UNIDAD 1

La empresa y la contabilidad básica

Autor: MR.LIGHTMAN/shutterstock.com
http://pixabay.com/es/arquitectura-azul-la-construcción-de-21954/Imagen de dominio público (CC0)

Tema 1 La empresa
La unidad
económica
En la mayoría de las sociedades modernas las personas se
organizan en diversas actividades que suplen sus necesidades,
dando paso así a la conformación de empresas, que es la
acción de emprender un negocio con un riesgo implícito,
mediante la optimización de los recursos a disposición.

De acuerdo con el código del comercio en su Artículo 25, “Se

entenderá por empresa toda actividad económica organizada
para la producción, transformación, circulación, administración o
custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha
actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de
comercio”.

En la empresa, para su correcto funcionamiento, debe participar

personas, capital y el trabajo.

• Las personas son quienes ejecutan las labores de la

empresa y entre ellas se encuentran los propietarios, los
administradores y los trabajadores.

2
 • El capital es el recurso que permite que la final, desarrollan el sector secundario de la
empresa desarrolle su razón social, este economía. Por ejemplo, empresas de
aporte lo hacen los propietarios y puede bebidas.
estar representado en dinero, mercancías,
• Empresas comerciales: se dedican a la
maquinaria, equipo de oficina y de
compra y venta de productos, no
tecnología, muebles e inmuebles y otros
intervienen en el producto, estos son
bienes.
comprados directamente al productor o a
• El trabajo es el esfuerzo que realizan las los mayoristas. Dentro de estas están los
personas para desarrollar la razón social mayoristas y los minoristas o detallistas:
de la empresa, lo aportan los diferentes Almacenes de cadena, supermercados,
estamentos de una organización, como el tiendas, farmacias.
área de administración, producción y
• Empresas de servicios: son empresas
comercialización de bienes y servicios.
dedicadas a vender servicios o productos
Clasificación de las empresas intangibles, por ejemplo, universidades,
profesionales independientes, empresas
Según su actividad
de transporte, de turismo, Instituciones
Dependiendo de la actividad económica y del financieras.
sector en donde se desarrolla se puede
Según el origen del capital
clasificar en:
Las empresas en su conformación recibe
• Empresas agropecuarias: dedicadas a
fondos o aportes de diversa índole, por ello se
actividades agrícolas y de ganadería,
clasifican en:
desarrollan el sector primario de la
economía, entre ellas están las granjas • Empresa privada: el aporte del capital es
avícolas, piscícolas, hortícolas, entre otras. de propiedad de inversionistas privados y
cuyo objetivo para su conformación es el
• Empresas mineras: su objetivo principal es
lucro, optimizando los recursos disponibles,
la extracción y explotación de los recursos
asumiendo el riesgo propio de la actividad
no renovables, como las empresas
dentro del mercado que le permita
petroleras, piedras preciosas y otros
desarrollar su razón social. Por ejemplo,
minerales.
empresas de industria, comercio, del
• Empresas industriales: se dedican a la sector agropecuario o de servicios.
conversión y transformación de materias
• Empresa pública: este tipo de empresa se
primas en nuevos productos, a través de
forma con los aportes del Estado, en razón
maquinarias, equipos y recursos humanos,
a que debe intervenir en la economía con
para posteriormente venderlos al consumidor
el fin de satisfacer una necesidad, y que

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 generalmente no es lucrativa, pero es necesaria para el desarrollo de la misma comunidad:
Empresas de servicios públicos, de educación o de salud.

• Empresa mixta: Este tipo de empresa surge por la necesidad de asociación para el desarrollo
de actividades económicas con ánimo de lucro, y cuya participación es de particulares y de
capital del estado. Las participaciones pueden variar y estar en diversas proporciones:
Empresas petroleras.

Según el tamaño de la empresa

El estado reglamentó los parámetros de medición del tamaño de las empresas, mediante la
expedición de la Ley 905 de 2004:

• Mediana empresa: es aquella empresa que cuenta con una planta de personal entre cincuenta
y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, o con un capital en activos totales por valor entre
cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

• Pequeña empresa: es aquella empresa que cuenta con una planta de personal entre once (11)
y cincuenta (50) trabajadores, o con un capital en activos totales por valor entre quinientos uno
(501) y menos de cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

• Microempresa: es aquella empresa que cuenta con una planta de personal no superior a diez
(10) o con un capital en activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos
mensuales legales vigentes, excluida la vivienda.

Para la clasificación de aquellas empresas que presenten combinaciones de parámetros de planta

de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante será el de activos
totales.

Tipos de sociedad

Según el artículo 98 del código del comercio; “Por el contrato de sociedad dos o más personas se
obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de
repartirse entre sí las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social. La sociedad, una vez
constituida legalmente, forma una persona jurídica distinta de los socios individualmente
considerados”. De acuerdo con el número de socios, las empresas se clasifican de la siguiente
forma:

4
Fuente:iInfografía: Características y requisitos al momento de crear una s.a.s. Disponible en: http://
www.actualicese.com/_ig/img/infografias/sociedad-por-acciones-simplificadas-sas.jpg el 29 de marzo de
2013

Es la forma más común de hacer empresa en responsabilidad del propietario está limitada al
Colombia y en el mundo, iniciarlas no valor de los bienes aportados; el respaldo de
representa mucha dificultad, solo es necesario la empresa es el aporte del propietario; la
inscribirse ante una cámara de comercio y no razón social debe estar seguida de la
requiere escritura pública. Generalmente el expresión “Empresa Unipersonal” o de su sigla
dueño es el mismo administrador, o ejecuta E.U. A fin de facilitar los trámites de tipo legal y
varias funciones a la vez, se utiliza inicialmente fomentar la creación de empresa, con la
para empresas pequeñas, pero para evitar expedición de la Ley 1258 de 2008, se creó la
inconvenientes es necesario separar las Sociedad por acciones simplificada (S.A.S.).
actividades de la empresa con las particulares, Esta podrá constituirse por una o varias
por que cae en la mayor desventaja que tiene personas naturales o jurídicas, quienes solo
este tipo de empresas, en el cual responde en serán responsables hasta el monto de sus
forma ilimitada por las deudas del negocio, es respectivos aportes”1, esta se puede constituir
decir compromete los bienes de la empresa y a través de documento privado o por escritura
los personales. pública, y para efectos tributarios se regirá a la
normatividad de las sociedades anónimas.
“Como su nombre lo indica, son empresas de
propiedad de una persona natural o jurídica. A
partir de la Ley 222 de 1995, estas empresas
pueden constituirse como personas jurídicas
similares a las sociedades limitadas; deben
registrarse en las cámaras de comercio; la

1Díaz Moreno, H. (2011). Contabilidad General. Enfoque práctico con aplicaciones informáticas. Colombia: Editorial Pearson.
5
 CC; En las compañías de responsabilidad
limitada los socios responderán hasta el
• Sociedades o de varios socios:
monto de sus aportes. De acuerdo con el
artículo 357 del CC: La sociedad girará bajo
una denominación o razón social, en ambos
casos seguida de la palabra "limitada" o de
su abreviatura "Ltda.", que de no aparecer en
los estatutos, hará responsables a los
asociados solidaria e ilimitadamente frente a
terceros.
Fuente: Sociedades. Disponible en http://actualicese.com/_ig/img/fotos/grupos.jpg
el 29 de Marzo de 2013

• Sociedad en comandita:
Son las sociedades en donde su participación
es de varias personas y de sociedades, se Reglamentado en el artículo 323, 324 del
encuentran entre ellas: CC, La sociedad en comandita se forma
siempre entre uno o más socios que
• Sociedad colectiva: comprometen solidaria e ilimitadamente su
responsabilidad por las operaciones sociales
Formada por dos o más personas llamados
y otro o varios socios que limitan la
socios colectivos, que administran la
responsabilidad a sus respectivos aportes.
empresa y responden a terceros. Según el
Los primeros se denominarán socios
Articulo 294 Código del comercio (CC):
gestores o colectivos y los segundos, socios
Todos los socios de la sociedad en nombre
comanditarios. La razón social de las
colectivo responderán solidaria e
comanditarias se formará con el nombre
ilimitadamente por las operaciones sociales.
completo o el solo apellido de uno o más
Cualquier estipulación en contrario se tendrá
socios colectivos y se agregará la expresión
por no escrita. Y en el Artículo 303 código
"y compañía" o la abreviatura "& Cía.",
del comercio: La razón social se formará con
seguida en todo caso de la indicación
el nombre completo o el solo apellido de
abreviada "S. en C." o de las palabras
alguno o algunos de los socios seguido de
"Sociedad Comanditaria por Acciones" o su
las expresiones "y compañía", "hermanos", "e
abreviatura "S. C. A.", si es por acciones.
hijos", u otras análogas, si no se incluyen los
nombres completos o los apellidos de todos • Sociedad anónima:
los socios.
Es la persona jurídica constituida por los
• Sociedad de responsabilidad limitada: aportes de capital de los accionistas, su
denominación estará acompañada de la
Este tipo de sociedades se conforma por no
sigla S.A. Se conformará como mínimo con
menos de dos (2) y no más de veinticinco
cinco socios o accionistas según Artículo
(25) socios. Se encuentran reglamentadas
379 del CC. Cada acción conferirá a su
por los siguientes artículos: Artículo 353 del
propietario los siguientes derechos:

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 • Participar en las deliberaciones de la
asamblea general de accionistas y votar
en ella;
• Recibir una parte proporcional de los
beneficios sociales establecidos por los
balances de fin de ejercicio, con
sujeción a lo dispuesto en la ley o en los
estatutos;
• Negociar libremente las acciones, a
menos que se estipule el derecho de
preferencia en favor de la sociedad o de
los accionistas, o de ambos;
• Persona jurídica: son sujetos que por
• Inspeccionar libremente los libros y
papeles sociales dentro de los quince
días hábiles anteriores a las reuniones
de la asamblea general en que se
examinen los balances de fin de
ejercicio,
• Recibir una parte proporcional de los
activos sociales al tiempo de la
liquidación y una vez pagado el pasivo
externo de la sociedad.
Registro Mercantil
• Características de los comerciantes: se
Definiciones:
• Los comerciantes: según el artículo 10
del código de comercio colombiano son
aquellos “que profesionalmente se ocupan
en alguna de las actividades que la ley
considera mercantiles. La calidad de
comerciante se adquiere aunque la
actividad mercantil se ejerza por medio de
apoderado, intermediario o interpuesta
persona”.
• Persona natural: según la definición del
Artículo 74 del Código Civil, “Son personas
todos los individuos de la especie
humana, cualquiera que sea su edad,
sexo, estirpe o condición. Una persona
natural puede inscribirse como comerciante
ante la Cámara de Comercio, ejecutar
actividades dirigidas a la producción de
bienes y/o servicios, con el fin de obtener
una utilidad, producto de su venta y
comprometerse con terceros, adquiriendo
derechos y obligaciones”.
ficción jurídica son capaces de ejercer
derechos, contraer obligaciones y ser
representadas judicial y extrajudicialmente.
Se clasifican en:
• Las personas jurídicas de derecho
público; como la nación y sus entidades
descentralizadas.
• Las personas jurídicas de derecho
privado; como las compañías, fundaciones,
asociaciones y corporaciones.
considera que una persona ejerce el
comercio en los siguientes casos, según el
artículo 13 del código del comercio:
• Cuando se halle inscrita en el registro
mercantil
• Cuando se tenga establecimiento de
comercio abierto
• Cuando se anuncie al público como
comerciante por cualquier medio.
• Obligaciones de los comerciantes.
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 • Artículo 19 del código del comercio: “Es
obligación de todo comerciante:
• Matricularse en el registro mercantil;
• Inscribir en el registro mercantil todos
los actos, libros y documentos respecto
de los cuales la ley exija esa formalidad
• Llevar contabilidad regular de sus
negocios conforme a las prescripciones
legales;
• Conservar, con arreglo a la ley, la
correspondencia y demás documentos
relacionados con sus negocios o
actividades;
• Denunciar ante el juez competente la
cesación en el pago corriente de sus
obligaciones mercantiles.
• Abstenerse de ejecutar actos de
competencia desleal”.
Trámite del registro mercantil
El registro mercantil tiene por objeto llevar la
matrícula de los comerciantes y de los
establecimientos de comercio, así como la
inscripción de todos los actos, libros y
documentos respecto de los cuales la ley
exigiere esa formalidad. Es público: cualquier
persona podrá examinar los libros y archivos
que se llevaran.
El trámite se hace ante la Cámara de Comercio
de su domicilio, y así se adquiere el derecho a
ejercer su actividad, de acuerdo con las
normas de su municipio, se deben tramitar
algunos documentos que se pueden consultar
en la página de las cámaras de comercio, por
ejemplo se puede consultar la de Tunja y
Bogotá en los siguientes links:
http://www.ccomerciotunja.org.co
http://www.ccb.org.co
Además encontrará información acerca de los
pasos para crear una empresa, renovación
matrícula mercantil, nombres de empresas –
homonimia, tarifas de los registros públicos,
registro único de proponentes, cursos de
capacitación (diplomados y seminarios), entre
otra información. Ejemplo en la cámara de
comercio de Bogotá;
http://camara.ccb.org.co/contenido/
contenido.aspx?catID=97&conID=3413
Conceptos de contabilidad
Reglamentación y definición
En el Decreto 2649 de 1993, por el cual se
reglamenta la contabilidad en general y se
expiden los principios o normas de
contabilidad generalmente aceptados en
Colombia, será la base para el desarrollo del
curso, entendiendo a su vez como normas de
contabilidad generalmente aceptados en
Colombia, al conjunto de conceptos básicos y
de reglas que deben ser observados al
registrar e informar contablemente sobre los
asuntos y actividades de personas naturales o
jurídicas. Apoyándose en ellos, la contabilidad
permite identificar, medir, clasificar, registrar,
interpretar, analizar, evaluar e informar las
operaciones de un ente económico, en forma
clara, completa y fidedigna. Estas normas
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están acordes con los estándares internacionales • To m a r d e c i s i o n e s e n m a t e r i a d e
en contabilidad. inversiones y crédito.

“Se define la contabilidad, como el sistema • Evaluar la gestión de los administradores

información que permite recopilar, clasificar y del ente económico.
registrar, de una for ma sistemática y
• Ejercer control sobre las operaciones del
estructural, las operaciones mercantiles
ente económico.
realizadas por una empresa, con el fin de
p ro d u c i r i n f o r m e s q u e , a n a l i z a d o s e • Fundamentar la determinación de cargas
interpretados, permiten planear, controlar y tributarias, precios y tarifas.
tomar decisiones sobre la actividad de la
empresa”2. • Ayudar a la conformación de la información
estadística nacional.
La contabilidad, como sistema de información,
genera y recopila una gran cantidad de • Contribuir a la evaluación del beneficio o
información, por lo tanto es necesaria la impacto social que la actividad económica
utilización de recursos tecnológicos, software, de un ente represente para la comunidad.
programas, hojas electrónicas que faciliten
Cualidades de la información contable
dicha tarea. Todo depende del tipo de
empresa que se está administrando y más De acuerdo con el con el Artículo 4 del decreto
específicamente con referencia a su tamaño. en mención, la información contable debe ser
comprensible y útil, en ciertos casos requiere,
Objetivos
además, que la información sea comparable:
El artículo 3 del decreto 2649 contempla que
• La información es comprensible cuando
los objetivos básicos de la información
es clara y fácil de entender.
contable debe servir fundamentalmente para:
• La información es útil cuando es pertinente
• Conocer y demostrar los recursos controlados
y confiable.
por un ente económico, las obligaciones
que tenga de transferir recursos a otros • La información es pertinente cuando
entes, los cambios que hubieren posee valor de realimentación, valor de
experimentado tales recursos y el predicción y es oportuna.
resultado obtenido en el período.
• La información es confiable cuando es
• Predecir flujos de efectivo. neutral, verificable y en la medida en la
cual represente fielmente los hechos
• Apoyar a los administradores en la
económicos.
planeación, organización y dirección de
los negocios. • La información es comparable cuando ha
sido preparada sobre bases uniformes.

2Gudiño D, Emma Lucía y Coral D., Lucy. (2004). Contabilidad 2000 Plus. Bogotá: Editorial McGraw Hill, Colombia.
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Normas básicas con corte al 31 de diciembre, el ente
económico debe emitir estados financieros
El mismo decreto 2649 de 1993 reglamenta las
de propósito general.
normas Básicas en su Capítulo III, que permite
disponer de las bases teóricas para la • Valuación o medición: tanto los recursos
generación de información contable como son: como los hechos económicos que los
afecten deben ser apropiadamente
• Ente económico: el ente económico es la
cuantificados en términos de la unidad de
empresa, esto es, la actividad económica
medida. Con sujeción a las normas
organizada como una unidad, respecto de
técnicas, son criterios de medición
la cual se predica el control de los
aceptados el valor histórico, el valor
recursos. El ente debe ser definido e
actual, el valor de realización y el valor
identificado en forma tal que se distinga
presente.
de otros entes.
• Esencia sobre forma: los recursos y
• Continuidad: los recursos y hechos
hechos económicos deben ser reconocidos
económicos deben contabilizarse y
y revelados de acuerdo con su esencia o
revelarse teniendo en cuenta si el ente
realidad económica y no únicamente en su
económico continuará o no funcionando
forma legal. Cuando en virtud de una
normalmente en períodos futuros. En caso
norma superior, los hechos económicos no
de que el ente económico no vaya a
puedan ser reconocidos de acuerdo con
continuar en marcha, la información
su esencia, en notas a los estados
contable así deberá expresarlo.
financieros se debe indicar el efecto
• Unidad de medida: los diferentes ocasionado por el cumplimiento de
recursos y hechos económicos deben aquella disposición sobre la situación
reconocerse en una misma unidad de financiera y los resultados del ejercicio.
medida. Por regla general se debe utilizar
• Realización: solo pueden reconocerse
como unidad de medida la moneda
hechos económicos realizados. Se
funcional. La moneda funcional es el signo
entiende que un hecho económico se ha
monetario del medio económico en el cual
realizado cuando quiera que pueda
el ente principalmente obtiene y usa
comprobarse que, como consecuencia de
efectivo.
transacciones o eventos pasados, internos
• Período: el ente económico debe preparar o externos, el ente económico tiene o
y difundir periódicamente estados tendrá un beneficio o un sacrificio
financieros durante su existencia. Los económico, o ha experimentado un cambio
cor tes respectivos deben definirse en sus recursos, en uno y otro caso
previamente, de acuerdo con las normas razonablemente cuantificables.
legales y en consideración al ciclo de las
• Asociación: se deben asociar con los
operaciones. Por lo menos una vez al año,
ingresos devengados en cada período los

10
 costos y gastos incurridos para producir
tales ingresos, registrando unos y otros
simultáneamente en las cuentas de
resultados. Cuando una partida no se
pueda asociar con un ingreso, costo o
gasto, correlativo y se concluya que no
generara beneficios o sacrificios económicos
en otros períodos, debe registrarse en las
cuentas de resultados en el período
corriente.
• Mantenimiento del patrimonio: se
entiende que un ente económico obtiene
utilidad, o excedentes, en un período
únicamente después de que su patrimonio
al inicio del mismo, excluidas las
transferencias de recursos a otros entes
realizadas conforme a la ley, haya sido
mantenido o recuperado. Esta evaluación
puede hacerse respecto del patrimonio
financiero (aportado) o del patrimonio
físico (operativo).
• Revelación plena: el ente económico
debe informar en forma completa, aunque
resumida, todo aquello que sea necesario
para comprender y evaluar correctamente
su situación financiera, los cambios que
esta hubiere experimentado, los cambios
en el patrimonio, el resultado de sus
operaciones y su capacidad para generar
flujos futuros de efectivo
• Importancia relativa o materialidad: el
reconocimiento y presentación de los
hechos económicos debe hacerse de
acuerdo con su importancia relativa.
• Prudencia: cuando quiera que existan
dificultades para medir de manera
confiable y verificable un hecho económico
realizado, se debe optar por registrar la
alternativa que tenga menos
probabilidades de sobre estimar los
activos y los ingresos, o de subestimar los
pasivos y los gastos.
El plan único de cuentas
Generalidades
• Objetivo: el plan único de cuentas busca
la uniformidad en el registro de las
operaciones económicas realizadas por
los comerciantes con el fin de permitir la
transparencia de la información contable y
por consiguiente, su claridad, confiabilidad
y comparabilidad. (Artículo 1 del decreto
2650/93).
• Contenido: el plan único de cuentas está
compuesto por un catálogo de cuentas y
la descripción y dinámica para la
aplicación de las mismas, las cuales
deben observarse en el registro contable
de todas las operaciones o transacciones
económicas. (Artículo 2 del decreto
2650/93)
• Catálogo de cuentas: el catálogo de
cuentas contiene la relación ordenada y
clasificada de las clases, grupos, cuentas
y subcuentas del Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos, Gastos, Costo de Ventas, Costos
de Producción o de Operación y Cuentas
de Orden, identificadas con un código
numérico y su respectiva denominación.
( Artículo 1 del decreto 2894/94)
• Cuentas auxiliares: adicionalmente a las
subcuentas indicadas en el catálogo
señalado, se podrán utilizar las auxiliares
11
 que se requieran de acuerdo con las necesidades del ente económico, para lo cual bastará con
que se incorporen a partir del séptimo dígito. ( Artículo 7 del decreto 2650/93)

• Catálogo de cuentas: la codificación del Catálogo de Cuentas está estructurada sobre la base
de los siguientes niveles: (Artículo 4 del decreto 2894/94).

Elaboración propia

Las Clases que identifica el primer dígito son:

Elaboración propia

12
Tip
A partir del 1 de enero
de 1995, el Plan Único
de Cuentas será
obligatorio para todas
las personas naturales
o jurídicas obligadas a
llevar la contabilidad
de acuerdo con lo
dispuesto al código del
comercio.
Fuente: Zamorano, R.y otros.(2013) PUC – Plan Único de Cuentas Contextualizado NIIF 2013. Colombia: Ediciones de la U.
El Decreto 2650 de 1993, por el cual se mozdifica el plan único de
cuentas para comerciantes, se puede consultar en la página de la
Superintendencia de Sociedades.
La aplicación de la norma de llevar la contabilidad a determinadas
personas es determinada por la ley, en los casos especiales, los que
no estén obligados a llevar contabilidad deben aplicar la norma en
caso de llevarla como prueba en casos de investigación.
13
Cuenta T Cuando se registra una cuenta al lado izquierdo,
es debitar una cuenta, mientras que registrar al
Una cuenta es el nombre que se usa para
lado derecho es acreditar una cuenta. Todos los
registrar, en forma clara, ordenada y comprensible,
valores registrados en una cuenta en el debe se
las operaciones que realiza una empresa
totalizan y representa el total del movimiento
después de generado un hecho económico.
débito, y de igual forma todos los valores
Esta se puede representar de diversas formas,
registrados en el haber se totalizan y representan
la más usual es en forma de T, en donde se le
el total del movimiento crédito, lo anterior se
reconocen sus tres principales partes:
resume en la siguiente cuenta:
• El nombre completo de la cuenta (va en la
parte superior)

• El debe, se conoce como débito, cargo o

debe (va en la parte izquierda)

• El haber, se conoce como crédito, abono,

haber (va en la parte derecha)

• El saldo, que es la diferencia entre los dos

lados, que puede ser de naturaleza débito o
crédito.

Elaboración propia

• Saldo débito: se presenta cuando el

movimiento débito es mayor que el
movimiento crédito.

• Saldo crédito: en una cuenta se presenta

cuando el movimiento crédito es mayor que el
movimiento débito.

Elaboración propia
14
Tip
Cuenta es el nombre
que se utiliza para el Clasificación de las cuentas
registro ordenado y
Todo lo que posee la empresa, las propiedades, los derechos y las
clasificado de las
deudas están representados en cuentas a una fecha determinada, el
transacciones
comerciales realizadas desarrollo de su actividad le genera ingresos, gastos, costos y
en una empresa. utilidades que también son representadas en cuentas, compiladas en
los estados financieros básicos que determina la situación económica
del ente económico.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se pueden clasificar en:

Elaboración propia

Cuentas reales o de balance

En este tipo de cuentas están todos los valores de la empresa como

propiedades, efectivo, valores y deudas con terceros. Igualmente se
contemplan los valores intangibles como el goodwill, o el buen nombre
de la empresa, y el saber hacer, Know-how. Dentro de las cuentas
reales están los activos, los pasivos y el patrimonio. La definición de
cada una de ellas está reglamentada en el Decreto 2649 de 1993.

• Activos: “Un activo es la representación financiera de un recurso

obtenido por el ente económico como resultado de eventos

15
pasados, de cuya utilización se espera
que fluyan a la empresa beneficios
económicos futuros. Artículo 35.
Elaboración propia
Dentro de los activos, se registran todos
los bienes que posee la empresa, se
relacionan en orden de la disponibilidad,
primero los que están en efectivo, después
los que son fácil convertir en efectivo en el
corto plazo, y por último los bienes e
inmuebles; por ello se pueden especificar;
caja, bancos, inversiones CDT, cuentas
p o r c o b r a r, i n v e n t a r i o s , t e r re n o s ,
construcciones, vehículos, maquinaria y
equipo, muebles y enseres, entre otros.
Los activos le generan beneficios a la
empresa.
Este tipo de cuentas empiezan y
aumentan su movimiento en el Debe,
disminuyen y se cancelan en el Haber, y
en general su saldo es débito.
La representación de la cuenta es:
Elaboración propia
Ejemplo:
La empresa adquiere un terreno por valor
de $10.000.000, por lo tanto debe realizar
el primer registro, luego compra otro lote
por valor de $8.000.000, y se relaciona
con otro registro, por lo tanto la cuenta
aumenta, y genera un movimiento débito
por total de $18.000.000. En el momento
que efectúa la venta del primer lote por
valor de $10.000.000 se registra en el
haber, por lo tanto es una disminución del
activo, y el saldo se calcula mediante la
diferencia entre los débitos y los créditos.
16
 Los pasivos son las obligaciones que la
empresa ha contraído en el desarrollo de sus
actividades, que deben ser canceladas en el
corto, mediano o largo plazo. En general, son
las deudas que se tienen con terceros o con
personas externas a la empresa. La obligación
tiene que haberse causado, lo cual obliga su
cancelación, el beneficiario de la deuda existe.
Dentro de los pasivos encontramos las deudas
con las entidades financieras, el crédito de los
proveedores, salarios y obligaciones con
empleados por pagar, impuestos por pagar,
entre las más usuales.

Las cuentas del pasivo empiezan y aumentan

su movimiento en el haber, disminuyen y se
cancelan en el Debe, su saldo es crédito
usualmente.

Elaboración propia

• Pasivos: “Un pasivo es la representación

financiera de una obligación presente del
ente económico, derivada de eventos
pasados, en virtud de la cual se reconoce
que en el futuro se deberá transferir
recursos o proveer servicios a otros
entes”. Artículo 36.

Elaboración propia

Fuente: Elaboración propia

17
Ejemplo: • Patrimonio: “El patrimonio es el valor residual
de los activos del ente económico, después
Una droguería, con sus proveedores ha
de deducir todos sus pasivos.” Artículo 37.
conseguido el suministro de un pedido a crédito
por valor de $700.000, por lo tanto es el primer
registro en el haber de Proveedores; adquiere
otra deuda por otro suministro por valor de
$400.000, por lo tanto incrementa la deuda de
proveedores, es otro registro crédito que
sumado al anterior da un saldo crédito por valor
de $ 1.100.000, en el momento que se cancela
la primera obligación, por valor de $700.000, la
cuenta de proveedores se debita por dicho
valor, porque constituye una disminución del
pasivo, y el saldo es la diferencia entre créditos
y débitos por valor de $400.000. Como son
mayores los créditos el saldo es crédito.
Elaboración propia

Es el aporte de los dueños de la empresa,

entregados a esta para la constitución de la
misma, además incluye las utilidades y las
reservas. Este valor se calcula mediante la
diferencia entre los activos y los pasivos. Este
grupo de cuentas es el pasivo interno a favor de
los dueños, por lo tanto el movimiento de las
cuentas es igual a las cuentas del pasivo.
Además del aporte inicial, se le suman los
aportes adicionales que los socios hicieran a la
sociedad, además se puede incrementar a
través de las utilidades del ejercicio y
lógicamente disminuyen si se presentan
pérdidas.

Ejemplo:

Para constituir una empresa de salud, se han

Elaboración propia reunido dos médicos y un administrador y cada
uno aporta las sumas $12.000.000, $10.500.000
y $ 15.000.000 respectivamente, es necesario

18
contabilizar los aportes, y por ser un aumento
se registran en el crédito. Al cabo de unos
meses el segundo médico se retira y se
devuelve la suma de $10.500.000, al ser una
disminución del patrimonio, el valor se registra
en el Debe. Para calcular el saldo del
patrimonio se resta entre el débito y el crédito.
Al ser mayor el saldo del Patrimonio, es crédito.
• Ingresos: “Los ingresos representan flujos
de entrada de recursos, en forma de
incrementos del activo o disminuciones del
pasivo o una combinación de ambos, que
generan incrementos en el patrimonio,
devengados por la venta de bienes, por la
prestación de servicios o por la ejecución
de otras actividades realizadas durante un
período, que no provienen de los aportes
de capital.” Artículo 38.

Son aquellas entradas o valores que recibe la

empresa en el desarrollo de su actividad, ya
sea venta de bienes o prestación de servicios.
Estas cuentas empiezan y aumentan en el
Haber; normalmente no se debitan sino al final
del ejercicio, para cancelar su saldo.

Elaboración propia

Cuentas Nominales, de resultado

Son cuentas de resultado porque al final de un

ejercicio contable permite establecer el saldo
de utilidades o pérdidas, ingresos, costos,
gastos, producto de las actividades de la
empresa, estas cuentas son transitorias porque
se cancelan al cierre del periodo contable.
Comprende las cuentas del estado de
resultados: de ingresos, gastos, costo de
ventas y costo de producción o de operación.
Elaboración propia

19
Ejemplo: Toda empresa en desarrollo de sus actividades
genera salidas por concepto de gastos propios
La farmacia recibe por concepto de ventas en
de su funcionamiento, son gastos por que
los meses de octubre, noviembre y diciembre
estos valores no son recuperables, como el
las sumas de $1.800.000, $2.350.000 y
pago de salarios, arriendo, servicios públicos,
$3.550.000. Estos valores se registran en el
entre otros. Estas cuentas empiezan y
Haber porque representan el aumento de un
aumentan en el debe, disminuyen y se
ingreso. Al sumar los ingresos, se obtiene un
cancelan en el haber. Su saldo es débito.
saldo crédito por valor de $7.700.000.

Elaboración propia

• Gastos: “Los gastos representan flujos de Elaboración propia

salida de recursos, en forma de disminuciones

del activo o incrementos del pasivo o una
combinación de ambos, que generan
disminuciones del patrimonio, incurridos
e n las actividades de administración,
comercialización, investigación y
financiación, realizadas durante un
período, que no provienen de los retiros de
capital o de utilidades o excedentes.”
Artículo 40.
Ejemplo:
En la farmacia se cancela por concepto de
servicio de energía por valor $120.000, Agua
$35.000 y servicio de teléfono de celular
$50.000. Estos gastos se registran en el Debe,
porque representan aumento de gastos para la
empresa.
20
 El costo de producción son las erogaciones
asociadas directamente con la elaboración de
los bienes, o la prestación de servicios, del cual
la empresa obtiene sus ingresos. Su registro es
igual a las cuentas de costos de ventas.

Elaboración propia

• Costo: “Los costos representan erogaciones

y cargos asociados clara y directamente
con la adquisición o la producción de los
bienes o la prestación de los servicios, de
los cuales un ente económico obtuvo sus
ingresos.” Artículo 39.
Elaboración propia

Los costos son recuperables, se producen Ejemplo:

cuando se vende el bien o servicio. El costo se
produce por concepto de ventas o por Se compran 2 cajas de medicamentos por valor
producción o de operación. de $1.200.000 y 4 cajas vitaminas por valor de
$350.000, la cuenta de compra de mercancías
El costo de ventas es el que representa el valor seria el siguiente:
de compra de los artículos para la venta, estas
cuentas empiezan y aumentan en el Debe,
disminuyen y se cancelan en el Haber, su saldo
es débito.

21
 • Cuentas de orden acreedoras: los bienes
que se han recibido para custodia, manejo
o negociación, éstas se manejan como
cuentas del pasivo, por lo cual su saldo es
crédito. Por ejemplo; bienes y valores
recibidos en custodia o en garantía”3.

La partida doble

El Artículo 56, del decreto 2649/93 reglamenta

“Con fundamento en comprobantes
debidamente soportados, los hechos
económicos se deben registrar en libros en
idioma castellano, por el sistema de partida
doble. Pueden registrarse varias operaciones
homogéneas en forma global, siempre que su
resumen no supere las operaciones de un
mes. Las operaciones deben registrarse
cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto
en normas especiales, los asientos respectivos
deben hacerse en los libros a más tardar en el
Elaboración propia
mes siguiente a aquel en el cual las
Cuentas de orden operaciones se hubieren realizado. Dentro del
término previsto en el inciso anterior, se deben
“Agrupa los valores que reflejan hechos o
resumir los movimientos débito y crédito de
circunstancias que pueden llegar a afectar la
cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier
estructura financiera de la empresa, así como
error u omisión se debe salvar con un nuevo
las cuentas que sirven para efectos de control
asiento en la fecha en que se advirtiere”.
interno o información general, además las que
se utilizan para conciliar las diferencias entre La partida doble es un principio universal, en
los registros contables de la empresa y las cual si una cuenta se debita por un valor, debe
declaraciones tributarias. acreditarse otra u otras por igual valor.

• Cuentas de orden deudoras: los dineros, Ejemplo:

documentos y bienes que conforman el
Al vender un vehículo de contado, el efectivo
grupo de cuentas de Orden deudoras se
entra a caja o a bancos, siendo una cuenta del
manejan como las cuentas del Activo, por
activo, aumenta; por lo tanto, se debita. Se
lo tanto su saldo es débito. Ejemplo:
recibe dinero y se entrega el vehículo, que
Bienes y valores entregados en custodia o
también es del activo, disminuye; por lo tanto,
en garantía.
se acredita.

3Gudiño D, Emma Lucía y Coral D., Lucy. (2004). Contabilidad 2000 Plus. Bogotá: Editorial McGraw Hill, Colombia.
22
Tip:
Los asientos contables
son el registro de las
operaciones
mercantiles en los
comprobantes y en los
libros de contabilidad.
La suma de los débitos
debe ser igual a la
suma de los créditos

Elaboración propia

El asiento contable, es el registro de las operaciones de la empresa

en los libros de contabilidad, estos pueden ser simples, cuando se
utilizan dos cuentas: un débito y un crédito, o puede ser un asiento
compuesto, cuando se emplean más de dos cuentas, tanto en débitos
como en créditos.

Para hacer el registro, se cambia el esquema de la cuenta T, por los

asientos de diario en forma horizontal.

Asiento simple:

Elaboración propia

Se venden medicamentos por valor de $750.000, del cual se recibe de

contado $250.000 y el saldo a crédito. De acuerdo con el ejercicio, se
están afectando tres cuentas: la caja y clientes, cuentas del activo, que
por aumentar, se debitan. Y comercio al por mayor, cuenta de
ingresos, que al aumentar, se acredita.

23
 Elaboración propia

Para hacer el registro, es un asiento compuesto:

Elaboración propia

En resumen;

Elaboración propia
24
Tip La ecuación patrimonial
La Ley 590/2000
promueve el desarrollo Debe existir una igualdad entre las cuentas reales, es decir entre los
integral de las MIPYME activos, los pasivos y el patrimonio de una empresa, y para ello se
es para la generación utiliza la ecuación patrimonial:
de empleo, el
desarrollo regional, la
integración, el
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO;
aprovechamiento
productivo de Por lo tanto, PASIVO = ACTIVO - PATRIMONIO
pequeños capitales
teniendo en cuenta la y, PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO
capacidad empresarial
de los colombianos

Comentario del tutor La farmacia El tesoro de la salud Ltda. presenta la siguiente

Los estados financieros información y es necesario elaborar el balance general a 31 de
son el reflejo de las diciembre; en caja tiene $300.000, en una cuenta de ahorros
actividades de una $1.200.000, equipo de oficina $3.500.000, cuentas por cobrar a
empresa en un periodo clientes $500.000, un local comercial $10.000.000, deuda con el
contable, con base en banco $6.000.000, cuentas pendientes con proveedores $ 2.000.000,
esta información, el para poder terminar el balance se debe calcular el valor del
gerente, o dueño de la patrimonio:
empresa puede tomar
las decisiones para
optimizar los recursos
con que cuenta la
organización.

Elaboración propia
25
Referencias bibliográficas
1. Díaz Moreno, H. (2011), Contabilidad General.
Enfoque práctico con aplicaciones informáticas.
Colombia: Editorial Pearson.

2,3. Gudiño D, Emma Lucía y Coral D., Lucy.

(2004). Contabilidad 2000 Plus. Bogotá: Editorial
McGraw Hill.

Zamorano, R. y otros. (2013). PUC – Plan Único

de Cuentas Contextualizado NIIF 2013.
Colombia: Ediciones de la U., 2013.

Ley 590 del 2000

Ley 863 de 2003.

Decreto 410 de 1971. Código del comercio de

Colombia

Decretos 2649 y 2650 de 1993

Decreto 2894 de 1994

26