Lista de Chequeo Talento Humano V 1.3

INFORME DE DIAGNÓSTICO
Secretaría de Educación__________
LISTA DE CHEQUEO
MACROPROCESO: Fecha:
PERSONAL DE LA SE ENTREVISTADO (Nombre y Cargo):
FUNCIONARIO MEN QUE REALIZA EL DIAGNÓSTICO: Ismael Correa Gomez
REQUISITOS MODELO(S) REFERENCIAL(ES): Reglamento Técnico de los macroprocesos a evaluar.
ALCANCE: Evaluación del cumplimiento de los requisitos de Especificación Técnica Gestión del Talento HumanoM-DS-EB-AP-00-05
DOCUMENTACIÓN CONSULTADA: Registros de cumplimiento, procedimientos internos, documentación interna y externa.
HALLAZGOS
PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
Requisitos de Gestión
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
Establecer e implementar un procedimiento documentado que defina los

controles necesarios para:
a. Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión; ¿Se evidencia el manual de procesos y procedimientos actualizado? 1 X
b. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente;
c. Asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual
de los documentos;
d. Asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
se encuentran disponibles en los puntos de uso;
e. Asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables;
f. Asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se ¿Se evidencia que las versiones pertinentes de los documentos
controla su distribución, y aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso de 2 X
g. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles acuerdo al procedimiento de control de documentos?
una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier
razón.
¿Se evidencia la implementación del procedimiento Control de

3 X
Registros?
a. Establecer e implementar un procedimiento documentado para definir los
controles necesarios para la recibo, organización, la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y ¿Se evidencia que la documentación de la SE se identifica y controla
disposición de los registros, acorde con las disposiciones legales vigentes de acuerdo las disposiciones legales que les sean aplicables sobre el 4 X
sobre la materia. control de los documentos (por ejemplo la Ley 594 de 2000)?
b. Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar
evidencia de la conformidad con los requisitos, así como la operación eficaz
de los requisitos de gestión de la calidad. Los registros deben permanecer ¿Se evidencia la implementación de las tablas de retención
legibles, fácilmente identificables y recuperables. documental aprobadas por la SE, en los documentos de los procesos 5 X
c. La entidad debe establecer y conservar registros que suministren a Certificar o ya Certificados?
evidencia que el servicio ha sido controlado de acuerdo con los
procedimientos documentados aplicables. Estos registros deben mostrar
claramente si el producto ha sido conforme ¿Se observa que los registros que proporcionan evidencia de la
conformidad con los requisitos se identifican, encuentran legibles y 6 X
se pueden recuperar en caso de requerirlo?
C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE Página 1 de 52

HALLAZGOS
La dirección de la entidad debe proporcionar evidencia de su compromiso

con el desarrollo e implementación de los requisitos de gestión de la
calidad, mediante:
a. La comunicación a los servidores públicos y/o particulares que ejerzan
funciones pública de la entidad acerca de la importancia de satisfacer tanto
los requisitos del cliente como los legales
b. La determinación de la política de la calidad
c. La seguridad que se establecen los objetivos de la calidad
d. La realización de las revisiones por la dirección
e. El aseguramiento de la disponibilidad de recursos
¿Se evidencia conocimiento y apropiación de la politica y objetivos
f. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus 7 X
de calidad?
requisitos
La alta dirección de la entidad debe asegurar que las responsabilidades y
autoridades del personal que dirige, ejecuta y verifica las actividades que
afectan la calidad del proceso, están definidas y son comunicadas dentro de
la entidad correspondiente.
Se debe designar un miembro de la dirección, quien con independencia de
otras responsabilidades, debe tener la responsabilidad y autoridad para
asegurarse que se establecen, implementan y mantienen los procesos
necesarios para el cumplimiento de los requisitos técnicos y los de gestión
de la calidad de la presente Especificación Técnica
La entidad debe asegurarse que el producto y/o servicio adquirido para la

realización del proceso cumple los requisitos especificados en los pliegos de
condiciones, términos de referencia o en las disposiciones aplicables y debe
establecer e implementar la inspección u otras actividades necesarias para
lograr esto.
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una ¿Se evidencia el seguimiento y/o verificación que realiza el proceso a
8 X
selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos las contrataciones que lo afectan directa o indirectamemente?
y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la
entidad. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y
la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los
resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de
estas.
La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una

selección objetiva y en función de su capacidad para suministrar productos ¿Se evidencia que existe una correcta selección y evaluación de los
9 X
y/o servicios de acuerdo con los requisitos definidos previamente por la proveedores para la satisfacción de los requisitos del proceso?
entidad. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación y
la re-evaluación de los proveedores. Deben mantenerse los registros de los
resultados de las evaluaciones y de cualquier acción necesaria derivada de
estas.
¿Se evidencia la definición de criterios para la selección, evaluación
NOTA: Selección objetiva se refiere a aquella selección en la cual la y la re-evaluación de los proveedores de bienes y servicios que
escogencia se hace al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines afectan directamente los requisitos del proceso? 10 X
que ella busca, sin tener en consideración factores de afecto o de interés y,
en general, cualquier clase de motivación subjetiva. Nota: Terminos de referencia

HALLAZGOS
¿Se evidencia la periodicidad en la medición de los indicadores? 11 X

La entidad debe medir y hacer un seguimiento de las características del
proceso para verificar que se cumplen los requisitos del presente
12 X
Documento de Especificaciones Técnicas y debe demostrar su ¿Se realiza informe de análisis de los indicadores?
cumplimiento, para tal fin, la entidad debe aplicar procedimientos
documentados. ¿Se evidencia la presentación del informe al comité Directivo o
13 X
La entidad debe mantener evidencia de la conformidad con los criterios de Secretario de Educación?
aceptación. Los registros deben indicar la(s) persona(s) que autoriza(n) la
realización del proceso.
¿Se evidencian las acciones derivadas producto de los informes
14 X
presentados Comité Directivo o Secretario de Educación?
La entidad debe asegurar que el producto que no sea conforme con los
requisitos, se identifica. Los controles, las responsabilidades y autoridades
relacionadas con el tratamiento del producto no conforme deben estar
¿Se evidencia implementación del procedimiento de producto no
definidos en un procedimiento documentado. Cuando se detecta un 15 X
conforme?
producto no conforme después de la entrega, la entidad debe tomar las
acciones apropiadas respecto a los efectos, o efectos potenciales, de la no
conformidad
La entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no

conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Las acciones
preventivas deben ser apropiadas a los efectos de los problemas
potenciales. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina
los requisitos para:
¿Se evidencia la implementación del procedimiento de acciones
a. determinar las no conformidades potenciales y sus causas, 16 X
preventivas?
b. evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no
conformidades,
c. determinar e implementar las acciones necesarias,
d. registrar los resultados de las acciones tomadas , y
e. revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
La entidad debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades

con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas
deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir los
requisitos para:
a. Revisar las no conformidades ¿Se evidencia la implementación del procedimiento de acciones
17 X
b. Determinar las causas de las no conformidades correctivas?
c. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no
conformidades no vuelvan a ocurrir,
d. Determinar e implementar las acciones necesarias,
e. Registrar los resultados de las acciones tomadas, y
f. Revisar las acciones correctivas tomadas.

HALLAZGOS
La entidad debe aplicar y mantener actualizados procedimientos

documentados para la recepción y tratamiento de las quejas de los clientes
sobre el proceso. Debe existir evidencia con relación al tratamiento dado a ¿Se evidencia tratamiento adecuado a las quejas? 18 X
la queja. Se debe mantener un registro numerado consecutivamente de las
quejas de sus clientes, así como del tratamiento dado a las mismas.
La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas

para determinar si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,
eficiente y efectiva las presentes especificaciones técnicas.
Se debe establecer un procedimiento documentado para definir las
responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías,
establecer los registros e informar de los resultados.
Deben mantenerse registros de las auditorías y sus resultados
Se debe planificar un programa de auditorías internas tomando en
consideración el estado y la importancia de los procesos por auditar, así
como los resultados de auditorías previas. Se deben definir los criterios de
¿Se evidencia la elaboración de los planes de acción resultado de los
la auditoría interna, su alcance, su frecuencia y metodología. La selección 19 X
hallazgos encontrados en las Auditorías Internas del SGC de la SE?
de los auditores y la realización de las auditorías internas deben asegurar la
objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Los auditores no deben
auditar su propio trabajo.
El responsable del proceso que esté siendo auditado debe asegurarse de
que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas
necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades
detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la
verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la
verificación
Requisitos del Proceso de Gestión de Talento Humano Hallazgos
¿Se evidencia la incorporación en el sistema Humano, de la planta

de personal definiendo los niveles de municipio y la homologación 20 X
de la informacón con el DUE?
1. Definir o modificar la planta de personal de personal docente para los EE
oficiales y el personal administrativo de la SE, tomando en cuenta :
a.Incorporar en el sistema de recursos humanos la planta, definiendo como

mínimo los niveles de: municipio, institución educativa y sede, homologando la ¿Se evidencia la realización de las proyecciones y estudios
información del sistema con la información del Directorio Único de tendientes a modificar la composición de la planta y su distribución,
Establecimientos - DUE de conformidad con las variables de población atendida, matrícula y
21 X
dispersión, utilizando el sistema de información de gestión recursos
b.A partir de los parámetros técnicos de distribución de planta de personal humanos para realizar los comparativos entre versiones de planta a
establecidos por el MEN, realizar las proyecciones y estudios tendientes a nivel de municipios, instituciones y sedes?
modificar la composición de la planta y su distribución, de conformidad con las
variables de población atendida, matrícula y dispersión, utilizando el sistema
de información de gestión recursos humanos para realizar los comparativos
entre versiones de planta a nivel de municipios, instituciones y sedes.
c. Elaborar el estudio financiero de proyección de planta de personal
identificando la viabilidad económica de la misma
d.Verificar en Comité Directivo que el los estudios técnico y financiero de

proyección de planta de personal de la SE , estén alineados con los criterios
técnicos definidos por el MEN y con los lineamientos establecidos por la
mínimo los niveles de: municipio, institución educativa y sede, homologando la
información del sistema con la información del Directorio Único de
Establecimientos - DUE
b.A partir de los parámetros técnicos de distribución de planta de personal
establecidos por el MEN, realizar las proyecciones y estudios tendientes a HALLAZGOS
modificar la composición de la planta y su distribución, de conformidad con las PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
variables de población atendida, matrícula y dispersión, utilizando el sistema GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
de información de gestión recursos humanos para realizar los comparativos
entre versiones de planta a nivel de municipios, instituciones y sedes. ¿Se evidencia la elaboración del estudio financiero de proyección de
planta de personal identificando la viabilidad económica de la 22 X
c. Elaborar el estudio financiero de proyección de planta de personal misma?
identificando la viabilidad económica de la misma
d.Verificar en Comité Directivo que el los estudios técnico y financiero de

proyección de planta de personal de la SE , estén alineados con los criterios
técnicos definidos por el MEN y con los lineamientos establecidos por la
Entidad Territorial ¿Se evidencia la aprobación en Comité Directivo de los estudios
23 X
técnico y financiero de proyección de planta de personal de la SE ?
e.Envíar la proyección de planta al MEN, debidamente soportada por los
estudios técnico y financiero para que sea viabilizada la definición o
modificación de dicha proyección.
f. Adoptar mediante acto administrativo la planta de personal administrativo,

docente y directivo-docente distribuyendo los cargos requeridos en los
establecimientos educativos oficiales de educación preescolar, básica y media, ¿Se evidencia el envío al MEN de la proyección de planta con los 24 X
según con la normatividad vigente y la viabilización de planta otorgada por el estudios técnico y Financiero para que sea viabilizada?
Ministerio de Educación Nacional y de acuerdo con el estudio presentado
¿Se evidencia la adopción mediante acto administrativo de la planta
de personal administrativo, docente y directivo-docente
distribuyendo los cargos requeridos en los establecimientos
educativos oficiales de educación preescolar, básica y media, según 25 X
con la normatividad vigente y la viabilización de planta otorgada por
el Ministerio de Educación Nacional y de acuerdo con el estudio
presentado?
¿Se evidencia la definición de las fechas en las cuales se realizarán

2. Controlar y hacer seguimiento a la planta de personal docente y los retiros masivos por cumplimiento de edad de retiro forzoso, 26 X
administrativo de los EE de la SE, manteniendo actualizada la información jubilación y traslados masivos por necesidades del servicio?
teniendo en cuenta los cambios de la matricula y las novedades
administrativas que afectan dicha planta, teniendo en cuenta
a. Definir las actividades y fechas en las cuales se realizarán los retiros masivos
por cumplimiento de edad de retiro forzoso, jubilación y traslados masivos o
por necesidades del servicio
b. Realizar de manera trimestral las validaciones de planta

¿Se evidencia las validaciones de planta de manera trimestral o
c. Generar el reporte de balance de planta de cargos de personal docente, semestralmente? 27 X
directivo docente y administrativo de la SE identificando las necesidades de
docentes por especialidad, directivos docentes o administrativos, generando Nota: Cuantos son y donde estan
una proyección por cada EE
d.Mantener actualizada la información de la planta en cada uno de sus niveles, ¿Se evidencia la generación del reporte de balance de planta de
de las instituciones educativas y sedes conforme el Directorio Único de cargos de personal docente, directivo docente y administrativo de la
Establecimientos - DUE y la distribución de los cargos por establecimiento de SE identificando las necesidades de docentes por especialidad, 28 X
acuerdo a los parámetros establecidos para la planta de la Secretaría de directivos docentes o administrativos, generando una proyección
Educación en el sistema de información de Gestión de Recursos Humanos. por cada EE?
e.Calcular el personal deficitario o excedente por cada institución

educativa
C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE según su planta asignada de conformidad con la distribución de Página 5 de 52
cargos que realiza cada entidad territorial. Determinar las vacantes por
Institución Educativa y sede a la Comisión Nacional del Servicio Civil
extrayendo la información del sistema de recursos humanos conforme a la
dinámica de la planta.
una proyección por cada EE
d.Mantener actualizada la información de la planta en cada uno de sus niveles,
de las instituciones educativas y sedes conforme el Directorio Único de
Establecimientos - DUE y la distribución de los cargos por establecimiento de
acuerdo a los parámetros establecidos para la planta de la Secretaría de HALLAZGOS
Educación en el sistema de información de Gestión de Recursos Humanos. PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
e.Calcular el personal deficitario o excedente por cada institución
educativa según su planta asignada de conformidad con la distribución de
cargos que realiza cada entidad territorial. Determinar las vacantes por ¿Se evidencia que se mantiene actualizada la información de la
Institución Educativa y sede a la Comisión Nacional del Servicio Civil planta en cada uno de sus niveles, de las instituciones educativas y
extrayendo la información del sistema de recursos humanos conforme a la sedes conforme el Directorio Único de Establecimientos - DUE y la
29 X
dinámica de la planta. distribución de los cargos por establecimiento de acuerdo a los
parámetros establecidos para la planta de la Secretaría de Educación
en el sistema de información de Gestión de Recursos Humanos?
¿Se evidencia el envío a la Comisión Nacional del Servicio de la

información de las vacantes por Institución Educativa y sede 30 X
extrayendo la información del sistema de recursos humanos?
¿Se evidencia que las novedades de planta son gestionadas en el

sistema de información y archivadas en la historia laboral de cada 31 X
funcionario?
3. Analizar y gestionar las novedades de la planta de personal utilizando el

Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos incluyendo:
a. Traslados, permutas, reubicaciones, licencias, permisos, encargos, ¿Se evidencia que se genera el acto administrativo de novedad en el 32 X
cubrimiento de vacantes, requerimientos de personal, comisiones, ausencias, Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos?
abandono del cargo, renuncias, insubsistencias, retiro del servicio, vacaciones,
reintegros de personal, entre otras
b. Deben ser radicadas y gestionadas en el sistema de información y

archivadas en la historia laboral de cada funcionario.
¿Se evidencia la notificación de los actos administrativos de
c. Generar el acto administrativo de novedad en el Sistema de Información de novedades de planta ? 33 X
Gestión de Recursos Humanos Humano Web
d. Notificarse personalmente o por edicto, a través de los medios de
comunicación disponibles
e. Generar reporte mensual de las novedades tramitadas en el sistema de

gestión de Recursos Humanos Humano web y reportar las novedades en línea
causadas en el mes al Fondo Prestacional del Magisterio mediante el Sistema
de Recursos Humanos y en general el procedimiento establecido por el Fondo
C: CUMPLE. NC: NO
para tal finalidad.
CUMPLE Página 6 de 52
f. Realizar la revisión y seguimiento de los ausentismos reportados por los

directivos docentes del personal docente de los Establecimientos Educativos,
registrando la información en el sistema de recursos humanos para que el
Ministerio de Educación pueda realizar los análisis respectivos y genera las
archivadas en la historia laboral de cada funcionario.
c. Generar el acto administrativo de novedad en el Sistema de Información de
Gestión de Recursos Humanos Humano Web
HALLAZGOS
d. Notificarse personalmente o por edicto, a través de los medios de
comunicación disponibles Requisitos de Gestión
e. Generar reporte mensual de las novedades tramitadas en el sistema de
gestión de Recursos Humanos Humano web y reportar las novedades en línea
causadas en el mes al Fondo Prestacional del Magisterio mediante el Sistema ¿Se evidencia los reportes mensuales de las novedades tramitadas 34 X
de Recursos Humanos y en general el procedimiento establecido por el Fondo en el sistema de gestión de Recursos Humanos Humano web?
para tal finalidad.
f. Realizar la revisión y seguimiento de los ausentismos reportados por los

directivos docentes del personal docente de los Establecimientos Educativos,
registrando la información en el sistema de recursos humanos para que el ¿Se evidencia las novedades en línea causadas en el mes al Fondo
Ministerio de Educación pueda realizar los análisis respectivos y genera las Prestacional del Magisterio mediante el Sistema de Recursos 35 X
estadísticas de niveles de ausentismo. Humanos?
g. Reportar los anexos de planta de personal requeridos por la resolución

166, conforme a los formatos y validaciones establecidas por el Sistema de
Información Nacional de Educación Básica y Media SINEB dentro de los plazos
establecidos para dicho reporte. La información debe generarse desde el ¿Se evidencia la revisión y seguimiento de los ausentismos
Sistema de gestión de recursos humanos y cargarse al SINEB. reportados por los directivos docentes del personal docente de los
36 X
Establecimientos Educativos, registrando la información en el
sistema de recursos humanos?
¿Se evidencia el reporte desde el Sistema de gestión de recursos

humanos de los anexos de planta de personal requeridos por la
resolución 166, y el cargue en el SINEB dentro de los plazos
37 X
establecidos para dicho reporte?
Nota: 3A
¿Se evidencia la generación oprtuna de los actos adminstrativos de

38 X
novedades de planta?
¿Se evidencia la determinación de las vacantes definitivas en cargos

docentes y directivos docentes por niveles, ciclos y áreas existentes 39 X
y los cargos administrativos por funciones, requisitos y perfil de
4. Gestionar los concursos para proveer los cargos administrativos y docentes competencias?
de los EE de la SE teniendo en cuenta:
a. Determinar las vacantes definitivas en cargos administrativos y docentes,

determinar los cargos de docentes y directivos docentes por niveles, ciclos y ¿Se evidencia el envío al MEN y a la Comisión Nacional del Servicio
áreas existentes y los cargos administrativos por funciones, requisitos y perfil Civil (CNSC) la información de las vacantes definitivas? 40 X
de competencias
b.Envíar al Ministerio de Educación Nacional y Comisión Nacional del Servicio

Civil (CNSC) la información de las vacantes definitivas
c.Publicar la convocatoria a los concursos de selección de docentes y directivos
docentes o administrativos
d.Divulgar la Lista de Elegibles a través de la página de la de la Secretaria de
Educación, y en sitios públicos de acceso a esta.
e.Realizar la citación para la audiencia pública especificando la lista de
elegibles y la lista de vacantes de EE.
4. Gestionar los concursos para proveer los cargos administrativos y docentes
de los EE de la SE teniendo en cuenta:
a. Determinar las vacantes definitivas en cargos administrativos y docentes,
determinar los cargos de docentes y directivos docentes por niveles, ciclos y
áreas existentes y los cargos administrativos por funciones, requisitos y perfil HALLAZGOS
de competencias Requisitos de Gestión
b.Envíar al Ministerio de Educación Nacional y Comisión Nacional del Servicio
Civil (CNSC) la información de las vacantes definitivas
¿Se evidencia la publicación de la convocatoria a los concursos de
41 X
c.Publicar la convocatoria a los concursos de selección de docentes y directivos selección de docentes y directivos docentes o administrativos?
docentes o administrativos
d.Divulgar la Lista de Elegibles a través de la página de la de la Secretaria de ¿Se evidencia la divulgación de la Lista de Elegibles a través de la
Educación, y en sitios públicos de acceso a esta. página de la de la Secretaria de Educación, y en sitios públicos de 42 X
acceso a esta?
e.Realizar la citación para la audiencia pública especificando la lista de
elegibles y la lista de vacantes de EE.
f.Realizar la audiencia publica para selección de EE teniendo en cuenta la la ¿Se evidencia la citación para la audiencia pública especificando la 43 X
Resolución 0155 de 30 de abril de 2008 y el Protocolo para la Realización de lista de elegibles y la lista de vacantes de EE?
Audiencias públicas expedido por la CNSC
¿Se evidencian las actas de la audiencia publica para selección de EE

teniendo en cuenta la la Resolución 0155 de 30 de abril de 2008 y el
44 X
Protocolo para la Realización de Audiencias públicas expedido por la
CNSC?
5.Desarrollar procedimientos de selección de personal que garanticen el ¿Se evidencia los nombramientos en periodo de prueba utilizando la
ingreso de funcionarios docentes, directivos docentes y administrativos lista de elegibles vigente para el cargo, cuando se identifica una
idóneos para ocupar los cargos vacantes. La provisión de empleos debe necesidad de cubrimiento de vacantes con los informes obtenidos 45 X
realizarse de acuerdo con la normatividad vigente aplicable, tanto para tanto del Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos?
para los provisionales en vacancia definitiva como para los provisionales en
vacancia temporal, teniendo en cuenta:
a. Establecer la necesidad de cubrimiento de vacantes apoyándose en los

informes obtenidos del Sistema de Información de Gestión de Recursos
Humanos Humano web o del sistema de informacción que posea la Secretaría,
¿Se evidencia la generación del listado de personal para encargo del
b. Realizar nombramiento en periodo de prueba si existe lista de elegibles sistema de información de gestion de recursos humanos cuando no 46 X
vigente para el cargo existe lista de elegibles?
c. Sino existe lista de legibles vigente, generar el listado de personal para
encargo del sistema Humano Web o del del sistema de informacción que
posea la Secretaría y elaborar acto administrativo por el cual se encarga al ¿Se evidencia el acto administrativo por el cual se encarga al
funcionario que cumpla con el perfil requerido para desempeñar el cargo funcionario que cumpla con el perfil requerido para desempeñar el 47 X
cargo?
para nombramientos en provisionalidad
a.Definir los requisitos que debe cumplir el aspirante incluyendo como

mínimo la valoración de antecedentes disciplinarios y cumplimiento del perfil
según la vacante a proveer. ¿Se evidencia la definición de los requisitos que debe cumplir el
aspirante para nombramientos en provisionalidad incluyendo como
48 X
b.Realizar el registro y mantener actualizado en el sistema de recursos mínimo la valoración de antecedentes disciplinarios y cumplimiento
humanos los perfiles por cargo de acuerdo al manual de funciones para del perfil según la vacante a proveer?
personal administrativo y las competencias funcionales y comportamentales
para el personal docente
c. Realizar el registro de inscripciones de aspirantes al proceso de selección
registrando los datos básicos de información personal, contacto, formación
académica y experiencia laboral. Esta actividad conformará el banco de hojas
de vida que se constituye como primer insumo para procesos de selección de
C: CUMPLE. NC: NO provisionales en vacancia temporal.
d. Generar el listado de aspirantes inscritos al concurso de docentes y/o

administrativos con los datos registrados en el sistema de acuerdo con la
necesidad del usuario desde el sistema de recursos humanos.
mínimo la valoración de antecedentes disciplinarios y cumplimiento del perfil
según la vacante a proveer.
b.Realizar el registro y mantener actualizado en el sistema de recursos

humanos los perfiles por cargo de acuerdo al manual de funciones para
personal administrativo y las competencias funcionales y comportamentales HALLAZGOS
para el personal docente PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
c. Realizar el registro de inscripciones de aspirantes al proceso de selección
registrando los datos básicos de información personal, contacto, formación ¿Se evidencia en el sistema de recursos humanos los perfiles por
académica y experiencia laboral. Esta actividad conformará el banco de hojas cargo de acuerdo al manual de funciones para personal
de vida que se constituye como primer insumo para procesos de selección de administrativo y las competencias funcionales y comportamentales 49 X
provisionales en vacancia temporal. para el personal docente?
d. Generar el listado de aspirantes inscritos al concurso de docentes y/o
administrativos con los datos registrados en el sistema de acuerdo con la
necesidad del usuario desde el sistema de recursos humanos. ¿Se evidencia el listado de aspirantes inscritos al concurso de
docentes y/o administrativos desde el sistema de recursos 50 X
e.Realizar análisis de perfiles de los aspirantes y contrastar con los perfiles humanos?
requeridos por el cargo para la selección del personal idóneo según lo
requerido por la vacante, en el sistema de recursos humanos. Calificar
conforme el cumplimiento con los requisitos mínimos establecidos y
conformar lista de elegibles. ¿Se evidencia la conformación de la lista de elegibles de acuerdo al
51 X
cumplimiento de los requisitos mínimos establecidos?
f. Actualizar en línea la planta con el personal elegido desde el proceso de
selección de personal, generando mediante el sistema de informacion de
gestión de recursos humanos el acto administrativo de nombramiento.
¿Se evidencia la actualización en línea de la planta con el personal
52 X
elegido desde el proceso de selección de personal?
¿Se evidencia la generación del acto administrativo de

nombramiento de personal desde el sistema de información de 53 X
gestión de recursos humanos?
6. Generar el acto administrativo de nombramiento de personal desde el
sistema de información de gestión de recursos humanos o del sistema que
posea la Secretaría y surtir el proceso ejecutorio del acto administrativo,
realizar el trámite correspondiente con las EPS, fondo de Pensiónes, Fondo
Prestacional del Magisterio, cesantías, caja de compensación, ARP a la que ¿Se evidencia el trámite correspondiente con las EPS, fondo de
debe ser afiliado el funcionario y adoptar el procedimiento establecido de Pensiónes, Fondo Prestacional del Magisterio, cesantías, caja de
reporte en línea mediante archivo plano del personal docente y directivo compensación, ARP a la que debe ser afiliado el funcionario y el
54 X
docente con el Fondo Prestacional del Magisterio mediante el Sistema de reporte en línea mediante archivo plano del personal docente y
informacion de gestión de Recursos Humanos. directivo docente con el Fondo Prestacional del Magisterio mediante
el Sistema de informacion de gestión de Recursos Humanos?
¿Se evidencia el cronograma de inducción, donde se definen fechas

55 X
y tiempos requeridos ?
7. Planear y desarrollar programas de inducción y reinducción periódica al ¿Se evidencia dentro de la agenda o dentro de los temas tratados
personal nombrado, elaborando el cronograma de inducción, donde se definen que se dió a conocer a los docentes y directivos docentes la política
56 X
fechas y tiempos requeridos, dando a conocer a los docentes y directivos educativa, información corporativa, el plan estratégico de la SE, y el
docentes la política educativa, información corporativa, el plan estratégico de rol que cumple el Directivo Docente?
la SE, el rol que cumple el Directivo Docente, a los funcionarios administrativos
además de la información corporativa, se les informa sobre los procesos,
procedimientos, funciones y responsabilidades que va a desarrollar, elaborar
y entregar certificado a historias laborales y al interesado, y registrar los
resultados en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos

7. Planear y desarrollar programas de inducción y reinducción periódica al
personal nombrado, elaborando el cronograma de inducción, donde se definen
fechas y tiempos requeridos, dando a conocer a los docentes y directivos
docentes la política educativa, información corporativa, el plan estratégico de
la SE, el rol que cumple el Directivo Docente, a los funcionarios administrativos HALLAZGOS
además de la información corporativa, se les informa sobre los procesos, PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
procedimientos, funciones Requisitos de Gestión
y responsabilidades que va a desarrollar, elaborar GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
y entregar certificado a historias laborales y al interesado, y registrar los
resultados en el Sistema de Información de Gestión de Recursos Humanos
¿Se evidencia dentro de las historias laborales los certificado de
57 X
inducción?
¿Se evidencia que se registran en el Sistema de Información de

58 X
Gestión de Recursos Humanos la inducción y los asistentes?
¿Se evidencia la capacitación en evaluación de desempeño de

59 X
administrativos?
¿Se evidencia capacitación en evaluación de periodo de prueba? 60 X
8. Planear, coordinar e implementar la evaluación de periodo de prueba de los

docentes y directivos docentes nombrados bajo el decreto 1278 de 2002, y la
evaluación de desempeño de los servidores públicos administrativos adscritos ¿Se evidencia la entrega a los directivos docentes del material para
a la Secretaría de Educación de acuerdo con las disposiciones normativas evaluación y cronograma de actividades, remitiendo los formularios
vigentes, desarrollando las siguientes actividades: 61 X
y los instructivos de diligenciamiento, y la información de las fechas
de entrega de los resultados?
a. Realizar capacitación en la que conceptualiza a los evaluadores en la
utilización de cada formulario para personal Administrativo y para personal
docente y directivo docente en periodo de prueba:
b. Distribuir material para evaluación y cronograma de actividades , remitiendo
los formularios y los instructivos de diligenciamiento, y la información de las
fechas de entrega de los resultados ¿Se evidencia el completo diligenciamiento de los formularios de
62 X
evaluaciones de desempeño?
c. Verificar formularios en caso de faltar información o presentar
inconsistencias en los formularios solicitar información al funcionario
designado, rector o director con personal a cargo para que complete la
información pertinente a la mayor brevedad
d. Verificar los funcionarios a los que se les debe realizar la evaluación de ¿Se evidencia la evaluación de desempeño de administrativos?
63 X
desempeño identificando los que no realizaron la evaluación y enviar
comunicaciones a evaluador y evaluados solicitando las evaluaciones
pendientes.
e.Si la calificación definitiva del servicio es insatisfactoria, proyectar AA para

declarar insubsistente el nombramiento,
f. Recopilar las debilidades y fortalezas enmarcadas en el análisis de los
factores de desempeño evaluados
C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE
g. Registrar en el sistema de información de gestión de recursos humanos, la Página 10 de 52
calificación y generar informes de resultados
h. generar la novedad correspondiente según la puntuación obtenida e
inscribiendo en el escalafón docente cuando ha sido aprobada la evaluación.
inconsistencias en los formularios solicitar información al funcionario
designado, rector o director con personal a cargo para que complete la
información pertinente a la mayor brevedad
d. Verificar los funcionarios a los que se les debe realizar la evaluación de HALLAZGOS
desempeño identificando los que no realizaron la evaluación y enviar PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
comunicaciones a evaluador y evaluados
Requisitos solicitando las evaluaciones
de Gestión
pendientes.
e.Si la calificación definitiva del servicio es insatisfactoria, proyectar AA para
declarar insubsistente el nombramiento,
f. Recopilar las debilidades y fortalezas enmarcadas en el análisis de los ¿Se evidencia la evalución de periodo de prueba de docentes 64 X
factores de desempeño evaluados nombrados bajo el decreto 1278?
g. Registrar en el sistema de información de gestión de recursos humanos, la

calificación y generar informes de resultados
h. generar la novedad correspondiente según la puntuación obtenida e

inscribiendo en el escalafón docente cuando ha sido aprobada la evaluación. ¿Se evidencia AA para declarar insubsistente el nombramiento, en
65 X
los casos en que calificación definitiva del servicio es insatisfactoria?
¿Se evidencia la consolidación de debilidades y fortalezas

66 X
enmarcadas en el análisis de los factores de desempeño evaluados?
¿Se evidencia el registro en el sistema de información de gestión de

67 X
recursos humanos de las calificaciónes y los informes de resultados?
¿Se evidencia la inscripción en el escalafón docente cuando ha sido

68 X
aprobada la evaluación?

HALLAZGOS
¿Se evidencia la formulación y aprobacón del plan de incentivos,

señalando los incentivos pecuniarios y los no pecuniarios que se
69 X
ofrecen al mejor empleado de carrera docente y administrativa de la
entidad?
9. Planear, ejecutar y hacer seguimiento a los programas de Capacitación y

bienestar de los docentes directivos docentes y administrativos de la SE
teniendo en cuenta:
a.Formular y aprobar el plan de incentivos, señalando los incentivos

pecuniarios y los no pecuniarios que se ofrecen al mejor empleado de carrera
docente y administrativa de la entidad
b. Realizar un diagnóstico de bienestar institucional para identificar las

necesidades y oportunidades de adelantar programas de bienestar, bajo una
metodología participativa
¿Se evidencia el diagnóstico de bienestar institucional para
c. Realizar un análisis de las necesidades de capacitación con base en el identificar las necesidades y oportunidades de adelantar programas 70 X
reporte de fortalezas y debilidades generado en la Evaluación del desempeño de bienestar?
d. Formular y aprobar el plan anual de formación y capacitación basándose en

la normatividad expedida por el DAFP
e. Implementar el plan de capacitación, plan anual de estímulos e incentivos y ¿Se evidencia el análisis de las necesidades de capacitación con base
actividades de bienestar y dejar registro en el sistema de información de en el reporte de fortalezas y debilidades generado en la Evaluación 71 X
recursos humanos Humano web del desempeño?
f. Registrar la actividade de capacitación y bienetar en el Sistema de

Información de Gestión de Recursos Humanos
g. Realizar el proceso de verificación del personal con derecho a dotación de ¿Se evidencia la formulación y aprobación del plan anual de
vestido y calzado de labor de acuerdo a su información salarial y según la formación y capacitación basándose en la normatividad expedida 72 X
ubicación del funcionario, para determinar aspectos de clima. Realizar por el DAFP?
seguimiento y registro de la entrega de la dotación mediante el Sistema de
recursos humanos.
h.Realizar verificación y seguimiento de personal que se encuentra próximo a ¿Se evidencia la implementación del plan de capacitación, plan
pensionarse y/o que se encuentra en incapacidad que puede superar los 180 anual de estímulos e incentivos y actividades de bienestar dejando
73 X
días con el fin de hacer oportunamente el trámite respectivo de pensión y registro en el sistema de información de recursos humanos Humano
realizar las actividades de formación de calidad para su madurez. web?

seguimiento y registro de la entrega de la dotación mediante el Sistema de
recursos humanos.
h.Realizar verificación y seguimiento de personal que se encuentra próximo a

pensionarse y/o que se encuentra en incapacidad que puede superar los 180
días con el fin de hacer oportunamente el trámite respectivo de pensión y HALLAZGOS
realizar las actividades de formación de de
calidad para su madurez. PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
Requisitos Gestión
¿Se evidencia el registro de las actividades de capacitación y

bienestar en el Sistema de Información de Gestión de Recursos 74 X
Humanos?
¿Se evidencia el seguimiento y registro de la entrega de la dotación

75 X
mediante el Sistema de recursos humanos?
¿Se evidencia las actividades de formación de calidad para la

madurez de personal que se encuentra próximo a pensionarse o que 76 X
se encuentra en incapacidad que puede superar los 180 días?
¿Se evidencia la radicación de las solicitudes para inscripción,

actualización o ascenso en el escalafón en el sistema de información 77 X
de Recuros Humanos?
10. Administrar las solicitudes de inscripción en la carrera docente, ascenso en

el escalafón o reubicación de nivel salarial para docentes y directivos-docentes, ¿Se evidencia la generación de los AA de escalafon a través del
78 X
teniendo en cuenta las normas vigentes aplicables a los distintos regímenes de sistema de información de recursos Humanos?
personal (2277 de 1979 y 1278 de 2002), teniendo en cuenta radicar los
documentos para inscripción, actualización o ascenso en el escalafón en el
sistema, sustanciar el ascenso, generar el acto administrativo de aceptación o
rechazo en el sistema de información de Recursos Humanos Humano web o
en el sistema que posea la Secretaría y notificación del acto administrativo ¿Se evidencian las notificaciones de los AA de escalafon? 79 X
¿Se evidencia el cumplimiento de los tiempos establecidos por ley

80 X
para el tramite de las solicitudes de ascenso en el escalafon?
¿Se evidencia la inscripción, actualización y ascenso en carrera

administrativa de los servidores nombrados por concurso, o que
81 X
asciendan por concurso o sean objeto de cambio de cargo dentro de
11. Efectuar los trámites de inscripción, actualización y ascenso en carrera los procesos de modificación de planta de personal de las SE?
administrativa de los servidores nombrados por concurso, o que asciendan por
concurso o sean objeto de cambio de cargo dentro de los procesos de
modificación de planta de personal de las SE teniende en cuenta validar el
cumplimiento de los requisitos, enviar documentos a la CNSC y notificar al
funcionario. ¿Se evidencia la validación del cumplimiento de los requisitos? 82 X

11. Efectuar los trámites de inscripción, actualización y ascenso en carrera
administrativa de los servidores nombrados por concurso, o que asciendan por
concurso o sean objeto de cambio de cargo dentro de los procesos de
modificación de planta de personal de las SE teniende en cuenta validar el
cumplimiento de los requisitos, enviar documentos a la CNSC y notificar al HALLAZGOS
funcionario. Requisitos de Gestión
¿Se evidencia el envío de los documentos a la CNSC? 83 X
¿Se evidencia la notificación al funcionario? 84 X
¿Se evidencia la radicación en el SAC de las solicitudes de

prestaciones económicas y el correcto diligenciamiento del tramite y 85 X
de la respuesta en dicho sistema?
12. Gestionar el trámite de reconocimiento de las prestaciones sociales y

económicas de los docentes afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones del
Magisterio en articulación con la Fiduciaria encargada de la administración de
los recursos económicos de dichas prestaciones teniendo en cuenta, elaborar ¿Se evidencia la elaboración del proyecto de AA de reconocimiento
el proyecto de acto administrativo de reconocimiento de la prestación con de la prestación con base en la información de la sustanciación legal 86 X
base en la información de la sustanciación legal y la liquidación económica, y la liquidación económica?
enviar documentación a la fiduciaria, revisar la liquidación de la prestación
social enviada por la sociedad fiduciaria, firmar la resolución de
reconocimiento, notificar al docente y enviar la resolución firmada para
trámite de pago ¿Se evidencia el envío a la fiduciaria de la proyección de la
87 X
resolución?
¿Se evidencia el cumplimiento de los tiempos establecidos por ley

88 X
para el tramite de las prestaciones económicas y sociales?
¿Se evidencia la radicación a través del SAC de las reclamaciones

por los servicios médico asistenciales que presenten los docentes 89 X
afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones del Magisterio?
¿Se evidencia constitución por medio de acto administrativo del

90 X
Comité Regional de Prestaciones Sociales?
¿Se evidencia el funcionamiento y periodicidad de reuniones del

91 X
Comité Regional de Prestaciones Sociales?
13. Gestionar a través del Comité Regional de Prestaciones y Seguridad Social
del Magisterio (decreto 2831 de 2005, capitulo III), las reclamaciones por los
servicios médico asistenciales que presenten los docentes afiliados al Fondo
Nacional de Prestaciones del Magisterio teniendo en cuenta, solicitar a la
Fiduciaria para que intervenga a través de auditoria médica a la entidad
contratista del servicio de salud, si la reclamación lo amerita, sino lo amerita, ¿Se evidencia análisis de las reclamaciones en el Comité Regional de 92 X
solicitar a la empresa contratista del servicio de salud que atienda de forma Prestaciones Sociales?
inmediata la reclamación del docente., realizar seguimiento al informe de
auditoria presentado por la Fiduciaria y emitir el concepto de revalidación o
C: CUMPLE. NC: NO negación de la adquisición del servicio con dicha empresa.
13. Gestionar a través del Comité Regional de Prestaciones y Seguridad Social
del Magisterio (decreto 2831 de 2005, capitulo III), las reclamaciones por los
servicios médico asistenciales que presenten los docentes afiliados al Fondo
Nacional de Prestaciones del Magisterio teniendo en cuenta, solicitar a la
Fiduciaria para que intervenga a través de auditoria médica a la entidad
contratista del servicio de salud, si la reclamación lo amerita, sino lo amerita, HALLAZGOS
solicitar a la empresa contratista del servicio de salud que atienda de forma PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
inmediata la reclamación delRequisitos
docente.,de Gestión
realizar seguimiento al informe de GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
auditoria presentado por la Fiduciaria y emitir el concepto de revalidación o
negación de la adquisición del servicio con dicha empresa.
¿Se evidencia la solicitud a la Fiduciaria para que intervenga a través
de auditoria médica a la entidad contratista del servicio de salud, si 93 X
las reclamaciónes lo ameritan?
¿Se evidencia las solicitudes a la empresa contratista del servicio de

salud que atienda de forma inmediata la reclamaciónes de los 94 X
docentes?
¿Se evidencia el seguimiento al informe de auditoria presentado por

95 X
la Fiduciaria?
¿Se evidencia la radicación y tramite de las novedades que afecten

la liquidación de salarios y prestaciones de los servidores docentes y
administrativos (embargos, horas extras, libranzas, cooperativas, 96 X
sindicatos, entre otras) en el Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos?
14. Analizar y gestionar las novedades que afecten la liquidación de salarios y

prestaciones de los servidores docentes y administrativos (embargos, horas
extras, libranzas, cooperativas, sindicatos, entre otras) utilizando el Sistema de
Información de Gestión de Recursos Humanos, desde la radicación del trámite
hasta su liquidación según corresponda y archivar en la carpeta de historias
laborales los soportes de actos administrativos cuando sea necesario ¿Se evidencian los AA de novedades de nomina en las historias
97 X
laborales en caso que sea necesario?
¿Se evidencia el tramite oportuno de las novedades que afecten la

liquidación de salarios y prestaciones de los servidores docentes y 98 X
administrativos?
¿Existe evidencia de un cronograma socializado del proceso de

99 X
nómina, y sus implicaciones en el proceso de liquidación?
¿Se evidencia el cumplimiento del cronograma de nomina

### X
establecido?

HALLAZGOS
¿Se evidencia la liquidación de la prenómina de los docentes y

administrativos verificando que la información de las novedades
### X
hayan quedado ingresadas al Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos?
15. Liquidar la prenómina de los docentes y administrativos de la SE teniendo

en cuenta validar si la información de las novedades ingresadas al Sistema de ¿Se evidencia la liquidación y aprobación de la nomina con los
Información de Gestión de Recursos Humanos Humano Web o en el sistema reportes firmados por el ordenador del gasto una vez finalizado el
que maneje la Secretaría quedaron registradas, revisar y verificar las proceso de liquidación? ### X
inconsistencias o errores en la liquidación de la prenómina, ajustar y corregir
los errores encontrados, después de haber subsanado las inconsistencias Nota: Resumenes
encontradas en la liquidación de la prenómina y de haber pasado por los
puntos de control procede a liquidar y aprobar la nómina
¿Se encuentra evidencia del proceso de solicitud de disponibilidad y
### X
registro presupuestal?
¿Se encuentran soportes de la nómina liquidada, debidamente

archivada?
### X
Nota: Reportes y resumenes
¿Existe evidencia de la publicación en Web de desprendibles de

### X
pago?
¿Se evidencia los reportes de nómina para la cancelación de salarios

y prestaciones del personal de la SE incluyendo consolidado de
Nómina, embargos, libranzas, pagos ARP, pago seguridad social,
pago pensiones, pago cesantías, pago cajas de compensación,
### X
resolución de pago, archivos planos para dispersión de nómina de
16. Generar los reportes de nómina para la cancelación de salarios y acuerdo a los formatos establecidos por las entidades involucradas.
prestaciones del personal de la SE incluyendo consolidado de Nómina, (Entidades Financieras, ARP, Cajas de compensación, Fondos, otras
embargos, libranzas, pagos ARP, pago seguridad social, pago pensiones, pago Entidades)?
cesantías, pago cajas de compensación, resolución de pago, archivos planos
para dispersión de nómina de acuerdo a los formatos establecidos por las
entidades involucradas. (Entidades Financieras, ARP, Cajas de compensación,
Fondos, otras Entidades) y entregar copia al área de presupuesto ¿Se evidencia la entrega de los reportes de nomina a las áreas de
### X
presupuesto y Tesorería?
Realizar las operaciones correspondientes de validación y pago mediante
archivo plano generado desde el sistema de gestión de recursos humanos con
los operadores de planilla integrada de aportes, de los aportes a seguridad
social y parafiscal de administrativos y docentes según corresponda. ¿Se evidencian las operaciones correspondientes de validación y
pago mediante archivo plano generado desde el sistema de gestión
Reportar al MEN los anexos de nómina de la resolución 166, conforme a los de recursos humanos con los operadores de planilla integrada de ### X
formatos y validaciones establecidas por el Sistema de Informacion Nacional aportes, de los aportes a seguridad social y parafiscal de
de Educación Básica y Media SINEB, dentro de los plazos establecidos para administrativos y docentes según corresponda?
dicho reporte. La información debe generarse con el sistema de gestión de
recursos humanos y cargarse al SINEB.

los operadores de planilla integrada de aportes, de los aportes a seguridad
social y parafiscal de administrativos y docentes según corresponda.
Reportar al MEN los anexos de nómina de la resolución 166, conforme a los
formatos y validaciones establecidas por el Sistema de Informacion Nacional
de Educación Básica y Media SINEB, dentro de los plazos establecidos para HALLAZGOS
dicho reporte. La información debe generarse con el sistema de gestión de PREGUNTA/ASPECTO A EVALUAR
recursos humanos y cargarse al SINEB. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO C NC I
¿Se evidencia el reporte al MEN de los anexos de nómina de la

resolución 166, generados desde el sistema de información de
Recursos Humanos conforme a los formatos y validaciones ### X
establecidas por el SINEB, dentro de los plazos establecidos para
dicho reporte?
¿Se evidencia la administración, organización, seguridad y

disponibilidad de las hojas de vida de los funcionarios ### X
17. Garantizar la administración, actualización, organización, seguridad y administrativos y docentes adscritos a la SE y los EE oficiales?
disponibilidad de las hojas de vida de los funcionarios administrativos y
docentes adscritos a la SE y los EE oficiales teniendo en cuenta
a.Recibir los documentos necesarios para abrir la hoja de vida del nuevo
funcionario y archiva los documentos en las hojas de vida respectivas cada vez ¿Se evidencia el archivo en las historias laborales de las novedades
que se genere una novedad cuyo soporte deba reposar en las hojas de vida de generadas? ### X
los docentes, directivos docentes y administrativos del SGP,
b. Ingresar y actualizar en el Sistema de información de recursos Humanos

humano web toda información consignada en las hojas de vida
correspondiente a los datos personales del funcionario, de los beneficiarios,
formación académica, otros estudios, competencias, historia laboral y
salarial, actos administrativos (ascensos, nombramientos, traslados), fondos a
los cuales se encuentra adscrito (pensión, salud, cesantías, riesgos
profesionales), información financiera y cuentas bancarias para consignación o
transferencia electrónica de la nómina y demás aspectos requeridos para ¿Se evidencia el ingreso y actualización en el Sistema de
conocer toda la historia del funcionario o docente. Para los docentes es información de recursos Humanos de toda la información ### X
necesario mantener actualizado el nivel educativo, el nivel de enseñanza, el consignada en las hojas de vida ?
área educativa y área educativa técnica en la cual está laborando o ha
laborado.
¿Se evidencia el tramite y expedición de los certificados solicitados

por los docentes, directivos docentes y administrativos, a través del ### X
Sistema de Gestión de Recursos Humanos?
18. Tramitar y expedir certificados solicitados por los docentes, directivos

docentes y administrativos, a través del sistema de gestión de recursos ¿Se evidencia que los datos generados en el certificado son
humanos que posea la Secretaría, garantizando un adecuado tiempo de consistentes con la historia laboral y que se actualiza la historia ### X
respuesta y óptima calidad, de acuerdo con la información contenida en las laboral en el sistema Humano en caso de requerirlo?
historias laborales y salariales registradas en el Sistema de Información de
Gestión de Recursos Humanos
¿Se evidencia que los certificados solicitados de tiempo de

### X
servicio se encuentran archivados en las hojas de vida?

respuesta y óptima calidad, de acuerdo con la información contenida en las
historias laborales y salariales registradas en el Sistema de Información de
Gestión de Recursos Humanos
HALLAZGOS
¿Se evidencia cumplimiento de los tiempos de respuesta

### X
establecidos para la expedición de certificaciones?
19. Promover conjuntamente con los prestadores de salud, los programas de ¿Se evidencia la promoción y coordinación con los prestadores de
salud ocupacional del personal docente, directivo docente y administrativo de salud para la realización de programas de salud ocupacional del ### X
los establecimientos educativos personal docente y adminsitrativo de los EE?
CUMPLIMIENTO 0 0%
Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad Transversal NO CUMPLIMIENTO 19 100%
TOTAL 19 100%
RESULTADOS # %
CUMPLIMIENTO 0 0%
Evaluación Requisitos del Proceso NO CUMPLIMIENTO 98 100%
TOTAL 98 100%
Auditado Auditor
Secretaría de Educación Modernización Ministerio de Educació
Fecha de aprobación:
Código: PM-LC-TH
10 de Agosto de 2012
Firma:
Elaborado y revisado por:
Aprobado por: Gloria E. Navarro Quinter
José Eduardo Rodriguez
Componente de Procesos
Version: 1.3 Coordinador Funcional de Talento Humano
Proyecto de Modernizació
Lina María Hernández Gamarra
Auditor Proyecto de Modernización

Secretaría de Educación________________
Fecha:
procesos a evaluar.
ca Gestión del Talento HumanoM-DS-EB-AP-00-05
ternos, documentación interna y externa.
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HALLAZGOS
OBSERVACIONES
Auditor
Modernización Ministerio de Educación Nacional
Firma:
Aprobado por: Gloria E. Navarro Quintero

Componente de Procesos
Proyecto de Modernización

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
PROYECTO DE CERTIFICACIÓN DE PROCESOS Secretaría de Educación de xxxxxxxxx
FORMULACIÓN PLAN DE ACCIÓN
Fecha de elaboración:
NIVEL FECHA
UNIDAD DE DIMENSIÓ FECHA
DE ACCIONES DE DESCRIPCIÓN INICIACIÓN
No PROCESO DESCRICPIÓN DEL HALLAZGO FUENTE CAUSAS AC/AP MEDIDA DE N DE LA TERMINACIÓN RESPONSABLES
IMPA MEJORAMIENTO DE LAS METAS DE LAS
LAS METAS META DE LAS METAS
CTO METAS
Gestión del
No se evidencia el manual de procesos y
1 Talento
procedimientos actualizado
Humano
No se evidencia que las versiones pertinentes de

Gestión del
los documentos aplicables se encuentran
2 Talento
disponibles en los puntos de uso de acuerdo al
Humano
procedimiento de control de documentos.
Gestión del
No se evidencia la implementación del
3 Talento
procedimiento Control de Registros
Humano
No se evidencia que la documentación de la SE se

Gestión del
identifica y controla de acuerdo las disposiciones
4 Talento
legales que les sean aplicables sobre el control de
Humano
los documentos (por ejemplo la Ley 594 de 2000).
No se evidencia la implementación de las tablas de

Gestión del
retención documental aprobadas por la SE, en los
5 Talento
documentos de los procesos a Certificar o ya
Humano
Certificados.
No se observa que los registros que proporcionan
Gestión del
evidencia de la conformidad con los requisitos se
6 Talento
identifican, encuentran legibles y se pueden
Humano
recuperar en caso de requerirlo.
Gestión del
No se evidencia conocimiento y apropiación de la
7 Talento
politica y objetivos de calidad?
Humano
Gestión del No se evidencia el seguimiento y/o verificación que
8 Talento realiza el proceso a las contrataciones que lo
Humano afectan directa o indirectamemente.
Gestión del No se evidencia que existe una correcta selección y
9 Talento evaluación de los proveedores para la satisfacción
Humano de los requisitos del proceso.
No se evidencia la definición de criterios para la
Gestión del
selección, evaluación y la re-evaluación de los
10 Talento
proveedores de bienes y servicios que afectan
Humano
directamente los requisitos del proceso.
Gestión del
No se evidencia la periodicidad en la medición de
11 Talento
los indicadores.
Humano
Gestión del
No se realiza informe de análisis de los
12 Talento
indicadores.
Humano
Gestión del
Nop se evidencia la presentación del informe al
13 Talento
comité Directivo o Secretario de Educación
Humano
Gestión del No se evidencian las acciones derivadas producto
14 Talento de los informes presentados Comité Directivo o
Humano Secretario de Educación.
Gestión del
No se evidencia implementación del procedimiento
15 Talento
de producto no conforme.
Humano
Gestión del
16 Talento
procedimiento de acciones preventivas.
Humano
Gestión del
17 Talento
procedimiento de acciones correctivas.
Humano
Gestión del
No se evidencia tratamiento adecuado a las
18 Talento
quejas.
Humano
Gestión del No se evidencia la elaboración de los planes de
19 Talento acción resultado de los hallazgos encontrados en
Humano las Auditorías Internas del SGC de la SE
No se evidencia la incorporación en el sistema
Gestión del
Humano, de la planta de personal definiendo los
20 Talento
niveles de municipio y la homologación de la
Humano
informacón con el DUE
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NIVEL FECHA
CTO METAS
No se evidencia la realización de las proyecciones y

estudios tendientes a modificar la composición de
la planta y su distribución, de conformidad con las
Gestión del
variables de población atendida, matrícula y
21 Talento
dispersión, utilizando el sistema de información de
Humano
gestión recursos humanos para realizar los
comparativos entre versiones de planta a nivel de
municipios, instituciones y sedes
Gestión del No se evidencia la elaboración del estudio

22 Talento financiero de proyección de planta de personal
Humano identificando la viabilidad económica de la misma
Gestión del No se evidencia la aprobación en Comité Directivo

23 Talento de los estudios técnico y financiero de proyección
Humano de planta de personal de la SE
Gestión del No se evidencia el envío al MEN de la proyección
24 Talento de planta con los estudios técnico y Financiero
Humano para que sea viabilizada
No se evidencia la adopción mediante acto

administrativo de la planta de personal
administrativo, docente y directivo-docente
Gestión del distribuyendo los cargos requeridos en los
25 Talento establecimientos educativos oficiales de educación
Humano preescolar, básica y media, según con la
normatividad vigente y la viabilización de planta
otorgada por el Ministerio de Educación Nacional y
de acuerdo con el estudio presentado
No se evidencia la definición de las fechas en las

Gestión del
cuales se realizarán los retiros masivos por
26 Talento
cumplimiento de edad de retiro forzoso, jubilación
Humano
y traslados masivos por necesidades del servicio
Gestión del
No se evidencia las validaciones de planta de
27 Talento
manera trimestral o semestralmente
Humano
No se evidencia la generación del reporte de

balance de planta de cargos de personal docente,
Gestión del
directivo docente y administrativo de la SE
28 Talento
identificando las necesidades de docentes por
Humano
especialidad, directivos docentes o administrativos,
generando una proyección por cada EE
No se evidencia que se mantiene actualizada la

información de la planta en cada uno de sus
niveles, de las instituciones educativas y sedes
Gestión del conforme el Directorio Único de Establecimientos -
29 Talento DUE y la distribución de los cargos por
Humano establecimiento de acuerdo a los parámetros
establecidos para la planta de la Secretaría de
Educación en el sistema de información de Gestión
de Recursos Humanos
No se evidencia el envío a la Comisión Nacional
Gestión del
del Servicio de la información de las vacantes por
30 Talento
Institución Educativa y sede extrayendo la
Humano
información del sistema de recursos humanos
No se evidencia que las novedades de planta son
Gestión del
gestionadas en el sistema de información y
31 Talento
archivadas en la historia laboral de cada
Humano
funcionario
Gestión del No se evidencia que se genera el acto
32 Talento administrativo de novedad en el Sistema de
Humano Información de Gestión de Recursos Humanos
Gestión del
No se evidencia la notificación de los actos
33 Talento
administrativos de novedades de planta
Humano
Gestión del No se evidencia los reportes mensuales de las
34 Talento novedades tramitadas en el sistema de gestión de
Humano Recursos Humanos Humano web
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NIVEL FECHA
CTO METAS
Gestión del No se evidencia las novedades en línea causadas

35 Talento en el mes al Fondo Prestacional del Magisterio
Humano mediante el Sistema de Recursos Humanos
No se evidencia la revisión y seguimiento de los

Gestión del ausentismos reportados por los directivos docentes
36 Talento del personal docente de los Establecimientos
Humano Educativos, registrando la información en el
sistema de recursos humanos
No se evidencia el reporte desde el Sistema de

Gestión del gestión de recursos humanos de los anexos de
37 Talento planta de personal requeridos por la resolución
Humano 166, y el cargue en el SINEB dentro de los plazos
establecidos para dicho reporte
Gestión del
No se evidencia la generación oprtuna de los actos
38 Talento
adminstrativos de novedades de planta
Humano
No se evidencia la determinación de las vacantes
Gestión del definitivas en cargos docentes y directivos
39 Talento docentes por niveles, ciclos y áreas existentes y
Humano los cargos administrativos por funciones, requisitos
y perfil de competencias
Gestión del No se evidencia el envío al MEN y a la Comisión
40 Talento Nacional del Servicio Civil (CNSC) la información
Humano de las vacantes definitivas
Gestión del No se evidencia la publicación de la convocatoria a

41 Talento los concursos de selección de docentes y directivos
Humano docentes o administrativos
No se evidencia la divulgación de la Lista de

Gestión del
Elegibles a través de la página de la de la
42 Talento
Secretaria de Educación, y en sitios públicos de
Humano
acceso a esta
Gestión del No se evidencia la citación para la audiencia
43 Talento pública especificando la lista de elegibles y la lista
Humano de vacantes de EE
No se evidencia las actas de la audiencia publica
Gestión del para selección de EE teniendo en cuenta la la
44 Talento Resolución 0155 de 30 de abril de 2008 y el
Humano Protocolo para la Realización de Audiencias
públicas expedido por la CNSC
No se evidencia los nombramientos en periodo de
prueba utilizando la lista de elegibles vigente para
Gestión del
el cargo, cuando se identifica una necesidad de
45 Talento
cubrimiento de vacantes conlos informes obtenidos
Humano
del Sistema de Información de Gestión de
Recursos Humanos
No se evidencia la generación del listado de
Gestión del
personal para encargo del sistema de información
46 Talento
de gestion de recursos humanos cuando no existe
Humano
lista de elegibles
Gestión del No se evidencia el acto administrativo por el cual
47 Talento se encarga al funcionario que cumpla con el perfil
Humano requerido para desempeñar el cargo
No se evidencia la definición de los requisitos que

Gestión del debe cumplir el aspirante para nombramientos en
48 Talento provisionalidad incluyendo como mínimo la
Humano valoración de antecedentes disciplinarios y
cumplimiento del perfil según la vacante a proveer
No se evidencia en el sistema de recursos

Gestión del humanos los perfiles por cargo de acuerdo al
49 Talento manual de funciones para personal administrativo
Humano y las competencias funcionales y
comportamentales para el personal docente
Gestión del No se evidencia el listado de aspirantes inscritos

50 Talento al concurso de docentes y/o administrativos
Humano desde el sistema de recursos humanos
Página 39 de 52
NIVEL FECHA
CTO METAS
Gestión del No se evidencia la conformación de la lista de
51 Talento elegibles de acuerdo al cumplimiento de los
Humano requisitos mínimos establecidos
Gestión del No se evidencia la actualización en línea de la
52 Talento planta con el personal elegido desde el proceso de
Humano selección de personal
No se evidencia la generación del acto
Gestión del
administrativo de nombramiento de personal
53 Talento
desde el sistema de información de gestión de
Humano
recursos humanos
No se evidencia el trámite correspondiente con las

EPS, fondo de Pensiónes, Fondo Prestacional del
Magisterio, cesantías, caja de compensación, ARP
Gestión del
a la que debe ser afiliado el funcionario y el
54 Talento
reporte en línea mediante archivo plano del
Humano
personal docente y directivo docente con el Fondo
Prestacional del Magisterio mediante el Sistema de
informacion de gestión de Recursos Humanos
Gestión del
No se evidencia el cronograma de inducción, donde
55 Talento
se definen fechas y tiempos requeridos
Humano
No se evidencia dentro de la agenda o dentro de
los temas tratados que se dió a conocer a los
Gestión del
docentes y directivos docentes la política
56 Talento
educativa, información corporativa, el plan
Humano
estratégico de la SE, y el rol que cumple el
Directivo Docente
Gestión del
No se evidencia dentro de las historias laborales
57 Talento
los certificado de inducción
Humano
Gestión del No se evidencia que se registrans en el Sistema de
58 Talento Información de Gestión de Recursos Humanos la
Humano inducción y los asistentes
Gestión del
No se evidencia la capacitación en evaluación de
59 Talento
desempeño de administrativos
Humano
Gestión del
No se evidencia capacitación en evaluación de
60 Talento
periodo de prueba
Humano
No se evidencia la entrega a los directivos
docentes del material para evaluación y
Gestión del
cronograma de actividades , remitiendo los
61 Talento
formularios y los instructivos de diligenciamiento, y
Humano
la información de las fechas de entrega de los
resultados
Gestión del
No se evidencia el completo diligenciamiento de los
62 Talento
formularios de evaluaciones de desempeño
Humano
Gestión del
No se evidencia la evaluación de desempeño de
63 Talento
administrativos
Humano
Gestión del
No se evidencia la evalución de periodo de prueba
64 Talento
de docentes nombrados bajo el decreto 1278
Humano
Gestión del No se evidencia AA para declarar insubsistente el

65 Talento nombramiento, en los casos en que calificación
Humano definitiva del servicio es insatisfactoria
Gestión del No se evidencia la consolidación de debilidades y

66 Talento fortalezas enmarcadas en el análisis de los factores
Humano de desempeño evaluados
Gestión del No se evidencia el registro en el sistema de
67 Talento información de gestión de recursos humanos de las
Humano calificaciónes y los informes de resultados
Gestión del
No se evidencia la inscribiendo en el escalafón
68 Talento
docente cuando ha sido aprobada la evaluación
Humano
Página 40 de 52
NIVEL FECHA
CTO METAS
No se evidencia la formulación y aprobacón del
Gestión del plan de incentivos, señalando los incentivos
69 Talento pecuniarios y los no pecuniarios que se ofrecen al
Humano mejor empleado de carrera docente y
administrativa de la entidad
No se evidencia el diagnóstico de bienestar
Gestión del
institucional para identificar las necesidades y
70 Talento
oportunidades de adelantar programas de
Humano
bienestar
No se evidencia el análisis de las necesidades de
Gestión del
capacitación con base en el reporte de fortalezas y
71 Talento
debilidades generado en la Evaluación del
Humano
desempeño
Gestión del No se evidencia la formulación y aprobación del

72 Talento plan anual de formación y capacitación basándose
Humano en la normatividad expedida por el DAFP
No se evidencia la implementación del plan de

Gestión del capacitación, plan anual de estímulos e incentivos
73 Talento y actividades de bienestar dejando registro en el
Humano sistema de información de recursos humanos
Humano web
Gestión del No se evidencia el registro de las actividades de
74 Talento capacitación y bienestar en el Sistema de
Humano Información de Gestión de Recursos Humanos
Gestión del No se evidencia el seguimiento y registro de la
75 Talento entrega de la dotación mediante el Sistema de
Humano recursos humanos
No se evidencia las actividades de formación de
Gestión del calidad para la madurez de personal que se
76 Talento encuentra próximo a pensionarse o que se
Humano encuentra en incapacidad que puede superar los
180 días
No se evidencia la radicación de las solicitudes
Gestión del
para inscripción, actualización o ascenso en el
77 Talento
escalafón en el sistema de información de Recuros
Humano
Humanos
Gestión del No se evidencia la generación de los AA de
78 Talento escalafon a través del sistema de información de
Humano recursos Humanos
Gestión del
No se evidencia las notificaciones de los AA de
79 Talento
escalafon
Humano
Gestión del No se evidencia el cumplimiento de los tiempos
80 Talento establecidos por ley para el tramite de las
Humano solicitudes de ascenso en el escalafon
No se evidencia la inscripción, actualización y
ascenso en carrera administrativa de los servidores
Gestión del
nombrados por concurso, o que asciendan por
81 Talento
concurso o sean objeto de cambio de cargo dentro
Humano
de los procesos de modificación de planta de
personal de las SE
Gestión del
No se evidencia la validación del cumplimiento de
82 Talento
los requisitos
Humano
Gestión del
No se evidencia el envío de los documentos a la
83 Talento
CNSC
Humano
Gestión del
84 Talento No se evidencia la notificación al funcionario
Humano
No se evidencia la radicación en el SAC de las
Gestión del
solicitudes de prestaciones económicas y el
85 Talento
correcto diligenciamiento del tramite y de la
Humano
respuesta en dicho sistema
No se evidencia la elaboración del proyecto de AA
Gestión del
de reconocimiento de la prestación con base en la
86 Talento
información de la sustanciación legal y la
Humano
liquidación económica
Página 41 de 52
NIVEL FECHA
CTO METAS
Gestión del
No se evidencia el envío a la fiduciaria de la
87 Talento
proyección de la resolución
Humano
Gestión del No se evidencia el cumplimiento de los tiempos
88 Talento establecidos por ley para el tramite de las
Humano prestaciones económicas y sociales
No se evidencia la radicación a través del SAC de

Gestión del
las reclamaciones por los servicios médico
89 Talento
asistenciales que presenten los docentes afiliados
Humano
al Fondo Nacional de Prestaciones del Magisterio
Gestión del No se evidencia constitución por medio de acto

90 Talento administrativo del Comite Regional de Prestaciones
Humano Sociales
Gestión del No se evidencia el funcionamiento y periodicidad
91 Talento de reuniones del Comité Regional de Prestaciones
Humano Sociales
Gestión del
No se evidencia análisis de las reclamaciones en el
92 Talento
Comité Regional de Prestaciones Sociales
Humano
No se evidencia la solicitud a la Fiduciaria para que
Gestión del
intervenga a través de auditoria médica a la
93 Talento
entidad contratista del servicio de salud, si las
Humano
reclamaciónes lo ameritan
Gestión del No se evidencia las solicitudes a la empresa

94 Talento contratista del servicio de salud que atienda de
Humano forma inmediata la reclamaciónes de los docentes
Gestión del
No se evidencia el seguimiento al informe de
95 Talento
auditoria presentado por la Fiduciaria
Humano
No se evidencia la radicación y tramite de las
novedades que afecten la liquidación de salarios y
Gestión del prestaciones de los servidores docentes y
96 Talento administrativos (embargos, horas extras,
Humano libranzas, cooperativas, sindicatos, entre otras) en
el Sistema de Información de Gestión de Recursos
Humanos
Gestión del No se evidencia los AA de novedades de
97 Talento novedades de nomina en las historias laborales en
Humano caso que sea necesario
No se evidencia el tramite oportuno de las
Gestión del
novedades que afecten la liquidación de salarios y
98 Talento
prestaciones de los servidores docentes y
Humano
administrativos
Gestión del No se evidencia de un cronograma socializado del
99 Talento proceso de nómina, y sus implicaciones en el
Humano proceso de liquidación
Gestión del
No se evidencia el cumplimiento del cronograma
100 Talento
de nomina establecido
Humano
No se evidencia la liquidación de la prenómina de
Gestión del los docentes y administrativos verificando que la
101 Talento información de las novedades hayan quedado
Humano ingresadas al Sistema de Información de Gestión
de Recursos Humanos
No se evidencia la liqudación y aprobación de la
Gestión del
nomina con los reportes firmados por el ordenador
102 Talento
del gasto una vez finalizado el proceso de
Humano
liquidación
Gestión del
No se evidencia evidencia del proceso de solicitud
103 Talento
de disponibilidad y registro presupuestal
Humano
Gestión del
No se evidencia soportes de la nómina liquidada,
104 Talento
debidamente archivada
Humano
Gestión del
No se evidencia la publicación en Web de
105 Talento
desprendibles de pago
Humano
Página 42 de 52
NIVEL FECHA
CTO METAS
No se evidencia los reportes de nómina para la

cancelación de salarios y prestaciones del personal
de la SE incluyendo consolidado de Nómina,
embargos, libranzas, pagos ARP, pago seguridad
Gestión del
social, pago pensiones, pago cesantías, pago cajas
106 Talento
de compensación, resolución de pago, archivos
Humano
planos para dispersión de nómina de acuerdo a los
formatos establecidos por las entidades
involucradas. (Entidades Financieras, ARP, Cajas
de compensación, Fondos, otras Entidades)
Gestión del
No se evidencia la entrega de los reportes de
107 Talento
nomina a las áreas de presupuesto y Tesorería
Humano
No se evidencia las operaciones correspondientes

de validación y pago mediante archivo plano
Gestión del generado desde el sistema de gestión de recursos
108 Talento humanos con los operadores de planilla integrada
Humano de aportes, de los aportes a seguridad social y
parafiscal de administrativos y docentes según
corresponda
No se evidencia el reporte al MEN de los anexos

de nómina de la resolución 166, generados desde
Gestión del
el sistema de información de Recursos Humanos
109 Talento
conforme a los formatos y validaciones
Humano
establecidas por el SINEB, dentro de los plazos
establecidos para dicho reporte
No se evidencia la administración, organización,

Gestión del
seguridad y disponibilidad de las hojas de vida de
110 Talento
los funcionarios administrativos y docentes
Humano
adscritos a la SE y los EE oficiales
Gestión del
No se evidencia el ingreso en las historias
111 Talento
laborales de las novedades generadas
Humano
No se evidencia el ingreso y actualización en el
Gestión del
Sistema de información de recursos Humanos de
112 Talento
toda la información consignada en las hojas de
Humano
vida
No se evidencia el tramite y expedición de los
Gestión del
certificados solicitados por los docentes, directivos
113 Talento
docentes y administrativos, a través del Sistema
Humano
de Gestión de Recursos Humanos
No se evidencia que los datos generados en el
Gestión del
certificado son consistentes con la historia laboral
114 Talento
y que se actualiza la historia laboral en el sistema
Humano
Humano en caso de requerirlo
Gestión del No se evidencia que los certificados solicitados de
115 Talento tiempo de servicio se encuentran archivados en las
Humano hojas de vida
Gestión del No se evidencia cumplimiento de los tiempos de
116 Talento respusta establecidos para la expedición de
Humano certificaciones
No se evidencia la promoción y coordinación con
Gestión del
los prestadores de salud para la realización de
117 Talento
programas de salud ocupacional del personal
Humano
docente y adminsitrativo de los EE
RESULTADOS # %
HALLAZGO CRITICO 0 #DIV/0!
HALLAZGO MODERADO 0 #DIV/0!
HALLAZGO LEVE 0 #DIV/0!
TOTAL 0 #DIV/0!
Página 43 de 52
NIVEL FECHA
CTO METAS
Elaborado por: Revisado y validado por:
AC/AP: Acción correctiva/Acciónpreventiva
C: Conveniencia Firma: Firma:
A: Adecuación. Nombre: Nombre:
Página 44 de 52
Secretaría de Educación de xxxxxxxxx
DEPENDENCIA C A
Página 45 de 52
DEPENDENCIA C A
Página 46 de 52
DEPENDENCIA C A
Página 47 de 52
DEPENDENCIA C A
Página 48 de 52
DEPENDENCIA C A
Página 49 de 52
DEPENDENCIA C A
Página 50 de 52
DEPENDENCIA C A
Página 51 de 52
DEPENDENCIA C A
Revisado y validado por:
Página 52 de 52

Lista de Chequeo Talento Humano V 1.3

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INFORME DE DIAGNÓSTICO

Establecer e implementar un procedimiento documentado que defina los

¿Se evidencia la implementación del procedimiento Control de

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE Página 1 de 52

La dirección de la entidad debe proporcionar evidencia de su compromiso

La entidad debe asegurarse que el producto y/o servicio adquirido para la

La entidad debe evaluar y seleccionar a los proveedores con base en una

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE Página 2 de 52

¿Se evidencia la periodicidad en la medición de los indicadores? 11 X

La entidad debe determinar acciones para eliminar las causas de no

La entidad debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE Página 3 de 52

La entidad debe aplicar y mantener actualizados procedimientos

La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas

Requisitos del Proceso de Gestión de Talento Humano Hallazgos

¿Se evidencia la incorporación en el sistema Humano, de la planta

a.Incorporar en el sistema de recursos humanos la planta, definiendo como

d.Verificar en Comité Directivo que el los estudios técnico y financiero de

d.Verificar en Comité Directivo que el los estudios técnico y financiero de

f. Adoptar mediante acto administrativo la planta de personal administrativo,

¿Se evidencia la definición de las fechas en las cuales se realizarán

b. Realizar de manera trimestral las validaciones de planta

e.Calcular el personal deficitario o excedente por cada institución

¿Se evidencia el envío a la Comisión Nacional del Servicio de la

¿Se evidencia que las novedades de planta son gestionadas en el

3. Analizar y gestionar las novedades de la planta de personal utilizando el

b. Deben ser radicadas y gestionadas en el sistema de información y

e. Generar reporte mensual de las novedades tramitadas en el sistema de

f. Realizar la revisión y seguimiento de los ausentismos reportados por los

f. Realizar la revisión y seguimiento de los ausentismos reportados por los

g. Reportar los anexos de planta de personal requeridos por la resolución

¿Se evidencia el reporte desde el Sistema de gestión de recursos

¿Se evidencia la generación oprtuna de los actos adminstrativos de

¿Se evidencia la determinación de las vacantes definitivas en cargos

a. Determinar las vacantes definitivas en cargos administrativos y docentes,

b.Envíar al Ministerio de Educación Nacional y Comisión Nacional del Servicio

¿Se evidencian las actas de la audiencia publica para selección de EE

a. Establecer la necesidad de cubrimiento de vacantes apoyándose en los

a.Definir los requisitos que debe cumplir el aspirante incluyendo como

d. Generar el listado de aspirantes inscritos al concurso de docentes y/o

b.Realizar el registro y mantener actualizado en el sistema de recursos

¿Se evidencia la generación del acto administrativo de

¿Se evidencia el cronograma de inducción, donde se definen fechas

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE Página 9 de 52

¿Se evidencia que se registran en el Sistema de Información de

¿Se evidencia la capacitación en evaluación de desempeño de

¿Se evidencia capacitación en evaluación de periodo de prueba? 60 X

8. Planear, coordinar e implementar la evaluación de periodo de prueba de los

e.Si la calificación definitiva del servicio es insatisfactoria, proyectar AA para

g. Registrar en el sistema de información de gestión de recursos humanos, la

h. generar la novedad correspondiente según la puntuación obtenida e

¿Se evidencia la consolidación de debilidades y fortalezas

¿Se evidencia el registro en el sistema de información de gestión de

¿Se evidencia la inscripción en el escalafón docente cuando ha sido

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE Página 11 de 52

¿Se evidencia la formulación y aprobacón del plan de incentivos,

9. Planear, ejecutar y hacer seguimiento a los programas de Capacitación y

a.Formular y aprobar el plan de incentivos, señalando los incentivos

b. Realizar un diagnóstico de bienestar institucional para identificar las

d. Formular y aprobar el plan anual de formación y capacitación basándose en

f. Registrar la actividade de capacitación y bienetar en el Sistema de

C: CUMPLE. NC: NO CUMPLE Página 12 de 52

h.Realizar verificación y seguimiento de personal que se encuentra próximo a