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ADDON AFONE
Procesos .............................................................................................................................. 38
Mejoras y Adiciones.......................................................................................................................... 38
Dar de Baja ....................................................................................................................................... 39
Reversar Baja. ................................................................................................................................... 40
Traslado de Activos........................................................................................................................... 41
Corregir y Depreciar .......................................................................................................................... 42
Registro utilización activos (unidades de producción) ...................................................................... 43
Contabilización y Cálculos .................................................................................................... 45
Calculo de la Corrección .................................................................................................................... 45
Calculo de la Depreciación ................................................................................................................ 46
Contabilización ................................................................................................................................. 46
Reportes .............................................................................................................................. 47
Inicialización de Reportes ................................................................................................................. 47
Reportes ....................................................................................................................................... 48
Listado de Activos Fijos ....................................................................................................................................... 49
Depreciación Mensual ........................................................................................................................................ 49
Resumen Depreciación ....................................................................................................................................... 50
Cuentas de Activos.............................................................................................................................................. 50
Análisis de Activos ............................................................................................................................................... 51
Notas Contables de A.F. ...................................................................................................................................... 51
Depreciación Futura............................................................................................................................................ 52
Historial de Traslados.......................................................................................................................................... 52
La depreciación es aquella proporción del costo del activo fijo cargada a los resultados de un
período utilizando una metodología sistemática y periódica, de acuerdo a la mejor estimación
posible del deterioro o uso del bien. Esto se refleja en:
Vida Útil
Monto Depreciable
El Addons de activo fijo permite ingresar y mantener la información referente a los activos Fijo
con que cuenta la empresa, de acuerdo a las exigencias legales, considerando la corrección
monetaria y su depreciación.
FUNCIONALIDAD
Activos
• Se maneja una depreciación financiera, la cual será registrada en la contabilidad, y en
forma paralela una depreciación referencial que no es registrada en la contabilidad, pero
que si mantiene la información referente a la depreciación y corrección. Cada una tiene
su propia vida útil.
• Se manejan números de serie y comentarios por activo.
• En finanzas se incorporan las cuentas contables de adquisición de activos y gastos de
baja de activos.
• Los activos pueden asociarse a proyectos y/o a centros de costos
Adiciones
• Es posible incorporar adiciones o mejoras a los activos. Por ejemplo para una máquina
se le incorporan o activan los trabajos y materiales necesarios para dejarla en
funcionamiento durante el periodo de puesta en marcha. De esta forma el valor del
activo será la suma del activo más todas sus adiciones.
Componentes
• Cada activo puede llevar un registro de los componentes que posee de manera
referencial. Por ejemplo un computador podría incluir componentes tales como la
pantalla, el mouse, la CPU. Esta información es referencial.
Parámetros
• Es posible continuar corrigiendo monetariamente aquellos activos completamente
depreciados.
• Existen dos formas de contabilizar la corrección y depreciación de los activos fijos
• Se pueden utilizar o no los proyectos definidos en SBO en el Addons.
• Se manejan los índices definidos en SBO para corregir los activos y la depreciación.
Grupos de Activos
• Maneja las cuentas contables y los periodos de depreciación de financiero y referencial.
• Esta información se utiliza como base para la creación de activos.
Ubicaciones
• Ubicaciones referentes solo a los activos fijos.
• Se pueden asociar socios de negocios a ubicaciones, por ejemplo en caso de arriendo de
activos fijos.
• Se manejan ciudades y comunas para las ubicaciones.
Traslados de Activos
• Se pueden trasladar activos de una ubicación a otra, de esta forma es posible llevar un
registro de donde se encuentra cada activo y la bitácora de movimientos realizados.
Dar de baja un activo
• Realiza el registro contable al dar de baja un activo, determinando valores en base a la
corrección y depreciación del activo
• Una vez dado de baja el activo no se procesa más.
• La parametrización de las cuentas contables en el Addons indican en qué lugar de la
contabilidad se registra este evento.
Reportes
• Existe una serie de reportes que permiten filtrar y obtener la información bajo diversos
conceptos.
• Los reportes entregados con el Addons son modificables por el administrador.
INSTALACIÓN DE SOFTWARE
Requerimientos
SBO 8.8x
• Microsoft Windows 2003 Server, 2008 Server, XP, Vista, 7 (32 o 64 bits)
• Microsoft SQL Server 2005 o superior
• Microsoft .NET Framework 3.5
• SAP Business One 8.80 SP00 PL 08 o superior
Requerimientos Adicionales
• Para instalación, permisos de Administrador
• Permisos de escritura (siempre) en carpeta VID (donde quedan instalados los Addons de
VisualD)
C:\ Program Files\ SAP\ SAP Business One\ Addons\ VI D
• ActivoFijo.exe
• Setup.ard (el nombre de archivo podría variar según la versión)
• 0020170596ActF.lic (este archivo debe ser solicitado a VisualD)
El tercer archivo, corresponde al archivo de licencia. Este último es necesario para la ejecución
y funcionamiento del Addons
La instalación del Addons, se realiza según el procedimiento estándar de SAP Business One, el
cual se describe a continuación en los siguientes pasos:
Se abre el instalador del AddOn que es similar a cualquier otra instalación de software.
Una vez finalizada la instalación, se debe realizar un proceso en forma manual, que es
copiar el archivo de licencia en la carpeta donde quedó instalado el AddOn.
Generalmente la ruta de esta carpeta es:
Se recomienda que la primera ejecución sea realizada sin usuarios ejecutando SBO y
una vez creada la estructura de datos salir de SBO y reingresar.
ESQUEMA PARA LA IMPLANTACIÓN DE AFONE
Esquema General
En SBO se deben definir los siguientes conceptos y valores en forma previa a la parametrización
y uso de este AddOn:
1. Índices y valores de corrección en SBO
2. Códigos de transacción
3. Cuentas contables a utilizar
4. Responsables de los activos (opcional)
En caso de utilizar la carga masiva, revisar que los valores utilizados estén definidos
en los parámetros usados por el AFOne.
Los datos que se manejan para cada activo, están detallados en la siguiente planilla, en ella se
indica si algún campo es opcional. A continuación se deja su enlace de descarga.
3. Presionar Siguiente
4. Indicar base de datos donde se desean cargar los datos
5. Presionar Siguiente
6. Seleccionar opción: “Copiar los datos de una o varias tablas o vistas”
7. Presionar Siguiente
8. Seleccionar la hoja de la planilla Excel que contiene los datos (presionar checkbox)
Nota: una vez realizada la carga masiva se debe ejecutar la siguiente opción en SAP BO,
En SBO8.8x:
Ayuda Support Desk R establecer R establecer archivo de num eración
Al ejecutar esta opción se podrán ingresar activos en forma normal, en caso contrario el
sistema indicará que el activo ya existe.
PARÁMETROS
Índices y Valores de Corrección en SBO
Existen dos índices necesarios para la ejecución correcta de la depreciación: IPC (índice que
refleja la inflación) y UTM (índice utilizado para activos a afectos al Bis33 – Chile).
• IPC: Este índice permite corregir el valor de un activo y su depreciación de acuerdo a la
variación de la inflación. La forma en que debe expresarse es el de una serie, en la cual
se toma un valor de referencia y la inflación se refleja con respecto a este valor. No se
debe ingresar la variación porcentual del IPC, sino su índice. Ver información de
índices de precios o índices de corrección en banco central o equivalente.
• UTM: Los montos afectos al Bis33 están limitados de acuerdo al valor de este indicador
(Unidad Tributaria Mensual). Se debe ingresar el valor mensual.
El sistema calculará el factor de corrección mensual, tomando el IPC del mes a corregir,
dividiéndolo por el mes anterior correspondiente menos 1. Este factor será la base para el
cálculo de la corrección monetaria de los activos y la corrección de la depreciación acumulada.
Nota: El AddOn utiliza el índice desfasado en un mes, por lo que para el ejemplo, se
ocupará el índice creado como ICM (Índice de Corrección Monetaria)
Códigos de Transacción
Estos códigos permiten que los registros en el diario, queden marcados de acuerdo a las
categorías definidas. Permitiendo realizar análisis y revisiones sobre la contabilidad.
El AddOn requiere de tres códigos (aunque estos códigos de transacción pueden ser el mismo):
En el plan de cuentas de SBO se deben definir las cuentas en las cuales se registrarán los
movimientos contables asociados a los activos.
Creación de series
La creación de series para los activos fijos, nos permite definir la codificación que se le asignará
automáticamente a cada activo fijo cuando demos de alta nuevos bienes, es decir, el sistema
no propondrá un código para cada activo fijo adquirido, el que también podría ser modificado.
- Para poder utilizar las series en el Addon de Activos Fijos, diríjase al Anexo 8 para
obtener más información
OPERACIÓN DE AFONE
Maestro de Activos Fijos
Se administran los Activos Fijos que posee la empresa.
Datos Generales
• Activo Fijo: Identifica en forma única al activo, se asocia también su descripción en el
campo adjunto.
• Grupo de Activo Fijo: (opcional) indica si el activo se asocia a algún grupo, en caso de
ser así se tomaran las cuentas contables del grupo y se ingresarán en el activo.
• Número de Serie: Permite registrar el número de serie del activo fijo
• Dado de Baja: Campo informativo, indica si ha sido dado de baja y la fecha en que
esto ocurrió.
• Fecha Ingreso: fecha en la cual quedará registrado el activo fijo. A partir de esta fecha
podrá comenzar la corrección y depreciación del activo.
• Año: El sistema automáticamente asocia el año de la fecha de ingreso del activo.
• Período: El sistema automáticamente asocia el período de ingreso del activo.
• Periodos Vida Útil
o Financiero : Indica el periodo de vida del activo, incluye el aumento por efecto
de adiciones y/o mejoras.
o R eferencial : Es el periodo de vida útil utilizado para llevar una segunda
depreciación, esta no será contabilizada
• Activar Depreciación: Si se desactiva este indicador, al procesar solo se realizará la
corrección del valor del activo.
• Afecto a Bis33: Registra si el activo está o no afecto a esta franquicia, para que opere
debe también estar activa en los parámetros.
• Primera Depreciación: Determina el primer periodo en que se realizará la primera
depreciación. Esto es independiente del proceso de corrección que se efectúa al
procesar los activos.
• Empleado: Empleado al que se le asigna el activo.
• Ubicación: Ubicación en que se encuentra el activo.
Tab Datos Iniciales
• Valor compra: Indica el valor de adquisición del activo.
• Valor compra corregido: Representa el valor de compra corregido a la fecha de
ingreso del activo. En caso de ser un activo preexistente este valor es el original
corregido de acuerdo a la inflación.
• Fecha compra: Es la fecha de compra del activo
• Valor residual %: Indica el valor residual expresado en porcentaje.
• Periodos depreciados a fecha de ingreso: Numero de periodos ya depreciados.
• Depreciación corregida a fecha de ingreso: Es el monto total depreciado corregido
a la fecha de ingreso.
• Tipo de artículo: Se pueden relacionar los activos con el maestro de artículos de SBO,
en esta versión esta relación es solo informativa.
• Fecha de factura de compra: La fecha de la factura de compra del activo
• Número de factura: Número interno del documento (DocEntry).
• Línea en factura: Línea en la factura de compra. Los tres últimos valores son solo
informativos.
Nota: Los valores bajo el título “Referencial” son opcionales y representan los valores para
utilizar en la depreciación referencial.
Tab Depreciación
Entrega los valores actuales del activo indicando depreciación, valor del activo, correcciones y
otros.
Tab Finanzas
En este Tab se definen las cuentas contables asociadas a cada activo fijo, si el activo pertenece
un grupo, aparecerán las cuentas por defecto asociadas a dicho grupo.
También es posible definir centros de costos y proyectos asociados a los activos, estos valores
serán utilizados en el momento de realizar la contabilización del activo.
Tab Adiciones / Mejoras
Indica las adiciones de activos.
• Activo Adicionado: activo al que se desea adicionar al activo en consulta.
• Valor: monto original de la adición
• Valor activo: valor que se suma al valor del activo.
• Periodos adicionales: la nueva vida útil que tendrá el activo, será el valor original más
lo indicado en esta columna (esta opción se define en Parámetros)
Ingreso Directo
Se realiza de forma estándar, teniendo abierto el Maestro de Activos Fijos y presionando sobre
el botón “Crear” de SBO.
Al realizar una Salida de Inventario, aparecerá el botón “Activo Fijo” en la parte inferior de la
ventana, similar a la Factura de Proveedores. Al presionar este botón, se abre la pantalla de
aceptación de ingreso del o los Activos.
Para las Facturas de Proveedores y para las Salidas de Inventario, la identificación por defecto
del Activo, está dada por la combinación del tipo de documento + número de documento +
número de línea, aunque esta puede ser modificada. A no ser que se allá definido una serie
para numeración previamente.
Vida útil, valores y otros son tomados desde el documento original y de la relación que existe
entre el grupo de Activos y el grupo de artículos, desde la pantalla de “Grupos de Activo Fijo”.
PROCESOS
Mejoras y Adiciones
• Se pueden incorporar adiciones o mejoras a los activos, estas modifican el activo ya sea
aumentando su valor, aumentando su vida útil o ambos.
• Mediante esta opción se pueden ingresar por ejemplo los costos incurridos en poner al
activo fijo en operación.
Dar de Baja
Está opción permite dar de baja un activo, marcándolo como dado de baja y registrando el
valor remanente actualizado en la cuenta contable de Activos dados de baja.
Un activo que está en esta situación no será corregido ni depreciado por el sistema.
Para poder Dar de Baja un Activo, este debe estar corregido y depreciado hasta el periodo en el
cual será dado de baja, por ejemplo si se desea dar de baja el 10 de junio del año 2008,
se deben procesar los Activos hasta esa fecha. El sistema reversará los últimos 20 días de junio
en la corrección y depreciación del Activo.
Reversar Baja.
Esta opción permite reversar la baja del activo, volviéndolo a procesar, corregir y depreciar.
Para poder Reversar la Baja, debemos reversar los periodos corregidos y depreciados hasta el
mes en el que dimos de baja nuestro activo. Por ejemplo si queremos reversar la baja que
realizamos el 10 de junio del año 2008, se deben reversar los activos hasta el mes de julio del
año 2008.
Traslado de Activos
Esta opción permite realizar el traslado de activos de una ubicación a otra, actualizando la
ubicación del activo en el maestro de activo fijo.
Los parámetros que utiliza son el año y el periodo que se desea procesar.
• Procesar: Esta opción corrige y deprecia los activos fijos ingresados al sistema, es
decir, realizará automáticamente las operaciones de corregir y depreciar tomando en
cuenta los datos ingresados en cada uno de los activos con el factor de inflación
correspondiente.
Calculo de la Corrección
En primer lugar debemos conocer los índices mensuales mediante los cuales iremos
actualizando los valores.
Año Periodo Índices
2011 12 106,37
2012 1 107,02
2012 2 107,11
2012 3 107,53
2012 4 107,7
2012 5 107,76
2012 6 107,79
2012 7 107,47
2012 8 107,46
2012 9 107,69
2012 10 108,52
2012 11 109,13
2012 12 108,64
Un activo que es ingresado a AFOne por ejemplo el año 2007 en el periodo 4 con un valor de
120.000 se corregirá mensualmente de acuerdo con la siguiente tabla. La cantidad de decimales
utilizados en el cálculo está dada por el parámetro “Decimales” en Parámetros Generales.
El cálculo mensual se realiza dividiendo el valor neto por la vida útil remanente, sin embargo
para los periodos ya pasados se debe ajustar la depreciación del ejercicio por efecto de la
corrección de los activos. El cálculo de este valor es la resta entre la depreciación calculada
como el valor neto dividido por la vida útil remanente multiplicado por los periodos depreciados
del ejercicio.
Este nuevo valor se refleja en la actividad mensual como “Corr. Dep. Mes” o la corrección de la
depreciación mensual.
Contabilización
Las contabilizaciones realizadas por el Addons son las siguientes:
En caso que el chekbox “Contabilizar Resultado por posición Monetaria” este marcado, la
contabilización a realizar será:
Para ver ejemplos de los vouchers generados por el Addons, diríjase al Anexo1
REPORTES
Inicialización de Reportes
Antes de poder ejecutar los informes, estos deben ser activados previamente. Para activarlos se
debe acceder a la opción:
M enú Herram ientas Extensión de M enús Setup R eportes
Los reportes pueden ser almacenados en una carpeta específica, para lo cual se encuentra el
parámetro “AppPath” en el que se debe indicar la ruta general de los archivos de reportes. Si
esta opción queda en blanco, se utilizará la carpeta por defecto, que generalmente es
C:\Archivos…\SAP\SAP Business One\Addons\VID\Activo Fijo\Reports\
Reportes
Los reportes son filtrados a través de una pantalla en la que se pueden elegir diversos criterios
de búsqueda. Así por ejemplo, se pueden listar los Activos de una ubicación determinada o los
Activos con un valor neto en determinado rango de precio, o los Activos de algún Centro de
Costo asociado, etc.
Listado de Activos Fijos
Este reporte entrega un listado ordenado con información tal como: Código que se le asignó al
Activo, Año de ingreso, períodos de vida útil, períodos por depreciar, etc.
Depreciación Mensual
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados por
mes para un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.
Resumen Depreciación
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores depreciados para
un año específico, si el año está en blanco utiliza el último año procesado.
Cuentas de Activos
Entrega un listado ordenado por Cuentas contables y Códigos de Activos con los valores utilizados en la
corrección de los activos.
Análisis de Activos
Entrega un listado ordenado por Grupo de activos y Códigos de Activos con los valores de los activos, su
depreciación y su valor neto.
Historial de Traslados
Entrega un listado con todos los traslados efectuados indicando ubicación actual y sus ubicaciones
Origen-Destino.
ANEXO1.- VOUCHERS GENERADOS POR EL ADDON
Corrección de Activos
Corrección de Depreciación
Depreciación de Activos
Reversa Depreciación de Activos
Bis 33
ANEXO2. UBICACIONES DE ACTIVOS
Si se desean definir las ubicaciones con ciudades y/o comunas, estas deben ser definidas
previamente.
Ciudades y Comunas
Uso de Activos
Para manejar el uso de los Activos fijos por unidades de producción, se debe acceder a la
ventana Registro Utilización de activos ubicada en Gestión> Activo Fijo > Procesos.
En esta ventana, se señala el año/periodo, fecha de ingreso del documento, una observación
del proceso, el grupo del activo, el activo, la descripción del activo y las unidades producidas en
el periodo. Solo una vez realizado el Uso de Activos se podrá procesar y contabilizar el
periodo.
Para la adición de vida útil a los activos, se debe ir a Uso de activos, donde permitirá el
ingreso de los datos de los activos para el periodo seleccionado habilitando los campos vida
útil actual, nueva vida útil, vida útil actual (ref) y nueva vida útil (ref).
Cálculo Mes 2:
Cálculo Mes 3:
Al tercer mes, el cálculo de la depreciación será de la siguiente manera:
Se obtiene el factor:
FACTOR = Valor Activo remanente / (Capacidad de Uso – Vida Útil Consumida)
99.000 / (20.000 – 200)
99.000 / 19.800 = 5
La Depreciación será:
DEPRECIACION = Factor * Producción Mensual
5 * 100 = 500
500 sería la depreciación del mes
Otro Ejemplo de Cálculo:
Mes 1
Factor = (Uso del Periodo / Vida Útil en Unidades)
Factor = (10.000 / 641.139) = 0,015597 * 100 = 1,56%
Mes 2
Factor = (10.000 / 631.139) = 0,015844 * 100 = 1,58%
Depreciación del Mes = (1,58% * 984.402,76) = 15.597,24
Mes 3
Factor = (10.000 / 621.139) = 0,016099 * 100 = 1,61%
Depreciación del Mes = (1,61% * 968.805,52) = 15.597,24
ANEXO 5. CONTABILIZACIÓN EN MS CON TASA DE
CAMBIO FIJA.
El módulo de Activo Fijos, permite parametrizar el ingreso de un tipo de cambio fijo para
realizar la contabilización, de acuerdo a esa información en la cual muestra un nuevo campo
dentro del maestro de Activos Fijos, se debe habilitar en los parámetros de Activo Fijo.
Una vez la contabilización está realizada, el voucher quedaría de esta manera, indicando el
monto en moneda local y en moneda de sistema (tipo de cambio asignado al activo).
ANEXO 6. BIS 33
Especifica si se usará o no la franquicia tributaria por la compra de activos fijos, realizando un
asiento contable por el % indicado en los parámetros de Activo Fijo. Esta operación la realizara
en el año calendario de la adquisición y una sola vez en la vida del activo fijo.
El cálculo se realiza en Diciembre, como se muestra en la siguiente imagen:
NOTA: Para el cálculo del Bis 33 se tiene que colocar la fecha de compra del Activo Fijo, ya que
es un dato importante que ocupa para saber en qué año se compró y calculara el Bis 33, caso
contrario no realizara el cálculo de este.
Información que también dará a conocer el TAB de Saldo Anual.
Una vez se pasa al siguiente año, el monto del Bis 33 se reflejara sumado en la depreciación.
NOTA: Si el crédito BIS 33 es marcado solo como referencial, no genera asientos contables
ANEXO 7. CAMPOS ADICIONALES
Para la creación de campos adicionales se debe ir a Herramientas > Herramientas de
personalización > Campos definidos por usuario: Gestión.
Luego ir a Tablas de usuarios > Campos adicionales y darle a crear.
Se abrirá la siguiente ventana donde se le indicara el dato y el tipo para ser agregado al activo.
Una vez el campo este creado, los campos adicionales del Maestro de Activo Fijo se verán de la
siguiente manera.
NOTA: Los Datos Adicionales del módulo de Activo Fijo, soporta todos los tipos de campos
de SAP, exceptuando vincular tablas definidas por usuario.
ANEXO 8. CREACIÓN Y UTILIZACIÓN DE SERIES PARA
CODIFICAR LOS ACTIVOS FIJOS ADQUIRIDOS
- Para crear series, la ventana debe estar en modo de creación. Para ello se presionar el
botón CREAR
- Para utilizar las series, están deben enlazarse con los Grupos de Activos, para este
ejemplo, utilizaremos la siguiente serie:
- La descripción del Activo Fijo al ingresar por factura se puede editar, pero por defecto se
le asigna la descripción del articulo + la serie del grupo.
Al presionar CREAR en esta ventana, los Activos marcados pasan al incorporarse al
Addon