1/7/2012

DIRECCIÓN DE PROYECTOS
MSc. Ing. Marcelo Molina
G.

GESTION DE LAS COMUNICACIONES

DEL PROYECTO

Gestión de las Comunicaciones

Procesos
1. Registro de Interesados
5 2.
2 Planificar las Comunicaciones
3. Distribuir la información
2 4. Gestionar las expectativas de
2
1 los interesados
3-4 5. Informar el desempeño

Incluye los procesos para garantizar que la generación,

recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y
disposición final de la información del proyecto sean
adecuados y oportunos.
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Gestión de las Comunicaciones (1/5)

10.1 Registro de Interesados

• Identifica a todas las personas u organizaciones impactadas

por el proyecto, y documenta información relativa a sus
intereses, participación e impacto en el proyecto.

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Gestión de las Comunicaciones (2/5)

10.2 Planificar las Comunicaciones

• Determina las necesidades de información de los interesados

y define como abordar la comunicación con ellos.

• Se define por ejemplo, quien necesita información, que tipo

de información, cuando y como le será entregada y por quien.

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Objetivo de las Comunicaciones

• Cada una de las personas involucradas en el Proyecto debe estar en

condiciones de enviar y recibir la información que permita que su
función sea eficaz y eficiente.
eficiente
• Debe comprender como afecta su estilo de comunicación al proyecto y
al resto de los involucrados

Planificar las Comunicaciones

¿Qué información ¿Cuándo
necesitan los necesitan la
interesados? información?

¿Quién se
¿Quién recibirá la ¿Cuántos canales
comunica con
información? hay involucrados?
quién?

¿Con que ¿Quién ¿Cómo se

¿Qué tecnología
frecuencia será la distribuirá la distribuirá la
utilizaremos?
comunicación? información? información?

PLAN DE COMUNICACIONES

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Gestión de las Comunicaciones (3/5)

10.3 Distribuir la Información

• Pone la información relevante a disposición de los

interesados en el proyecto, de acuerdo al plan establecido.

Habilidades de Comunicación –
Fundamentos
Emisor Receptor

Codifica Decodifica

Mensaje
Decodifica Codifica

Interferencia

HABILIDADES DE COMUNICACIÓN
 Elección del Medio (escrito, oral, formal, informal)
 Estilo de Redacción
 Técnicas de presentación
 Técnicas de gestión de reuniones

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Canales de Comunicación

Comunicación ascendente
con la Gerencia
Comunicación
Comunicación
lateral con
lateral con
otros
amigos,
Gerentes de Gerente de Grupos
Proyecto, Proyecto Sociales y
otros Grupos
Organizacione
Funcionales,
s Formales e
Proveedores
Informales
y Clientes Comunicación descendente
con subordinados y Personal
de la Oficina de Proyectos

Canales de Comunicación
• La cantidad de canales de comunicación (N) que se establece en el
proyecto, depende del número de personas y/o sectores involucrados
(x) en los diversos procesos de comunicación, según la siguiente
función:

N = X * (X‐1)
2
Contar la cantidad de flechas
4 personas  6 canales

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Factores básicos en Comunicaciones

Existen cuatro factores básicos para el éxito de un

proyecto:

 Project Charter
 Planificación de riesgos
 Estructura de Desglose de Trabajo
 Plan de comunicaciones

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La escucha activa

 Mantenga el contacto visual con quien está hablando.

 Evite las interrupciones.
 No termine las frases que el otro está pronunciando ni se
adelante a lo que cree que va a decir.
 Parafrasee para reconfirmar lo que fue dicho.
 Utilice monosílabos y gestos para alentar la comunicación.
 Haga preguntas para una mejor comprensión del tema.
 Elimine cualquier distracción.
 Concéntrese, focalice su atención tanto en los elementos
verbales como en los no verbales.

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 Investigación sobre las Comunicaciones

Nivel Racional 30%

Nivel Emocional 70%

7%
Verbales: palabras que se dicen

Vocales: características de la voz 38%

Visuales: expresiones corporales y faciales 55%

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Para Pensar…

Un buen Director de Proyectos tiene habilidades de

comunicación no verbal. Por ejemplo, la comunicación
paralingüística (tener en cuenta el tono de la voz) o la
kinesia (interpretar las expresiones corporales y faciales).

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Barreras de la Comunicaciones

Gestión de Proyectos
Planificación, Organización,
Ejecución, Control
 Distintas percepciones
 Exceso de información
 Falta de información
 Falta de confianza
 Semántica, vocabulario
 Escuchar lo que se quiere
 Diferencias culturales OBJETIVOS
 Juegos de poder
 Retención de la información
 Manejo exclusivo por “memo”
 Ignorar comunicación no
verbal
 Diferencia jerárquica

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Claves para una reunión efectiva

 Objetivos previamente definidos y alcanzables.

 Roles y responsabilidades previamente asignados.
 Expectativas claramente definidas.
 Agenda distribuida previamente.
 Preparación y distribución de la minuta.
 Seguimiento de lo acordado.
 Puntualidad en inicio y finalización.

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Frecuencia de la Reuniones
en el Ciclo de Vida del Proyecto
Frecuencia de las reuniones

Planificación Ejecución

Conceptual Desarrollo Implementación Cierre

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Gestión de las Comunicaciones (4/5)

10.4 Gestionar las expectativas de los Interesados

• Se comunica y trabaja en conjunto con los interesados para

satisfacer sus necesidades y abordar problemas.

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Para pensar…

Jorge está convencido que la parte que quitaron del proyecto debe formar
parte del mismo. Por lo tanto, seguirá presionando para que vuelvan a
incluir lo que él desea
desea.

DP: Jorge, se que quieres agregar otras actividades en el proyecto. El

Patrocinador ya ha asignado los fondos y ha firmado formalmente el
alcance definitivo. Lamentablemente, ya no hay vuelta atrás y no es
posible modificar el alcance. Te agradecería que no pierdas más tiempo
con tu pedido y que te integres al resto del equipo.

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Para pensar…

La Gerente de Operaciones está furiosa porque el proyecto Z va a utilizar

gran parte de sus mejores recursos humanos, lo cual retrasará sus
proyectos en ejecución
ejecución.

DP: Hemos tenido en cuenta el impacto que tendrá en tus proyectos el

proyecto Z. Como entenderás, este proyecto es estratégico para la
compañía y necesitamos de tus mejores recursos. Para mitigar el
impacto te estaré solicitando con dos meses de anticipación los
recursos necesarios y te mantendremos actualizada de los avances del
proyecto para liberar llos recursos lo antes posible.
bl

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Para pensar…

¿Porqué el Director de Proyectos debe preocuparse

de estas acciones?

RESPUESTA:
• Debe ser proactivo
• Tener en cuenta las necesidades de los interesados, aún cuando no se
las puedan resolver.
• Mantener los canales de comunicación abiertos para garantizar una
comunicación fluida con los interesados.

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Sugerencias
Las siguientes sugerencias ayudan a mejorar la comunicación organizacional de la
fuente / codificador:
– Las metas de la comunicación deben ser establecidas antes de la
di
diseminación
i ió deld l mensaje.j
– El establecer las metas incluye la definición exacta de lo que debe lograr el
mensaje.
– Buenos comunicadores siempre buscan clasificar no sólo sus ideas sino
también el propósito real de la comunicación.
– Consultar a otras personas, también puede ser apropiado.
– Debe utilizarse el lenguaje verbal y no verbal apropiados. Esto requiere
considerada
que la postura total (física y humana) sea considerada.

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