaciones Familiares, no se le realiza conciliación en la práctica,
ya que, administrativamente, es controlada por la jefatura del
Departamento de Tesorería. Lo anterior, no obsta para que no se
preparen las correspondientes conciliaciones, aún considerando
que su movimiento mensual sea menor, ya que, desde el punto de
vista del control interno, todo movimiento de recursos líquidos
(efectivo y banco), debe ser debida y oportunamente conciliado.

8.- En la evaluación de los aspectos contables se detectó la existencia

de saldos en una cuenta que su manejo y administración fue
traspasado a otra contabilidad anexa. En efecto, se trata de la
cuenta corriente N° 125865, la cual en la actualida d es controlada
por la Contabilidad Dental del Servicio Médico institucional. Esta
cuenta que figura en la Contabilidad Central de Dipreca bajo la
denominación de 211.96.02.003.00 Banco del Estado Cuenta
Corriente N° 125865, en el mes de Junio de 2001 se dejó de utilizar,
ya que se efectuaría su transferencia a la contabilidad subsidiaria,

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quedando sin embargo, un saldo ascendente a $ 26.526.-, y

permaneciendo sin movimiento hasta el mes de Enero de 2007,
momento, a partir del cual, se imputaron por error nuevos
movimientos provenientes de ingresos de la Sucursal de Dipreca
Antofagasta, incrementándose así su saldo hasta un monto de $
818.940.- (Anexo número 8). Lo anterior, en circunstancias que
dicha cuenta se debió saldar al momento de efectuar su traspaso a
la Contabilidad del Servicio Odontológico.

9.- La oficina no cuenta con un Manual de Procedimientos formal para

la realización de las distintas tareas relacionadas con las
conciliaciones bancarias. Cabe señalar, que el control básico de
toda administración, se fundamenta e inicia a partir del
establecimiento y descripción de cada una de las labores a
desarrollar al interior de una unidad administrativa, las cuales deben
ser claras, debidamente aprobadas y constar por escrito. Pues
bien, solicitado dicho antecedente a la oficina, se encontró que ésta
carecía del Manual correspondiente. Lo anterior, no contribuye a la
realización de las actividades en forma coordinada, debiendo los
funcionarios guiarse por instrucciones recibidas en forma verbal o
basarse en su propia experiencia anterior.

10.- Debido a que la oficina debe cumplir con dos funciones diferentes,
(Inversiones en el Mercado de Capitales y proceso de
Conciliaciones Bancarias propiamente tal), la distribución de las
tareas al interior de la unidad ha demostrado no ser la más
adecuada. En efecto, la dotación actual de personal está
constituida por 4 funcionarios, entre los cuales se cuenta a 2
profesionales del área de Administración y 2 técnicos, con los
siguientes años comparativos de desempeño en la unidad: el
funcionario más antiguo tiene diez años en la Unidad y el más
nuevo cinco años. La jefatura realiza, además de las actividades
inherentes a su cargo, aquellas relacionadas con el área de las
inversiones, en forma exclusiva y desarrolla simultáneamente la
conciliación de la cuenta corriente N° 125857; sin embargo,
mientras el jefe de la oficina es el único funcionario que se encarga
de todo el proceso de inversiones, situación que genera dificultades
operativas asociadas a la marcha normal de dichas operaciones,
en el sentido que la dotación restante no participa ni está al tanto de
la gestión contingente sobre la materia, lo que provoca que, ante la
ausencia de la jefatura titular, los demás funcionarios no se
encuentren en condiciones de suplir dicha actividad ante ausencias

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de aquél, no obstante existir personal de rango profesional en la

oficina.

X.- EFECTOS REALES Y/O POTENCIALES

La permanencia de registros de larga data y

pendientes de análisis, que provienen de Otros Ejercicios, se ha traducido
en un incremento sostenido del número y monto de partidas no aclaradas y
que se han ido incluyendo en cada siguiente conciliación, especialmente
tratándose de las cuentas corrientes más importantes (Cta. Cte. N°
125831; Cta. Cte. N° 125857). En la medida en que aquellas partidas no
logren aclararse definitivamente, significará proporcionalmente un efecto
financiero negativo, que en su momento, deberá reconocerse como tal.
Por otra parte, ante la falta de confiabilidad en el sistema de información
contable, relacionadas con esta materia, dicho sistema no permite su uso
como apoyo para una adecuada y acertada toma de decisiones
monetarias, por las razones ampliamente detalladas en el presente
informe. De ahí que el examen no sólo se refiere a lo ocurrido hacia atrás
en materia de conciliaciones bancarias, sino que, además, se efectúan
sugerencias tendientes a impedir que existan factores que produzcan
nuevos atrasos en los procesos, medidas todas, tendientes a mejorar la
gestión de la oficina, las cuales, al no adoptarse oportunamente, generarán
nuevos saldos pendientes de conciliación.

XI.- SUGERENCIAS

CONTABILIDAD CENTRAL

1.- Supervisar y monitorear regularmente, mediante pre-informes

escritos, solicitados mensualmente, respecto de la marcha del
análisis de partidas pendientes de conciliación que afecta a la
Cuenta Corriente 125831, y que se encuentran sin conciliar; para lo
cual, se sugiere priorizar las regularizaciones que se deriven del
análisis, sobre la base de la importancia relativa de las partidas con
una mayor factibilidad de regularización (cubriendo en primera
instancia los 5 años más recientes).

PLAZO: 30 de Septiembre de 2009

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CONTABILIDAD CENTRAL

2.- Supervisar y monitorear, mediante información requerida por

escrito, respecto del progreso alcanzado en la labor de análisis de
las partidas sin aclarar de la Cuenta Corriente 125857, y que se
encuentran pendientes de regularización; actividad en la cual se
recomienda privilegiar, en primer término, los registros de acuerdo
a su grado y posibilidad de aclaración (iniciando la actividad para
investigar los 5 años más próximos al presente período).

PLAZO: 30 de Septiembre de 2009

CONTABILIDAD GENERAL

3.- Instruir por escrito a los departamentos de su dependencia y que

tienen injerencia en el manejo administrativo y contable de las
distintas cuentas corrientes bancarias de la Contabilidad Central de
DIPRECA, para que se acaten plazos preestablecidos máximos
para el registro de las operaciones, los cuales no deben en ningún
caso exceder el período mensual posterior al cierre de la
conciliación.

PLAZO: 15 de Diciembre de 2008

OFICINA DE CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS

4.- Depurar y aclarar oportunamente la información errónea

contenida en los procesos de pareo, tales como partidas con
códigos inconsistentes y/o diferencias en montos susceptibles de
ser examinados en la primera etapa de pareo, sin necesidad de
consulta exógena, de modo de generar las respectivas
conciliaciones dentro del mes siguiente a aquél en que se cierran
las operaciones de las cuentas corrientes. Dicho tenor se realizará
mensualmente a partir de la información correspondiente al mes de
Octubre de 2008.

PLAZO: 01 de Diciembre de 2008

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CONTABILIDAD GENERAL

5.- Efectuar evaluación escrita de la factibilidad, técnica y financiera,

de investigar el origen, del descuadre histórico, de la conciliación
bancaria de la cuenta corriente N°125857.

PLAZO: 30 de Noviembre de 2008

CONTABILIDAD CENTRAL

6.- Instruir por escrito a las unidades contables responsables, en

relación a practicar un análisis pormenorizado de las cuentas
contables patrimoniales que controlan el manejo de los recursos del
Fondo de Desahucio del Personal de Dipreca, tanto sus registros de
activo como de pasivo.

PLAZO: 31 de Octubre de 2008

CONTABILIDAD GENERAL

7.- Instruir por escrito a los departamentos de su dependencia que

corresponda, para que se practique la conciliación bancaria
mensual del movimiento de la cuenta corriente N° 19 50860 Fondo
Único de Prestaciones Familiares.

PLAZO: 31 de Octubre de 2008

CONTABILIDAD CENTRAL

8.- Analizar y regularizar el saldo de la cuenta 211.96.02.003.00

Banco del Estado Cuenta Corriente N° 125865, para i nhabilitar
contablemente y en definitiva su uso.

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PLAZO: 30 de Noviembre de 2008

OFICINA DE CUENTAS CORRIENTES BANCARIAS

9.- Iniciar la preparación del Manual de Procedimientos que

contenga en detalle las diversas tareas y métodos para realizar las
labores de conciliación bancaria, solicitando para ello la asesoría de
la Oficina de Organización y Métodos; lo anterior, con el objeto de
contar, a más tardar, durante el próximo período anual, con dicho
documento; estableciéndose como plazo máximo para su
conclusión y revisión el 30 de junio de 2009.

PLAZO: 31 de Octubre de 2008

CONTABILIDAD CENTRAL

10.- Reevaluar la actual estructura organizativa de la Oficina de

Cuentas Corrientes Bancarias. Ello se hace necesario, ante la
envergadura de las tareas pendientes y con el objeto de presentar
una propuesta basada en una evaluación de la dotación, en función
a la actual carga de trabajo y proceder a distribuirla conforme a las
potencialidades, capacidades y requerimientos necesarios para
lograr una gestión más eficiente al interior de dicha unidad.

PLAZO: 30 de Junio de 2009

KATHERINE PARDO ARMIJO VICTORIANO VASQUEZ HOPP

AUDITOR INTERNO AUDITOR INTERNO

PAULINA SESNIC SALAZAR

JEFE DE AUDITORIA INTERNA

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ANEXO N° 1

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EQUIPO DE TRABAJO

Temas Tratados Responsa-

Nombre Profesión Cargo bilidad

Paulina A. Ingeniero Jefe Unidad Discutidos y Supervisión

Sesnic Salazar Comercial Auditoría definidos en de la
Interna conjunto con la Auditoría.
Jefatura de
Auditoría Interna.

Victoriano S. Contador Auditor Preparación del Responsable

Vásquez Auditor Interno Programa y Ejecución de
Hopp. ejecución en la Auditoría.
terreno de los
procedimientos de
auditoría.
Ejecución de
Aplicación de los la Auditoría
Katherine S. Contador Auditor procedimientos de
Pardo Armijo. Auditor Interno auditoría y su
ejecución en
terreno.

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ANEXO N° 2

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METODOLOGÍA APLICADA

El criterio de selección para la muestra de casos a analizar durante la

presente auditoría, se basó en un muestreo dirigido de acuerdo al tamaño
del universo de las operaciones, conforme a lo que se indica a
continuación:

a) Cuenta Corriente 125857: Muestra de las partidas procesadas durante el

mes de Junio de 2008; adicionalmente en este caso, se amplió la
revisión a la verificación del procedimiento de conciliación
correspondiente al mes de Julio.
b) Cuenta Corriente 125831: Muestra de las partidas procesadas durante el
mes de Junio de 2008.
c) Otras Cuentas Corrientes también están referidas a la revisión del
movimiento generado en la conciliación del mes de Junio de 2008.

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