PROTOCOLO

UNIDAD 1 PASO 2

TUTORA:

IVANA GONZALEZ RODRIGUEZ

CURSO: 80007_100

PRESENTADO POR:

MARYAN NATALIA SALAZAR

CODIGO: 1061747322

ELKIN DAVID AGUILAR LLANOS

CODIGO: 10697830

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

Marzo
2019

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 INTRODUCCION

En esta Unidad 1 Paso 2 como primera actividad se realiza la lectura “comunicación

y las relaciones laborales” lo cual nos da una perspectiva de la comunicación formal
e Informal, las relaciones laborales y el trabajo en Equipo para proceder a trabajar
las competencias comunicativas y las relaciones interpersonales mediante el
desarrollo de un protocolo de comunicaciones y plan motivacional aplicado a un
caso de empresa la cual fue seleccionada de manera grupal, también se realiza un
análisis individual por cada integrante del grupo a una empresa la cual sea conocida
para poder realizar un análisis más cercano y real.

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 OBJETIVOS

Comprender las bases conceptuales de las competencias comunicativas y

las relaciones interpersonales

Aplicar el diseño de un protocolo de comunicaciones que dinamicen las

relaciones laborales en las organizaciones.

Desarrollar un plan motivacional aplicado a un caso de empresa.

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 DESARROLLO DEL TRABAJO COLABORTIVO

CASO EMPRESA FASHION FOR BABY

DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

QUIENES SOMOS
La empresa FASHION FOR BABY se dedica a la construcción y comercialización
de ropa para bebes para Colombia, con más de 4 años de experiencia (desde marzo
del 2015). Nuestra empresa se diferencia de las demás por la calidad, innovación
sobre todo en los procesos de confección de las prendas logrando así una marca
reconocida por el mercado con la que los clientes y personas en general sientan
confianza y se identifiquen con lo que producimos, responsabilidad y puntualidad en
las entregas de la mercadería ya que es fundamental para hacer los negocios con
los clientes ,funcionamiento legal para evitar problemas todo esto con la finalidad
de que en esta zona vengan a invertir empresarios y lo cual genere ingresos,
trabajo, y crecimiento a la población infinitamente.

Contamos con una amplia distribución de nuestros productos en puntos de venta

propios ubicados en Cali, Popayán y Bogotá (Sede principal) y con más de 100
empleados.
MISIÓN
Satisfacer íntegramente las necesidades de nuestros clientes contando con un
personal altamente calificado en la producción, calidad permanente en cada uno de
nuestros productos y presentación.
VISIÓN
Posicionarnos en el mercado a través de nuestros productos siendo reconocida por
nuestra marca y mayor demanda a nivel nacional para lograr el cumplimiento de
nuestros objetivos como empresa emprendedora en la confección y distribución de
ropa para bebe.

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 ANÁLISIS DE OBJETIVOS
1. Objetivo General
Contar con diseñadores expertos que brinden creatividad para que nuestros
productos se han únicos en el mercado y de alta calidad.

2. Objetivos Específicos
Adquirir herramientas de trabajo de buena calidad y con garantía.
Mantenimiento constante y revisión técnica para evitaremos confección en
las prendas.
Establecer contratos seguros con los proveedores para que nos abastezcan
con los materiales que necesitamos telas con la finalidad de ahorrar tiempo
y gasto en el transporte.

Análisis FODA de la Empresa

Fortalezas
Mano de obra confiable a precio cómodo
Maquinaria al 100% capaz de aumentar la producción por la creciente
demanda.
Facilidad de negociación con los proveedores (poder alargar el plazo de
pago).
Eficiente rotación de los activos. La mercadería permanece poco tiempo
almacenada
Personal con experiencia y conocimiento en confecciones.
Calidad permanente en los productos

Oportunidades
Se puede crear nuevos productos con nuevas estrategias para el agrado
del cliente
Establecer negocios con clientes serios que demanden nuestros
productos
Demanda permanente en el país de la ropa de bebe ya que cada día
nace un bebe
La mala calidad y acabado en las empresas dedicadas a la confección.

Debilidades
Publicidad insuficiente.
Bajo capital de inversión
Tomar malas decisiones con respecto a la empresa

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 Local alquilado pagar mensualmente

Amenazas
Podría haber retención del personal clave.
El contrabando de las prendas de vestir que es muy difícil de controlar.
Imitación de nuestros productos

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO

BENEFICIO BÁSICO: Uso de prenda de vestir para bebes, niños, niñas en
general que le gusta sentir comodidad en el momento de usar su ropa,
variedad de precios justos.

BENEFICIO COMPLEMENTARIO: Prendas de vestir con costura

resistente Prendas de vestir de buena calidad Variedad de colores.

PRESENTACIÓN: Vendrán dobladas, planchadas, marca y talla visible en la

parte superior, empacadas en bolsa de polipropileno y cajas diseñadas.

NIVEL DE CALIDAD.-Seguros de la calidad del producto.

SERVICIO PRE-VENTA: Se informara al cliente las características del

producto.
INFORMACIÓN: Cada prenda modelo traerá información de referencia.

PLAZOS DE ENTREGA: Plazos de entrega del producto según la cantidad.

GARANTÍA: Cada prenda tendrá un manual del cuidado y protección de la
pieza.

SERVICIO POST- VENTA: Prestar un servicio de atención al cliente donde

se les brinde información del producto y sientan confianza y seguridad al
comprar nuestros productos y también puedan expresar sus quejas y
reclamos.

DESARROLLOS FUTUROS DEL PRODUCTO: Desarrollar diseños que

siempre estén acordes a la moda, colores.

Principales materias primas para el desarrollo de nuestro producto Tela, hilo,

etiquetas, botones, elástico.
Tela: algodón pima gamuza, polar, franela y otros.

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 Hilos: de costura, remalle, bordado.
Otros: botones, elásticos, pelón, cintas, blondas.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

Su estructura organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de

departamento y los subordinados (departamentos de producción, Mercadeo,
Finanzas y Recursos humanos) y proveedores.

Gerente General

Jefe Depto
Jefe Depto Jefe Deto Jede Depto
Recursos
Produccion Mercadeo Fiananzas
Huamnos

Calidad Publicidad Contabilidad Contratacion

Bienestar
Procesos Ventas Presupuesto
laboral

Sede Principal
Bogotá

Oficina Oficina de
administrativa producción

Oficina de distribución de mercancías

Sede Popayán Sede Cali

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 1. Definir el tipo de comunicación

La empresa Fashion For Baby Para garantizar la toma de decisiones, ha

organizado una estructura que facilitan la transmisión de la información y para que
la información sea adecuadamente transmitida es necesario que exista un flujo de
comunicación formal que lo permita y principalmente mediante protocolos,
manuales, reglamentos los cuales son un sistema del inicio de la comunicación , es
como manejar el lenguaje propio de la empresa y utilizado por todos los miembros
que conforman la empresa.

La direccionalidad de la empresa se describe así:

Comunicación descendente: Cuando desde la gerencia se dirige hacia el

personal, enviando comunicaciones de la empresa como nuevos procesos, normas,
reglamentos, etc. Pero siempre tratando de estar en el lugar del otro.
Comunicación ascendente: Cuando desde el personal se dirige hacia la gerencia
de la empresa. Dando un punto de vista desde la parte técnica y productiva de la
empresa, se generan reclamos, solicitudes y sugerencias.
Comunicación horizontal: Cuando entre las jefaturas de los departamentos se
requiere comunicación y es necesaria para coordinación e integración de los
departamentos de las empresas y las funciones que desempeñan. Es necesaria
para aclarar funciones y procedimientos y eliminar cuellos de botella administrativos
los cuales no permitirán malgastar tiempo y dinero

2. Construir un protocolo de comunicaciones internas y externas para el

caso de la empresa Fashion For Baby
Protocolo de comunicaciones internas

Reuniones de departamento: Se programan para los lunes a las 4:00pm y se

socializa la semana y en cada reunión se realizará un acta donde se plasmen los
puntos tratados

Juntas Directivas: Se los miércoles a las 8 am y se reúnen los jefes de los

diferentes departamentos junto con los directivos de la empresa donde se planteas
nuevos proyectos, casos presentados, informes, ETC.

Entrevistas laborales: Cada vez que la empresa tenga vacantes se publica la

oferta, se pre selecciona y por último se realiza una entrevista técnica y psicológica.

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Capacitaciones: Se realiza para socializar eventualidades de la empresa al igual
que inducciones a nuevos y/o antiguos trabajadores para informar sobre nuevos y
antiguos procesos internos de la empresa.

Comunicaciones escritas: Deben contar con consecutivo del departamento del

cual pertenecen, fecha y ciudad, remitente y remisor, y se debe enviar copia digital
por correo electrónico interno de la empresa.
Cartelera corporativa: Se pueda encontrar información actualizada
mensualmente, como fechas especiales, cumpleaños, información general, el
empleado del mes, direccionamiento estratégico, etc. De esta forma los empleados
se sentirán motivados al notar que para la empresa es importante sus fechas
especiales y logros.
Correo corporativo: con asunto de no más de 5 palabras, con copia si es Cesario
y copia oculta solo se permite para jefes de departamento y gerencia, puede ser
tipo oficio pero siempre formal y respetuoso y con firma digital lo cual permite el
manejo de la información de forma segura y confiable a sus empleados y directrices.
Memorandos: Se usa como medio de transmisión para instruir, invitar o llamar la
atención si es necesario

Protocolo de comunicaciones externas

La comunicación externa organizacional es aquella que va destinada a un público
que no forma parte, al menos de forma directa, de la compañía como clientes,
intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicación y público en
general es tan vital para la organización como la comunicación interna.
La comunicación externa no sólo funciona para enviar información al exterior, sino
también para estudiar la reacción que ésta provoca en sus públicos con el fin de
diseñar estrategias y mensajes adecuados para que públicos, medios de
comunicación y empresa puedan interactuar con más eficacia, lo que será un punto
de partida muy positivo en el momento en que se produjera una crisis empresarial.
Para la empresa Fashion For Baby se aplicara:
 Marketing.
 Publicidad.
 Internet.
Marketing: Cada vez que la empresa desee lanzar nuevos modelos, líneas de ropa
diferente se deberá contar con un plan de estrategia relacionada con lo que se
desea lanzar, para eso se tiene un departamento en particular para realizar la
campaña teniendo en cuenta:

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  ¿De qué tamaño es mi mercado?
 ¿Cuánto se vende anualmente?
 ¿Quiénes son los consumidores?
 ¿Cuántos y quiénes son mi competencia directa?
 ¿Tengo competencia indirecta?

Publicidad: para nuestra empresa la publicad impresa es muy importante el tener

postales, flyers pendones en puntos estratégicos de las ciudades donde se
encuentran sus sedes ya sea informativo o con nuevas campañas.
Internet 2.0: Tener redes sociales como Twitter, FanPage de Facebook, Instagram
y también Pagina Web de la empresa con todos los catálogos, precios, información
de sedes, promociones, contacto etc. Es la nueva forma de hacer publicidad digital
hace que se abran nuevos caminos y se explore de manera digital el llegar a
diferentes ciudades o países.

3. Presentar un plan de motivación que dinamicen las relaciones laborales

y el trabajo en equipo.

La motivación es una fuerza que lleva a la acción, es por eso que la motivación en
el trabajo en equipo es fundamental para que sea efectiva, si miembros de un equipo
no encuentran una real motivación para trabajar juntos y buscar un fin único,
simplemente trabajaran cada uno de forma individual y podrán obtener logros
parciales y pequeños, frente a lo que se lograría con un propósito común.
El siguiente plan estratégico se plantea para lograr un trabajo en equipo óptimo:

 Crear convocatorias para recibir de áreas de la empresa proyectos

innovadores enfocados en la visión y misión de la empresa, generando retos.
 Plantear metas parciales, a corto plazo, que se puedan lograr con facilidad,
además de la meta final del grupo
 Ofrecer una gratificación en función del resultado alcanzado de diferentes
metas y logros propuestos y alcanzad ya sea en producción, costos etc.

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Hay otros medios por el cual se logra realizar motivación para el trabajo en equipo

Cuidar el entorno: Potenciar las relaciones personales con la realización de

actividades fuera de la oficina, celebración de fechas especiales (excursiones,
comidas en grupo, actividades lúdicas, invitaciones a espectáculos culturales o
deportivos…).
Evitar caer en la rutina: Si el trabajador no se divierte con lo que hace los resultados
no pasarán de mediocres. Es muy importante mantener encendida la llama de la
motivación con incentivos constantes, tanto en el día a día como en la carrera
profesional de cada empleado en el medio y largo plazo.
Facilitar la realización profesional y personal: Mayor flexibilidad en los horarios, la
posibilidad de trabajar desde casa, escuchar a todos y animarles a aportar ideas y
preocuparse por sus motivaciones y problemas más allá de las paredes de la oficina,
constituyen algunas de las claves para mejorar el bienestar y satisfacción de los
empleados.

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 CONCLUSIONES
Con el desarrollo de las actividades de esta unidad 1, en la etapa colaborativa
basándonos en una empresa la cual proponemos grupalmente construimos un
protocolo de comunicaciones basados en las lecturas y actividades de observación
y relación que tengamos con otras empresas.

La comunicación formal fue la seleccionada para aplicar en la empresa creada,

tratando de tener un amiente formal y protocolario que siga un orden y una
comunicación ascendente.
Para mantener metas fijas y buenos resultados se plantea un plan motivacional
estratégico que ayude a tener una buena relación laborar y trabajo en equipo en
nuestro caso se plantea nivel intelectual y emocional.

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 BIBLIOGRAFIA

En este libro el estudiante tendrá la posibilidad de identificar y profundizar en

conceptos sobre la Imagen Interna: actitud, respeto, buenos modales. Para lo
anterior ingrese al siguiente link y realice la lectura del Capítulo 2 (Páginas 69-105),
Capítulo 3 (Páginas 107 – 133), Capítulo 4 (Páginas 151 – 158).
Jijena, S. (2011). Imagen personal: cómo mejorarla, sostenerla o revertirla. Tomo 1.
Buenos Aires, AR: Editorial Nobuko. Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=10536349
&p00=imagen+personal%3A+c%C3%B3mo+mejorarla%2C+sostenerla+revertirla.
+tomo+1
En este libro el estudiante encontrará diferentes conceptos y planteamientos sobre
Identidad y proyección exterior. Para lo anterior ingrese al siguiente link y realice la
lectura del Capítulo1 (Páginas 15- 24), Capítulo 2 (Páginas 77- 82, 88 -94, 106 –
120 y 169 – 192).
Felipes, A.(2013). Moda, personalidad y estilo: coaching de imagen e identidad
personal. Madrid, ES: CEU Ediciones. Recuperado de
http://bibliotecavirtual.unad.edu.co:2077/lib/unadsp/detail.action?docID=11046663
&p00=imagen+personal
Torres, S. (26,11,2018). Etiqueta e Imagen Personal. [Archivo de video].
Recuperado de http://hdl.handle.net/10596/22283
Departamento de producción de una empresa: Estructura y funciones restacato de
https://leanmanufacturing10.com/departamento-de-produccion-de-una-empresa-
estructura-y-funciones#Operarios el dia 18 de marzo de 2019.
Área de producción rescatado de https://www.crecenegocios.com/el-area-de-
produccion/ en dia 18 de marzo de 2019.
Tenderbaby rescatado de https://sites.google.com/site/tendersbaby/about-the-
teacher el dia 18 de marzo de 2019.
Guía de proyectos para emprender ropa para bebes rescatado de
http://www.bancodeproyectos.andaluciaemprende.es/sites/default/files/guias/1413
06_0.pdf el dia 18 de marzo de 2019.