Sistema de Digitalización de Partidas

Silvia Beatriz Facal Gallardo

Directora
Dirección de Servicio del Registro Civil
Intendencia Municipal de Montevideo

INTRODUCCION.

El proyecto REGISTRO CIVIL DIGITAL (RCD) se inscribe dentro del marco de la mejora de la
gestión Municipal.
A diferencia de otros proyectos ya implantados que atienden a la problemática de la gestión interna de
la municipalidad (gestión de personal, gestión de compras, etc.) que involucran a todos los Servicios
por igual, este proyecto tiene la singularidad de atender a un Servicio en particular, el Servicio de
Registro Civil.
Se lleva adelante con el objetivo de atender mejor y más rápido (dar un servicio que reúna eficacia y
eficiencia) a la población de Montevideo y modernizar el funcionamiento de unos de los Servicios
Municipales más antiguos.
JUSTIFICATIVO
El Servicio de Registro Civil tiene a su cargo la custodia del segundo libro de actas originales referidas
a nacimientos, reconocimientos, matrimonios y defunciones generado en la Dirección General del
Registro del Estado Civil, actualmente 6 millones de documentos.
En ellos se registran todos los actos civiles de los habitantes que se inscriben en el Departamento de
Montevideo, por ser oriundos del mismo (nacimientos, matrimonios y defunciones)
También la Ley que crea este registro lo autoriza a emitir testimonios de partidas de las actas que en él
se custodian.
Esta tarea llevada adelante desde su creación en 1879 se ha ido transformando en el tiempo con la
incorporación de las nuevas tecnologías.
Desde los primeros años, los testimonios se hacían a mano copiando los datos contenidos en los libros,
mas cerca en el tiempo, con la incorporación de la fotocopiadora, se logró mas rapidez en la entrega de
los documentos y más seguridad ya que al realizarlo a mano se podían cometer errores en la
transcripción.
Con la revolución tecnológica de esta última década se abrieron nuevas posibilidades para mejorar esta
tarea y hacerla más eficiente.
Así fue que los responsables del Servicio promueven realizar los estudios para incorporar las nuevas
tecnologías, no solo para acelerar el proceso de emisión de testimonios que solicitan los vecinos, sino
además aprovechar las nuevas posibilidades que éstas brindan.
Primero se comienza a computarizar el índice de búsqueda que el Servicio con buen criterio y en forma
manual llevaba desde los comienzos.
Pero no conformes con el gran avance logrado deciden continuar los esfuerzos para obtener un
producto integral que agilice las solicitudes, proteja los documentos del uso diario y además pueda
acercarse a los vecinos en todos los locales de la Intendencia Municipal, como son los Centros
Comunales Zonales.
OBJETO DEL PROYECTO
El objetivo del Proyecto es automatizar el funcionamiento del Servicio, incorporando a medios
magnéticos las imágenes de los documentos contenidos en los libros, los índices de los datos para
poder acceder a ellos desde cualquiera de los datos que se conozcan, incorporarles las modificaciones
que se produzcan en forma inmediata y además posibilitar el acceso a la información desde donde ésta
fuera requerida.
METODOLOGIA
Como ya se expuso se planteó un Proyecto, donde se analizó el funcionamiento administrativo del
Servicio con la incorporación de la nueva tecnología y se propuso un nuevo modelo de funcionamiento
organizativo.
Se realizó el diseño de la arquitectura de su funcionamiento y relevamiento de qué elementos técnicos
necesarios se requerían para llevar adelante la solución.
Se decidió separar los procesos de carga masiva de información y de atención al público que utilizaría
el Servicio en su funcionamiento diario.
También quizás lo más importante para la calidad del producto final, se definió que el control de la
calidad de las imágenes digitalizadas y de los índices se haría uno a uno por el personal técnico del
Servicio.
Con estas premisas se realizó una licitación pública donde se solicitó el hardware y software necesario
para atender todos los procesos y un servicio, el de digitalización de las imágenes y el ingreso de los
índices.
Se preparó y capacitó al personal del Servicio para que controlara el producto que se recibía de parte de
la empresa adjudicataria de la licitación pública.
En forma paralela se acondicionó el local del Servicio de Registro Civil con los elementos de
comunicación de datos necesarios con capacidad para atender la implantación del proyecto y el futuro
funcionamiento del Servicio.
IMPACTO
El impacto más relevante, es que “cualquier vecino de Montevideo” obtiene una copia de una partida
de nacimiento, matrimonio o defunción en dos minutos.
Desde cualquier lugar del mundo se puede ver una copia del documento original.
Los libros solamente se manipulan para su actualización.
Para solicitar y retirar el documento alcanza solo con una visita, las personas no deben trasladarse dos
veces a la oficina, una para solicitar y otra para retirar como era antes.
Se unificó el precio de las solicitudes urgentes y comunes al realizarse la entrega en el momento, se
redujo el costo de cada testimonio a la mitad del valor que tenía la urgente.
El Servicio cambió su fisonomía, se informatizaron todos los procedimientos y controles, los
funcionarios de ser simples generadores de fotocopias, hoy realizan un trabajo más profesional
actualizando la base de datos con imágenes e índices.
Se atienden requerimientos de la población más carenciada, en forma gratuita.
Otra faceta de este proyecto aún no implementada, es lo que significaría poder utilizar la base de datos
en las fronteras de nuestros países, con el cotejo de documentos se puedan evitar adulteraciones.
Nuestra base contiene el elemento Nacionalidad, con él, en una difícil situación, además de contar con
el nombre del individuo es otro factor de descarte importante que evita caer en el error de la identidad
y/o dichos de las personas.
Favorece consultas puntuales sobre los temas de nacimiento, matrimonio, defunción y reconocimiento
que se solicite a pesar de que el interesado aporte datos insuficientes para su localización.
La base de datos engendra puntualmente la organización de distintas colonias migratorias llegadas al
Uruguay desde su creación, pudiendo no solo favorecer el dato familiar, a efectos de la reorganización
de arboles genealógicos, o datos estadísticos.

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PROYECCIÓN DE UTILIDADES DE LA BASE DE DATOS
1) En el presente y en nuestro país, ya se está utilizando para la búsqueda e investigación de los casos
de personas desaparecidas en Argentina y Uruguay.
2) Perfectamente puede asociarse nuestros datos a los existentes en la Dirección General de
Identificación Civil, y así crear conjuntamente con la Corte Electoral, Dirección General Impositiva, y
Banco de Previsión Social una unificación -con un número único- para cada individuo utilizando desde
la procedencia inequívoca de la partida de nacimiento un histórico de cada persona de una forma muy
sencilla.
3)Agilidad en el trámite para personas aún indocumentadas las cuales muchas veces ignorar sus datos
filiatorios, con concurrir a nuestro Servicio y proporcionar su nombre y fecha de nacimiento
rápidamente obtiene su partida de nacimiento.

Utilidad para Dirección Nacional de Migración

a) Con la consulta de la misma en una localidad fronteriza al estar en duda de la identidad de una
persona se puede corroborar datos identificatorios desde su procedencia (partida de nacimiento) y así
evitar delitos de falsificación de documentos.

Para Embajadas y Consulados en General

b) Las colectividades italianas y españolas en nuestro país son muy grandes; conocido es que ambos
países en épocas de elecciones notifican a los ciudadanos residentes en países extranjeros
nacionalizados a efectos de que procedan a emitir su sufragio desde el exterior siendo en algunos casos
estos votos los que deciden las elecciones de esos países, en virtud de ello y a efectos de una
depuración del padrón electoral la Embajada de Italia ha realizado contactos con nuestro Servicio para
la utilización de nuestra base de datos de índices a los efectos estadísticos de depuración de padrón
electoral así como a los efectos de la solicitud de estudio de parentesco en línea recta ascendente para
corroborar la solicitud de ciudadanía.
Proyección de la base de datos.
c) Util puede ser también el estudio de sus imágenes y realizar una análisis comparativo “para el caso
de defunciones” causa de fallecimiento en integrantes de una misma familia.
Para el Banco de Organos y Tejidos-
d)Utilitario para el estudio y análisis que puede realizarse a través la Facultad de Ciencias con respecto
a corrientes migratorias, asentamiento de diferentes colonias como ser las mas conocidas en nuestro
país a saber la española, italiana, israelita, alemana, inglesa, polaca etc.

e) La increíble utilidad que puede tener para Argentina con respecto a los matrimonios de argentinos
realizados en Uruguay debido a la existencia del divorcio en el Uruguay y la inexistencia de ese
instituto en Argentina hasta hace muy pocos años.
Una Región sin fronteras, La asociación de bases de datos con los países miembros del MERCOSUR.
Conocido es el increíble cruzamiento de familias que hay entre argentinos uruguayos, y brasileños.
En el futuro en el MERCOSUR desaparecerán las fronteras y las bases de datos serán fácilmente
integradas, dando un perfecto panorama global de toda la región y sus habitantes.
Aunque hoy la ley de Registro Civil aún no lo permite, en el futuro desde una base de datos unificada
se ahorraría dinero en trámites burocráticos y legalizaciones innecesarias. Desde un sólo país se
obtendrían las partidas de hechos acaecidos en otro lugar y hasta se evitarían delitos como por ejemplo
“bigamia”, y falsificaciones de documentos de identidad.

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YA ESTAMOS EN INTERNET
Todo lo expuesto ya lo podemos utilizar pues los índices de nuestra base de datos están en Internet. El
Organismo interesado deberá de realizar un convenio con el Servicio de Registro Civil Digital de la
Intendencia Municipal de Montevideo y tendrá acceso a la misma, cumpliendo con requisitos.
REPLICABILIDAD
Las posibilidades de replica de este proyecto en particular requiere de un estudio detallado de la
normativa legal de cada país; esto no es limitante para su repetición; es mas, aún tomando como
ejemplo este modelo podrá utilizarse para realizar asociaciones, para definir y categorizar el estado
civil de las personas.
Nuestra base de datos puede ser punta pié inicial para unir la familia del Mercosur.
Muchas veces existen entre los países integrantes del mismo, troncos comunes en distintas familias,
inmigrantes, seguramente europeos o de distintas latitudes, que hoy se encuentran habitando a lo largo
y ancho de Argentina, Brasil, Paraguay y Uruguay, entre otros países Latinoamericanos, y es
importante la búsqueda de sus raíces.
Un fiel ejemplo de ello es lo ya conocido por todos, no podemos olvidar que la legislación uruguaya,
dio oportunidades a argentinos y de otras latitudes a efectos de efectivizar matrimonios y así utilizar el
divorcio, instituto que en la legislación argentina no era utilizado.
Factor que detona para la utilidad práctica de las imágenes de matrimonio que pueden ser utilizados por
los nombrados.
Por lo tanto en todos los países existe un registro de las personas y sus actos civiles.
Comparando las leyes particulares de cada país con la legislación uruguaya estaremos en condiciones
de conocer el grado de replicabilidad del modelo utilizado en la Intendencia Municipal de Montevideo.
Esto no invalida el hecho de que para custodiar, tener control, respaldo y una forma ágil de localizar
físicamente los documentos que existen, se utilice un procedimiento similar al realizado en el Registro
Civil de la Intendencia Municipal de Montevideo.
SITUACION ACTUAL
Ha finalizado la segunda etapa del proyecto.
Ahora se organizó la continuación de las tareas de incorporación de los años anteriores, a través de un
proyecto que integre todas las imágenes y los índices faltantes.
El Servicio funciona normalmente con el nuevo sistema automatizado sobre dos millones de imágenes
(se manejan en forma automática desde el año 1960 a la fecha).
El Servicio atiende normalmente un 100 % más de personas.
En virtud de distintas demandas de información de colectividades migratorias a saber España e Italia
entre otras, se hace necesario la continuidad del mismo pues esta base de datos satisface datos
estadísticos, de distintas nacionalidades, en cuanto a su ascendencia y descendencia.
CAMBIO DE IMAGEN
El Servicio de Registro Civil de la Intendencia Municipal de Montevideo ha sido prestado desde el año
1879, por disposición del Decreto Ley 1430 del 11 de febrero de 1879.
Básicamente su tarea consiste en expedir a solicitud de parte interesada partidas de nacimiento,
reconocimiento, matrimonio y defunción; así como realizar por orden judicial actualizaciones en los
márgenes de las actas originales.
Para lograr estos objetivos, se procede a buscar los datos que se encuentran asentados en índices
manuales y de esa manera se llega a obtener la ubicación precisa del acta requerida asentada en el libro
original, de un o varios individuos, completando nuestra función expidiendo la partida solicitada.
Con la obtención de la partida de nacimiento comienza la cadena de procedimientos para obtener los
documentos que luego nos insertarán en la vida jurídica. Es decir que es el documento por excelencia

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con el cual de forma tangible nos declara la filiación que poseemos, los cambios que en ella puedan
surgir, en cuanto a estados civiles y así también la prueba del fallecimiento de cada ser humano.

Estas tareas tal como están expresadas en la realidad son más complejas de lo que en este trabajo se
puede expresar, estas complejidades surgen de las distintas circunstancias y problemáticas que los
ciudadanos que requieren nuestros servicios nos presentan a diario
Por tal razón entendimos que debíamos de adecuar las necesidades de los usuarios y la realidad del
Servicio a la posibilidad de adaptar a las nuevas tecnologías que a través de la informática quedaban a
nuestro alcance.
Si bien nuestro Servicio de Registro Civil tiene las funciones ya mencionadas, debemos de entender
que ellas no solamente están refiriéndonos a un mero trámite de obtención de partidas, sino por el
contrario, es un servicio de interés público y social. Pues con el documento expedido la persona
probará su existencia como persona física, sirviendo como prueba de su origen y a su identidad como
sujeto de derecho.
Esta es la principal razón por la cual la existencia de este tipo de Registros es esencial en toda sociedad.
Por lo expuesto, es que nuestra función la consideramos relevante y de tanta trascendencia que
consideramos que debíamos de lograr cambios sustanciales en la forma de brindarla.
Para ello había que adaptarse a la época actual, y las exigencias que ella conlleva, era necesario
acelerar los tiempos y brindar un trámite ágil y sin demoras.
Por ello al llegar el año 1994 nos dispusimos a aplicar nuevas tecnologías, ingresando en nuestro
Servicio la informática.
En el año 1996 por intermedio de una licitación pública realizada en esta Comuna y luego de 3 años de
ardua labor, tenemos una base de datos que comprende los índices e imágenes que aglutina el 30 % de
habitantes nacidos, casados y fallecidos en Montevideo
Desde el año 1999 se concretó la mejora de la gestión tan ansiada, pasando a expedir de 200 partidas
diarias a 800 partidas diarias habiendo triplicado la demanda y disminuyendo al 50% el costo al usuario
Luego de dos años de trabajo continuo creemos en las virtudes que nos brinda la base de datos y ello
amerita su difusión pues nuestro trabajo que tiene un fin social, apunta al bien común y tiene la
posibilidad de repetirse en cualquier país
Es un trabajo con posibilidad de replicabilidad absoluta que si lo miramos de cara a la región nos da la
posibilidad de servir de ejemplo para la creación de nuevas bases de datos del estilo de esta para luego
asociarlas..
Consideramos que la misma es un elemento de unidad de nacionalidades diversas y más aún esto
serviría para engendrar un engranaje con nuestra madre patria España dada la enorme corriente
migratoria de súbditos españoles a estas tierras, con Italia otra fuente de inmigración importante,
verificadas especialmente durante los siglos XIX y XX, portugueses, así como con los países miembros
del MERCOSUR Argentina, Brasil, Paraguay, y con el resto del mundo.
Ojalá que al finalizar este pequeño ensayo sea lo suficientemente aclarativo y logre el objetivo que
deseamos, o sea seguir creando bases de datos que nos ayuden a derribar las fronteras de la ignorancia,
enlazar parentescos, o simplemente revelar curiosas circunstancias de familias que por no tener acceso
a datos precisos y rápidos mas de una vez se han visto impedidas de relacionarse con familiares que
están al otro lado de océano y que desde épocas remotas desconocen su parentesco y más aún su
existencia..

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UN POCO DE HISTORIA

Para situarnos en el tema debemos retroceder en el tiempo al siglo XIX cuando se crea el Registro de
Estado Civil por disposición de la ley 1430 modificativas y concordantes del 11 de febrero de l87.-A su
vez para poder entender la connotación de la misma habrá que remontarse al espíritu del legislador que
la plasmó y en él visualizar la necesidad de su existencia.-
En Uruguay, en aquellos días los archivos eran llevados por las iglesias.- Una de ellas nuestra Catedral
de Montevideo, ubicada en una zona que en aquel tiempo era el centro de la ciudad, y en la actualidad
se le conoce con el nombre de "Plaza Matriz "– en la de la zona ciudad vieja o Montevideo Colonial-
como así también en otros templos que se distribuían en distintos barrios más alejados.
Esto sucedía también en todo el Uruguay, aunque aquí, en Montevideo, todo estaba bastante
centralizado, y resultaba más fácil al nacer un niño, anotarlo en la iglesia cercana.- Era más dificultoso
para la población del interior de nuestro país dado que, a pesar de ser pequeño, para cualquier individuo
que no contara con un medio de transporte adecuado le era más difícil trasladarse y realizar las
diferentes inscripciones.- Por esta razón es que por ejemplo podemos encontrar personas nacidas en el
año 1879 y haber sido inscriptas a los 10 o 20 años de edad, este caso surge a consecuencia de que la
persona se traslada a la ciudad ya que para poder conseguir trabajo necesitaba obtener su
documentación y entonces, recién allí, intentaba registrarse.-
Los casos de indocumentados a lo largo de los años los podemos encontrar con frecuencia, muchas
veces por problemas de distancias como ya fue explicado, pero por lo general era más habitual que
estas omisiones se produjeran por falta de conocimiento del interesado de la necesidad de realizar
dichos trámites, los cuales en aquella época no eran tan utilizados ni exigidos como actualmente.
No es raro aún, que se solicite la inscripción de matrimonios, nacimientos y /o defunciones que nunca
se inscribieron a lo largo de los años y las mismas ahora sean necesarias a efectos de la constatación de
parentescos con los actuales descendiente, sea por la tramitación muy habitual, de pasaportes de la
comunidad económica europea, o para la movilización de sucesiones a realizarse en Uruguay o algún
otro país donde ése inmigrante hubiera dejado bienes. Es entonces que hoy, esos descendientes
investigan y consideran interesante tramitar la inscripción tardía de dichos actos y así efectivizar la
regulación de su ascendencia.
A efectos de situar al lector y así llegar a entender lo dispuesto por la ley de Registro de Estado Civil
debemos de explicar que cuando hasta ahora nos referimos al Registro de Estado Civil Nacional
deberíamos de explicar sucintamente la diferencia de funciones con el Servicio de Estado Civil
Municipal.- El primero se encuentra en la zona de la ciudad vieja de Montevideo, y tiene como tarea
principal celebrar todos los matrimonios que se realizan en Montevideo, así como la inscripción de
nacimientos y defunciones de la capital.- En el mismo el interesado se presenta munido de
documentación necesaria o sea el documento nacional de identidad, y testigos según el caso en ése
momento.- Es entonces realizada la inscripción y así se plasma el acto jurídico de nacer o morir o se
celebra el hecho jurídico del matrimonio.
Los libros de este Registro Nacional, de acuerdo a la ley citada, llegan al Servicio de Estado Civil que
lleva la Intendencia Municipal de Montevideo, al año y veinte días de realizado el cierre del año civil.-
Las inscripciones además de las llevadas por el Registro General pueden realizarse en cuatro hospitales
tales como “Pereyra Rossell”, Militar, Clínicas y Policial, este último habiendo sido instalado el
servicio en el año 1999.

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En cambio la tarea específica del Servicio de Registro Civil Municipal tiene como objetivo primordial
la custodia de los libros enviados por el Registro General a la terminación del año civil, mantenimiento
y conservación en cuanto a su estado físico y así como la actualización diaria de modificaciones de
todos los cambios jurídicos puedan realizar a pedidos ya sea de los Jueces de Familia de la Capital o
del Interior del país, por oficio enviados por dichos Juzgados, así como los marginales modificativas
indicadas por el Registro Nacional, avaladas por el mismo documento citado.
De aquí se desprende que este archivo es vivo, no es estático, está en continuo movimiento, sea de
información en cuanto al cambio y modificación de su contenido de cada acta, como al aumento de
volumen de año en año.
Para esto último es importante contar con un lugar que requiera todo el ambiente necesario para que el
material –soporte papel- se encuentre en un lugar seco, no expuesto a la luz y que se conserve de tal
forma que su necesaria manipulación sea efectuada con una prudencia tal, que podamos asegurar el
respaldo que el legislador impuso en el momento de la redacción de la ley, no en vano la Intendencia
tiene la calidad de depositaria de dichos documentos, la misma debe contener y proporcionar la
seguridad para que dicha custodia sea realizada, y utilizando frases de nuestro Código Civil “con la
responsabilidad de un buen padre de familia”.
Se desprende entonces que el legislador en el momento de la redacción de la ley en cuestión tuvo la
intensión de lograr un respaldo en el que la documentación original estuviera duplicada, en cada uno de
los Municipios y así evitar riesgos de perdidas, tales como posibles siniestros o por el simple hecho del
cotejo de que para el caso que en un libro exista la posibilidad de errores en nombres, estados civiles, o
cualquier dato que surja de ellos haya otro comparativo que pueda utilizarse para enmendar los
mismos.
Nuestro Archivo entonces recibe las inscripciones del año civil inmediato anterior, sobre el cual se
emiten partidas a solicitud del usuario. Concluido el año, en la primer quincena del mes de enero
siguiente, los libros se remiten al Servicio de Registro Civil llevado por la Intendencia Municipal de
Montevideo y de cada Departamento

SERVICIO DE registro CIVIL DE LA INTENDENCIA MUNCIPAL DE MONTEVIDEO

Se encuentra ubicado físicamente en el Municipio de Montevideo, situado en el Centro de la Ciudad de
Montevideo.
No es una oficina inscriptora sino expedidora de partidas, por lo que en la misma no se celebran
matrimonios, ni se realiza inscripción alguna, aunque si se realiza la modificación al margen de los
distintos cambios jurídicos de las filiaciones, para el caso de los nacimientos, divorcios en los
matrimonios, o rectificaciones y enmiendas en defunciones.
COMO SE ENCUENTRA NUESTRO ARCHIVO
Los libros en él almacenados corresponden a los hechos y actos jurídicos realizados solamente en
Montevideo Ciudad - Capital.
Posee 25.000 (veinticinco mil) libros de actas, encuadernados, cuyo contenido involucra
aproximadamente 6.000.000 (seis millones) de documentos, en el período comprendido desde 1879
hasta el año 1999, su área de extensión es de 264 metros cuadrados, dividido en sectores llamados
“calles”.- Los libros se encuentran ubicados en estantes de metal esmaltados.

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COMO FUERON SUS COMIENZOS

Desde su creación en 1879 se realizaba la expedición de cada solicitud de partida en forma manual,
entregándose entre 40 o 50 partidas por día.
Esta transcripción era realizada en forma manuscrita teniendo en cuenta los que esto implicaba,
imperfecciones, errores, dificultad para el entendimiento de la letra del copista y posibles
adulteraciones que el traslado por copia ocasionaba..
Este procedimiento por ser una tarea tan rutinaria y de poca valoración económica se hizo por largos
años, sin darle importancia; de todas formas ya en aquellos momentos también se llevaba un índice,
alfabético en forma manual, el cual individualizaba cada acta por año, sección judicial y dentro de la
misma se observaba el orden alfabético.
Luego con el pasar del tiempo, aproximadamente en el año 1956 comienza a plasmar la idea de
tecnificar esta información en el entendido de evitar adulteraciones, por lo que se empieza a
microfilmar cada acta de cada libro, aunque esta tarea se efectiviza recién en el año 1980, y para lo cual
se toma en consideración la información desde el año 1956 en adelante, dejando de lado los años
anteriores.
Esta nueva técnica, si bien aportaba el elemento seguridad para su cotejo, no mejoraba el verdadero
cambio de imagen que hoy se puede comprobar, con otro soporte que más adelante se explicará.
Alrededor de los años 80 se implantó la fotocopiadora.- Este nuevo método de expedición aportó una
mejora en la rapidez de la expedición efectivamente, pero iba dirigido más al recurso humano -
funcionario- que era el verdadero beneficiario de este adelanto, ya que le disminuía el cansancio del
acarreo de libros, y también por supuesto mejoraba el tiempo de demora de entregar partidas en forma
manual, con posibilidad de errores en la transcripción de sus datos, sin dejar además de reconocer que
mejoró también la atención al solicitante, pues en lugar de entregar 40 partidas como se hacía hasta ese
momento por el sistema manual, se expedían diariamente 300 o 400 testimonios literales por día; las
esperas ya no era tan extensas y se aseguraba que la partida era del libro original, todo lo cual debía ser
autenticado por funcionarios designados por el Secretario General de la Intendencia.
En el año 1994 se empezó a pensar en lograr un verdadero cambio en la gestión, mejorando ya no sólo
el recinto, el cual era bastante inhóspito para el vecino de Montevideo, sino que además se intentó
involucrar al funcionario en un verdadero cambio de imagen, haciéndolo partícipe del mismo, y por lo
tanto jerarquizar su función.
Es entonces, que se comienza a incorporar desde cada una de las actas de estado civil de nacimiento,
matrimonio y defunción, a índices informáticos, los cuales contenían, los datos individualizantes de
cada persona, o sea nacionalidad de los padres, sexo, fecha de nacimiento, matrimonio o defunción
según el caso, como así también datos individualizantes de sus apellidos.
Para realizar este índice se tuvo que estudiar cada caso en concreto en todas sus acepciones.- Esto
involucra a la variedad de formas jurídicas que ampara nuestro Código Civil, por ejemplo en el caso de
los nacimientos, en el denominado “instituto jurídico filiación”- para la creación de ese índice (fichero
informático) que luego se constituiría en la base de datos actual, - se realizó un estudio jurídico de cada
caso, capacitando al personal, y haciendo pruebas de selección con el estudio jurídico que era necesario
realizar.
A efectos de mejor ilustrar al lector digamos que-
Si se trataba de un hijo natural, debíamos de preguntarnos e imaginar el diálogo que el funcionario del
mostrador debía de tener con el solicitante de la partida, y eso plasmarlo en el “sotfware”- Es decir,

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tuvimos que deshumanizar la computadora de tal forma, que se pudiese prever los datos de cada caso,
pretendiendo que con una simple conversación el funcionario levantara la información precisa sin error.

OTROS EJEMPLOS A MANERA DE ILUSTRAR LA TAREA

Podría suceder que la persona que hubiera a inscripto a un niño fuese por ejemplo su madre natural, y
no lo hubiera reconocido.- Entonces según el año que hubiera acontecido el nacimiento se le aplicaba
una ley por la cual se establecía que llevaría el apellido de su madre o bien un apellido sorteado, el cual
es establecido por otra ley posterior.
No sucedía lo mismo con el vecino solicitante de un trámite de una partida cuyo hijo era fruto de un
matrimonio legítimo, cuyos integrantes están casados y seguramente concurriera con datos precisos de
su libreta de matrimonio (la cual es un instrumento legal) para llegar más fácilmente al acta de
nacimiento.
Tampoco era lo mismo el caso de cuando el niño nacido era el producto de una unión libre y por ende
no registrada, cuyos datos no existían porque en la partida lucía como hijos de padres desconocidos y
en ése caso sólo estaba inscripto por su nombre, pues sus padres o bien eran menores o simplemente no
lo reconocían.
Otros casos interesantes surgieron cuando hubo cambios de sexos autorizados por Juez en este país, y
que lucen en la partida.- En este caso esta persona concurre mencionando casi siempre el nuevo
nombre, por su propio pudor y es difícil de encontrar su antigua identidad.
Así también sucede con los hijos legitimados por subsiguiente matrimonio, caso muy común en nuestro
país, donde existe un índice muy alto en este instituto jurídico; En este ejemplo concreto, el niño nace
de una madre biológica determinada y su partida es anulada mediante un trámite judicial, para luego ser
inscripta nuevamente cuando los padres adoptivos realizan todos los trámites requeridos por el Juez
Letrado de Familia. Ese niño en ese caso y por este acto cambia su filiación de natural a legítima. Hasta
la terminación de la sentencia, esa partida no se puede expedir más (prohibiéndose su expedición) por
ser una obligación, como funcionario del registro civil, preso de sumario en el caso de transgredir dicha
disposición.
En el caso de hijos naturales, cuyos padres se casan posteriormente a su nacimiento, por
desconocimiento solicitan el dato de índice como cuando lo inscribieron mientras eran solteros, y ya
ésa partida tampoco hoy existe y está en las mismas condiciones que el caso citado anteriormente, y
existe entonces una nueva partida.
La incorporación de las actas a índices informáticos tiene como resultado que: todos estos casos y un
sin número de otros más, como ser personas que nunca han obtenido un documento, que sus padres no
los han anotado, indocumentados cuya existencia es bastante habitual, generalmente personas que
habitan en barrios carenciados, o cuyos padres no recuerdan ni con quién los engendraron, ni si los
anotaron, logran obtener rápida y eficientemente las partidas solicitadas.
Luego de esta brevísima explicación a fin de situar al lector en la relevancia jurídica de esta base de
datos, podemos acotar que cada caso fue estudiado particularmente, lo que redundó en cambios
significativos tales como que hoy el interesado aún sin documentación alguna se acerca a nuestra
oficina y en 15 minutos, se le expide la partida cuando antes demoraba entre 24 y 48 horas, habiendo
también variado su costo que antes era de 40 pesos uruguayos reduciéndose a la suma de 28 pesos
uruguayos.-

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Esto último también es importante si se tiene en cuenta que un pasaje de transporte urbano de pasajeros
en esta ciudad asciende a la suma de 8 pesos uruguayos, el mismo se estableció con la intención de
favorecer al más necesitado, de manera tal que el usuario solo viene al registro una sola vez y , no solo
paga menos que antes, que debía acercarse dos veces, sino que se lleva el documento que necesita
rápidamente, y además le solucionamos al indocumentado rápidamente problema para el cual era difícil
encontrar su documentación, y diligenciar a su vez rápidamente al solicitante que no puede esperar más
de 15 a 30 minutos realizando un trámite con toda la problemática que ello implica, como ser, a manera
de ejemplo el perder casi un día de trabajo como sucedía antiguamente, o en su defecto dos, cuando sus
datos no eran encontrados.
NUEVO TIEMPO

Luego de lo relatado y ya conteniendo una gran parte de índices informáticos se comienza a manejar la
idea de unir la idea de encontrar un sistema que tuviera las virtudes de la microfilmación y su
seguridad, pero que involucrara también la rapidez y es para eso que logramos llegando a la actualidad,
a un llamado a licitación pública en el año 1996 para introducción de la tecnología informática en el
archivo. Por esta razón se inició un proceso de digitalización y digitación global de partidas, con el
apoyo de nuestros índices ya informatizados en gran parte por funcionarios del Servicio de Registro
Civil.

Este trabajo realizado, tiene entonces como objetivo el resguardo de los documentos del Departamento
de Montevideo. Existen aproximadamente 6.000.000 de actas. Habiéndose a la fecha procesado en dos
tandas de 1.000.000, cada una o sea 2.000.000 de imágenes. El trabajo fue realizado en un período de
24 meses aproximadamente, por una empresa adjudicataria de la licitación relacionada, la cual utilizó
nuestros índices ya informáticos, para digitalizar globalmente las imágenes e indexar índices que aún
no estaban informatizados, contando con la contraparte para la realización del control de calidad con 15
funcionarios de la Intendencia Municipal de Montevideo, Servicio de Registro Civil, y la supervisión
de 4 supervisores, que involucraban a la Directora y Subdirectora, con el apoyo incondicional del Nodo
Informático de Recursos Humanos, Director y funcionarios. Fue un trabajo realizado en equipo en
cuanto a sus procedimientos informativos, de monitoreo y capacitación.

Se encuentra archivado con la autoría de los Derechos de Autor proporcionados por la Biblioteca
Nacional, a efectos de evitar manejo de información y tener la certeza de que efectivamente, podemos
asegurar que la idea es inédita de este Servicio, y que además se cuenta con la seguridad absoluta de
que en los países del Mercosur no hay procedimiento parecido, ni conocido por alguno de los países
miembros, por lo menos en lo que compete al Registro de Estado Civil.

En este sentido podría decirse que cuenta con un trabajo inédito en la materia.-
BREVE RESEÑA
El trabajo contaba de la realización de producción de 5000 actas por día las cuales eran controladas una
a una por el personal del Servicio en 18 horas diarias de trabajo, prestando servicios cada funcionario
durante 10 horas diarias, y 50 semanales. -

La información registrada fue almacenada en discos ópticos no regrabables.-

Además de la carga masiva diariamente se actualizan 150 marginales, (modificaciones llegadas desde
las sedes Judiciales) que constan de modificaciones de márgenes de partidas, que deben de realizarse en
el día para que toda la información sea diariamente respaldada. y de esta forma el trabajo esté en forma
permanente al día.

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El trabajo de carga masiva tiene el siguiente orden, comprendiendo distintas etapas que se enumerarán
y especificarán para su mejor comprensión. Para mejor aclaración de este ensayo se explica que hay
dos sistemas utilizándose en este momento uno que es digital el cual a su vez se explicará en dos
etapas, la primera que será la llamada “digitalización e indexación global de documentos”, y la segunda
que trata de la modificación que se operó en la forma de “atención al cliente”. Estos dos procesos son
independientes pero están interrelacionados por la función misma. Y el otro sistema que sigue
subyacente el de la fotocopiadora, el cual debe necesariamente seguir existiendo pues aún, no están
todos los años digitalizados. Los años faltantes ascienden a la suma de 4.000.000 de imágenes que
arrastra los años 1879 hasta 1960. Los que actualmente están digitalizados son los nacimientos desde
1960 a 1999, y matrimonios 1970 hasta 1999 y defunciones desde 1970 hasta 1999.

ATENCION AL CLIENTE

Con esta nueva forma de atención se produce una verdadera reingeniería de la administración, porque
se dimensionó en forma diferente de utilización ya no sólo el producto “partida” sino el espacio físico,
así como una nueva forma de utilización del recurso humano “el funcionario”.
El verdadero cambio de imagen se introduce con la utilización de dos elementos fundamentales
I) En involucrar al recurso humano, como es el funcionario, cambiándole la mentalidad
asegurándole que si mejora su productividad ahora trabajará con menor esfuerzo en el
futuro y jerarquizará su función en el mañana.
Luego de lograr este cambio de mentalidad se buscó insertarlo en el proyecto,
haciéndolo partícipe de cómo se llevará a cabo esta tarea y dejándolo pensar e imaginar
los beneficios que obtendrá a través de las modificaciones del nuevo sistema.
Y finalmente, por saber utilizar bien al recurso humano llegar al beneficiario, cliente,
usuario o vecino y de otra forma venderle el producto,
II) El segundo elemento con el que se debe contar, es con la voluntad de la Administración
de proyectarse para este cambio que sin su consentimiento nada de esto hubiera sido
posible.
Se pensó al realizar todo esto en el beneficio de la comunidad y no en llenar sus arcas la
Comuna, y esto hay que remarcarlo.
De ahora en más el funcionario que hasta este momento atendía al solicitante en forma
manual pasa a estar frente a un ordenador que cuenta con un programa de atención al
público de solicitud al cliente discriminando en el mismo el tipo de partida, por tema o
sea Nacimiento, Matrimonio y Defunción y tipo de trámite, y que despliega el menú de
opciones de este último refiriéndose a todos los trámites que puedan ser requeridos por
los vecinos. Los mismos pueden ser gratuitos o pagos. La persona ingresa al recinto
abonando primeramente 26 pesos uruguayos (costo de cada partida), se advierte que aquí
está la primer diferencia del trámite anterior el cual primero se consultaba y luego se
abonaba, procedimiento éste que obstaculizaba el trámite y hasta hacía perder dinero
debido a que el vecino a veces no concurría luego a buscar el trámite que había
solicitado, determinando este último extremo un gasto por cuenta y riesgo de la
administración del recurso humano, el papel, y la fotocopia, en forma desmesurada.
Después de todo lo relatado hasta este momento y desde el 10 de agosto de 1999, se
comienza con la utilización efectiva de los dos sistemas el antiguo con aún partidas
fotocopiadas y el moderno con partidas digitalizadas.

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SISTEMA DIGITAL AÑOS 1960-1999

En este caso el vecino solicita la partida en mostrador, el funcionario digita sus datos, la pantalla
despliega el menú principal, se elige el tema por ejemplo nacimiento se individualiza la persona con
los datos del día de su nacimiento, y en pantalla aparece el índice de individualización si la partida
está escaneada o sea se encuentra dentro de los años 1960 a 1999 se “clickea” en botón VER, la
pantalla muestra la imagen y el vecino, luego de comprobar que es la suya la confirma y entonces se
da la orden de imprimir. Luego de este movimiento la partida aparece en una impresora en tres
minutos aproximadamente.
El funcionario autorizado para firmar realiza este último trámite y la partida es entregada al vecino.
En tiempos de demanda masiva el procedimiento total puede llegar a tardar entre 15 a 20 minutos, por
las demoras que puede acontecerle al usuario entre que abona el importe en caja, llega al mostrador, lo
atienden y se resuelve el trámite.
Este es entonces el procedimiento cuando la partida se encuentra dentro del período mencionado
llamado sistema digital total.

SISTEMA INTERMEDIO, (con atención al cliente digital y trámite con aún partidas fotocopiadas.
Si el usuario solicita el trámite de partidas en períodos fuera de estos años, se resuelve de la
manera que se describe a continuación, abona, espera a ser atendido en el mostrador, luego en el
momento de su atención, el funcionario digita sus datos personales mas el año de nacimiento,
matrimonio o defunción según sea lo requerido; en este caso la partida no está escaneada entonces se
envía por la red a fotocopiar, el archivero recibe la orden y manualmente busca el libro saca la
fotocopia requerida, esta pasa informáticamente al estado de línea de intervención y desde allí, luego de
ser autenticada por firmas autorizadas por el Secretario General de la Intendencia Municipal de
Montevideo, se interviene con el costo correspondiente y finaliza con la entrega de la partida al
solicitante, este trámite es más lento, promedialmente demora aproximadamente 40 minutos más que la
digitalizada.
A efectos de ilustrar estos dos procedimientos se incorporan a este trabajo imágenes de los
dos sistemas como lucen en distintas pantallas, para su mejor comprensión-.
La partida digital no sólo redujo tiempos de espera, benefició el “recurso humano” funcionario-
archivero con respecto a la disminución en su tarea en cuanto al esfuerzo físico que significa acarreo de
libros, reduciendo sustancialmente los graves problemas de salud en cuanto a la zona lumbar y otros
serios problemas de la columna vertebral que a lo largo de los años eran los grandes afectados, y por
ende se evita que el uso diario y continuo de los fondos con el deterioro del documento original,
(soporte de papel) y se manipule solo lo necesario.- Esto reducirá su utilización al momento de ser
marginada alguna modificación en sus márgenes.
Demás está decir que la calidad de la imagen del documento escaneado es por sobre manera superior al
fotocopiado, en virtud que fue muy prolijo el control de calidad practicado por los funcionarios del
proyecto, el cual de manera inmejorable suscribió su trabajo no sólo a la búsqueda del error, para evitar
que existencia de información en los índices sino que se buscó tal perfeccionamiento en la imagen, que
sin que el documento desvirtúe su verdadero estado de conservación , en él , las manchas que puedan
existir sólo serán encontradas porque las contiene pero no por imágenes difusas con puntos difusos
como es la imagen fotocopiada .
No podemos dejar de reconocer la utilidad de la fotocopiadora, ni de reconocerle sus ventajas,
en la época que nos sirvió, aceleró nuestro trabajo en forma inmejorable, tampoco podemos ser ingratos
y pensar que en virtud de que existe una nueva herramienta como lo es el escáner, la dejaremos de lado,

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de ninguna forma tal es así que la seguimos utilizando en nuestro caso es un elemento alternativo en los
casos que aún los años no digitalizados y de auxilio en ocasión de falta del sistema informático; pero no
obstante no podemos ocultar - el deterioro que produce la luz en un original, a lo largo de los años y
por su continuo uso, puede dar lugar a quemar el soporte papel, hoy matriz del documento partida; esto
hoy, puede ser imperceptible o a lo largo de los años esta utilización diaria y continua de luz le afectará
seriamente; hasta incluso posiblemente degradando el color de la tinta.
Volviendo al concepto de la imagen fotocopiada, digamos que el resultado es una imagen más difusa
que la escaneada, aunque la máquina con la que se trabaje sea de primera generación.
Se adjuntan dos partidas para ilustrar el comentario las cuales verificarán lo relatado, siendo la primera
partida fotocopiada sistema manual y la otra sistema digital total –escaneada-.

CONCLUSIONES FINALES
El proyecto llevado adelante en la Intendencia Municipal de Montevideo tiene entonces dos
modalidades de operación diferentes para atender los aspectos que tienen que ver con el ingreso masivo
y la operativa diaria (proceso de fotocopiado y digitalización).
Se instrumentó para cada uno su ambiente y procedimiento de trabajo, lo que permitió durante
todo el proceso mantener simultaneamente el Servicio funcionando a plenitud.
Para la operativa diaria se dispone entonces de “software” específico para las distintas tareas, la
entrega de una copia o la actualización del libro.
El llenado de un disco óptico(2.6 gigabytes, aproximadamente 32.000 imágenes por disco) se
pasa a producción operativa diaria, el disco solo se puede grabar una sola vez (ROM).
Toda la operativa soportada por dos servidores UNIX, tres escaners, y 6 PC,s en los puestos de
inndización y 8 PC,s en los puestos de control. Los discos con las imágenes grabadas se cargan en un
servidor de imágenes (servidor UNIX y JUKEBOX de discos ópticos con capacidad para 104 discos de
2.6 Gb.), la base de datos está ubicada en otro servidor UNIX con motor ORACLE y los puestos de
trabajo son PC,s con Windows 95.
El personal abocado a esta tarea fue mixto, de la empresa que realizaba toda la tarea de ingreso
e indizado y de la Intendencia que procedía a controlar imagen a imagen.
Por todo lo expuesto, ha quedado demostrado que la complejidad de nuestra sociedad requiere
de nuevas estructuras a fin de no perder el paso con respecto a la cada vez mayor cantidad y variedad
de problemas que debemos enfrentar. En tal sentido hasta hace un tiempo atrás, el Servicio que
prestaba el Registro Civil se sentía cada vez más acorralado por los distintos grados de dificultad de las
necesidades que aquejaban a los vecinos de Montevideo, En primer lugar y porque precisamente se
trataba de la capital del País que como consecuencia de distintas circunstancias de orden social,
económico o cultural, aglutina a las ¾ (tres cuartas) partes de la población del país, los problemas
tendieron a manifestares y por su propio volumen conjuntamente con infraestructuras inadecuadas para
manejar semejantes números, de manera eficiente nos indicaron en su momento que había llegado la
hora de replantearse el Servicio de manera de poder resultar verdaderamente útil a la población.
La problemática era muy compleja pero el desafío estaba planteado. Es así como nos
encontramos frente a la evolución del núcleo social básico como es la familia la que adoptado nuevas
figuras no previstas legalmente por lo cual se no se encuentra contenidos en nuestros índices como es el
ejemplo de la unión libre, de esta nueva forma de vida y costumbre se refleja en una creciente y notable
disminución de los registros de matrimonio a partir del año 1975 hasta nuestros días, va en aumento a
su vez de la cantidad de divorcios, de un constante número de nacimiento unido a un número mayor de
reconocimientos e investigaciones de paternidad.
Por todo lo expresado se puede demostrar que las modificaciones en los márgenes (marginales)
de las partidas en los últimos años dan lugar a un estudio pormenorizado de cada caso.

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 En escasas circunstancias entendimos que los primero que había que cambiar era la mentalidad
para que debido a ese cambio nos permitiera luego transformarnos de simples funcionarios en
funcionarios especializados en el manejo de información y documentación, muchas veces vital para los
vecinos de nuestro Montevideo, y de esa forma lograr dar el salto que nos pusiera a la cabeza de este
tipo de servicios.
Hoy día, luego de muchas horas de planificación, y de ardua jornadas de ejecución de tareas
como ser el estudio de cada documento para luego informatizar cada una de las actas de nacimiento, de
matrimonio y de defunción, podemos brindar un servicio acorde que pueda colmar las más variadas
expectativas de nuestros usuarios.

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