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SERVICIOS CONTABLES
ÍNDICE
I) PRESENTACIÓN (Página 2)
SERVICIOS CONTABLES
I) PRESENTACIÓN
SERVICIOS CONTABLES
CARACTERÍSTICAS GENERALES
Objetivo de su uso
De plataforma
De la concepción y su aplicación
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Diferencias Notables
Desecha el esquema tradicional de los Sistemas de Contabilidad
que se fundamentan en la estructura del Plan de Cuentas, los que,
en líneas generales, establecen: “que cuanto mayor sea la cantidad
de cuentas y el número de caracteres que definen los códigos
contables, más detallado y minucioso será el reporte contable a
emitirse”.
Contabilidad Integrada
La innovación del uso de auxiliares, permite la integración de los
registros contables patrimoniales con la ejecución presupuestaria,
sin la necesidad de efectuar registros adicionales; la emisión de
ejecución presupuestaria se la realiza por financiador, proyecto,
actividad, centro de costo o en forma consolidada.
Reportes bimonetarios
Todos los reportes emitidos son expresados en ambas monedas,
Moneda Nacional y Moneda Extranjera, permitiendo efectuar
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Asistencia y asesoramiento
Complementariamente, SERVICIOS CONTABLES SCPQ, ofrece
asesoramiento en el diseño, implementación y/o adaptación de su
Sistema Contable, en virtud a que los socios principales, al margen
de ser programadores de sistemas, son colegiados en el campo de
Contabilidad y Auditoria, con amplia experiencia en Contabilidad
Comercial, Industrial, Presupuestaria y de Proyectos.
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• COMPROBANTES
• LIBROS CONTABLES
• ESTADOS FINANCIEROS
• VARIOS y
• SALIR.
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• Libro Diario
• Libro Mayor
• Mayor General
• Libros Auxiliares (Informes detallados de cuentas
por cobrar, pagar, etc.)
• Libros IVA.
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• Sumas y Saldos
• Estado de Resultados
• Balance General
• Presupuestos
• Hojas de Trabajo (A.I.T.B, FLUJO DE FONDOS)
• Composición de Cuentas (informes resumidos de
cuentas por cobrar, pagar, etc.)
• Plan de Cuentas
• Auxiliares
• Reportes (tablas, otros e inventarios)
• Procesos (Compactar, utilitarios, instalación,
otros utilitarios y asientos automáticos)
1. COMPROBANTES,
2. ESTADOS FINANCIEROS\LIBROS IVA
3. VARIOS\PLAN DE CUENTAS (incluye asignaciones
presupuestarias)
4. VARIOS\AUXILIARES (incluye asignaciones
presupuestarias)
5. VARIOS\PROCESOS\INSTALACIÓN
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CARACTERISTICAS PRESUPUESTARIAS
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CÓDIGO = 10000
AUXILIAR = GASTOS PERSONALES (descripción de la partida)
TIPO = T (es una partida título)
CLASE = P (es un auxiliar presupuestario)
CÓDIGO = 11700
AUXILIAR = SUELDOS Y SALARIOS (descripción de la partida)
TIPO = M (es una partida de movimiento)
CLASE = P (es un auxiliar presupuestaria)
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CUENTAS
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ASIENTOS
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V) PLAN DE CUENTAS
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Una vez definidos los códigos para cada rubro de cuentas (Activo,
Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos y cuentas de Orden), ir a la
opción VARIOS/PLAN DE CUENTAS/AÑADIR, e introducir los códigos
y datos respectivos para cada cuenta.
Código:
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Cuenta:
Tipo:
Las cuentas de título “T” (ejem 1-activo, 11- activo corriente, 111-
activo disponible, etc), no recibirán la imputación contable directa,
pero serán utilizadas en la presentación de estados financieros
como “Agrupadoras” de cuentas de movimiento.
Con las cuentas de movimiento “M” (Ejem. 1110=Banco Mercantil,
o 1118= Caja Chica) se realizan registros contables al momento de
introducir comprobantes.
Clase:
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Gestant:
Comentario:
Mensaje:
1 Activo T
11 Activo corriente T
111 Activo disponible T
1110 Banco nacional M/N M N
1111 Banco nacional M/E M E
112 Activo exigible T
1120 Documentos por cobrar M/N M N
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NOTE LO SIGUIENTE:
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Presupuestos:
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VI) AUXILIARES
Importancia del Auxiliar
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INTRODUCIR AUXILIARES
Form 300: Debe llenar este dato para utilizarlo en los registros de
libros de COMPRAS IVA, para PROVEEDORES.
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MODIFICAR AUXILIARES
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BORRAR AUXILIARES
Si requiere borrar un auxiliar con movimiento, previamente deberá
habilitar el auxiliar con el código correcto, y posteriormente
traspasar todas las imputaciones contables a la nuevo auxiliar
(editando comprobantes), una vez vacío el auxiliar, proceda a su
borrado.
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Introducción de Comprobantes
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Fecha
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Tipo de cambio:
Inicialmente aparecerá el tipo de cambio del último comprobante
introducido, el cual podrá ser modificado de acuerdo a
requerimiento del usuario o variación del tipo de cambio.
Documento:
Si desea especificar el número de resolución, memorando, factura,
cheque, etc., utilice este campo en forma opcional.
Señores:
En este campo se debe introducir el nombre de la persona natural o
jurídica con que se realiza la transacción contable, si esta persona
fue habilitada en un auxiliar, hacer “clic” en ... para escoger de la
lista, y si se trata de uno nuevo, utilizar el botón Auxiliar para
incorporarlo; asimismo, puede introducir manualmente el nombre y
posteriormente incorporar en auxiliares.
Detalle:
Corresponde a la glosa del registro contable, para tal efecto se
dispone de tres renglones. En la impresión de los libros contables
sólo se visualizará los primeros 45 caracteres del primer Renglón.
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MONEDA DE TRANSACION:
En la segunda página del comprobante, seleccionar la moneda de
transacción. El sistema contable es bimonetario por tanto, los
registros contables introducidos en Moneda Extranjera serán
convertidos en Moneda Nacional al momento de grabar e imprimir
el comprobante, y lo mismo de moneda extranjera a moneda
nacional.
REFERENCIA:
En este campo, se consigna lo más representativo de la glosa,
permite ampliar una descripción sobre el renglón contable, como
ser sueldo enero/02, cuando se esté pagando la planilla de haberes
de enero de 2002. Podrá registrarse una referencia de hasta 25
caracteres, los que se visualizarán en forma completa en todos los
reportes contables. (Otros ejemplos: Cheque No. 1001, factura No.
13455, segunda cuota préstamo, etc.)
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CÓDIGO:
Introducir el código de la cuenta contable (ejemplo:1001=BANCO
MERCANTIL). Para listar y posteriormente escoger un código del
Plan de Cuentas, hacer un “clic” en el título CÓDIGO...; para listar
cuentas de un determinado rubro, introduzca en el campo el primer
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AUX1
Para listar y posteriormente escoger un código de los auxiliares,
hacer un “clic” en el título Aux1...; para listar auxiliares de un
determinado tipo, introduzca en el campo, el primer caracter del
auxiliar y presione la tecla ENTER, caso contrario digite el código
completo.
AUX1 Y AUX2
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Esta codificación permite contar con kardex individuales en cada cuenta de mayor.
Cuando la empresa decida llevar cuentas de gasto por centros de Costo, además por
agencias o planta de fabricación.
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Otras opciones
Botón CALC
Habilita la calculadora, para copiar el importe de la pantalla de la
calculadora en el campo DEBE o HABER, hacer “clic” con botón
derecho del ratón.
Botón Cuenta
Permite añadir nuevas cuentas, modificar características de cuentas
y/o borrar cuentas que no registren movimiento contable. (Ver
Sección PLAN DE CUENTAS)
Botón Auxiliares
Permite añadir nuevos auxiliares, modificar características de
auxiliares y/o borrar auxiliares que no registren movimiento
contable. (Ver Sección de auxiliares)
Botón IVA
Habilita la opción del libro de compras y ventas IVA, en cuanto a
emisión de REPORTES, AÑADIR MODIFICAR Y BORRAR registros de
crédito y débito fiscal IVA.
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Botón .
Permite introducir un código en el último caracter de la derecha
del campo referencia, esto permite filtrar registros que contengan
este código.
Botón v
Habilita la opción de asientos automáticos de compras y ventas
IVA, compra de bienes y servicios con retención IUE e IT,
además de RCIVA por dependientes. Estos registros para su
correcta apropiación deberán haber sido configurados en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/ASIENTOS incorporando los
códigos de cuenta impositivos y de cierre.
Botón BORRAR
Permite borrar un reglón de registro contable.
Botón AÑADIR
Añade un reglón al registro del comprobante.
Botón BORRART
Borra todo el contenido de registro contable del comprobante.
Barra de desplazamiento
A la derecha del campo (HABER) se encuentra una barra de
desplazamiento que permite desplazarse de arriba a abajo y
viceversa.
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Ejemplos de contabilización:
Ejemplo no. 1
REFERENCIA CÓDIGO... AUX1... AUX2... DEBE HABER
Compra material 4195 Materiales Proy 01 1000
Ch1.1001 material 1000 Banco Lapap 1000
Donde Proy01 es un centro de costo que debe centralizar, LAPAP la sigla de la Papelera
S.A.
Ejemplo no. 2
REFERENCIA CÓDIGO... AUX1... AUX2... DEBE HABER
Venta al crédito 1300 Clientes CLQF 1000
Venta al crédito 2100 Débito fiscal CLQF 130
F. 0004 ventas 5000 Ventas 870
Para una venta al crédito, donde CLQF corresponde al Cliente Quiroga Franco
Ejemplo no. 3
REFERENCIA CÓDIGO... AUX1... AUX2... DEBE HABER
Pago parcial 1000 Banco ADQF 500
Pago parcial 1300(clientes) CLQF 500
EDICIÓN DE COMPROBANTES
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IMPRESIÓN DE COMPROBANTES
BORRADO DE COMPROBANTES
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LIBRO DIARIO
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LIBRO MAYOR
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Filtros:
En Aux1 ... liste y seleccione un código de auxiliar, para efectuar
una búsqueda selectiva de registros contables relacionados con la
cuenta del mayor.
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LIBRO AUXILIARES
LIBRO AUXILIAR 1
LIBRO AUXILIAR 2
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Subanalítico A
Permite realizar búsqueda de textos alfanuméricos en el campo
REFERENCIA del comprobante, siempre y cuando este texto se
encuentre pegado a la derecha o izquierda y sin separación de
espacios en blanco. Escoja en el campo I/D si el texto se encuentra
a la izquierda o derecha de REFERENCIA.
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Subanalítico B
Permite buscar un texto o número en el campo de referencia de los
comprobantes, sin importar su ubicación.
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Subanalítico C:
Permite buscar coincidencias en texto o número en los tres reglones
de la glosa del comprobante sin importar su ubicación.
LIBROS IVA
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Estado de Resultados
Este estado refleja la diferencia entre Ingresos y Egresos de un
periodo determinado en forma de listado.
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Balance General
La emisión de este estado financiero es en forma de listado, con el
botón BALANCE se expone los saldos de cuentas de título y cuentas
de movimiento, y con BALANCE T saldos con cuentas título.
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PRESUPUESTOS
Presupuesto Aux-1
Es muy importante comprender que se pueden estructurar
presupuestos por Proyecto, Financiador, Actividad, Centro de Costo,
etc., de acuerdo al siguiente detalle:
PRESUPUESTO POR:
CUENTAS DE CENTRO
CÓDIGO GASTO PROYECTO FINANCIADOR ACTIVIDAD COSTO
411 Sueldos PREDU FIBID AC001 COPLA
412 Honorarios PREDU FIBID AC002 CCADM
421 Servicios Básicos PRSER FIBM AC001 CCCOM
422 Comunicaciones PRSER FIBM AC003 CCADM
423 Materiales PREDU FIBID AC002 CCADM
Etc. PRETC.. FIETC.. ACETC.. CCETC..
CÓDIGOS PRESUPUESTARIOS
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Presupuesto Aux-2
Este mismo procedimiento es aplicable para Presupuesto Aux-2, la
diferencia radica en que se trabajará con el código presupuestario
definido en el campo Aux2... del registro contable, código que
deberá habilitarse previamente en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/PRESUP2.
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Presupuesto Aux-3
Para trabajar con este tipo de presupuesto, recordemos que las
partidas presupuestarias son distintas de las cuentas de gasto,
éstas se registran en auxiliares según lo explicado en la página 20 y
21 del presente manual.
La asignación de código presupuestario se la realiza en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/PRESUP 3, este código deberá
incorporarse en auxiliares para utilizarse en el Aux2... del
comprobante contable.
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HOJAS DE TRABAJO
A) Reporte de gastos:
B) Reporte A.I.T.B.
C) Reporte Auxiliares/A.I.T.B.
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ANÁLISIS DE CUENTAS
D) Composición Aux1
Muestra la composición de saldos de un auxiliar con respecto a
sus cuentas, cuando el auxiliar fue registrado en el campo
Aux1... del comprobante contable.
Ejemplo: todo el movimiento que tuvo el auxiliar CLQF el cliente
Quiroga Franco con respecto a todas las cuentas.
E) Composición Aux2
Muestra la composición de saldos de un auxiliar con respecto a
sus cuentas, cuando el auxiliar fue registrado en el campo
Aux2... del comprobante contable.
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F) Movimiento cuenta
Este reporte detalla el movimiento que tuvo una cuenta con
respecto a los meses, con el objeto de analizar el
comportamiento de una cuenta de mayor con respecto a los
meses.
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X) VARIOS
PLAN DE CUENTAS
AUXILIARES
REPORTES
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PROCESOS
Utilitarios
Contiene las opciones de compactar, copiar comprobantes,
recuperar comprobantes borrados, borrar archivos, y copias de
seguridad.
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Instalación
Este submenú fue ampliamente explicado en el Capítulo IV de este
manual.
Otros Utilitarios
La primera opción de este utilitario, permite agregar o importar
información a un directorio abierto, ya sea proveniente de disquete
o disco duro. Previamente, el usuario deberá verificar que los datos
a agregarse no estén contenidos (parcial o total) en el directorio
abierto, evitando de esta manera, una posible duplicación de
información.
Para borrar información utilice la opción
VARIOS/PROCESOS/UTLITARIOR/ BORRAR ARCHIVOS.
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Asientos
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b) Asientos de cierre
Estos asientos de cierre corresponden a Resultados y Balance
General, luego de correr esta opción, estos estados no podrán
visualizarse en la opción ESTADOS FINANCIEROS/BALANCE
GENERAL-ESTADO DE RESULTADOS. El Sistema emitirá los
comprobantes de cierre, los que podrán editarse e imprimirse
de acuerdo a requerimiento del usuario.
c) Asientos de Apertura
Luego del asiento de cierre de resultados, se tendrá el Balance
General Final, con el botón APERTURA el Sistema emitirá un
comprobante sumando un día al intervalo de fechas del
Balance General Final, este comprobante en ningún momento
modificará los estados financieros.
Varios/Información
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XIII) PRECAUCIONES/RECOMENDACIONES