CODIGO: SGT-PR-01

SISTEMA DE GESTIÒN DEL TIEMPO VERSION: 01

FECHA: 29/12/2016
PAGINA: 1-11

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L.DAVID CASTRO ZAPATA

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Tabla de contenido
1. GENERALIDADES ..................................................................................................................3
1.1. OBJETIVOS .......................................................................................................................3
1.2. ALCANCE ..........................................................................................................................3
1.3. APLICACIÓN .....................................................................................................................3
2. ETAPAS. ................................................................................................................................4
2.1. GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN ............................................4
2.1.1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA .............................................................4
2.1.2. DEFINIR LAS ACTIVIDADES ...........................................................................................4
2.1.3. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES ...................................................................................5
2.1.4. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES. .........................................................5
2.1.5. ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES. ...........................................................6
2.1.6. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA. ..............................................................................7
2.2. GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL SEGUIMIENTO Y CONTROL. ...............................................8
2.2.1. CONTROLAR EL CRONOGRAMA...................................................................................8
3. FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN. ................................................................9
4. FLUJOGRAMA DE PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL. ...............................................10
5. ANEXOS Y DOCUMENTOS ..................................................................................................11
A. PLAN DE GESTION DEL TIEMPO (SGT-P-01). ......................................................................11
B. LISTA DE HITOS (SGT-L-01).................................................................................................11
C. EDR DEL PROYECTO. ..........................................................................................................11
D. DIAGRAMA GANTT (SGT-DI-01).........................................................................................11
E. DIAGRAMA DE HITOS (SGT-DI-02). ....................................................................................11

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1. GENERALIDADES

1.1. OBJETIVOS

 Establecer medidas para definir y controlar los tiempos en los proyectos

referidos a obras civiles.
 Mejorar los procesos de contratación, durante la ejecución de los contratos
de servicios, obra, proyectos de infraestructura y mantenimiento.
 Asegurarse de que todo colaborador de gerencia de proyectos y gerencia de
obras conozca este plan, así como las responsabilidades asociadas al mismo.
 Asegurarse de que todo colaborador de gerencia de proyectos y gerencia de
obras trabajen aplicando los lineamientos según este sistema.

1.2. ALCANCE
 Todos los proyectos referidos a procesos de contratación, ejecución y
mantenimiento de proyectos referidos a obras civiles .

1.3. APLICACIÓN
 Este sistema está diseñado para brindar una estrategia que maneje con
eficacia la planificación, seguimiento y control del cronograma de los
proyectos hacia un mejor cumplimiento integral de los tiempos y plazos.

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2. ETAPAS.

2.1. GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL PROCESO DE PLANIFICACIÓN

 El equipo de trabajo planificara, desarrollara, gestionara y ejecutara el

cronograma del proyecto recopilando las actividades y recursos necesarios
para el desarrollo del cronograma.

2.1.1. PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL CRONOGRAMA

 El dpto. de Ingeniería, planeamiento y presupuesto seguirá los lineamientos

establecidos en el PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO SGT-P-01, el cual detallara
la forma como serán detallado, desarrollado, monitoreado, controlado el
cronograma.

2.1.2. DEFINIR LAS ACTIVIDADES

 El dpto. de Ingeniería, planeamiento y presupuesto identificara y

documentara las acciones específicas que se deben realizar para cumplir con
los entregables del proyecto. Siguiendo los lineamientos establecidos en el
PLAN DE GESTION DEL TIEMPO SGT-P-01.
 El dpto. de Ingeniería, planeamiento y presupuesto documentara la lista de
actividades utilizando software de gestión de proyectos Ms Project o
Primavera P6.
 El dpto. de Ingeniería, planeamiento y presupuesto documentara los
atributos de cada actividad e utilizando software de gestión de proyectos Ms
Project o Primavera P6.
 El dpto. de Ingeniería, planeamiento y presupuesto documentara los hitos
del proyecto utilizando software de gestión de proyectos Ms Project o
Primavera P6. Además, dejara plasmados dicha lista de hitos en el formato
LISTA DE HITOS SGT-L-01.

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2.1.3. SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES

 El dpto. de Ingeniería, planeamiento y presupuesto secuenciara las

actividades según la metodología de actividad en el nodo AON establecido
en el plan de GESTIÓN DE TIEMPO SGT-P-01. Para ello utilizara la lista de
actividades, lista de atributos, LISTA DE HITOS SGT-L-01, ENUNCIADO DEL
ALCANCE DEL PROYECTO SGA-D-01 en la cual se establece la manera cómo
será ejecutada la dependencia con otras actividades, relaciones, fechas o
cualquier otra característica que pueda afectar la secuenciación de las
actividades y los procedimientos para la realización de las actividades.
RELACION DE PRECEDENCIA UTILIZADAS
MS PROJECT PRIMAVERA P6
FINAL INICIO FC FS
FINAL FINAL FF FF
INICIO A INICIO CC SS
INICIO A FINAL CF SF

 El dpto. de Ingeniería, planeamiento y presupuesto documentara la

secuenciación de las actividades a través de un diagrama de red del
cronograma en cual genera un reporte dependiendo del software utilizado.
 Actualizara además de ser necesario los documentos del proyecto.

 Lista de actividades
 Lista de atributos
 Lista de hitos SGT-L-01
 Registro de riesgos SGRI-R-01

2.1.4. ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES.

 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto seguirá el lineamiento

establecidos en el PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO SGT-P-01 el cual indicará
el nivel de exactitud y las unidades de medida a utilizar.

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 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto pedirá al departamento

de recursos humanos el CALENDARIO DE RECURSOS SGR-CR-01 donde estará
documentado los periodos de tiempo durante los cuales cada miembro de
gerencia de obras está disponible para trabajar en el proyecto.
 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto pedirá al dpto. de
logística el CALENDARIO DE RECURSOS SGAD-CR-01 la cantidad de recursos
disponibles en almacenes de la empresa y así poder realizar un análisis de
alternativas de utilización de recursos propios y adquisición de recursos
nuevos o en su defecto subcontratar actividades.
 Como técnica para la estimación de recursos se utilizará los rendimientos
publicados por capeco ya que la estimación de recursos se encuentra
fielmente asociada a los análisis de costos de las actividades.
 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto documentara y
estructura los recursos EDR. (1)
 Actualizara además de ser necesario los documentos del proyecto.

 Lista de actividades
 Lista de atributos
 Calendario de recursos SGR-CA-01, SGAD-CA-01

2.1.5. ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto estimara la duración de

las actividades en base a estimaciones paramétricas de datos de rendimiento
estadístico estipulados por capeco y los metrados de cada actividad los
cuales ira corrigiendo con el proceder de los proyectos
 Mediante estimación de tres valores y así documentar a través de lecciones
aprendidas hasta obtener su propia base estadística histórica.

1 Para lo cual se utilizará software de gestión de proyectos tales como chart pro o primavera P6

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2.1.6. DESARROLLAR EL CRONOGRAMA.

 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto desarrollara el

cronograma del proyecto utilizando herramientas tales como software de
gestión de proyectos Ms PROJECT o PRIMAVERA P6 los cuales se basan en
el método de la ruta crítica CPM.
 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto deberá asegurar la
correcta optimización de recursos mediante la nivelación o equilibrio de tales
recursos evitando la sobreasignación. (2)
 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto tendrá comprensión
total del cronograma del proyecto para poder acordar el calendario del
proyecto sin modificar el alcance del mismo, cumpliendo los objetivos y
restricciones del mismo para tal utilizará.
Intensificación: técnica utilizada para acortar la duración del cronograma con
el menor incremento posible mediante la aportación de recursos u horas
suplementarias. (3)
Actividades simultáneas: técnica utilizada realizar actividades simultáneas y
acortar la duración de las actividades.
 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto generara la línea base
del cronograma que viene ser la versión aprobada del:
 DIAGRAMA GANTT esquematización en software
 DIAGRAMA DE HITOS esquematización en software
 DIAGRAMA DE RED esquematización en software
 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto enviará a Gerencia De
Proyectos la línea base del cronograma para su aprobación el cual tendrá un
plazo de 02 días. Después de aprobado el gerente de proyectos enviara al
cliente la línea base del cronograma. Para su aprobación de la fecha de inicio
de la línea base y la fecha de finalización de la línea base (4)

2 Apoyarse de instructivo INSTR02 PARA MS PROJECT, instructivo INSTR03 PARA PRIMAVERA P6.
3 Técnica utilizada solo para actividades de la ruta critica
4 De presentarse cambios a la línea base el dpto. De ingeniería, planeamiento y presupuesto tendrá plazo 2 días para levantar las
observaciones impuestas.

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2.2. GESTIÓN DEL TIEMPO EN EL SEGUIMIENTO Y CONTROL.

2.2.1. CONTROLAR EL CRONOGRAMA.

 El dpto. De seguimiento y control se guiará bajo los lineamientos

establecidos en el PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO SGT-P-01.
 El dpto. De seguimiento y control mantendrá el cronograma del proyecto
mediante reportes semanales del trabajo avanzado para lo cual recopilará y
consolidará datos de actividades completadas, actividades en proceso y
trabajo no iniciado. Llevará además revisiones retrospectivas (para registrar
lecciones aprendidas y mejorar procesos).
 El dpto. De seguimiento y control seguirá las reglas para medición de
desempeño dictadas en el PLAN DE GESTIÓN DEL TIEMPO SGT-P01.para lo
cual recopilará datos de metrajes de actividades semanalmente o
diariamente, y de costos incurridos en el proceso de cada actividad
quincenalmente.
 El dpto. De seguimiento y control tendrá reuniones cada 15 días y de ser
necesario al presentarse un cambio por el cliente. En el cual se presentarán
el reporte de performance del proyecto que controla la variación de la línea
base integral de desempeño con el desempeño real. Así mismo revisara y
tratara los cambios que se pudieran presentar. (5)
 El dpto. De Ingeniería, Planeamiento Y Presupuesto enviará a Gerencia De
Proyectos informe mensual del avance del proyecto la cual contendrá la línea
base de desempeño (línea base del alcance, línea base del cronograma, línea
base de costos). Después de su revisión el gerente de proyectos enviara al
cliente.
 Actualizara además de ser necesario los documentos del proyecto.

 Datos del cronograma

 Cronograma del proyecto
 Registro de riesgos SGRI-R-01.

5 El contenido del reporte de performance está estipulado en plan de gestión del tiempo SGT-P-01

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3. FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PLANIFICACIÓN.

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GERENCIA DE
CLIENTE EQUIPO DE TRABAJO
PROYECTOS

LISTA DE
DEFINIR LAS
INICIO ACTIVIDADES
ACTIVIDADES

LISTA DE HITOS LISTA DE

SECUENCIAR LAS
SGT-L-01 ATRIBUTOS
ACTIVIDADES

DPT.RECURSOS
DPT.DE LOGISTICA
HUMANOS
ESTIMAR LOS CALENDARIO DE
CALENDARIO DE
RECURSOS DE LAS PEDIR SI RECURSOS
RECURSOS
ACTIVIDADES SGAD-CR-01
SGR-CR-01

NO

ESTRUCTURA DE
DESGLOSE DE
RECURSOS
EDR

LISTA DE LISTA DE
ACTUALIZAR SI ACTIVIDADES ATRIBUTOS

NO

ESTIMAR LA LISTA DE HITOS

DURACION DE LAS SGT-L-01
ACTIVIDADES

DESARROLLAR EL
NO
CORNOGRAMA

LINEA BASE DEL

NO APROBACION
CRONOGRAMA

APROBACION SI

SI

ACTA DE
ACEPTACION DE
LINEA BASE DEL
PROCESO DE PLANIFICACION

CRONOGRAMA

FIN

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4. FLUJOGRAMA DE PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL.

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CLIENTE EQUIPO DE TRABAJO Función

INICIO

REPORTE
SOLICITUD DE TRABAJO SEMANALES DE
CAMBIOS AVANZADO AVANCE

REUNIONES DE REPORTE DE
SEGUIMIENTO Y PERFORMANCE DEL
CONTROL DEL PROYECTO
PROYECTO

CONTROL
INTEGRADO SI CAMBIOS
DE CAMBIOS

AFECTA NO ACTUALIZAR
SI

NO
SI SI

REVISAR Y VOLVER DATOS DEL

A EMITIR LA LINEA CRONOGRAMA,CRO NO
BASE DEL NOGRAMA DEL
CRONOGRAMA PROYECTO

REGISTRO DE
RIESGOS
SGRI-R-01

INFORMES
MENSUALES

INFORME MENSUAL
REVISION DE
DEL PROYECTO
SI INFORME
PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL

MEDIDAS

REVISION DE
MEDIDAS NO
INFORME

NO

FIN

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5. ANEXOS Y DOCUMENTOS

A. PLAN DE GESTION DEL TIEMPO (SGT-P-01).

B. LISTA DE HITOS (SGT-L-01).

C. EDR DEL PROYECTO.

D. DIAGRAMA GANTT (SGT-DI-01).

E. DIAGRAMA DE HITOS (SGT-DI-02).

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