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ÍNDICE

I) PRESENTACIÓN (Página 2)

II) INSTALACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE PRESUPUESTARIO


(Página 6)

III) ENTRAR AL SISTEMA CONTABLE PRESUPUESTARIO (Página 11)

IV) INSTALACIÓN DE VARIABLES DEL SISTEMA CONTABLE


PRESUPUESTARIO. (Página 15)

V) PLAN DE CUENTAS (Página 24)

VI) AUXILIARES (Página 31)

VII) COMPROBANTES (Página 37)

VIII) LIBROS CONTABLES (Página 49)

IX) ESTADOS FINANCIEROS (Página 58)

X) VARIOS (Página 71)

XI) PREGUNTAS FRECUENTES (Página 81)

XII) REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA (Página 83)

XIII) PRECAUCIONES/RECOMENDACIONES (Página 84)

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SISTEMA CONTABLE PRESUPUESTARIO

SERVICIOS CONTABLES SCPQ VER 1.5

I) PRESENTACIÓN

Desde el punto de vista de la aplicabilidad, el presente manual


escasamente abordará todas las bondades del Sistema Contable
Presupuestario que Ud. tiene instalado en su equipo computador,
para tal cometido, tendría que escribirse guías para cada tipo de
contabilidad en la que actualmente el sistema se aplica, con sus
diferentes variaciones, como ser: minera (exploración y
explotación), industrial (costos por órdenes, departamentos, etc.)
servicios, de financiamiento, organismos no gubernamentales,
entidades gubernamentales, (con financiamiento interno, externo y
mixto), etc.

Con el presente manual se pretende que el usuario tenga capacidad


de uso del Sistema Contable Presupuestario, siguiendo los
siguientes pasos básicos: identificación de variables, estructuración
de plan de cuentas y auxiliares y emisión de reportes contables-
presupuestarios, que le permita acceder a información requerida
por la entidad o usuario y evitar en lo posible, procesos adicionales.

Al acceder a una licencia de uso, el usuario tiene derecho a


capacitación de acuerdo al tipo de contrato establecido, en el que
se brindará asesoramiento especializado de acuerdo a la actividad
contable, bajo el siguiente detalle:

• Identificación de variables de instalación.


• Estructuración del Plan de Cuenta.
• Estructuración de auxiliares, centros de costo, presupuestos,
etc.
• Registro de comprobantes contables con información del
usuario.
• Emisión de reportes preliminares, para verificar que la
información contenida cumpla los requerimientos del usuario.
• Seguimiento.

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CARACTERÍSTICAS GENERALES

El Sistema Contable Presupuestario fue desarrollado con criterio


contable, maneja y administra información de acuerdo a
requerimientos básicos del usuario, es amigable y de fácil manejo;
asimismo, es bastante flexible en cuanto a la adecuación a una
actividad contable específica desde la estructuración del Plan de
Cuentas, centros de costo y ejecución presupuestaria por fuentes
de financiamiento y/o actividades.

Objetivo de su uso

El Sistema Contable Presupuestario, además de eliminar tareas


rutinarias, administra, procesa y proporciona al usuario
información contable en forma inmediata, veraz y oportuna;
ayudando efectivamente a la toma de decisiones dentro de su
institución o empresa.

De plataforma

Se encuentra diseñado en una base de datos multirelacional


VISUAL FOX V. 6.0 entorno Windows; por lo tanto, posee una
configuración dinámica para procesar una vasta cantidad de
información.

La Versión 1.5 del Sistema Contable Presupuestario SCPQ está


configurada para trabajar en ambiente monousuario, con opción de
efectuar estados financieros en forma individual por agencia,
actividad, fuente de financiamiento, actividad, proyectos, etc., o
en forma consolidada.

De la concepción y su aplicación

El Sistema de Contabilidad computarizada que tiene instalado,


nació de la necesidad de contar con un sistema contable aplicable a
nuestro medio, de acuerdo a normas y disposiciones locales
vigentes.
El manejo del Sistema Contable SERVCONT SCPQ, en nuestro
medio, data de más de diez años, se fortalece con el ejercicio

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profesional continuo de sus autores, en diferentes tipos de


contabilidad; asimismo, constantemente se enriquece con
sugerencias de los propios usuarios, estudiantes y clientes.

Diferencias Notables
Desecha el esquema tradicional de los Sistemas de Contabilidad
que se fundamentan en la estructura del Plan de Cuentas, los que,
en líneas generales, establecen: “que cuanto mayor sea la cantidad
de cuentas y el número de caracteres que definen los códigos
contables, más detallado y minucioso será el reporte contable a
emitirse”.

Entre las bondades más notables del Sistema de Contabilidad


Presupuestario SERVCONT SCPQ, está la habilitación de
auxiliares, que se encuentran fuera del Plan de Cuentas, los que
una vez habilitados, pueden relacionarse con cualquier Cuenta
Patrimonial (Balance General) o de Resultados. Esto permite contar
con un Plan de Cuentas ágil, conciso y práctico; asimismo, permite
al usuario contar con información detallada en cuanto a
proveedores (cuentas por pagar), clientes (cuentas por cobrar),
personal administrativo, centros de costo, activos fijos, ejecución
presupuestaria y otros.

Contabilidad Integrada
La innovación del uso de auxiliares, permite la integración de los
registros contables patrimoniales con la ejecución presupuestaria,
sin la necesidad de efectuar registros adicionales; la emisión de
ejecución presupuestaria se la realiza por financiador, proyecto,
actividad, centro de costo o en forma consolidada.

Al constituirse los auxiliares en una cualidad notable del Sistema


Contable Presupuestario, su uso optimizará la emisión de reportes
contables a detalle.

Reportes bimonetarios
Todos los reportes emitidos son expresados en ambas monedas,
Moneda Nacional y Moneda Extranjera, permitiendo efectuar

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asientos automáticos de ajuste, producto de la variación cambiaria


(A.I.T.B). Estos ajustes pueden realizarse con la periodicidad que el
usuario defina.

Asistencia y asesoramiento
Complementariamente, SERVICIOS CONTABLES SCPQ, ofrece
asesoramiento en el diseño, implementación y/o adaptación de su
Sistema Contable, en virtud a que los socios principales, al margen
de ser programadores de sistemas, son colegiados en el campo de
Contabilidad y Auditoria, con amplia experiencia en Contabilidad
Comercial, Industrial, Presupuestaria y de Proyectos.

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II) INSTALACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE PRESUPUESTARIO


(Si tiene instalado el Sistema Contable Presupuestario, favor pasar al siguiente
capítulo.)

Una persona responsable efectuará la instalación del Sistema en


calidad de módulo de prueba, proporcionándole una clave de acceso
para su uso y habilitando un ícono de acceso directo, además de
directorios de trabajo (dos a tres) para efectuar la demostración, y
posteriormente la instalación y habilitación de directorios de trabajo
definitivos.
Si tiene el CD de instalación, siga las siguientes instrucciones:

PROGRAMA DE INSTALACIÓN DEL CD


a) Introduzca el CD de instalación y corra la opción
INICIO/EJECUTAR (RUN) del menú principal de Windows, debe
ejecutar de la ubicación del CD desde la unidad E o F (según
corresponda) INSTALADORES/DISK1/Setup.exe

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La apariencia de esta pantalla variará de cuerdo a la versión de


Windows que se tenga instalada en el computador.

b) La primera pantalla le informará sobre los términos de la


licencia que se otorga. Si usted está de acuerdo, favor de
presionar el botón (CONTINUE).

c) Posteriormente, el programa de instalación le consultará si se


instalarán los archivos, presione el botón (OK) para continuar.

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d) Finalmente, presione el botón con el ícono de la computadora


para instalar el sistema. En caso de que quiera salir del
programa de instalación, haga “clic” en (Exit Setup)

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e) Una vez que el sistema ha sido instalado, favor reinicializar el


computador, para que el sistema operativo de Windows
actualice todos sus registros. El Sistema Contable
Presupuestario y todas las bases de datos serán instaladas en el
directorio C:\SERVCONT.
f) Para crear un acceso directo al Sistema Contable
Presupuestario, en MI PC o MY COMPUTER abra el directorio
C:\SERVCONT, ubique el archivo SERVCONT.EXE, con el puntero
del ratón arrástrelo presionando el botón derecho al “Escritorio”,
tras esta operación notará que se ha creado el ícono de acceso
directo (figura de zorro).
g) Para acceder a una instalación definitiva, deberá reemplazar el
SERVCONT.EXE instalado por el programa de instalación, con el
archivo SERVCONT.EXE que se encuentra en el CD. Por lo
general existen más de dos ejecutables servcont*.exe, cada uno
de estos tienen una clave de acceso diferente.

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h) Para correr por primera vez la instalación definitiva, el sistema


le dará un código y en un recuadro siguiente esperará que el
usuario introduzca otro. FAVOR CONTÁCTESE CON SERVICIOS
CONTABLES a los teléfonos detallados para que se le asigne un
CÓDIGO DE USO DE LICENCIA DEFINITIVA. Una vez introducido
el código correcto, el programa emitirá un mensaje de CÓDIGO
ACEPTADO.
Importante: Cada vez que intente correr una instalación
definitiva, el código proporcionado por el programa de instalación
variará, al igual que el código de uso de licencia definitiva.
Para instalaciones en computadoras con WINDOWS Xp, los
archivos *.dll del CD, deberán copiarse a las siguientes carpetas
C:\WINDOWS y C:\WINDOWS\SYSTEM para que la instalación
sea satisfactoria.

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III) ENTRAR AL SISTEMA CONTABLE PRESUPUESTARIO.

Una vez que el sistema ha sido instalado, corra el sistema de


contabilidad (dos clics del ratón en el ícono de acceso directo). El
sistema solicitará la clave de acceso. Si se trata del módulo de
prueba o demostración, escriba la palabra “PRUEBA” en
mayúsculas, caso contrario escriba la clave de acceso
personalizada. (Tendrá tres oportunidades).

Seguidamente marque el directorio de trabajo (contabilidad), con


un “clic” en SELECT con el ratón.

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Si desea realizar registros contables de prueba, adición, edición y


borrado de cuentas y auxiliares, seleccione el directorio “PRUEBA”,
este directorio contiene ejemplos de registros contables, plan de
cuentas y auxiliares, además se encuentran habilitadas las
variables de instalación para el proceso de asientos contables
automáticos (impositivos y de cierre).

Una vez ingresado al sistema, se aprecia los siguientes menús


principales:

• COMPROBANTES
• LIBROS CONTABLES
• ESTADOS FINANCIEROS
• VARIOS y
• SALIR.

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En las diferentes pantallas se encuentra habilitado el icono ? El


cual detalla los procesos a seguir para cada caso.

BREVE DESCRIPCIÓN DEL MENÚ PRINCIPAL

En la opción COMPROBANTES se puede: introducir, editar o


modificar, imprimir y borrar comprobantes.

LIBROS CONTABLES: Este módulo emite los siguientes reportes


en base a los comprobantes contables ya introducidos:

• Libro Diario
• Libro Mayor
• Mayor General
• Libros Auxiliares (Informes detallados de cuentas
por cobrar, pagar, etc.)
• Libros IVA.

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ESTADOS FINANCIEROS. Contiene los siguientes reportes en


base a información contable previamente introducida:

• Sumas y Saldos
• Estado de Resultados
• Balance General
• Presupuestos
• Hojas de Trabajo (A.I.T.B, FLUJO DE FONDOS)
• Composición de Cuentas (informes resumidos de
cuentas por cobrar, pagar, etc.)

En el módulo de VARIOS se encuentra las opciones de:

• Plan de Cuentas
• Auxiliares
• Reportes (tablas, otros e inventarios)
• Procesos (Compactar, utilitarios, instalación,
otros utilitarios y asientos automáticos)

Finalmente la opción SALIR cierra las bases de datos, y en forma


automática, crea una copia de seguridad en el mismo disco duro.

Importante: Las opciones de captura de información del


Sistema Contable Presupuestario se encuentran en los siguientes
menús.

1. COMPROBANTES,
2. ESTADOS FINANCIEROS\LIBROS IVA
3. VARIOS\PLAN DE CUENTAS (incluye asignaciones
presupuestarias)
4. VARIOS\AUXILIARES (incluye asignaciones
presupuestarias)
5. VARIOS\PROCESOS\INSTALACIÓN

Todos los demás menús y opciones sólo emiten reportes en base a


la información introducida. Por lo tanto, es importante que enfoque
su atención en estas cinco secciones del menú antes de iniciar el
registro de una nueva contabilidad.

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IV) INSTALACIÓN DE VARIABLES DE TRABAJO

En este módulo se definen algunos parámetros de identificación,


codificación y opciones de uso del sistema, tales como rótulo,
códigos iniciales del Plan de Cuentas, componentes
presupuestarios, etc.

Se aclara que una vez consignado el rótulo de la empresa, el rango


de fechas para comprobantes y reportes, y los códigos iniciales del
Plan de Cuentas, el sistema ya está listo para trabajar, con lo que
respecta a Instalación de Variables de Instalación. Estas opciones
se encuentran en el primer y quinto submenú de instalación, las
demás opciones podrá consignarlas más tarde.

RÓTULO Y FECHAS DE CONTROL

Ingrese a la opción VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN, se


desplegará un mensaje solicitando clave de acceso, (por lo
general teclee ENTER, si previamente el usuario no definió una). En
la primera página, podrá introducir el rótulo de su empresa en
cuatro líneas habilitadas.

Asimismo, en la primera pantalla se define el rango de fechas para


la emisión de reportes y la introducción de comprobantes. Este
último rango, sirve para controlar que no se introduzcan
comprobantes fuera de las fechas establecidas. Ejemplo: del
01/01/2000 al 31/01/2000, en este caso sólo se podrán introducir
comprobantes con fecha enero de 2000. Una vez que finalice la
contabilización del mes, se podrá cambiar el rango de control de los
comprobantes para el siguiente mes, así sucesivamente por los
periodos que el usuario decida establecer, o abrir completamente
la gestión.

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Para que estas modificaciones queden grabadas, presionar el botón


GRABAR, dentro de la misma hoja. Caso contrario, perderá todas
las modificaciones introducidas.

CARACTERISTICAS PRESUPUESTARIAS

Por otra parte, el segundo, tercero y cuarto submenú, corresponden


a variables de instalación presupuestaria Presup1, Presup2 y
Presup3: las mismas pueden definirse ya sea por financiador,
proyecto, actividad o centro de costo.

Los códigos de estas variables podrán contener cinco caracteres


como máximo, que identifiquen el centro presupuestario, ejemplo
PRBID=PRESUPUESTO BID

La utilización del PRESUP1, PRESUP2 o el PRESUP3, depende de


las características de la institución o empresa, generalmente se
utilizan los dos primeros en entidades donde las cuentas de gasto,
a la vez, se constituyen en partidas presupuestarias, y se utiliza la
opción PRESUP3 cuando las partidas presupuestarias son distintas
de las cuentas contables de gasto.

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El PRESUP1, realiza la relación de presupuestos con cuentas de


gasto y/o ingreso por medio del AUX1... en comprobantes.
Previamente se deberá especificar el código a usar en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN en cualquiera de los veinte
recuadros o campos, posteriormente el mismo código deberá
habilitarse en VARIOS/AUXILIARES para relacionarlos en AUX1... al
momento de efectuar registros de gastos o ingresos en
comprobantes.

Para la habilitación de reportes presupuestarios, únicamente queda


asignar techos presupuestarios para las cuentas de gasto e ingreso,
proceso que debe cargarse en VARIOS/PLAN DE
CUENTAS/MOFICICAR/PRESUPUESTOS.

El reporte presupuestario por AUX1 se visualizará en el menú,


ESTADOS FINANCIEROS\PRESUPUESTOS\PRESUPUESTO AUX1.

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Para que estas modificaciones queden grabadas, presionar el botón


GRABAR, dentro de la misma hoja. Caso contrario, perderá todas
las modificaciones introducidas.

A continuación, se tiene ejemplos del Presup1, muestra la relación


entre presupuestos con cuentas de gasto y/o ingreso por medio del
AUX1... al realizarse la imputación contable en el comprobante.

Ejemplo 1 PRESUPUESTO DE EGRESOS

CÓDIGO CUENTA AUX1 AUX2 PRESUPUESTO


4100 SALARIOS PRBID 15.000
4300 GASTOS DE VIAJE PRBID 10.000
4500 MATERIALES PRBID 5.000
TOTAL 30.000

Nota: PRBID = PRESUPUESTO BID

Ejemplo 2 PRESUPUESTO DE EGRESOS

CÓDIGO CUENTA AUX1 AUX2 PRESUPUESTO


4100 SALARIOS PRTGN 16.000
4300 GASTOS DE VIAJE PRTGN VIEXT 5.000
4500 MATERIALES PRTGN 4.000
TOTAL 25.000

Nota: PRTGN = PRESUPUESTO TGN

Ejemplo 3 PRESUPUESTO DE INGRESOS

CÓDIGO CUENTA AUX1 AUX2 PRESUPUESTO


5100 DESEMBOLOS BID PRBID 100.000
TOTAL 100.000

El uso del auxiliar 2 es optativo para diferenciar el tipo de viaje (ver


ejemplo 2 GASTOS DE VIAJE, VIEXT = viaje al exterior por
ejemplo, al interior o exterior, etc. Así, cuando el usuario desee
conocer cuánto se registró en Gastos de Viaje pagados por el
financiador PRTGN al exterior, se podrá emitir un reporte dando los
filtros respectivos en mayores y/o auxiliares, reportes que veremos
más adelante. (Libro Mayor página 51)

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El PRESUP2, tiene el mismo tratamiento, siendo la diferencia que


el registro del código de centro presupuestario en el comprobante,
deberá registrarse en el campo AUX2..., y la emisión del reporte
presupuestario por AUX2 será, ESTADOS
FINANCIEROS\PRESUPUESTOS\PRESUPUESTO AUX2.

Ejemplo: PRESUPUESTO DE EGRESOS

CÓDIGO CUENTA AUX1 AUX2 PRESUP.


4100 SALARIOS PROY01 BID 20.000
4300 GASTOS DE VIAJE PROY02 BID 6.000
4500 MATERIALES PROY01 BID 4.000
TOTAL 30.000

Nota: PROY01= PROYECTO XX, PROY02 = PROYECTO YY y


BID=FONDOS BID

PRESUP3, en esta estructura de presupuesto, recordemos que se


trabaja con partidas presupuestarias, que son diferentes a las
cuentas de gasto (como en PRESUP1 Y PRESUP2). Para su
habilitación, previamente deberá habilitarse partidas de
presupuesto en VARIOS/AUXILIARES/AÑADIR, de acuerdo al
siguiente ejemplo con partidas presupuestarias del Sector Público:

CÓDIGO = 10000
AUXILIAR = GASTOS PERSONALES (descripción de la partida)
TIPO = T (es una partida título)
CLASE = P (es un auxiliar presupuestario)

Para una partida de movimiento será de la siguiente manera:

CÓDIGO = 11700
AUXILIAR = SUELDOS Y SALARIOS (descripción de la partida)
TIPO = M (es una partida de movimiento)
CLASE = P (es un auxiliar presupuestaria)

Al ingresar una partida presupuestaria de MOVIMIENTO, se


habilitará la opción de introducir techos presupuestarios, si todavía
no los tiene aprobados abandone esta opción y continúe la
habilitación de partidas. Una vez que tenga las asignaciones
presupuestarias por partida, introduzca los importes en
VARIOS/AUXILIARES/MODIFICAR, la opción de introducir techos
presupuestarios se habilitará con un ENTER cuando el cursor se
encuentre parpadeando en el recuadro de CLASE.

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Si el usuario tuviera dos o más proyectos, podrá diferenciarlos en el


Auxiliar2 al momento de realizar la imputación contable, los códigos
de proyectos se habilitarán en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/PRESUP3, como también en
VARIOS/PROCESOS/AUXILIARES/AÑADIR con su detalle respectivo.
(Ejemplo: PRTGN=PROYECTO TGN y/o PRBID=PROYECTO BID).

A continuación, un ejemplo de registro contable con estructura de


ejecución presupuestaria PRESUP 3 (por partidas presupuestarias).

Ejemplo 1 PRESUPUESTO POR OBJETO DE GASTO

CÓDIGO CUENTA AUX1 AUX2 PRESUP.


6500 GASTOS DE CONSUMO 11700 PRTGN 20.000
6500 GASTOS DE CONSUMO 25200 PRTGN 10.000
6700 GASTOS DE CAPITAL 43100 PRTGN 60.000
TOTAL 90.000

Mayor información con respecto a ejecución presupuestaria por Presup3,


encontrará en la página 68.

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CUENTAS

En el quinto submenú de este módulo, deberá definirse el número o


carácter inicial que identifique a los diferentes rubros del Balance
General y del Estado de Ganancias y Pérdidas, incluye cuentas de
orden. (Ejemplo: 1 = Activo, 2 = Pasivo, 3 = Patrimonio, 4 =
Egresos, 5 = Ingresos). En base a la estructura códigos iniciales,
deberá elaborarse el plan de cuentas.

Precaución: no deberá duplicarse un mismo carácter o número


en dos o más rubros. Cada rubro debe identificarse en forma
específica.

En base a información previamente introducida, el Sistema


Contable Presupuestario elabora la hoja de trabajo del estado
financiero Flujo de Efectivo en base a efectivo; por lo tanto, en
CUENTA TÍTULO QUE AGRUPA AL ACTIVO DISPONIBLE, deberá
incorporarse el código respectivo, con el fin de procesar

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correctamente el Estado de Flujo de Fondos y otros reportes


complementarios. (Ejemplo: 111 donde 1= Activo, 11= Activo
Corriente y 111= Disponible).

Para que estas modificaciones queden grabadas, presione


(GRABAR) dentro de la misma hoja. Caso contrario, perderá todas
las modificaciones introducidas.

Con el botón (VER), podrá verificar el contenido del Plan de


Cuentas, si acaso se tiene algo grabado.

ASIENTOS

El Sistema Contable Presupuestario efectúa registros contables


automáticos impositivos y de cierre; entre los impositivos se
encuentran compra y venta facturadas, pagos con retenciones de
impuestos servicios y bienes (IUE – IT). Asimismo, realiza registros
contables automáticos de ajuste por inflación y tenencia de bienes,
asiento de apertura y de cierre.

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En este submenú se incorporarán los códigos correspondientes a


CRÉDITO FISCAL, DÉBITO FISCAL, IT POR PAGAR, IT GASTO, etc.,
para este cometido necesariamente deberá haberse concluido la
estructuración del Plan de Cuentas. Grabe las modificaciones para
que el sistema asuma los cambios.

OTROS (CLAVES DE ACCESO)

En esta parte del submenú de INSTALACIÓN, el usuario podrá


definir las claves de acceso para: Introducción, edición, borrado
de comprobantes; asimismo, para tener acceso al módulo
Instalación y el acceso a esta opción.

Habilite el cursor en el recuadro CLAVE DE ACCESO y presione


ENTER, (si previamente no se asignó una clave), y proceda a
introducir las claves deseadas. No olvide las claves asignadas, sin
ellas no podrá ingresar a las opciones referidas.

Una vez definidas las variables del directorio contable, el segundo


paso es estructurar el Plan de Cuentas y Auxiliares.

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V) PLAN DE CUENTAS

La estructura del Plan de Cuentas es muy importante, por cuanto


deberá ajustarse a la actividad de la empresa o institución, es cierto
que algunas actividades contables son similares, esto no implica
que el uso de un mismo Plan de Cuentas sea lo más recomendado.

La calidad de información de los reportes emitidos por el sistema


contable presupuestario, dependerá de cuán bien estructurado se
encuentre el Plan de Cuentas, éste deberá reflejar a simple vista la
actividad de la empresa o institución. Asimismo, es importante la
correlación del Plan de Cuentas con los auxiliares, y más aún si la
entidad requiere de centros de costo, ejecución presupuestaria por
fuente de financiamiento, proyecto o actividad.

La cantidad de caracteres habilitados para los códigos de cuenta es


de 10, el número de caracteres utilizados en un Plan de
Cuentas, por lo general dependerá de la variedad de registros
contables y tamaño de la empresa o institución.

Importante: Deberá tomarse muy en cuenta lo siguiente; si el


código del mayor de:

1128 corresponde a, Anticipo de Sueldos

NO será necesario adicionar para cada uno de los empleados:

1128.01 Juan Pérez (Administrador)

1128.02 Jorge Salas (Contador)

Para sub-cuentas o cuentas analíticas, se utilizarán AUXILIARES.

Este mismo tratamiento procede con cuentas de MAYOR que


requieran una descomposición o un detalle por CUENTAS
ANALÍTICAS.

Recuerde: Antes de introducir el Plan de Cuentas, se deberá definir


el primer carácter de códigos de las cuentas de Activo, Pasivo,
Patrimonio, Egresos, Ingresos y Cuentas de Orden, en la opción:

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VARIOS/ PROCESOS/INSTALACION, descrito en el capítulo


anterior.

AÑADIR PLAN DE CUENTAS

Una vez definidos los códigos para cada rubro de cuentas (Activo,
Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos y cuentas de Orden), ir a la
opción VARIOS/PLAN DE CUENTAS/AÑADIR, e introducir los códigos
y datos respectivos para cada cuenta.

Código:

Se definirá códigos de cuentas de Título o cuenta Mayor, recuerde


que la definición de cuenta en Moneda Nacional o Extranjera, no se
realiza al momento de asignar el código a una cuenta, por lo tanto
no corresponde separar los códigos de cuenta con guiones, puntos
o espacios en blanco. En consecuencia la codificación del Plan de
Cuentas se constituirá en ágil y simple. (Ejemplo 1112 = BANCO
MERCANTIL).

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Si desea ver el listado de cuentas previamente introducidos, haga


un “clic” en el botón ... que se encuentra adjunto al campo código.

Cuenta:

Introducir el detalle o nombre de la cuenta, ejemplo: DOCUMENTOS


POR COBRAR M/N (el uso de letras mayúsculas ó minúsculas es
indiferente).

Tipo:

Define a la cuenta de título o de movimiento, es decir, acumulativa


o de detalle.

Las cuentas de título “T” (ejem 1-activo, 11- activo corriente, 111-
activo disponible, etc), no recibirán la imputación contable directa,
pero serán utilizadas en la presentación de estados financieros
como “Agrupadoras” de cuentas de movimiento.
Con las cuentas de movimiento “M” (Ejem. 1110=Banco Mercantil,
o 1118= Caja Chica) se realizan registros contables al momento de
introducir comprobantes.

Importante: Sólo las cuentas de movimiento están


habilitadas para introducir registros contables, no así las de
título.

Clase:

Define si la cuenta será en Moneda Extranjera (con mantenimiento


de valor) o nacional, Monetaria o No Monetaria. Esta definición de
clase de cuenta es importante para que el sistema contable realice
el Ajuste por Inflación y Tenencia de Bienes - AITB en forma
automática, cuando el usuario lo requiera.

Escoja “E” para cuentas en dólares o con mantenimiento de valor y


“N” para cuentas en Moneda Nacional, si este campo se deja en
blanco el sistema asumirá como cuenta en Moneda Nacional.

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Gestant:

El sistema contable presupuestario emite la hoja de trabajo de


Origen y Aplicación de Fondos en base a efectivo “CASH FLOW”,
debido a que este estado financiero compara los saldos de dos
Balances consecutivos, deberá incorporarse en este campo, el saldo
contable con el que terminó esta cuenta en la gestión pasada. Si no
se cuenta con esta información al momento de crear una cuenta,
podrá incorporar esta información más tarde en la opción de
MODIFICAR del Menú PLAN DE CUENTAS.

Comentario:

Introduzca el mensaje que desee que el sistema le recuerde, cada


vez que impute una cuenta contable. Ejemplo, si está añadiendo la
cuenta Sueldos y Salarios, su mensaje podrá ser “revisar anticipos”.

Mensaje:

Si desea que el mensaje introducido se visualice, elija la opción S


caso contrario elija N.

Por último, elija el botón GRABAR para actualizar la base de datos.


Si utiliza el botón Ver podrá ver el Plan de Cuentas ya introducido.
El botón Nuevo limpia la pantalla.

Los campos que mínimamente deberán llenarse al añadir una


cuenta son: Código, Cuenta, Clase y Tipo.

Ejemplo de Plan de Cuentas:

Código Cuenta Clase Tipo

1 Activo T
11 Activo corriente T
111 Activo disponible T
1110 Banco nacional M/N M N
1111 Banco nacional M/E M E
112 Activo exigible T
1120 Documentos por cobrar M/N M N

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1121 Documentos por cobrar M/E M E


12 Activo no corriente T
121 Activo fijo (bienes de uso) T
1210 Terrenos M E
1211 Muebles y enseres T
12111 Muebles y Enseres M E
12122 Dep.Acum. Muebles y Enseres M E
2 Pasivo T
3 Patrimonio T
4 Egresos T
5 Ingresos T
6 Ctas de orden deudoras T
7 Ctas. de orden acreedoras T

NOTE LO SIGUIENTE:

Al definir el código, no se define si la cuenta será de


movimiento o título, tampoco si ésta será en moneda
Nacional o Extranjera.
No es necesario rellenar las cuentas de título con ceros. Es
importante contar con una codificación de Plan de Cuentas
estructurado, es decir en forma de “gradas”.
El usuario define el nivel (número de caracteres) en que
una cuenta se constituirá de movimiento. (ejemplo en
cuentas de Activo Fijo).
Para mayores que tengan cuentas reguladoras,
(depreciación acumulada, castigo) es importante habilitar
una cuenta título y dos de movimiento, con el propósito
que la cuenta título refleje el importe neto, y las dos
restantes de movimiento, el valor histórico y valor
regulador respectivamente (ejemplo en Muebles y
Enseres).

MODIFICAR EL PLAN DE CUENTAS

El usuario podrá escoger las cuentas que desee modificar


seleccionando el código en el botón ..., junto al campo código de la
cuenta. Sólo se podrán modificar los campos: CUENTA, TIPO,
GESTANT, COMENTARIO, Y MENSAJE.

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Para introducir o modificar techos presupuestarios de cuentas de


resultado, escoger el ícono PRESUPUESTOS. Ingrese los datos
correctos y posteriormente grabe los cambios.

Importante. No se puede modificar los campos CÓDIGO ni


TIPO, para este cometido, primero deberá borrarse la cuenta y
habilitar una nueva con los datos correctos.

Presupuestos:

Para habilitar esta opción, escoja una cuenta de egresos y/o


ingresos de movimiento y teclee el botón PRESUPUESTOS. A
continuación, aparecerá una pantalla donde podrá registrar
asignaciones presupuestarias. En esta opción sólo se asignarán
presupuestos para Presup1 y Presup2 (ver módulo de instalación)
la asignación para Presup3 se lo verá en el módulo de Auxiliares.

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En Presup1 ya se encuentran definidas dos variables


presupuestarias “PRBID” presupuesto BID y “PRTGN” Presupuesto
TGN, habilitadas en VARIOS/PROCESOS/INSTALACION/PRESUP1

BORRAR CODIGOS DEL PLAN DE CUENTAS

Con la opción VARIOS\PLAN DE CUENTAS\BORRAR, el usuario


podrá escoger las cuentas que desee borrar, utilice el botón ... para
seleccionar una cuenta. Las cuentas que ya tienen imputación
contable, no podrán ser borradas, puesto que los reportes
contables serán susceptibles de errores (desbalanceados).
Si requiere borrar una cuenta con movimiento, previamente deberá
habilitar la cuenta con el código correcto, y posteriormente
traspasar todas las imputaciones contables a la nueva cuenta
(editando comprobantes), una vez vacía la cuenta, proceda a su
borrado.

Importante: Cuando se requiera añadir, modificar o borrar una


cuenta durante el registro de un comprobante, se tiene dos
opciones, uno por el Menú General que se acaba de explicar, y el

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otro por el ícono Cuenta habilitado en la segunda página del


comprobante contable. Por lo tanto, no será necesario salir del
Comprobante para este cometido.

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VI) AUXILIARES
Importancia del Auxiliar

El Sistema Contable Presupuestario brinda la posibilidad de obtener


libros auxiliares que registren, además del movimiento contable
(cuentas por cobrar, cuentas por pagar, Centros de Costo,
actividades, desembolsos), datos administrativos y financieros, los
que constituyen un registro histórico de todos los movimientos
financieros de un tercero (proveedor, administrativo, cliente, etc.)
con la empresa o ente.

El usuario dejará a un lado la concepción tradicional de “abrir”


nuevas cuentas y sub cuentas cada vez que se necesite controlar a
un deudor.
Ejemplo:
Jorge Tórrez, asistente contable de una institución, necesariamente
deberá figurar en los estados financieros en los siguientes mayores:
Efectivo con Cargo a Cuenta, Anticipo de Sueldos, Sueldos por
Pagar, Sueldos Pagados, Previsión para Beneficios Sociales, etc.

En una estructura de Plan de Cuentas de un sistema tradicional, se


tendrá lo siguiente:

Mayor Nombre Sub-cuenta Nombre de Cuenta Auxiliar


112 Efectivo con cargo a cuenta 112.01 Efectivo c/cargo a cuenta - Jorge Tórrez
116 Anticipo de Sueldos 116.01 Anticipo de Sueldos – Jorge Tórrez
222 Previsión p/Benef.Sociales 222.01 Previsión p/Beneficios Sociales–Jorge Tórrez
451 Sueldos 451.01 Sueldos – Jorge Tórrez

Repitiéndose este tratamiento para cada cuenta relacionada con


Jorge Tórrez, y además con todos los administrativos, sin tomar en
cuenta a los proveedores, acreedores, socios, clientes, centros de
costo, etc., los cuales requieren de un tratamiento similar al de los
administrativos.

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La propuesta del sistema contable presupuestario deshecha este


tipo de estructura de subcuentas, simplifica la codificación del Plan
de Cuentas, agilizando la contabilización de los registros, como
detallaremos en los siguientes párrafos.

Se puede habilitar una considerable cantidad de auxiliares de los


siguientes tipos:
Administrativos
Clientes (cuentas por cobrar)
Proveedores (cuentas por cobrar)
Socios
Activos fijos
Centros de costo
Proyectos
Financiadotes
Actividades, etc.

Los cuatro últimos auxiliares podrán relacionarse con ejecuciones


presupuestarias; facilitando de esta manera la integración entre la
contabilidad y presupuestos, a través de una correcta
estructuración del Plan de Cuentas con auxiliares.
El uso del auxiliar no es obligatorio, pero su utilización simplifica
grandemente la búsqueda de información a detalle en cuanto a
composición de cuenta y composición de auxiliar.

Composición de una cuenta con respecto a los auxiliares:

CUENTA AUXILIAR DESCRIPCIÓN


PRENT ENTEL (servicio telefónico larga distancia)
Cuentas por pagar: PRCOT COTEL (servicio telefónico local)
PRELE Electropaz (consumo energía eléctrica)
PRAGU Aguas del Illimani (consumo agua)

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CUENTA AUXILIAR DESCRIPCIÓN


CCPRO Departamento de producción.
Sueldos CCEMP Departamento de empaque
CCADM Departamento Administrativo
CCVTA Departamento de ventas y mercadeo
Donde los PRXXX son los códigos de auxiliares de proveedores, y CCXXX los
distintos departamentos de una factoría.

Composición de un auxiliar con respecto a las cuentas:

AUXILIAR CUENTA DESCRIPCIÓN


4211 Sueldos de planta
CCPRO PRODUCCIÓN 4224 Materiales Directos
4226 Insumos
4231 Energía eléctrica

4211 Sueldos de planta


CCPRO EMPAQUE 4224 Materiales Directos
4226 Insumos
4231 Energía eléctrica

Donde CCPRO y CCEMP, son códigos de AUXILIARES DE CENTRO DE COSTO,


de los departamentos de Producción y Empaque respectivamente, los que nos
permiten identificar la composición con respecto a cuentas de gastos de:
sueldos, materiales, insumos, energía eléctrica, depreciación, etc.

Una vez introducidos y registrados los auxiliares en comprobantes,


se podrá obtener una variada información en formato de libros
contables como ser: todos los pagos efectuados a un determinado
proveedor, así como nuestros pagos pendientes (historial
económico completo), las amortizaciones y cuentas pendientes de
pago de un cliente, el giro de cheques por distinto concepto a un
administrativo (por sueldos, efectivo con cargo a cuenta, anticipos),
etc.

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INTRODUCIR AUXILIARES

En VARIOS\AUXILIARES escoja la opción AÑADIR.

Código: En este campo se introducirá el código de auxiliar de hasta


cinco caracteres, de acuerdo al siguiente esquema, el cual podrá
ser aplicado de acuerdo al criterio del usuario, ejemplo:

CÓDIGO NOMBRE DEL AUXILIAR


PRXER = PROVEEDOR DE BIENES O SERVICIOS XERBOL Ltda.
ADTJ = ADMINISTRATIVO Tórrez Jorge
OT001 = ORDEN DE TRABAJO Nº 001 (impresión de 1000 cartillas)
ME001 = MUEBLES Y ENSERES 001(mesa p/computadora de madera)
PRO01 = PROYECTO 01 (Un proyecto específico)
PRBID =PRESUPUESTO BID (Una fuente de financiamiento)

Se recomienda establecer un prefijo de dos caracteres para


efectuar filtros, si requiere la lista de los administrativos,
antepondrá el prefijo AD en el submenú LISTADO y tendrá la lista
de auxiliares correspondientes a ADMINISTRATIVOS.

El uso de números en el código es aceptable, pero limitará las


opciones de filtro.

Auxiliar: Contendrá el nombre del auxiliar.

Descripción: En este campo se consignará la descripción del


auxiliar, ejemplo: si es el auxiliar de un administrativo, se
consignará el cargo; si es un auxiliar de muebles y enseres, se
consignará el tipo de cambio de compra, etc.

RUC: El número de Registro de Contribuyente. Debe llenar este


dato, para utilizar en los registros de libros impositivos IVA, si
corresponde.

CI/Otros: El número de cédula de identidad del auxiliar, si


corresponde.

Detalle: Puede introducir el domicilio del interesado.

Form 300: Debe llenar este dato para utilizarlo en los registros de
libros de COMPRAS IVA, para PROVEEDORES.

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Código de Factura: Se consignará el número alfanumérico de la


factura. Consignar este dato, para el registro del libro de compras
IVA.

Importante: Existen dos variedades de auxiliares, de tipo


general (cuentas por pagar, por cobrar, activos fijos
administrativos, etc.) y de partidas presupuestarias (que tienen
características de Plan de Cuentas, son de movimiento o
acumulativas), estas últimas corresponden a la opción PRESUP3
de la ejecución presupuestaria.

Tipo: Para auxiliares de tipo general y auxiliares presupuestarios,


pero de MOVIMIENTO introducir “M”, si el auxiliar presupuestario es
acumulativo o de TÍTULO escoja “T”

Clase: Introduzca “G” si el auxiliar a introducir es de tipo general y


“P” si es presupuestario (de movimiento ó título). Si introduce la
letra “P” y teclea ENTER, se habilitarán los presupuestos de clase
Presup3.

Para grabar un auxiliar debe digitar el botón GRABAR.


Si desea, emitir un reporte de Auxiliares debe ir a
VARIOS\AUXILIARES\LISTADO y ejecute la opción.

Importante: Los campos que mínimamente deberán llenarse al


añadir un auxiliar son: Código y Auxiliar, cuando correspondan a
auxiliares de tipo general. Cuando sean de tipo presupuestario
deberán llenarse además los campos Tipo y Clase.

En los auxiliares de PROVEEDORES y CLIENTES, además de los


campos Código y Auxiliar deberá llenarse RUC, Form300 y
código de factura, para proceder con el registro del libro de
COMPRAS y VENTAS IVA.

MODIFICAR AUXILIARES

En la opción VARIOS\AUXILIARES\MODIFICAR, pueden modificarse


todos los campos de un auxiliar, excepto el campo Código, si se
requiere modificar el código de un auxiliar con movimiento,
previamente deberá habilitarse el auxiliar con el código correcto, y

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posteriormente traspasar todas las imputaciones contables


(editando comprobantes), una vez vacío el auxiliar proceda a su
borrado.
Escoja el auxiliar a modificar en el botón ...; no olvide grabar los
cambios efectuados.

BORRAR AUXILIARES
Si requiere borrar un auxiliar con movimiento, previamente deberá
habilitar el auxiliar con el código correcto, y posteriormente
traspasar todas las imputaciones contables a la nuevo auxiliar
(editando comprobantes), una vez vacío el auxiliar, proceda a su
borrado.

Importante: Cuando se requiera añadir, modificar o borrar un


auxiliar durante el registro de un comprobante, se tienen dos
opciones: una, por el Menú general que se acaba de explicar, y
otra, por el icono Auxiliar habilitado en la segunda página de
imputación contable. Por lo tanto, no será necesario salir del
Comprobante para este cometido.

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VII). COMPROBANTES CONTABLES

Luego de definir las variables de instalación, estructurar el Plan de


Cuentas y auxiliares, el registro de comprobantes es el último paso
para que el sistema contable emita los reportes requeridos por el
usuario.

Introducción de Comprobantes

La opción COMPROBANTES\INTRODUCCIÓN se encuentra habilitada


para el registro de comprobantes de EGRESO (salida de efectivo),
INGRESO (ingreso de efectivo), DIARIO (traspasos contables,
correcciones contables, depreciaciones y otros) y de AJUSTE (sólo
para registros de ajuste por inflación y tenencia de bienes en
Moneda Extranjera o Moneda Nacional).
Antes de entrar a la opción de comprobantes aparecerá una
ventana solicitando una clave de acceso. Si corresponde a una
instalación de prueba o el usuario no definió clave de acceso, digite
la tecla ENTER caso contrario digite la clave correspondiente.
En el formulario de introducción de comprobantes utilizando el
ratón, escoja el tipo comprobante a utilizar (EGRESO, INGRESO,
DIARIO O AJUSTE).

Importante: Utilice el ratón para seleccionar cada uno de los


diferentes campos del comprobante.

Comprobante: Se refiere al número de comprobante. Si existen


comprobantes registrados, el sistema contable sugerirá utilizar el
número correlativo siguiente.

Existen dos tipos de numeración de comprobantes:

Correlativo mensual (Ejem: 01001) donde los dos primeros


caracteres (01) corresponden a enero, y los tres siguientes (001) al
primer comprobante de dicho mes. En este tipo de numeración, es
necesario digitar el número de comprobante cada vez que se inicia
un nuevo mes. Posteriormente, el sistema asumirá la numeración
correlativa en forma automática.

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Correlativo infinito (Ejem: 00001) en este tipo de numeración,


sólo se requiere iniciar la numeración en el primer comprobante y el
sistema asumirá la numeración correlativa en forma automática.
Para visualizar la numeración de comprobantes ya existentes haga
un clic en … al lado de código. Para búsqueda de números de
comprobantes de un determinado mes, introduzca los dos primeros
caracteres del número y seleccione el botón Procesar, siempre y
cuando el tipo de numeración sea el correlativo mensual, (Ejemplo:
introduzca 02 si sólo se quiere ver los comprobantes que
pertenecen a febrero)

El ícono … en todo momento corresponderá a una opción de


listado de información, referente al campo contiguo.

Fecha

Por defecto aparecerá la fecha del sistema operativo, ésta puede


ser cambiada de acuerdo a requerimiento del usuario.

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Recuerde que este campo se encuentra restringido al periodo


contable definido por el usuario, en la opción de instalación.
(VARIOS\PROCESOS\INSTALACIÓN).

Tipo de cambio:
Inicialmente aparecerá el tipo de cambio del último comprobante
introducido, el cual podrá ser modificado de acuerdo a
requerimiento del usuario o variación del tipo de cambio.

Documento:
Si desea especificar el número de resolución, memorando, factura,
cheque, etc., utilice este campo en forma opcional.

Señores:
En este campo se debe introducir el nombre de la persona natural o
jurídica con que se realiza la transacción contable, si esta persona
fue habilitada en un auxiliar, hacer “clic” en ... para escoger de la
lista, y si se trata de uno nuevo, utilizar el botón Auxiliar para
incorporarlo; asimismo, puede introducir manualmente el nombre y
posteriormente incorporar en auxiliares.

Detalle:
Corresponde a la glosa del registro contable, para tal efecto se
dispone de tres renglones. En la impresión de los libros contables
sólo se visualizará los primeros 45 caracteres del primer Renglón.

Una vez finalizada la introducción de datos de esta página,


seleccione el botón Contabilización para avanzar a la siguiente hoja.
Si existiera algún error en el número de comprobante, fecha y tipo
de cambio introducido, el sistema emitirá un mensaje que le ayude
a subsanar la omisión.

Para abandonar este proceso seleccione el botón Salir; para limpiar


pantalla y continuar la introducción de comprobantes Cancelar; y
para el registro contable CONTABILIDAD.

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MONEDA DE TRANSACION:
En la segunda página del comprobante, seleccionar la moneda de
transacción. El sistema contable es bimonetario por tanto, los
registros contables introducidos en Moneda Extranjera serán
convertidos en Moneda Nacional al momento de grabar e imprimir
el comprobante, y lo mismo de moneda extranjera a moneda
nacional.

La emisión e impresión de todos los reportes serán en ambas


monedas a la vez.

REFERENCIA:
En este campo, se consigna lo más representativo de la glosa,
permite ampliar una descripción sobre el renglón contable, como
ser sueldo enero/02, cuando se esté pagando la planilla de haberes
de enero de 2002. Podrá registrarse una referencia de hasta 25
caracteres, los que se visualizarán en forma completa en todos los
reportes contables. (Otros ejemplos: Cheque No. 1001, factura No.
13455, segunda cuota préstamo, etc.)

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Para avanzar al campo código utilice la tecla (ENTER) y/o seleccione


el nuevo campo con el ratón.

Una vez concluido un renglón, en el siguiente puede copiar la


información previamente introducida, digitando el caracter “.”
(punto) y la tecla (ENTER), o seleccionando el campo referencia y
presionando el botón derecho del ratón.

Si digita el caracter “,” y la techa (ENTER) se copiará del renglón


anterior, los campos referencia, código, aux1 y aux2.

Si se encuentra en la segunda página, puede volver a la primera


con un “clic” en DETALLE DE COMPROBANTE en la parte superior
izquierda del formulario.

CÓDIGO:
Introducir el código de la cuenta contable (ejemplo:1001=BANCO
MERCANTIL). Para listar y posteriormente escoger un código del
Plan de Cuentas, hacer un “clic” en el título CÓDIGO...; para listar
cuentas de un determinado rubro, introduzca en el campo el primer

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caracter de la cuenta y presione la tecla ENTER, caso contrario


digite el código completo.

Este campo necesariamente debe contener información, si


después de concluir un registro contable por error avanzó a una
nueva fila, el sistema le solicitará que introduzca un código, si así
sucediera introduzca cualquier código de cuenta al campo Código y
deje los campos DEBE y HABER en blanco, el sistema no grabará ni
imprimirá dicho renglón.
La descripción del código de Cuenta, Aux1.. y Aux2.. aparecerá en
la parte superior de la página, para cada reglón.

AUX1
Para listar y posteriormente escoger un código de los auxiliares,
hacer un “clic” en el título Aux1...; para listar auxiliares de un
determinado tipo, introduzca en el campo, el primer caracter del
auxiliar y presione la tecla ENTER, caso contrario digite el código
completo.

El uso de auxiliares permite contar con información a detalle, más


aún si se utilizan los dos auxiliares. La estructuración de:

Código… – Aux1… – Aux2…

Dependerá del tipo de información que la institución o empresa


requiera; a continuación, se detalla algunas de las posibilidades
funcionales para el campo Aux1... y Aux2...

AUX1 Y AUX2

Relacionados con cuentas de balance:

CÓDIGO AUX1 AUX2


Bancos Beneficiario del cheque
Cuentas por Cobrar Cliente
Anticipos Beneficiario
Préstamos Beneficiario
Muebles y Enseres Escritorio de madera
Servicios Básicos por Pagar Electropaz/Aguas del Illimani
Previsión Beneficios Sociales Empleado
Capital Pagado Socio/Accionista

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Esta codificación permite contar con kardex individuales en cada cuenta de mayor.

Relación con cuentas de Resultado (con agencias)

CÓDIGO AUX1 AUX2


Sueldos Agencia 1
Materiales y suministros Agencia 2.
Sueldos Agencia 2
Materia Prima Agencia 1

Cuando la empresa decida llevar cuentas de gasto por agencias.

Relación con cuentas de Resultado (con centro de costo)

CÓDIGO AUX1 AUX2


Sueldos Centro de Costo de Empaque Agencia 1
Materiales y suministros Centro de Costo de Empaque Agencia 2.
Sueldos Centro de Costo Producción Planta de fabricación
Materia Prima Centro de Costo Producción Planta de fabricación

Cuando la empresa decida llevar cuentas de gasto por centros de Costo, además por
agencias o planta de fabricación.

Relación con cuentas de resultado (con Presupuesto Presup1 y


Presup2)

CÓDIGO AUX1 AUX2 (*)


Sueldos Proyecto 1 Financiador BID
Materiales y suministros Proyecto 1 . Financiador TGN
Sueldos Proyecto 2 Financiador BID
Servicios Básicos Proyecto 2 Financiador BID

Cuando una institución tenga más de un proyecto, y además en su estructura de


presupuesto se encuentran definidos los gastos que pagan los diferentes financiadotes,
si los tuviera (*) opcional. En esta opción se puede obtener dos tipos de ejecución
presupuestaria, con Presup1 que muestre la ejecución presupuestaria de gastos por
Proyecto, y con Presup2 que muestre la ejecución presupuestaria de gastos por
Financiador.

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Relación con cuentas de resultado y partidas presupuestarias


(con Presupuesto Presup3 y Financiador)

CÓDIGO AUX1 AUX2 (*)


Gastos personales Sueldos y salarios Financiador TGN
Gastos en equipamiento Muebles y enseres Financiador BID
Gastos de operación Pasajes y viáticos Financiador TGN
Materiales Material de escritorio Financiador TGN

Cuando la institución, de acuerdo a los convenios suscritos (ONGs), requiera habilitar


además de los códigos de mayores de gasto, partidas presupuestarias, las que se
registren en Aux1. La ejecución presupuestaria se emitirá por Presup3, además por
finaciador, si acaso lo requiera. La ejecución presupuestaria será por partida y no
por código de cuenta.

El campo del auxiliar 2 se utiliza para ampliar la información


contable.

El auxiliar2 posee las mismas opciones que el Auxiliar 1, ambos se


introducen de la misma forma, el mismo código de auxiliar puede
utilizarse en el campo AUX1… o en AUX2…

Ejemplo: si se desea conocer el gasto en la cuenta MATERIALES


financiado por BID, el proyecto EDUCACIÓN se correrá el siguiente
registro:

CÓDIGO CUENTA AUX1 AUX2


4111 Materiales FIBID PREDU

Donde 4111 es el código de cuenta mayor Materiales, FIBID


financiador BID y PREDU el proyecto de educación.

DEBE: Introduzca el importe de los débitos en este campo.

Para cuadrar y cerrar el registro contable, seleccione DEBE o HABER


y haga doble “clic” con el botón izquierdo del ratón.

HABER: Introduzca el importe de los créditos en este campo. Para


avanzar a la siguiente línea o renglón debe teclear (ENTER).

Con la tecla “.” (punto) y luego ENTER en los campos Referencia,


Código, Aux1... y Aux2..., copiará el último dato introducido en el

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reglón anterior; por otra parte, la tecla “,” y (ENTER) en el campo


referencia, copiará todos los datos introducidos en el reglón
anterior.

Otras opciones
Botón CALC
Habilita la calculadora, para copiar el importe de la pantalla de la
calculadora en el campo DEBE o HABER, hacer “clic” con botón
derecho del ratón.

Botón Cuenta
Permite añadir nuevas cuentas, modificar características de cuentas
y/o borrar cuentas que no registren movimiento contable. (Ver
Sección PLAN DE CUENTAS)

Botón Auxiliares
Permite añadir nuevos auxiliares, modificar características de
auxiliares y/o borrar auxiliares que no registren movimiento
contable. (Ver Sección de auxiliares)

Botón IVA
Habilita la opción del libro de compras y ventas IVA, en cuanto a
emisión de REPORTES, AÑADIR MODIFICAR Y BORRAR registros de
crédito y débito fiscal IVA.

Botón V (en versión 1,5)


Permite introducir cantidades de inventario en el renglón de
registro, cuando el auxiliar 1 ó 2 son utilizados como auxiliar de
almacenes o inventario, registra ingresos y salidas. Se podrá
visualizar estos movimientos en la parte superior derecha del
comprobante. Para emitir los correspondientes reportes de
inventarios debe ir a VARIOS/REPORTES/INVENTARIOS.

En versiones posteriores a Ver 1.5 para añadir cantidades en un


registro contable, hacer un “clic” en los campos DEBE o HABER.
Previamente deberá haberse establecido el código del Rubro de
Realizable en INVENTARIOS y el código de cuenta Costo de Venta

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SERVICIOS CONTABLES

en campo del mismo nombre, en


VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/ASIENTOS.

Botón .
Permite introducir un código en el último caracter de la derecha
del campo referencia, esto permite filtrar registros que contengan
este código.

Botón v
Habilita la opción de asientos automáticos de compras y ventas
IVA, compra de bienes y servicios con retención IUE e IT,
además de RCIVA por dependientes. Estos registros para su
correcta apropiación deberán haber sido configurados en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/ASIENTOS incorporando los
códigos de cuenta impositivos y de cierre.

Botón BORRAR
Permite borrar un reglón de registro contable.

Botón AÑADIR
Añade un reglón al registro del comprobante.

Botón BORRART
Borra todo el contenido de registro contable del comprobante.

Barra de desplazamiento
A la derecha del campo (HABER) se encuentra una barra de
desplazamiento que permite desplazarse de arriba a abajo y
viceversa.

Si desea abandonar este proceso y no grabar el comprobante


puede seleccionar el botón CANCELAR, esta opción limpiará la
pantalla para seguir introduciendo comprobantes, o el botón
SALIR que lo llevara al menú principal.

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SERVICIOS CONTABLES

Para grabar este comprobante seleccione el botón Grabar, vale


la aclaración que sólo se grabara comprobantes que cumplan con
la partida doble para su posterior impresión (opcional).

Si desea “moverse” por los diferentes renglones, utilice el ratón


o las teclas del cursor (cursor arriba, cursor abajo) Puede
moverse entre renglones inferiores o superiores y corregir o
ampliar la información introducida previamente.

Ejemplos de contabilización:

Ejemplo no. 1
REFERENCIA CÓDIGO... AUX1... AUX2... DEBE HABER
Compra material 4195 Materiales Proy 01 1000
Ch1.1001 material 1000 Banco Lapap 1000

Donde Proy01 es un centro de costo que debe centralizar, LAPAP la sigla de la Papelera
S.A.

Ejemplo no. 2
REFERENCIA CÓDIGO... AUX1... AUX2... DEBE HABER
Venta al crédito 1300 Clientes CLQF 1000
Venta al crédito 2100 Débito fiscal CLQF 130
F. 0004 ventas 5000 Ventas 870

Para una venta al crédito, donde CLQF corresponde al Cliente Quiroga Franco

Ejemplo no. 3
REFERENCIA CÓDIGO... AUX1... AUX2... DEBE HABER
Pago parcial 1000 Banco ADQF 500
Pago parcial 1300(clientes) CLQF 500

Amortización de la venta a crédito al Cliente Quiroga Franco.

EDICIÓN DE COMPROBANTES

Permite modificar o corregir información contenida en un


comprobante previamente introducido, deberá escoger el tipo y

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SERVICIOS CONTABLES

número de comprobante a editar. Las características de esta opción


son iguales a introducción de comprobantes.
Para añadir filas contables en un comprobante, previamente deberá
habilitarse el siguiente renglón vacío con la tecla ENTER o con el
botón AÑADIR
El único campo de un comprobante que no se puede modificar, es
el del número correlativo.

IMPRESIÓN DE COMPROBANTES

Opción habilitada para imprimir comprobantes en la cantidad y las


veces que el usuario requiera.

BORRADO DE COMPROBANTES

Proceder con esta opción cuando esté completamente seguro. No se


recomienda borrar por completo un comprobante no deseado,
corresponde modificar el mismo con doble registro a una misma
cuenta de Bs. 0.01 al DEBE y HABER, esta operación no alterará la
situación contable y permitirá al usuario imprimir este registro
como ANULADO (en glosa y referencia), para respaldar la
correlatividad en los comprobantes ya grabados y archivados.

Es conveniente contar con un comprobante archivado con estos


datos a no tener ninguno para efectos de revisión o auditoria.

Se podrá recuperar un comprobante borrado, en


VARIOS\PROCESOS\UTILITARIOS, siempre y cuando no se corrió
VARIOS/PROCESOS/COMPACTAR, esta opción borra en forma física
un comprobante.

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SERVICIOS CONTABLES

VIII). LIBROS CONTABLES

En base a información introducida en comprobantes contables,


inmediatamente se puede obtener reportes de libros contables, sin
efectuar procesos adicionales de cierre, traslado o “posteo”.
Este menú permite listar reportes con las siguientes
generalidades aplicables en la mayoría de los reportes:
• Rango de fechas establecido por el usuario.
• Excel: Emisión del reporte en formato Excel dentro del
mismo directorio de trabajo.
• Reporte: Se visualiza el reporte, con la barra de utilitarios
donde existe la posibilidad de imprimir o avanzar páginas.
• Impresión: habilita el menú de opciones de impresión.

El botón SALIR sirve para cerrar el reporte y volver al menú


principal. El botón NUEVO se utiliza para limpiar las variables en la
pantalla del reporte.

LIBRO DIARIO

Para obtener este reporte debe introducir el rango de fechas


deseado. Formato (dd/mm/aaaa)

La opción TIPO DE COMPROBANTE, permite filtrar tipos de


comprobante anteponiendo los códigos CE para comprobantes de
egreso, CD para comprobantes de diario, CI para comprobantes de
Ingreso y AJ para comprobantes de Ajustes.

Con una S en la opción BUSCAR INFORMACIÓN, el usuario podrá


buscar importes específicos en Moneda Nacional o Extranjera por
rango de importes.

Para listar un diario resumen, escoja el botón LIBRO DIARIO A , y


para un diario más completo LIBRO DIARIO B

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SERVICIOS CONTABLES

LIBRO MAYOR

Una vez seleccionado el código de mayor, el botón LIBRO MAYOR


permite visualizar las transacciones realizadas durante el rango de
fechas especificado.

Para filtrar información del Mayor con respecto a un determinado


auxiliar, corresponde incorporar el código de este en el campo
Aux1, y si requiere información a mayor detalle, entonces
especifique el código de Aux2. Obviamente que en los
comprobantes contables debió haberse utilizado los campos Aux1...
y Aux2....

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SERVICIOS CONTABLES

Filtros:
En Aux1 ... liste y seleccione un código de auxiliar, para efectuar
una búsqueda selectiva de registros contables relacionados con la
cuenta del mayor.

Ejemplo 1300 - Clientes, Aux1 CLQF-Quiroga Franco. Este Reporte


mostrará exclusivamente las transacciones de la cuenta clientes con
el auxiliar Quiroga Franco.

La opción Aux2 ... permite seleccionar un código del auxiliar para


efectuar una búsqueda más selectiva del movimiento del mayor con
respecto al Auxiliar 2 registrado en el comprobante.

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SERVICIOS CONTABLES

El ícono LIBRO MAYOR ME, permite la emisión de mayor


exclusivamente en moneda extranjera.

LIBRO MAYOR GENERAL

Este reporte directamente imprimirá las cuentas con movimiento


dentro del rango de código especificado.

Este reporte se utiliza cuando se tiene cerrado un periodo contable


específico y se requiere respaldar los estados financieros con
mayores impresos.

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SERVICIOS CONTABLES

LIBRO AUXILIARES

LIBRO AUXILIAR 1

Muestra la relación que tiene un determinado Auxiliar registrado


en el campo Aux1... en comprobantes, con una o todas las
cuentas contables con las que tuvo movimiento.

Ejemplo: para ver el movimiento o todo el historial financiero del


Cliente Quiroga Franco escoger en Aux1: CLQF, y si requiere la
relación de éste únicamente con la cuenta CLIENTES, en
CODIGO, escoger o filtrar por la cuenta 1300.

Asimismo, se puede utilizar filtros adicionales con AUX2

LIBRO AUXILIAR 2

Muestra la relación que tiene un determinado Auxiliar registrado


en el campo Aux2... en comprobantes, con una o todas las
cuentas contables con las que tuvo movimiento.

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SERVICIOS CONTABLES

LIBRO CUENTA ANALÍTICO

Este reporte detalla el movimiento de una cuenta con cada uno de


los auxiliares con los que tuvo movimiento, para la relación de
cuenta con Auxiliar 1 utilizar LIBRO ANALITICO, para relación con
Auxiliar 2 LIBRO ANALITICO B y LIBRO ANALITICO C para reporte
analítico combinado. Obviamente que en los comprobantes
contables debió haberse relacionado los campos de Aux1... y
Aux2....

Subanalítico A
Permite realizar búsqueda de textos alfanuméricos en el campo
REFERENCIA del comprobante, siempre y cuando este texto se
encuentre pegado a la derecha o izquierda y sin separación de
espacios en blanco. Escoja en el campo I/D si el texto se encuentra
a la izquierda o derecha de REFERENCIA.

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SERVICIOS CONTABLES

Subanalítico B
Permite buscar un texto o número en el campo de referencia de los
comprobantes, sin importar su ubicación.

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SERVICIOS CONTABLES

Subanalítico C:
Permite buscar coincidencias en texto o número en los tres reglones
de la glosa del comprobante sin importar su ubicación.

Ejemplo: la palabra honorarios, sueldos, factura, fiscal, etc.

LIBROS IVA

Esta opción permite la emisión de reporte, añadir, modificar y


borrar registros de crédito y débito fiscal IVA, esta introducción es
la que se realiza por fuera del comprobante contable.

Para un uso óptimo de este menú, previamente deberá completarse


los datos de RUC, Formulario 300 y la parte alfanumérica del
número correlativo de la factura, de los auxiliares de
PROVEEDORES. Este llenado sólo deberá realizarse a los
Proveedores asiduos, y para aquellos ocasionales, habilitar un
Auxiliar con el código OTRO o VARIOS con los campos vacíos.

En el módulo de reportes, puede efectuar búsqueda de registros


impositivos por auxiliar, comprobante, importe o RUC de un cliente

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SERVICIOS CONTABLES

o un proveedor. Está permitido sólo un criterio de búsqueda a la


vez.

Para introducir en registro de débito o crédito fiscal IVA, deberá


escogerse el código del auxiliar con ... para que los datos
contenidos en los mismos (RUC, Form.300 y la parte alfanumérica
del número correlativo de la factura) se plasmen en el libro y sólo
se tenga que introducir el importe y el número de la factura.

Para modificar o borrar registros de libros IVA, escoja primero el


registro con el Botón ..., y posteriormente realizar los cambios o el
borrado definitivo.

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SERVICIOS CONTABLES

IX). ESTADOS FINANCIEROS


Luego de introducir información en las opciones de instalación de
variables de memoria, cuentas, auxiliares, presupuestos y
principalmente en comprobantes, se obtiene información de forma
inmediata de acuerdo al siguiente detalle:

Recuerde: todos los reportes pueden ser emitidos por el rango de


fechas que requiera el usuario, y en su mayoría pueden exportarse
a Excel.

Si se utilizó en los campos AUX1… y AUX2… de los comprobantes,


un identificador o centro de costo de: agencia, sucursal, proyecto,
financiador o ubicación geográfica (La Paz, Cochabamba, etc.), se
podrá emitir estados financieros específicos, introduciendo el código
identificador en AUX1: o en AUX2: .

Importante: El párrafo anterior es aplicable en los reportes de


Balance de Sumas y Saldos, Estado de Resultados y Balance
General. En otras palabras se podrá contar con estos estados,
ejemplo, por La Paz, Cochabamba, etc., o en forma consolidada,
cuando no se introduzca código alguno.

Balance de Sumas y Saldos


Contiene las siguientes variaciones:

Con la opción REPORTE emitirá un reporte de Balance de Sumas y


Saldos tradicional, para salir de esta pantalla SALIR, y para limpiar
datos previamente definidos NUEVO

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SERVICIOS CONTABLES

La opción PERIODOS permite, listar un balance de sumas y saldos


que relacione lo siguiente: (con ejemplo de rango de fechas
01/10/2002 al 31/10/2002)
• Saldos del periodo anterior acumulado (año anterior
diciembre 2001)
• Movimiento del periodo anterior solicitado (al 30 de
noviembre de 2002)
• Movimiento del periodo solicitado (del 01 al 31 de octubre
2002)
• Saldos finales (al 31 de octubre de 2002)
Estos reportes pueden emitirse en moneda nacional o extranjera.

Con la opción AUXILIARES se tiene.


• Reporte de sumas y saldos por el periodo solicitado por
cuentas mayor y además por auxiliares. Reporte 1
descompone las cuentas de mayor por auxiliares usados en
el campo AUX1, en el registro de comprobantes.

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SERVICIOS CONTABLES

• Reporte de sumas y saldos por el periodo solicitado por


cuentas mayor y además por auxiliares. Reporte 2
descompone las cuentas de mayor por auxiliares usados en
el campo AUX2... en el registro de comprobantes.
• Reporte de sumas y saldos por el periodo solicitado por
cuentas mayor y además por auxiliares. Reporte 1
descompone las cuentas de mayor por auxiliares usados en
el campo AUX1... en el registro de comprobantes,
identificando además el Auxiliar que se utilizó en AUX2.
Estos reportes pueden emitirse con cuentas de Balance o
Resultados seleccionando en el campo CLASE: .

Estado de Resultados
Este estado refleja la diferencia entre Ingresos y Egresos de un
periodo determinado en forma de listado.

Contiene las siguientes variaciones y opciones:

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SERVICIOS CONTABLES

Con RESULTADOS se obtendrá la diferencia entre Ingresos y


Egresos por cuentas de mayor, con RESULTADOS T por cuentas de
título, para salir de esta pantalla SALIR, y para limpiar datos
previamente definidos NUEVO

Balance General
La emisión de este estado financiero es en forma de listado, con el
botón BALANCE se expone los saldos de cuentas de título y cuentas
de movimiento, y con BALANCE T saldos con cuentas título.

Al igual que Estado de Resultados y Sumas y Saldos, se podrá


emitir reportes filtrados por Aux1 y Aux2.

Es importante que los códigos del plan de cuentas se


encuentren estructurados en forma correcta (en forma de
“gradas”), que todas las cuentas de movimiento tengan su
cuenta título o agrupadora, de lo contrario, esto originará una
distorsión en los estados financieros.

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SERVICIOS CONTABLES

PRESUPUESTOS

Al constituirse el sistema contable presupuestario, en integrado no


será necesario realizar registros adicionales para obtener reportes
presupuestarios de Ingreso y Egreso, eso sí, se requiere establecer
o definir de inicio, el tipo de presupuesto que se utilizará.

Existen tres tipos de presupuestos, por Aux-1, Aux-2 y Aux-3, los


dos primeros son similares, ya que en ambos casos las cuentas de
gasto se constituyen a la vez en partidas presupuestarias.

El presupuesto por Aux3, además de las cuentas de gasto, utiliza


partidas presupuestarias, las primeras cumplen con la doble partida
en su registro y las segundas no. Se recomienda el uso de este
tipo de estructura presupuestaria, en aquellas entidades donde su
estructura presupuestaria se asemeja al del sector público, vale
decir, con partidas por Objeto del Gasto.

Presupuesto Aux-1
Es muy importante comprender que se pueden estructurar
presupuestos por Proyecto, Financiador, Actividad, Centro de Costo,
etc., de acuerdo al siguiente detalle:

PRESUPUESTO POR:
CUENTAS DE CENTRO
CÓDIGO GASTO PROYECTO FINANCIADOR ACTIVIDAD COSTO
411 Sueldos PREDU FIBID AC001 COPLA
412 Honorarios PREDU FIBID AC002 CCADM
421 Servicios Básicos PRSER FIBM AC001 CCCOM
422 Comunicaciones PRSER FIBM AC003 CCADM
423 Materiales PREDU FIBID AC002 CCADM
Etc. PRETC.. FIETC.. ACETC.. CCETC..
CÓDIGOS PRESUPUESTARIOS

Si se requiere una ejecución presupuestaria por proyecto, entonces


los códigos presupuestarios PREDU (Proyecto Educación), PRSER
(proyecto de servicios) deberán habilitarse en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/PRESUP1

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SERVICIOS CONTABLES

Los mismos códigos presupuestarios deberán habilitarse en


Auxiliares VARIOS/AUXILIARES/AÑADIR, para su utilización en
Aux1... en comprobantes, cada vez que se registren o imputen
cuentas de gasto.
De la misma manera, cuando se requiera presupuesto por
Financiador (FIBM, FIBID), Actividad (AC001, AC002, AC003) o
Centro de Costo (CCADM, COPLA, CCCOM), debiéndose habilitar los
códigos presupuestarios respectivos en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/PRESUP1 y VARIOS/
AUXILIARES/AÑADIR.

Presupuesto Aux-2
Este mismo procedimiento es aplicable para Presupuesto Aux-2, la
diferencia radica en que se trabajará con el código presupuestario
definido en el campo Aux2... del registro contable, código que
deberá habilitarse previamente en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/PRESUP2.

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SERVICIOS CONTABLES

Pueden utilizarse en forma conjunta dos tipos de códigos


presupuestarios en el momento de registrarse los gastos, es decir
un código presupuestario en Aux1... y otro en Aux2... a la vez, la
emisión de la ejecución presupuestaria se realizará por Presupuesto
Aux-1 y Presupuesto Aux-2.

Techos o asignaciones presupuestarias


Se los registra en VARIOS/PLAN DE
CUENTAS/MODIFICAR/PRESUPUESTOS, para cada código
presupuestario.

Ejecución Presupuestaria por Presupuesto Aux1 y Aux2

TIPO: Define el reporte presupuestario con E = Egresos e I =


Ingresos
CLASE: E = Estructurado u O = por Objeto del Gasto
BIMONETARIO: Escoger entre N = en Bolivianos y S = en Moneda
Extranjera.

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SERVICIOS CONTABLES

MODO: Existen tres acepciones:


1. Emisión de presupuesto en Moneda Nacional, tanto
ejecución como asignación presupuestaria.
2. Convierte la asignación presupuestaria en Moneda
Extranjera a Bolivianos al igual que su ejecución, al tipo de
cambio establecido.
3. Ante una asignación en Moneda Extranjera, los gastos en
Moneda Nacional los convierte en Moneda Extranjera, al tipo
de cambio histórico. (basta con TC 1)

Presupuesto Aux-3
Para trabajar con este tipo de presupuesto, recordemos que las
partidas presupuestarias son distintas de las cuentas de gasto,
éstas se registran en auxiliares según lo explicado en la página 20 y
21 del presente manual.
La asignación de código presupuestario se la realiza en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/PRESUP 3, este código deberá
incorporarse en auxiliares para utilizarse en el Aux2... del
comprobante contable.

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SERVICIOS CONTABLES

La estructura de registro contable en CÓDIGO – AUX1... – AUX2...


de los comprobantes será la siguiente.

CÓDIGO CUENTA AUX1... AUX2...


1231 Muebles y enseres 43100 Muebles y enseres FITGN Financ.TGN
Donde 1231 es la cuenta de mayor contable, 43100 la partida de muebles y
enseres y FITGN el financiador TGN.

Techos o asignaciones presupuestarias


La asignación de techos presupuestarios se realiza en el momento
de incorporar una partida en auxiliares,
VARIOS/AUXILIARES/AÑADIR, o cuando se modifica al mismo en
VARIOS/AUXILIARES/MODIFICAR y situando el cursor en el campo
CLASE P y luego ENTER.

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SERVICIOS CONTABLES

Ejecución Presupuestaria por Presupuesto Aux3


La emisión de reporte presupuestario por Presupuesto Aux-3 tiene
las siguientes opciones:

Con Aux1 permite filtrar la ejecución presupuestaria por


financiador o proyecto según la estructura del presupuesto.

El campo BIMONETARIO permite al usuario emitir el reporte


presupuestario en Moneda Nacional N o Extranjera S al tipo de
cambio especificado en recuadro adjunto.

Si la codificación es similar al del Clasificador por Objeto del


Gasto del Sector Público con códigos iniciales diferentes,
entonces emita el reporte con PRESUP AUX2 , si utiliza partidas
presupuestarias anteponiendo un dígito para todas ellas, el 4 por
ejemplo, el botón PRESUP AUX1 le permitirá utilizar el botón
Opciones: donde la codificación del 40... al 48... corresponderán
a partidas presupuestarias normales y las que se codifiquen con
49... extra presupuestarias, donde la opción A será la ejecución
completa, B ejecución de partidas extra presupuestarias y C sin
partidas extra presupuestarias.

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SERVICIOS CONTABLES

HOJAS DE TRABAJO
A) Reporte de gastos:

Este reporte es especial para proyectos y/o instituciones que


trabajan con fondos sujetos a rendición de cuenta. Una vez emitido
este reporte, es recomendable llevarlos a Excel, para ajustarlo y/o
modificarlo. Introduzca primeramente el rango de fechas y
posteriormente introduzca el código de cuenta del disponible para
efectuar el filtro. En esta opción, debe introducirse el (o los) Código
(s) de cuenta del Activo disponible para que procese correctamente
la información (Ejemplo. 1118-Banco Mercantil, 1119-Banco
Nacional).

B) Reporte A.I.T.B.

Este reporte se constituye en una hoja de trabajo que propone los


ajustes por inflación y tenencia de bienes producto de la variación
cambiaria de la Moneda Nacional con respecto al Dólar, a una
determinada fecha, o cierre del ejercicio; los ajustes son propuestos
tanto en Moneda Nacional como en Moneda Extranjera.

La definición de una cuenta en Monetaria o No Monetaria, se realiza


al momento de introducir el Plan de Cuentas en el recuadro CLASE.

El registro de los asientos de ajuste por inflación y tenencia de


bienes se explicará más adelante, en la página 80.

C) Reporte Auxiliares/A.I.T.B.

En forma similar al reporte anterior, éste detalla el ajuste de


A.I.T.B. de una cuenta con respectos a sus auxiliares Aux1 y Aux2.

D) Reporte flujo de fondos (cash flow)

Éste se constituye en la hoja de trabajo para la preparación del


Estado de Flujo de Fondos en base a efectivo.

Recuerde que previamente deberá registrarse datos del Balance


General de la Gestión anterior en la opción VARIOS/PLAN DE
CUENTAS/MODIFICAR/GESTANT, posteriormente especificar en

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SERVICIOS CONTABLES

VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/CUENTAS, el código de la cuenta


título que agrupa a las cuentas de Activo Disponible. Con estos
datos, el sistema procesará correctamente la hoja de trabajo de
origen y aplicación de efectivo.

ANÁLISIS DE CUENTAS

A) Composición cuenta (A)


Muestra la composición de saldos de una cuenta con respecto a
sus auxiliares, auxiliares que fueron registrados en el campo
Aux1... del comprobante contable. (Ejemplo. Saldos de
auxiliares de la cuenta 1300=clientes)

B) Composición cuenta (B)

Muestra la composición de saldos de una cuenta con respecto a


sus auxiliares, auxiliares que fueron registrados en el campo
Aux2... del comprobante contable.

C) Composición Cuenta (C)


Este reporte muestra la composición de saldos combinados de
auxiliares utilizados tanto en Aux1... y Aux2... registrados en
el comprobante contable.

D) Composición Aux1
Muestra la composición de saldos de un auxiliar con respecto a
sus cuentas, cuando el auxiliar fue registrado en el campo
Aux1... del comprobante contable.
Ejemplo: todo el movimiento que tuvo el auxiliar CLQF el cliente
Quiroga Franco con respecto a todas las cuentas.

E) Composición Aux2
Muestra la composición de saldos de un auxiliar con respecto a
sus cuentas, cuando el auxiliar fue registrado en el campo
Aux2... del comprobante contable.

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SERVICIOS CONTABLES

F) Movimiento cuenta
Este reporte detalla el movimiento que tuvo una cuenta con
respecto a los meses, con el objeto de analizar el
comportamiento de una cuenta de mayor con respecto a los
meses.

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SERVICIOS CONTABLES

X) VARIOS

PLAN DE CUENTAS

Este submenú fue ampliamente explicado en el Capítulo V de este


manual.

AUXILIARES

Este submenú fue ampliamente explicado en el Capítulo V de este


manual.

REPORTES

En este submenú se encuentran las siguientes aplicaciones:

A) Tablas: Reportes de amortización de préstamos con cuota fija o


sobre saldos.

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SERVICIOS CONTABLES

B) Otros: Reportes especiales relacionados con gastos pagados de


cuentas de disponible, detalle de gastos por periodos definidos,
etc. (reportes especiales desarrollados para una ONG con datos
específicos del financiador).

C) Inventarios: Emite el reporte semejante al de un Mayor, con la


adición de una columna, la que detalla el movimiento de
ingresos y salidas en cantidades de un determinado producto,
registrados en los comprobantes contables con la opción V .

En versiones posteriores a Ver 1.5 para añadir cantidades en un


registro contable, hacer un “clic” en los campos DEBE o HABER
del comprobante. Previamente deberá haberse establecido el
código del Rubro de Realizable en INVENTARIOS y el código de
cuenta Costo de Venta en campo del mismo nombre, en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/ASIENTOS.

En KARDEX, registra el movimiento detallado de inventario.

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SERVICIOS CONTABLES

PROCESOS

Utilitarios
Contiene las opciones de compactar, copiar comprobantes,
recuperar comprobantes borrados, borrar archivos, y copias de
seguridad.

a) Compactar: es un proceso que permite borrar en forma física,


comprobantes borrados o editados.

b) Copiar comprobantes: Esta opción le permite copiar la


información y registros de un comprobante ya existente, a uno
nuevo. Por ejemplo, puede copiar el comprobante de la
planilla de sueldos de febrero a un comprobante en marzo.
Posteriormente, puede Editar el nuevo comprobante y corregir
la información. Este proceso le puede ahorrar grandemente
esfuerzo y tiempo.

Seleccione el comprobante a copiar con “clic” en el recuadro de


lista ... , luego especifique el número del nuevo comprobante
en el recuadro siguiente. Esta opción también se encuentra
habilitada en la primera página de comprobantes opción
COPIAR. (Versión 1.6)

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c) Recuperar comprobantes: Con esta opción puede recuperar


comprobantes que fueron borrados, si es que no se procesó la
opción de compactar. Escoja el tipo de comprobante a
recuperar y luego ejecute Procesar.

d) Borrar archivos: Una vez copiado un directorio contable con


comandos de Windows (Control C de copiar y Control V de
pegar) en la carpeta C:\SERVCONT\DATA, el usuario podrá
ingresar a la carpeta copiada y borrar la información no
requerida.

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Este proceso por lo general se lo utiliza para aperturar una


nueva gestión de una empresa, copiando la carpeta del año
anterior y borrando únicamente registros contables
(comprobantes), manteniéndose el plan de cuentas y los
auxiliares.

Asimismo, se utiliza esta opción cuando se requiere registrar


los distintos tipos de comprobantes en equipos diferentes para
una posterior consolidación.

Otra de las aplicaciones para esta opción es la de verificar que


un directorio se encuentre completamente vacío, para importar
o agregar información de otro directorio con datos de una
versión anterior del Sistema Contable Presupuestario, el
proceso de agregar o importar se explicará más adelante en el
submenú Otros Utilitarios.

En versiones posteriores a la 1.5 existirán opciones adicionales


de recuperación de comprobantes borrados por causa de
disminución y aumento del fluido eléctrico, en el submenú de
UTILITARIOS. La versión 1.6 cuenta con subdirectorios de
copias de seguridad, donde los comprobantes además se
graban en las carpetas de BACKUP y COMPROB, para ser
restituidos en caso de pérdida o borrado.

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e) Copias de Seguridad: Esta opción copia las bases de datos a


un disquete como medio de respaldo. Esta opción deberá
ejecutarse cada día de trabajo y como medida de
precaución en dos diferentes disquetes. Cada vez que se
procesa con las copias de seguridad en disquete, la
información anterior se reemplazará con la actual.

Los archivos copiados en el disquete son todos los *.dbf y el


archivo config.mem.

Utilice la opción A de la izquierda cuando la información


contable se grabe en un solo disquete, y la opción A de la
derecha, cuando rebase la capacidad de un disquete, debiendo
utilizarse tres disquetes.

Opcionalmente, el usuario podrá realizar copias de seguridad


comprimidas con aplicaciones adicionales como el WINZIP.

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Instalación
Este submenú fue ampliamente explicado en el Capítulo IV de este
manual.

Otros Utilitarios
La primera opción de este utilitario, permite agregar o importar
información a un directorio abierto, ya sea proveniente de disquete
o disco duro. Previamente, el usuario deberá verificar que los datos
a agregarse no estén contenidos (parcial o total) en el directorio
abierto, evitando de esta manera, una posible duplicación de
información.
Para borrar información utilice la opción
VARIOS/PROCESOS/UTLITARIOR/ BORRAR ARCHIVOS.

La segunda opción, permite actualizar una base de datos anterior


en cuanto a auxiliares e inventarios, buscar imágenes (para
instalaciones en las que se configuró en los comprobantes, el rótulo
de la entidad en forma de imagen), configurar impresora, y
verificar partida doble, reporte que se emitirá cuando la información
se encuentre incompleta en algunos comprobantes.

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Importante: La opción REEMPLAZAR BASE DE DATOS permite


copiar información de un disquete de copia de seguridad,
reemplazando la información existente.

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Asientos

El Sistema Contable Presupuestario procesa registros contables


automáticos, los que previamente deben configurarse, en
VARIOS/PROCESOS/INSTALACIÓN/ASIENTOS, introduciendo los
códigos de cuentas a utilizarse durante este proceso.

Los asientos automáticos habilitados son los siguientes:

a) Ajuste por inflación y tenencia de bienes:

Con las siguientes variaciones 1) A.I.T.B., los importes


producto de las actualizaciones se incorporan a las mismas
cuentas, (recomendable para ONGs); 2) A.I.T.B. los importes
producto de las actualizaciones se incorporan a las mismas
cuentas, excepto en las cuentas patrimoniales, los que se
incorporarán a la cuenta Ajuste Global del Patrimonio
(recomendable para empresas Unipersonales con
Responsabilidad Limitada) y 3) A.I.T.B. los importes,
producto de las actualizaciones, se incorporarán a las mismas

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SERVICIOS CONTABLES

cuentas, excepto a la cuenta Capital Pagado, importe que se


incorpora a la cuenta Ajuste Global del Patrimonio
(recomendable en Sociedades Anónimas).

Previa a la elección del tipo de ajuste, deberá incorporarse el


tipo de cambio al cual se requiere realizar el ajuste, además
del intervalo de fechas. El Sistema emitirá dos comprobantes
de ajuste, en moneda nacional y extranjera, los que podrán
editarse e imprimirse de acuerdo a requerimiento del usuario.

b) Asientos de cierre
Estos asientos de cierre corresponden a Resultados y Balance
General, luego de correr esta opción, estos estados no podrán
visualizarse en la opción ESTADOS FINANCIEROS/BALANCE
GENERAL-ESTADO DE RESULTADOS. El Sistema emitirá los
comprobantes de cierre, los que podrán editarse e imprimirse
de acuerdo a requerimiento del usuario.

Para efectos de cierre y asiento de apertura, se recomienda


correr únicamente el asiento de cierre de RESULTADOS.

c) Asientos de Apertura
Luego del asiento de cierre de resultados, se tendrá el Balance
General Final, con el botón APERTURA el Sistema emitirá un
comprobante sumando un día al intervalo de fechas del
Balance General Final, este comprobante en ningún momento
modificará los estados financieros.

En un nuevo directorio que contenga el Plan de Cuentas y


auxiliares de la gestión anterior, (proceso explicado en
aperturar una nueva gestión en la página 82), ingresar a este
submenú y proceder con la opción TRAER ASIENTO, este
proceso copiará el asiento de apertura del directorio anterior.

Varios/Información

Detalla información sobre el equipo (computador), información del


Sistema contable y dedicatoria del sistema contable.

La opción Administración se encuentra restringida al usuario.

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XI) PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cómo crear nuevas contabilidades?


A través del Explorer de Windows o con el ícono Mi PC copiar un
directorio de contabilidad existente dentro de C:\servcont\data,
posteriormente renombrar este nuevo directorio y por último,
ingresar al nuevo directorio para borrar información no necesaria
(comprobantes contables para una nueva gestión).

¿Qué número de contabilidades se puede manejar con el


Sistema?
Es ilimitado, siendo la única posible limitación la capacidad del disco
duro para almacenar la información.

¿Qué seguridad tiene el Sistema en cuanto a la información


introducida?

Además de las copias de seguridad en disquetes, el sistema obtiene


copias de seguridad automáticamente cada vez que cierra
correctamente el Sistema (menú Salir o el ícono X de la parte
superior derecha). Estas copias de seguridad se encuentran en el
mismo directorio de trabajo con una identificación para cada día de
la semana.

¿Cómo proceder ante problemas de acceso a un determinado


directorio?
En casos extremos, en los que no se pueda ingresar al directorio de
trabajo, por factores ajenos al sistema, corte de energía eléctrica
saturación o insuficiencia en memoria RAM, virus, etc., utilice los
siguientes procesos. Verificando luego de cada proceso si el
problema quedo solucionado, caso contrario, ejecute el siguiente.
• Desde de mi PC, abrir el ejecutable manten.exe ubicado en
C:\SERVCONT, y seleccione el directorio de trabajo con
problemas para su respectivo correctivo.
• Restaurar la información del disquete de copia de seguridad más
reciente. Si no se cuenta con la copia de seguridad o ésta es
muy antigua, proceda con los siguientes pasos.
• Es posible que algunos archivos se encuentren dañados,
(archivos de indexación y no de contenido de información),

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proceda a copiar los siguientes archivos de un directorio que no


presente problemas, *.idx y los struc*.dbf. Proceda con mucha
cautela y precisión.
• Renombrar los archivos de las copias de seguridad automática
más reciente, (lunes = *.ldf, martes = *.mdf, miércoles = *.idf,
jueves = *.jdf, viernes = *.vdf, sábado = *.sdf y domingo =
*.ddf), claro está que los *.dbf deberán borrarse previamente.
Los *.dbf copiados de respaldo son: cuentas, razón, cont, cont1
y balcom.

¿Cómo accedo a información adicional, reportes especiales


o versiones a medida?
Contactarse con los programadores a los celulares 715-33253 o
715-57723 con preferencia, para una pronta atención.

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XII) REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

Los requerimientos mínimos en cuanto a Hardware y Software, para


un rendimiento óptimo del Sistema Contable Presupuestario en su
versión ambiente Windows son los siguientes:

a) Computadora Pentium II con 32 Mb de memoria RAM.


b) Windows 95 y/o Windows 98, adelante.
c) Espacio disponible en Disco Duro de 20 Megabytes.
d) Monitor a Color (con tarjeta Súper VGA).
e) Mouse de dos botones (como mínimo).
f) Impresora Láser o Deskjet preferentemente (también
matriciales).

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XIII) PRECAUCIONES/RECOMENDACIONES

A) No apague su computadora cuando todavía se encuentre dentro


del Sistema de Contabilidad, esto puede dañar las bases de
datos. Primeramente debe salir al sistema Windows.

B) Si el sistema se “cuelga” presione las teclas CONTROL


+ALT+DEL y seleccione la opción finalizar tarea. Puede ser que
deba repetir este proceso unas tres veces hasta que el sistema
realice el proceso.

C) Si la barra de menú no responde, presione la función F7, si aún


así el sistema no responde salga del sistema y vuelva a entrar.

D) No apague su equipo desde el corta picos, para evitar pérdida


de información.

E) Obtener periódicamente copias de seguridad (backups) en


disquetes, como respaldo ante posibles pérdidas de información,
producto de sobrecargas de energía eléctrica, virus o mal
funcionamiento del equipo de computación.

F) Para cualquier consulta, favor contactarse a los celulares


detallados a pie de página.

Advertencia: El uso sin licencia del Sistema Contable


Presupuestario es un delito penado por Ley. Servicios
Contables no se responsabiliza por la pérdida de
información, resultado del uso no autorizado del sistema.

El presente manual fue preparado por Servicios Contables en base


a la versión 1.5 y nuevas incorporaciones de la versión 1.6 en
cuanto a inventarios y respaldo de información almacenada.

La Paz, junio de 2003.

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