Diva Andrade

Waldomiro Vergueiro

Aquisição de materiais de informação

Andrade, Diva
Aquisição de materiais de informação / Diva Andrade, Waldomiro
Vergueiro. – Brasília, DF : Briquet de Lemos/Livros, 1996.

Bibliografia.

1. Aquisição (Bibliotecas) 2. Bibliotecas – Serviços de aquisição I.

Vergueiro, Waldomiro. II. Título.

ISBN 85-86637-09-S

42

Como referenciar os capítulos do livro?

Título do capítulo
ANDRADE, Diva; VERGUEIRO, Waldomiro. . In:____. Aquisição de materiais
Número do capítu
de informação. Briquet de Lemos/ Livros: Brasília, DF, 1996. Cap. , p.
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Página Página
Capítulo Título
Inicial Final
1 A aquisição: onde realmente começa 4 7
2 Organização do serviço de aquisição 8 16
3 Modalidades de aquisição 17 18
4 Compra: atividades preliminares 19 45
5 Compra: procedimentos e execução 46 54
6 Especificidades da compra 55 67
7 Permuta 68 77
8 Doações 78 86
9 Aquisição e ética profissional 87 92
10 O futuro da aquisição 93 102

Sumário

Introdução 4
1. A aquisição: onde tudo realmente começa 5
2. Organização do serviço de aquisição 6
Responsabilidade pela aquisição 6
Manual de aquisição 7
3. Modalidades de aquisição 9
4. Compra: atividades preliminares 9
Previsão orçamentária 10
Aplicação de recursos 11
Modalidades de compra 12
Compras por licitação 12
Compras sem licitação 13
Compras por adiantamento 13
Organizando as sugestões para aquisição 13
Complementação de dados bibliográficos 14
Verificação da existência do item solicitado 15
Seleção dos fornecedores 16
Quem são os fornecedores de materiais de informação 16
Editoras 16
Livrarias 17
Agências e distribuidoras 17
Approval plans 18
5. Compra: procedimentos e execução 19
Pedidos de cotação e recebimento de faturas pro forma 19
Controle de registros 20
Pagamento e controle de recebimento 21
Recebimento de material 21
Documentação fiscal 22
6. Especificidades da compra 22
Aquisição cooperativa 22
Publicações seriadas 23
Livros antigos e raros 24
Materiais audiovisuais 24
CD-ROMs 25
Histórias em quadrinhos 26
Literatura cinzenta 26
Outros materiais 26
7. Permuta 27
Publicações próprias 27
Listas de duplicatas 28
Organização do serviço de permuta 29
Manutenção de arquivos 29
8. Doações 30
Doações solicitadas 30
Doações espontâneas 32
9. Aquisição e ética profissional 33

1
10. O futuro da aquisição 35
Aquisição automatizada 36
As publicações eletrônicas 37
Definição entre acesso versus posse dos documentos 38
11. Considerações finais 38
12. Bibliografia complementar 39
Livros 39
Periódicos 41
Listas eletrônicas de discussão e periódicos eletrônicos 41
13. Anexo 1 – Declaração de princípios e padrões para a prática da aquisição
42
14. Anexo 2 – Expressões empregadas nas atividades de aquisição 43

2
 Introdução

Há muito tempo a preocupação com as atividades ligadas à aquisição de materiais de

informação vem sendo uma constante junto aos autores deste livro. De uma, por ter atuado na
área durante boa parte de sua vida profissional como responsável pela organização e
administração dos serviços de aquisição de urna grande biblioteca universitária. De outro, por
fazer parte de suas preocupações acadêmicas, representando significativa parcela do conteúdo
de uma das disciplinas que ministra a alunos de biblioteconomia e ciência da informação. Para
ambos a aquisição tem-se mostrado sempre como um fascinante desafio intelectual.
A proximidade de interesses fez com que o projeto de escrever um livro em colaboração
aparecesse mais ou menos de modo natural. Assim, a idéia cresceu e criou raízes. Mais que
tudo, fascinou-nos a perspectiva de unir uma visão de conteúdo marcadamente teórico, em que
normalmente prevalece o ideal de perfeição a ser atingido, com o ponto de vista prático da
profissional que vem testando suas idéias e possibilidades no desempenho diário, comprovando
não só o que é necessário, mas também o que é efetivamente possível de alcançar quando
consideradas todas as realidades diretamente envolvidas no desempenho de sua profissão.
Mas que não se tenha dúvida: embora os sonhos e a paixão pelo assunto possam estar
no âmago de suas motivações, os autores deste livro não hesitariam em confirmar a
importância da aquisição para as instituições de informação. E ela que torna possível a
concretização do que foi planejado de maneira ampla pelo desenvolvimento de coleções e
definido especificamente pela seleção. É ela que transforma os planos dos bibliotecários em
objetos palpáveis, manuseáveis e próximos de seus interessados. E ela que responde
concretamente aos anseios da comunidade, na medida em que a privilegia nas suas práticas
diárias.
Entendemos que essa postura é também compartilhada por grande parte da literatura
especializada de biblioteconomia e ciência da informação. Para comprovar isso, basta dar uma
rápida olhada no número de artigos que nos últimos anos vem aparecendo, em âmbito
internacional, sobre o assunto nas revistas da área, inclusive com o surgimento de vários títulos
dedicados especificamente à aquisição de materiais de informação.
Esse interesse pelo assunto, sabe-se, não ocorreu por acaso: no mundo inteiro, os
recursos destinados às bibliotecas e centros de informação para a compra de materiais
informacionais cresceram muito menos do que o preço das publicações ou, em muitos casos,
sofreram significativa redução. Esse fato é ainda mais agravado pelo aparecimento de novos
tipos de documentos, nos suportes mais diversos, que devem estar presentes no acervo das
instituições, exigindo o comprometimento de parte significativa dos recursos orçamentários.
Tomou-se primordial, para evitar um prejuízo irrecuperável ao ritmo de crescimento das
coleções e garantir que pudessem manter, no mínimo, o mesmo nível de qualidade anterior,
que todos os procedimentos das atividades de aquisição tivessem sua eficiência maximizada. A
literatura internacional demonstra muito bem esta preocupação, discutindo casos específicos,

3
propondo novos modelos de organização e estrutura de serviços, questionando procedimentos
tradicionalmente aceitos e apresentando alternativas de atuação mais eficientes. Isso significa
que, ao contrário do que se poderia pensar, a preocupação com a aquisição de materiais
informacionais tem crescido muito mais do que se esperava, evidenciando talvez um novo
despertar dos profissionais de informação do mundo inteiro para a importância da questão.
E dentro desse contexto em ebulição que entendemos o potencial de um livro sobre
aquisição de materiais de informação. Para as instituições que estão ingressando nessa nova
era, ele poderá alertá-las para a necessidade de definir procedimentos que permitam garantir
que as informações importantes estejam disponíveis para os interessados sem as restrições em
geral vinculadas ao suporte físico (ou seja, adquirir as informações sem adquirir o documento).
Para as que ainda engatinham na tecnologia e têm pouca disponibilidade ou acesso às
inovações, provavelmente a grande maioria das instituições informacionais deste país, poderá
proporcionar formas mais eficientes para a organização de suas práticas ainda
predominantemente manuais.
E importante salientar que, em virtude de a experiência dos autores ter ocorrido, em sua
quase totalidade, no setor público, este trabalho por certo deixará entrever esse viés na forma
de abordar os assuntos. A problemática foi geralmente enfocada muito mais do ponto de vista
de um profissional que atua na esfera pública do que de quem trabalha em uma instituição
privada.
Ao considerar, no entanto, o ambiente de informação onde trabalhamos, acreditamos ser
perfeitamente possível a transposição de situações. As questões específicas da administração
pública dizem respeito principalmente à compra de materiais, em geral regulada por
procedimentos estritos, e isto não parece difícil de contextualizar.
Na iniciativa privada as diretrizes costumam ser mais elásticas, deixando um espaço de
manobra maior para o profissional. No entanto, embora os procedimentos específicos possam
divergir, acreditamos que a questão é tão pertinente em uma como em outra área. A
preocupação com a eficiência das atividades de aquisição não é, ou não deveria ser, privilégio
apenas dos profissionais que atuam no livre mercado, ou seja, em empresas privadas.
Poderíamos até afirmar que no setor público esta eficiência se faz ainda mais necessária, pois
este país não se pode dar ao luxo de desperdiçar os parcos recursos que necessita destinar às
atividades informacionais.
Este livro foi elaborado na crença de que a busca sistemática pela otimização dos
procedimentos de aquisição de materiais de informação, independentemente do local específico
onde venha a ocorrer, é sempre um objetivo digno de ser perseguido.

A aquisição: onde tudo realmente começa

Imagine-se um indivíduo comum passeando a esmo por uma das grandes bibliotecas do
mundo, pasmo diante da imensidade de obras que foram durante séculos reunidas e

4
organizadas nessa instituição, e que se encontram agora, com maiores ou menores restrições,
dependendo do caso, à disposição do público. E provável que fique maravilhado diante da
inventividade humana que gerou essas maravilhas do pensamento, agrupadas em um único
lugar para prazer e usufruto de gerações inteiras de leitores.
Dependendo de sua sensibilidade, essa pessoa poderá sentir-se diminuta diante da
grandeza do conhecimento, e talvez até fique muda de admiração pelo quanto a humanidade
caminhou nestes séculos todos. Mas também não terá a mínima idéia de quanto trabalho, suor
e dedicação foram necessários para que aquela coleção específica pudesse tomar-se realidade.
Ingenuamente, pensará que tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros e outros
materiais chegando à biblioteca quase que por determinação divina, encontrando seu caminho
para as estantes como se para isso estivessem predestinados desde o início dos tempos.
Imaginará que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos para a conservação dos
materiais informacionais. Talvez até acredite que esses mecanismos, tal qual um relógio
perfeitamente sincronizado, façam com que grande parcela do imenso universo do
conhecimento humano registrado, em qualquer tipo de suporte, possa encontrar guarida em
alguma instituição da área de informação (bibliotecas, centros de documentação, arquivos,
museus, etc.), garantindo assim o acesso no presente e a disponibilidade para as futuras
gerações.
Irá, talvez, em sua mente, idealizar um mundo perfeito onde a riqueza do conhecimento
humano é espontaneamente preservada, sem que quaisquer elementos possam exercer
influência contrária, pois para essa pessoa, talvez um cidadão comum sem grande bagagem de
conhecimentos, que foi ensinada durante anos a ver na palavra impressa algo mais ou menos
sagrado, o respeito ao saber sempre pareceu questão acima de qualquer dúvida. E,
infelizmente, pensando assim, não terá a mínima idéia de quão longe se encontra da verdade
dos fatos.
Nós, profissionais da informação em geral, sabemos. Das dificuldades. Dos percalços. Da
complexidade. Sabemos como as atividades ligadas à identificação e localização dos materiais
são muitas vezes bem mais difíceis de serem realizadas do que podem parecer em uma
primeira análise. Temos uma idéia bastante clara de como os materiais informacionais se
perdem, às vezes de maneira totalmente irrecuperável, tomando-se inacessíveis às legiões de
potenciais interessados para quem se destinavam. Conhecemos muitos dos meandros dos
mercados editoriais, entendendo claramente que a influência de fatores econômicos, culturais,
políticos e sociais é muitas vezes maior do que o desinteresse característico de quem apenas se
preocupa com a preservação dos bens culturais.
Sabendo tudo isso, temos condições de construir um referencial muito mais realista do
mundo contemporâneo do que aquele desenvolvido pelo cidadão citado no parágrafo anterior,
e podemos afirmar que, no que concerne a essa questão, este certamente não é ―o melhor dos
mundos possíveis‖, como diria Voltaire...

5
 É dentro dessa visão de mundo que escolhemos o título deste capítulo, querendo afirmar
que com a aquisição é que começa de fato a existir uma instituição destinada a preservar e
divulgar as criações do conhecimento humano registradas em forma de livros, periódicos
especializados, jornais, discos, filmes, vídeos, etc. Antes disso, ela existe apenas em essência.
Daí a necessidade de executar todas as atividades da aquisição de maneira eficiente,
garantindo que o planejado nas fases anteriores do desenvolvimento de coleções,
principalmente as fases de elaboração da política e a atividade de seleção propriamente dita,
seja colocado em prática.
À aquisição caberá um trabalho minucioso de identificação, localização dos itens e sua
posterior obtenção para o acervo, qualquer que seja a maneira de tornar isto possível. E não é
uma tarefa assim tão automática, pois, infelizmente para os profissionais, os títulos
selecionados não se encontram acenando para eles ao dobrar da esquina, a gritar ―olha eu
aqui, olha eu aqui‖ e quase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, realizar o
trabalho de aquisição assemelha-se a procurar uma agulha em um palheiro, tantas são as
possibilidades existentes. É uma atividade que exige perseverança e atenção a detalhes, de
maneira a evitar um descompasso entre o que foi escolhido primordialmente para aquisição e
aquilo que afinal chega às mãos do usuário.
Naturalmente, o nível de complexidade das atividades de aquisição varia segundo as
características da instituição onde ocorrem. Imagina-se que a aquisição de materiais em uma
biblioteca especializada em física quântica ocorrerá de maneira diferente da aquisição que se
faz em uma biblioteca pública de um bairro de periferia. Na primeira, serão necessários
cuidados especiais para a localização dos títulos e aquisição das edições exatas que foram
selecionadas, pois a segunda edição de um livro pode não representar, muitas vezes, um
substituto aceitável para a terceira edição (ou vice-versa). Na biblioteca pública, isso talvez não
seja um aspecto muito importante, que exija atenção especial do profissional.
Em ambos os casos, porém, a preocupação com a eficiente organização dos processos
deverá ser constante, garantindo-se que o item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no
menor tempo e ao menor custo possível de aquisição. As dificuldades pára isso ocorrer serão
diversas, desde as ligadas à legislação que rege a compra de materiais em geral e de materiais
bibliográficos em particular, tanto no setor público como na iniciativa privada, às relativas às
condições da própria instituição, que definem, entre outras coisas, os responsáveis pela
aquisição, a execução do pagamento dos itens (quando for o caso) e a prestação de contas
depois de efetuadas todas as despesas.
É importante, pois, tomar um cuidado especial com a organização dos serviços de
aquisição, deixando bem claros a estrutura de tomada de decisões e o fluxo administrativo que
as diversas atividades deverão seguir a fim de que sejam consideradas bemsucedidas.
Continuaremos a discussão, portanto, com algumas considerações a respeito da organização do
serviço de aquisição.

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 Organização do serviço de aquisição

A primeira pergunta que se faz quando se pensa na organização de um serviço de

aquisição refere-se à área dos serviços de informação a que a aquisição deverá estar ligada. A
esse respeito, parece existir um consenso de que as atividades de aquisição deverão encontrar-
se próximas, na estrutura organizacional, das atividades de seleção de materiais.
Em primeiro lugar, porque existe quase que uma continuidade de atuação entre as duas,
a primeira dependendo diretamente da segunda. Em segundo lugar, porque há toda uma série
de instrumentos auxiliares que são utilizados por ambas as áreas.
Além do mais, muitas vezes as decisões de seleção e aquisição encontram-se tão
imbricadas que fica difícil afirmar quando se trata de uma ou de outra. Pense-se, por exemplo,
no caso de um título que, durante o processo de aquisição, se descobre estar esgotado e deve
ser substituído imediatamente por outro, de maneira que não se perca o recurso já alocado
para ele. Neste caso, uma decisão rápida será necessária, para que a substituição dos itens não
acarrete prejuízos maiores para a instituição. Caso exista uma grande distância administrativa
entre as atividades de seleção e de aquisição, exigindo consultas burocráticas a diversos
funcionários ou superiores hierárquicos, a rapidez alcançada talvez não seja suficiente para o
sucesso da operação. E a verba poderá ser perdida.
O exemplo acima, em uma primeira análise, parece ser um caso extremo e talvez até
mesmo o seja para uma grande parcela dos leitores. Na prática, no entanto, principalmente em
grandes instituições do setor público, como universidades ou instituições de pesquisa
largamente distribuídas pelo território nacional, onde a compra de materiais informacionais é
realizada de forma centralizada, o excesso de burocracia faz com que muitas vezes se perca a
possibilidade de utilizar determinadas verbas de maneira mais racional (mesmo considerando as
vantagens que a centralização das aquisições pode oferecer em termos da realização de
compras em grande quantidade, com conseqüente preço unitário menor).
Quem compra não tem, muitas vezes, o poder para decidir quanto à substituição de itens
eventualmente inexistentes no mercado, devendo reportar-se a diversos canais de decisão até
obter uma resposta. Outras vezes, nem saberia como fazê-lo, pois não domina a complexidade
da aquisição de materiais informacionais, comprando livros um dia, cadeiras no outro,
periódicos num terceiro e vários tipos de artigos de papelaria antes que a semana acabe. (A
especialização dos responsáveis pela aquisição de materiais informacionais, tema sobre o qual
voltaremos a falar, parece ser sempre desejável...)
Quando se trata de instituição onde as decisões de seleção são tomadas diretamente
pelo bibliotecário-chefe, é aconselhável que a aquisição esteja ligada diretamente a ele, sem
intermediários. Em instituições menores, onde muitas atividades tiverem que ser realizadas por
poucas pessoas, é desejável que as decisões de seleção e aquisição sejam responsabilidade de
um único indivíduo. Assim, a instituição terá maiores garantias de que o fluxo administrativo
não se interromperá em momentos menos apropriados.

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 Quando, no entanto, por algum motivo, não for possível assegurar a proximidade
administrativa dessas duas áreas, será preciso adotar garantias para que não fiquem
incomunicáveis ou não entrem em atrito. Imagine-se, por exemplo, o que aconteceria em uma
grande instituição de informação com vários selecionadores e um único profissional responsável
pela aquisição, se este profissional se desentendesse com um dos selecionadores e
simplesmente se recusasse a dialogar com ele, inventando mil pretextos para não adquirir os
materiais por ele selecionados (é sempre muito fácil arrumar razões para dizer não...). Eis por
que os canais de comunicação entre essas duas áreas, seleção e aquisição, devem funcionar
sem interrupções. Os prejuízos, tanto a curto como a longo prazo, são difíceis de calcular.
Toda esta discussão enseja que se levante, em relação à aquisição, uma pergunta similar
à que se faz quanto à seleção: afinal, quem deve ser responsável pela aquisição dos materiais
informacionais? É o que tentaremos responder a seguir.

Responsabilidade pela aquisição

Durante algum tempo, pensou-se que a aquisição de materiais informacionais pudesse

ser facilmente realizada por pessoas estranhas à profissão de bibliotecário. Afinal, costumava-se
argumentar então, comprar livros e periódicos é o mesmo que comprar qualquer outra coisa;
basta entrar em contato com o vendedor e efetuar a compra. Não haveria dificuldade maior.
Ainda mais, dizia-se, por ser uma atividade de características eminentemente administrativas,
seria suficiente apenas que o executor dominasse os procedimentos para a aquisição de
materiais em geral e os aplicasse aos materiais de informação.
No entanto, a experiência tem mostrado que as coisas não são tão simples assim. O
mercado de edição e comércio de livros e documentos impressos em geral, para não falar dos
materiais audiovisuais, tem características próprias que o diferenciam dos outros mercados. É
absolutamente uma falácia pensar, por exemplo, que adquirir livros é a mesma coisa que
adquirir cadeiras para a biblioteca. Não é. Tanto para adquirir cadeiras como livros há
necessidade de um conhecimento específico que antecede o processo de compra, visando à
identificação precisa do que se vai comprar. Para cadeiras, é necessário saber se devem ter
rodas, qual a altura, com ou sem braços, quais os fornecedores, etc. Para o material
bibliográfico o mesmo acontece, exigindo-se também o conhecimento prévio e detalhado do
que se quer comprar, a quais fornecedores se deve recorrer e como fazer para atingir esse
objetivo da melhor forma possível. Além disso, os livros deverão ter uma especificação muito
mais detalhada, envolvendo tanto os dados que dizem respeito a seu aspecto físico (tamanho,
tipo de encadernação, edição especial ou não) como a seu conteúdo (assunto, autor, editor,
etc.). Isto sem falar que, no caso de um livro, tem-se que obter o nome correto do autor, a
edição desejada específica, o ISBN, etc.
Isso significa que é necessário destacar para o trabalho de aquisição de materiais
informacionais pessoas especializadas nesse trabalho. Quer dizer, pessoas que receberam

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educação formal sobre o assunto (os bibliotecários) ou que têm suficiente experiência na área,
por terem atuado na aquisição durante grande parte de sua vida profissional (os técnicos).
Pessoalmente, pensamos que os bibliotecários apresentam muitas vantagens sobre os
técnicos, principalmente devido à sua maior familiaridade com o mercado editorial,
conhecimento detalhado do acervo e proximidade com o usuário, O importante é pensar na
especialização do responsável pela aquisição de recursos informacionais. Esta, sim, deve ser
privilegiada como condição primordial para a eficiência de todas as atividades.
O contato permanente com o acervo, o conhecimento detalhado dos pontos fortes e
fracos de cada um dos possíveis fornecedores a que se pode recorrer em cada caso, o uso
correto dos instrumentos auxiliares disponíveis, o domínio da legislação pertinente à área são
fatores de extrema importância para a realização de um bom trabalho de aquisição. E não se
conquistam aleatoriamente, mas surgem a partir de um certo acúmulo de experiências.
Quantos profissionais já não utilizaram uni fornecedor que depois se mostrou pouco
confiável em determinadas áreas? Quantos já não cometeram erros na avaliação dos recursos
que seriam necessários para a realização de determinadas compras porque deixaram de
considerar detalhes da legislação? Quantos já não efetuaram pagamentos mediante uma
simples garantia de entrega que depois se mostrou totalmente inútil? Quantos não
estabeleceram convênios para permuta de materiais de informação, enviaram suas publicações
e jamais receberam as que lhes haviam sido prometidas?
Essas experiências, embora negativas, acabaram ensinando algo aos profissionais, lições
que foram imediatamente aplicadas em casos similares e não ficaram perdidas no meio de
dezenas de aquisições diferenciadas, como normalmente acontece quando um departamento
ou seção realiza aquisições da maior diversidade possível. Ponto para a especialização.
À especialização poderíamos também acrescentar a necessidade de sistematização das
atividades de aquisição, inclusive mediante o registro detalhado de cada um dos passos a
serem seguidos nas diversas atividades envolvidas. E importante que se estipulem as diretrizes
de atuação de maneira clara e objetiva. Isto pode ser feito com um instrumento administrativo
denominado manual de aquisição.

Manual de aquisição

Nomes não são importantes. O que chamamos ‗manual‘ poderia muito bem ser chamado
‗diretrizes para aquisição‘, ‗carta de aquisição‘, etc. O importante é contar com algum tipo de
documento que registre a forma como as atividades de aquisição de materiais de informação
são realizadas no dia-a-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que
devem tomar para garantir que seus esforços tenham resultado positivo.
Esse instrumento administrativo será de grande valia em todos os momentos, mas
principalmente quando da integração de novos elementos à equipe do serviço de aquisição,
proporcionando subsídios para que possam ter uma idéia clara sobre as atividades que deverão

9
desempenhar. Neste sentido, o manual de aquisição pode também representar um valioso
instrumento para orientação e integração de novos profissionais à equipe de trabalho.
Em todas as organizações geralmente existe uma certa rotatividade dos profissionais
responsáveis pelas diversas atividades necessárias a seu funcionamento. Isto também acontece
na área de aquisição de materiais de informação. É natural que alguns profissionais se
aposentem, mudem de função, sejam promovidos, deixem a atividade, enfim, busquem outros
objetivos pessoais e profissionais. Por esse motivo, mais que lastimar sua perda, é importante
criar mecanismos que permitam ao serviço de aquisição manter-se acima desses transtornos,
sem ter de depender em demasia dos indivíduos.
A preservação da ‗memória‘ do serviço de aquisição, digamos assim, deve ser garantida
de maneira rotineira, incorporando-se ao fluxo normal de trabalho todas as decisões tomadas,
ao mesmo tempo que se esclarecem as razões de sua ocorrência. Para atingir este objetivo,
elabora-se um documento que sintetiza os principais procedimentos envolvidos na realização
das atividades de aquisição. Este documento é o manual de aquisição.
Como já se mencionou, muitas vezes a decisão de seleção dos materiais ocorre
desvinculada de sua real aquisição. Isso acontece principalmente em instituições de grande
porte, onde os responsáveis pela decisão de seleção não são os mesmos que executam a
aquisição. O selecionador muitas vezes não tem idéia muito clara sobre as dificuldades que
possam existir na aquisição de determinados materiais de informação. Da mesma forma, um
usuário pode indicar obras não encontradas no mercado local, o que implica um demorado e às
vezes dispendioso processo de importação direta ou a compra por intermédio de uma livraria
especializada.
Para o usuário, essas questões, ainda que representem complicações para o serviço de
aquisição, não serão absolutamente relevantes, pois lhe interessa apenas ter o material à sua
disposição, seja qual for o preço a ser pago. Já para os responsáveis pela aquisição, essas
questões são extremamente pertinentes, pois podem representar não só um comprometimento
desproporcional dos recursos disponíveis como também um processo de trabalho que exigirá
maior atenção e esforço dos profissionais. Assim, é comum acontecer que muitos itens
indicados pelos usuários, mesmo depois de aprovados pelo processo de seleção, deixam de ser
efetivamente incorp&ados ao acervo devido à real impossibilidade de sua aquisição
(inexistência no mercado quando da liberação dos recursos, material esgotado, preço superior à
disponibilidade orçamentária da biblioteca, etc.).
E natural, nesses casos, que usuários que não conseguiram ver seus pedidos atendidos
pelo serviço de aquisição se mostrem ressentidos. Em face disso, um manual de aquisição
poderá significar um valioso instrumento para dirimir dúvidas e esclarecer a todos os
interessados sobre as decisões tomadas, deixando evidentes os elementos que as influenciaram
durante todo o processo de aquisição. O manual de aquisição, neste caso, desempenha um
papel de relações públicas, tomando visível para todos os interessados a forma como as

10
atividades de aquisição estão sendo realizadas e contribuindo para que se crie um clima de
entendimento e compreensão.
Seria talvez demasiada pretensão propor um padrão único para o manual de aquisição,
como se tal documento pudesse ter uma sistemática única a ser adotada por todas as
bibliotecas e serviços de informação. E lógico que a forma como esse documento será
organizado dependerá da realidade de cada instituição. Onde um documento sucinto for
suficiente, um mais detalhado será desnecessário. A objetividade é o elemento principal para
que se obtenha um produto útil às necessidades da biblioteca. Neste sentido, pode-se dizer que
o manual de aquisição atenderá às suas finalidades se conseguir informar aos envolvidos
nessas atividades sobre os seguintes pontos:
Quem são os responsáveis pela aquisição de materiais de informação em geral,
inclusive quem responde pelo fluxo de pagamento e prestação de conta dos itens
adquiridos por compra, pela decisão quanto à incorporação de doações ao acervo e
pela definição das atividades de permuta e intercâmbio;
Quais os procedimentos para organizar as sugestões de aquisição, de maneira a
garantir que as prioridades estabelecidas para seleção sejam, na medida do possível,
respeitadas pelos responsáveis pela aquisição;
Quais os principais fornecedores utilizados pela aquisição nas suas atividades rotineiras,
categorizando-os, se for o caso, segundo tipos de materiais e/ou áreas de
conhecimento em que são mais fortes;
Quais os instrumentos auxiliares utilizados para a obtenção de informações sobre os
itens a serem adquiridos, tais como autoria, procedência, preço, etc.;
Como está organizada a atividade de compra de materiais de informação, detalhando
os passos necessários para a solicitação de materiais aos fornecedores (elaboração de
listas de títulos, pedidos de compra, etc.), bem como os diversos instrumentos de
acompanhamento e controle do material adquirido;
Como as atividades de permuta e intercâmbio estão organizadas, inclusive a sistemática
para a avaliação do custo-benefício dessa forma de aquisição;
Como se faz o pedido de obras por doação, inclusive modelos de cartas e ofícios e as
principais instituições às quais a biblioteca normalmente solicita a doação de materiais.

Além dos itens acima assinalados, deverão também fazer parte do manual de aquisição
todos os casos que a experiência dos responsáveis pelas atividades de aquisição mostrou
merecerem uma maior atenção, tais como materiais de instituições ou países específicos, obras
raras, materiais especiais, etc. Em geral, pode-se dizer que todas as exceções às atividades
normais de aquisição (as que se enquadram sem problemas no sistema de processamento
definido para elas) obedecem a regras próprias, que devem ser registradas para consulta no
futuro, quando casos semelhantes voltarem a ocorrer. Neste sentido, o manual de aquisição

11
adquire características de registro histórico das decisões tomadas pelos responsáveis por essas
atividades.
Por fim, é importante salientar a proximidade ou similaridade do manual de aquisição
com outro instrumento característico doprocesso de desenvolvimento de coleções: a política de
seleção. Algumas bibliotecas preferem agrupá-los em um único documento, visando a maior
racionalização das atividades. Com relação a isso, cada profissional deverá pesar os prós e os
contras de um único instrumento formal. A realidade de sua situação específica será o fator
determinante de sua escolha. Qualquer que seja a opção adotada, a prática acabará mostrando
se a escolha feita foi a melhor.

Modalidades de aquisição

As opções para adquirir os materiais são basicamente três: compra, permuta e doação.
Na prática, em uma situação normal, a opção que mais ocupa o tempo dos profissionais,
exigindo atenção maior, é a compra. Isto é natural, pois as preocupações com a correta
realização das compras não devem ser menosprezadas ou levianamente consideradas, sob pena
de ter-se que enfrentar dificuldades futuras quanto à observação de prazos e prestação de
contas.
Convém não esquecer que os bibliotecários, em um processo de aquisição por compra,
são muitas vezes considerados legalmente responsáveis pela utilização dos recursos financeiros
colocados à sua disposição. Cometer erros na aplicação desse dinheiro pode ter conseqüências
indesejáveis tanto para a instituição como para o próprio bibliotecário, que pode ser alvo de
processo administrativo por malversação de verba. Em instituições vinculadas ao poder público,
por exemplo, a má aplicação de dinheiro é considerada motivo suficiente para a instalação de
processos administrativos que podem culminar até mesmo na demissão do profissional, para
não mencionar eventuais conseqüências penais.
Por todas as razões enumeradas, uma boa parcela deste livro é dedicada ao exame das
questões referentes à aquisição de materiais de informação mediante compra. Em certo
sentido, isto é bastante lógico, pois a sistemática da realização de compras é realmente muito
mais complexa do que a empregada para gerenciar a obtenção de materiais de informação por
permuta ou doação.
E preciso reconhecer que, na prática, a permuta e a doação são tratadas com muito
menos empenho, se comparadas com a profundidade de tratamento exigida pela aquisição por
compra. Isto não acontece em virtude de não exigirem o mesmo nível de esforço e
comprometimento do profissional ou terem sua importância minimizada. Menos ainda, por
serem consideradas estranhas ao âmbito de interesse da aquisição. E verdade que, no caso das
doações, muitos profissionais, talvez por não exercerem um controle direto sobre a
espontaneidade do ato, acabam permitindo que boa parte dessas atividades ocorram de
maneira não estruturada. Isto, é claro, pode gerar um desvio indesejado em relação aos

12
objetivos estabelecidos para o acervo, o que, por si só, já justifica o controle das doações. O
mesmo se aplica às atividades de permuta.
Nos capítulos seguintes serão examinadas as particularidades de cada uma das
modalidades de aquisição. No caso da compra, para melhor entendimento, achamos
interessante separar as atividades que precedem a realização da compra das que envolvem a
compra propriamente dita e a posterior prestação de contas.

Compra: atividades preliminares

Dentre as diversas modalidades de aquisição, o processo de compra é sem dúvida o mais

elaborado e trabalhoso, pois, além do gerenciamento dos recursos financeiros, envolve também
toda uma série de atividades relacionadas com a identificação precisa do item a ser adquirido e
o acompanhamento do recebimento do material. Não admira, por isso, que a aquisição de
materiais por compra, em todos seus aspectos, seja um dos assuntos mais debatidos na
literatura especializada. Profissionais do mundo inteiro preocupam-se em encontrar formas mais
eficientes para a realização dessa atividade, reduzindo os custos, racionalizando os processos
administrativos e diminuindo o tempo necessário para a realização das tarefas.
Geralmente, a organização de um processo de compra será tão mais complexa quanto
maior for o volume da aquisição, tanto em termos de quantidade de itens quanto do montante
em dinheiro a ser despendido. Por esse motivo, é necessário observar sempre alguns cuidados
iniciais, de modo a obter, a longo prazo, uma homogeneidade de procedimentos. Bibliotecas
que hoje possuem um orçamento pequeno para aquisição de materiais podem amanhã receber
dotações inesperadas em grande volume e, caso não estejam devidamente preparadas para
isso, encontrarão dificuldades para correta aplicação desses recursos extraordinários.
Em tese, todas as compras devem ser realizadas a partir de um orçamento previamente
elaborado, que permita uma visão precisa do montante de recursos com que se pode de fato
contar. Na prática, no entanto, descobre-se que isso nem sempre ocorre. Por um lado, porque
o orçamento previsto para a aquisição dos materiais nem sempre encontra correspondência
com os recursos efetivamente liberados, resultando, em geral, insuficiente para cobrir todas as
necessidades definidas como prioritárias. Por outro lado, o orçamento poderá sofrer cortes
inesperados cabendo ao serviço de aquisição adequar as prioridades aos recursos financeiros
realmente alocados.
A regra geral para orientar as atividades de aquisição consiste em vincular a compra de
materiais de informação a uma prévia definição de despesas. De acordo com essa orientação,
será preciso definir, em seguida à previsão orçamentária, de que forma os recursos financeiros
serão utilizados.
A utilização dos recursos financeiros estará baseada em uma lista de sugestões para
aquisição, previamente elaborada. A elaboração dessa lista requer muita atenção, pois será
preciso verificar a exatidão dos dados bibliográficos e se os títulos indicados já fazem parte do

13
acervo da biblioteca. Por fim, selecionam-se os fornecedores que participarão do processo de
compra. Somente após a conclusão dessas tarefas é que tem início a execução da compra
propriamente dita.
Passemos, então, a um exame mais minucioso de todas as atividades que precedem a
compra.

Previsão orçamentária

Quando vamos comprar alguma coisa, a providência inicial é sempre verificar se temos
recursos financeiros disponíveis. Se isto é válido para a vida de cada indivíduo, configura-se
ainda como mais verdadeiro para as organizações de qualquer natureza, que sempre devem
obedecer a uma sistemática de controle de despesas, que exige que os recursos financeiros
sejam previstos e aplicados da melhor forma possível, e que de sua aplicação se prestem as
devidas contas. As bibliotecas e instituições de informação não estão excluídas dessa regra.
Falando o óbvio: a provisão de recursos financeiros não acontece por intervenção divina,
as verbas surgindo providencialmente no momento em que delas se necessita. Se a
necessidade dos recursos não foi prevista, eles dificilmente irão aparecer.
A elaboração do orçamento não pode ser vista apenas como mais uma entre tantas
atividades burocráticas que os profissionais têm que desempenhar. Agir assim seria desperdiçar
uma grande oportunidade. No caso específico da aquisição de materiais de informação, elaborar
a previsão orçamentária significa planejar os investimentos que deverão ser feitos para garantir
a concretização dos objetivos estipulados para o acervo. Afinal, é lógico pensar que, se uma
biblioteca apresentar um orçamento bem fundamentado, terá maior credibilidade e aumentarão
suas possibilidades de negociação. Disporá de uma arma a mais. E isso não é pouco.
Os orçamentos variam de biblioteca para biblioteca conforme as características
institucionais de cada uma, bem como diferem segundo a proveniência dos recursos e a
finalidade que lhes é destinada. Geralmente as bibliotecas recebem recursos provenientes do
orçamento da instituição a que servem — os recursos orçamentários — e podem também
contar com recursos externos, recebidos de diversas outras fontes de financiamento,
denominados recursos extra-orçamentários. A soma dos recursos orçamentários e extra-
orçamentários constitui o orçamento total.
Os recursos orçamentários são vinculados à estrutura organizacional da instituição,
estando disponíveis para serem aplicados durante o ano fiscal corrente (que nem sempre
coincide com o ano civil). Caso esses recursos não sejam utilizados integralmente dentro do
prazo estipulado, o saldo retorna à instituição fornecedora.
No Brasil, como em outras partes do mundo, o fato de a biblioteca não utilizar
integralmente todo o orçamento previsto é muitas vezes interpretado pela instituição
mantenedora como uma comprovação de que os recursos não eram efetivamente necessários,
tendo havido uma estimativa acima do que seria preciso. Uma possível conclusão é de que a
biblioteca não necessitará de igual montante nos próximos anos e, assim, reduzir-lhe os

14
recursos no futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretação deturpada dos fatos, pois a
não-utilização total da receita pode ser devida a uma melhor administração financeira, à sua
racionalização, tendo como conseqüência uma economia de recursos. Muitas vezes a liberação
das verbas ocorre tardiamente em relação ao tempo necessário para efetivação dos processos
de aquisição, resultando na impossibilidade da compra de todos os itens pretendidos. O custo
disso, a médio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, não apenas em relação ao numerário
inicialmente desperdiçado, mas em relação a todos os outros custos inerentes à aquisição dos
materiais.
Já os recursos externos ao orçamento da instituição, embora façam parte do orçamento
total, não estão sujeitos à regra de que sejam aplicados no ano fiscal corrente, mas podem
sofrer outras restrições, como, por exemplo, estarem disponíveis para dispêndio de uma única
vez ou a curto prazo, ou terem de se restringir aos itens discriminados pela instituição
financiadora.
A identificação de fontes de financiamento adequadas às características do acervo deve
ser o critério principal na busca de recursos externos. Adquirir materiais informacionais não-
prioritários, simplesmente porque surgiu uma oportunidade de financiamento externo, pode
significar um desperdício de esforços. Em muitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mão
desses recursos ou direcioná-los para outras prioridades da biblioteca.
Há várias formas de captação de recursos externos: mediante convênios, projetos ou
verbas suplementares, que podem ser buscados junto a entidades públicas ou privadas. Essas
instituições, no entanto, costumam apoiar somente planos bem-estruturados e esse é mais um
motivo para que as propostas orçamentárias sejam organizadas de modo coerente.
A previsão orçamentária depende de instrumentos desenvolvidos pela própria biblioteca,
por meio de uma avaliação constante de seu desempenho. Os registros históricos das despesas
de anos anteriores, do que se comprou e do que se deixou de comprar, oferecem um excelente
início para os estudos de previsão, na medida em que fornecem parâmetros a serem seguidos
em despesas futuras. Em seguida, busca-se levantar o custo médio dos materiais por
categorias, observando:
Diferenças de preços entre livros, periódicos e materiais especiais;
Divergências existentes entre os preços de produtos nacionais e estrangeiros (inclusive
as despesas com frete, tarifas de armazenamento, etc.);
Desigualdade de preços de materiais em áreas específicas (obras da área de
humanidades, por exemplo, são mais baratas do que as de ciência e tecnologia, do
mesmo modo que as publicações destinadas ao público infanto-juvenil são menos
dispendiosas do que as destinadas ao público adulto).

Muitas vezes, é conveniente empregar também a combinação de diversas variáveis,

como, por exemplo, o número de alunos, professores, cursos e pesquisas, médias de utilização

15
do acervo por categorias de usuários, por assunto, etc., que proporcionam elementos para
realizar boas projeções na elaboração da previsão orçamentária.
A informação de que haverá aumento do número de vagas de um curso de graduação
em futuro próximo, por exemplo, é um elemento valioso para que se prevejam maiores
investimentos nas aquisições destinadas à área desse curso. Da mesma forma, a previsão de
que um novo conjunto habitacional será construído em um bairro servido pela biblioteca pública
poderá ser levada em conta quando da distribuição dos recursos para aquisição nessa
biblioteca.
Além de auxiliarem no planejamento, tais informações mostram aos responsáveis pela
distribuição dos recursos que as pretensões do serviço de informação se justificam com
argumentos que revelam a existência de uma preocupação com o conjunto da comunidade a
ser atendida, buscando estar em sintonia com o seu desenvolvimento. A avaliação dos
resultados obtidos permite organizas futuras previsões e, o que é mais importante, sensibilizar
os setores internos e externos da instituição para a captação de recursos.
Outro ponto a ser destacado é que o custo total dos materiais não se resume apenas ao
preço de sua aquisição. Existe a tendência de planejar os recursos destinados à compra dos
materiais de informação sem levar em conta as demais necessidades que envolvem o processo
de aquisição. Afinal, esses materiais precisarão ser armazenados, processados e encadernados,
o que exige pessoal habilitado, além de necessitar espaço, mobiliário, equipamentos, e serviços
de manutenção apropriados. Portanto, sempre que possível é conveniente elaborar um
planejamento que incorpore todos esses itens, sem os quais as finalidades da compra ficarão
comprometidas.
O planejamento da previsão orçamentária deve ser acompanhado de um cronograma de
desembolso de recursos financeiros, baseado em definições claras das prioridades a serem
atingidas. Nem sempre esse cronograma pode ser cumprido conforme as previsões. Por isso, é
aconselhável realizar um acompanhamento constante, efetuando reavaliações freqüentes, de
modo a detectar as possibilidades de compra e o remanejamento de itens não atendidos, para
alocá-los em outros projetos ou novas oportunidades.
Como já foi mencionado, a situação mais freqüente em relação à disponibilidade
financeira é a de restrição de recursos para atender à demanda por materiais informacionais.
Mas, se houver poucos recursos, a necessidade de saber gerenciá-los terá de ser redobrada. De
acordo com os recursos financeiros disponíveis, a biblioteca estabelecerá o que deve ser
comprado, como deve ser realizada a compra e quando deverá ser efetuada.
As bibliotecas devem reivindicar, se ainda não o fazem, o gerenciamento de seus
próprios recursos financeiros. Em princípio, ninguém melhor qualificado para fazer isso do que
os responsáveis pela biblioteca, pois estão mais próximos do problema a ser resolvido, ou seja,
a satisfação das necessidades de informação dos usuários por meio da aquisição dos materiais
mais adequados para esse fim.

16
 Aplicação de recursos

Orçamento aprovado, recursos liberados, critérios de definição de prioridades adotados,

cabe decidir como serão aplicados os recursos recebidos.
Liberados os recursos financeiros, as verbas são separadas ou alocadas por categorias,
de acordo com os critérios de definição de prioridades adotados anteriormente pelos
responsáveis pela seleção, a fim de orientar as compras. Normalmente, a primeira providência é
destinas a porcentagem relativa à compra de livros e periódicos, que são sempre em maior
número.
Os periódicos comumente têm a preferência, devido à necessidade de garantir a
manutenção das assinaturas. Isso não implica que a maior parte da verba seja destinada à
compra de periódicos. Existem áreas, como a de humanidades, em que os livros podem ser
mais requisitados do que os periódicos. O mesmo geralmente acontece em bibliotecas públicas.
Mas é essencial reservar de antemão o montante da verba que será destinado aos periódicos,
pois a continuidade da coleção é de fundamental importância.Uma outra medida necessária diz
respeito à definição da porcentagem dos recursos que serão destinados à aquisição de material
na praça e o que será adquirido por importação direta.
Existem várias outras categorias que podem ser empregadas pelas bibliotecas quando da
alocação de recursos. Entre elas, destacam-se:
Multimeios;
Obras de referência e coleção básica;
Duplicações essenciais;
Complementação de coleções e reposição de obras perdidas ou danificadas;
Obras raras, especiais, fora de comércio ou de valor aquisitivo elevado;
Obras necessárias para áreas carentes ou emergentes;
Suporte à graduação, pós-graduação, pesquisa e extensão;
Divisões administrativas (área de produção, vendas, recursos humanos, técnica, etc.)
Obras destinadas a públicos especiais (infantil, adultos, idosos, deficientes), entre
outras.
Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos, serão adotados um ou
mais critérios ou a combinação de vários deles, sempre seguindo as orientações da política de
desenvolvimento de coleções.

Modalidades de compra

A aplicação dos recursos financeiros para execução das compras, isto é, como o dinheiro
pode ser gasto, difere bastante nas organizações particulares e nas da administração pública.
Quando se trata de pequenas quantias ou quando o trabalho de aquisição ocorre em bibliotecas
particulares, a verba pode ser aplicada de maneira menos complexa, realizando-se a compra e
pagando-se o valor devido diretamente ao fornecedor.

17
 Naturalmente, essa facilidade maior não dispensa os responsáveis pela aquisição de
realizarem pesquisas de preços e levantamento de fornecedores, buscando as melhores
condições para compra. Em órgãos da administração pública, a compra de quaisquer materiais
deve obedecer a uma rígida legislação, que precisa ser devidamente entendida para sua
adequada aplicação.
A legislação brasileira, para fins de contabilidade pública, classifica o material
bibliográfico na alínea de material permanente como outros bens e serviços. Estar nessa alínea
significa equiparar livros e outros suportes da informação em geral a todos os outros materiais
permanentes do mobiliário ao equipamento — tendo que realizar os mesmos procedimentos de
compra que se efetuam para eles.
Na administração pública, parte-se do princípio de que as compras devem ser precedidas
de licitação, isto é, de um processo seletivo prévio junto ao mercado, para verificar e obter as
melhores condições de preço, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega e outras
especificações necessárias que atendam ao interesse público. Fora as exceções previstas por
lei, essa regra deve ser seguida em todas as aquisições. Esta decisão em si não é um mal. Ao
contrário, busca introduzir o processo competitivo na aquisição de materiais para o serviço
público, evitando a formação de monopólios e a prática de favorecimento ilícito.
Ainda na administração pública existe o requisito de os recursos estarem previstos no
orçamento (disponibilidade orçamentária), estarem liberados (disponibilidade financeira) e
haver sido feito o empenho da despesa, ou seja, o comprometimento da importância destinada
a honrar determinada despesa. Nenhuma despesa na administração pública pode ser executada
sem que antes haja sido realizado o empenho da quantia respectiva, pois somente assim se
tem a garantia de que o pagamento será efetuado.
Para os objetivos deste livro, entendeu-se importante salientar as formas de aplicação de
recursos mais empregadas na aquisição de materiais de informação na administração pública.
A seguir, serão enfocadas as modalidades de aplicação de recursos acima mencionadas:

Compras por licitação

Atualmente (meados de 1996), a legislação que rege os procedimentos para licitação é a

Lei de Licitações e Contratos n° 8666, de 21/6/1993 (atualizada pela Lei n° 8 883, de
8/6/1994).1 As modalidades de licitação previstas nessa lei são as seguintes:
convite
Tomada de preços
concorrência
concurso
Leilão.

18
 Dentre elas, o convite, a tomada de preços e a concorrência são as que dizem respeito
diretamente à aquisição de material bibliográfico e é interessante que se conheçam as
definições de cada uma, conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n.° 8 666:
Convite é a modalidade de licitação entre interessados do ramo pertinente ao seu
objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de 3
(três) pela unidade administrativa, a qual afixará em local apropriado, cópia do
instrumento convocatório e o estenderá aos demais cadastrados na
correspondente especialidade que manifestarem seu interesse com antecedência
de até 24 (vinte e quatro) horas da apresentação das propostas.

Tomada de preços é a modalidade de licitação entre interessados devidamente

cadastrados ou que atenderem a todas as condições exigidas para cadastramento
até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas, observada a
necessária qualificação.

Concorrência é a modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na

fase inicial da habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de
qualificação exigidos no edital para execução de seu objeto.

Essas três modalidades de licitação são também determinadas em função de limites de

valores fixados pela administração federal/estadual, isto é, um teto específico para cada
modalidade, a partir dos quais é obrigatório o convite, a tomada de preços ou a concorrência.
Os limites são reajustados periodicamente e portanto devem ser revistos por ocasião de cada
operação.
Em bibliotecas da administração pública as modalidades de licitação mais freqüentes são
o convite, utilizado principalmente para as compras de pequena monta, e a tomada de preços,
aplicada quando o montante dos recursos ultrapassa o valor máximo permitido na modalidade
de convite. A concorrência é realizada esporadicamente, pois se destina a compras de grande
vulto, como as efetuadas por sistemas de bibliotecas universitárias ou agências financiadoras,
quando fazem a aquisição simultânea para um grande número de bibliotecas, em compra
unificada. As diferenças básicas existentes entre as modalidades de convite, tomada de preços
e concorrência, como bem observou Mercadante, são o ―teto na aplicação de recursos; número
de participantes (fornecedores); requisitos de habilitação; publicidade do edital‖.2
O edital é o documento legal que rege a licitação, determinando o objeto da compra, os
prazos de pagamento e recebimento do material, bem como as demais exigências para a
realização da compra.
Há casos em que a legislação permite a realização de compras sem que haja licitação.
São os casos de dispensa de licitação e de inexigibilidade de licitação.

19
 Compras sem licitação

A dispensa de licitação pode ocorrer em muitos casos, mas os que interessam mais de
perto às bibliotecas e serviços de informação são:
compras com valor inferior ao teto estabelecido, isto é, quando o valor não alcança o
limite previsto na modalidade de convite;
quando não tiverem acudido interessados a uma licitação anterior, mantendo-se então
as demais condições preestabelecidas no processo de licitatório; e,
quando da aquisição de bens produzidos por órgão ou entidade que integre a
administração pública (neste último item, podem ser consideradas as publicações de
universidades e órgãos públicos estaduais e federais).

A inexigibilidade de licitação ocorrerá quando houver inviabilidade de competição, ou

seja, inexistirem condições suficientes para estabelecimento da livre concorrência. Na compra
de material informacional, isso ocorre quando da aquisição de materiais que somente possam
ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial que detenha exclusividade do
produto ou material a ser adquirido. Estão incluídas neste caso as compras diretas de editores,
publicadores ou distribuidores exclusivos.

Compras por adiantamento

As compras por adiantamento são destinadas às aquisições que, por sua natureza ou
urgência, não possam aguardar os procedimentos normais de licitação. O adiantamento prática
também conhecida como verba de pronto pagamento ou suprimento de fundos é um valor
fornecido pela administração, depositado em conta bancária em nome de servidor credenciado
da biblioteca, que executará as compras e o pagamento diretamente ao fornecedor.
Esse recurso é geralmente utilizado quando se tem urgência na aquisição de itens de
pequeno valor, para a aquisição de material de órgãos públicos ou de material com
exclusividade de distribuição. O adiantamento não dispensa a licitação, se o valor ultrapassar o
teto estabelecido para a modalidade convite.
O responsável pela aquisição deverá identificar quais são as modalidades de compra mais
adequadas para o tipo de material de informação de cada aquisição específica, visando a obter
os menores custos financeiros e operacionais possíveis, bem como garantindo a qualidade e
presteza dos serviços de aquisição.

Organizando as sugestões para aquisição

O processo de aquisição baseia-se em sugestões ou pedidos provenientes de várias

fontes. Geralmente os pedidos são feitos‘ pelos usuários ou encaminhados pelo próprio pessoal
da biblioteca responsável pela seleção. Outras fontes importantes de sugestões de aquisições
são os demais setores da biblioteca, como os de referência, atendimento ao público,
empréstimo entre bibliotecas, etc., que fornecem indicações sobre materiais que são muito

20
procurados pelos usuários, mas inexistem no acervo, bem como apontam falhas e indicam a
necessidade de aquisição de mais de um exemplar de um mesmo título.
Essas sugestões são reunidas e organizadas, formando as listas ou bases de dados de
demanda pretendida, que irão constituir a base do processo de aquisição. A organização das
sugestões contribui para que somente seja adquirido material realmente indispensável e dentro
da disponibilidade de recursos financeiros. Segue-se uma rotina comum a qualquer tipo ou
tamanho de biblioteca, que compreende três fases principais:
complementação dos dados bibliográficos, recorrendo-se a fontes bibliográficas
apropriadas;
verificação da existência do item pedido na biblioteca ou se já foi encomendado, a fim
de evitar duplicações desnecessárias;
seleção dos fornecedores que apresentem melhores condições de atender ao pedido.

A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem compreendidas, será
enfocada com maiores detalhes.

Complementação de dados bibliográficos

As solicitações para aquisição encaminhadas pelos usuários chegam à biblioteca de

maneiras variadas e nem sempre de forma muito convencional.
Geralmente as bibliotecas oferecem um formulário próprio para pedido de aquisição, que
contém todos os dados necessários para identificação do item solicitado. Mas as sugestões
podem também ser feitas pessoalmente, por meio de indicações feitas em catálogos de editoras
ou listas de qualquer natureza, ou mesmo, como comenta Evans, 3 ―em simples anotações feitas
num guardanapo de papel‖. São muito comuns os pedidos em que, antes de se decifrar o autor
ou o título, é preciso decifrar a letra do requisitante.
O formulário de pedido constitui o meio mais comum de apresentar sugestões para o
desenvolvimento do acervo. Normalmente esse formulário varia de acordo com o tipo de
biblioteca para a qual foi elaborado, mas, em geral, requer que seja preenchido com as
seguintes informações:
identificação do item: autor, título, edição, local, editora, ano de publicação, série ou
coleção, acrescentando, sempre que possível, informação referente ao ISBN
(International Standard Book Number) ou ISSN (International Standard Serial Number),
que são números exclusivos da publicação, evitando que ela seja confundida com
outra;
identificação do solicitante: nome e categoria do requisitante, departamento ou área
(nos casos de bibliotecas universitárias ou especializadas), etc;
data do pedido.

21
 Além dos dados acima citados, o formulário de sugestões utilizado em bibliotecas
universitárias costuma também incluir áfinalidade a que se destina o item sugerido, ou seja, se
é para atender às atividades de pesquisa, graduação, pós-graduação ou extensão, bem como a
indicação do grau de prioridade para aquisição, que constitui uma informação valiosa para
adequação das disponibilidades financeiras.
Atualmente, em algumas bibliotecas, esse processo já é realizado por meio de programa
informatizado, sendo possível encaminhar as sugestões de compra diretamente à base de
dados da biblioteca.
Apesar de o formulário solicitar ao requisitante que coloque todas as informações
necessárias para a correta identificação do item, poucas serão as vezes em que seu
preenchimento se fará de modo correto e completo. E nem sempre isso acontece por descuido
do usuário. Mesmo informações retiradas de catálogos de editoras, por exemplo, que teriam
uma probabilidade maior de estarem corretas, muitas vezes não trazem o ISBN/TSSN
(particularmente nos catálogos de editoras brasileiras) ou outras informações consideradas
essenciais.
Outra dificuldade refere-se à forma como o material é referenciado, conhecida no meio
bibliotecário como entrada principal. Muitas vezes há confusão entre a entidade publicadora e o
nome do autor e o da coleção ou série, devido ao fato de um deles ser mais conhecido, sendo
necessário um verdadeiro trabalho de investigação para se obter a entrada correta.
Lembramos, por exemplo, o caso de uma coleção de 254 volumes que foi solicitada duas vezes,
uma como Rerum Britannicarum Medii Aevi Scriptores e a outra como Rolls Series. Rerum
Britannicarum Mcdii Aevi Scriptores. Por muito pouco não foi adquirida em duplicata...
Freqüentemente um item ora é solicitado pelo nome do editor, como se este fosse o
autor da obra, ora apenas pelo título, constando como sem autoria, e ocasionando dois pedidos
aparentemente diversos. Em caso de coleções ou obras antigas, isso é muito comum. O mesmo
se dá em relação aos títulos de periódicos, quando precedidos das palavras Journal Review ou
Revista, por exemplo, e que não são consideradas pelo solicitante (ou, ao contrário, o
solicitante acrescenta o termo por sua conta, quando na realidade não existe).
No caso de periódicos, também é comum o usuário tomar a abreviatura de um título
como se fosse o título real e completo. É o caso, por exemplo, do Journal of the American
Verterinary MedicalAssociation, muitas vezes mencionado como JAVMA.
Merecem particular atenção as mudanças em títulos de periódicos que sofreram
interrupção, o que também ocorre com relativa freqüência. Um mesmo título pode ter versões
em idiomas diferentes, o que gera confusão em uma lista em ordem alfabética, como é o caso
do periódico Actualité Terminologique, que é o mesmo que Terminology Update.
Os casos apontados no último parágrafo referem-se apenas a uma pequena parcela de
situações em que um pouco de desatenção por parte do bibliotecário pode resultar no
dispêndio de verbas muitas vezes bastante vultosas (alguém aí tem idéia de quanto custa um
obra especializada de 254 volumes?...). E pode implicar até mesmo a obrigatoriedade,

22
perfeitamente dispensável, de manter obras em duplicata no acervo, com todos os custos
adicionais que isto representa.
Considerando-se a escassez de recursos financeiros com que as bibliotecas e serviços de
informação em geral se defrontam, não estar atento às muitas armadilhas presentes na
atividade de aquisição acaba representando um custo adicional indesejável. Por isso, embora
seja uma atividade monótona e repetitiva, a verificação minuciosa de cada uma das sugestões
recebidas não pode ser considerada de menor importância.
Para a complementação de dados incompletos, imprecisos ou faltantes, recorre-se à
pesquisa em catálogos de editoras, bibliografias, obras de referência e demais instrumentos
especializados. A Bibliografia Brasileira, publicada pela Biblioteca Nacional, as publicações da
Câmara Brasileira do Livro, o Catálogo Brasileiro de Publicações, da Livraria Nobel, são alguns
exemplos de obras úteis para obter dados bibliográficos. Quem tem acesso a bancos de dados
cooperativos como o BIBLIODATA/CALCO, da Fundação Getúlio Vargas, DEIJALUS, da
Universidade de São Paulo, ou o CDROM UNIBIBLI, das universidades estaduais paulistas (USP,
UNESP e UNICAMP) entre outros, tem maiores condições de sucesso.
Quanto às publicações estrangeiras, são recomendados para a pesquisa sobre livros o
Books in print, que traz a relação de livros editados em língua inglesa disponíveis no mercado,
além de obras similares de outros países, como, por exemplo, Libros españoles en venta
(Espanha), Les livres disponibles (França), Gertnan books in print (Alemanha), e Catalogo dei
libri in commercio (Itália), para apenas citar alguns.
Para periódicos, uma das obras mais utilizadas é o Ulrich‗s International Periodicals
Directory, que apresenta a maioria dos títulos de publicações seriadas editadas no mundo.
Agências internacionais especializadas no fornecimento de periódicos publicam catálogos que
também podem auxiliar na complementação dos dados bibliográficos. A maioria destes
instrumentos já se encontram disponíveis no mercado em suporte eletrônico.
Os sistemas de comunicação eletrônicos atualmente disponíveis, como a Internet,
permitem a consulta direta aos OPACs (online public access catalogs) de bibliotecas de todos os
tipos, além dos catálogos em linha de livrarias, agências e editoras, nacionais e estrangeiros,
reduzindo, com muita vantagem, o tempo para obtenção de informações.
A consulta, via Internet, a livrarias virtuais, como, no Brasil, a BookNet
(http://www.booknet.com.br) pode resultar na obtenção de dados essenciais de livros
brasileiros correntes. No exterior, há livrarias que dispõem de catálogos com centenas de
milhares de títulos de obras disponíveis, como, por exemplo, a Booksite
(http://www.booksite.com), Amazon (http://www.amazon.com) e a Intemet Bookshop
(http://www.bookshop.co.uk).

Verificação da existência do item solicitado

Após a complementação dos dados das solicitações, parte-se para a verificação da

existência ou não do item no acervo ou se está em processo de compra, isto é, se já foi

23
encomendado ou faz parte de alguma outra lista de pedidos, a ser adquirida com recursos
financeiros de outra origem.
Inicialmente, faz-se a conferência nos catálogos ou bases de dados da biblioteca, para
confirmar se a obra já existe no acervo; caso exista, determina-se se há necessidade de
adquirir exemplares adicionais e qual a prioridade em relação às demais aquisições, em caso de
limitação de recursos.
E desejável também verificar a existência da obra em bibliotecas próximas, de fácil
acesso, que possam funcionar como uma alternativa à posse física do material.
A pesquisa nos catálogos ou bases de dados requer cuidados redobrados. Há a
possibilidade de a obra existir em tradução e não ser necessário possuir o original. Outras
vezes, o original é essencial, ou é conveniente possuir a obra em várias traduções. O mesmo
acontece com edições diferentes de um mesmo título realizadas por editoras diversas, pois
podem conter comentários, prefácios e introduções peculiares a cada uma delas, talvez de
grande importância para o usuário.
As mesmas precauções com as entradas principais ou entradas por organizadores ou
coordenadores (editors, em inglês) ou entidades corporativas devem também ser observadas
nesta etapa do trabalho. Cuidados especiais devem ser tomados em relação a subtítulos que
podem confundir-se com os títulos, e que dificultam as pesquisas (por exemplo: Portrait of a
life: Oscar Wilde, solicitado como Oscar Wilde).
Os nomes de autores individuais também podem dar origem a confusões e, por isso,
exigem certa atenção. Há o caso, por exemplo, dos nomes próprios espanhóis que às vezes são
indicados como se fossem nomes portugueses (por exemplo, Lorca e não García Lorca (forma
correta); Gasset e não Ortega y Gasset (forma correta). Outro problema surge com as grafias
alternativas dos nomes de autores, dependendo da língua do texto (Platão/Plato/Platon;
Espinoza/Espinosa/Spinoza; Zeami/Se-Ami). Armadilhas semelhantes são criadas por nomes de
instituições consideradas como autores coletivos.
Como se disse, evitar duplicações desnecessárias não implica somente os custos
duplicados da compra da obra, mas também do processamento técnico, do armazenamento e
até do tempo e trabalho despendidos na realização de um eventual descarte.
Magrill & Corbin4 comentam que o custo da pesquisa de verificação de um item pedido
equivale ao preço de uma duplicata. No entanto, apesar de trabalhosa, essa pesquisa é de
fundamental importância para a eficiência da aquisição.

Seleção dos fornecedores

Um dos fatores que mais contribuem para a realização de boas compras é o contato com
livrarias, editoras e agentes especializados. Trata-se de processo contínuo de acompanhamento
que envolve, além do manuseio de catálogos e publicações especializadas, o conhecimento
pessoal das fontes de venda e seus representantes.

24
 Além dos instrumentos de referência tradicionalmente utilizados, como guias de editoras,
listas especializadas e bibliografias, é conveniente ter sempre à mão um cadastro de livrarias,
editoras e agências com que se mantêm contatos mais freqüentes.
Esse cadastro deverá ser atualizado constantemente, mantendo-se as informações da
forma mais completa possível, com endereço, telefone, fax, endereço eletrônico e nome da
pessoa que atua como contato com os clientes. Será útil não apenas para a fase inicial do
processo de compras, quando da solicitação dos pedidos, mas também quando, após a chegada
do material, constatam-se, muitas vezes, irregularidades nos envios e há necessidade e se
reportar aos fornecedores.
Os catálogos de editoras e livrarias são peças fundamentais para o trabalho de aquisição.
Permitem a obtenção de dados mais completos sobre autores e títulos, bem como de outras
informações importantes, como o preço e o ISEN ou ISSN. O bibliotecário deve solicitar os
catálogos referentes a sua área de atuação e mantê-los sempre à disposição dos usuários, para
que possam ficar a par do que está sendo publicado e, assim, fazer indicações para melhoria do
acervo.
Decidir com quais fornecedores se vai trabalhar depende muito da área de especialização
desejada. Há fornecedores que trabalham melhor em áreas especializadas, como as de ciências
humanas, ciências exatas, ciências biológicas, etc. Alguns têm maior experiência com o
fornecimento de livros técnicos, enquanto outros especializam-se em obras para públicos
específicos, como, por exemplo, o público infanto-juvenil. Existem fornecedores especializados
em edições esgotadas ou em obras raras. Todas essas peculiaridades precisam ser dominadas
pelos profissionais da aquisição.
E também importante possuir um canal de comunicação com os colegas de profissão e
mantê-lo permanentemente aberto, de maneira a informar-se a respeito do serviço que lhes foi
prestado por determinados fornecedores. Além disso, convém solicitar orçamentos de
fornecedores diferentes, comparando preços, prazos de entrega, descontos oferecidos,
condições de possíveis reclamações, etc. É também essencial certificar-se sempre da idoneidade
das firmas com as quais se deseja trabalhar, avaliando constantemente os procedimentos dos
vendedores com os quais se trabalhou em anos anteriores.
Essas precauções devem ser tomadas não só para compras de poucos itens ou itens
individuais, mas principalmente quando se tratar de uma grande quantidade de itens ou de
áreas bastante variadas.
Nas compras realizadas por instituições governamentais, como já foi esclarecido
anteriormente, a partir de um determinado teto, de valor não muito expressivo e alterado
periodicamente, é exigida a realização de licitação, quando várias firmas participam de um
mesmo processo de compra. Cabe ao bibliotecário informar aos órgãos responsáveis pela
licitação quais as empresas em condições de oferecer melhores serviços e quais são as mais
adequadas àquela compra específica, bem como alertá-los sobre firmas pouco confiáveis.

25
 Quem são os fornecedores de materiais de informação

Até agora falamos de fornecedores ou vendedores, sem especificar quais os tipos de

empresas que podemos encontrar atuando no mercado. Podem ser agrupadas em diferentes
categorias de fornecedores de materiais de informação: editoras, livrarias, agências e
distribuidoras Outra possibilidade é oferecida pelos approval plans, que, embora não constituam
uma categoria de fornecedores, serão tratados nesta mesma seção.

Editoras

São as instituições responsáveis pela edição das publicações. As vezes também realizam
a venda de suas publicações diretamente ao consumidor. As vantagens da aquisição
diretamente na editora dependerá em muito da quantidade de itens que ela pode fornecer e
quantos a biblioteca está interessada em adquirir.
No que tange às edições feitas no mercado nacional, as vantagens parecem ser bastante
evidentes, pois as editoras costumam oferecer descontos e muitas vezes são praticamente o
único fornecedor (principalmente de periódicos científicos, que têm pouca distribuição fora de
seu próprio meio).
Quanto às publicações estrangeiras, convém pesar com bastante cuidado as vantagens e
desvantagens de realizar a compra diretamente na editora. Nas compras diretas, portanto, sem
intermediários, o preço a ser pago é sempre o preço de capa, a que torna os custos menos
elevados. Convém, porém, atentar para os custos do frete. Pela mesma razão, ou seja, a
ausência de intermediários, os prazos de fornecimento de material, bem como para as
reclamações e reposições são mais reduzidos.
As desvantagens da compra direta estão principalmente relacionadas ao maior volume de
correspondência, pois há necessidade de se entrar em contato com cada um dos editores. Além
disso, deverá existir um maior controle no gerenciamento dos pedidos: quanto maior o número
de editores com os quais se deve contatar, maior a complexidade de atividades de controle. As
taxas bancárias para remessa de numerário para o exterior, considerando-se cada editora
individualmente, constituem também um fator que afeta negativamente as compras diretas.
É importante salientar que algumas editoras não aceitam encomendas que lhes sejam
feitas diretamente, preferindo vender seus produtos por meio de intermediários. Por outro lado,
em casos mais raros, existem também editoras que só realizam vendas por ordem direta,
recusando-se a trabalhar por intermédio de distribuidoras ou agências. Nesses casos, não resta
ao responsável pela aquisição senão seguir a política da editora, ainda que isso não seja
vantajoso.

Livrarias

São empresas que vendem a varejo, diretamente ao consumidor, o produto das editoras.
As livrarias de maior porte costumam ter em seu estoque uma grande variedade de títulos em
diferentes assuntos, o que facilita a compra quando se tem um pedido com inúmeros títulos

26
também sobre vários assuntos. Em geral, as livrarias mais populares, como as que pertencem a
grandes redes, mantêm em seu estoque as edições mais recentes, optando por trabalhar com
os últimos lançamentos e novidades que lhes garantam mais rápido retomo financeiro. Existem,
no entanto, tipos distintos de livrarias, que procuram atender a uma clientela diferenciada,
especializando-se por:
assuntos: informática, arte, medicina, etc.;
edições de determinado país: França, Grã-Bretanha, Portugal, etc.;
materiais em determinado idioma: língua francesa, inglesa, espanhola, etc.;
edições fora de comércio ou de segunda mão, também conhecidas como sebos;
obras raras e especiais: manuscritos, mapas antigos, edições personalizadas, etc..

O conhecimento aprofundado das livrarias e o bom relacionamento com seus

responsáveis produzem resultados bastante satisfatórios, não só para a obtenção de descontos
mas também no auxílio à decisão sobre a aquisição de novos títulos ou para localizar títulos que
não mais estejam em catálogo.
A grande vantagem da compra em livrarias é a rapidez do processo. A proximidade física
da livraria evita uma série de procedimentos burocráticos, o pagamento é feito contra entrega
e, se houver alguma reclamação posterior, por erro no pedido ou na entrega, toma-se mais fácil
fazer uma troca ou algum acerto.
A aquisição de obras estrangeiras no mercado interno, junto a livrarias especializadas,
muitas vezes é mais compensadora em termos de custo-benefício do que a importação direta:
quando a livraria já possui a obra em estoque, sua entrega é imediata, enquanto que um item
comprado no exterior pode levar até mais de três meses para chegar à biblioteca. Além disso,
elimina-se a necessidade de correspondência entre comprador e vendedor.
Nem sempre é possível tirar maior proveito das facilidades proporcionadas pela compra
direta em livrarias. Muitas vezes, principalmente em bibliotecas vinculadas à administração
pública, há necessidade de licitação. Serviços de informação da iniciativa privada encontram
menores dificuldades quanto a isso.

Agências e distribuidoras

São empresas especializadas no fornecimento de materiais de informação produzidos por

um número variado de editoras, funcionando como intermediários entre estas e os
compradores. Existem empresas nacionais que prestam esse tipo de serviço, principalmente na
importação de material estrangeiro, bem como uma variedade de firmas internacionais,
algumas com representação no Brasil.
As agências, diferentemente das editoras, que só vendem o material que publicam, e das
livrarias, que em geral só mantêm em estoque as publicações mais recentes, estão aptas a
conseguir uma grande quantidade de material proveniente das fontes mais diversas,
independentemente da editora ou data de publicação, dentro das limitações do mercado.

27
 Como todos os demais fornecedores de material de informação, muitas agências também
atuam em áreas especializadas. Existem as que só trabalham com periódicos, outras que só
comercializam livros. Umas têm preferência por países ou continentes, outras especializam-se
em fornecer materiais de editoras universitárias. Existem as que trabalham em áreas específicas
do conhecimento, como medicina, engenharia, etc. Há também agências especializadas em
obras raras, antiguidades e reimpressões fac-similares de obras esgotadas, inclusive
manuscritos e incunábulos.
Quando se seleciona bem a agência, aumentam as probabilidades de se adquirir uma boa
proporção do material encomendado. E conveniente estar sempre alerta para o fato de que há
agências que cotam todos os títulos e depois não fornecem uma grande parte deles, do que
resultam créditos difíceis de liquidar, quer devido à falta do material, quer devido à prestação
de contas junto à entidade pagadora. Nos casos de licitação, é necessário tomar cuidado com
as cotações muito inferiores as dos demais concorrentes, pois isto pode indicar uma
subestimação do preço real do material. Ganha a licitação, a agência dificilmente consegue
fornecer os títulos cotados.
Na literatura referente a aquisição encontram-se vários estudos, realizados
principalmente nos Estados Unidos e Inglaterra, que confirmam ser mais econômico realizar
grandes compras por meio de agentes. A experiência brasileira apresenta também resultados
favoráveis à aquisição por intermédio desses fornecedores.
Uma das grandes vantagens da aquisição por intermédio de agentes diz respeito ao
pagamento, que pode ser efetuado em uma única moeda, normalmente o dólar norte-
americano, mesmo quando se trata de publicações de diferentes países. Isto significa uma
grande economia de processos administrativos e tempo do pessoal responsável pela aquisição,
reduzindo o número de procedimentos necessários para efetuar a transação bancária.
As agências cobram uma taxa ou comissão de serviço sobre o valor da mercadoria,
inclusive o frete. Esta taxa pode estar embutida no preço de cada item ou ser particularizada
em seguida à discriminação dos materiais cotados.
Algumas agências também oferecem serviços que facilitam as atividades de aquisição. No
caso de assinatura de periódicos, por exemplo, os fascículos podem ser despachados em lotes
pela agência para as bibliotecas. Antes de enviá-los, a agência confere todas as possíveis falhas
relativas a faltas ou atrasos, que são comunicadas diretamente à editora. A biblioteca recebe os
pacotes com seu conteúdo devidamente discriminado em relatórios de entrega. Isso facilita o
serviço de controle de recebimento por parte da biblioteca.
As distribuidoras são empresas que dispõem de estoque de material para pronta entrega
e que podem realizar vendas por atacado. Muitas vezes detêm a exclusividade de fornecimento
de obras de determinadas editoras, constituindo a única possibilidade para aquisição dos títulos
por elas publicados.

28
 Approval plans

Além dos fornecedores antes citados, que são os mais comumente utilizados para
compra de material de informação no Brasil, existem outros sistemas de aquisição,
principalmente nos Estados Unidos, que podem vir a ser modalidades adotadas em nosso país
no futuro.
Sistemas desenvolvidos com a principal finalidade de proporcionar uma maior agilidade à
aquisição, diminuindo o tempo entre o lançamento de um item e sua incorporação ao acervo da
biblioteca ou serviço de informação, adotam várias sistemáticas e denominações, de acordo
com suas características e objetivos. O mais conhecido é o approval plan.
A definição dada por Joan Grant5 é bastante elucidativa:

Um approval plan é um compromisso contratual entre uma biblioteca e um

fornecedor, O fornecedor usa um perfil (uma descrição codificada que o
fornecedor faz das necessidades da biblioteca) para determinar os interesses da
biblioteca em matéria de aquisição. Utilizando o perfil, o fornecedor compromete-
se a fazer remessas regulares (em geral semanais) de publicações atuais sobre os
assuntos ou das editoras indicados pela biblioteca. Os livros são enviados para
aprovação; isto é, a biblioteca examina os livros recebidos e se reserva o direito de
devolver qualquer item que não desejar.

Essa modalidade de aquisição surgiu em inícios dos anos 60 e vem sendo adotada com
relativo sucesso por vários fornecedores e bibliotecas norte-americanos e europeus.
No Brasil, raros fornecedores usam um sistema que poderia ser considerado semelhante
ao approval plan: o de livros em demonstração ou livros para exame. Por este sistema, o
livreiro encaminha à biblioteca uma série de livros para serem examinados pelos interessados
(bibliotecários e usuários), sem qualquer compromisso de compra por parte da instituição.
Desta forma, verifica-se que, na realidade, os livros em demonstração significam muito mais um
serviço de divulgação de algumas livrarias, enquanto que o approval plan é um contrato
firmado entre o fornecedor e a biblioteca, baseado em um perfil muito bem-estruturado. Seu
ponto de partida é a descrição dos interesses da biblioteca, que deve ser constantemente
refinada e aperfeiçoada, de maneira a ser a mais precisa possível em relação à realidade.
Para um bom fluxo do approval plan, convém que o índice de obras devolvidas não
ultrapasse 10% do material recebido, sendo o ideal um índice inferior a 5%, conforme Grant.
Se a porcentagem de devolução for superior a 10%, isto significa que o perfil em que o
fornecedor se baseia para efetuar a seleção provavelmente não está bem definido e necessita
ser reexaminado. Essa modalidade de aquisição é geralmente utilizada para assuntos
específicos abrangidos pelo acervo e o perfil inclui os temas que se desejam e os que não se
desejam (por exemplo: o cliente quer livros sobre medicina mas não sobre medicina esportiva).

29
 Como já se disse, as razões para se optar por um approval plan estão principalmente
relacionadas à redução do período de tempo entre a publicação de um título e sua aquisição
por uma instituição de informação. Na modalidade tradicional de aquisição é necessário que
alguém ligado à biblioteca, seja o usuário, seja o bibliotecário, tome conhecimento da existência
do título (por meio de um catálogo ou uma citação bibliográfica, por indicação dos pares, etc.)
e o indique para aquisição.
Após a seleção, inicia-se o processo de compra, o que amplia consideravelmente o tempo
que um título levará para estar disponível para o usuário que se interessou originalmente por
ele. Entre esses dois extremos, muitas vezes passa-se um período demasiadamente longo, até
mesmo de anos, em que o material provavelmente teria sido utilizado em toda a sua
potencialidade.
A prática demonstra que o apogeu de utilização de grande parte das publicações,
principalmente periódicos, está por volta de três anos após seu aparecimento no mercado. Isto
significa dizer que a quantidade de publicações que perderam sua atualidade e interesse para
os usuários, e que são incorporadas ao acervo pela sistemática tradicional de aquisição, é
provavelmente muito maior do que a desejável.
Os approval plans, na medida em que buscam abreviar o hiato entre publicação e
disponibilidade para o usuário, trazem vida nova ao acervo. As experiências internacionais com
essa sistemática de aquisição têm sido bastante positivas, o que certamente, por si só, pode
aconselhar sua adoção nas bibliotecas brasileiras, com as adaptações e adequações que se
façam necessárias.
Existem ainda algumas variações dos approval plans. Para assegurar o envio de séries ou
determinadas coleções monográficas é utilizado o plano conhecido como standing order, pelo
qual fica estabelecido que todas as seqüências de uma série ou coleção serão enviadas à
biblioteca que terá de aceitá-las. Para interromper o processo, há necessidade de se desfazer o
contrato.

Compra: procedimentos e execução

Nos casos em que a própria biblioteca goza de autonomia ou tem delegação para a
realização das compras, ela, depois de haver definido os fornecedores com que irá trabalhar,
inicia o processo de compra dos materiais, que em geral passa pelas seguintes etapas:
elaboração de listas para cotação e sua remessa aos fornecedores;
recebimento das cotações e decisão quanto à aquisição;
encaminhamento do pedido de compras à unidade responsável por esse serviço;
controle de registros;
pagamento e recebimento do material.

30
 Quando a biblioteca não tem autonomia nem delegação de responsabilidade, cabe-lhe
apenas a tarefa de preparar as listas, ou seja, preencher o formulário de pedido de compra.
Os principais elementos envolvidos na preparação e execução da compra serão vistos a
seguir com maiores detalhes.

Pedidos de cotação e recebimento de faturas pro forma

As listas que serão encaminhadas aos fornecedores para que apresentem suas cotações
provêm, basicamente, de duas fontes:
as sugestões encaminhadas à biblioteca pelos usuários, já devidamente selecionadas; e
os itens identificados pelo pessoal da biblioteca como de interesse para o acervo.

Em ambos os casos, é de se presumir que os títulos tenham sido alvo de cuidadosa

avaliação, que resultou em uma decisão de seleção favorável. Esse conjunto de títulos constitui
a relação das obras que a biblioteca realmente deseja ter em seu acervo.
Quanto mais detalhadas forem essas listas maiores serão as chances de serem atendidas
corretamente as necessidades da biblioteca. Para sua elaboração, além de incluir na descrição
de cada item o maior número possível de informações bibliográficas, inclusive o ISBN ou o
ISSN, deve-se informar também o endereço para envio do material e demais recomendações
que se fizerem necessárias, tais como verba alocada ou condições de pagamento pretendidas,
se for o caso. Muitas bibliotecas já possuem programas informatizados que emitem as
solicitações.
Geralmente costuma-se solicitar cotações a mais de um fornecedor, a fim de realizar
comparações e identificar quem oferece os melhores preços, maior quantidade de títulos e
prazos de entrega menores. Neste sentido, é bom ter em mente que nem sempre o melhor
preço é o do melhor fornecedor. Experiências anteriores ou informações de colegas são
importantes para avaliar o desempenho de fornecedores no que concerne tanto à demora na
entrega como, principalmente, ao não-fornecimento do material cotado, o que acarreta muitos
contratempos, como o recebimento de cartas de crédito ou a devolução do pagamento
efetuado.
Como foi dito antes, em compras efetuadas pela administração pública é obrigatória a
solicitação de cotações a mais de um fornecedor, conforme a modalidade de compra adotada.
Os pedidos encaminhados aos fornecedores deles retornam na condição de propostas de
fornecimento, também conhecidas como proforma invoices, faturas pro forma [lat., por
formalidade] ou simplesmente pro forma, isto é, cotações, que não implicam compromisso de
compra, dos itens que podem ser fornecidos. A proposta, além dos dados de identificação
comercial e fiscal do fornecedor, contém o preço unitário de cada item, preço total, condições
de pagamento, prazo de entrega, prazo de validade da proposta, modalidade de transporte
(quando for o caso), prazo para apresentação de reclamações, etc.

31
 As faturas pro forma procedentes do exterior acrescentam ao preço original do item
despesas de embalagem e porte. Como já foi mencionado, alguns fornecedores costumam
indicar separadamente o valor de sua taxa de serviço, enquanto outros a inserem no preço de
cada item. É importante atentar para esses detalhes quando se escolhe o fornecedor que
oferece o melhor preço para cada um dos itens em cotação. Muitas vezes pode-se escolher um
fornecedor sem notar que é preciso acrescentar ao preço do item um valor ou porcentagem
referente à taxa de serviço que é discriminada apenas no final da fatura pro forma (isto é
facilmente calculado, dividindo-se o valor total da taxa pelo número de itens cotados ou
verificando-se quanto, percentualmente, representa a diferença entre o total da fatura pro
forma e o total das cotações).
De posse das faturas pro forma, o responsável pela compra escolherá, item por item, as
cotações mais convenientes para a biblioteca. Isto significa dizer que não é preciso realizar toda
a compra em um único vendedor, sendo possível comprar os diferentes itens objeto da
aquisição em diferentes fornecedores. Em geral, utiliza-se a própria fatura pro forma original
para isso, realizando-se os cortes e alterações necessários e procedendo-se à compra. Muitas
bibliotecas, no entanto, antes de autorizar a compra, costumam solicitar a emissão de uma
fatura definitiva, de que constem apenas os itens que irá efetivamente adquirir.
As faturas pro forma valem também para comprovação junto aos bancos, quando da
aquisição de moeda estrangeira, nos casos de importação direta. Nesses casos, convém
lembrar que, para cada remessa de valores para o exterior ou aquisição de cheque em moeda
estrangeira, os bancos cobram uma tarifa de serviço, que pode ser relativamente alta. Esta
opção somente compensa no caso de compras de maior porte.

Controle de registros

É por ocasião do recebimento das faturas pro forma que os arquivos de sugestões para
aquisição devem ser atualizados. Assinala-se se o item foi encomendado, qual o fornecedor, se
está esgotado, mudanças de título havidas (normalmente de periódicos), previsão de data de
publicação e demais informações necessárias, para que não haja superposição de pedidos.
Outro benefício dessa atualização é informar aos usuários sobre a situação de seus pedidos.
Esse controle minucioso é feito continuamente, conforme o andamento das compras.
Assim, após o recebimento do material, os arquivos devem ser realimentados com as indicações
de preço e complementação das informações catalográficas. Nessas condições, os arquivos
poderão servir como elemento auxiliar para os próximos passos do serviço de processamento e
contabilidade.
O processo de compras gera sempre uma grande quantidade de documentos. Em geral,
há troca de correspondência para se entabularem as negociações iniciais, que continuam
durante o processo de pagamento e se prolongam após o recebimento do material, até os
acertos finais, quando é feito o controle dos itens efetivamente recebidos, para se verificar a
existência de falhas ou duplicatas, e providenciar a devolução de material defeituoso.

32
 E muito importante observar os prazos estabelecidos pelos fornecedores para
recebimento de eventuais reclamações. Quando se trata de periódicos, por exemplo, algumas
editoras somente aceitam reclamações de títulos pagos e não fornecidos até determinada data.
Geralmente os prazos variam de três a seis meses após a publicação do fascículo. Essa
informação normalmente consta das faturas pro forma fornecidas pelas editoras, devendo
sempre ser verificada e as providências cabíveis tomadas em tempo hábil.
Outros documentos gerados no processo de compra são os relativos aos créditos e
débitos que permanecem em pendência até sua solução definitiva. Esses casos são mais
freqüentes nas compras de periódicos realizadas por intermédio de agências. As cotações
fornecidas pelas agências antes da publicação do periódico são estimativas, que podem variar
para mais ou para menos por ocasião da edição. No entanto, há também outras situações que
originam créditos e débitos, como, por exemplo, casos de não-fornecimento de todos os itens
constantes de uma fatura pro forma, o que requer uma administração acurada para a prestação
de contas.
Nos casos de material estrangeiro adquirido por importação direta ou comprados no
Brasil, é comum a existência das chamadas cartas de crédito. As cartas de crédito são
documentos comprobatórios de crédito existente devido ao não-fornecimento de um ou mais
títulos, que poderão (ou não) ser fornecidos posterior- mente. Na impossibilidade de
fornecimento do material solicitado, por se encontrar esgotado ou fora de catálogo, há, por
parte do fornecedor, o compromisso de devolução do dinheiro ou substituição por material de
igual valor.
A este respeito, é importante salientar que na administração pública não são permitidos
créditos e débitos, pois são considerados contabilidade paralela. Nessas situações exige-se a
devolução em dinheiro da quantia equivalente ao material não-fornecido.
Um lembrete para a chamada nota de romaneio: quando é feita a importação direta ou
indireta, as faturas pro forma, as faturas definitivas ou notas fiscais são pagas e o material é
enviado apenas posteriormente. A medida que o material vai sendo enviado, acompanha-o uma
relação dos itens despachados, com menção aos documentos originais onde constam esses
itens. Essa lista recebe o nome de romaneio ou nota fiscal de entrega, sem valor legal, servindo
apenas para os controles devidos. Como algumas firmas utilizam para esse fim um impresso
muito semelhante ao da nota fiscal, convém ficar atento para não confundir esses documentos,
criando problemas desnecessários na prestação de contas.
A correspondência envolvida na aquisição de materiais de informação tem origem variada
e pode acarretar pendências. Por esse motivo, deverá ser organizado um bom sistema de
arquivamento que permita a pronta recuperação do documento, quando necessário. Uma boa
alternativa nesse sentido é arquivar a correspondência em pastas individuais por
livrarias/agências, em ordem cronológica. Cartas de crédito devem ter uma pasta especial, para
um controle mais freqüente.

33
 E possível afirmar que o segredo para o bom funcionamento de um serviço de aquisição
recai muitas vezes no arquivamento apropriado dos documentos. O sistema pode ser manual
ou informatizado, mas se não estiver com as informações atualizadas e se o documento
desejado não for encontrado quando dele se necessita, será um sistema falho.

Pagamento e controle de recebimento

As formas de pagamento variam conforme o tipo de biblioteca e a modalidade da

compra. Em geral, após o recebimento do material e da nota fiscal definitiva autoriza-se o
pagamento (a assinatura de periódicos, como se verá mais adiante, constitui uma exceção a
esta regra).
O pagamento pode ser feito diretamente pela biblioteca, se estiver autorizada para tanto,
ou pelo órgão responsável pelas compras da instituição mantenedora. Neste caso, a biblioteca
encaminha toda a documentação necessária aos órgãos competentes, que tomarão as
providências cabíveis.
Pagamentos de importação direta podem significar ainda procedimentos trabalhosos,
embora a constituição federal considere os materiais bibliográficos isentos de impostos e, por
conseguinte, de taxas de importação. Em contrapartida, algumas bibliotecas têm a possibilidade
de efetuar o pagamento dos materiais por intermédio de cartão de crédito, o que facilita
bastante a vida do pessoal da aquisição (esta última alternativa é muito mais comum na
iniciativa privada do que em bibliotecas ligadas à administração pública).
A compra de material bibliográfico diferencia-se da compra dos demais materiais
permanentes devido a peculiaridades inerentes ao tipo de material. Para o material
permanente, o pagamento é normalmente realizado contra entrega. Para o material
bibliográfico, nem sempre é assim. Em relação às assinaturas de periódicos, por exemplo, o
pagamento é feito antecipadamente ao ano de fornecimento, O mesmo acontece com as
compras de monografias realizadas no exterior, quando o pagamento é feito por meio de fatura
pro forma, sendo o material enviado posteriormente. Nem sempre todo o material solicitado é
fornecido, gerando as já mencionadas cartas de crédito e demais documentos de
crédito/débito. Devido a essas especificidades, o controle de recebimento é uma das atividades
da compra que requer muita atenção e cuidado.
Nesta fase, não se trata apenas de receber o material em si (livros, periódicos, material
especial, etc.), mas também gerenciar os documentos comprobatórios das transações. Para
melhor compreensão, esta seção será subdividida em dois tópicos, referentes ao recebimento
do material e ao controle dos documentos.

Recebimento de material

Na chegada do material, é recomendável que o conteúdo dos pacotes seja manipulado

com atenção, a fim de não ser confundido com outros materiais já existentes na seção, ou com
outras encomendas chegadas na mesma ocasião. E conveniente ter local e prateleiras

34
reservados para os materiais recentemente recebidos, mantendo reunidos os conjuntos de cada
lote, até o desembaraço total por parte da aquisição e encaminhamento aos serviços de
processamento.
Normalmente, as notas fiscais (faturas definitivas) costumam acompanhar os volumes
despachados. Caso tenham vindo em separado, deverão ser localizadas, pois serão
imprescindíveis para as demais atividades a serem desenvolvidas. A tarefa seguinte é conferir o
material recebido com a nota fiscal, para saber se os títulos recebidos são os solicitados, se as
edições são as que foram encomendadas, se faltam itens, se há duplicatas ou itens que não
foram solicitados e se os preços estão de acordo com a cotação e a fatura pro forma.
Anotam-se na cópia das notas fiscais as discrepâncias eventualmente encontradas, para
as providências devidas. O passo seguinte consiste em examinar o estado físico dos materiais,
ou seja, se apresentam defeitos de impressão, acabamento, etc. Todas e quaisquer
imperfeições devem ser logo comunicadas ao fornecedor, com o pedido de que sejam sanadas
imediatamente.
O material recebido que estiver em conformidade com os pedidos de compra segue o
fluxo normal de processamento, ao mesmo tempo que se atualizam os arquivos ou bases de
dados respectivos.
Uma vez realizado o controle do material recebido, resta ainda o controle financeiro. A
melhor forma de organizá-lo é por meio de planilhas descritivas com as especificações
necessárias da receita alocada e respectivas despesas, por alíneas individuais de fornecedores.
Pelas colunas de deve e haver, observa-se a quantia despendida e o saldo para novas compras.

Documentação fiscal

A primeira via da nota fiscal (original) é o documento que será utilizado para a prestação
de contas junto à entidade pagadora. Não deve conter quaisquer rasuras ou modificações. No
caso de haver rasura ou substituição de algum título, é necessário que o fornecedor elabore
uma nota corretiva justificando o ocorrido (na administração pública, é obrigatória a utilização
de formulários padronizados, disponíveis no comércio e autorizados pelo Ministério da
Fazenda).
Em se tratando de compras realizadas com dinheiro público, convém sempre observar as
datas de emissão das notas, que não podem ser anteriores à liberação dos recursos. Ainda na
administração pública, após a prestação de contas é feito o registro patrimonial do material na
entidade, gerando as chamadas papeletas contábeis, documentos que informam os acréscimos
ao patrimônio público. As segundas vias das notas fiscais e os demais documentos existentes
relativos às compras devem ser arquivados por um período mínimo de cinco a sete anos,
prevendo-se poste- dores necessidades de sua utilização.
As verbas públicas são as que exigem prestação de contas mais trabalhosas, pois devem
ser irrepreensíveis e, principalmente, obedecer a um rígido cronograma. Por ocasião da
prestação de contas, deve-se observar de qual órgão os recursos são provenientes e a forma

35
como deve ser realizada. Geralmente, agências financiadoras, como a Coordenação de
Aperfeiçoamento de Pessoal de Nível Superior (CAPES), o Conselho Nacional de
Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e a Financiadora de Estudos e Projetos
(FINEP), exigem que os números de tombo dos itens adquiridos com recursos por elas
repassados acompanhem as notas fiscais originais, como garantia de que o material de
informação foi incorporado ao acervo.

Especificidades da compra

Algumas formas de compra, bem como certos tipos de materiais requerem especificações
apropriadas para sua realização. Naturalmente, tendo em vista os objetivos deste livro, não se
buscará esgotar o assunto, descrevendo em detalhes todos os casos que podem ser
enquadrados nesta categoria, mas apenas os mais comumente encontrados pelos profissionais.
De início, neste capítulo, entendeu-se necessário distinguir entre a aquisição feita isoladamente
por uma instituição e a aquisição organizada de maneira a conjugar esforços e racionalizar a
utilização dos recursos financeiros de várias bibliotecas, em geral subordinadas a uma
coordenação única. Mais adiante, os materiais que se classificam como casos especiais de
compra serão enfocados com maior detalhe.

Aquisição cooperativa

Cada vez mais, hoje em dia, procura-se desenvolver programas de aquisição cooperativa,
considerada como uma maneira eficiente para dividir responsabilidades de aquisição entre
entidades congêneres, bem como para evitar a duplicação desnecessária de acervo e diminuir
os altos custos de obtenção da informação. A idéia básica é que as bibliotecas podem ser
instituições complementares umas das outras, pois nenhuma deve ser considerada auto-
suficiente apenas com seus próprios recursos informacionais. Consiste, enfim, na racionalização
das compras em função da possibilidade de se obter o título, ou cópia dele, em outra biblioteca,
opção esta que pode ser pensada em nível local, nacional ou mesmo internacional.
Atualmente, existem vários mecanismos que permitem a transferência da informação de
maneira rápida e ágil, desde o simples empréstimo entre bibliotecas, passando pelo COMUT, o
sistema de comutação bibliográfica nacional sob responsabilidade do Instituto Brasileiro de
Informação em Ciência e Tecnologia (IBICT), até sofisticados programas como o LIGDOC:
Interligação de Bibliotecas para Troca de Documentos, que reproduz por escâner e transmite
por via eletrônica o texto integral das obras solicitadas, atualmente disponível no Brasil e em
operação na Universidade de Campinas (UNICAMP) e Universidade de São Paulo (USP), em
cooperação com a University of New Mexico, nos Estados Unidos.
A localização de material disponível em outras bibliotecas está cada vez mais fácil com as
novas tecnologias da informação, principalmente os catálogos coletivos informatizados. No
Brasil, conta-se, entre outros, com o Catálogo Coletivo Nacional de Publicações Seriadas (CCN),

36
mantido pelo IBICT, o Catálogo Coletivo das Universidades Paulistas (uNTBifiL1) e catálogos
cooperativos, como o BTBLI0DATA/CALCO, mantido pela Fundação Getúlio Vargas, e de que
participam bibliotecas de várias universidades.
Em âmbito internacional podem ser citados serviços automatizados como o Research
Libraries Information Network (RLIN), o University of Toronto Library Automation System
(UTLAS) e o Online Computer Library Center (OCLC), que é acessível em algumas instituições
brasileiras.
No Brasil, ainda há relativamente poucos programas nacionais de aquisição cooperativa,
mas muitas instituições têm realizado esforços para um controle mais equilibrado na aquisição
de suas coleções. Um exemplo simples, que vem sendo adotado em algumas das grandes
universidades, é a não-duplicação de títulos de periódicos entre as diversas unidades de cada
instituição, promovendo-se o uso coletivo dos recursos informacionais e aumentando a
possibilidade de novas aquisições. Formas mais complexas desses programas são encontradas
em organizações cooperativas como a rede SABI, gerenciada pela biblioteca do Senado Federal,
da qual participam 17 bibliotecas, integrando programas automatizados de serviços, compostos
de cinco módulos: aquisição, processos técnicos, circulação, relatórios e gerência.6
Casos especiais de compra. Conforme foi mencionado no início deste capítulo,
examinam-se a seguir alguns materiais que apresentam particularidades, a saber:
publicações seriadas
livros antigos e/ou raros
materiais audiovisuais
CD-ROM5
histórias em quadrinhos
literatura cinzenta.

Na aquisição por compra de cada um deles, como se verá a seguir, devem ser levadas
em conta suas peculiaridades.

Publicações seriadas

Nesta categoria são incluídas todas as publicações editadas em partes sucessivas,

geralmente a intervalos regulares e, de maneira geral, com a intenção de continuidade
indefinida, tanto as que têm periodicidade regular (como os periódicos, os jornais, os anuários,
etc.) ou não (séries monográficas e anais de eventos, entre outras).
As publicações seriadas em geral demandam mais trabalho, no conjunto das atividades
da biblioteca, pois, devido à sua própria periodicidade, exigem um acompanhamento minucioso.
Em relação à compra a questão mais importante é que a aquisição não termina quando se faz o
pagamento da assinatura, mas só se conclui após o recebimento de todos os fascículos ou
volumes correspondentes a essa assinatura. Nas atividades de aquisição, os periódicos

37
constituem provavelmente a grande maioria desse tipo de publicações, com os quais os
bibliotecários têm que se defrontar diariamente.
Os periódicos, como já se comentou antes, são adquiridos por meio de assinaturas pagas
antecipadamente e que abrangem um período determinado (em geral, um ano). Isso significa
que deve haver um controle permanente do recebimento dos fascículos durante a vigência da
assinatura, bem como das possíveis reclamações de atrasos ou falhas.
Os pedidos de cotações ou as faturas pro forma necessitam ser muito bem especificados
em relação ao ano, volume e fascículo, e reconferidos por ocasião da confirmação do pedido,
verificando-se prazos para reclamação de falhas e outras especificações como mudança de
título, sua suspensão temporária ou encerramento.
Quanto às assinaturas propriamente ditas é necessário verificar:
se a assinatura deve ser efetuada exclusivamente para um único título ou, se for mais
vantajoso para a biblioteca (ou mesmo se for possível) efetuá-la na condição de
membro de sociedade científica ou profissional, existindo então a possibilidade de
receber mais de um título simultaneamente;
se houve mudança de fornecedor: o preço corresponde ao de uma renovação (em geral
com desconto) ou é considerado um título novo? Deve-se observar também que a
mudança de fornecedor pode implicar um hiato entre o término da assinatura anterior
e o início da seguinte, ocasionando falhas na coleção;
se são títulos em standing order [encomenda permanente]: são títulos em que a
encomenda é considerada contínua, não havendo necessidade de realizar novo pedido
de assinatura a cada ano; a renovação da assinatura será feita automaticamente pelo
fornecedor, que enviará a pro forma correspondente para pagamento. Caso haja
interesse em interromper a assinatura, este deverá ser comunicado antecipadamente
ao fornecedor. E importante salientar que este caso não se aplica somente aos
periódicos, mas também a outras publicações seriadas, como, por exemplo, as séries
monográficas;
se dizem respeito a títulos em bill later [a faturar], ou seja, aqueles dos quais o
fornecedor ainda não possui o preço definitivo; assim, apro forma será enviada
posteriormente, gerando um pagamento isolado;
se os preços constantes da pro forma forem definitivos ou se existir a perspectiva de
modificações futuras, o que pode ocasionar créditos ou débitos que deverão ser
acertados no momento devido.

É importante salientar que as rotinas do setor de aquisição devem ser as mais ágeis
possíveis para a liberação dos fascículos para circulação no menor tempo, pois uma das
características principais dos periódicos é a atualidade da informação corrente.

38
 Livros antigos e raros

Livros antigos e raros em geral são de aquisição problemática por intermédio dos
fornecedores usuais. Por não constarem mais dos catálogos das editoras têm que ser
localizados em catálogos dos próprios antiquários ou buscados em fornecedores especializados
em obras fora do comércio.
Os catálogos feitos por antiquários não são encontrados com facilidade, pois são
produzidos em pequena tiragem e distribuídos apenas para clientes específicos. Sua utilização
nem sempre é muito simples, sendo necessário atentar para a codificação utilizada na descrição
dos materiais colocados à venda, que visa a esclarecer aos prováveis interessados sobre as
condições de cada um dos itens, englobando tanto os aspectos físicos (encadernação, estado
geral da obra, procedência, etc.) como os detalhes editoriais (edição, exemplar assinado pelo
autor, dedicatórias, etc.).
Caso a biblioteca esteja interessada em adquirir algum dos itens constantes em um
desses catálogos, muitas vezes é necessário contactar o vendedor por telefone ou carta,
marcando data e horário para visita e avaliação dos materiais.
Outra alternativa para compra de livros antigos ou raros são as casas comerciais
especializadas nesse tipo de material, conhecidas como sebos. E importante cultivar relações de
cordialidade com o responsável por um sebo especializado na área de interesse da biblioteca:
quando não possuírem seu acervo uma obra procurada, ele desenvolverá esforços para obtê-la.
Qualquer que seja a opção utilizada para compra, é preciso estar atento à questão do
preço fixado para o material. Trata-se de mercado complexo, com freqüentes variações de
preços, dependendo das leis da oferta e da procura. Para uma compra mais segura, convém
buscar informações em obras especializadas ou consultar especialistas.

Materiais audiovisuais

Existem empresas especializadas no fornecimento de materiais audiovisuais.

Evidentemente, nem todas trabalham com Lodos os materiais. Algumas especializam-se
exclusivamente na venda de fitas de vídeo. Outras comercializam discos e fitas cassetes. Outros
materiais, como diapositivos, são ainda mais difíceis de encontrar, devendo muitas vezes ser
adquiridos diretamente do produtor.
A aquisição de filmes cinematográficos em formato de fita de vídeo tem como elemento
complicador o tipo de material que se deseja adquirir. Vídeos elaborados para fins educativos,
de treinamento ou informação são muito difíceis de localizar no mercado brasileiro. Existem em
número relativamente pequeno e seus produtores em geral são pequenas ou microempresas
que aparecem e desaparecem com uma rapidez às vezes surpreendente. deixando o
responsável pela aquisição em grandes dificuldades. Infelizmente, pelo que se sabe, o país não
conta ainda com distribuidoras de filmes educativos, que congreguem em uma mesma empresa
e local os materiais provenientes de vários produtores. Na prática, tem-se que entrar em

39
contato com os próprios produtores ou distribuidores exclusivos, o que faz com que se
multipliquem as atividades envolvidas. Empresas especializadas na venda de vídeos não
costumam manter grandes estoques desse material.
Os vídeos dirigidos ao mercado de entretenimento, ou seja, reproduções em vídeo de
obras originalmente produzidas para exibição cinematográfica ou exclusivamente neste
formato, contam com maior número de produtores e maior variedade de pontos de venda.
No entanto, a aquisição desse material também se reveste de alguma dificuldade, a
principal delas sendo, provavelmente, a localização do título que se deseja. Este problema é
ainda mais grave quando se trata de vídeo lançado no mercado já há um certo tempo. Os
produtores não costumam fazer uma grande quantidade de cópias de cada título e elas se
esgotam rapidamente.
Além disso, quando o título não tem muito apelo comercial, poucas lojas o adquirem e a
produtora acaba retirando-o do catálogo. Uma alternativa paia sua localização são as lojas que
vendem fitas de segunda mão, onde é possível encontrar vídeos fora de catálogo. Materiais
recentes, por outro lado, são muito mais fáceis de localizar.
Em qualquer dos casos, é necessário tomar um cuidado especial quanto à procedência
das cópias, verificando se constituem produtos legítimos, cópias autorizadas pelos órgãos
oficiais responsáveis, ou se constituem as chamadas fitas piratas. Estas, apesar de seu preço
ser significativamente menor, não oferecem qualquer garantia de qualidade ou integridade da
obra, além de serem o produto de uma infração da lei de direito autoral.
Na aquisição de fitas de vídeo, é aconselhável que o responsável pela aquisição avalie
antecipadamente as condições do item, testando-o, se for o caso, antes da aquisição final (ou
seja, assistindo à fita integralmente antes de concretizar a compra). Caso isto não seja possível,
devem-se obter suficientes garantias de que o item será substituído, se apresentar defeitos de
fabricação.
Fitas de áudio (cassetes), discos de vinil e discos compactos (CDS) oferecem algumas
peculiaridades semelhantes às encontradas na compra de fitas de vídeo, principalmente no que
diz respeito à sua disponibilidade no mercado apenas durante um período relativamente curto
após o lançamento, ou enquanto ainda estão nas paradas de sucesso. Localizá-los, depois
disso, já se toma mais difícil, tendo que ser buscados nas lojas especializadas em material
retrospectivo. Também com eles, a preocupação em adquirir cópias autorizadas deve ser
constante.
Um aspecto importante a ser salientado diz respeito aos CDS: com sua popularização,
muitas gravadoras estão relançando neste formato obras musicais que antes haviam produzido
em discos de vinil ou fitas cassetes, possibilitando que grande número de produções que já
estavam esgotadas possam agora ser adquiridas e integradas ao acervo. Isto, evidentemente,
tem um aspecto bastante positivo para as bibliotecas que possuem esse tipo de material, pois
possibilita complementar coleções ou substituir obras antigas por outras no novo formato. No
entanto, deve-se encarar essa substituição com uma certa cautela, tomando-se sempre o

40
cuidado de verificar a qualidade do CD. Nem sempre as produtoras se preocupam em
remasterizar a gravação original, para eliminar ruídos e outros defeitos prejudiciais à audição da
obra. E extremamente frustrante adquirir-se um CD com os mesmos chiados de um disco de 78
rotações...
Diapositivos (slides) podem ser obtidos isoladamente ou integrados a livros ou manuais.
Neste caso, sua aquisição pode ser feita por meio dos fornecedores normais de material
impresso mencionados antes. A produção de diapositivos desacompanhados de texto
explicativo não é tão comum no país, devendo-se identificar os produtores e adquirir os
materiais diretamente deles.
Muitas bibliotecas optam pela própria elaboração dos diapositivos que necessitam,
contratando fotógrafos profissionais e selecionando os itens que desejam ter nesse formato em
seu acervo.
Instituições com maiores possibilidades financeiras podem recorrer ao mercado
internacional para aquisição de conjuntos de diapositivos, principalmente quando seu interesse
recai em temas específicos de caráter universal (como, por exemplo, arquitetura barroca, arte
moderna, fauna e flora em geral, etc.). Em muitos casos, o preço final de importação, mesmo
considerando todas as despesas indiretas envolvidas, acaba sendo até mesmo inferior ao custo
de elaboração dos diapositivos na própria instituição (sem falar da qualidade do material, que
pode ser superior).

CD-ROMs

Pode-se afirmar que os CD-ROM5 (compact disc — read onlv metnory [disco compacto —
memória apenas de leitura] ocuparão cada vez mais um espaço maior na vida das pessoas
neste final de século. A diversidade de produtos disponíveis em CD-ROM é hoje uma realidade
inimaginável há alguns anos atrás, abrangendo jogos e materiais de entretenimento, obras de
referência, como dicionários, atlas e enciclopédias, produtos interativos para ensino de idiomas
e desenvolvimento das mais variadas habilidades, etc. E cada vez mais estão presentes nos
acervos das instituições de informação.
Para as bibliotecas, o principal fascínio proporcionado pelos CD-ROMs tem sido
provavelmente a possibilidade de substituição de periódicos e obras de referência,
anteriormente publicados em papel, por esse novo formato. Neste sentido, o bibliotecário
encarregado da aquisição necessita estar sempre atento àqueles títulos passíveis de serem
transferidos de suporte, sabendo analisar corretamente as eventuais vantagens e desvantagens
que essa transferência pode significar para a biblioteca.
Exemplificando: um CD-ROM do Index Medicus ou do Philosopher‘s Index pode
inicialmente parecer mais caro do que a assinatura do mesmo produto em papel, porém é
necessário atentar para as vantagens que esse novo suporte irá proporcionar, principalmente
no que diz respeito à facilidade e economia de espaço para armazenamento, busca e acesso à
informação, que no final podem representar razões suficientes para que se opte pela troca.

41
 Em termos de armazenamento, por exemplo, é evidente que uma base de dados em CD-
ROM ocupa muito menos espaço do que uma publicação em papel editada mensalmente com
mais de 500 páginas. Da mesma forma, o novo formato possibilita não só o acesso muito
menos trabalhoso à informação nele registrada, como também permite que se façam
refinamentos de busca que seriam de difícil execução no suporte em papel.
E importante lembrar, também, que o que se aplica a uma base de dados em CD-ROM
pode não se aplicar a outra. Algumas vezes, por exemplo, a aquisição de um CD-ROM
representa não a posse total e irrevogável desse material, mas simplesmente o direito de
utilizá-lo durante determinado período (normalmente um ano), sendo preciso realizar nova
negociação/aquisição após o término de cada assinatura. Trata-se, efetivamente, de um
contrato de arrendamento ou leasing. Neste sentido, caso não haja renovação do contrato, a
biblioteca não manterá a posse do CD-ROM, tendo que devolvê-lo ao produtor, contrariamente
ao que acontece com o formato em papel, que permanece de posse da biblioteca mesmo se a
renovação da assinatura não for efetuada. Considerando-se essa particularidade, é possível
entender porque não é aconselhável descartar imediatamente a obra impressa quando se
adquire seu equivalente em CD-ROM.
Outros tipos de CD-ROMs, como os de jogos, de entretenimento em geral e obras de
referência mais populares, são mais fáceis de localizar no mercado. Muitos fornecedores
tradicionais de materiais de informação, como as livrarias e as agências, estão diversificando
sua linha de comercialização, incorporando produtos dessa nova tecnologia em seu estoque.
Desnecessário salientar que alguns cuidados especiais devem ser tomados no momento
da aquisição, garantindo-se, entre outras coisas, de que 1) o material é compatível para uso no
computador utilizado na biblioteca; e 2) os direitos de utilização em rede estão garantidos pelo
simples pagamento do item. Neste último caso, algumas vezes a aquisição do título dá ao
comprador apenas o direito de utilização pessoal, particular, podendo ser necessário à
biblioteca solicitar uma autorização especial para empréstimo e utilização simultânea por vários
usuários.

Histórias em quadrinhos

A demanda por revistas de histórias em quadrinhos nas bibliotecas, principalmente

públicas, tem aumentado bastante nestes últimos anos. A medida que os preconceitos contra
este tipo de leitura são jogados por terra, sua presença nos acervos das bibliotecas toma-se
cada vez mais comum. Trata-se de um tipo de material com que boa parte dos profissionais de
aquisição não estão ainda acostumados a trabalhar. Em certo sentido, praticamente tudo ainda
está para ser aprendido no que diz respeito à aquisição de histórias em quadrinhos, de maneira
a utilizar ao máximo as potencialidades do serviço de aquisição e obter o melhor resultado
possível.
Basicamente, os quadrinhos são veiculados em três tipos de materiais: jornais, álbuns e
revistas de linha, estas últimas conhecidas tradicionalmente como gibis. Os gibis são

42
provavelmente os mais conhecidos, podendo ser encontrados em qualquer banca de jornal,
existente em praticamente cada esquina das grandes cidades. No entanto, a possibilidade de
adquiri-los desse tipo de fornecedor nem sempre constitui uma alternativa viável para algumas
bibliotecas, devido à rigidez dos procedimentos de aquisição e prestação de contas, que exigem
notas fiscais e comprometimento antecipado dos recursos.
O mercado de revistas em quadrinhos é bastante dinâmico e é impossível prever com
grande antecedência o que será colocado à venda. Títulos mais tradicionais podem ser
adquiridos pela biblioteca por meio de assinaturas, realizadas diretamente nas editoras. O
grande inconveniente desta modalidade de compra é que apenas grandes editoras costumam
ter programas de assinaturas de revistas de histórias em quadrinhos, em geral obrigando o
comprador a adquirir um pacote de assinaturas por um preço único.
As histórias em quadrinhos publicadas na imprensa jornalística impressa não apresentam
maiores dificuldades para aquisição, a biblioteca tendo apenas que assinar os jornais onde são
publicadas. Os álbuns, publicações geralmente mais caprichadas e de preço mais elevado, às
vezes são encontrados em livrarias. Material retrospectivo deve ser obtido por intermédio de
doações ou por compra em bancas especializadas na venda de revistas usadas.

Literatura cinzenta

Em geral, as publicações não-comerciais costumam demandar uma pesquisa maior para

sua localização. Encaixam-se nessa categoria as publicações da chamada literatura cinzenta ou
literatura não-convencional, difíceis de encontrar em canais tradicionais de distribuição. Estão
compreendidos aqui os resultados de reuniões, científicas ou não, os folhetos das mais diversas
procedências e assuntos, relatórios e anais de conferências, teses, publicações oficiais, pré-
publicações, entre outros, que muitas vezes são fundamentais para bibliotecas especializadas e
universitárias.
Alguns dos materiais citados, como certas publicações oficiais e pré-publicações, têm
fornecedor exclusivo e apresentam condições especiais para a venda. No primeiro caso, muitas
vezes é quase impossível comprá-los, tendo-se que obtê-los por permuta ou solicitação
expressa de doação ao órgão publicador.
As teses e dissertações que não se transformam em livros publicados por editoras
privadas ou universitárias têm que ser obtidas por meio de doações solicitadas às instituições
onde foram defendidas ou aos próprios autores, muitas vezes arcando-se com o custo da
reprodução. Quando apresentadas em instituições de outros países, sua compra pode ser
realizada por intermédio de firmas especializadas no fornecimento desses materiais.
Publicações oriundas dos mais diversos eventos, sejam de caráter científico ou de
divulgação, costumam ser de obtençãoproblemática. Resumos e anais de congressos, relatórios
de seminários e outras reuniões são publicados em pequena quantidade, geralmente
distribuídos apenas para os participantes.

43
 As instituições promotoras desses eventos nem sempre colocam à venda os trabalhos
apresentados e as recomendações aprovadas. Neste caso, os documentos têm que ser
solicitados por doação aos participantes do evento, o que pode implicar em um complicado
trabalho de identificação e contato.
Com o advento das redes de comunicação eletrônica, as produções da literatura cinzenta
encontram novo ambiente de disseminação, multiplicando-se em escala geométrica. Sua
identificação e obtenção nesses novos meios, no entanto, são ainda problemáticas para os
profissionais da informação, na medida em que os mecanismos de busca e recuperação da
informação nas redes eletrônicas ainda não estão suficientemente desenvolvidos.

Outros materiais

Outros tipos de materiais poderiam ser abordados aqui, mas isso significaria um
detalhamento excessivo em face dos objetivos fixados. Materiais cartográficos e iconográficos,
normas técnicas, partituras, microformas, catálogos de exposições e muitos outros poderiam
aqui ser lembrados como exemplos de materiais de informação cuja aquisição reveste-se de
peculiaridades que os distinguem daqueles mais comumente encontrados nos acervos das
bibliotecas. Nesses casos, resta aos responsáveis pelas compras a tarefa de identificar e
conseguir os itens solicitados da melhor maneira possível, inclusive definindo os que serão
obtidos por intermédio de doação ou permuta.

Permuta

Uma forma muito utilizada para aquisição de material de informação é a troca de

publicações entre entidades, na forma de intercâmbio, principalmente quando o material não
está disponível para compra ou a opção da permuta apresenta-se como economicamente mais
vantajosa para a biblioteca. Quando tais casos são identificados, um programa de intercâmbio
de publicações é bastante providencial.
Basicamente, um programa de permuta consiste em um acordo preestabelecido entre
duas instituições, com o compromisso mútuo de fornecimento de publicações das próprias
entidades, de obras duplicadas ou retiradas do acervo ou de obras recebidas em doação mas
sem interesse para incorporação ao acervo.
De uma outra perspectiva, no entanto, pode-se atribuir aos programas de intercâmbio
uma característica cultural, na medida em que estão relacionados, em última análise, com a
difusão de informações. Desta forma, esses programas podem ser considerados verdadeiros
serviços de relações públicas das instituições, como já foi bem apontado por alguns autores.78
Como os programas de intercâmbio representam, em essência, um acordo de cooperação
visando a benefícios recíprocos em termos de obtenção de materiais, além do fator cultural
outrasrazões vão também determinar o estabelecimento da permuta. Entre elas, podem ser
apontadas:

44
 obtenção de material de difícil localização: muitas vezes os materiais selecionados para
aquisição não são encontrados no comércio (ou não são encontrados facilmente e os
fornecedores, por comodismo, recusam-se a procurar por eles com mais empenho).
Isso é comum acontecer com publicações acadêmicas que são distribuídas sem fins
comerciais. Da mesma forma, a produção de países do Terceiro Mundo também
costuma envolver relações comerciais complicadas, fazendo com que muitas vezes a
opção por um programa de permuta, onde não existe transferência de divisas, apareça
como a solução mais apropriada. As já mencionadas publicações da literatura cinzenta
são as principais candidatas à permuta, devido a suas características nem sempre
comerciais. Muitas publicações oficiais também podem ser obtidas por esse meio;
substituição de títulos comprados por títulos permutados: esta opção costuma ocorrer
principalmente em relação a publicações de interesse científico, liberando recursos para
aquisição de outros títulos. No Brasil, nem sempre essa prática é possível, devido à
inconstância de nossas publicações que, por não apresentarem uma periodicidade
regular ou por não terem suficiente garantia de continuidade, não constituem materiais
adequados para permuta. A quantidade de periódicos que lançam dois ou três números
para logo morrerem muitas vezes toma inviável um intercâmbio com maior
assiduidade;
complementação de falhas na coleção: este tem sido um dos fatores mais considerados
para o estabelecimento de programas de permuta. Para atingir esse objetivo, listas do
material que existe em duplicata ou disponível para permuta são elaboradas pelas
bibliotecas e encaminhadas às instituições conveniadas. Quem recebe e examina essas
listas costuma muitas vezes descobrir ali números antigos de periódicos que estão
faltando em sua coleção, obras esgotadas que não foram anteriormente adquiridas ou
duplicações indispensáveis ao acervo.

A seguir, veremos com mais detalhes como as atividades de permuta são realizadas,
enfocando especificamente a permuta por intermédio de publicações produzidas pela própria
biblioteca e/ou pela instituição mantenedora e a que se utiliza de materiais existentes em
duplicata no acervo.

Publicações próprias

A forma mais comum de programa de permuta consiste no estabelecimento de um

acordo formal entre duas instituições, em que ambas se comprometem com o fornecimento
recíproco de suas publicações. É claro que nem todas as bibliotecas estão ligadas a instituições
que publicam materiais passíveis de intercâmbio, mas as que atendem a esse requisito
costumam utilizá-lo com grande vantagem. É uma prática muito comum em bibliotecas
universitárias e especializadas, normalmente ligadas a instituições que, devido à sua própria
natureza, têm programas próprios de edição de monografias ou publicações periódicas.

45
Bibliotecas públicas, em geral, não costumam fazer uma utilização tão grande dessa
modalidade de permuta, pois apenas as administrações municipais de cidades maiores ou
capitais dos estados possuem programas editoriais em número e porte suficiente para
destinação a essa atividade.
O principal requisito para um bem-sucedido convênio de intercâmbio é a existência de
um interesse mútuo na troca de publicações. Selecionar criteriosamente o que se deseja
receberem troca da publicação a ser enviada é um dos pontos-chave para a realização dessa
atividade. Neste sentido, é importante desenvolver uma sistemática de trabalho que permita
uma correta avaliação do custo—benefício de um título permutado, levando em consideração
tanto os elementos relacionados com os custos do material a ser enviado como a qualidade do
material que será recebido. Assim, deve-se considerar:
o equilíbrio de conteúdo das publicações: não faz muito sentido receber títulos de valor
efêmero ou secundário em troca de publicações técnico-científicas conceituadas. De
maneira mais pragmática, esse equilíbrio pode também ser avaliado em termos de
valor, comparando-se o preço de assinatura de ambos os títulos, número de páginas,
artigos, etc. O objetivo dessa comparação é fazer com que a permuta não ocorra de
maneira a beneficiar demasiadamente apenas um dos parceiros;
os custos reais da publicação da própria entidade: o custo do papel, da impressão, da
editoração, da expedição, do porte, do controle de envio e recebimento, da
correspondência, dos recursos humanos envolvidos, etc;
os custos de todos os serviços necessários para abrigar o título recebido:
armazenamento, conservação, processamento técnico, preservação, além do tempo
gasto pelos funcionários na realização dessas tarefas;
o tempo necessário para recebimento do material por permuta, comparado com o
mesmo tempo se fosse adquirido por compra, utilizando-se os fornecedores usuais da
biblioteca.

Além dessa análise de custo-benefício, outros fatores influirão na formalização de um

programa de permuta. Freqüentemente, a importância do título a receber será um fator
determinante no estabelecimento do acordo. Outras vezes, essa opção surge como
compulsória, na medida em que algumas instituições não colocam sua produção para venda no
mercado, aceitando fornecê-las apenas por meio de intercâmbio com outras instituições.
Como em todas as demais atividades de aquisição, também na permuta é necessária a
definição de critérios que, de acordo com a política de desenvolvimento da coleção, devem ser
utilizados quando da tomada de decisões. Da mesma forma, é recomendáveluma avaliação
periódica dos títulos intercambiados, tendo em conta fatores de uso e importância dos títulos
recebidos.

46
 Listas de duplicatas

Nos programas de permuta é comum a confecção de listas de duplicatas, destinadas a

oferecer, para outras instituições, o material possuído em vários exemplares ou que foi retirado
definitivamente do acervo; também costumam ser incluídos nessas listas itens provenientes de
doações espontâneas feitas à biblioteca e que não foram considerados pertinentes para
inclusão no acervo.
Essas listas são geralmente enviadas para instituições com as quais já se mantém
permuta com publicações próprias ou que pertencem à mesma área de atuação. Para a
instituição que envia uma lista de duplicatas, esta se configura como uma oportunidade para se
desfazer definitivamente de materiais por cuja manutenção não tem mais interesse. Para os
destinatários da lista, seu atrativo principal está na possibilidade de cobrir eventuais lacunas em
seu acervo a um custo relativamente baixo.
A leitura do parágrafo acima pode dar a impressão de que a confecção e preenchimento
de listas de duplicatas é uma atividade lucrativa para todos os parceiros envolvidos. Em
princípio, talvez o seja, pela razões apontadas. No entanto, deve-se convir que nem sempre a
confecção e envio de uma lista de duplicatas acaba sendo tão lucrativa quanto se pensou a
princípio, devido não apenas a um fluxo de pedidos muito aquém do necessário para
compensar a realização dessa atividade mas também a todas as atividades de organização do
material que precedem a elaboração da lista. Também para o destinatário, a conferência da
lista e o encaminhamento do pedido pode às vezes ser frustrante, principalmente quando
descobre que de uma longa lista apenas alguns poucos itens são de interesse (e mesmo esses,
quando solicitados, já não se encontram mais disponíveis, confirmando mais uma vez a famosa
lei de Murphy...).
A quase informalidade com que ocorre o intercâmbio baseado em listas de duplicatas,
ainda que traga vantagens em termos de rapidez de comunicação entre os diversos
interessados, acaba sendo também um de seus pontos fracos. Muitas vezes, títulos
absolutamente imprescindíveis para o acervo de determinadas instituições (exemplares
necessários para completar volumes de periódicos para encadernação, títulos extraviados,
substituição de exemplares danificados, etc.) são encaminhados para outras instituições às
quais pouco benefício trazem.
Infelizmente, as tentativas até agora realizadas no país, com o objetivo de organizar
essas atividades de modo mais sistemático, como, por exemplo, com o estabelecimento de
bancos de duplicatas, não obtiveram muito sucesso, deixando as instituições como reféns do
acaso ou da sorte. Profissionais mais atentos costumam em geral comunicas, por telefone ou
fax, quais são os itens de seu interesse, a fim de, chegando antes dos outros, garantir seu
recebimento, ainda que por um custo maior.

47
 Organização do serviço de permuta

A administração das atividades de permuta começa pela própria seleção dos parceiros,
passando pela manutenção de arquivos que contenham todas as informações relevantes sobre
as transações realizadas com as instituições conveniadas, ou para as quais se enviam listas de
duplicatas, até as atividades de envio e recebimento dos materiais.
É importante ter em mente que tanto os títulos como as entidades com as quais se
realiza o convênio não são escolhidos aleatoriamente. Primeiro, pesquisam-se as entidades que
têm um perfil compatível com a área de interesse da biblioteca, ou seja, as que possuem maior
afinidade para um programa de intercâmbio.
Isso é feito por meio de consulta a obras de referência, catálogos e demais instrumentos
de informação que possam auxiliar na escolha dos parceiros. Obras de referência, como, por
exemplo, o World of learning, que informa sobre instituições de ensino emâmbito internacional,
ou o Catálogo-geral de instituições do ensino superior, de abrangência nacional, publicado pelo
Ministério de Educação, o Guia das bibliotecas públicas do Brasil 1994/95, da Biblioteca
Nacional, constituem valiosas fontes para a seleção de parceiros.
Uma vez selecionadas as instituições com as quais se deseja manter permuta, envia-se a
elas correspondência sobre o interesse em permutar publicações e os títulos que se tem a
oferecer. Atenção especial deve ser dedicada a essa fase da negociação, em que se pode
utilizar uma carta-padrão que contenha todas as informações necessárias para que a instituição
consultada tenha condições de decidir quanto à conveniência de participar nesse programa.
O mesmo pode ser dito em relação à correspondência em que se agradece e comunica o
recebimento do material, bem como de eventuais reclamações pelo não recebimento de alguns
itens.
As respostas a propostas de permuta oriundas de outras bibliotecas também podem ser
formalizadas por meio de cartas padronizadas.
A correspondência em que se comunica a remessa de listas de duplicatas costuma ser
muito mais simples, em geral limitando-se a uma carta-padrão, anexa à lista, e em que se
solicita que o destinatário assinale os títulos de interesse.

Manutenção de arquivos

A manutenção de arquivos, no caso da permuta, merece cuidados especiais pois

constituem suporte indispensável aos programas a serem implantados. Entre outros elementos,
deve-se manter arquivos contendo todas as informações relevantes sobre:
as instituições com as quais se mantêm convênios;
o título ou títulos oferecidos e recebidos (para o controle de recebimento e envio dos
materiais);
a correspondência relativa às reclamações quanto a atrasos, pedidos de novos
convênios, etc.

48
 O principal arquivo utilizado nas atividades de permuta contém informações sobre as
instituições conveniadas, com seu endereço completo, em geral atualizado toda vez que, à
chegada dos materiais, constata-se alguma mudança. Esse arquivo ou base de dados fornece
as etiquetas tanto para o envio das publicações da própria instituição como das listas de
duplicatas. Pode-se complementar esse arquivo com as informações sobre quais publicações se
recebe e quais são enviadas.
Para o controle e periodicidade do recebimento, é necessária a organização de um outro
arquivo, anotando-se as datas de chegada e o volume e número do fascículo recebido, no caso
de periódicos. Ainda que este se constitua em um minucioso e às vezes estafante trabalho de
controle, é ele que garante que as falhas de envio dos materiais sejam imediatamente
constatadas, tomando-se as providências cabíveis para saná-las, além de proporcionar uma
constante retroalimentação ao sistema, informando as instituições que não estão cumprindo
satisfatoriamente a sua parte no convênio. No caso do preenchimento de listas de duplicatas,
arquivam-se temporariamente as cópias dos pedidos até o recebimento efetivo do material.
Além dos arquivos acima assinalados, o serviço de permuta conta ainda com os arquivos
gerados pela correspondência enviada e recebida, tais como solicitação de permuta,
concordância da instituição, cópia de cartas de envio dos materiais, cartões acusando
recebimento, etc. No caso da permuta de duplicatas pode-se manter um arquivo de casos
pendentes, ou seja, materiais solicitados mas ainda não recebidos pela biblioteca.
Embora isso possa até parecer óbvio, é bom lembrar que o preparo e a expedição do
material a ser permutado requerem envelopes apropriados que tragam o nome e endereço da
instituição remetente e que obedeçam às normas para envio de impressos, adotadas pela
Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (ECT).
É também conveniente anexar ao material que estiver sendo despachado um cartão-
resposta ou pedido para que o destinatário acuse o recebimento do material. Isso permite que
se confirmem o efetivo recebimento do material e a manutenção de interesse pela permuta.
Além disso, o cartão-resposta poderá, no futuro, constituir uma prova de que a biblioteca
efetivamente realizou o envio do material, conforme se havia comprometido.
A verba para postagem dos itens deve também ser objeto de atenção, calculada com
base no peso da publicação e verificando-se se a remessa será para o território nacional ou
estrangeiro. No segundo caso, outra decisão importante diz respeito à opção pela remessa por
via aérea ou de superfície (normalmente o segundo é mais barato do que o primeiro, embora
não tenha a mesma rapidez, nível de garantia de recebimento ou de integridade do material).
Em se tratando de listas de duplicatas, deve-se observar que muitas instituições solicitam
que lhes sejam enviados os selos para remessa do material solicitado ou que o frete lhe seja
reembolsado por ocasião do recebimento. Isto pode eventualmente ser um elemento
complicador para bibliotecas que não possuam grande autonomia em termos de utilização de
recursos financeiros, burocratizando demasiadamente o processo. Ademais, a mesma condição

49
pode ser estipulada em relação a materiais a serem enviados, o que pode eventualmente
facilitar o processo.
Evidentemente, a aquisição de materiais de informação por permuta toma-se tanto mais
complexa quanto maior for o número de títulos a serem oferecidos. Ou recebidos. O fato de
hoje se receberem apenas poucos títulos por permuta não significa que o futuro não possa
trazer consigo a necessidade de ampliação dessas atividades. Ter um processo de trabalho
bem-estruturado, ainda que para atender apenas a uma pequena quantidade de materiais,
pode significar uma grande ajuda nesse sentido.
Estar preparado para a eventualidade de um aumento das permutas, ainda que isto hoje
pareça uma possibilidade bastante remota, parece ser uma medida de prudência. Também é
conveniente ter bem claro o limite a partir do qual as atividades de permuta deixam
eventualmente de ser vantajosas para a instituição, devido ao custo envolvido na sua
realização. Como se disse antes, avaliações constantes quanto ao custo-benefício da permuta
devem fazer parte da rotina do serviço de aquisição, sendo realizadas da mesma forma como
se faz essa análise em relação aos materiais de informação adquiridos por compra.
Embora a permuta possa à primeira vista parecer uma forma de aquisição gratuita, ou
seja, sem despesas para as instituições envolvidas, isto não corresponde à verdade. Magrill e
Corbin9 comentam que, devido aos especiais cuidados requeridos, a permuta não é e nunca
será gratuita. Na realidade, em alguns casos pode tomar-se até mesmo mais cara do que se a
publicação fosse adquirida por compra. É essencial, portanto, definir com bastante segurança
as situações em que, por várias razões, a permuta pode ser a alternativa economicamente mais
atraente para a instituição.

Doações

As doações ocupam um lugar de destaque no serviço de aquisição, principalmente devido

à inconstância de verbas, uma situação com a qual as bibliotecas brasileiras costumam
conviver.
Certamente, o termo ‗doação‘ tem uma conotação de benefício, de favorecimento, de
algo obtido sem um custo direto. Não é de admirar, portanto, que para um grande número de
bibliotecas as doações sejam vistas como uma valiosa fonte para a formação de seus acervos.
Contudo, uma análise mais aprofundada dessa questão demonstra a necessidade de maiores
cuidados nessa área, procurando evitar que esse benefício não venha posteriormente a
transformar-se em um problema, com o acúmulo de duplicatas e itens que fogem aos objetivos
programados pela biblioteca
Como os demais métodos de aquisição, a doação está diretamente ligada à política de
desenvolvimento de coleções, obedecendo às diretrizes por ela definidas quanto ao que deve
ser mantido no acervo. E recomendável que se estabeleçam critérios específicos com relação às
doações, definindo-se procedimentos padronizados que abranjam não só as formas de

50
recebimento dos materiais como também os possíveis repasses e descarte dos itens que não
serão incorporados ao acervo.
Assim, uma análise aprofundada da questão das doações parece ser mais do que
necessária. Obrigatória. Neste sentido, é importante distinguir que elas podem ocorrer de duas
formas, constituindo duas categorias distintas, que poderiam ser denominadas doações
solicitadas e doações espontâneas.

Doações solicitadas

Freqüentemente, as bibliotecas têm interesse na obtenção de publicações oferecidas em

doação, principalmente as que podem ser obtidas de instituições governamentais ou privadas
(mas não exclusivamente, pois a solicitação de doações diretamente a pessoas físicas também
costuma ser realizada e pode representar uma valiosa fonte de recursos, embora não ocorra
com tanta freqüência).
Em geral, há algum tipo de afinidade entre as instituições envolvidas nas doações
solicitadas, o que ajuda na realização dessa tramitação. Citam-se, por exemplo, casos
específicos como os de associações técnico-científicas ou organizações governamentais que
costumam oferecer gratuitamente suas publicações, para sua maior divulgação; outras vezes,
trata-se de edições especiais que, por diversas razões, não são comercializadas, sendo
destinadas apenas para instituições especializadas; ou mesmo obras das quais é reservada uma
parcela da edição para doação a instituições congêneres.
Algumas embaixadas possuem um modelo bastante interessante para repassar suas
ofertas às bibliotecas universitárias: mediante convênios firmados com os professores ou com
as diretorias das instituições, estes escolhem os títulos pretendidos, que são repassados às
bibliotecas da universidade, muitas vezes resultando em boas aquisições.
Iniciativa semelhante tem sido desenvolvida por agências financiadoras de pesquisa no
país, que, por meio de projetos ou programas especiais, realizam excelentes doações às
bibliotecas universitárias, com as sugestões de aquisição previamente selecionadas pelas
instituições beneficiadas.
Algumas bibliotecas públicas e escolares, principalmente as pertencentes a pequenas
comunidades ou a escolas públicas, costumam enviar cartas às editoras ou diretamente aos
próprios autores, solicitando suas publicações em caráter de doação. Esta prática representa
muitas vezes uma atitude desesperada dosresponsáveis pela aquisição de materiais nessas
bibliotecas, premidos, por um lado, pela necessidade de ampliar e atualizar seus acervos em
face das demandas informacionais existentes e, por outro, pela não-disponibilidade de recursos
financeiros que lhes permitam atingir tal objetivo.
É compreensível e lastimável que situações de extrema penúria acabem gerando
iniciativas de quase mendicância por parte das instituições de informação, nem sempre com
resultados satisfatórios para elas. Muitas editoras costumam irritar-se bastante com a tonelada

51
de solicitações para doação que recebem de bibliotecas, muitas vezes sequer respondendo às
cartas ou então enviando material encalhado e que pouco benefício trará às instituições.
Aos autores, embora muitas vezes possam sentir-se lisonjeados com o interesse que seu
trabalho despertou, acaba sendo impraticável atender a todas as solicitações, pois eles
costumam receber um número bastante reduzido de exemplares para sua distribuição pessoal,
tendo que pagar de seu próprio bolso, ainda que por preços reduzidos, os exemplares
adicionais de que necessitem.
E preciso que os responsáveis pelas bibliotecas entendam que autores e editoras não
estão nessa atividade apenas por altruísmo, mas que estão procurando obter benefícios
financeiros com a venda dos materiais que escrevem ou editam. Isto é natural que aconteça,
fazendo parte do esquema de produção capitalista em que se vive, e onde as instituições de
informação, por mais que isto lhes possa soar estranho, devem entender que também estão!
É nesse contexto capitalista que outra provável fonte de recursos informacionais pode ser
encontrada: a legislação que estabelece incentivos fiscais às doações realizadas para
instituições culturais; Esta é uma alternativa real, palpável, concreta, mas, infelizmente, nem
sempre aproveitada pelos bibliotecários em toda sua potencialidade. Neste sentido, é
necessário que cada profissional procure informar-se a respeito da questão, tendo uma idéia
clara de como pode beneficiar a instituição que representa e mantendo-se sempre atualizado
quanto a novas leis.
A experiência mostra que a legislação sobre incentivos fiscais costuma modificar-se com
bastante freqüência e corre-se sempre o risco de, a qualquer momento, perder os eventuais
benefícios que se podiam auferir. Em 1989, quando um dos autores deste livro publicou um
texto sobre desenvolvimento de coleções, a última palavra em termos de incentivos fiscais para
a área da cultura era a chamada Lei Samey, que possibilitava às bibliotecas beneficiarem-se de
doações feitas com base em seus preceitos e desde que se cadastrassem junto ao Ministério da
Cultura como instituições culturais. No caso de bibliotecas ligadas ao poder público, existia a
alternativa da criação de associações de amigos da biblioteca, que podiam cadastrar-se no
ministério para receber as doações, e encaminhá-las posteriormente para a biblioteca.
De lá para cá a legislação foi modificada e a Lei Sarney foi extinta, mas surgiu outra em
seu lugar. A nova norma jurídica recebeu o nome do ministro que a propusera: Lei Rouanet (Lei
n° 8 313, de 23 de dezembro de 1991). É ela que, no momento em que este livro está sendo
escrito, meados de 1996, está ainda em vigor, O benefício para preservação e difusão do
patrimônio artístico, cultural e histórico, no qual se encaixam os acervos informacionais, está
previsto no item III do artigo 3° da lei. O conhecimento mais aprofundado desta legislação,
bem como do Decreto n° 455, de 26 de fevereiro de 1992, que a regulamentou, deve ser
buscado por todos os bibliotecários que atuam na área de aquisição de materiais de
informação.
Selecionar bem as instituições e, eventualmente, as pessoas físicas às quais serão
solicitados materiais por doação parece ser um dos primeiros requisitos para atingir o sucesso

52
nesse objetivo. Estudos preliminares devem ser desenvolvidos para definir com boa margem de
segurança os doadores mais interessantes para a instituição específica, tendo em vista a área
de atuação da biblioteca, as características do acervo e a demanda informacional a que deve
atender.
Elaborar cartas de solicitação, claras e objetivas, que não se limitem a lamuriar a respeito
das dificuldades enfrentadas pelas bibliotecas para a constituição de seu acervo, mas deixem
claro o papel que o material solicitado irá desempenhar no contexto de atuação da biblioteca,
parece ser também outro fator decisivo de êxito.
Embora pareça evidente, talvez convenha salientar que solicitações enviadas a
instituições no exterior devem estar preferencialmente redigidas no idioma do país a que se
destinam, ou, em último caso, em inglês. Desnecessário salientar que um cuidado especial deve
ser dedicado à redação dessa correspondência internacional, procurando-se evitar erros
gramaticais e de construção.
E importante destacar o fato de que, para a solicitação de doações, existe sempre uma
seleção prévia, isto é, deve-se fazer a solicitação apenas daquilo que realmente se deseja obter,
daqueles itens que significarão um acréscimo positivo ao acervo. Essa é a diferença
fundamental em relação às doações espontâneas, quando é oferecido material para a
biblioteca, sem que esta tenha a oportunidade de realizar uma escolha prévia.

Doações espontâneas

Existem as mais variadas formas de doação de materiais informacionais. Desde um

simples exemplar individual de um autor emergente até grandes coleções com centenas de
volumes em inesperadamente bater às portas da biblioteca, seus potenciais doadores ansiosos
para que sejam aceitos. Em ambos os casos, trata-se de material que requer uma avaliação
criteriosa, obedecendo às diretrizes definidas pela política de desenvolvimento da coleção.
Doações espontâneas são compostas, em geral, de materiais pêlos quais a biblioteca não
fez qualquer tipo de solicitação, sendo oferecidas pelos mais diversos motivos. Algumas vezes,
o fluxo de doações espontâneas, devido à quantidade de itens ser superior àcapacidade
operacional do serviço de aquisição, pode trazer mais problemas do que benefícios para a
biblioteca. No entanto, deve-se ter em mente que, em última instância, essas doações refletem
o prestígio que a instituição de informação goza na sua comunidade. Neste sentido, são sempre
positivas, devendo apenas ser convenientemente administradas pela biblioteca, de modo a
enquadrar-se nos objetivos gerais estipulados para o desenvolvimento de sua coleção.
Parece evidente que nenhuma biblioteca tem capacidade física ou de serviços para
manter material de pouco ou nenhum uso, ou que foge aos objetivos específicos de sua
coleção. Assim, a biblioteca não tem a obrigação de incorporar os materiais ao acervo apenas
porque os recebeu gratuitamente. E conveniente que essa incorporação só ocorra nos casos em
que a necessidade do material foi satisfatoriamente definida. Como regra geral, os critérios para
seleção de doações são os mesmos fixados para a compra.

53
 É aconselhável, também, estabelecer procedimentos que possam nortear o recebimento
de doações. Entre esses, podem ser destacados:
solicitar, sempre que possível, que sejam fornecidas listas dos títulos a serem
oferecidos, para uma pré-avaliação. Pode-se estabelecer um limite para apresentação
dessas listas prévias, como, por exemplo, para doações acima de 20 volumes;
evitar receber doações que contenham exigências para sua incorporação ao acervo,
como, por exemplo, que os materiais sejam colocados em local de destaque (salas e/ou
estantes especiais) ou o estabelecimento de classificações e/ou normas de utilização
definidas pelo próprio doador;
deixar claro para o doador, mediante as normas estabelecidas para o recebimento de
doações, que o material doado poderá ser incorporado ao acervo, se houver interesse
em mantê-lo, ou, a critério da biblioteca, ser doado a outras instituições onde
sejaconsiderado mais adequado, ou simplesmente descartado, dependendo de suas
condições físicas;
organizar uma comissão de auxílio à seleção das doações, preferencialmente
constituída por bibliotecários e especialistas na área de conhecimento dos materiais
doados, para a tomada de decisão final sobre sua incorporação. Neste sentido, o ideal
seria que esta avaliação fosse feita imediatamente, no momento mesmo da doação,
devolvendo-se para o doador os itens sem interesse para o acervo. A prática, no
entanto, demonstra que isto nem sempre é possível, tendo-se muitas vezes que aceitar
uma doação em lote, para garantir que não se percam títulos potencialmente úteis ou
valiosos.

Destaque-se, no entanto, que os critérios acima assinalados constituem diretrizes gerais

para a organização do recebimento de doações, não devendo representar barreiras
estabelecidas para desestimular potenciais doadores. A especificidade de cada caso deverá ser
pormenorizadamente analisada, aplicando-se as normas com o máximo de bom senso. Exigir,
por exemplo, que a família de eminente professor recentemente falecido apresente uma lista
dos milhares de títulos de sua biblioteca pessoal, fruto de toda uma vida dedicada à pesquisa
na área mesma de atuação da biblioteca universitária à qual essa coleção é oferecida, pode ser
entendido como um sinal de desinteresse ou desrespeito por parte dos responsáveis pela
aquisição, fazendo com que a doação seja encaminhada para outras instituições. Dependendo
do caso, a própria biblioteca poderá contratar alguém para a elaboração da lista, deixando
assim evidente seu interesse pela coleção.
Por outro lado, é necessário também salientar que muitas vezes existem pressões
políticas para que o bibliotecário aceite uma determinada doação considerada de notória
importância por seus superiores hierárquicos. Cabe ao profissional argumentar com dados
objetivos contra a incorporação de obras não necessárias à coleção existente, apontando

54
melhor destinação para elas. Documentosde natureza pessoal, por exemplo, encontrarão
melhor abrigo em arquivos e outras instituições similares.
Pressões também podem ocorrer quando da negociação para compra de coleções de
pessoas eminentes em sua especialidade. O vendedor muitas vezes faz uma avaliação superior
ao valor do acervo, cabendo, portanto, ao responsável pela aquisição alertar a instituição
mantenedora sobre as condições reais da coleção. Há implicações éticas na omissão do
profissional nessa questão.
Na grande maioria dos casos, o bibliotecário encarregado do recebimento de doações faz
uma primeira triagem dos materiais oferecidos, separando todos os itens claramente
inadequados ao perfil do acervo (por exemplo, um manual de química em uma biblioteca de
letras) ou sem condições físicas de aproveitamento. Em seguida, separa os itens de interesse
evidente e que serão incorporados de imediato ao acervo, encaminhando-os para
processamento. Os outros serão organizados para avaliação posterior pela comissão ou por
especialistas convidados.
E necessário que os materiais recebidos sejam conferidos item por item com os catálogos
da biblioteca, a fim de verificar se atendem a algumas condições, como, por exemplo:
falhas de coleção ou exemplares extraviados;
duplicatas do material existente, mas importantes para o acervo;
traduções importantes;
obras raras ou especiais;
primeiras edições ou edições diferentes das existentes na biblioteca;
prefácios ou introduções dignos de atenção;
anotações ou dedicatórias de notáveis, etc.

É claro que a resposta afirmativa a algumas destas questões pode significar não só a
incorporação do material ao acervo, mas também sua destinação para coleções especiais ou de
obras raras.
Uma vez devidamente considerados estes pontos, resta saber o que fazer com o material
não aproveitado. Pode-se oferecê-lo comodoação a outras bibliotecas, encaminhá-lo para ser
utilizado para permuta, colocá-lo em disponibilidade para venda a sebos, reciclagem do papel
ou realização de feira de livros usados, etc.
Qualquer das destinações acima implica custos para a biblioteca. Dependendo do volume
e diversidade do material, talvez o custo para se livrar dos itens indesejáveis (contatos com
compradores de papel velho ou possíveis beneficiários de doações, organização de feiras de
livros usados, confecção de listas de duplicatas, envio dos materiais, espaço para
armazenamento, etc.) seja superior aos benefícios obtidos pela totalidade dos itens
incorporados. Por isso, pode-se afirmar que muitas vezes o barato sai caro...

55
 Além disso, é importante salientar que as doações precisam ser convenientemente
reconhecidas pela biblioteca. Isto significa não apenas a identificação do doador no próprio
material, por meio da aposição de carimbo ou ex-líbris apropriados, como também, quando de
doações especiais, envio de cartas de agradecimento assinadas pela autoridade principal da
biblioteca ou da instituição. Na maioria dos casos, um formulário pré-impresso, que contenha
espaço para inclusão do nome do doador e, eventualmente, os títulos das obras doadas, será
mais que suficiente.
Uma última observação em relação às doações diz respeito a um especial enfoque que é
dado internacionalmente a essa questão: em alguns países, em especial nas universidades,
existe a prática de buscar o apoio de personalidades ligadas à instituição (ex-alunos, decanos,
antigos professores, etc.), com a finalidade de obter benefícios para as atividades ali
desenvolvidas, entre elas as bibliotecas. Esses benefícios podem traduzir-se em fundos
especiais destinados à aquisição de materiais de informação.
Essa modalidade de obtenção de doações parece não ser ainda suficientemente
explorada no Brasil. No entanto, seria interessante que os profissionais do país dessem mais
atenção a esse assunto. Certamente, muito poderiam ganhar com isso.

Aquisição e ética profissional

Em outros países, os bibliotecários costumam ter uma preocupação bastante acentuada

quanto aos aspectos éticos envolvidos em sua prática profissional ao realizarem atividades de
aquisição. E comum encontrar estudos na literatura ou debates nas listas eletrônicas de
discussão sobre desenvolvimento de coleções e aquisição, com posições bastante exaltadas de
profissionais que cobram de seus companheiros uma atitude ética mais consentânea com suas
responsabilidades como agentes da informação.
No Brasil, o assunto parece estar longe das mentes dos profissionais que, em sua
maioria, estão ainda um tanto desatentos quanto às repercussões que uma postura ética
inadequada pode ter em relação à imagem da profissão perante a sociedade.
Lamentavelmente, isto é válido para todas as atividades dos bibliotecários, não apenas as de
aquisição. As considerações que se seguem, sobre as questões éticas que afetam de modo mais
direto a aquisição de materiais informacionais em bibliotecas e serviços de informação, podem,
em geral, ser também válidas para o conjunto de atividades dos profissionais. Em muitos casos,
uma simples troca de substantivos bastaria para demonstrar isso (administração ou
informatização, por exemplo, no lugar de aquisição).
Uma das contribuições mais objetivas já apresentadas ao assunto da ética nas atividades
de aquisição é o trabalho de Christian M. Boissonas publicado em 1987.10 Esse artigo reproduz
conferência apresentada em um simpósio sobre as influênciasexternas que afetam as atividades
de aquisição e desenvolvimento de coleções. O autor apresenta um caso hipotético de
relacionamento entre o bibliotecário responsável pela aquisição em uma grande instituição

56
universitária e o representante de vendas de uma empresa especializada no fornecimento de
materiais de informação, apontando vários perigos e tentações a que os profissionais da
informação estão sujeitos na prática da aquisição.
O primeiro aspecto que deve ser salientado, como o próprio título do artigo indica,
consiste na aceitação de pequenos favores (no caso, um jantar) por parte do bibliotecário. Isto,
segundo argumenta o autor, ainda não chega a representar diretamente uma quebra de
comportamento ético, pois é prática comum no meio empresarial as empresas convidarem seus
clientes para jantar, buscando um relacionamento mais ameno e amigável com eles.
No entanto, muitas vezes até de maneira inconsciente, esses pequenos favores podem
predispor o profissional a direcionar suas aquisições para aquele que lhe concedeu a gentileza,
gerando, aí sim, um comportamento ético questionável.
Os profissionais da informação devem vigiar-se atentamente quando da tomada de
decisões sobre aquisição, guiando-se por critérios objetivos (como, por exemplo, descontos
maiores em determinados materiais), de modo que não venha a ocorrer um favorecimento
desse ou daquele fornecedor.
Quando essa predisposição ao favorecimento deixa de ocorrer de maneira inconsciente,
constituindo uma conseqüência direta dos pequenos favores recebidos, existem motivos para
pensar que o comportamento ético do bibliotecário deixou apenas de ser questionável e passou
a ter conotações decididamente condenáveis.
A palavra corrupção aplicada a esse quadro, como diz Boissonas, talvez seja demasiado
forte, mas pode-se afirmar que, quando tal acontece, o profissional da aquisição, ainda que por
descuido, deixou-se seduzir pelos agrados recebidos e permitiu que estes influenciassem seu
julgamento. Favorecer um fornecedor de materiais de informação simplesmente porque este
lhe proporcionou umbom jantar (ou lhe deu uma bonita agenda no fim do ano) é mover-se em
terreno eticamente duvidoso, para não dizer que constitui um comportamento antiético por
parte do profissional.
Outro ponto destacado por Boissonas diz respeito à busca direta de benefícios pessoais
pelo profissional da informação quando da realização de suas atividades na área de aquisição.
Neste caso, a palavra ‗corrupção‘ seria corretamente empregada, pois já se trataria não apenas
de um comportamento caracterizado por uma atitude profissional antiética, mas, isto sim, um
caso explícito de transgressão das normas legais.
Felizmente, tanto nos Estados Unidos, objeto das ponderações do autor, como em nosso
país, existem motivos para acreditar que o índice de bibliotecários que se enquadram nesse
último caso é muito menor do que aquele apresentado por outras profissões. Talvez porque os
profissionais da informação lidem com quantias muito menores do que aquelas com que lidam
profissionais de outras áreas. Talvez porque os fornecedores de materiais de informação
também não tenham uma margem de lucro assim tão grande a ponto de se permitirem separar
uma quantia atraente para comprar o favorecimento por parte dos bibliotecários.

57
 Mas não nos iludamos: os bibliotecários não possuem o monopólio da virtude e estão
sujeitos, como quaisquer outros profissionais, à tentação do lucro ou do dinheiro fácil, deixando
em segundo plano o interesse dos usuários e das instituições a que devem primordialmente
servir. Muitas vezes, aliás, por mais paradoxal que isto seja, os atentados à ética profissional
acontecem, no meio bibliotecário, com as melhores intenções possíveis. Empresas comerciais
de que as bibliotecas são clientes costumam proporcionar recursos financeiros que viabilizam
uma publicação, a produção de um filme promocional, a elaboração de um folheto de
divulgação dos serviços da biblioteca, etc.
Viagens para participar em congressos da área de informação, para relatar as atividades
desenvolvidas pelas bibliotecas, já foram total ou parcialmente financiadas por fornecedores de
materiais.Bibliotecas já solicitaram e receberam computadores ou outros equipamentos dos
representantes de empresas que efetuam suas assinaturas de periódicos e aquisição de livros
estrangeiros.
O que tudo isso significou em termos de comprometimento dos profissionais com a
continuidade de ligações comerciais com essas empresas, muitas vezes de maneira exclusiva,
pertence ainda ao terreno da especulação. Mas seria talvez excesso de ingenuidade acreditar
que os fatos narrados em nada influenciaram o relacionamento posterior entre os diversos
parceiros.
Embora consideremos todas as atitudes profissionais acima descritas apenas raras
exceções no desempenho do conjunto dos bibliotecários brasileiros — e elas felizmente e com
certeza o são! — precisamos estar sempre atentos a situações intermediárias que podem
colocar em questão nossa ética profissional.
Infelizmente, o código de ética do bibliotecário brasileiro em nada se manifesta sobre o
assunto, preferindo defender o profissional contra as difamações que outro profissional lhe
possa fazer, ou colocar-se, corporativamente, como elemento de apoio aos bibliotecários em
relação às pressões que estes possam sofrer por parte da sociedade em que atuam (que
deveriam, aliás, ser vistas como essencialmente positivas e não de maneira negativa como o faz
o código de ética).
Tampouco os cursos de biblioteconomia parecem preocupar-se muito com esse assunto,
em geral formando alunos que, durante quatro ou mais anos de freqüência aos bancos das
universidades, pouquíssimas vezes ouvem a palavra ‗ética‘ sendo aplicada a seu futuro fazer
profissional. Neste sentido, a reflexão ética acaba ocorrendo individualmente e nem sempre de
forma correta, na medida em que os bibliotecários, de maneira geral, não possuem parâmetros
de desempenho ético-profissional.
E preciso reconhecer que mesmo entre bibliotecários e profissionais da informação do
Primeiro Mundo nem sempre é fácil se colocar em posição eticamente inatacável. A
familiaridade com alguns fornecedores, tanto lá como aqui, muitas vezes faz com quese aceite
um serviço pouco mais do que medíocre apenas por causa da comodidade de um

58
relacionamento em que os laços de camaradagem já não se distinguem mais das relações
profissionais. Aí está um dos maiores perigos para a ética profissional.
A prática de se exigirem diversas cotações de preço antes de se optar pelo fornecedor
que oferece maiores vantagens para a biblioteca costuma ser uma forma bastante eficiente de
tratar objetivamente a escolha de fornecedores. No serviço público, a exigência de abertura de
um processo formal onde a livre concorrência possa imperar foi pensada exatamente para
garantir que não existam favorecimentos desleais.
É salutar que os profissionais, tal como qualquer cidadão que compara preços, solicitem
cotações de diversos fornecedores. No entanto, existem motivos para se duvidar da correção
ética de bibliotecários que repassam para um fornecedor as cotações que um outro fornecedor
realizou a seu pedido, de modo que o primeiro, de posse desse conhecimento, venha a
oferecer-lhes melhores preços.
Embora o profissional alegue que teve apenas o objetivo de obter os melhores preços
possíveis para sua instituição e que ela, afinal, se beneficiou financeiramente de sua iniciativa, o
que talvez seja verdade, ele sem dúvida foi cúmplice em um processo desleal de concorrência
econômica, o que não é absolutamente uma postura ética defensável. Assim como os
bibliotecários têm o direito de esperar que seus fornecedores lhes ofereçam as melhores
condições possíveis para compra e pagamento, os fornecedores também têm o direito de
esperar que suas cotações sejam utilizadas com discrição pelos bibliotecários.
Ainda recentemente, os bibliotecários norte-americanos reunidos na Association of
Library Collections and Technical Services (ALCTS), durante um seminário onde foram
discutidas as relações entre as bibliotecas e editoras/fornecedores de materiais de informação,
aprovaram uma declaração de princípios e padrões para a prática da aquisição, que se propõe
como um código de condutaética aos bibliotecários para a execução das diversas atividades
relacionadas com a aquisição de materiais de informação.
Enquanto não se elabora uma proposta mais adequada à realidade brasileira, a
proposição dos profissionais norte-americanos poderia ser aqui aplicada como um código de
conduta para os nossos bibliotecários. A íntegra dessa proposta encontra-se reproduzida no
anexo 1.

O futuro da aquisição

Nos últimos tempos, tomaram-se comuns na literatura de ciência da informação, e

mesmo em trabalhos orientados para o grande público de leitores não-especializados, a
elaboração de previsões sobre o futuro das bibliotecas e serviços de informação.
Autores como Bill Gates11 e Nicholas Negroponte12, para citar apenas dois nomes, traçam
cenários apocalípticos para as instituições de informação, praticamente sugerindo seu rápido
desaparecimento. Para esses autores, os meios de comunicação eletrônica colocarão à
disposição de cada pessoa todo o universo do conhecimento humano hoje acumulado nas

59
bibliotecas. Qualquer texto já produzido estará imediatamente disponível ao feliz possuidor de
um computador com acesso às redes eletrônicas de comunicação (bastando para isso apenas
dispor de um modem e um software apropriados), que o receberá diretamente em seu próprio
equipamento ao simples clicar de um mouse. E a emergência da biblioteca virtual. Sem muros.
Sem papéis. Sem intermediários. O melhor dos mundos.
Não cabe aqui, evidentemente, concordar ou discordar das previsões. Talvez elas
ocorram mais cedo do que possamos imaginar, talvez demorem um pouco, talvez a realidade
seja algo totalmente diverso do que previram os analistas. Entrar no terreno da futurologia é
um perigo que é mais conveniente evitar. No entanto, como este livro preocupa-se com a
problemática da aquisição de materiais de informação, vale a pena refletir a respeito de como
todas essas tecnologias atualmente disponíveis, algumas delas consolidadas no mercado, outras
ainda apenas emergentes, estão afetando as atividades que a compõem, tanto no Brasil como
no resto do mundo.
É necessário reconhecer que estamos vivendo um momento em que todas as áreas do
conhecimento recebem uma influência direta dessas várias tecnologias, e necessitam mudar
suas práticas e concepções, adequando-as a uma nova realidade. Não há como fugir disso.
Mais do que temer um amanhã que se mostra talvez tenebroso, é necessário adaptar-se aos
novos tempos, incorporando as mudanças na prática diária. De maneira geral, todas as
profissões humanas terão que fazê-lo, mais dia, menos dia.
Em nosso caso específico, a área de serviços de informação, vê-se que muitas vezes ela
se desgasta, sem muita objetividade, em um típico dilema hamletiano entre a posse ou o
acesso ao documento primário, muitas vezes deixando de atentar para as condições concretas
que condicionam uma ou outra questão.
Fala-se muito no abandono do paradigma do acervo para abraçar um paradigma novo e
definitivo, o da informação, mas nem sempre são mencionadas as maneiras para se fazer isso
(basta a boa vontade? o esclarecimento? uma melhor visão de futuro?).
Inconscientemente, ao mesmo tempo que se tenta escrever o futuro com novas e mais
atraentes tintas, tenta-se também apagar e renegar o passado, como se fosse uma mancha da
qual os profissionais deveriam envergonhar-se. Paradoxalmente, ao fazer isso não percebem
que, como diz Michael Buckland, ―as bibliotecas sempre atuaram na área de fornecimento da
informação. A boa nova é que meios adicionais e diferentes para o provimento de serviços
bibliográficos estão se tomando disponíveis de uma maneira sem precedentes desde o século
XIX‖. E conclui afirmando que ―odesafio para todos os envolvidos com as bibliotecas é
determinar como, se, e quando estes novos meios deverão ser utilizados‖. 13
Considerando a avalanche publicitária sobre as maravilhas da comunicação eletrônica
com que todos somos bombardeados diariamente pela televisão, rádio, jornal, revistas
ilustradas, etc., é natural acreditar que o mundo esteja caminhando rumo a mudanças
revolucionárias. E provavelmente está mesmo. No entanto, é importante ter em mente que
essas mudanças dificilmente ocorrerão de maneira uniforme.

60
 Para uma correta avaliação desse contexto de mudanças, uma primeira preocupação
deve ser a de considerar adequadamente o ritmo em que irão ocorrer. Particularmente,
entendemos que é preciso refrear um pouco o entusiasmo, antes de se considerar o assunto
aquisição de materiais de informação como mais um daqueles imediatamente fadados ao
extermínio total, devido ao surgimento das novas tecnologias informacionais. O raciocínio é
claro, embora falacioso: não havendo necessidade de acervos físicos agrupados em um único
local, desaparecem as atividades de aquisição.
Ainda que grandes mudanças venham realmente a ocorrer no futuro, é improvável que
ocorram no mesmo ritmo em todas as áreas do conhecimento e em todas as regiões do mundo.
Parece ser possível imaginar um mundo onde as bibliotecas tradicionais, com suas coleções
compostas predominantemente de materiais em suporte de papel, irão ainda conviver por um
bom tempo com as instituições especializadas de informação, estas últimas representando o
principal ambiente onde a informação eletrônica aos poucos assumirá a supremacia. Assim,
parafraseando Mark Twain, pode-se afirmar que as notícias que já dão como certa a morte
tanto dos acervos bibliográficos como das próprias bibliotecas são provavelmente um pouco
exageradas...
O Brasil talvez ingresse aos poucos nessa nova realidade e tenha de conviver, ainda por
algum tempo, com situações extremamente diversas em termos de desenvolvimento econômico
e social. Infelizmente, a chamada auto-estrada da informação irá com toda certeza aqui estar
colocada lado a lado com as nossas centenas de pobres e esburacadas estradas vicinais da
informação, muitas vezes sequer devidamente pavimentadas, freqüentemente invadidas pelo
mato e que mal se distinguem de uma trilha feita por caminhantes.
Considerando as questões acima expostas, é possível vislumbrar três tendências de
mudanças que podem ser encaradas como as que têm possibilidade de afetar mais
profundamente as atividades da aquisição: a aquisição automatizada, as publicações eletrônicas
e a definição entre acesso e posse dos documentos. A seguir, enfocaremos nossa atenção um
pouco mais sobre cada uma delas.

Aquisição automatizada

Em muitos países desenvolvidos, os serviços de aquisição, já há algum tempo, são em

grande parte realizados de modo automatizado. Esta tendência só tende a aumentar no futuro,
não apenas devido ao barateamento e aumento da potência dos microcomputadores mas
também, principalmente, porque as vantagens proporcionadas pela informática às atividades de
aquisição são muito grandes.
A cada dia, desenvolvem-se softwares ainda mais apropriados, tornando mais fácil não só
a vida dos bibliotecários responsáveis pela aquisição, mas também a do cliente final dos
serviços bibliotecários, que recebe mais rapidamente, e com menor nível de erros, os títulos
que deseja. Atividades como o encaminhamento do pedido de compras, controle de
pagamentos, recebimento dos itens, reclamações quanto a atrasos de remessa e manutenção

61
de bases de dados são, em geral, grandes beneficiárias da automação, liberando os
bibliotecários para outras atividades, como o contato direto com o público ou a negociação com
os fornecedores.
Em países mais avançados, existe uma grande quantidade de programas de computador
desenvolvidos para servir especificamente às atividades de aquisição. No Brasil, seu número
ainda não é grande, mas vários já podem ser encontrados no mercado. Normalmente,
bibliotecas ligadas em sistema ou rede, como é o caso de várias universidades, têm optado pela
aquisição de pacotes integrados de programas, que possibilitam a informatização de todas ou
quase todas as atividades das bibliotecas, da aquisição à circulação.
Algumas bibliotecas, porém, devido a limitações físicas e financeiras, têm preferido
desenvolver programas próprios para a aquisição, com razoável sucesso. A decisão entre a
utilização de programas integrados e não-integrados passa, necessariamente, pela análise das
condições locais. Nesta questão, é importante realizar um estudo cuidadoso da realidade
cotidiana, tendo em conta as características e possibilidades da biblioteca e/ou da instituição
mantenedora, optando, então, pela alternativa que propiciar mais vantagens. Não existem
soluções fechadas.
Mais que auxiliar nas questões operacionais da aquisição (ou seja, nas atividades
rotineiras de controle de pedidos e recebimento de materiais, por exemplo), pode-se vislumbrar
que a automação estará cada vez mais ligada às atividades administrativas e de tomada de
decisões da aquisição. A automação será elemento de vital importância neste aspecto,
possibilitando, entre outras coisas, um melhor planejamento da utilização das verbas a curto,
médio ou longo prazos, mediante a realização de projeções dos gastos futuros com relação a
áreas, departamentos, segmentos da comunidade, etc., e cruzando esses dados com a
evolução dos preços dos materiais informacionais.
Cada vez mais, o responsável pela aquisição deverá estar munido de informações que lhe
permitam avaliar com exatidão não só o peso de cada item no conjunto das aquisições, mas
tambémquanto a sua aquisição significará em termos de comprometimento de orçamentos
futuros. No caso de periódicos, por exemplo, estudos que permitam visualizar a evolução de
preços em áreas emergentes poderão indicar caminhos alternativos para o planejamento global
do acervo, possibilitando o melhor gerenciamento dos recursos disponíveis.

As publicações eletrônicas

Já é bastante significativa a variedade de títulos que, além de serem publicados em

formato impresso, em papel, também se encontram disponíveis para consulta nas redes
eletrônicas. E uma tendência que aparentemente só tende a crescer, podendo constituir-se em
mais uma alternativa de aquisição para as bibliotecas.
Muitas bases de dados e editoras de periódicos já são acessadas diretamente nas redes
de comunicação, o que possibilita a identificação de material de interesse e seu recebimento
por intermédio de transmissão por fax ou transferência eletrônica. Da mesma forma, existem

62
iniciativas internacionais, vinculadas a algumas grandes universidades, que buscam disseminar
por via eletrônica, em versão integral, obras consideradas de valor literário incontestável,
abrangendo principalmente os grandes clássicos da literatura universal caídos em domínio
público. Atualmente, podem ser já obtidos por via eletrônica a obra completa de Shakespeare,
grande parte dos autores clássicos gregos e latinos, a Bíblia, todas as histórias de Sherlock
Holmes, e muito mais. Para localizar os servidores de literatura na Internet, que indicam os
locais onde se encontram os textos deste exemplo, acessar
http://www.cs.fsu.edu/projects/group4/ litpage.html.
Além desses títulos tomados públicos de duas formas, ou seja, impressa e eletrônica, é
crescente também o aparecimento de várias publicações disponíveis apenas nas redes de
comunicação, principalmente as conhecidas como periódicos eletrônicos. Trata-se de
publicações periódicas em vários aspectos idênticas às produzidas em papel, muitas contando
com comissões editoriais incumbidasde julgar a qualidade e adequação das contribuições
enviadas. Cada fascículo é arquivado em um computador de grande porte, conhecido
internacionalmente como site, onde fica à disposição dos interessados, podendo ser acessado,
lido e solicitado por correio eletrônico ou outra modalidade de remessa.
Evidentemente, o custo de produzir um periódico eletrônico é significativamente menor
do que o de produção de um similar impresso. Grande parte das despesas para o lançamento
de uma publicação impressa simplesmente inexistirá no formato eletrônico (como, por exemplo,
os custos de papel, impressão, acabamento, empacotamento, envio, controle de distribuição,
etc.).
As despesas relacionadas com o processo de qualidade, ou seja, a revisão das
colaborações pelas comissões editoriais do periódico e o contato com os autores, embora
continuem existindo, ocorrem de forma muito mais dinâmica, na medida em que todos os
contatos entre as partes envolvidas são feitos por via eletrônica, de maneira instantânea.
Num periódico eletrônico típico, o autor do artigo o envia para o editor por correio
eletrônico, que por sua vez o distribui da mesma forma para o(s) referee(s) mais apropriado(s)
para avaliação do artigo. Depois de um intervalo predeterminado, o avaliador devolverá o artigo
ao editor, também por via eletrônica, já devidamente analisado e anotado, para imediata
publicação e/ou encaminhamento aos autores e conseqüente retroalimentação do processo.
Desnecessário salientar o quanto esta comunicação por meios eletrônicos é menos dispendiosa,
quando comparada com o mesmo processo por intermédio de canais normais de comunicação
como correio e fax.
Além disso, é importante destacar que a afirmação de que os custos de produção são
bastante inferiores não implica dizer que os assinantes receberão o material sem qualquer custo
direto. Evidentemente, paga-se um preço pela assinatura do periódico eletrônico. Os
parâmetros para fixação de preços, por sua vez, ainda não se encontram suficientemente
dimensionados para fins decomparação, sendo definidos de maneira arbitrária pelas editoras.
Da mesma forma, ainda não está suficientemente claro como as bibliotecas poderão administrar

63
os custos com assinatura dos periódicos eletrônicos, como os tornarão acessíveis a seus
usuários e, mais ainda, como o farão de modo a não incorrer em abusos do direito autoral.
De qualquer forma, já está se tomando cada vez mais evidente que, para as bibliotecas,
não haverá uma economia tão substancial de recursos como se pensou a princípio com a
substituição do periódico impresso pelo eletrônico, pois elas terão ainda que arcar com o preço
das assinaturas. Existem inclusive motivos para preocupação com o assunto, na medida em
que, com o periódico eletrônico, as editoras têm um controle muito maior sobre questões de
demanda e utilização, podendo inclusive estabelecer preços em função desses fatores.
As bibliotecas correm o risco de se tornarem reféns de regras impostas pelas editoras,
que poderão estabelecer, segundo suas conveniências e interesses, um número máximo de
leitores que poderão acessar suas publicações em forma eletrônica, cobrando um valor
adicional por todos os usuários que ultrapassarem esse número. Isto faz com que a questão do
periódico eletrônico esteja intimamente ligada à discussão sobre acesso remoto e
disponibilidade física dos documentos, outro ponto que afetará as atividades de aquisição no
futuro e que será discutido a seguir.

Definição entre acesso versus posse dos documentos

Esta discussão já não é mais absolutamente nova em nosso meio. Há um bom tempo os
bibliotecários, em suas publicações especializadas, vêm levantando os prós e os contras de
cada uma das opções, fazendo propostas de implementação de atividades que possibilitem
retirar o máximo proveito de cada uma delas.
Tradicionalmente as bibliotecas têm-se caracterizado como instituições que guardam,
têm a posse, de um grupo de documentos, com o objetivo de atender às necessidades de
informaçãode uma comunidade específica. Para atingir este objetivo, elas colocam seu acervo à
disposição dessa comunidade, por intermédio de empréstimo ou uso local. Embora isto resuma
uma das características mais marcantes dessas instituições, já deixou de significar exclusividade
de modelo de atuação.
A primeira alternativa utilizada em contraposição à posse física dos documentos foi o
empréstimo entre bibliotecas, pelo qual os usuários de uma instituição bibliotecária têm acesso
ao material disponível em outras. Em geral, sua biblioteca de origem fica responsável pelo
contato com a instituição possuidora do item, sua retirada e posterior empréstimo, bem como
da devolução ao final do ato de utilização, mas isto não é uma regra fixa, sendo que muitas
vezes o ônus de busca é repassado totalmente ao usuário interessado.
O empréstimo entre bibliotecas já deixava implícita a constatação de que é impossível a
qualquer biblioteca, por mais especializada que seja, garantir a posse física de todos os
materiais que pudessem interessar a seus usuários. Tratava-se, então, de possibilitar o acesso
ao documento, ainda que este não ocorresse de forma imediata, como acontece com o material
possuído localmente. A comutação bibliográfica e o fornecimento de documentos, agora
possibilitados por meios muito mais rápidos, veio minimizar bastante o tempo necessário para

64
que o documento chegue às mãos do usuário nele interessado, não importando mais o local
onde qualquer um deles se encontre.
Para as bibliotecas, é claro, esta evolução representou uma ampliação enorme de seu
campo de atuação, na medida em que hoje, ao menos idealmente, dispõem de muito mais em
seu acervo do que a capacidade de suas estantes. Têm, assim, possibilidades muito maiores
para atendimento das necessidades de informação de seus usuários. No entanto, esta
ampliação de alternativas não ocorre absolutamente sem um custo para as instituições. Como
mencionam Carol Tenopir e Donald W. King, em artigo que analisa os mitos e a realidade das
publicações eletrônicas, o armazenamento e comunicação da informação eletrônica não ocorre
de maneira gratuita: ―as universidades e outras organizações pagam pelo acesso à Internet, e,
na medida em que um tráfego crescente implica aumento de pontos de acesso, os custos por
transação se tomarão mais evidentes e provavelmente aumentarão‖. 14
Isso tudo significa dizer que, ainda que muitas vezes os custos não sejam repassados
diretamente ao usuário, alguém está pagando pelo acesso ao documento por via eletrônica.
Muito provavelmente, no futuro esse custo será deduzido diretamente do orçamento da
biblioteca, talvez representando uma nova rubrica dos recursos financeiros disponíveis para
aquisição.
Como julgar positivamente, em termos de custo—benefício, quando valerá a pena para a
biblioteca ter o material em seu acervo e quando será mais vantajoso pagar pelo seu acesso em
um servidor remoto? Esta provavelmente será a pergunta mais importante a ser respondida no
futuro. Para isso, certamente será imprescindível refinar os instrumentos de controle de
fornecimento e de análise de custos, definindo de maneira precisa quanto custa fornecer a
informação a partir de acervos armazenados localmente e a quanto equivale esse fornecimento
quando efetuado por via eletrônica.
Em princípio, sabe-se que títulos com baixa utilização serão os primeiros candidatos na
substituição da posse pelo acesso, mas restará sempre a questão sobre o ponto ideal em que o
corte deverá ser feito, essencialmente uma definição de caráter administrativo. Esta será uma
decisão que caberá aos responsáveis pelos serviços de aquisição, que, para tomá-la, deverão
ponderar de maneira equânime as vantagens para os usuários e as disponibilidades
orçamentárias da instituição.

Considerações finais

Os objetivos fixados para este livro não permitem que o assunto aquisição de materiais
de informação seja tratado com a profundidade que merece. Ele é por demais amplo para ser
esgotado desta forma. A cada dia, enquanto se vê o surgimento de novos veículos para
disseminação da informação, vê-se também a transformação de outros que de tão familiares se
pensavam imutáveis. Cada um deles é um novo desafio.

65
 Escrevemos este livro com a pretensão de oferecer uma contribuição importante para
todas as profissões da área de informação, tentando mostrar um caminho talvez mais fácil para
ser seguido por todos aqueles que prefiram ou sejam obrigados a se enfronhar nas atividades
de aquisição de materiais de informação.
Pensamos escrever um livro eminentemente informativo, ou seja, que responda as
perguntas mais corriqueiras que os bibliotecários recém-chegados à atividade de aquisição em
geral se colocam, às vezes levando meses ou anos para encontrar a resposta desejada (isto,
depois de errarem muito e darem muita cabeçada pela vida...).
Imaginamos, ainda, poder ir além disso, proporcionando uma reflexão mais profunda
sobre a importância da aquisição no contexto das atividades do profissional da informação
deste final de século e contribuindo para que ela deixe, como às vezes acontece, de ser
rejeitada a priori ou procurada somente por aqueles que se sentem à vontade quando
afastados do público (o que, além do mais, é um equívoco, poiso bibliotecário de aquisição
jamais pode estar longe de sua clientela).
E temos talvez a esperança de que, dentre esses profissionais atraídos para a área,
alguns deles estejam interessados em revolucionar o que até agora foi feito, queiram colocar
em dúvida tudo o que existe e tenham a iniciativa de propor novos caminhos,inclusive
colocando em xeque o que estamos dizendo em nosso trabalho.
Ao se terminar de escrever um livro, percebe-se que ele já não nos pertence, mas sim
àqueles que o lerão e farão com ele o que bem entenderem. Alguns talvez o achem
interessante e decidam utilizá-lo em seu trabalho; outros talvez se desinteressem e o achem
por demais óbvio, desnecessário a suas atividades profissionais. E fascinante, enquanto se
espera pelo julgamento dos leitores, imaginar a reação de cada um. De nossa parte, traçamos
um alvo a ser atingido e lançamos nosso bólide, torcendo por duas coisas: primeiro, para que
não se desvie da rota que lhe foi traçada; segundo, para que o alvo tenha sido bem escolhido.
E, por último, para que o eventual leitor possa fechar o livro sentindo que já não é mais o
mesmo de quando o abriu. Para isso o escrevemos. Desta forma o sonhamos.

Bibliografia complementar

A denominação bibliografia complementar talvez não seja a mais apropriada, pois

pretende-se listar não apenas os títulos que os autores entendem que podem trazer
informações complementares para os leitores, mas também as principais listas eletrônicas de
discussão e periódicos eletrônicos existentes, relacionados com a área de desenvolvimento de
coleções em geral ou com a de aquisição em particular. De uma forma ou de outra, todos os
itens relacionados a seguir serviram como subsídio para a elaboração deste livro, ainda que
apenas alguns deles estejam citados nas referências bibliográficas nas notas de rodapé. A
literatura profissional em nossa área é predominantemente em língua inglesa, sendo facilmente
notado que a maioria dos textos listados foi originalmente publicada nesse idioma. Espera-se,

66
talvez com excessivo otimismo, que boa parte dos leitores sinta aguçada sua curiosidade e
procure conhecer um pouco mais esses títulos. Certamente, muito terão a lucrar.

Livros

CENZER, Pamela S., Gozzi, Cynthia I. (ed.) Evaluating acquisitions and collection
management. New York, Haworth Press, 1991.
Reunindo contribuições de diversos autores, traz reflexões valiosas sobre a problemática
da avaliação dos serviços de aquisição e desenvolvimento de coleções. Especialmente
interessantes são os capítulos ‗Ameaças e oportunidades‘, de Connie Kearns McCarthy,
enfocando os elementos que interferem no desenvolvimento de coleções em um ambiente
acadêmico de biblioteca de pesquisa em constante modificação, e ‗Avaliação do serviço de
aquisição: novos conceitos e percepções em mudança‘, de Carol E.Chamberlain, analisando as
perspectivas do serviço de avaliação no atual ambiente informacional.
CURLEY, Arthur, BRODERICK, Dorothy. Building library collections.6.ed. Metuchen, N.J.:
Scarecrow, 1985.
Um título já bastante antigo, com as edições anteriores tendo sido escritas por outros
autores. A edição de 1985 trata de maneira bastante ampla do desenvolvimento de coleções,
dedicando capítulos a cada uma de suas atividades. Os capítulos referentes especificamente à
aquisição de materiais, ainda que relativamente breves, são bastante úteis. Apesar de
apresentar um ligeiro viés para as bibliotecas públicas, o livro pode trazer informações valiosas
para os leitores.
EVANS, G. Edward. Developing library and information center collections. 2. ed.
Littleton: Libraries Unlimited, 1987.
Impossível deixar de citar esta obra, já considerada um clássico na área de
desenvolvimento de coleções. Sua leitura integral, e não apenas os capítulos que tratam
especificamente de aquisição, é essencial para qualquer bibliotecário.
FIGUEIREDO, Nice Menezes de. Desenvolvimento e avaliação de coleções. Rio de Janeiro:
Rabiskus, 1993.
Coletânea de artigos sobre desenvolvimento de coleções publicados pela autora em
diversas revistas brasileiras. Especificamente com relação à aquisição de materiais, traz dois
capítulos: ‗Seleção e aquisição: da visão clássica à moderna aplicação de técnicas
bibliométricas‘, originalmente publicado na Ciência da Informação, e ‗Seleção e aquisição de
material em bibliotecas universitárias brasileiras‘, trabalho originalmente apresentado ao 2.°
Seminário Nacional de Bibliotecas Universitárias, realizado em Brasília, em 1981. Apesar de
transcorridos vários anos desde a sua primeira publicação, continuam bastante atuais e
merecem ser lidos por todos os profissionais interessados no assunto.
GARDNER, Richard K. Library collections: their origin, selection and development.New
York: McGraw-Hill, cl981.

67
 Outro manual sobre desenvolvimento de coleções em geral. Para o bibliotecário
preocupado apenas com questões que tenham a ver mais de perto com a aquisição de
materiais de informação, as partes mais atraentes do livro são as que tratam do mercado
editorial, analisando os vários tipos de materiais, como são produzidos e comercializados.
ILGEN, William D., JAKUBS, Deborah. Acquisitions manual: guidelines for librarians,
bookdealers and publishers.Madison: SALALM, cl988.
Edição trilíngüe (inglês, espanhol e português), elaborada para tentar normalizar as
relações entre bibliotecários, livreiros e editoras nas atividades de aquisição de materiais. Boa
parte do texto é dedicada à normalização de pedidos de compra, indicando como devem ser
citados autores, títulos, locais de publicação, etc. Seu interesse é limitado aos que se
interessam mais de perto por essa problemática.
KATZ, Bill (ed.) The acquisitions budget.New York: Haworth Press, 1989.
Especificamente voltado para a administração do orçamento para aquisição de materiais,
reflete bem a preocupação dos bibliotecários norte-americanos com uma realidade de
disponibilidades financeiras cada vez mais limitadas. Embora as contribuições dos diversos
autores apresentem certa desigualdade, algumas das propostas e análises apresentadas podem
ser úteis para lidar com problemas similares encontrados pelos profissionais brasileiros.
LEE, Sul H. (ed.) Acquisitions, budgets and material costs: issues and approaches. New
York: Haworth Press, c1987.
Composto por colaborações de vários autores, discute a questão dos preços dos
materiais de informação e seu impacto nasbibliotecas. Apesar do viés norte-americano,
apresenta reflexões importantes para leitura dos bibliotecários brasileiros. Extremamente útil é
a bibliografia selecionada sobre aquisição, orçamento e materiais.
MAGRILE, Rose Mary, CORBIN, John. Acquisitions management and collection
development in libraries. 2. ed. Chicago: American Library Association, 1989.
Texto básico para qualquer profissional interessado em aquisição de materiais. Constitui-
se em um dos trabalhos mais minuciosos sobre aquisição, sendo praticamente um manual para
utilização de todos os bibliotecários atuantes na área. Imprescindível.
MERCADANTE, Leila, ARNOLDI, Maria Eli. Orientação para aquisição de material
bibliográfico. Brasília: Programa Nacional de Bibliotecas Universitárias, 1986.
Mesmo sendo um texto curto, preparado para dar suporte ao Programa Nacional de
Bibliotecas Universitárias, traz informações valiosas para todos os bibliotecários envolvidos nas
atividades de aquisição, principalmente na administração pública.
OSBURN, Charles, ATKINSON, Ross (ed.) Collection management: a new treatise.
Greenwich: JAT Press, 1991.
Outro texto cuja leitura integral é indispensável para qualquer profissional interessado na
problemática do desenvolvimento de coleções ou em qualquer uma de suas atividades. Cada
um dos capítulos foi escrito por profissionais atuantes, com larga experiência na área sobre a
qual escreveram. Especialmente úteis para os bibliotecários interessados em aquisição de

68
materiais de informação são os capítulos sobre programas de compras em massa, de Carolyn
Bucknall, e aquisição de materiais estrangeiros, de Saral, M. Pritchard.
SCFIREINER, Heloisa Benetti, SERAFIM, Loiva Teresinha, GATTELAN, Paulo César, JESUS,
Roselaine Prestes de. Compra de material bibliográfico para bibliotecas universitárias
brasileiras. Brasília: Programa Nacional de Bibliotecas Universitárias, 1991.
Apresenta um enfoque minucioso sobre aquisição em bibliotecas universitárias brasileiras
ligadas à administração pública. Apresenta uma abordagem prática que pode ser bastante útil
para todos os bibliotecários. Ainda que parte da legislação citada no trabalho já não esteja mais
em vigor, os procedimentos apresentados no trabalho continuam válidos como diretrizes para
uso dos bibliotecários.
VERGUEIRO, Waldomiro. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis; Associação
Paulista de Bibliotecários, 1989.
Uma abordagem bastante ampla sobre o desenvolvimento de coleções, buscando
introduzir os bibliotecários no assunto. Sua leitura poderá ser útil para a definição de outras
áreas para aprofundamento.
VERGUEIRO, Waldomiro. Seleção de materiais de informação: princípios e técnicas.
Brasília: Briquet de Lemos / Livros, 1995.
Ainda que tratando especificamente de seleção de materiais, sua leitura pode
complementar muitas das idéias e discussões aqui expostas com relação a aquisição.
Recomenda-se a leitura do capítulo referente às doações.

Periódicos

ACQUISITIONS LIBRARIAN. New York, Haworth Press, 1989

Costuma publicar apenas fascículos monotemáticos, versando sobre os mais variados
aspectos da aquisição de materiais de informação. Desde seu início, já foram publicados
fascículostratando de temas como aquisição automatizada (n. 1), aspectos legais e éticos da
aquisição (n. 3) e custos operacionais da aquisição (n. 4), entre outros.
COLLECTION MANAGEMENT. New York, Haworth Press, 1975
Embora enfocando o desenvolvimento de coleções de uma maneira geral, costuma
publicar artigos sobre aquisição, em seus mais variados aspectos. Já é praticamente uma
revista tradicional da área, constituindo uma leitura obrigatória para todos que desejam
manter-se atualizados nas questões relacionadas com o desenvolvimento de coleções.
JOURNAL OF LIBRARY ADMINISTRATION. New York, Haworth Press, 1980
Ainda que não versando especificamente sobre aquisição de materiais de informação, a
citação a este periódico é imprescindível, pois um destaque especial costuma ser dado ao
estudo de questões relacionadas com aquisição de materiais (o que também serve como
demonstração da importância que é dada internacionalmente a esse tema). Especialmente úteis
para os profissionais interessados no assunto são os fascículos que enfocam a análise de custos
de periódicos (v. 12, n. 3), a avaliação de fornecedores de materiais de informação (v. 16, n.

69
3), o orçamento para aquisição (v. 19, n. 2) e o compartilhamento de recursos (v. 20, n. 2),
entre outros.
LIBRARY ACQUISTTI0NS: PRACTICE & THEORY. New York, Pergamon Press, 1977
Provavelmente a melhor publicação periódica sobre aquisição existente no mercado,
essencial para aprofundamento dos conhecimentos e atualização de todos que atuam na área.
Costuma servir como instrumento para divulgação de seminários e workshops sobre aquisição e
assuntos correlatos, realizados principalmente nos Estados Unidos.
LIBRARY RESOURCES & TECHNICAL SERVICES. Chicago, Association for Library Collections &
Technical Services, American Library Association, 1957
Não é um periódico que trate especificamente da questão da aquisição, mas costuma
regularmente tratar desse assunto, enfocando-o sob os mais diversos ângulos, abrangendo
tanto aspectos teóricos como práticos, inclusive com relatos de experiências e descrição de
casos.

Listas eletrônicas de discussão e periódicos eletrônicos

ACQNET — THE ACQUISITIONS LIBRARIANS ELECTRONIC NETWORK (ACQNET-

L@LISTSERV.APPSTATE.EDU)
Criado em dezembro de 1990, é provavelmente o mais importante veículo eletrônico
sobre aquisição e temas correlatos atualmente existente na Internet, propondo-se como um
foro permanente de troca de informações para os bibliotecários e outros profissionais
interessados no assunto. E praticamente um meio termo entre um periódico eletrônico (possui
até ISSN: 1057-5308) e uma lista de discussão, gozando de grande prestígio. As contribuições
são moderadas por um editor e possui também uma comissão editorial, composta por
profissionais conceituados. ACQNET não tem periodicidade regular, mas cada grupo de
mensagens enviadas aos assinantes recebe numeração seqüencial de volume e fascículo.
Recentemente, foi adotada também a prática de publicar números avulsos, denominados
ACQFLASHES, com numeração própria, contendo mensagens com objetivos específicos que
necessitem de divulgação mais urgente (como anúncios de empregos, chamadas para
apresentação de trabalhos em congressos e reuniões da área, prazos para inscrição em
concursos, etc.). As mensagens de adesão à lista devem ser enviadas para
listserv@listserv.appstate.edu. Números atrasados estão arquivados no listserv, podendo ser
solicitados por FTP (file transfer protocol: protocolo de transferência de arquivos). Também
estão disponíveis por intermédio do ACQWEB, um endereço na World Wide Web (www)
dedicado exclusivamente às questões de aquisição e desenvolvimento de coleções. O endereço
é http:// www/library.vanderbilt.edu/law/acqs/acqs.html.
BACKSERV - THE SERIALS BACK ISSUES AND DUPLICATE EXCHANGE LIST
(BACKSERV@SUN.READMORE.COM).
Não se trata propriamente de uma lista de discussão, mas um endereço eletrônico
devotado exclusivamente à permuta informal de fascículos atrasados de periódicos entre

70
bibliotecas, propondo-se como um local aonde se envia a lista dos materiais disponíveis para
permuta e dos que se desejam obter (na realidade, a lista há muito tempo deixou de tratar
exclusivamente de periódicos, pois freqüentemente aparecem anúncios de materiais
monográficos para permuta). Não existem restrições de assunto, apesar de a área médica ser
talvez mais bem servida em outra lista, intitulada BACKMED. Trata-se, enfim, de um veículo de
comunicação para os bibliotecários que estejam à procura de fascículos atrasados de
periódicos. Muitas bibliotecas solicitam que sua despesa com a remessa dos materiais lhes seja
reembolsada pela biblioteca solicitante, o que pode trazer dificuldades para as instituições
brasileiras, devido à dificuldade de remessa do reembolso ou taxas bancárias que acabem
tomando a transação não compensadora. As mensagens de inscrição devem ser enviadas para
listserv@sun. readmore.com. Os arquivos semanais são armazenados no listserv, podendo ser
solicitados com as mensagens normais.
COLLDV-L — LIBRARY COLLECTION DEVELOPMENT LIST (COLLDVL@USC.EDU).
Embora dedicada à discussão de questões relacionadas com o desenvolvimento de
coleções em geral, preocupações referentes à aquisição de materiais surgem com muita
freqüência nesta lista,fazendo com que seu acompanhamento seja bastante proveitoso para
todos os profissionais interessados no assunto. A lista é moderada por Lynn F. Sipe,
bibliotecária da University of Southern California. Mensagens de inscrição devem ser enviadas
para listproc@usc.edu.
PRICES-L — NEWSLETTER ON SERIALS PRICINO ISSUES (PRICES-L@ UNC.EDU).
Provavelmente o mais antigo periódico eletrônico da área de aquisição, dedicado, como o
próprio nome indica, à discussão de questões relacionadas com o preço das publicações
periódicas, possuindo até mesmo o ISSN: 1046-3410. Não é publicado em intervalos regulares,
cada fascículo sendo composto e enviado para os assinantes de acordo com o volume de
colaborações recebidas. Na realidade, todas as questões relacionadas com os periódicos em
geral interessam à publicação e não apenas as relacionadas especificamente com preços. E
editado por uma profissional com larga experiência na área de aquisição de periódicos.
Mensagens de inscrição devem ser enviadas para listproc@unc.edu. Números atrasados
encontram-se arquivados no endereço http://sunsite. unc.edu/reference/prices/prices.html, mas
também estão disponíveis no próprio listproc. Para se obter uma lista dos fascículos disponíveis,
deve-se enviar uma mensagem para a listproc, contendo apenas as palavras index prices.

Anexo 1 – Declaração de princípios e padrões para a prática da

aquisição15

Em todas as transações de aquisição, o bibliotecário...

1. considera primordialmente os objetivos e políticas de sua instituição
2. empenha-se em obter o máximo de valor para cada dólar gasto;

71
 3. garante a todos os fornecedores em uma licitação o mesmo tratamento, na medida em
que o permitam as políticas estabelecidas de sua instituição, e analisa cada transação
por seus próprios méritos;
4. defende e trabalha pela honestidade, verdade e justiça na compra e venda, e denuncia
todas as formas e manifestações de suborno;
5. recusa presentes e gentilezas pessoais;
6. utiliza somente com licença as idéias originais e planos desenvolvidos por um
fornecedor para objetivos de venda competitiva;
7. garante recepção imediata e cortês, na medida em que as condições lhe permitam, a
todos que o visitam no cumprimento de missões comerciais legítimas;
8. cultiva e promove práticas comerciais justas, éticas e legais;
9. evita embustes;
10. empenha-se constantemente por conhecer a indústria editorial e ocomércio de livros;

11. empenha-se por estabelecer métodos práticos e eficientes para odesempenho de suas
funções;
12. aconselha e auxilia seus colegas bibliotecários no desempenho de seus deveres, sempre
que a ocasião o permita.

Anexo 2 – Expressões empregadas nas atividades de aquisição

Entendemos que algumas expressões utilizadas no processo de aquisição podem

apresentar dificuldades para os responsáveis por essas atividades, principalmente devido ao
grande número de termos técnicos em outros idiomas, grande parte dos quais em inglês,
usados na maioria das transações comerciais. Abaixo, relacionamos os termos que, em nossa
opinião, são os mais comuns. Esta lista beneficiou-se grandemente de lista similar elaborada
por Leila Mercadante e Maria Eh Arnoldi, em trabalho preparado para o Programa Nacional de
Bibliotecas Universitárias.
adiantamento. Recursos financeiros colocados à disposição de repartições públicas para
arcarem com despesas urgentes que não podem aguardar os procedimentos normais de
aplicação.
advanced payment required. Exige-se pagamento antecipado. Indica que é
necessário efetuar o pagamento antes de o material ser despachado.
amount due. Quantia devida. Especificação colocada no final de faturas pro forma,
indicando a importância que deve ser paga.
annual subscription. Assinatura anual.
back issues.Fascículos ou números atrasados de periódicos.
hank order. Ordem bancária. Ordem de pagamento realizada por intermédio de
instituições bancárias. Pode implicar a realização de contrato de câmbio.

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 bill later. A faturar. Indicação de faturamento posterior, ou seja, que o item será
posteriormente cobrado.
bill to. Cobrar de. Instituição em nome da qual a fatura foi emitida. Pode ser diferente
do endereço para onde as publicações deverão ser enviadas.
bimonthly. Publicação de periodicidade bimestral.
carta de crédito. Documento em que o vendedor especifica a existência de créditos em
favor das bibliotecas, em geral por causa de material que não foi fornecido.
ceased publication. Publicação suspensa. Periódico cuja publicação foi cancelada.
consolidated service. Serviço oferecido por determinadas agências, compreendendo o
controle de recebimento de fascículos de periódicos e seu envio para as bibliotecas de forma
organizada. Inclui também a reclamação de falhas de recebimento diretamente pela agência.
contrato de câmbio. Documento firmado entre o comprador de moeda estrangeira e o
estabelecimento bancário, no qual são discriminadas as operações de câmbio. Necessário para
o pagamento de faturas pro forma enviadas por fornecedores do exterior.
cotação. Preço fornecido por firmas comerciais, em licitações ou orçamentos.
credit memovercarta de crédito
credit ordervercarta de crédito
current number. Número atual. O fascículo mais recente de um periódico.
current price. Preço atual. O preço que está sendo praticado no momento.
delayed. Atrasado. Indica que a publicação ou remessa do material está atrasada.
delivery address. Endereço de entrega. Endereço para onde deve ser remetido o
material adquirido. Pode ser diferente do endereço da instituição em nome de quem será
emitida a fatura.
discontinuedverceased publication
dólar-livro.Valor convencionado por cada livraria ou agência para fixar, em moeda
nacional, o preço final de venda ao consumidor de materiais de informação importados. Trata-
se, efetivamente, de uma forma de agregar ao preço de venda os custos adicionais em que o
livreiro incorre para a obtenção dos itens. Não tem paridade com a cotação oficial, sendo
sempre maior.
edital. Documento que especifica as condições de realização da licitação, inclusive
regras para participação, julgamento das propostas e elaboração do contrato.
editor. Em português, a empresa responsável pela publicação da obra; o mesmo que
editora. Em inglês, pessoa que prepara para publicação o trabalho de outrem (editor de texto),
ou que coordena a edição de uma obra de autoria coletiva (organizador); também o
responsável pelo conteúdo de um periódico ou de parte dele (sentido que vem se tornando
comum no Brasil).
empenho. Ação administrativa e respectivo documento que, na administração pública,
significam que foi efetuado o comprometimento dos recursos financeiros destinados ao
pagamento de serviços que serão prestados ou bens a serem adquiridos.

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 exchange. Intercâmbio. Permuta ou intercâmbio de materiais de informação. Câmbio,
ou seja, conversão da moeda de um país pela de outro país.
exchange rate. Taxa de câmbio.
forthnightly. Quinzenal. Publicação de periodicidade quinzenal ou bimensal.
frequency of publication. Periodicidade de publicação.
gift. Doação. Doação de materiais de informação. Diferente de donation, que se refere
às doações em espécie.
handling charge. Porcentagem acrescida ao preço de capa de uma publicação,
referente ao serviço da agência ou da livraria, englobando localização do item, manipulação e
empacotamento.
hardback, hardbound ou hardcover. Capa dura. Encadernado. Termos que indicam
que, ao contrário de uma brochura (paper-back), o material se apresenta encadernado.
issue. Fascículo ou número de uma publicação periódica.
invoice. Fatura. Documento que serve para comprovar os termos e valores de uma
compra e encaminhar seu pagamento.
licitação. Procedimento administrativo que se destina a obter as condições mais
vantajosas de preço e prazo de entrega para aquisição de bens e serviços. E indispensável na
administração pública.
missing issue. Fascículo ou número faltante de um periódico.
monthly. Mensal. Refere-se a publicação de periodicidade mensal. net price. Preço
líquido.
not yet published. Ainda não publicado. Indica material que ainda se acha em fase de
produção.
on expire. Informa que a assinatura de um título está para vencer.
order. Encomenda. Pedido de compra.
out of print. Esgotado. Refere-se a títulos retirados do catálogo da editora ou
esgotados.
out of stock. Refere-se a publicação não disponível no momento.
packing and postage charges. Despesas de embalagem e porte.
paperback. Brochura. Livro com capas de papel ou cartão, ao contrário do
encadernado.
pocketbook, pocket edition. Livro de bolso, edição de bolso.
pro forma ou proforma invoice. Proposta emitida pelo fornecedor, em que é
relacionado o material oferecido, com indicação de preço, prazo de validade, condições de
pagamento, etc.
publisher. Editora. Empresa ou outra instituição responsável pela publicação da obra.
purchase price. Preço de compra.
quarterly. Trimestral. Publicação de periodicidade trimestral, isto é, publicada quatro
vezes ao ano.

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 replacement. Substituição. Reposição de títulos de livros ou fascículos de periódicos.
reprint. Reimpressão. No caso de artigo de periódico é sua separata. romaneio. Lista
que acompanha os itens encaminhados à biblioteca ou instituição, mencionando os documentos
originais em que constam esses itens.
serials. Publicações seriadas, com periodicidade fixa ou não.
ship to. Despachar para. Indicação do local para onde deve ser enviado material. Pode
ser diferente do endereço da instituição responsável pelo pagamento.
shipping charges. Despesas de transporte.
standing order.Modalidade de compra pela qual a editora ou agência fica autorizada a
enviar automaticamente qualquer nova publicação de uma série monográfica ou de um título de
periódico, sem que o comprador tenha necessidade de solicitá-la antecipadamente.
subscription. Assinatura, em geral de publicações periódicas.
weekly. Semanal. Refere-se a publicação de periodicidade semanal.
wire transfer. Transferência de numerário por meios telefônicos ou eletrônicos,
utilizada pelos estabelecimentos bancários.

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