C OLE GI 0 DE POS T GRAD UADOS

SE CRE T ARIA'ADMINIS TRA T 1 VA

DIRECCION FINANCIERA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL

DEPARTA MENTO DE NÓMINA

Marzo, 2014

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL

DEPARTAMENTO DE NÓMINA

ing. Alejandro Ley ¡barra

Secretario Administrativo

Lic. Eva Patricia Deigado Escobedo

Subdirectora de Recursos Humanos
ÍND!CE DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE

NÓMINA
Página

1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................. 1

2. INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 2
3. ESTRUCTURA ORGÁNICA ..................................................................................... 5
5. ORGANIGRAMA .................................................................................................. 5
7. DEFINICIONES .................................................................................................... 7
8. POLÍTICAS ......................................................................................................... 8
9. FUNCIONES ....................................................................................................... 9
10. DESCRIPCIÓN DE PUESTOS .............................................................................. 10
JEFE DE DEPARTAMENTO .................................................................................. 10
JEFE DE OFICINA ................................................................................................ 12
...... ANALISTA ESPECIALIZADO.….….…….…....…..…….….........……............,…....….…14
...... ANAUSTA PROGRAMADOR (SUBDIRECCIÓN DE SISTEMAS, APOYO). ¿ 16
11. SIMBOLOGÍA UTILIZADA ..................................................................................... 18
12. UBPP'S QUE ¡NTERVIENEN ................................................................................ 20
DESARROLLO DE Los PROCEDIMIENTOS ........................................................... 21

13… PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES, POLITICAS ..................................................... 21

14. DESCRPCIÓN DEL PROCEDIM!ENTO ................................................................... 22
15. DIAGRAMA DE FLUJO .......................................................................................... 23
16. ELABORACIÓN DE NÓMINA Y POL!TICAS ............................................................. 24
17. DESCRPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................... 25
18. DIAGRAMA DE FLUJO .......................................................................................... 28
19. CANCELACIÓN DE RECIBOS DE SUELDO Y REEXPEDICIÓNES, POLITICAS.….…….3O
204 DESCRPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO .................................................................... 31
21. DIAGRAMA DE FLUJO .......................................................................................... 34
22… FORMATOS, REC!BO DE PAGO ............................................................................. 36
23. INSTRUCTIVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO ........................................ 37
24. WSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMA TO ................................................ 38
25. UNIDADES ADM!N!STRAT!VAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN Y/O
AUTOR!ZACIÓN DEL MANUAL ............................................................................... 40

MANUAL DE PROCEDlM¡ENTOS COLEGIO DE POSTGRADUADOS

¡

" $ECHA DE ELABORACIÓN No DE PÁGINA

DEPARTAMENTO DE NÓMINA MES …:… 1

03 2014 '
1.- OBJETIVO GENERAL.

P!anear, organizar, dirigir y controlar las actividades que se desarroiian en la elaboración de la nómina
Insiitucional e integración de los movimientos de sueldos y prestaciones que le afecta, con apego e las
poh'ticas y procedimientos establecidos. apoyándose en !a disponibilidad de los recursos materiates,
financieros y técnicos, manteniendo con satisfacción los objetivos institucionales cºn intereses y
aspiraciones legítimas de ios trabajadores
2,— |NTRODUCC!ÓN

El presente manual establece las bases de organización y funcionamiento del Departamento de Nómina, se
incluyen, tanto la identificación como la descripción de cada puesto.

Contiene, por lo tanto, políticas, funciones y estructura orgánica. señalando puestos, niveles jerárquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, así como las funciones de los puestos que integran el
Departamento.

Este documento ha sido elaborado por el Departamento de Nómina, con la participación de la Dirección
Financiera y su actualización es responsabilidad de quien lo emite, por lo que cualquier cambio que, por la
dinámica organizacional sea necesario incorporar, debe ser sugerido a dicho Departamento, quién previo
análisis determinará su inciusión
4.- ESTRUCTURA ORGÁNECA

JEFE DE DEPARTAMENTO

JEFE DE OFICINA

ANALESTA ESPECIALIZADO

ANALISTA PROGRAMADOR (SUBDIRECC1ÓN DE SISTEMAS, APOYO)

5.- ORGANIGRAMA
/
JEFE DE
DEPARTAMENTO

JEFE DE ANALISTA
OHC|NA PROGRAMADOR

(APOYO)
ANALESTA

ESPECIALIZADO
8.- POLÍTICAS

. Las políticas que integran este manual, deberán ser acatadas por el persona! que integra el
Departamento sin omisión aiguna.

' Únicamente a través de! Departamento de Nómina se efectuarán los pagos de sueldos y
prestaciones al personal dei Colegio.

. Ei Departamento de Nómina no está autorizado para modificar el padrón del personal (pEantiiia
presupuestal) y tabuiador de sueldos

' La asignación de sueldos por ingreso y aumentos, se hará en base al tabuiador de sueldos
autorizado.

. Observar los mecanismos implantados para la validación y control previos y posteriores a los
procesos de Nómina.

. El Departamento de Nómina es ei respºnsable de emitir oportunamente la Nómina para si paga de

saiario catorcenal a los empleados de! Coiegio de Postgraduados.

. No se efectuarán pagos fuera de Nómina, ¡os sueldos devengadas en periodos menores de ¡a

catorcena se incluirán en la siguiente catorcena.

- La recepción de movimientos que afecten nómina estará sujeta ai calendario establecido para ta!
efecto,

. Soto se dará trámite a la documentación que afecte la Nómina cuando esta se encuentre
debidamente autorizada.

. No se dará de a2ta en nómina por concepto de “nuevo ingreso" sin el documento de soporte
respectivo (Formato RH-O1 solicitud de personal).

- La actualización a conceptos de nómina y cifras de controi deberá ser autorizado por el Jefe del
Departamento de Nómina y respaidado por el documento respectivo.

. La autorización de proceso de nómina corresponde exclusivamente al Jefe del Departamento de

Nómina.

. La actuaiízación de este manuaí será responsabi£idad exclusiva del Departamento de Nómina

9.- FUNCIONES

- Aplicar, cump|ir y hacer cumplir las poííticas del presente manual y demás Eineamientos que se
encuentren establecidos en e! Colegio de Postgraduados…

- Administrar, controlar y mantener actualizado el Sistema de Nómina, que funcione de acuerdo 3 ¡as
necesidades del Coíegío de Postgraduados y en base a la normatividad vigente—

- Vigñar y controiar la Nómina y documentos básicos para el pago de sueldos y prestaciones al

personal.

- Llevar a cabo Ea vigilancia sobre el seguimiento a los mecanismos de validación y control durante el
proceso de Nómina.

. E!aborar la Nómina catorcenal para el pago de sueldos a los empleados del Colegio de
Postgraduados.

. Vaiidar y controiar ies movimientos previos al proceso de Nómina

- Proporcionar oportunamente ai Departamento de Tesorería la Nómina para su pago.

. Mantener actualizado el archivo maestre de empleados.

- Efectuar las afectacéones fiscales en forma correcta y oportuna

. Guardar y custodiar toda la documentación comprobatoria & información que afecte a ¡a Nómina.
. Generar y proporcionar reportes de Nomina a quien corresponda.

- Generar y proporcionar toda información referente a Nómina tanto para fines internos cºmo
externos.

- Proporcionar toda ia información y apoyo que se requiera, para ¡a reahzación de auditorías tanto
internas como externas.
10.- DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

JEFE DE DEPARTAMENTO

1. Puesto inmediato superior:

Director Financiero.

2. Puesto(s) bajo su mando:

Jefe de Oñcina
Anaíista Especializado

3. Reiaciones internas:
De coordinación con:
Su jefe inmediato.
Los Departamentos de ¡a Administración Central y Campus.

4. Relaciones externas:
De coordinación con:
El ISSSTE.. SAGARPA y SHCP

5. Actividad genérica:
Planear, organizar, dirigir y controiar todo lo concerniente al prºceso de Nómina
de empleados del Colegio de Postgraduados.

6.- Actividades específicas.

6.1 .- Actividades diarias:

Cºordinar programas de trabajo

Promover y coordinar ei buen funcionamiento del Departamento

Firmar Ios movimientos que afecten la Nómina

Firmar la documentación que emane del Departamento.

Supervisar las cifras de control de Nómina. emitidos por el sistema informático.

Cumplir y hacer cump!ir las potíticas estabiecidas tanto internas como externas.
Efectuar actividades propias de su puesto que te sean encomendadas.

6.2.- Actividades periódicas:

Proporcionar información veraz y oportuna a los directivos que la soliciten.
Asistir a reuniones de trabajo con los Jefes de Departamento.
Etaborar y coordinar programas de trabajo de su Departamentº.
Veríñcar la distribución de reportes emitido por ei Sistema de Nómina.
Verificar el cáicuio de impuestos.
Eiaborar y presentar informe de actividades a la Dirección Financiera.
Efectuar actividades propias de su puesto que Ie sean encomendadas
Emitir reportes de prima de antigt¡edad, plantiilas por UBPP., prótesis, ASAMAC.,
Cáiculos de ISPT por zonas, incrementos salariales, etc.

6.3.— Actividades eventuaies:

Participar en la formulación de nuevos proyectos.

Supervisar la operación del Sistema de Nómina.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.— Conocimientos teoricwpráctico.

7.1.— Escolaridad:
Licenciatura en Contaduría 0 Administración.
7.2.- Conocimientos requeridos:
Proceso administrativo

Ley del ¡SSST&, ISR.

Presupuestºs…

?.3.- Experiencia:
Tres años como jefe en puestos similares fuera del Coiegio, y se considera que el
puesto será conocido por al empleado en un mes en forma satisfactoria

8.- Número de empíeados en el puesto:

1 (uno).

9.- Horario normal de trabajo:

De 8100 314100 y de 16:00 a 18 00 hrs.
JEFE DE 0F3CINA

Puesto inmediato superior:

Jefe de Departamento.

Puesto(s) bajo su mando:

Ninguno

Relaciones internas:
Con su jefe inmediato.
De coordinación con los Departamentos de la Administración Central y Campus.

Relaciones ex£ernas:
De coordinación con ¡a SAGARPA (Coordinadora cie sectºr) y SHCP.

Actividad genérica:

Recepción y revisión de movimientos a efectuar para el proceso de Nómina,

así como caicular y verificar el impuesto sobre el producto del trabajo de Eos
empleados del Colegio.

Activiciades especificas.

6.1 .— Actividades diarias:

Control de recibos cancelados y pagos extraordinarios.

Recibir la documentación que afecte el proceso de Nómina.

Cálculos extraordinarios para el procesa catcrcenal de Nómina…

Conversión del tiempo extra laborado que envían los UBPP y Campus.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas…

6.2.- Actividades periódicas:

Conciliar cancelaciones de recibos y pagos extraordinarios con el

Departamento de Contabilédad,

Controíar altas, bajas, permisos y cambios a! proceso de Némína.

Calcuiar impuestos (ISPT), trimestralmente.

Recepción de tiempo extra y horarios discontinuos.

Obtener del Jefe de Departamento firma de autorización en 105 documentos

de afectación a! proceso de Nómina.

Actuaíizar las tablas para el cálcqu ISPT.

Controlar becas CABOS.

Turner al Jefe del Departamento Eos movimientos autorizados para ei proceso

de Nómina

Actuaiizar la piantilia y tabuladores autorizados por SHCP.

Caicular el ISPT, De Eos pagos a cuenta de salario.

Efectuar actividades propias de su puestº que ie sean encomendadas.

6.3.- Actividades eventuales:
Preparar y presentar información que solíc1te Ea coordinadora de sector.
Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.
1. Conocimientos teórico-prácticos.

7.1.- Escolaridad:
Carrera técnica

7.2.- Conocimientos requeridos:

Conocimientos básicos de computación.
Ley del ISR:

Ley del ISSSTE.

Manejo de calcuiadora.

7.3.— Experiencia:
Como analista 0 puesto similar dos años fuera del Coiegio, y se considera que el
puesto será conocido por eE empieado en un mes en forma satisfactoria.

8.— Número de empleados en el puesto:

? (uno).

9.- Horario normal de trabajo:

De 8100 a14:00 y de 16:00 a 18:00 hrs,
ANALISTA ESPECIALIZADO.

Puesto inmediato superior:

Jefe de Departamento…

Puesto(s) bajo su mando:

Ninguno.

Reiaciones internas:
Con el Jefe inmediato.
De coordinación con los Departamentos de la Administración Centrai y Campus.

Relaciones externas:
No requiere,

Actividad genérica:
Controlar cancelaciones y reexpedioiones de sueldos, préstamos a cuenta de sa!ario.

Actividades específicas.

6.1 .… Actividades diarias:

Controlar las cancelaciones y reexpedicíones de sueldos.

Efectuar actividades propias de su puesto que ¡e sean encemendadas.

Controlar y custodiar los listados y recibos de Nómina

6.2.— Actividades eventuales:

Controlar préstamºs a cuenta de satario.

Revisaríiltres de captura de movimientos que modifican Eos pagos catorcenaies

Revisar póiiza de diario por ei proceso cakorcenal de Nómina.

Apoyar en la codificación de movimientos que afectan el proceso de Nómina.

Efectuar actividades propias de su puesto que ¡e sean encomendadas

6.3.- Actividades eventuales:

Efectuar conciiiaciones del ejercicio de capituio 1000 "servicios personales” contra
el presupuesto autorizado.

7.- Conocimientos teórico-prácticos.

7.1.- Escolaridad:
Carrera técnica.
ANA£.ISTA PROGRAMADOR

(SUBDIRECCIÓN DE SSSTEMAS, APOYO)

Puesto inmediato superior:

Subdirector de Sistemas Informáticos.

Puesto(s) bajo su mando:

Ninguno.

Relaciones internas:

De coordinación con su jefe inmediato. Departamento de Nómina

Departamentos de ¡a Administración Cent;al, Campus y la
Subdirección de Sistemas Infºrmáticos…

Relaciones externas:
ND requiere.

Actividad genérica:
Proceso de la nómina catorcenal de los empleados del Colegio de Postgraduados.

Actividades específicas:

6.1— Actividades diarias:

Procesar ¡05 sistemas informáticos en operación de su Departamento.

Efectuar proceso de programas informáticos.

Resguardar 105 archivos det Sistema de Nómina.

Actualizar los archivos de Nómina.

Efectuar aitas, bajas y cambios en el Sistema de Nómina.

Validar Eos movimientos cie afectación ai Sistema de Nómina

Manejar la documentación de análisis de los sistemas.

Efectuar actividades propias de su puesto que ¡e sean encomenáadas.

6.2.- Actividades periódicas:

Rea|izar y controlar el proceso de Nómina.

Elaborar cuadros de movimientos a Nómina.

Observar ¡a impiantación de nuevos sistemas.

Emitir cifras de control de nómina para Contabilidad.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

6.3.- Actividades eventuales:

Asistir a reuniones con tos Jefes de Departamentº.

Procesar reportes especiales.

Efectuar actividades propias de su puesto que le sean encomendadas.

7.- Conocimientos teórico—prácticos.

7.1 .- Escolaridad:
Ingeniero en Sistemas y/o carrera técnica.

7.2.- Conocimientos requeridos:

Análisis y diseño de sistemas

Lenguajes programación como V¡SUAL FOX PRO.

Manejo de WINDOWS y paqueterías como WORD y EXCEL.

7.3.- Experiencia:
Como analista programador 0 puesto similar tres años fuera del Colegio, y se

considera que eí puesto será conocido por el empleado en dos meses en forma
satisfactoria

8.— Número de empieados en el puesto:

1 (uno)'

9.— Horario normal de trabajo:

De 8:00 a 15:30 hrs.
11- SÍMBOLOGÍA UTIL¡ZADA.

….………í

¡NICÍO 0 TERMINO,

Indica eí principio o fin det proceáimiento

ACTIVIDAD.

Representa ias actividades que se desarrotlan en el procedimiento.

DOCUMENTO.

Representa un documento que se uiiliza 0 se genera en el procedimiento.

DECIS!ÓN

indica un punto del procedimiento en donde se debe tomar una decisión,

entre dos opciones.

C 0NSU L TAS Y PROCESOS EN PANTALLA.

Indica la captura, proceso y consultas de información en un sistema

informático establecido.

Representa el archivo de información en disco.

ARCHIVO PERMANENTE.

Indica el depósito de un documento o información dentro de un archiva

ARCHIVO TEMPORAL.
indica la guarda de un documento por un periºdo determinado, es decir

en forma temporal.

CONECTOR FUERA DE PÁGINA

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que

continúa el procedimientº

C 0NEC TOR DENTRO DE PÁGINA.

Representa una conexión o enlace en la misma hoja, de una pane del

diagrama Cºn otra íejana del mismo.

DIRECCIÓN DE FL wo.
Conecta los símbolos, señalando el orden en que se realizan las

distintas actividades.
DESARROLLO DE LOS PROCEDIMIEN T OS.

13.- PERCEPCIONES YDEDUCCIONES

POLÍTICAS.

- El Departamento de Servicios al Personal deberá notificar al Departamento de Nómina.

mediante el Formato RH—08; ias percepciones o deducciones que por determinado

concepto se tengan que efectuar a algún trabajador a través de nómina.

— El monto total de las deducciones no deberá exceder dei 30% del salario totai.

- Toda percepción o deducción deberá estar respaldada por el documento

de referencia.
14.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.

RESPONSABLE

& No. ACT. ]

DEPARTAMENTO DE SERVICEOS 01

AL PERSONAL

02
DEPARTAMENTO DE NÓMENA: 03
JEFE DE OFICINA.
04
ANALiSTA PROGRAMADOR. 05
JEFE DE OF!CINA. 06
07

ACTIV!DADES

Llena formato RH—GB “movimiento de percepciones

y deducciones” por aiguno de los siguéentes
Conceptos:

A) .—Faltas injustificadas.

B) .-Diferencias de ¡SPT,

C) .—Responsabilidad de empieados…

D) .—Útites escolares.

E) .—Reconocimíento por años de servicio.

F) .»Prima quincenal

G) .—Premio por puntualidad y asistencia.

Turna formato a! Departamento de Nómina.

Recibe formato RH-08, revisa y verifica

3.1» Si está correcto, firma de recibido,

continúa con la actividad Nº. 4.

3.2.- Si es incorrecto devueive a Departamento

de Servicios ai Personal para su corrección,
haciendo la observación, continua en [a
actividad No. 01.

Turna al Anaiista Programador.

Recibe formato RH—GB, actuaiiza en ei sistema

de Nómina.

5.1 .-Devue£ve formato RH»08 al Jefe de Oficina.

Recibe y archiva formato RH-08.

Fin del procedimiento.

15.— DIAGRAMA DE FLUJO

Jefe de Oñcina de!

Depadamenio de
Nómina recibe
formato RH—UB y
revisa

Se devuelve al
Depar13mento de
Servicios ai Personal
formaio RH438 º
haciendo ¡a observación

Jefe de Oñcina ¡"¡me

de recibido y ¡o ¡uma al 1—-
:

Analista Programador

EI Anaiista
Programador
recibe formato
RH-DB

ElAna!ista Xx_
¡ Programador *.
actualiza en
sistema de
Nómina ¡

_/

E1Analista Programador

devuelve formato RH-08 al --

Jefe de Oñcina 0

RH05

“&&/x

—+

Jefe de Oñctna
recibe forma£o
RH-08 y archiva

RH»OB

FIN DEL
PROCED)MIENTO
16.— ELABORACIÓN DE NÓMINA
POLÍTICAS:

- Los movimientos que afecten la nómina se recibirán en los días y horas señalados en el
caiendario que para tal efecto se eiabora y distribuye a los responsables de las UBPP'S

. No se recibirá ningún movimiento después de ta fecha señalada en cada catorcena

- Para dar de alta en nómina a un emp!eado de nuevo ingreso es requisito indispensabie
el envío a la Oficina de Nómina del formato RH-OT, sin este formato no se dará de alta

a ningún empleado.

o La actualización a cºnceptos de nómina y cifras de contro! deberá ser autorizada por el

Jefe de Departamento de Nómina.

- Los sueldos devengados en periodos menores de te catorcena se incluirán en la

siguiente Nómina.

- La autorización de la orden de proceso de Nómina corresponderá al Jefe de

Departamento de Nómina
.] 7.- DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIEMIENTO.

RESPONSABLE [ No. ACT. !

JEFE DE OFICINA

JEFE DE

DE PARTAM ENTO,

ANALISTA
ESPECIALIZADO.

01

02

03

04

05

06

07

08

ACTNIDADES

Recibe del Departamento de Servicios

Personal, formatºs RH-01. RH-02, RH—03,
RH-04, RH-05, RH-06, RH-GT, RH—08. RH—09,
RH-1T

Recibe formatos revisa y verifica…

2.1.- Si están correctos. firma de recibido,

continúa en ¡a actividad No. 3.

2.2_— Si están incorrectos, devuelve al

Departamento de Servicios al Personai
para su corrección, haciendo Ea observación.
continúa en ¡a actividad NDA 01

Tuma formatos a! Jefe de Departamento

Recibe formatos.

4.1.— Captura datos de actualización ¿¡ nómina

correspondientes a Ea catorcena en ei
Sistema Informático de Nómina.

Obtiene fittros de nómina y turna ai Analista

Especiaiizade.

Recibe filtros
Verifica si los datos de actuaiización se

hicieron correctamente.

7.1.— Si están correctos… Continúa en ¡a

actividad No. 8.

7.24- Si están incorrectos devuelve a! Jefe

de Departamento para su corrección a través
dei sistema informático. Continúa en ¡a
actividad No… 06.

Obtiene reporte analítico y verifica Empuestos

correspondientes a ¡a catorcena

8.1.» Si está correcto ñrma de Vo. 80. y turna

ai Jefe de Departamento, continua en la
actividad No. 091

8.2…- Si está incorrecto corrige y turna al

JEFE DE
D E PARTAME NTO.

ANAL?STA
PROGRAMADOR
(SESTEMAS)

JEFE DE
DEPARTAMENTO

ANALISTA ESPECIALJZADO

ANALISTA
PROGRAMADOR

09

1G

11

12

13

14

15

16

Jefe de Departamento para su corrección

a través del sistema informático, continua
en ¡a actividad No.06.

Recibe documentos de actualización a nómina

verificados

Autoriza al Analista Programador eE proceso

de Nómina.
Procede & procesar nómina catorcenal.

Obtiene los siguientes reportes en la 13.

fase del proceso:

A).— Nómina general.

B).— Recibos de pago.

C).— Reporte de pagos líquidos.

D).— Pótiza de eg;esos.

E).— Cifras de controi por UBPP.

F),- Póliza de diario por cancelaciones—

Tuma reportes al Jefe de Departamento.

Recibe reportes, rubrica y turna ai Anaiisia

Especializado para su distribución

Recibe reportes y distribuye, archivando Ios

acuses de recibido:

A).— Nómina genera! al Departamento de

Contabilidad Formuiación y Control
Presupuestal

B).- Recibos de pago y reporte de pagos

líquidos, a los Departamentos de Tesorería,
Contabiiidad, Formulación y Centro!
Presupuestal.

En ¡a segunda fase del proceso de nómina.

obtiene los siguientes reportes:
A).— Directorio de empleados,

Alfanumérico…

Numérico.

Por UBPP:
B).— Aportaciones y descuentos por préstamos…
C).- Aportaciones al tSSSTE y FOVESSSTE
D)…- Cuotas sindicaies.

17
JEFE DE 18
DEPARTAMENTO
JEFE DE OFICINA 19
20

E).— Pago de seguro de vida individual.

F).— Reportes ISPT.e 1NFONACOT.

Turna reportes al Jefe de Departamento.

Recibe reportes, rubrica y turna al Jefe de Oficina

para su distribución.

Recibe reportes y distribuye. archivando los

acuses de recibido:

A).— Aportaciones por descuentos y présiamos

a ¡a Caja de Ahorro y Departamento de
Contabiiidad, Formulación y Control
Presupuestai

B),- Aportaciones ai ISSSTE y FOV¡SSSTE, al

Departamento de Contabilidad. Formulación
y Control Presupuestai.

C).— Cuotas sindicaies al SINTCOP y SIACOPV

E).— Pagos de seguro de vida individual a

METLIFE y PROV!DA al Depañamento de
Contabilidad, Formutación y Control
Presupuestal.

Fin de! procedimiento.

18.- DIAGRAMA DE FLUJO

EE Anaiista
Especializada Firma de
Vo BD y turna al Jefe de

Departamento el
reporte anaiitico

Repode Anaínico

Nómina recibe
formatos

INICIO E1Jefe dei

. Departamento de
:

Jefe de Oñcina recibe

del Departamento de
Servicios ai Personai
fomatos RH-O1. 02,
,_— E1Anaiista El Jefe del
es, 04. 83'y0169 07. 08— / El Jefe del X Especializado Departamento de
R… 02 03 04 0506 / D?Pánamentºtde X. deuuetve al Jefe del Nómina Recibe
07_0&'09'y1' ' ' Nomma_ actuaicza ? Departamento de documen205
”& en s¡stema /¡ Nómina para su Verifecados
anormático corrección. Repocae Anaíili
Jefa de Oficina “““ ………………
Revisa fmmatos o … ¡
RH ¡..
g;13;;gg- 3:3,704. “ ºº- EI ¡efe del El Jefe del Departamento
Departamento de EE Analista de Nómina Autoriza al
Nómina obtiene ñitros y Especializado obt'sene ,: Analista Programador
turna al Anaiista repone analítico y (Sistemas) procesar la
Especializado veríñca impuestos nómina
Reporte Analitica

Devueive al
Departamento de
Servicios al Personal
para su corrección

Ei Analista
Especializado Recibe
filtros y verifsca datos

¿Es
correcto?
haciendo ¡a de actualización

observación A
RH-01. oz. 03. 04. 05 06,
97. 08. es y 17 2

El Analista
Especializado hace ¡a
observación a! Jefe de!
Departamento de
Nómina para su
corrección…

Jefe de Oficina firma

de recibido y turna
formatos RH ai Jefe
del Departamento º

de Nómina

RH—U1.UZ_Ú3.M,GSDG,
OT. 08. 09 y 17

Manual de |)mcedimlenms del Depnrimncnlo de Nómina

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COLEGIO DE POSTGRADUADOS
DEPARTAMENTO DE NÓMINA

NO… DE PÁGINA

29

FECHA DE ELAIORAC!ÓN
MES AMD

03 2014

El Analisia Programador
(Sistemas) procede a
procesar la nómina
calorcenai

Ei Analista Programador
(Sistemas) obtiene tos
siguientes Reportes
R&Cbb05 de Fé“

Pé aa diaria por
Cancelacione

Anaíísta Programador
turna reportes ai Jefe
de Departamento.

En segunda fase dei

proceso de nómina, ei
Anaíista Programador
(Sistemas) obtiene los

EI Amatista Programador
(Sistemas) turna
reportes al Jefe de
Departamento

'… !
A) A!Íanum énco,
Numérico y ¡mr : ' '

B) Aponac¡ones y descuenlcs
por prés!amos,

C) Aportaciones al
!SSSTE y FOVIS

El Jefe del Departamento

recibe repmtes. rubrica y
turna al Jefe de Oñcina
para si distribución

F) Repones ISP1“ e

FNFONACGT.

reportes para su distribución

El Jefe de Oficina recibe

archivando Ios acuses.

D
F

Analista Especializado
recibe reportes y
distribuye archivando
ios acuses.

Jefe de Departamento
récibe reportes, rubríca y
turna aEAn:—11ista
Especializado para su
distribución.

Nómina Gene4ai. al
Departamento de

Conlabilidad Formutauán y
Control Presupues ,

Recw-s de page repone de

pagos %iquidosl ¿¡ ¡us
Departamentos deTesoreria y
Ccmabi!idad F onnu¡ación y
Ccn(mí Presupuestal.

Apodacuones por descuentos y

Depanam amo de Contabilidad,

réstamos a la caja de ahorro y

Dmulac&ón y Conlrol P '

Aponac¡ones al ISSSTE y
FOVISSSTE aa Departamenío de

Conlabitudad. Formuieción y Control

PresupuestaE

Cuotas 5inc£?cales al SENTCOF y

Pagos -e egurn de vida indivxdual

METLIFE. PROVIDA al

Deparlamenlo de Coniahmdad
Formulación y Conlrol P '

F!N DEL
PROCEDIMIENTO

Manual de pmcedimiemos del I)c|mnamcmo de Nómina

MANUAL DE PROCEDIM1ENTOS

COLEG|O DE POSTGRADUADOS

DEPARTAMENTO DE NOMINA

FECHA DE ELABORAC¿ÓN NQ DE FÁG!NA

MES ANO

03 2014 30

19.- CANCELACIÓN DE RECIBOS DE SUELDO Y REEXPEDICEONES.

POLÍTICAS.

() La cancelación de recibos y reexpediciones de pago es responsabilidad del Departamento

de Nómina.

() El Departamento de Nómina conservará los recibos no cobrados por un periodo de dos

catorcenas, al ñnai de éste se procederá a su cancelación D reexpedición, previa aclaración.

o El Departamento de Nómina es responsable de detectar y cancetar los recibos que por

alguna causa son mal caicuiados o impresos por e! sistema informático.

o Las reexpediciones de sueldºs se efectuarán en la nómina normai, nunca por medio de

cheque o de extra nómina.

() El Departamento de Nómina, invariablemente, deberá notíñcar a Eos Departamentos de

Cºntabilidad, Formulación y Centro! Presupuestal y Tesorería ¡a canceiación de recibos y

reexpedíciones y recíprocamente.

Manual de pm::edimiemos dei [Mpnnanmnm de Nómina

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COLEGEO DE POSTGRADUADOS

DEPARTAMENTO DE NÓM3NA MES ”“º

F£CHA DE ELABORAC1ÓN NO DE PÁGINA

03 2014 31

20.- DESCRICIÓN DEL PROCEDIMI£NTO

RESPONSABLE £ No. ACT. [ ACTIVIDADES

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

01 Envía, mediante oficio, recibes originales que

no fueron cobrados por el interesado el
Departamento de Nómina.

DEPARTAMENTO DE NOMINA: 02 Recibe documentos.

ANALISTA ESPECIAL¡ZADOL
03 Elabora relación de recibos en originai y copia.
04 Turna relación y recibos ai Jefe de Oficina.
JEFE DE OFICINA. 05 Recibe relación, revisa:
6.1.— Si esta' correcto continúa en Ea actividad No. 6.
6.2.— Si está incorrecto devuelve al Anaiista
Especializado para su corrección, haciendo ¡a
observación.
Continúa en ia actividad No 04.
06 Turna relación y recibos a! Jefe de Departamento
JEFE DE DE?ARTAMENTO. 07 Recibe documentos, rubrica relación y turna
originai a! Anaiista Programadon
ANAL?STA PROGRAMADOR. 08 Recibe relación y procede a crear pasivo en Sístema
(SiSTEMAS) de Nómina.

09 Nºtifica al Jefe de Departamento ¡a creación de

pasivo y queda en espera de que informen si es
cancelación o reexpedición de pago.

JEFE DE DEPARTAMENTO 10 Turna copia de reiación y recibos al Anaiista

Especiaiizado. solicitando !a e1aboración cie oficios.
ANALISTA ESPECIAL!ZADO 11 Recibe y procede a efaborar oficios dirigidos al

responsabie de Ia UBPP, de adscripción del

empieado que no cobró. solicitándoie indique si
procede o no a la cancelación.

Mnnu.¡í dc pmcedimicmus dul Depannmmno de Nómina

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COLEGIO DE POSTGRADUADOS

DEPARTAMENTO DE NOMINA MES Añº

FECHA DE ELABORAC!ÓN NO DE PÁGINA

03 2014 37—

JEFE DE DEPARTAMENTO

JEFE DE OFICINA.

RESPONSABLE DE LA UBPP.

DEPARTAMENTO DE NÓM¡NA:

JEFE DE OFICINA.

JEFE DE DEPARTAMENTO

ANAL!STA PROGRAMADOR

JEFE DE DEPARTAMENTO

12

13

14

15

16

17
18

19

20

21

22

23

Tuma oficios y recibos al Jefe de Departamento,

Archiva copia de la reiación.

Recibe oficios y recibos, veriftcat

13.1.— Si están correctos continúa en la

actividad No.15.

13.2.— Si están incorrectos devuelve al Analista

Especializado para su corrección haciendo
¡a observación. Continúa en ¡a actividad
No. 11.

Firma y entrega al Jefe de Oficina para su envío.

Recibe oficios firmados y envia a los responsables

de ¡as UBPP. correspondientes.

Recibe oficio y notiñca al Departamento de Nómina,

a través de oficio, si procede o no ¡a cancetación de
sueldo anexando documento de respaldo…

Recibe ºficio con la respuesta de ¡a UBPP, turna a!

Jefe de Departamento

Recibe oficios y verifica:

18,1_- Si es reexpedición continua en la actividad

No. 19.

18.2.- Si es cancelación sigue en ia Act No. 28.

Turna oficio al Analista Programador para que

Incluya Eos sueidos no cobrados en ¡a siguiente
catorcena y saide el pasivo creado.

Recibe oficio.

Actualiza en Sistema de Nómina, salda pasivo

creado y emite póliza de diario.

Archive oñcio y Turna póliza 31 Departamento de

Cºntabilidad, Formulación y Control Presupuestal.

Envía. mediante oficio, recibos originales no

cobrados al Departamento de Tesoreria para que
Manual de gn'9cedimicnlos dd Dwarlameuiu du: Nómina

MANUAL DE PROCED!M!ENTOS COLEGIO DE POSTGRADUADOS

DEPARTAMENTO DE NÓM¡NA MES Añº

FECHA DE ELABORAC[ÓN NO. DE PÁGINA

03 2014 33

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA

JEFE DE DEPARTAMENTO

ANALESTA PROGRAMADOR

DEPARTAMENTO DE CONTABIL¡DAD,
FORMULACIÓN Y CONTROL
PRESUPUESTAL.

24

25

26

27

28

29

30
31

32

sean pagados,

Recibe oficios y recibos originales para que

sean pagados.

Informa a! empleado que deberá soiicitar a

COMETRA su recibo norma! y ¡os recibos que
no ha cobradº,

Si es necesario procede a cancelar ios recibos

originales

Envía recibos cancelados. a través de oficio, al

Departamento de Contabilidad con copia al
Analista Programador.

Recibe copia dei oficio de recibos canceiados.

Procede a saldar pasivo creado en Sistema de

Nómina, emite póliza de egresos

Archive copia dei oficio y turna póiiza al

Departamento de Contabitidad, Formulación y

Control Presupuestal.

Recibe pólizas, oficios y recibos cancelados,

registra y archiva.

Fin del procedimiento.

Manual de pmcedimicums del Deparlameum de Nómina

FECHA DE ELABORAC¡ÓN NO. DE PÁG!NA

DEPARTAMENTO DE NOMINA MES Ҽ 4 4
03 201 4 º
21.- DIAGRAMA DE FLUJO
Jefe de Oficina El Jefe de

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COLEG!O DE POSTGRADUADOS
INLCIO

Departamento de
Tesorería mediante oficio.
envía recibos originafes
que no fuemn cobrados al
Departamento de Nómina.

…
Y

turna relación y
recibos al Jefe de
Departamento

El Jefe de Deparíamento
recibe documentos. rubrica
relación y turna original a
Analista Programador
(Sistemas), quedándose

con una copia.

Analista Especializado del
Departamento de Nómina
recibe documentos.

Analista Especiaiizado
elabora relación de recibos

en original y copia.

_;

—-)

Analisla Especializado
turna reiación y recibos al

Jefe de Oficina.

Jefe de Oftc¡na recibe

relación y revisa

¿Es
correcto?
/

./ (Sis€emas), recibe

relación y procede a

/An/añsla Programack.vax

X
¡

crear pasivo en sistema /

de nómina.

—E_D

Depañamenlo turna

copia de relacion y

recibos al Analista
Especializado para la
eEabnración de oficios

Analisia Especualizado
recibe y procede a ¡a
elaboración de oñcios
dirigidos a las diferentes
UBPP. indicando si
procede o no la

cancelación..

* Departamento ¡irme y

EI Jefe de

entrega ai Jefe de
Oñcina para su envío.

“"'xí
E! Jefe de Oficina
recibe oficios
ñrmados y envía a
tos responsables de
¡as UBPP.

L/r]

Analista Especializado
turna oñcios y recib05 al
jefe de Departamento.
archiva copia cie

relación

Analista Programador
(Sistemas), notifica ai Jefe

de Departamento la creación
de pasivo y queda en espera

de que le informen si es
cancelación o reexpedición
de pago.

Jefe de Oñcirsa devuelve a?

-—- Analisla Especializado para su

corrección.

Jefe de Departamento
recibe oñcios y
recibos, veriñca.

Devuelve ai Anal¡sta
Especializado para su
corrección haciendo ¡a

observación.

Responsah5e de Ia UBPP
recibe oficio y notiñca a!
Jefe de Oñcina ¿¡ través
de oficio si procede o no
¡a canceiación_ anexando
documento respaldo.

»—*x/P
Jefe de Oficina recibe
oñci0 con ia respuesta de
!a UBPP y lo turna al Jefe

de Deparlamenio.

Manual de procedimicmox del Deparlnmcnlo du Nómina

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COLEGIO DE POSTGRADUADOS

DEPARTAMENTO DE NOMINA

FECHA DE ELABORAC¡ÓN

NO DE PAGINA

MES ANO

03 2014
35

El Jefe de Departamento

…..…..

Cancelación

recibe oñcios y veráñca.

Reexpedición.

El Jefe de Departamento
enan mediante oficio
recibos originales no

cobrados ai Departamento
de Tesorería, para que sean
pagados.
Tuma oftcto al Analista
Programador (Sisiemas) para
que incluya ¡os sueldos no
cobrados en la siguiente
catorcena y salde el pasivo
creado

Ana1ista Programador
(Sistemas) Recibe
oficio.

_-/-—'" ' N
//'Analista Programador N
/ (Sistemas), actuaiiza en x…

sistema de nómina. salda 3

X'Qasivo creado y emite póliza

xxxde ciiario.

Analasta Programador
(Sistemas) archiva ºficio y
Tuma póliza ai
Depaúarnento de
Contabilidad. Formulación y

Control Presupuestai

L_1/4
Ei Departamento de
Tesorería recibe oñcios y
recibos originales para que
sean pagados.

º/f

El Departamento de
Tesorería informa al
empieado que deberá
soiíci(ar & COMETRA su
recibo normal y los recibos

que no ha cobrado.

FIN DEL
PROCEDIMIENTO

El Jefe de Departamento 56 es
necesario procede & canceíar los
recibos ºriginales.

l…

El Jefe de Departamento por oñcio

envía recibos cancelados al
Departamento de Contabilidad con
copia al AnaEista programador
(Sistemas)

5:53
Amatista Programador
(Sistemas) Recibe copia de
los recibos cancelados.

Analista Programador
(Sistemas) procede a saldar
pasivo creado en sistema de

nómina. emite póliza de

egresos.

Ana¡ista Programador (Sistemas)

archiva copia del ºficio y ¡uma
póliza Departamento de
Contabilidad. Formulación y

Centro! Presupuestal.

Departamento de Contabiiidad.
Formulación y Centro]
Presupuestal, recibe pé¡izas.
oñcios y recibos cancelados.
registra y archiva.
Manual cie prºcedimientos dci Dcpanmnenm de Nómina

MANUAL DE PROCEDEM3ENTOS COLEGIO DE POSTGRADUADOS

FECHA a£ ELABORACIÓN NO. DE PÁGINA

DEPARTAMENTO DE NOMINA MES año 3 6

03 2014

22.- FORMA TOS

RECIBO DE PAGO

Manual ú: pwccdimícnms du! Depariumcnld de Nomina

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COLEG!O DE POSTGRADUADOS
DEPARTAMENTO DE NOMINA

FECHA DE ELASORAC¡ÓN NO… DE PÁGiNA

MES ARG

03 2014 37

23.- INSTRUCTEVO PARA EL USO Y MANEJO DEL FORMATO

Nombre.
Clave.

Objetivo.

Fuente de información:

Documento (5) base.

Documento QS! gue genera:

Recibo de Pago.

Nula.

Servir como documento comprobatorio del pago de sueldos

a los empleados dei Colegio, en este documento se incluyen

percepciones y deducciones.

Plantilla autorizada para cada UBPP.

RH—D1,03, 07,08 y “

Póliza de egreso.

Elaboración v autorización del formato.

Medio de elaboración
Elabora
Revisa.

Autoriza

Medida

Distribución de e¡emºlares

Orden Color
Original parte 1 Institucional
Originai parte 2 Instituciona!

Automatizado (por computadora)

Analista Programador (Sistemas).

Jefe de Departamento.
Director Financiera.

20 x 11 centimetros.

Destino

Depto… de Contabitídad Form.

y Centro! Presupuesta1.

Empleado

Uso

Comprobante de pago ai empleado,

registro y control.

Comprobante cie sueido.

Manual de prnce<limienlos del Dcpur|mueum de Nómina

MANUAL DE PROCED|MIENTOS COLEGIO DE POSTGRADUADOS

FECHA DE ELABORAC(ÓN NO DE PÁGENA

DEPARTAMENTO DE NOMINA MES “¿º ,, 8

03 2014 º
24.- INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO.

[ DENOMINACION DEL APARTADO | FORMA DE LLENADO

1.— FIRMA. El empleado estampará su firma de conformidad de las

Cantidades que aparecen en su recibo de pago

2.— FECHA. Anotar ¡a fecha det proceso de Nómina…

30- FOL!O Anotar el número de foiio correspondiente al empleado

en el Sistema de Nómina.

44- NOMBRE. Anotar apeiiido paterno, materno y nombre (5, 3003racteres)

de; empleado.
5.- NÚM. Anotar ei número de empleado que se le asignó al

ingresar a! Cofegio.

6.— R.F.C. Anotar el Registro Federal de Contribuyentes y homocfave

del empleado.

7.— UBPP. Anotar el número de la UBPP. de adscripción de! empleado.

8.— TC Anotar la clave correspondiente al tipo de contrato del

empleado.

91— Z.P: Anotar Ia ciave correspondiente a ¡a zona de pago

10.— CVE: PROGRAMÁTICA Anotar la clave programática en la que participa la UBPP…

de adscripción def empieado.

11.- CTNA: Anotar el número de ¡& catorcena que se está pagando

12.— PERIODO DE… A___ Anotar ¡a fecha de inicio y terminación de! período que se
paga.

13.— CVE. Anotar eE número de clave de las percepciones dei empieado.

Manual de procedimientos del Dc¡mnamuuo de Nómina

14,—

15.-
16.-

17.—

18.—

19,-

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CDLEG10 DE POSTGRADUADOS

FECHA DE ELABORACION NO DE PÁGINA

DEPARTAMENTO DE NÓMINA MES Año 3 9

03 2014

PERCEPC¡ONES.

CVE:

DEDUCCIONES.

P.E:

SUMAS.

NETO A PAGAR

Anotar ¡a cantidad de cada una de ¡as percepciones

que se le pagan al empleado,

Anotar ¡a ciave de las deducciones que se le hacen al

empleado.

Anotar Ea cantidad de cada una de las deducciones que

se te hacen al empieado.

Anotar el número consecutivo de los descuentos que se

le hagan al empleado por concepto de préstamos de
pensiones

Anotar. por separado, la cantidad que resulte de sumar

las percepciones y las deducciones.

Anotar ¡a cantidad que resulte de restar ¡as deducciones

a las percepciones.

Marina! dc procediminnlas del Departamcmu df: Nnmina

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS COLEGIO DE POSTGRADUADOS

FECHA DE ELABORACGÓN NO. DE FÁGINA

DEPARTAMENTO DE NÓMENA MES ººº ¿…

03 2014

25.- UNIDADES ADMINISTRA TIVAS QUE PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN wo

AUTORIZACIÓN DEL MANUAL.

DEPARTAMENTO DE NÓMINA.
APROBÓ: ÁNGEL TENORIO DAVALOS.

DIRECC!ÓN FINANCIERA.
APROBÓ: M…SD.A. was ROBERTO SANCHEZ.

SECRETARÍA ADMINISTRATIVA.
ARROBÓ: ING. ALEJANDRO LEY IBARRA.

DIRECC¡ÓN GENERAL.
AUTORIZO: DR. JESÚS NL MONCADA DE LA FUENTE.
Con fundamento en el Artículo No. 59 Fracción No, ¡X de la Ley de Entidades Paraestatales y el propio
Artícqu No. 12 Fracción XII del Regtamento interior del Colegio de Postgraduados, publicado en ei Diario
Oficial def 11 de septiembre de 1995.

Manual de pmcedlm¡cn(o$ del Dc|mrlamemo de Nómina