BAB II

TINJAUAN TEORI

A. Pengertian Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi dasar dari manajemen. Perencanaan adalah koordinasi dan
integrasi sumber daya keperawatan dengan menerapkan proses manajemen untuk mencapai
asuhan keperawatan dan tujuan layanan keperawatan (Huber, 2000). Suarli dan Bahtiar
(2009) menyatakan bahwa perencanaan adalah suatu keputusan dimasa yang akan datang
tentang apa, siapa, kapan, dimana, berapa, dan bagaimana yang akan dilakukan untuk
mencapai tujuan tertentu yang dapat ditinjau dari proses, fungsi dan keputusan. Perencanaan
memberikan informasi untuk mengkoordinasikan pekerjaan secara akurat dan efektif tanpa
perencanaan yang adekuat, proses manajemen pelayanan kesehatan akan gagal (Marquis dan
Huston, 2013).
Perencanaan yang adekuat dan efektif akan mendorong pengelolaan sumber yang ada
dimana kepala ruangan harus mengidentifikasi tujuan jangka panjang dan tujuan jangka
pendek serta melakukan perubahan (Marquis dan Huston, 2010). Suarli dan bahtiar (2009)
menyatakan bahwa perencanaan sangat penting karena mengurangi ketidakpastian dimasa
yang akan datang, memusatkan perhatian pada setiap unit yang terlibat, membuat kegiatan
yang lebih ekonomis, memungkinkan dilakukannya pengawasan. Fungsi perencanaan
pelayanan dan asuhan keperawatan dilaksanakan oleh kepala ruang. Swanburg (2000)
menyatakan bahwa dalam keperawatan, perencanaan membantu untuk menjamin bahwa klien
akan menerima pelayanan keperawatan yang mereka inginkan. Perencanaan kegiatan
keperawatan di ruang rawat inap akan memberi petunjuk dan mempermudah pelaksanaan
suatu kegiatan untuk mencapai tujuan pelayanan dan asuhan keperawatan kepada klien.
Perencanaan di ruang rawat inap melibatkan seluruh personil mulai dari perawat pelaksana,
ketua tim dan kepala ruang. Tanpa perencanaan yang adekuat, proses manajemen pelayanan
kesehatan akan gagal (Marquis dan Huston, 2010).
Dari pengertian perencanaan tersebut diatas dapat dirumuskanpengertian tentang
perencanaan dalam lingkup manajemenkeperawatan yaitu proses pengambilan keputusan
manajer tentangupaya pencapaian tujuan keperawatan melalui analisa situasi,perkiraan
sumber daya alternatif, tindakan dan pelaksana tindakanuntuk mencapai tujuan. Perencanaan
memusatkan perhatian padamasa yang akan datang. Manajemen keperawatan
harusmempersiapkan ruang keperawatan dan perawat dalam menghadapitantangan yang akan
datang, baik yang dapat diramalkan maupun yang tidak terduga.
 Perencanaan menspesifikasikan pada apa yangakan dilakukan dimasa akan datang, serta
bagaimana hal itu dilakukandan apa yang kita butuhkan untuk mencapai tujuan.
B. Tujuan Perencanaan
Adapun tujuan dari perencanaan adalah :
a) Meningkatkan keberhasilan untuk mencapai sasaran dan tujuan
b) Mengefektifkan penggunaan personel dan fasilitas yang tersedia
c) Membantu koping dengan situasi kritis
d) Meningkatkan efektivitas dalam hal biaya
e) Membantu menurunkan elemen perubahan, karena perencanaan berdasarkan masa
lalu dan yang akan datang.
f) Dapat digunakan untuk menemukan kebutuhan untuk berubah
g) Penting untuk melakukan kontrol yang lebih efektif
Kepala ruangan perlu membuat perencanaan karena dapat :
1. Meningkatkan keberhasilan pencapaian tujuan
2. Meningkatkan analisa kepala ruangan tentang kondisi yang ada
3. Membuat kerangka kerja berdasarkan misi rumah sakit
4. Mempersiapkan staf untuk melakukan kegiatan
5. Mencegah terjadinya situasi krisis
6. Memberi pedoman manajemen penampilan kerja individu
7. Meningkatkan keterlibatan staf dan meningkatkan komunikasi
8. Membuat pembiayaan efektif
C. Fungsi Perencanaan
Fungsi perencanaan manajemen keperawatan di ruang rawat inap yang dilaksanakan
oleh kepala ruangan melibatkan seluruh personil mulai dari perawat pelaksana, ketua tim, dan
kepala ruangan. Sebelum melakukan perencanaan terlebih dahulu dianalisa dan dikaji sistem,
strategi organisasi, sumber-sumber organisasi, kemampuan yang ada, aktifitas spesifik dan
prioritas (Swanburg, 2000).
Kepala ruangan harus melibatkan seluruh individu dan unit organisasi terkait
perencanaan (Marquis dan Huston, 2010). Perencanaan kepala ruang di ruang rawat inap
meliputi perencanaan kebutuhan tenaga dan penugasan tenaga, pengembangan tenaga,
kebutuhan logistik ruangan, program kendali mutu yang akan disusun untuk pencapaian
tujuan jangka pendek, menengah dan panjang.
Disamping itu kepala ruang merencanakan kegiatan di ruangan seperti pertemuan
dengan staf pada permulaan dan akhir minggu.Tujuan pertemuan adalah untuk menilai atau
 mengevaluasi kegiatan perawat sudah sesuai dengan standar atau belum, sehingga dapat
dilakukan perubahan-perubahan atau pengembangan dari kegiatan tersebut (Swanburg,
2000).
Menurut Douglas (dalam Swansburg 2000), manfaat dari fungsiperencanaan yaitu :
a) Memperkenalkan tujuan perencanaan sebagi alat untuk mencapai keberhasilan
tujuan dan sasaran. Oleh karena itu seorang kepalaruangan harus membuat
perencanaan yang terdokumentasi dengan baik.
b) Perencanaan berguna menilai efektifitas suatu pekerjaan dan jugaefisiensi dalam
penggunaan sumber daya manusia dan alat.
c) Tujuan perencanaan adalah membantu kepala ruangan ketikaterjadi situasi kritis
sehingga kepala ruangan mampu melihatprioritas tugas yang akan didahulukan
atau tidak.
d) Perencanaan membantu kepala ruangan dalam mengatur biayaoperasional di
ruangan keperawatan. Sehingga bermanfaatmembantu kepala ruangan untuk
melihat kembali apa yang telahdilakukan pada waktu lampau dan yang akan
datang sehingga melalui perencanaan yang baik membantu situasi perubahan
daninovasi.
e) Perencanaan sebagai alat pengontrol yang baik, melihatpenyimpangan-
penyimpangan dari awal dan mengarahkan padaalternatif pemecahan masalah.
Dapat disimpulkan bahwa fungsi perencanaan membantu kepala ruangan dalam
mengatur para staf untuk mengenalkan tujuan yang akan dicapai, menilai
efektifnya suatu pekerjaan yang akan dilaksanakan dan sebagai pengatur dalam
pelaksanaan suatu pekerjaan.
C. Unsur-unsur Perencanaan
Unsur-unsur yang terlibat dalam perencanaan menurut Suarli dan Bahtiar (2009), yaitu:
a) Meramalkan (forecasting),
misalnya memperkirakan kecenderungan masa depan (peluang dan tantangan)
b) Menetapkan tujuan (estabilishing objektive),
menyusun acara yang urutan kegiatannya menurut skala prioritas.
c) Menyusun jadwal pelaksanaan (scheduling),
misalnya menetapkan/memperhitungkan waktu dengan tepat
d) Menyusun anggaran (budgeting),
misalnya mengalokasikan sumber yang tersedia (uang, alat, manusia) dengan
memperhitungkan waktu dengan tepat
 e) Mengembangkan prosedur,
misalnya menentukan tata cara yang paling tepat
f) Menafsirkan dan menetapkan kebijakan (interpreting and estabilishing policy),
misalnya menafsirkan kebijakan atasan dan menetapkan kebijakan operasional.

Menurut Douglas dalam Swansburg (2000), unsur-unsur perencanaan adalah unsur-unsur yang
dapat menjawab What, Why, Where, When, Who dan How. Secara lengkap pertanyaan-
pertanyaan yang dimaksud adalah :

a) Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

Penjelasan dan rincian kegiatan yang dibutuhkan, sumber daya yang diperlukan
dalam melaksanakan kegiatan agar apa yang menjadi tujuan dapat dicapai.
b) Apa sebabnya tindakan itu harus dilaksanakan ?
Penjelasan mengapa rencana itu harus dikerjakan dan mengapa tujuan tersebut harus
dicapai.
c) Dimana tindakan itu harus dikerjakan ?
Penjelasan tentang tempat/ lokasi secara fisik dimana rencana kegiatan harus
dikerjakan sehingga tersedia sumber daya yang dibutuhkan untuk mengerjakan
pekerjaan itu.
d) Kapan rencana itu harus dikerjakan ?
Penjelasan kapan dimulainya tindakan dan kapan selesainyadisetiap unit organisasi
berdasarkan standar waktu yang telah ditetapkan.
e) Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu?
Petugas yang akan melakukan kegiatan baik jumlah maupunkualifikasi keahlian,
pengalaman maupun pendidikan.
f) Bagaimana cara melaksanakan tindakan itu ?
Penjelasan secara rinci teknik-teknik pelaksanaan kegiatan yangditetapkan, sehingga
tindakan yang dimaksud akan dapatdijalankan dengan benar.
Unsur perencanaan mengarahkan para manajer menjawab apa yangharus
dikerjakan, mengapa tindakan tersebut harus dilaksanakan,dimana tindakan
dikerjakan, kapan dikerjakan, siapa yang mengerjakan, bagaimana
cara melaksanakan tindakan tersebut.
D. Hirarki Perencanaan
Peran kepemimpinan yang berhubungan dengan hierarki perencanaan menurut Marquis dan
Huston (2010), yaitu:
a) Mengkaji lingkungan eksternal dan internal
b) Berpikir kreatif dan inovatif dalam perencanaan
c) Mempengaruhi dan menginspirasi anggota agar aktif terlibat dalam perencanaan
jangka panjang
d) Secara periodik melakukan klarifikasi nilai untuk meningkatkan kesadaran diri
e) Mengarahkan untuk mendengarkan aktif dan memberikan umpan balik
f) Mengkomunikasikan tujuan organisasi kepada anggota
g) Memotivasi anggota untuk terlibat aktif dalam mengambil keputusan
h) Terbuka untuk ide baru dan berbagai ide
i) Menjadi model peran dalam menetapkan metode perencanaan

1. Perumusan Visi
Visi adalah pandangan jauh tentang suatu perusahaan ataupun lembaga dan lain-lain,
visi juga dapat di artikan sebagai tujuan perusahaan atau lembaga dan apa yang harus
dilakukan untuk mencapai tujuannya tersebut pada masa yang akan datang atau masa
depan. Visi tidak dapat dituliskan secara lebih jelas karena menerangkan mengenai
detail gambaran sistem yang di tujunya, ini disebabkan perubahan ilmu serta situasi
yang sulit diprediksi selama masa yang panjang.
Di bawah ini beberapa persyaratan yang hendaknya dipenuhi oleh suatu pernyataan
Visi, diantaranya meliputi:
a) Berorientasi ke depan.
b) Tidak dibuat berdasarkan kondisi pada saat ini.
c) Mengekspresikan kreatifitas.
d) Berdasar pada prinsip nilai-nilai yang mengandung penghargaan bagi
masyarakat.
Istilah lain dari visi adalah mimpi, cita-cita. Visi merupakan dasar untuk
membuat suatu perencanaan sehingga harus disusun secara singkat, jelas, dan
mendasar, serta harus ada batasan waktu pencapaiannya. Visi merupakan suatu
keadaan dimasa yang akan datang yang menjadi impian atau diharapkan akan terjadi
merupakan pandangan jauh kedepan jadi landasan keyakinan yang harus dianut.
 Contoh visi ruang perawatan “Menjadi Ruang Penyakit Dalam yang Mampu
Menyelenggarakan Pelayanan Keperawatan Secara Profesional Tahun 2020”.
Visi yang baik antara lain mengilhami, menantang, berorientasi pada manusia,
bersifat jangka panjang, berorientasi pada perubahan, menyatakan masa depan yang
menjanjikam, dan memberi kekuatan.
2. Perumusan Misi
Misi adalah suatu pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh
perusahaan atau lembaga dalam usaha mewujudkan Visi tersebut. Misi perusahaan di
artikan sebagai tujuan dan alasan mengapa perusahaan atau lembaga itu dibuat. Misi
juga akan memberikan arah sekaligus batasan-batasan proses pencapaian tujuan.
Pernyataan misi merupakan pernyataan singkat yang mengidentifikasi alasan
keberadaan organisasi dan tujuan serta fungsi organisasi di masa depan.Contoh misi
ruang perawatan: Memberikan asuhan keperawatan secara komprehensif
3. Perumusan Filosofi
Filosofi keperawatan di Country Hospital dibuat berdasarkan pada sikap
menghormati martabat dan harga diri individu. Semua pasien mempunyai hak untuk
menerima asuhan keperawatan yang efektif. Pelayanan yang diberikan besifat
personal yang didasarkan pada kebutuhan pasien dan penyakit atau kondisi klinisnya.
4. Perumusan Tujuan
Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai. Tujuan memberikan arah bagi
organisasi untuk menentukan apa yang harus dilakukan, bagaimana cara
mencapainya, dan bagaimana cara menilainya. Perumusan tujuan dalam organisasi
pelayanan keperawatan merupakan hal yang mutlak untuk dilakukan. Untuk
merumuskan suatu tujuan organisasi pelayanan keperawatan yang baik, ada beberapa
persyaratan yang harus diperhatikan.
a. Tujuan umum
Merupakan hasil yang akan diinginkan melalui usaha yang dilakukan secara
terarah
b. Tujuan khusus
Tujuan khusus lebih spesifik dibandingkan tujuan umum dan dapat diukur
5. Kebijakan
Kebijakan adalah rencana dalam bentuk pernyatan atau instruksi yang
mengarahkan organisasi dalam pengambilan keputusan. Kebijakan menjelaskan
pencapaian tujuan umum dan menuntun kegiatan secara umum dan lingkup aktivitas
 organisasinya. Kebijakan juga mengarahkan perilaku individu sesuai misi organisasi
dan mendefinisikan batasan yang luas dan hasil yang diinginkan dari situasi yang
biasa terjadi berualng, sekaligus memberi kebebasan dan inisiatif kepada pelaksana
kebijakan tersebut.
Kebijakan ada yang tersurat dan tersirat. Kebijakan tersurat dinyatakan secara
verbal atau dalam bentuk tulis. Sedangkan kebijakan tersirat dibuat bukan dalam
bentuk tertulis tetapi tidak juga dalam verbal dan biasanya telah lama dikembangkan
serta mneyertai preseden.
6. Prosedur
Prosedur adalah rencana yang menghasilkan metode yang mudah diterima
dalam melaksanakan tugas spesifik dalam bentuk urutan suatu tindakan. Prosedur
mengidentifikasikan proses atau langkah yang dibutuhkan untuk
mengimplementasikan kebijakan biasanya terdapat pada manual di tingkat unit
organisasi.
7. Aturan
Aturan atau regulasi adalah rencana yang membatasi tindakan spesifik atau
sesuatu yang bukan tindakan. Sebagai bagian pernyataan kebijakan dan prosedur,
aturan menjelaskan situasi yang memungkinkan hanya satu pilihan tindakan. Karena
aturan adalah jenis perencanaan yang paling kurang flesibel dalam hirarki
perencanaan, sebaliknya jumlah aturan dalam organisasi dibatasi.

E. Jenis Perencanaan dalam Manajemen Keperawatan

Kegiatan perencanaan dalam manajemen keperawatan adalah membuat perencanaan
jangka panjang, jangka menengah, dan jangka pendek. Perencanaan jangka pendek atau
disebut juga “perencanaan operasional” adalah perencanaan yang dibuat untuk kegiatan satu
jam sampai dengan satu tahun; perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang
dibuat untuk kegiatan satu hingga lima tahun, sedangkan perencanaan jangka panjang atau
sering disebut “perencanaan strategis” adalah perencanaan yang dibuat untuk kegiatan tiga
sampai dengan 20 tahun.
Menurut Douglas dalam Swansburg (2000), jenis perencanaan terbagi berdasarkan jangka
waktu, waktu pembuatan, proses dan lain sebagainya.
Berdasarkan jangka waktu pencapaian tujuan,perencanaan dapat diklasifikasikan sebagai
berikut:
a) Perencanaan jangka panjang : 10 – 25 tahun,
 b) Perencanaan jangka menengah : 1– 5 tahun,
c) Perencanaan jangka pendek : Harian, bulanan ataumingguan.
Menurut waktu pembuatan perencanaan dapatdiklasifikasikan dalam :
a) Perencanaan Reaktif adalah perencanaan yang disusun ketika adanya masalah aktual
yang dihadapi saat ini,
b) Perencanaan Proaktif perencanaan yang disusun sebelum masalah timbul, antisipasi
terhadap perubahan kebutuhan dan meningkatkankemampuan organisasi.

Dalam ruang perawatan, perencanaan biasanya hanya dibuat untuk jangka pendek.
Menurut Keliat, dkk (2006), rencana jangka pendek yang dapat diterapkan di ruang
perawatan adalah rencana harian, rencana bulanan, dan rencana tahunan
1. Rencana Harian
Rencana harian adalah rencana yang berisi kegiatan masing-masing perawat
yang dibuat setiap hari sesuai perannya. Rencana harian ini dibuat oleh kepala ruang,
ketua tim/perawat primer, dan perawat pelaksana.
2. Rencana Bulanan
Rencana bulanan adalah rencana yang berisi kegiatan dalam satu bulan.
Rencana bulanan ini harus disinkronkan dengan rencana harian. Rencana bulanan
dibuat oleh kepala ruang dan ketua tim/perawat primer.
3. Rencana Tahunan
Rencana tahunan adalah rencana yang dibuat setiap tahun sekali. Rencana
tahunan disusun berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya. Rencana
tahunan dibuat oleh kepala ruang.
Jenis perencanaan yang paling sering digunakan adalah perencanaanberdasarkan waktu yaitu
; perencanaan jangka panjang, menengah dan jangka pendek
Tabel I.1. Rencana Harian Kepala Ruang

Waktu Kegiatan Keterangan

07.00 Operan
Pre conference (jika jumlah tim lebih dari 1), mengecek
SDM dan sarana prasarana.
08.00 Mengecek kebutuhan pasien (pemeriksaan, kondisi dll)
09.00 Melakukan interaksi dengan pasien baru atau pasien
yang memerlukan perhatian khusus
10.00 Melakukan supervisi pada ketua tim/perawat pelaksana
Perawat 1 :………………………..(nama)
……………………………………(tindakan)
Perawat 2 :………………………..(nama)
……………………………………(tindakan)
Perawat 3 :………………………..(nama)
……………………………………(tindakan)
11.00 Hubungan dengan bagian lain terkait rapat-rapat
terstruktur/insidentil
12.00 Mengecek ulang keadaan pasien, perawat, lingkungan
yang belum teratasi
Ishoma
13.00 Mempersiapkan dan merencanakan kegiatan asuhan
keperawatan untuk sore, malam dan esok hari sesuai
tingkat ketergantungan pasien
Mengobservasi post conference
14.00 Operan

Tabel I.2. Rencana Harian Ketua Tim

Waktu Kegiatan Keterangan

07.00 Operan
Pre conference (jika jumlah anggota tim lebih dari 1
orang)
 Membimbing makan dan memberi obat pasien
08.00 Pasien 1…………………………(tindakan)
Pasien 2…………………………(tindakan)
Pasien 3…………………………..(tindakan)
09.00 Supervisi perawat (dapat diatur sesuai kondisi dan
kebutuhan)
Perawat 1.......................................(nama)
…………………………………..(tindakan)
Perawat 2.......................................(nama)
.......................................................(tindakan)
10.00 Memimpin Terapi Aktivitas Kelompok
11.00 Pasien 1…………………………(tindakan)
Pasien 2…………………………(tindakan)
Pasin 3…………………………..(tindakan)
12.00 Membimbing makan dan memberi obat pasien
Ishoma
13.00 Post conference dan menulis dokumentasi
Memeriksa kelengkapan dokumentasi askep
Alokasi pasien sesuai dengan perawat yang dinas
14.00 Operan

Tabel I.3. Rencana Harian Perawat Pelaksana

Waktu Kegiatan Ket

07.00 14.00 21.00 Operan
Pre conference (jika 1 tim lebih dari 1 orang)
Membimbing makan dan memberikan obat (dinas
pagi)
08.00 15.00 22.00 Pasien 1……………………………(tindakan)
Pasien 2……………………………(tindakan)
Pasien 3……………………………(tindakan)
09.00 16.00 23.00 Pasien 4……………………………(tindakan)
Pasien 5……………………………(tindakan)
 Pasien 6……………………………(tindakan)
10.00 17.00 24.00 Pasien 1……………………………(tindakan)
Pasien 2……………………………(tindakan)
Pasien 3……………………………(tindakan)
11.00 18.00 05.00 Pasien 4……………………………(tindakan)
Pasien 5……………………………(tindakan)
Pasien 6……………………………(tindakan)
12.00 19.00 Membimbing makan dan memberi obat pasien
Istirahat
13.00 20.00 06.00 Post Conference (jika tim lebih dari satu orang) dan
dokumentasi askep
14.00 21.00 07.00 Operan

Tabel I.4. Rencana Bulanan Kepala Ruang

RENCANA KEGIATAN BULANAN KEPALA RUANG

Bulan : ______________________

Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu

1 2 3 4 5 6 7
Rapat Rgn Supervisi Audit dok Supervisi Audit dok Penkes
LapBul Katim PA Klp Klg
8 9 10 11 12 13 14
Rapat Supervisi Audit dok Supervisi Audit dok Case Conf
koord Katim PA

15 16 17 18 19 20 21
Supervisi Audit dok Supervisi Audit dok Penkes
Katim PA Klp Klg
22 23 24 25 26 27 28
Menyusun Supervisi Audit dok Supervisi Audit dok Case Conf
jadwal Katim PA
Dinas

29 30 31
Rapat Supervisi Audit dok
Koord Katim

Mengetahui
Kepala Ruangan

( ……………………..)

Tabel I.5. Rencana Bulanan Ketua Tim

RENCANA KEGIATAN BULANAN KETUA TIM

Bulan : ______________________
Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu Minggu
1 2 3 4 5 6 7
Rapat Supervisi Supervisi Supervisi Supervisi Case Conf
Ruangan PA PA PA PA Penkes
Klg
8 9 10 11 12 13 14
Alokasi Supervisi Supervisi Supervisi Supervisi Case Conf
pasien PA PA PA PA Penkes
Klg
15 16 17 18 19 20 21
Alokasi Supervisi Supervisi Supervisi Supervisi Case Conf
pasien PA PA PA PA Penkes
Klg
22 23 24 25 26 27 28
Menyusun Supervisi Supervisi Supervisi Supervisi Case Conf
jadwal PA PA PA PA Penkes
dinas Tim Klg
29 30 31
Menyusun Koordinasi Menyusun
Laporan dg Katim Laporan
Tim menyusun Bulanan
Lap Bln
Ketua Tim Kepala Ruang

( ……………………..) ( ………………………)
 DAFTAR PUSTAKA

Asmuji. 2012. Manajemen Keperawatan : Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta : Ar-Ruzz

Media.
Marquis, L Bessie & Carol J. Huston. 2010.. Kepemimpinan Dan Manajemen Keperawatan
Teori & Aplikasi Edisi 4. Jakarta : Buku Kedokteran EGC
Parmin.(2009). Hubungan pelaksanaan fungsi manajemenkepala ruangan terhadap motivasi
perawatpelaksana di ruang rawat inaprsup undata palu .Thesis, tidakdipublikasikan,
Jakarta: PPS FIK UI.