Información de sistema

Se entiende como el conjunto de tecnologías, procesos, aplicaciones de negocios y software disponibles para las
personas dentro de una organización
Definición de sistema de información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de
una empresa o negocio. Un sistema de información se puede definir como un conjunto de funciones o componentes
interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la
toma de decisiones y el control en una organización. Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas,
visualización de aspectos complejos entre otros.
Característica del sistema de información
Un SI tiene diversas características dependiendo de la perspectiva con la que se observa, lo dividiremos en dos grupos
desde la naturaleza:
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u objetos), como también las
relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad producirá cambios en las otras.
El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa/efecto. De estos cambios y ajustes,
se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.
Entropía: es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un
aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la
entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información
como medio o instrumento de ordenación del sistema.
Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el
fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.
Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema o un supersistema, dependiendo del enfoque. El
sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo,
dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serie como en paralelo.
Aunque también se pueden ver las características que tienen desde el tipo de sistema:
 Sistemas Transaccionales:
1. Agilizar las tareas operacionales de la organización.
2. Alta transaccionabilidad (entradas y salidas de información).
3. Nivel de cálculo bajo.
 Sistemas de Apoyo de las Decisiones:
1. Baja transaccionabilidad (entradas y salidas de información).
2. Nivel alto de cálculo, y operaciones complejas.
3. Sistemas Estratégicos:
4. La complejidad de estos SI es alta.
5. Generalmente su implementación en la organizacional va precedida de los anteriores. untan a “apuntar” a otros
horizontes la organización.
Objetivos de los sistemas de información

1. Automatización de procesos operativos:

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son
llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales
como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc.
2. Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones:
Los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de
Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos, de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema
de Información para Ejecutivos.
3. Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso:
 Por otra parte, el tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos,
los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología
de información
Funciones de los sistema de información
Los sistemas de información difieren en sus tipos de entradas y salidas, en el tipo de procesamientos y en
su estructura. Estos elementos están determinados por el propósito u objetivos del sistema, el cual es establecido a su
vez, por la organización, en todos ellos podemos encontrar un conjunto de funciones:
• Recogida de la información: es la actividad de registrar o captar información para que pueda utilizarse con posterioridad.
El problema principal radica en la creación de un soporte físico adecuado y la elección de un código eficiente para su
representación.
• Acopio o acumulación: consiste en la agrupación de la información recogida en lugares y momentos diferentes.
• Tratamiento de la información: en él se pueden distinguir tres operaciones fundamentales: de ordenamiento, de cálculo
aritmético-lógico y de transferencia de información. Una vez transformada la información, ella debe cumplir con una serie
de requisitos de los cuales los más relevantes son: claridad, precisión, ser oportuna, directamente utilizable, coordinada,
completa, jerarquizada, sintética y necesaria. Aunque, en la mayoría de los casos, la información adolece de defectos, de
los cuales los más comunes son: proliferación excesiva, anarquía, lentitud de avance y tendencia a la aproximación.
• Difusión de la información: el problema de la difusión consiste en dar respuesta a tres preguntas fundamentales: cómo,
cuándo y a quién.
 Procesamiento de Transacciones: La cual consiste en capturar o recolectar, clasificar, ordenar, calcular, resumir y
almacenar los datos originados por las transacciones, que tienen lugar durante la realización de actividades en la
organización.
 Definición de Archivos: Consiste en almacenar los datos capturados por el procesamiento de transacciones, de acuerdo a
una estructura u organización de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un método que facilite su
almacenamiento, actualización y acceso, y un dispositivo apropiado de almacenamiento (disco, cintas, diskettes, y otros).
 Mantenimiento de Archivos: Los archivos o bases de datos del sistema deben mantener actualizados. Las operaciones
básicas de mantenimiento son la inserción, la modificación y la eliminación de datos en los medios de almacenamiento.
 Generación de Reportes: La realización de esta función es esencial para el sistema de información, ella se encarga de
producir la información requerida y trasmitirla a los puntos o centros de información que la soliciten. Esta transmisión de
información se puede efectuar mediante el movimiento físico de los elementos de almacenamiento (papel, cintas
magnéticas, diskettes, y otros) o mediante la comunicación de señales eléctricas digitales o analógicas a dispositivos
receptores (terminales, convertidores, estaciones remotas u otro computador). Los reportes que genera el sistema de
información se clasifican en:
a) Reportes de Errores: Proporcionan información sobre los errores que ocurren y se detectan durante el procesamiento
de transacciones.
b) Reportes de Actividades: Proporcionan información sobre las actividades elementos de la organización. No están
orientados a la toma de decisiones. Por ejemplo. Listados de empleados, listados de inventarios de piezas, y otros.
c) Reportes Regulares: Están orientados a la toma de decisiones. Se preparan a intervalos definidos de tiempo y en un
formato fijo, por lo que se pueden generar automáticamente.
d) Reporte de Excepción: Útiles para controlar situaciones anormales pues señalar la ocurrencia de condiciones "fuera de
limite". Tienen un formato predefinido y se pueden generar automáticamente bajo solicitud o cuando ocurra la condición
anormal.
e) Reportes no Planeados: Requeridos eventualmente para la toma de decisiones. Se generan cuando se solicitan y
pueden tener un formato predefinido.
f) Reportes Especiales: Requeridos generalmente una sola vez con fines de analizar situaciones o
resolver problemas involucran el uso de modelos que respondan a interrogantes del tipo "que ocurre si…" No tienen
formato predefinido y pueden o no generarse automáticamente. Los dos primeros reportes son producidos por los
subsistemas de procesamiento de transacciones, mientras que los restantes los producen los subsistemas de
procesamientos de información.
 5- Procesamientos de Consultas: Parte de la información requerida por los usuarios responde a interrogantes no
predefinidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por lo que no requiere un formato complejo como el de los
reportes. Estas interrogantes reciben el nombre de consultas interactivas y constituyen un medio directo
de comunicación hombre-máquina. Esta función es generalmente ejecutada por los subsistemas
de administración de datos, que facilita el acceso a los datos y de procesamiento de información. La mayoría
 de Sistemas de Manejo de Bases de Datos que existen, poseen una herramienta que facilita la realización de esta función,
denominada lenguaje de consultas o de interrogación o lenguajes para el diálogo hombre-máquina.
 6- Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Los datos mantenidos por el sistema de información deben ser
confiables y veraces por lo que una de sus funciones debe garantizar la integridad de tales datos y protegerlos contra
accesos indebidos o no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas.

Las actividades básicas de un sistema de información

a. Entrada de datos:
Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior procesamiento. Las entradas pueden ser manuales
o automáticas. Las manuales se realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas.
b. Almacenamiento de datos:
Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e información para su uso posterior.
Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en:
• Campo: agrupación de caracteres que identifican a un sujeto, lugar u objeto, por ejemplo: nombre de un empleado.
• Registro: conjunto de campos interrelacionados, por ejemplo el registro nómina de un trabajador podría componerse
por el nombre, ítem, departamento y sueldo.
• Archivo: conjunto de registros interrelacionados, por ejemplo el archivo planilla del mes enero del año 2001 podría estar
compuesto por registros de la nómina de todos los trabajadores durante el mes de enero de 2001.
• Base de datos: conjunto integrado de registros interrelacionados. Por ejemplo, la base de datos de empleados de una
organización, podría incluir archivos de las planillas de todos los meses, junto con otros archivos relacionados a registros
de evaluación de desempeño de cada trabajador, asistencia a capacitaciones, etc.
c. Procesamiento de datos:
Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades de memoria. Durante este procesamiento
se evidencia lo siguiente:
1. Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.
2. Analiza y evalúa su contenido.
3. Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye un componente clave en el sistema de
información gerencial.
d. Salida de información:
Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.
Además un sistema de información debe tener control del desempeño del sistema, es decir debe generar
retroalimentación sobre las actividades de entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de información. Esta
retroalimentación debe evaluarse para determinar si el sistema cumple con los estándares de desempeño establecidos.

Ciclo de Vida de un Sistema de Información

Un sistema de información al igual que los seres

vivientes muestra un proceso de nacimiento y muerte bien
definido.

Fuente: Roberstshaw, Mecca y Rerick (1978), p.18.

Un sistema de información tiene un origen (nacimiento),

generalmente ocasionado por necesidades, a partir del cual
se emprende su desarrollo que va desde la definición,
del proyecto hasta la puesta en operación (Crecimiento)
seguidamente se inicia su operación u mantenimiento por un
período mayor a los demás durante el cual alcanza el máximo rendimiento posible (maduración). Luego, factores tales
 como la dinámica de la organización, los avances tecnológicos y las presiones externas o internas vuelven obsoleto e
ineficaz al sistema (decaimiento), lo cual origina su paralización (muerte). En este último período se toma la decisión de
renovar el sistema. Lo que origina un nuevo ciclo de vida, o desecharlo por completo, lo cual marca su fin definitivo.
Los periodos relevantes del ciclo de vida de un sistema de información se pueden agrupar en las etapas siguientes:
 Definición de Proyecto: En esta fase se determinan las necesidades básicas que motivan el desarrollo de un nuevo sistema
de información, se define el problema en términos generales, se establecen los objetivos básicos del sistema, se elabora
el estudio de factibilidad, y se realiza la planificación global del desarrollo del sistema.
 Análisis del Contexto: Esta fase consiste en recolectar toda la documentación existente que esté relacionada con el
ambiente dentro del cual va a operar el sistema y con el actual sistema de información (si existe). El contexto o sistema
ampliado, esto es, el sistema al cual pertenece o va a pertenecer el sistema de información, debe ser analizado en términos
de su ambiente, objetivos, estructuras y procesos, de igual modo debe procederse con el actual sistema de información,
a fin de determinar sus problemas.
 Definición de Requerimientos. Consiste en establecer junto con los usuarios una descripción detallada de los objetivos
del nuevo sistema, su ambiente y sus funciones. Se especifican los requerimientos del sistema, sus restricciones y sus
atributos.
 Diseño del Sistema: Esta fase lleva a diseñar diferentes alternativas especificando para cada una de ellas
la interacción hombre-máquina, el costo de desarrollo y los recursos que requiere. Se evalúa cada alternativa mediante
un análisis costo-beneficio y se selecciona una de ellas. Se procede luego al diseño de las entradas, salidas,
datos, programas, procedimientos y el plan de pruebas del sistema.
 Construcción del Sistema: Una vez diseñado el sistema, se procede a su construcción o realización, esto es
la codificación y depuración de los programas diseñados, la creación e inicialización de los (s) bases (s) de datos, y el
desarrollo de los procedimientos manuales que utilizará el sistema de información.
 Pruebas del Sistema: Esta es la fase que consume mayor tiempo y consiste en probar adecuadamente tanto los
programas, como los procedimientos y los archivos o bases de datos. Cada uno de estos componentes, luego se procede
a la prueba de integración de estos componentes y finalmente se prueba el sistema de información como un todo, tanto
en ambiente simulado como en un real. Este último constituye la prueba de aceptación del sistema.
 Implantación del Sistema: Esta fase constituye la última de la etapa el desarrollo del sistema de información. En ella se
adiestra a los usuarios del sistema, se realiza la conversión del sistema actual (si existe) al nuevo sistema recientemente
desarrollado, se realizan las entonaciones necesarias, es decir, la puesta o punto del sistema y finalmente se evalúa el
sistema de información. Al finalizar esta fase

Componente de un sistema de información

1. Recursos humanos: constituidos por personas que interactúan con el Sistema de Información. Éstos pueden ser a su
vez:
• Operadores de computadoras: personas encargadas de conseguir la información y llenarla al sistema.
• Especialistas en Sistemas de Información: analistas y programadores de sistemas que desarrollan y operan los Sistemas
de información.
• Usuarios finales: llamados también clientes, que usan un sistema de información ya generado. Pueden ser: trabajadores
de oficina, clientes o gerentes.
2. Hardware: constituidos por los dispositivos físicos utilizados en el procesamiento de información. Los equipos se
subdividen en los siguientes elementos:
a) Unidades Centrales de Proceso (CPU): conocidas como procesadores centrales, contienen microprocesadores y se
constituyen en el cerebro de la computadora.
b) Memoria Principal: lugar donde se almacenan datos y programas que luego serán procesados por el CPU. Se divide en
dos tipos de memoria:
• La memoria RAM: espacio donde están los programas y datos antes de ejecutarse o procesarse.
• La memoria ROM: área donde la información guardada, contiene información y programas ejecutados con frecuencia y
cuyo contenido no varía con el tiempo.
3. Dispositivos periféricos: elementos conectados al CPU y sirve como vía de comunicación entre la computadora y el
usuario. Se divide en tres dispositivos:
• Los dispositivos de entrada: usados para introducir datos y dar órdenes a la computadora. Los más comunes son el
teclado, mouse, escáner y cámaras. • Los dispositivos de almacenamiento: utilizados para guardar información que no se
pierde al apagar la computadora y que se pueden eliminar de ser necesario. Los más comunes son los discos duros.
• Los dispositivos de salida: usados para comunicar la información obtenida hacia el exterior. Las unidades más utilizadas
los monitores y las impresoras.
4. Software: clasificado en:
• Software del sistema: son programas del sistema operativo computacional. Por ejemplo Windows MR.
• Software de aplicación: son programas de los usuarios finales. Pueden ser planillas electrónicas, bases de datos, etc.
5. Datos: pueden ser de muchas formas, incluyendo datos alfanuméricos (compuesto de letras y números); pueden
también estar compuestos de textos, oraciones o párrafos; imágenes (gráficos y figuras); o audio y video.
a) Redes de comunicación: permiten unir los equipos computacionales y así compartir información. Los elementos de
redes incluyen:
b) Medios de comunicación
• Medios conductores: transmiten datos gracias a impulsos eléctricos (cables coaxiales) o de luz (fibra óptica).
• Medios radiados: transmite datos por medio de frecuencias (ondas de radio, microondas, satélite) o de luz (infrarrojos).
c) Soportes de redes: Incluye los recursos humanos, hardware y software que ayudan a utilizar redes de comunicación.
Sus componentes son:
• Los procesadores de comunicaciones: los módems y procesadores que permiten intercomunicar redes.
• El software de control de comunicaciones: sistemas operacionales de redes y paquetes de navegadores para Internet.

Estructura de los sistemas de información

 Personas: Engloba a los propietarios del sistema (entendiendo como tales aquellas personas que patrocinan y
promueven el desarrollo de los sistemas de información), a los usuarios (directivos ejecutivos, directivos medios, jefes de
equipo, personal administrativo) a los diseñadores y a los que implementan el sistema.
 Datos: constituyen la materia prima empleada para crear información útil.
 Actividades: se incluyen las actividades (procesos) que se llevan a cabo en la empresa y las actividades y las
actividades de proceso de datos y generación de información que sirven de soporte a las primeras
 Redes: se analiza la descentralización de la empresa y la distribución de los restantes bloques elementales en los
lugares más útiles (centros de producción, oficinas, delegaciones) así como la comunicación y coordinación de dichos
lugares
 Tecnología: Hace referencia tanto al hardware como al software que sirven de apoyo a los restantes bloques
integrantes del sistema de información.
Simbología de flujogramas de los sistemas
El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en
disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.
En Lenguaje Unificado de Modelado (UML), es un diagrama de actividades que representa los flujos de trabajo paso a paso
de negocio y operacionales de los componentes en un sistema. Un diagrama de actividades muestra el flujo de control
general.
En SysML el diagrama ha sido extendido para indicar flujos entre pasos que mueven elementos físicos (p. ej., gasolina) o
energía (p. ej., presión). Los cambios adicionales permiten al diagrama soportar mejor flujos de comportamiento y datos
continuos.
Estos diagramas utilizan símbolos con significados definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el
flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de fin del proceso.
Simbología y significado
 Óvalo o Elipse: Inicio y Final (Abre y cierra el diagrama).
 Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos).
 Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
 Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).
 Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
 Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento).

Curso grama
Se trata de la más común y práctica entre todas las clases de diagramas de flujo. Describe el flujo de información en un
ente u organización, sus procesos, sistemas administrativos y de control. Permite la impresión visual de los procedimientos
y una clara y lógica interpretación.
Simbología y normas del diagrama

 Círculo: Indica Inicio del Diagrama y Final del Diagrama

 Cuadrado: Proceso de control.
 Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito.
 Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital.
 Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafica con el doble de ancho que su altura.
 Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etc.). Se grafica con el cuádruple de ancho que su
altura, siendo su ancho igual al de los formularios.
 Triángulo (base inferior): Archivo definitivo.
 Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio.
 Semióvalo: Demora.
 Rombo: División entre opciones.
 Trapezoide: Carga de datos al sistema.
 Elipsoide: Acceso por pantalla.
 Hexágono: Proceso no representado.
 Pentágono: Conector.
 Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios.
Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de
flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha.