Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

TRABAJO COLABORATIVO 7

DANIEL ALVARADO AMAYA

NURY KATHERINNE CAPERA RODRIGUEZ

INSTRUCTOR VOCERO

INGENIERO CESAR ENRIQUE MAESTRE MARTINEZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

PROGRAMA DE FORMACIÓN EN GESTION LOGISTICA

FICHA DE CARACTERIZACION N°1792939

ABRIL 28 DE 2019
 Tabla de contenido
INTRODUCCION .................................................................................................................................. 3
DIAGNOSTICO ..................................................................................................................................... 4
Puntos criticos ................................................................................................................................. 7
Cargos involucrados .................................................................................................................... 7
CONCLUSIÓN....................................................................................................................................... 9
 INTRODUCCIÓN

Con el presente trabajo se quiere dar a conocer las diferentes dificultades dentro de
una empresa y poder buscarle una solución para mejorar su funcionamiento.

Saber qué áreas se deben manejar y como es su organización para que todo
marche de modo correcto y no tener inconvenientes con los clientes internos ni
externos, dar a conocer que todo personal que labore dentro de la empresa debe
estar calificado para hacer parte de cualquier área donde sea requerido y que los
empleados deben adaptarse fácilmente a las políticas de la empresa
 DIAGNOSTICO

Diagnóstico de Solución a Problemas Recomendación de

Problemas Tecnologías de
Información
Falta de comunicación Es notorio como cada Implementar:
entre las áreas de la área de la compañía
compañía a la hora de maneja sus funciones
realizar los procesos. de manera
individual y de acuerdo
a sus criterios, sin
contar con las demás
áreas pertinentes.
Para dar solución a esta
situación se hace
necesario que cada
área comunique
constantemente a las
demás cada
actividad y situación
presentada dentro de
la empresa, lo que
facilitará el flujo de la
información y la
comunicación en cada
Proceso de la cadena
logística y de
suministro.
Desorganización en las Se despachan pedidos Implementar:
rutas de distribución. para locales
comerciales de
diferentes actividades
económicas en el
mismo vehículo, a un
cliente se le llega dos
veces por día en
diferente vehículo, Se
despacha un pedido en
diferentes vehículos.
Para dar solución a este
tipo de situaciones
se debe establecer un
rutero único en el
cual se clasifiquen los
supermercados y
tiendas por sector y así
mismo la selección
 Skype empresarial.
 Programaciones y
bitácoras realizadas
en Word.
 Listas de chequeo
realizadas en Excel
para verificar
cumplimiento de
procesos y evitar
olvidos.
 Contar con una red y
un servidor donde
estén alojados los
formatos y
programaciones
diarios para que
cada área de la
compañía las pueda
tener al alcance en
cualquier momento.
 Contar con
impresoras
 Software ERP que
contiene un módulo
de tráfico que le
permitirá controlar
los pedidos de los
clientes y los partes
de carga. Podrá
trabajar con un
plannig
multiempresa para
Gestionar las cargas
y los vehículos
disponibles. Podrá
enviar SMS,
gestionar las
incidencias de
pedidos y/o
transporte con la
 de camiones para estas posibilidad de
rutas en horarios realizar filtros por
y días específicos, origen o destino de
además seleccionar la carga, fecha y/o
camiones para cada tipo vehículo. Además,
de local comercial podrá obtener útiles
según su actividad estadísticas de
económica, de este Control de gas – oíl
modo se entregarán los  Programaciones en
pedidos a tiempo en las Excel de entregas
fechas programadas por con información de
los clientes. clientes.
Falta de compromiso Se observa como los Implementar:
por parte de los funcionarios se  Capacitaciones por
empleados. limitan a realizar sus videoconferencias a
funciones y la través de Skype
mayoría de las veces de empresarial.
manera  Capacitaciones a
incorrecta, evadiendo través de Video
sus Bean.
responsabilidades ,  Publicación de
nadie tiene sentido de funciones de cada
pertenencia por lo que área en la red e
hace y no ven más impresión de las
allá de lo que está mismas.
sucediendo en la  Listas de chequeo
compañía gracias a los de procesos
incumplimientos Para completados en Excel.
dar solución a este tipo
de situaciones
se debe establecer un
rutero único en el
cual se clasifiquen los
supermercados y
tiendas por sector y así
mismo la selección
de camiones para estas
rutas en horarios
y días específicos,
además seleccionar
camiones para cada tipo
de local comercial
según su actividad
económica, de este
modo se entregarán los
pedidos a tiempo en las
 fechas programadas por
los clientes.
Inventarios poco Se observa que los Implementar:
confiables inventarios se  Software ERP, pues
mantienen este cuenta con un
desactualizados y de módulo de
este modo no se logra almacenaje para la
cumplir con lo que se gestión de
ofrece a los clientes. Es inventarios.
importante contar  Microsoft Access ya
con un inventario que es una
actualizado herramienta que
constantemente así se permite administrar y
tendrán datos exactos gestionar bases de
de las existencias de datos, es ideal para
productos para dar manejar inventarios.
cumplimiento a la  Imprimir reportes
demanda. actualizados.
Programación errada de Se producen errores en Implementar:
despachos las entregas de  Correo electrónico y
pedidos; en los tipos, mensajería de voz y
cantidades y pesaje de texto en whatsapp
productos, esto debido para tomar pedidos,
quizás a un mal ya que así sería
almacenaje o digitación más fácil
errónea. Se debe verificarlos.
procurar tener un  Imprimir órdenes de
margen de error mínimo pedidos.
para la entrega correcta  Hacer seguimiento
de los pedidos a los despachos en
para adquirir clientes los vehículos con
satisfechos, ya que listas de chequeo.
son los clientes los que
están respaldando la
existencia de la
empresa en el mercado.
Puntos Críticos

En la compañía es evidente que existen puntos críticos en los cuales se debe

centrar la atención para su mejoramiento:

 Comunicación deficiente: Los empleados no funcionan como equipo de

trabajo y no se apoyan, por ende cada área comete errores y evade
responsabilidades. Unos procesos dependen de otros y la poca
comunicación afecta el buen desarrollo de las actividades; esto sucede
debido a la falta de culturización por parte de la compañía hacia los
trabajadores y quizás no se dan a conocer los valores y políticas de la
corporación desde un principio a los empleados.

 Falta de capacitación al personal: Es indispensable que el personal de la

empresa sea competitivo, que no solo conozca las funciones propias de su
cargo sino que también tenga conocimientos básicos sobre los procesos de
las otras áreas que conforman la compañía, por eso es importante hacer
una rotación del personal en diferentes áreas ya que con esto todos los
empleados se familiarizarán con las funciones de las diferentes áreas y no
se enfrascarán en una sola tarea, otro punto importante es que cada quien
tenga un manual de funciones para que tomen más compromiso de sus
responsabilidades. También es necesario para el buen desempeño de los
procesos capacitar al personal sobre el manejo adecuado de tecnologías de
información y comunicación y el manejo del software ya que de esto
dependerá el éxito de la implementación de los mismos en las operaciones.

 Procesos sin documentar: Los diferentes procesos no están

documentados: lo cual ocasiona que se trabaje día a día generando errores
frecuentes y repetitivos en cuanto a la operación y al servicio.

 Programación defectuosa: No se revisan y estudian los tiempos de

entrega y se en ruta mal, y es así como ocurre la pérdida de los clientes por
el descontento que ocasiona el incumplimiento en los pedidos.

Cargos Involucrados

 Telemercaderista: Milena - Se encarga de tomar los pedidos de T a T,

mayoristas y algunos clientes que llamamos especiales.

 Telemercaderista: Erika – Es quien toma los pedidos de los supermercados,

es una de las personas que más tiene experiencia en su puesto de trabajo y
que conoce los demás procesos.
  Auxiliar de facturación Caja: Carla – Es la persona encargada de revisar los
documentos que deben entregar los auxiliares de servicio como facturas,
ruteros, notas créditos.

 Analista de inventarios: Mauricio – Se encarga de generar en el sistema a

primera hora un inventario de todas las referencias y de revisar que las
bodegas del producto manejado como congelado y refrigerado estén de
acuerdo al kardex que arroja el sistema.

 Encargado Canastillas: Juan – Proporcionar tanto las canastillas a la planta

como a la distribución.

 Servicio al cliente: Paula – Debe estar atenta a las peticiones, quejas y

reclamos de los clientes.

 Facturador: Jimmi – Registra los despachos en los formatos para la

facturación.

 Supervisora distribución y transporte: Sandra – Encargada de la

programación de las rutas de acuerdo a los pedidos recibidos y separados.

 Supervisor logístico: Encargado de coordinar el proceso nocturno para el

alistamiento de los pedidos y la organización de los cuartos fríos.

 Auxiliares logísticos: Ejecutan la programación realizada por el supervisor

logístico.

 Gerente general: Tiene la responsabilidad general de administrar los

elementos de ingresos y costos de la compañía.

 Supervisor de ventas: Alex – Se encarga de todo lo relacionado con el

equipo de trabajo de ventas y de que todas las ventas se realicen
exitosamente.

Proveedores: La compañía pollos pio pio y más pio produce y distribuye a sus
clientes, es decir es ella misma quien provee el pollo a los establecimientos
comerciales sin necesidad de adquirir los productos de intermediarios.

Se hace necesario que el gerente general de la compañía preste mayor

importancia a la reestructuración de los siguientes procesos que es donde se
hacen más evidentes las debilidades apoyándose en tecnologías de información y
comunicación y software especializado:
Gestión de producción:
 Programación oportuna de acuerdo a lo que se requiere.

Gestión de almacenes y stock:

 Almacenaje – Control inventarios.

Gestión de servicio al cliente:

 Auditoria de rutas, seguimiento servicio.
 CONCLUSION

Encontrar soluciones veraces para contrarrestar las problemáticas que afronta la

empresa, se pude analizar que la falta de comunicación es una gran causante de
desorganización entre las áreas.

Se puede observar que dando prioridad a cada una de las soluciones la empresa
puede volver a tomar el rumbo sin necesidad de hacer recorte de personal porque
este motivo atrasaría aún más los procesos.