REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA

VICERECTORADO ACADÉMICO
COORDINACIÓN GENERAL PREGRADO
COORDINACIÓN GENERAL DE PASANTIAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ANALISIS DEL PROCESO DE LAS CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES Y

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA ALIMAR, C.
A. UBICADA EN LA ZONA INDUSTRIAL LOS PINOS.

Daniela Virginia Rodríguez Lubin

CUIDAD GUAYANA, 28 DE SEPTIEMBRE 2011

1
 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA
VICERECTORADO ACADÉMICO
COODINACIÓN GENERAL DE PREGRADO
COORDINACIÓN GENERAL DE PASANTIAS
PROYECTO DE CARRERA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

ANALISIS DEL PROCESO DE LAS CUENTAS POR PAGAR A PROVEEDORES Y

OBLIGACIONES TRIBUTARIAS DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA ALIMAR, C. A.
UBICADA EN LA ZONA INDUSTRIAL LOS PINOS.

Daniela Virginia Rodríguez Lubin

Para optar al Título de Lcdo. En Administración de Empresas

Lcdo. Jesús Berbesí Lcda. Luisangela Gil

TUTOR ACADEMICO TUTOR INDUSTRIAL

Lcda. Doris Dionisio

JURADO

PUERTO ORDAZ, 28 DE SEPTIEMBRE DE 2011

2
 DEDICATORIA

A Dios todo poderoso, por darme la oportunidad de vivir, compartir con

todos mis seres queridos y lograr realizar este trabajo de grado.
A Daniel Rodríguez y Nancys de Rodríguez, mis padres, por
brindarme su apoyo incondicional durante cada etapa de mi vida, demostrando
cada día su amor hacia mi persona y ofreciéndome sus conocimientos,
consejos y tiempo para mi desarrollo como ser humano.
A Elsi Rodríguez, Daniel Rodríguez y Eduardo Rodríguez, mis
hermanos, por acompañarme, y brindarme su apoyo.
A mis cuñados Joaquín Martínez y Liurlys Romero, por estar siempre
conmigo en las buenas y en las malas y como olvidar a mi sobrino Eduardo
Moisés Rodríguez Romero por ser tan bello conmigo.
A las personas que también son importantes en mi vida, Jonathan
Peraza, Griselys Salazar, Luisana Centeno, Ydania Laya, Milangela
Olivares, Nancy Ortiz, Patricia González, Gledys Solórzano, Elizabeth
Grillet, Natacha Mendoza, Rebeca Díaz, Gabriela Acevedo, María Leiva,
Luisangela Gil, gracias por su apoyo durante el desarrollo de este trabajo a lo
largo de mi carrera.

3
 AGRADECIMIENTOS

A la UNEG por darme los conocimientos académicos que me forjan

como una profesional, además de inculcarme los valores que describen mi
personalidad.
A mi tutor académico, Lcdo. Jesús Eduardo Berbesí, por brindarme
sus conocimientos metodológicos durante el desarrollo de este trabajo de
grado.
A mi tutor industrial y jurado, quienes directa o indirectamente
colaboraron para la realización de este trabajo de grado, y con quienes el autor
tuvo la dicha de compartir a lo largo de la elaboración del mismo.
A mis compañeros de clases por brindar incondicionalmente un gran
apoyo en el desarrollo de la presente investigación.

4
 ÍNDICE GENERAL

Pág.

DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTOS iv
ÍNDICE GENERAL v
ÌNDICE DE FIGURAS ix
INTRODUCCIÒN x
CAPITULO I
EL PROBLEMA
I. 1 Planteamiento del Problema 12
I. 2 Justificación e Importancia 16
I. 3 Alcance 17
I. 4 Limitaciones 18
I. 5 Objetivo General 18
I. 6 Objetivos Específicos 19
CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
II. 1 Antecedentes de la Investigación 20
II. 2 Antecedentes de la Empresa 22
II. 2. 1 Principio de la empresa 23

II. 2. 2 Misión 23

II. 2. 3 Visión 23

II. 2. 4 Valores 23

II. 2. 5 Descripción de cargos 26

II. 2. 6 Funciones de Departamento de Egresos (Cuentas por 28

5
Pagar)

II. 3 Bases Teóricas 32

II. 3. 1 Análisis 33

II. 3. 2 Administración 33

II. 3. 2. 3 El Proceso administrativo 33

II.3.3 Empresa 34

II.3.4 Administración de Empresas 34

II.3.5 Contabilidad 35

II.3.6 La cuenta 36

II.3.7 Pasivo 36

II.3.8 Gastos 37

II.3.9 Cuentas por pagar 37

II.3.10 Comprobante de Egreso 37

II.3.11 Factura 38

II.3.12 Presupuesto 38

II.3.13 Cotización 39

II.3.14 Gálac Software Administrativo 39

II.3.14.1 Beneficios del Gálac Administrativo 39

II.3.14.2 Características del Gálac Administrativo 40

II. 4 Bases Legales 41

6
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
III. 1 Área de Investigación 55
III. 1. 1 Área de investigación de campo 56
III. 2. Tipo de Investigación 56
III. 2. 1 Investigación descriptiva 57
III. 3 Procedimiento de recolección de datos 58
III. 3. 1 Observación Directa 58
III. 3. 2 Entrevista no estructurada 59
III. 4 Población y Muestra 59
III. 4. 1 Población 59
III. 4. 2 Muestra 60
CAPITULO IV
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
IV. 1 Analizar el proceso de las cuentas por pagar a 62
proveedores y obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora
Alimar, C. A.
IV. 1. 1 Analizar el proceso llevado a cabo en el registro, 63
control y cancelación de las cuentas por pagar y obligaciones
tributarias en la empresa Distribuidora Alimar, C.A.
IV. 1. 1. 1 Adiestramiento para manejo de Software Gálac 63
Administrativo
IV. 1. 1. 2 Elaboración de pago 63
IV. 1. 1. 3 Registro de las facturas a crédito y obligaciones 64
tributarias 65
IV. 1. 1. 3 Cancelación de las facturas a créditos y
obligaciones tributarias

7
  IV. 1. 2 Determinar las consecuencias de las fallas en el 67
proceso de registro, control y cancelación de las facturas
adeudadas a los proveedores y obligaciones tributarias en la
empresa Distribuidora Alimar, C.A.
IV. 1. 2. 1 Morosidad con los proveedores 67
IV. 1. 2. 2 Incumplimiento de las obligaciones tributarias 67
 IV. 1. 3 Diseñar un procedimiento para mejorar el proceso de
cancelación de las cuentas por pagar a los proveedores y 68
obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora Alimar, C.
A. 71
CONCLUSIONES 73
RECOMENDACIONES 74
REFERENCIAS
77
ANEXOS

8
 ÌNDICE DE FIGURAS

Figura Nº 1 Organigrama de la empresa Distribuidora Alimar, C. A. 25

Figura Nº 2 Flujograma de la empresa Distribuidora Alimar, C. A. 66

Figura Nº 3 Flujograma propuesto para la Distribuidora Alimar, C. A 70

9
 INTRODUCCIÓN

Distribuidora Gen_Ros, C. A. es una compañía dedicada a la

distribución de alimentos de consumo masivo, representando a marcas como
lo son Grupo Bimbo y Alimentos Munchy, prestando un servicio a la comunidad
como proveedor de productos de alta calidad, como lo son el pan en sus
diferentes presentaciones y confiterías.
Para el logro de un buen desempeño y funcionamiento de la
organización, es necesario controlar cada uno de los procesos que se llevan
en cada departamento, los costos en que incurren según su planificación para
el periodo de acuerdo a su actividad. A fin de garantizar la veracidad de la
información reflejada en las relaciones de pago, en este caso el sistema Gálac
Administrativo, en el cual se debe registrar y emitir la cancelación de las
cuentas por pagar a proveedores.
En este estudio se llevara a cabo un análisis del proceso para el registro,
control y cancelación de las cuentas por pagar a proveedores.
La investigación se realizara bajo las premisas del diseño de
investigación de campo, en nivel descriptivo, empleando como técnica de
recolección de datos la observación y entrevista no estructurada.
Para llevar a cabo el Análisis del proceso para el registro, control y
cancelación de las cuentas por pagar a proveedores y obligaciones tributarias
de la empresa Distribuidora Gen-Ros, C. A., será necesario desarrollar los
siguientes pasos:

 Analizar el proceso llevado a cabo en el registro y cancelación de las

cuentas por pagar de los proveedores y obligaciones tributarias de la
empresa Distribuidora Gen-Ros, C. A.

10
  Determinar las consecuencias de las fallas del atraso de pago de las
facturas a proveedores y obligaciones tributarias de la empresa
Distribuidora Gen-Ros, C. A.
 Diseñar un procedimiento para mejorar el proceso de cancelación de
las cuentas por pagar a los proveedores y obligaciones tributarias de la
empresa Distribuidora Gen-Ros, C. A.
En pro de la eficaz exposición de la investigación deberán ser tomados
en cuenta conceptos básicos tal como son la contabilidad, cuentas por pagar,
saldos, facturas, proveedores, comprobante de pago, cheque, relación de
pago, entre otro.
El presente informe estará estructurado por 4 capítulos, distribuidos de
la siguiente manera:
 Capítulo I El Problema, lo forma el planteamiento del problema, la
justificación e importancia, alcance, limitaciones, objetivo general y
específicos, de la investigación.
 Capítulo II Marco Teórico, donde se desarrollan los antecedentes,
bases teóricas y legales de la empresa y de la investigación.
 Capítulo III Marco Metodológico, contempla el tipo de investigación,
diseño, técnicas e instrumentos de recolección de datos.
 Capítulo IV Análisis de los Resultados, donde se desarrollan los
objetivos General y específicos de la investigación.
 Conclusiones, Recomendaciones, Referencias y Anexos.
La pasantía será llevada a cabo en el Departamento de Egresos
(Cuentas por pagar) de la empresa Distribuidora Gen-Ros, C. A. ubicada en la
Zona Industrial Los Pinos, primera transversal, parcela 1 y 2, manzana 21,
Puerto Ordaz, Estado Bolívar.

11
 CAPITULO I

EL PROBLEMA

El problema consiste en buscar las interrogantes que dan inicio a la

elaboración de la investigación, por medio de un planteamiento, justificación,
limitaciones, alcances, objetivo general y específicos.
Según Arias, F. (2006) “Un problema es todo aquello que merece ser
resuelto, por lo tanto este surgirá cuando exista la necesidad de dar solución
a una situación.” (p. 37).
Por lo tanto el análisis para el control, registro y cancelación de las
cuentas por pagar a proveedores y otras obligaciones tributarias que tiene la
empresa Distribuidora Gen-Ros C.A. puede ser considerado un problema
dentro de la misma, susceptible de ser resuelto.

I.1 Planteamiento del problema

El planteamiento del problema radica en identificar el problema para así

encontrarle solución o entendimiento, a lo que contribuirá a la ejecución del
proyecto de investigación por medio de la descripción del problema, limitación,
alcance y objetivos.

12
 Para Arias, F. (2006) “Plantear el problema es describir ampliamente la
situación objeto de estudio dentro de un contexto que permite conocer su
origen, relaciones e implicaciones.” (p. 41).
El desarrollo de la economía mundial ha obligado a las empresas a ser
más competitivas, aprovechando sus fortalezas para disminuir sus debilidades
y utilizando sus oportunidades para hacer frente a las amenazas, proceso en
el cual deben participar todas las partes de la organización.
Es por ello que el procedimiento para el registro, control y cancelación
de las cuentas por pagar a proveedores y otras obligaciones tributarias
simboliza un papel importante porque permite conocer, evaluar y determinar la
capacidad que tiene la compañía para cancelar a sus proveedores las
obligaciones contraídas al momento de realizar compras a crédito, producto
de sus operaciones y financiamientos.
Los procedimientos o procesos, actividades de operación y
administración en general, deben ejecutarse en términos de calidad, cantidad
y costos, para así seguir la tendencia que reconoce un País en vías de
desarrollo.
Distribuidora Gen-Ros, C. A. es manejada por un Presidente, un
Gerente Administrativo, Asistentes Administrativos, Vendedores,
Despachadores y Mecánicos, donde principalmente se quiere alcanzar la
venta de productos de consumo masivo a la mayor parte de la población que
habita en el Estado Vargas. Cuenta para ello, con el suministro o
abastecimiento de productos, por parte de proveedores; los cuales son
necesarios para el buen funcionamiento de la organización.
El Departamento de Administración (egresos), tiene entre sus
funciones, dirigir y controlar la ejecución del proceso de pago a proveedores,
asegurando la autenticidad de las informaciones que se emiten en los
cheques, así como el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

13
 Actualmente Distribuidora Gen-Ros, C. A., cuenta con un sistema de
registro de las cuentas por pagar elaborado en el software Excel, donde es
eficiente para los principales proveedores, que son Bimbo de Venezuela, C.
A. y Alimentos Polar, C. A., pero si se refiere a los demás proveedores, que
son pocas veces que se requiere de sus servicios o adquisición de materiales,
se consideran importantes, no se lleva a cabo un buen procedimiento para
fiscalizar la cancelación de las deudas adquiridas por estos. La situación lleva
a que solamente se ejecute el pago de modo prioritario a los proveedores
principales, que lógicamente es lo que provoca los ingresos a la compañía, sin
embargo con el resto es poca la prioridad. Se considera que debería realizarse
el mismo procedimiento para todos, es decir tener igualdad en los pagos.
El problema se refleja principalmente, por existir demoras en el análisis
del procedimiento para el registro, control, cancelación de las facturas a
proveedores, y deficiencia al ejecutar el mismo; debido a la falta de
coordinación y organización que tiene que ver con el manejo de la información,
específicamente por concepto de crédito.
Lo anteriormente señalado, conlleva a que solamente se toma como
prioridad el pago a Grupo Bimbo y Alimentos Polar, por mantener una imagen
y buena reputación de calidad con estas marcas de alimentos, y no para el
resto de los proveedores, ya que son de poca importancia para la organización,
donde estos últimos son necesarios también para que cada departamento y
resto del personal puedan tener materiales como, papelería, productos de
higiene y limpieza, uniformes, implementos de seguridad, repuestos y
accesorios necesarios para los vehículos que se usan para la distribución de
los productos, entre otros tipos de materiales necesarios para el buen
funcionamiento interno de la compañía. De igual manera para estar solventes
con respectos a los entes gubernamentales, obligaciones tributarias, ministerio
del trabajo, seguro social, seguridad laboral, entre otros.

14
 La mayoría de las veces, no se cuenta con suficientes materiales de
oficina (papelería) para llevar organizadamente los soportes que se deben
tener para el control de cada uno de los departamentos, es decir, cuando se
precisan carpetas, bolígrafos, ganchos, u otro tipo de artículos de oficina, se
espera a que cada departamento acumule todos los soportes de pagos y
facturas de ventas, para luego hacer una orden de compra de estos insumos,
de igual manera ocurre con los implementos de limpieza, de seguridad, algún
repuesto o cauchos para los vehículos, agua potable, traslados de los fondos
para el pago de impuestos y tributos. Cuando se necesita adquirir de estos
materiales, se compra en el último momento, o suele suceder algún siniestro
al trabajador para poder responder a la seguridad laboral. Tener todos estos
materiales e implementos, se realizan con proveedores que acepten compras
a crédito, pues no se cuenta diariamente con dinero en efectivo para el pago
inmediato, sino que se elabora con cheques y sus respectivas retenciones, y
por eso también antes de realizar alguna compra, se busca presupuesto y
hallar al proveedor que acepte elaborar facturas con días de crédito.
Al momento de elegir el presupuesto que más se ajusta a las
necesidades, se ordena elaborar la factura, la cual debe ser a crédito, y cuando
ya está próximo a vencerse, se realiza el pago con cheque y sus respectivas
retenciones (este procedimiento se incluye para todas las facturas de
compras), luego se envían al presidente, para que verifique el pago y firme los
cheques (enviar los cheques por valija tiene una duración de dos días), se
firman los cheques y se regresa la valija a la compañía, con este proceso ya
han pasado aproximadamente de tres a cuatro días, causando el retraso de
dos a tres días de vencimiento de las facturas, permitiendo observar el
problema de la emisión de los pagos y resto de las obligaciones que están por
cancelar.

15
 Es responsabilidad del departamento de las cuentas por pagar el pago
de los impuestos y tributos, pues es la compañía es contribuyente especial.
Uno de los problemas que existe con respectos a este tipo de pago es que no
cuenta con suficiente fondo en el Banco Venezuela, que es el utilizado para el
pago de las retenciones de IVA e ISLR, y son los más importantes para el
SENIAT. Y tener dinero suficiente en esta cuenta bancaria es por realizarle
una transferencia de dinero electrónicamente o un depósito bancario, sin
embargo transferir los fondos, se ejecuta un día o dos días antes de pagar la
deuda, y al momento de estar en el Seniat para el pago del impuesto, no hay
fondo suficiente, provocando que el pago se haga al día siguiente o dos días
después, y se sabe muy bien que este tipo de pago de tributos se debe efectuar
antes o el mismo día y evitar una multa o sanción de este organismo público.
De acuerdo a la situación existente, nos preguntamos ¿Cuál es la mejor
opción para llevar a cabo el proceso de Registro, Control y Cancelación de las
cuentas por pagar a proveedores de la empresa Distribuidora G, C. n-RosA.?

I.2 Justificación e Importancia

La justificación e importancia del problema señalan las razones por los

cuales se elabora la investigación y aportar posibles herramientas para la
mejora de los procedimientos de las cuentas por pagar.
La importancia de esta investigación radica en proporcionar un
instrumento administrativo que contribuya sustancialmente a la creación de
estrategias que ayuden a agilizar y llevar de modo eficiente y eficaz el proceso
para mejorar la forma en la cual se realiza la cancelación de las

16
cuentas por pagar a los proveedores, de tal manera que permita facilitar a la
gerencia la toma de decisiones en beneficio de la empresa, adquiriendo
confianza en los procesos lucrativos propios, al mismo tiempo tendrá
oportunidad de hacer nuevas inversiones y así contribuir al aumento de sus
servicios y por ende fortalecer las relaciones comerciales con sus proveedores
y mejores condiciones laborales para los empleados.
Esta indagación es un esfuerzo orientado a resolver, dentro del marco
legal, el problema presentado en cuanto a los compromisos adquiridos con
terceros, donde permitirá a la organización corregir las fallas descritas
anteriormente, es indiscutible que los resultados a obtener señalaran la
situación real, además de saber en qué forma están empleando las estrategias
administrativas y poder determinar donde se encuentran los errores que
generan el retraso al momento de cancelar las deudas.
Así mismo, se proporcionara las posibles alternativas o soluciones, para
que en ella se obtenga una mejor toma de decisiones y control por parte del
administrador o personal involucrado en la unidad de cuentas por pagar;
además para que la organización planee y programe sus actividades e
inversiones futuras, con la finalidad de buscar soluciones a las debilidades y
así como constituir antecedentes para la institución y para futuras
indagaciones en esta área.

I.3 Alcance

El alcance consiste en lograr abarcar el estudio del funcionamiento de

una unidad organizativa dentro de la entidad empresarial.
Esta investigación se centra en el Departamento de Egresos (Cuentas
por pagar), de la empresa Distribuidora Gen-Ros, C. A., para analizar el

17
proceso del registro, control y cancelación de las cuentas por pagar a los
distintos proveedores de la compañía y llevar a cabo un buen procedimiento
para los pagos de las obligaciones tributarias que adquiere la misma con los
entes gubernamentales.

I.4 Limitaciones

Las limitaciones son obstáculos que eventualmente se presentan

durante el desarrollo de la investigación.
En el presente estudio surgieron trabas al tratar de conseguir
información dentro de la organización, por la falta de cooperación en el
suministro de la misma y de los encuestados no estructuradamente, de igual
manera no existe un registro precedente o una base de datos de donde extraer
la información confiable para el caso.

I.5 Objetivo General

 Analizar el proceso para el registro, control y cancelación de las cuentas

por pagar a proveedores y obligaciones tributarias de la empresa
Distribuidora Gen-Ros, C. A.

18
I.6 Objetivos Específicos

 Analizar el proceso llevado a cabo en el registro y cancelación de las

cuentas por pagar y obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora
Gen-Ros, C.A.
 Determinar las consecuencias de las fallas en el proceso de registro,
control y cancelación de las facturas adeudadas a los proveedores y
obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora Gen-Ros, C. A.
 Diseñar un procedimiento para mejorar el proceso de cancelación de
las cuentas por pagar a los proveedores y obligaciones tributarias de la
empresa Distribuidora Gen-Ros, C. A.

19
 CAPITULO II

MARCO TEÓRICO

El marco teórico es el capítulo de la investigación destinado a impartir

al lector sobre las investigaciones ya efectuadas, el contexto histórico del
problema, concretamente los antecedentes de la empresa, los parámetros
teóricos que componen el problema en estudio.

II.1 Antecedentes de la Investigación

Esta sección se refiere a los estudios anteriores que se han realizado

acerca del tema de investigación que guardan alguna vinculación con el trabajo
de grado.
Existen muy pocos antecedentes sobre la investigación acerca del tema
en el departamento de la cuentas por pagar, debido a que la compañía en sí
tiene 3 años de creada en la ciudad de La Guaira.

20
 Sin embargo hay proyectos que sirven como marco de referencia, para
facilitar esta investigación, algunos de estos estudios se mencionan a
continuación:
 Santana, R. (2009) Análisis de la Gestión administrativa año 2008
del Departamento de las cuentas por pagar de la Corporación
Venezolana de Guayana (CVG) Puerto Ordaz, Edo. Bolívar.
Presentado ante la Universidad Nacional Experimental de Guayana
para optar al grado de Licenciado en Administración de Empresas, la
cual tiene como objetivo medir la eficiencia de las cuentas por pagar de
CVG.
 Zambrano, O. (2010) Analizar el proceso de registro, control y
cancelación de las cuentas por pagar a proveedores aplicado en la
Empresa Disjogreca Guayana, C.A. Presentado ante la Universidad
Bicentenaria de Aragua para optar al grado de Licenciado en
Contaduría Pública, la cual tiene como objetivo diagnosticar los
registros contables de las cuentas por pagar de sus proveedores.
 Peraza, J. (2009) Propuesta de un sistema de control que permita el
análisis y conciliación de las cuentas bienes económicos de poco
valor administrativos (82012020) y operativos (73022020), del libro
mayor en la organización CVG Bauxilum. Presentado ante la
Universidad Nacional Experimental de Guayana para optar al grado de
Licenciado en Contaduría Pública, la cual tiene por objetivo el control
financiero y físico de bienes económicos de poco valor.

21
II.2 Antecedentes de la empresa

Distribuidora Gen-R C. A., inició sus operaciones el 03 de Agosto del

2015, en la ciudad de Puerto Ordaz, Estado Bolívar, en Venezuela. Desde sus
comienzos se ha consolidado como una gigante operaria en el mercado de
proveer productos de altísima calidad y de notoria aceptación, entre sus
importantes clientes y consumidores finales, gracias especialmente a la
alianza estratégica con la empresa número uno en panificación, Grupo Bimbo
C.A., que en cooperación mutua ha permitido satisfacer la demanda
significante de este estado, territorialmente el más grande país.
Actualmente tiene incorporado un nuevo proveedor para distribución de
confiterías, Alimentos Munchy, C. A., siendo así Distribuidora Alimar, C. A. el
único distribuidor de estos producto, que poco a poco ha podido crecer dentro
del Estado Bolívar.
Distribuidora Alimar C. A., atiende todo el territorio con rutas propias
que van desde Ciudad Bolívar hasta Santa Elena de Uairén (frontera con
Brasil). La empresa cuenta con una renovada flota de vehículos y con el mejor
Staff de profesionales en ventas capacitados y certificados, logró llegar a un
ámbito de más de mil trescientos (1.300) clientes que van desde kioscos hasta
los más prestigiosas cadenas de Automercado y cadenas de comida rápida.

22
II.2.1 Principio de la empresa

Tiene como lema principal lo siguiente:

“PRECISIÓN Y EFICIENCIA EN LA DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS DE
EXCELENCIA.”

II.2.2 Misión

Afianzarnos como la mejor empresa de distribución en consumo

masivo en el Estado Bolívar y así poder extendernos a nivel nacional para
satisfacer las expectativas de nuestros aliados comerciales.

II.2.3 Visión

Distribuir de manera global, abarcando todos los canales de productos

masivos con un alto grado de satisfacción, tanto para nuestros aliados
comerciales, como para nuestros clientes que exigen puntualidad y prontitud
para cubrir la demanda del consumidor final.

II.2.4 Valores

 Honestidad: Elemento primordial que engalana la primera posición

en las reglas de oro. Cumpliendo a cabalidad sin mentiras ni
engaños todas y cada una de las funciones, utilizando y aplicando
todos los buenos principios adquiridos tanto para los clientes, como
los aliados comerciales.
23
 Excelencia laboral: Dispone de un selecto y clasificado grupo de
personal educado y entrenado para cubrir cada uno de las
responsabilidades y exigencias de la empresa y aliados comerciales.
 Entusiasmo: Posee paquetes de incentivos muy atractivos, la cual
extienden para cada personal que conforma la empresa, para
realizar las actividades con alegría y así aportar a que la empresa
prospere en cumplir cada una de las metas.
 Tecnología: Acompañan cada una de las operaciones con un
respaldo y aportes tecnológicos que día a día se integran y
entrelazan con las actividades de cada empleado. Busca adelantar
y aceptar cada cambio como herramienta productiva para la
empresa, sacando el máximo provecho.

24
A continuación el organigrama de Distribuidora Alimar, C. A.

Figura Nº 1- Organigrama de Distribuidora Alimar, C. A.

Fuente: Distribuidora Alimar, C. A. (2010)

25
II.2.5 Descripción de cargos

Distribuidora Alimar, C. A., consta de un Presidente y un Gerente

Administrativo, el cual este último mencionado es la persona encargada y con
poder para tener la máxima responsabilidad y gran ocupación para las
operaciones administrativas de esta compañía.
El Departamento de Ventas consta del personal más importante, pues
se encarga de distribuir y vender los principales productos en el Estado Bolívar.
El Departamento de Despacho se encarga de recibir los productos traídos de
las marcas Bimbo de Venezuela, C. A. y Alimentos Munchy, C. A. Finalmente
el Departamento de Taller tiene como actividad primordial tener todos los
vehículos de distribución de los alimentos, en buenas condiciones y puedan
estar transitando en todo el Estado sin sufrir alguna falla mecánica.
El departamento de Administración se encarga de ejecutar todas las
funciones administrativas, comenzando por el Departamento de Recursos
Humanos, encargado de hacer entrega de los recibos de pagos de nómina y
mantener solvente los expedientes de todo el personal, también hacerles llegar
cualquier tipo de información a los empleados de las comodidades laborales
que día a día los entes gubernamentales van actualizando.
El Departamento de Tributos se encarga de llevar al día todo lo
relacionado con los impuestos, tributos y contribuciones que exige la ley, como
el SENIAT, La Alcaldía de los municipios Caroní y Heres, para así evitar
cualquier tipo de multa de estos entes públicos.
El Departamento de Ingresos se encarga de llevar las cuentas del flujo
de caja realizadas por las ventas diarias que elaboran los supervisores y
vendedores.

26
 El Departamento de Cobranzas se encarga de ir a los comercios más
grandes que están en el Estado Bolívar, para realizar las cobranzas de las
facturas a crédito.
El Departamento de Caja se encarga de realizar las liquidaciones de las
ventas que han realizado los vendedores y supervisores durante el día, y
cotejar el inventario con los productos devueltos por los clientes y las cuentas
deberán quedar en cero.
El Departamento de Egresos (Cuentas por Pagar), se encarga de
elaborar los pagos de las facturas a créditos y contado de los distintos
proveedores, de igual manera de hacer las relaciones de pagos para
reembolsar las cajas chicas y la caja principal, reembolso de gastos de
representación de los ejecutivos de la empresa y todo lo relacionado a los
pagos de obligaciones contraídas en ejercicio de las operaciones.
Cada uno de los departamentos actualmente deja constancia de sus
actividades diarias y cumplimiento de funciones en el software Excel, en
formatos preestablecidos por la gerencia. En la unidad de cuentas por pagar,
se registran las operaciones en el software Gálac Administrativo
adicionalmente, para garantizar una mayor eficiencia en el proceso de
cumplimiento de estas obligaciones. Por lo tanto este sistema se utiliza para el
manejo de las cuentas por pagar, en el resto de las funciones no se aprovecha,
teniendo las opciones que pueden mejorar el desempeño de las tareas que
tiene este departamento.

27
II.2.6 Funciones del Departamento de Egresos (Cuentas por Pagar)

Este departamento se encarga de realizar los pagos en cheques de las

deudas y obligaciones que adquiere Distribuidora Alimar, C. A. Entre sus
funciones están las siguientes:

 Solicitud de chequeras

La única forma de pago empleada por la empresa para cumplir sus

obligaciones es con el uso del cheque, es por eso que se realiza
frecuentemente solicitud de chequeras de las cuentas bancarias para la
elaboración de los pagos a los proveedores, entes gubernamentales, a los
empleados, por finiquito el contrato de trabajo, vacaciones, préstamos,
adelanto de prestaciones sociales, servicios contratados, entre otros.

 Elaboración de cheque

Consiste en realizar la descripción de los cheques, a nombre de quien

se realiza el pago, el monto en números y en letras, la fecha actual y colocar
el NO ENDOSABLE, por último el presidente hace la firma luego de verificar si
el monto corresponde a lo que se está pagando en la factura.

 Control de correlativos y chequear que cada cheque tenga

su soporte

Al momento de realizar los cheques, este documento tiene un número

de control que es correlativo, el cual durante cada pago debe tener un
seguimiento ordenado con sus respectivos soportes, que son el comprobante
de pago, la factura o recibo que se está pagando y sus retenciones.
28
  Conciliación Bancaria

Distribuidora Alimar, C. A. maneja 9 cuentas bancarias, donde se les

realiza a primera hora de la jornada de trabajo el chequeo vía internet de los
estados de cuentas y poder realizar la actualización de saldos en los libros de
bancos.

 Elaboración de las relaciones de gastos de caja principal,

caja chica y del presidente

La empresa tiene 2 cajas chicas, que son de administración y de taller,

la primera es para los gastos menores administrativos y la segunda para
compra de repuestos, lubricantes u otra herramienta que se necesite en el
taller para las reparaciones de los vehículos; una caja principal para gastos
mayores y otra para gastos del presidente. Cuando alguna de estas alcanza
su monto mínimo de reposición, se elabora una relación con las facturas que
soportan el uso del dinero, donde se reflejan los datos de la factura como: la
fecha, el número, nombre del proveedor, Rif, una breve descripción del gasto,
monto total, base imponible, monto exento y el IVA. Luego se elabora el
comprobante de egreso y cheque.

 Elaboración de relación de Gasolina

Distribuidora Alimar, C. A., tiene un crédito con la Estación de Servicios

Rosa Bela, C. A. para que los vendedores y supervisores que usan vehículos
de la compañía, puedan surtirse de combustible a cambio de órdenes de
servicios que serán relacionadas y posteriormente facturadas por el proveedor.
El personal de ventas entrega el soporte de un recibo copia, y

29
el original lo conserva la estación de servicio. Estas copias se archivan en
una carpeta que tiene el departamento de egresos.

 Organizar y archivar los gastos en carpetas

El departamento de egresos, debe tener obligatoriamente durante cada

mes 3 carpetas de lomo ancho, la primera con separadores de colores
identificados con el nombre de cada banco, en esta se archivan todos los
gastos de cualquier proveedor, relaciones de gastos, pagos de nomina,
vacaciones, prestamos, seguro del galpón, seguro de vehículos, obligaciones
tributarias, entre otros. La segunda con un solo separador identificado con el
banco que le corresponde, donde se colocan los pagos de Bimbo, Seguro
Social y de INCES. La tercera se archivan los documentos originales con copia
de las facturas de las liquidaciones que se elaboraron de Bimbo de Venezuela,
C. A.

 Relación de las cuentas por pagar

El departamento de egresos tiene una carpeta exclusivamente para las

facturas que están por pagar de los proveedores de servicios, como de alquiler
del galpón, gastos de oficina, artículos de higiene y limpieza, repuestos para
vehículos o algún servicio que se contrató en algún momento. Estas facturas
por pagar se archivan con separadores que están identificadas con los días
que se tiene de crédito para poder tener más organizada las fechas que están
próximas a vencer.

30
  Relación de las órdenes de compras

El departamento de egresos se encarga de realizar las órdenes de

compra de los productos para limpieza, artículos de oficina y de otro tipo de
material que se necesite, se emite en duplicado, uno para el archivo de la
empresa con respaldo digital y el original para el proveedor.
 Controlar los inventarios de limpieza y oficina

El departamento de egresos es el encargado de mantener el nivel de

stock de inventario de artículos de oficina y materiales de limpieza, así como
el control del consumo de los mismos.

 Control de los Vehículos

El control de los vehículos se refiere a mantener las obligaciones

legales y tributarias necesarias para la circulación de los mismos y cumplir con
la distribución de alimentos en el territorio del Estado Bolívar. Todos estos
documentos se renuevan anualmente, se dejan las originales en la empresa,
y el vendedor posee una carpeta con las copias.
Los documentos que deben conservar son los siguientes:
a.- Carnet de circulación con el certificado de registro del vehículo.
b.- Certificado de salud verde, médico y licencia del conductor vigente.
c.- Permiso Sanitario vigente.
d.- Impuesto de vehículo vigente (Patente).
e.- Póliza de Seguro vigente.
f.- Autorización para transitar el vehículo.

31
  Elaboración de plan de pagos

El plan de pago consiste en tener un flujo de caja proyectado para

gastos generales y fijos de la empresa con las fechas correspondientes a cada
pago, como lo son: Arrendamiento del Galpón, teléfono CANTV, pagos fijos
del presidente, descuentos bancarios de las pólizas de seguro de los
vehículos, del galpón y responsabilidad civil y laboral, de los tributos. Este plan
se elabora con la finalidad de tener las deudas al día.

II.3 Bases Teóricas

En esta parte se desarrollaran conceptos y definiciones que dan origen

al análisis del proceso para el registro, control y cancelación de las cuentas
por pagar a proveedores y obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora
Alimar, C. A.
Por lo tanto para poder hablar del análisis de las cuentas por pagar es
necesario recordar definiciones básicas como las de Análisis, la importancia
para la contabilidad financiera del estudio de una cuenta, así como para la
administración de empresas, además es imprescindible mencionar términos
contables básicos como lo es la Contabilidad, la Administración, tipos, lo que
es una cuenta, y cuentas por pagar.

32
II.3.1 Análisis

El análisis consiste en examinar por partes un estudio o investigación

de manera profundizada y detallada.
Para la enciclopedia de Internet, Wikipedia® Wikimedia Foundation, Inc.
Consultado el 25 de mayo de 2001. Documento en línea disponible en
http://es.wikipedia.org/wiki/An%C3%A1lisis “Un análisis en sentido amplio es
la descomposición de un todo en partes para poder estudiar su estructura,
sistemas operativos o funciones, y tienes distintas disciplinas a definir.”
Según Arias, F. (2006) “Descomposición de un todo en sus partes para
su estudio profundo y detallado.” (p.133).

II.3.2 Administración

Consiste en planear, dirigir, controlar y supervisar todos los recursos

dentro de una organización para así alcanzar los objetivos que se quiere lograr.
Según los autores Welsch, G.; Hilton, R.; Gordon, P. y Rivera, C. (2005)
“Proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades para
alcanzar esas metas mediante el empleo eficiente de los recursos humanos,
los materiales y el capital.” (p. 3).

II.3.2.3 El Proceso administrativo

El proceso consiste en cumplir una serie de pasos para lograr un fin

determinado, y en el ámbito administrativo es el conjunto de actividades que
lógicamente realizadas permiten alcanzar los objetivos y metas trazadas por
la organización. Según los autores Welsch, Hilton, Gordon y Rivera (2005)
señalan:

33
 Es una serie de actividades independientes utilizadas por la
administración de una organización para el desempeño de las
siguientes funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el
personal, dirigir y motivar, y controlar. Planificar: Proceso de
desarrollar objetivos empresariales y elegir un futuro curso de
acción para lograrlos.
Organizar: Proceso mediante el cual se relacionan los empleados y
sus labores para cumplir los objetivos de la empresa. Suministrar el
personal y administrar los recursos humanos: proceso de asegurar
que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les
recompense por lograr los objetivos de la empresa.
Dirigir y motivar: Proceso de motivar a las personas (de igual nivel,
superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas
para ayudar voluntaria y armónicamente en el logro de los objetivos
de la empresa. Controlar: Proceso de asegurar el desempeño
eficiente para alcanzar los objetivos de la empresa. (p. 3).

II.3.3 Empresa

Es una entidad económica con personalidad jurídica propia que tiene

como propósito la producción de bienes y servicios para satisfacer las
necesidades de la sociedad y el lucro propio. Según los Autores Welsch, G.;
Hilton, R.; Gordon, P. y Rivera, C. (2005) lo definen como “La empresa se
puede definir como el grupo social en el que a través de la administración de
capital y el trabajo se producen bienes y/o servicios pendientes a la
satisfacción a las necesidades de la comunidad.” (p.3).

II.3.4 Administración de Empresas

Proceso de fijar las metas de la entidad y de implementar las actividades

para alcanzar las mismas mediante el empleo eficiente de los

34
recursos humanos, los materiales y el capital para la producción de bienes y
servicios pendientes a la satisfacción a las necesidades de la comunidad.
Hilda (2 de julio de 2010). Curso de especialización de administración
de empresas en ciencias jurídicas y ciencias sociales. Consultado el 23 de
septiembre de 2011. Documento en línea disponible en:
http://deconceptos.com/ciencias-juridicas/administracion-de-empresas. “La
administración de empresas es una actividad destinada a organizar los
recursos empresariales, humanos y materiales en vistas a la consecución de
sus objetivos”.

II.3.5 Contabilidad

Es una técnica que consiste en registrar, clasificar y resumir las

operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.
Así mismo el autor Guajardo, G. (2005) “el propósito básico de la
contabilidad es proveer información útil acerca de una entidad económica, para
facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios (accionistas,
acreedores, inversionistas, clientes, administradores y gobierno).” (p. 2).
La contabilidad se divide en dos ramas según a quien vayan destinados
en financiera y administrativa o gerencial.
La contabilidad financiera: se define como la rama de ésta, centrada
en la preparación y presentación de un juego de estados contables con el
propósito de suministrar información que es útil para la toma de decisiones de
naturaleza económica por parte de usuarios externos a la organización mas no
ajenos a su actividad diaria como lo son propietarios, proveedores,
instituciones financieras, inversionistas, gobierno y entidades
gubernamentales, trabajadores y público en general.

35
 La contabilidad administrativa: trata información preparada y
presentada con propósitos de tomas de decisiones internas dentro de la
entidad, diariamente, y que por lo tanto son usuarios internos, tales como
gerentes, directores, funcionarios, administradores.
Estas contabilidades se diferencian fundamentalmente por el enfoque
que presentan en la elaboración de la información, puesto que una va dirigida
a usuarios externos para toma de decisiones económicas sobre resultados y
otra a usuarios internos para toma de decisiones futuras y de función
administrativa como presupuestos y estándares de costos.

II.3.6 La cuenta

Es donde se registran los aumentos o disminuciones de cada partida

provocados por una transacción de negocios, y existe una cuenta por separado
para cada clase de activo, pasivo, capital, ingreso y gasto. El objetivo y
propósito fundamental de emplear el uso de registro de transacciones en
cuentas o posiciones financieras es el de elaborar estados financieros.
Redondo, A. (1989), señala que “la cuenta representa la unidad básica
de la contabilidad. Tiene como principal objeto controlar las operaciones
realizadas por el titular de la misma”. (p. 5).

II.3.7 Pasivo

Son deberes y obligaciones que tiene una organización, las cuales debe
cancelar. Estas deudas pueden ser de corto a largo plazo.
Redondo, A. (1989), expresa que “La parte del balance general de un
ejercicio económico es la que indica las obligaciones que contrae una
empresa”. (p. 35).

36
II.3.8 Gastos

Los gastos son salidas de dinero que ejecuta la empresa, que no es

recuperable, y se realiza para el pago de distintos desembolsos, lo que
disminuye el beneficio de la compañía.
Definicion.de (2008). Consultado el 23 de septiembre de 2011.
Documento en línea disponible en: http://definicion.de/gastos-de-operación/
“La noción de gastos hace referencia al dinero desembolsado por una empresa
u organización en el desarrollo de sus actividades. Los gastos son los salarios,
el alquiler de locales, la compra de suministros y otros.”

II.3.9 Cuentas por pagar

Constituye parte de los pasivos de una compañía. Corresponde a las

obligaciones presentes provenientes de las operaciones de transacciones
pasadas tales como la adquisición de mercancías o servicios o por la obtención
de préstamos para el financiamiento de los bienes que constituye el activo.
Redondo, A. (1989), define las cuentas por pagar “Las cantidades de
debe la empresa por compras a crédito, pero que no hayan sido reconocidas
en giros, pagarés o hipotecas, las incluimos dentro de dicha cuenta”. (p. 26).

II.3.10 Comprobante de Egreso

Son documentos donde se registran todos aquellos gastos en que

incurren las distintas unidades o departamentos para satisfacer las
necesidades inherentes a su financiamiento.

37
 Gomez, G. (2001). Soportes contables. Consultado el 23 de septiembre
de 2001. Documento en línea disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/14/soportes.htm
“Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar
las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener
un especial cuidado en el momento de elaborarlos.”

II.3.11 Factura

Es un documento mercantil que refleja toda la información de una

operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una
factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio,
junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.
Definicion.de (2008). Consultado el 23 de septiembre de 2011.
Documento en línea disponible en: http://definicion.de/factura/. “Es un
documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial
obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta
de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.”

II.3.12 Presupuesto

Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta establecida, expresada

en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo.
Domingo, R. (1997). Define presupuestos como “Relación detallada de
futuros ingresos y gastos de una empresa, para dicho período. Proporcionará
estimaciones de producción, ventas y gastos generales”. (p. 330).

38
II.3.13 Cotización

Es un documento en el cual se describen los productos que se desea

adquirir a los proveedores potenciales que han sido preseleccionados por la
empresa.
Pascual, M. (2011). Términos financieros el diccionario de la economía.
<Página web en línea>. Consultado el 24 de septiembre de 2011. Documento
en línea disponible en:
http://www.terminosfinancieros.com.ar/definicion-cotizacion-39. “Es el precio
que se fija para la compraventa de un bien en la Bolsa de Valores, o de una
divisa en el mercado de moneda extranjera”.

II.3.14 Gálac Software Administrativo

Gálac software, C. A. (2009). Gálac Administrativo. Consultado el 27 de

septiembre de 2011. Documento en línea disponible en:
http://www.galac.com/. Programa que permite llevar la administración y la
contabilidad de una compañía haciendo énfasis en el manejo de impuestos
(Libros de Compras y Ventas, Declaraciones, Retenciones de IVA y ISLR).
Además lleva un control de inventarios, facturación y cuentas por cobrar;
pagos y cuentas por pagar y bancos.

II.3.14.1 Beneficios del Gálac Administrativo

 Es muy fácil de comenzar a usar: porque permite incorporar los

movimientos históricos de las cuentas por cobrar y por pagar.

39
 Facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales: porque genera los
libros de Compras y Ventas. Además en la factura se puede indicar al
cliente el monto a retener en el cumplimiento de la legislación vigente.

 Rapidez y facilidad de uso: porque está diseñado para brindar mayor

rapidez y eficiencia en el procesamiento de los datos administrativos.

 Muy amigable: las pantallas de entrada de datos han sido estudiadas para
brindar a los usuarios la mayor rapidez y exactitud en el desarrollo de las
tareas.

II.3.14.2 Características del Gálac Administrativo

 Módulo de Facturación sencillo y rápido que permite el uso de pistola

lectora de código de barras, permitiendo generar un propio código de barra.

 Incorpora el módulo de inventario, con el manejo de talla y colores,

productos por seriales y/o SKU´S, reserva de mercancía.

 El programa incorpora los módulos de Bancos, Cuentas por Cobrar,

Cuentas por Pagar, Cobranza y Pagos.

 Es muy fácil de comenzar a usar, porque permite incorporar los

movimientos históricos de las cuentas por cobrar y por pagar.

 Facilita el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, porque genera los

Libros de Compra y Venta. Además posee un manejo automático de los
impuestos, tales como retenciones de IVA y de ISLR.

 Contabilidad integrada, que permite un uso sencillo, práctico y flexible

 Imprime en impresoras de conexión local o en red.

40
 Permite realizar respaldos en cualquier unidad lógica.

II. 4 Bases Legales

La principal base legal de los comercios en la República Bolivariana de

Venezuela se dispone en las siguientes Leyes:

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela:

Derechos Económicos

Artículo 112

Todas las personas pueden dedicarse libremente a la actividad

económica de su preferencia, sin más limitaciones que las previstas en esta
Constitución y las que establezcan las leyes, por razones de desarrollo
humano, seguridad, sanidad, protección del ambiente u otras de interés social.
El Estado promoverá la iniciativa privada, garantizando la creación y justa
distribución de la riqueza, así como la producción de bienes y servicios que
satisfagan las necesidades de la población, la libertad de trabajo, empresa,
comercio, industria, sin perjuicio de su facultad para dictar medidas para
planificar, racionalizar y regular la economía e impulsar el desarrollo integral
del país.

41
Código de Comercio:

Artículo 1

El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus

operaciones mercantiles y los actos de comercio, aunque sean ejecutados por
no comerciantes.

Artículo 2

Son actos de comercio, ya de parte de todos los contratantes, ya de

parte de algunos de ellos solamente:
1º La compra, permuta o arrendamiento de cosas muebles hecha con ánimo
de revenderlas, permutarlas, arrendarlas o subarrendarlas en la misma forma
o en otra distinta; y la reventa, permuta o arrendamiento de estas mismas
cosas.
2º La compra o permuta de Deuda Pública u otros títulos de crédito que
circulen en el comercio, hecha con el ánimo de revenderlos o permutarlos; y la
reventa o permuta de los mismos títulos.
3º La compra y la venta de un establecimiento de comercio y de las acciones
de las cuotas de una sociedad mercantil.
4º La comisión y el mandato comercial.
5º Las empresas de fábricas o de construcciones.
6º Las empresas de manufacturas, almacenes, bazares, tiendas, fondas,
cafés y otros establecimientos semejantes.
7º Las empresas para el aprovechamiento industrial de las fuerzas de la
naturaleza, tales como las de producción y utilización de fuerza eléctrica.
8º Las empresas editoras, tipográficas, de librería, litográficas y fotográficas.
9º El transporte de personas o cosas por tierra, ríos o canales navegables.
42
10º El depósito, por causa de comercio; las empresas de provisiones o
suministros, las agencias de negocios y las empresas de almonedas.
11º Las empresas de espectáculos públicos.
12º Los seguros terrestres, mutuos o a prima, contra las pérdidas y sobre las
vidas.
13º Todo lo concerniente a letras de cambio, aun entre no comerciantes; las
remesas de dinero de una parte a otra, hechas en virtud de un contrato de
cambio, y todo lo concerniente a pagarés a la orden entre comerciantes
solamente, o por actos de comercio de parte del que suscribe el pagaré.
14º Las operaciones de Banco y las de cambio.
15º Las operaciones de corretaje en materia mercantil.
16º Las operaciones de Bolsa.
17º La construcción y carena, compra, venta, reventa y permuta de naves.
18º La compra y la venta de herramientas, aparejos, vituallas, combustible u
otros objetos de armamento para la navegación.
19º Las asociaciones de armadores y las de expediciones, transporte,
depósitos y consignaciones marítimas.
20º Los fletamentos préstamos a la gruesa, seguros y demás contratos
concernientes al comercio marítimo y a la navegación.
21º Los hechos que producen obligaciones en los casos de averías,
naufragios y salvamento.
22º Los contratos de personas para el servicio de las naves de comercio y
las convenciones sobre salarios y estipendios de la tripulación.
23º Los contratos entre los comerciantes y sus factores o dependientes.

43
Artículo 3

Se repuntan además actos de comercio, cualesquiera otros contratos y

cualesquiera otras obligaciones de los comerciantes, si no resulta lo contrario
del acto mismo, o si tales contratos y obligaciones no son de naturaleza
esencialmente civil.

Artículo 8

En los casos en que no estén especialmente resueltos por este Código,

se aplicarán las disposiciones del Código Civil.

De la Contabilidad Mercantil

Artículo 32

Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la

cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de
Inventarios.
Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente
para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Artículo 124

Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban:

Con documentos públicos.
Con documentos privados.
Con los extractos de los libros de los corredores, firmados por las partes, en
la forma prescrita por el artículo 73.

44
Con los libros de los corredores, según lo establecido en el artículo 72.
Con facturas aceptadas.
Con los libros mercantiles de las partes contratantes, según lo establecido en
el artículo 38.
Con telegramas, de conformidad con lo preceptuado en el artículo 1.375 del
Código Civil.
Con declaraciones de testigos.
Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

Código Civil:

Artículo 12

Los lapsos de años o meses se contarán desde el día siguiente al de la

fecha del acto que da lugar al lapso, y concluirán el día de fecha igual a la del
acto, del año o mes que corresponda para completar el número del lapso. El
lapso que, según la regla anterior, debiera cumplirse en un día de que carezca
el mes, se entenderá vencido el último de ese mes.
Los lapsos de días u horas se contarán desde el día u hora siguiente a
los en que se ha verificado el acto que da lugar al lapso.
Los días se entenderán de veinticuatro horas, los cuales terminarán a
las doce de la noche.
Cuando, según la Ley, deba distinguirse el día de la noche, aquél se
entiende desde que nace hasta que se pone el sol.
Estas mismas reglas son aplicables a la computación de las fechas y
lapsos que se señalan en las obligaciones y demás actos, cuando las partes
que en ellos intervengan no pacten o declaren otra cosa.

45
Código Orgánico Tributario:

Artículo 13

La obligación tributaria surge entre el Estado, en las distintas

expresiones del Poder Público, y los sujetos pasivos, en cuanto ocurra el
presupuesto de hecho previsto en la ley. La obligación tributaria constituye un
vínculo de carácter personal, aunque su cumplimiento se asegure mediante
garantía real o con privilegios especiales.

Artículo 19

Es sujeto pasivo el obligado al cumplimiento de las prestaciones

tributarias, sea en calidad de contribuyente o de responsable.

De los Contribuyentes

Artículo 22

Son contribuyentes los sujetos pasivos respecto de los cuales se

verifica el hecho imponible.
Dicha condición puede recaer:
1. En las personas naturales, prescindiendo de su capacidad según el
derecho privado.
2. En las personas jurídicas y en los demás entes colectivos a los cuales
otras ramas jurídicas atribuyen calidad de sujeto de derecho.
3. En las entidades o colectividades que constituyan una unidad económica,
dispongan de patrimonio y tengan autonomía funcional.

46
Artículo 23

Los contribuyentes están obligados al pago de los tributos y al

cumplimiento de los deberes formales impuestos por este Código o por normas
tributarias.

Artículo 24

Los derechos y obligaciones del contribuyente fallecido serán ejercidos

o, en su caso, cumplidos por el sucesor a título universal, sin perjuicio del
beneficio de inventario. Los derechos del contribuyente fallecido trasmitido al
legatario serán ejercidos por éste.
En los casos de fusión, la sociedad que subsista o resulte de la misma
asumirá cualquier beneficio o responsabilidad de carácter tributario que
corresponda a las sociedades fusionadas.

Ley del Impuesto al Valor Agregado:

De los Sujetos Pasivos

Artículo 5

Son contribuyentes ordinarios de este impuesto, los importadores

habituales de bienes, los industriales, los comerciantes, los prestadores
habituales de servicios, y, en general, toda persona natural o jurídica que como
parte de su giro, objeto u ocupación, realice las actividades, negocios jurídicos
u operaciones, que constituyen hechos imponibles, de conformidad con el
artículo 3 de esta Ley. En todo caso, el giro, objeto u ocupación a que

47
se refiere el encabezamiento de este artículo, comprende las operaciones y
actividades que efectivamente realicen dichas personas.
A los efectos de esta Ley, se entenderán por industriales a los
fabricantes, los productores, los ensambladores, los embotelladores y los que
habitualmente realicen actividades de transformación de bienes.

Artículo 7

Son contribuyentes ordinarios u ocasionales las empresas públicas

constituidas bajo la figura jurídica de sociedades mercantiles, los institutos
autónomos y los demás entes descentralizados y desconcentrados de la
República, de los Estados y de los Municipios, así como de las entidades que
aquéllos pudieren crear, cuando realicen los hechos imponibles contemplados
en esta Ley, aún en los casos en que otras leyes u ordenanzas los hayan
declarados no sujetos a sus disposiciones o beneficiados con la exención o
exoneración del pago de cualquier tributo.

Artículo 11

La Administración Tributaria podrá designar como responsables del

pago del impuesto, en calidad de agentes de retención, a los compradores o
adquirentes de determinados bienes muebles y los receptores de ciertos
servicios.
Asimismo, la Administración Tributaria podrá designar como
responsables del pago del impuesto que deba devengarse en las ventas
posteriores, en calidad de agentes de percepción, a quienes por sus funciones
públicas o por razón de sus actividades privadas intervengan en operaciones
gravadas. A tal fin, la

48
Administración Tributaria podrá designar como agentes de percepción a sus
oficinas aduaneras.

Artículo 47

Los contribuyentes y, en su caso, los responsables según esta Ley, en

están obligados a declarar y pagar el impuesto correspondiente en el lugar, la
fecha, la forma y condiciones que establezca el Reglamento.
La Administración Tributaria dictará las normas que le permitan
asegurar el cumplimiento de la presentación de la declaración a que se contrae
este artículo por parte de los sujetos pasivos, y en especial la obligación de los
adquirentes de bienes o receptores de servicios, así como de entes del sector
público, de exigir al sujeto pasivo las declaraciones de períodos anteriores para
tramitar el pago correspondiente.

Ley del Impuesto Sobre la Renta:

Artículo 1

Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en dinero

o en especie, causarán impuestos según las normas establecidas en esta Ley.
Salvo disposición en contrario de la presente Ley, toda persona natural
o jurídica, residente o domiciliada en la República Bolivariana de Venezuela,
pagará impuestos sobre sus rentas de cualquier origen, sea que la causa o la
fuente de ingresos esté situada dentro del país o fuera de él. Las personas
naturales o jurídicas no residentes o no domiciliadas en la República
Bolivariana de Venezuela estarán sujetas al impuesto establecido en esta Ley
siempre que la fuente o la causa de sus enriquecimientos esté u ocurra

49
dentro del país, aun cuando no tengan establecimiento permanente o base fija
en la República Bolivariana de Venezuela. Las personas naturales o jurídicas
domiciliadas o residenciadas en el extranjero que tengan un establecimiento
permanente o una base fija en el país, tributarán exclusivamente por los
ingresos de fuente nacional o extranjera atribuibles a dicho establecimiento
permanente o base fija.

Artículo 7

Están sometidos al régimen impositivo previsto en esta Ley:

a. Las personas naturales.
b. Las compañías anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada.
c. Las sociedades en nombre colectivo, en comandita simple, las
comunidades, así como cualesquiera otras sociedades de personas, incluidas
las irregulares o de hecho.
d. Los titulares de enriquecimientos provenientes de actividades de
hidrocarburos y conexas, tales como la refinación y el transporte, sus regalistas
y quienes obtengan enriquecimientos derivados de la exportación de
minerales, de hidrocarburos o de sus derivados.
e. Las asociaciones, fundaciones, corporaciones y demás entidades jurídicas
o económicas no citadas en los literales anteriores.
f. Los establecimientos permanentes, centros o bases fijas situados en el
territorio nacional.

Artículo 9

Las compañías anónimas y los contribuyentes asimilados a éstas, que

realicen actividades distintas a las señaladas en el artículo 11 de esta Ley,

50
pagarán impuesto por todos sus enriquecimientos netos, con base en la tarifa
prevista en el artículo 52 y a los tipos de impuesto fijados en sus parágrafos.
A las sociedades o corporaciones extranjeras, cualquiera sea la forma
que revistan, les será aplicado el régimen previsto en este artículo.
Las entidades jurídicas o económicas a que se refiere el literal e del
artículo 7 de esta Ley, pagarán el impuesto por todos sus enriquecimientos
netos con base en lo dispuesto en el artículo 52.
Las fundaciones y asociaciones sin fines de lucro pagarán con base en
el artículo 50 de esta Ley.

Artículo 83

El Ejecutivo Nacional podrá ordenar que ciertas categorías de

contribuyentes, que dentro del año inmediatamente anterior al ejercicio en
curso, hayan obtenido enriquecimientos netos superiores a mil quinientas
unidades tributarias (1.500 U.T.), presenten declaración estimada de sus
enriquecimientos correspondientes al año gravable en curso, a los fines de la
determinación y pago de anticipo de impuestos, todo de conformidad con las
normas, condiciones, plazos y formas que establezca el Reglamento.
Igualmente podrá acordar, que el anticipo de impuesto a que se refiere
este artículo se determine tomando como base los datos de la declaración
definitiva de los ejercicios anteriores y que los pagos se efectúen en la forma,
condiciones y plazos que establezca el Reglamento. En este caso podrá
prescindirse de la presentación de la declaración estimada.
Así mismo cuando cualquier contribuyente haya obtenido dentro de
alguno de los doce (12) meses del año gravable en curso, ingresos
extraordinarios que considere de monto relevante, podrá hacer una
declaración especial estimada de los mismos distintas a la que se refiere el
encabezamiento de este artículo, practicando simultáneamente la
51
autoliquidación y pago de anticipos de los impuestos correspondientes, en la
forma y modalidades que establezca el
Reglamento.

Ordenanza sobre agentes de retención del impuesto sobre Actividades

económicas de industria, comercio, servicios o De índole similar:

Artículo 1

La presente Ordenanza tiene por objeto establecer las personas que

son responsables, en calidad de agente de retención, del pago del Impuesto
sobre Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole
Similar, así como las normas, formularios y procedimientos que garanticen a
la Administración Tributaria Municipal el cumplimiento de las obligaciones que
la Ordenanza de Impuesto sobre las Actividades Económicas de Industria,
Comercio, Servicios o de Índole Similar impone, como agentes de retención, a
las personas jurídicas de carácter público o privado, sean Nacionales,
Estadales o Municipales, que contraten con personas naturales o jurídicas, que
ejerzan alguna de las actividades gravadas por la referida Ordenanza, aún
cuando no tengan sede fija en el Municipio.

Artículo 2

Los agentes de retención están obligados a retener el impuesto previsto

en la Ordenanza Sobre Impuesto a las Actividades Económicas de Industria,
Comercio, Servicios o de Índole Similar y a enterar las cantidades de dinero
retenidas ante las oficinas receptoras de fondos municipales de la Alcaldía del
Municipio Caroní, dentro de los lapsos, condiciones y en la forma establecidas
en la presente Ordenanza.
52
Artículo 3

Se designan como Agentes de Retención del Impuesto a las Actividades

Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole Similar a:
1. Los organismos, empresas e institutos autónomos nacionales.
2. Los organismos, empresas, institutos autónomos, entes descentralizados y
fundaciones del Estado Bolívar.
3. Los organismos, empresas, institutos autónomos, entes descentralizados y
fundaciones del Municipio Caroní.
4. Las empresas mixtas nacionales, estadales o municipales.
5. Las Universidades Públicas y Privadas.
6. Los Institutos Tecnológicos Educativos Públicos y Privados.
7. Las personas naturales y jurídicas de carácter privado, calificadas como
contribuyentes especiales por el Servicio Nacional Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria (SENIAT), domiciliadas en el Municipio Caroní.

Artículo 8

Los agentes de retención deberán retener el Impuesto Municipal sobre

Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole Similar,
derivados de los pagos efectuados a sus contratistas por concepto de la
ejecución de contratos de obra o de prestación de servicios, así como por los
pagos efectuados por adquisición de bienes o insumos.

53
Artículo 18

Los agentes de retención están obligados a entregar al contribuyente

un comprobante por cada retención efectuada, a los fines que éste las deduzca
en la oportunidad en que deba presentar la correspondiente declaración de
ingresos brutos o la autoliquidación del impuesto, previstas en la Ordenanza
de Impuesto Sobre las Actividades de Industria, Comercio, Servicios o de
Índole Similar, o en la oportunidad en que deba presentar la declaración de
ingresos brutos en otras jurisdicciones

54
 CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

Al hablar de un marco metodológico nos referimos específicamente al

patrón procedimiento científico empleado para obtener la información
necesaria a fin de desarrollar satisfactoriamente la investigación, de la manera
más eficaz y eficiente, definiendo en éste el método de investigación, tipo de
estudio y las técnicas para la recolección y análisis de datos a implementar.

III. 1 Área de Investigación

La elaboración de la investigación se llevó a cabo en el Departamento

de Administración (egresos), adscrita a la Administración de la empresa
Distribuidora Alimar, C. A., ubicada en la Zona Industrial Los Pinos, primera
transversal, parcela 1 y 2, manzana 21, Puerto Ordaz, Estado Bolívar.
La presente investigación se realiza en el contexto de diseño de campo,
donde se manifiesta lo siguiente:

55
III. 1. 1 Área de Investigación de Campo

Este tipo de investigación consiste en extraer los datos

directamente desde el lugar donde ocurren los hechos a describir.
Según Arias, F. (2006) señala:
La investigación de campo o diseño de campo es aquella que
consiste en la recolección de datos directamente de los sujetos
investigados, o de la realidad donde ocurran los hechos (datos primarios),
sin manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene
la información pero no altera las condiciones existentes. De allí su
carácter de investigación no experimental. (p. 31).
Esta investigación se contextualiza en este tipo de diseño, basado en
su definición, dado que es posible constatar que es llevada a cabo en las
instalaciones de la empresa donde ocurre el mismo, es decir, en el ámbito
funcional donde se desenvuelve el caso en estudio, interactuando
directamente con el objeto investigado.

III. 2 Tipo de Investigación

Antes de entrar de lleno en este punto, es necesario decir que una

investigación es un esfuerzo que se emprende para resolver un problema.
Según Arias, F. G. (2006) nos dice que “la investigación científica es un
proceso metódico y sistemático dirigido a la solución de problemas o preguntas
científicas, mediante la producción de nuevos conocimientos, los cuales
constituyen la solución o respuesta a tales interrogantes”. (p. 22).
Por lo tanto la presente investigación es de tipo científico, dado que está
dirigida a la solución del problema presentado en el proceso para el

56
registro, control y cancelación de las cuentas por pagar a proveedores de la
empresa Distribuidora Alimar, C. A.
La presente investigación se realiza en el contexto del nivel descriptivo,
ello se manifiesta teniendo en cuenta lo siguiente:

III. 2. 1 La Investigación Descriptiva

Esta investigación se ocupa de la descripción de hechos a partir de un

criterio o modelo teórico definido previamente.
Según Arias, F. (2006)
La investigación descriptiva consiste en la caracterización de un
hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura
o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se ubican
en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los conocimientos
se refiere. (p. 24).
Esta investigación se contextualiza en este tipo de nivel, basado en su
definición, dado que es posible constatar que se trata de caracterizar el hecho
que ocurre al tener una exacta descripción del proceso de Registro, Control y
Cancelación de las cuentas por pagar a proveedores de la empresa
Distribuidora Alimar, C. A., a fin de establecer su correcto comportamiento.

57
III. 3 Procedimiento de recolección de datos

Este es un procedimiento que da lugar al uso de uno o varios

instrumentos con el propósito de lograr un resultado.
Según Arias F. (2006). “Se entenderá por técnica, el procedimiento o
forma particular de obtener datos o información”. (p. 67).
Cabe destacar que al hablar de un procedimiento se está hablando de
una técnica. En este caso se habla de utilizar técnicas de recolección de datos
como lo son la observación directa y la entrevista no estructurada.

III. 3. 1 Observación directa

Es una técnica que consiste en observar atentamente los hechos para

luego tomar la información y registrarla para un posterior análisis. La
observación es un elemento fundamental de todo el proceso de la
investigación, pues se apoya para obtener el mayor número de datos.
Según Arias F. (2006)
La observación es una técnica que consiste en visualizar o captar
mediante la vista, en forma sistemática, cualquier hecho, fenómeno o
situación que se produzca en la naturaleza o sociedad, en función de
unos objetivos de investigación preestablecidos. (p. 69).
En función de los objetivos de la investigación preestablecidos se
procede a observar directamente desde el lugar donde se detecta el
problema de la falta de control, registro y cancelación de las cuentas por
pagar a proveedores y otras obligaciones que tiene la empresa Distribuidora
Alimar, C. A.

58
III. 3. 2 Entrevista no estructurada

Una entrevista no estructurada o no formalizada es aquella donde existe

un margen de libertad para formular las preguntas y respuestas. No se guían
por un cuestionario o un modelo rígido.
Según Arias F. (2006)
En esta modalidad no se dispone de una guía de preguntas
elaboradas previamente. Sin embargo, se orienta por unos objetivos
preestablecidos, lo que permite definir el tema de la entrevista. Es por
eso que el entrevistador debe poseer una gran habilidad para formular
las interrogantes sin perder la coherencia. (p. 74).
En función de los objetivos de la investigación preestablecidos se
procede a realizar entrevistas informales no estructuradas a cada uno de los
usuarios de la información, como son Administradores, Asistentes
Administrativos.

III. 4 Población y Muestra

III. 4. 1 Población

Se puede decir que población es un conjunto total de individuos u

objetos o que poseen características comunes observables en un lugar y en
un momento determinado. Cuando se lleva a cabo una investigación se debe
tener en cuenta características esenciales al seleccionar la población bajo
estudio.

59
 Según Arias F. (2006)
La población en términos más precisos población objetivo, es un
conjunto finito o infinito de elementos con características comunes para
los cuales serán extensivas las conclusiones de la investigación. Ésta
queda delimitada por el problema y por los objetivos del estudio. (p. 81).
En la presente investigación, se tiene como población tanto las
cuentas por pagar a proveedores como las obligaciones tributarias
pendientes de pago por enterar de la empresa Distribuidora Alimar, C.A.

III. 4. 2 Muestra

Porción o parte de la población de interés, que refleja las mismas

características que tenga la población en estudio.
Según Arias F. (2006). “La muestra es un subconjunto representativo y
finito que se extrae de la población accesible”. (p. 83).
En la presente investigación, se toman como muestra no probabilística
los registros procesados tanto de cuentas por pagar a proveedores como las
obligaciones tributarias pendientes por pagar de la empresa Distribuidora
Alimar, C.A., durante el año 2011.
Según Arias, F. (2006). “Muestreo no probabilístico es un procedimiento
de selección en el que se desconoce la probabilidad que tienen los elementos
de la población para integrar la muestra”. (p. 85).
Por consiguiente se puede hablar de un muestreo intencional u
opinático, mismo que es parte de la clasificación del muestreo no
probabilístico, y que consiste en tomar elementos escogidos con base a
criterios o juicios del investigador.

60
 CAPITULO IV

ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS

En la presente investigación se logró dar respuestas a la problemática

detectada al respecto de la falta de registro, control y cancelación de las
cuentas por pagar a proveedores y obligaciones tributarias de la empresa
Distribuidora Alimar, C. A.
Esta respuesta fue posible gracias a la correcta implementación de
estrategias de análisis financiero de estas obligaciones, enfocadas al
cumplimiento de los lineamientos dispuestos por la organización para la
administración de Cuentas Por Pagar, justificados en las Leyes Venezolanas.
Se habla de estrategias de análisis financiero por tratarse del manejo
de información y documentos de carácter de este ramo, preparado en un
marco administrativo, puesto que este control es para manejo de los usuarios
internos de la organización a fin de tomar decisiones justas y acertadas, lo que
puede perfectamente servir de complemento a un análisis financiero.
Al respecto de lo expuesto en el párrafo anterior, podemos inferir del
párrafo 9 de la Norma Internacional de Contabilidad 1, que este tipo de análisis
ayudan y complementan el compendio básico de estados financieros en su rol
de informadores de la gestión y situación de una compañía para el período en
estudio.

61
IV. 1 Analizar el proceso de las cuentas por pagar a proveedores y
obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora Alimar, C. A.

Analizar el proceso para el registro, control y cancelación de las cuentas

por pagar a proveedores y obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora
Alimar, C. A., es una tarea relevante dado que sus resultados permitirán a la
compañía tomar decisiones económicas acertadamente, sustentado en
información veraz y oportuna, permitiendo a quienes ocupan puestos de
liderazgo presentar excelentes gestiones para la organización, garantizando
así su mejor desempeño y por consiguiente la mayor excelencia posible en
los resultados obtenidos, o lo que es igual, propiciando la rentabilidad y
crecimiento económico de la empresa implementando el uso eficaz y eficiente
de los recursos.
Para poder Analizar el proceso para el registro, control y cancelación de
las cuentas por pagar a proveedores y obligaciones tributarias de la empresa
Distribuidora Alimar, C. A., es necesario realizar las siguientes actividades:
 Analizar el proceso llevado a cabo en el registro y cancelación de las
cuentas por pagar y obligaciones tributarias, de la empresa
Distribuidora Alimar, C.A.
 Determinar las consecuencias de las fallas en el proceso de registro,
control y cancelación de las facturas adeudadas a los proveedores y
obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora Alimar, C. A.
 Diseñar un procedimiento para mejorar el proceso de cancelación de
las cuentas por pagar a los proveedores y obligaciones tributarias de la
empresa Distribuidora Alimar, C. A.

62
A continuación se describen las actividades desarrolladas:

IV. 1. 1 Analizar el proceso llevado a cabo en el registro, control y cancelación

de las cuentas por pagar y obligaciones tributarias en la empresa Distribuidora
Alimar, C.A.

Al dar inicio al análisis del proceso llevado a cabo en el registro, control

y cancelación de las cuentas por pagar y obligaciones tributarias se
evidenciaron fallas en la observación y seguimiento de las mismas, dado que
los pagos a proveedores y entes gubernamentales son efectuados en fechas
posteriores al plazo otorgado por estos.

IV. 1. 1. 1 Adiestramiento para manejo de Software Gálac Administrativo

El administrador de la empresa imparte el adiestramiento para uso y

manejo de cada uno de los módulos de funcionamiento del sistema Gálac
software; en el presente caso suministró usuario y clave con nivel de acceso
para el módulo de cuentas por pagar.
Una vez dentro de este módulo se enseñan las funciones para el
registro de proveedores, facturas y de pago.

IV. 1. 1. 2 Elaboración del pago

Los pasos a seguir para el registro de las cuentas por pagar son los
siguientes:
Se utiliza el módulo de cuentas por pagar para:
1.- Insertar el proveedor de la factura, el RIF, la razón social, señalar que es
proveedor nacional o extranjero, la dirección fiscal, el número de teléfono y fax,
tildar la opción de imprimir con cheque, colocar a nombre de quien se
63
hará, colocarle el código de retención de ISLR y el porcentaje de retención de
IVA, si el 75% ó el 100%.
2.- Insertar en la opción de cuentas por pagar los datos de la factura, como el
número, el número de control, el nombre del proveedor, la fecha de emisión y
fecha de vencimiento, colocar los montos exentos si los tiene, la base
imponible y automáticamente arroja el resultado total de la factura, finalizando
con grabar el documento.
3.- Insertar comprobante de egreso, donde se coloca el número del cheque,
seguido del nombre del banco, se busca el nombre del beneficiario que
automáticamente arroja las facturas que están por pagar de ese proveedor, se
escriben los montos para que se auto calculen los montos de retención y el
total a pagar, finalizando con reseñar una breve descripción de la operación
realizada.
4.- Se imprimen todos los comprobantes de la operación que son:
 Comprobante de egreso.
 Retenciones de IVA y de ISLR.

IV. 1. 1. 3 Registro de las facturas a crédito y obligaciones tributarias

Acción: Se recibe la factura a crédito de algún servicio o gastos que sea

para el provecho interno y operativo de la empresa, para luego ser registrado
en el software Excel y archivado en la carpeta de las cuentas por pagar, hasta
la realización de su respectivo pago. De igual manera se archivan las
obligaciones tributarias, como son los pagos al SENIAT y a la Alcaldía del
municipio Caroní. Responsable: Asistente de egresos.

64
IV. 1. 1. 4 Cancelación de las facturas a créditos y obligaciones
tributarias

Acción: La cancelación consiste en realizarle a cada factura por vencer

la emisión del pago y a las obligaciones tributarias, la impresión de los
comprobantes de retenciones de IVA, ISLR y de Patente Municipal.
Responsable: Asistente de egresos.

65
 Flujograma de Registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar de la empresa Distribuidora Alimar, C. A.

INICIO

Recibe las facturas de

proveedores a crédito y orden
de compra respectiva.

Revisa la documentación recibida

¿Es correcta la
información Se devuelve el documento al
del proveedor? proveedor para su corrección

Registra en el sistema
computarizado Excel

Se registra el pago a la fecha

de vencimiento de la factura

Se prepara el formato para emisión

del pago

Se emiten manualmente
los Comprobantes de Fuente: Rodríguez, Daniela
Retención
(2011)

66
 Figura Nº 2 - Flujograma
FIN

67
IV. 1. 2 Determinar las consecuencias de las fallas en el proceso de
registro, control y cancelación de las facturas adeudadas a los
proveedores y obligaciones tributarias en la empresa Distribuidora
Alimar, C.A.

Las consecuencias que se presentan debido a las fallas identificadas

dentro del proceso de registro, control y cancelación de las facturas adeudadas
a los proveedores y obligaciones tributarias de la compañía son las siguientes:

IV. 1. 2. 1 Morosidad con los proveedores

El atraso de pagos hacia los proveedores trae como consecuencia el no

recibir más despacho de productos e insumos necesarios para la producción
y buen funcionamiento de la empresa. De igual manera disminución y/o
eliminación de los días de créditos concedidos por los proveedores a la
Distribuidora Alimar, C. A.

IV. 1. 2. 2 Incumplimiento de las obligaciones tributarias2

El pago o enteramiento retrasado de las obligaciones tributarias al

Tesoro Nacional, Alcaldía Socialista Bolivariana de Caroní, traen como
consecuencia sanciones y multas a la empresa Distribuidora Alimar, C. A.

68
 Cabe destacar que le artículo 113 del Código Orgánico Tributario
establece como un ilícito material el enteramiento de las cantidades recibidas
o percibidas en las oficinas receptoras de fondos nacionales fuera del plazo
respectivo una multa del 50% de los tributos retenidos o percibidos por cada
mes de retraso. Así mismo el artículo 115 de este código nos señala que la
falta de enteramiento de anticipos por parte del agente de retención o
percepción serán sancionados con prisión de dos a cuatro años.

IV. 1. 3 Diseñar un procedimiento para mejorar el proceso de cancelación

de las cuentas por pagar a los proveedores y obligaciones tributarias de
la empresa Distribuidora Alimar, C. A.

Para mejorar el proceso de cancelación de las cuentas por pagar a los

proveedores y obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora Alimar, C.
A., es necesario optimizar los recursos tanto humanos como tecnológicos
disponibles dentro de la organización, dado que actualmente se cuenta con la
disposición del software Gálac administrativo el cual brinda a la compañía en
tiempo record reportes tanto para manejo de información como para cubrir las
operaciones diarias de la empresa.

Implementar el uso del software Gálac administrativo ofrecerá a todos

los usuarios del sistema monitorear a diario y a tiempo los pagos pendientes
por realizar tanto para cubrir las obligaciones tributarias como para estar
solvente ante los acreedores.

Es por esta razón que se pretende el cambio en el proceso de registro,

control y cancelación de las cuentas por pagar a proveedores de la empresa
Distribuidora Alimar, C. A. del uso de una herramienta informática como lo es
69
el software Excel al Gálac administrativo, y el registro de las facturas a la
fecha de recepción y no a la fecha de vencimiento de la misma.

Para garantizar la efectividad y control de las cuentas por pagar y

cumplimiento de las obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora
Alimar, C.A. además del cambio en el proceso de registro de las mismas, se
puede implementar como instrumento de gestión un informe denominado
“Libro Auxiliar de Cuentas por Pagar” (Ver anexo número 1), que permitirá
mantener un análisis constante del comportamiento de esta cuenta, que en
conjunto con la aplicación de los registros con el software Gálac administrativo
permitirán el mejor desarrollo de las operaciones diarias de la entidad, evitando
retrasos y colapsos en el desempeño de la actividad económica y sanciones
que pueda acarrear por ello legalmente.

A continuación se describe el modelo propuesto para cumplir con el

proceso de Registro, control y cancelación de las cuentas por pagar a
proveedores de la empresa Distribuidora Alimar, C. A.:

Acción: Se recibe la factura a crédito que sea para el provecho interno

y operativo de la empresa, para luego ser registrado en el software Gálac y
archivado en la carpeta de las cuentas por pagar, hasta la realización de su
respectivo pago. De igual manera se archivan las obligaciones tributarias,
como son los pagos al SENIAT y a la Alcaldía del municipio Caroní.

Responsable: Asistente de egresos.

Acción: Se realiza el pago con fecha de emisión y vencimiento de la

factura en el software, para luego emitir el pago, y la generación de las
retenciones de ISLR e IVA.

Responsable: Asistente de egresos.

70
 Flujograma de Registro, control y cancelación de las cuentas por
pagar de la empresa Distribuidora Alimar, C. A. (Propuesta).

INICIO

Recibe las facturas de

proveedores a crédito y orden
de compra respectiva.

Revisa la documentación recibida

¿Es correcta la
información Se devuelve el documento al
del proveedor? proveedor para su corrección

Registra la factura en el
sistema computarizado Gálac

Se registra el pago con fecha de

emisión y vencimiento de la factura

Emisión del pago

Se emiten manualmente
los Comprobantes de
Retención Fuente: Rodríguez, Daniela (2011)

FIN Figura Nº 3 – Flujograma propuesto

71
 CONCLUSIONES

1. El análisis del proceso para el Registro, Control y Cancelación de las

cuentas por pagar y obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora
Alimar, C. A., garantiza la optimización del proceso de control financiero y
físico de estas posiciones financieras en vista de que comprende llevar un
registro, control y cancelación de las obligaciones contraídas de manera
más organizada y sin mayores consecuencias para la organización. Lo que
esto permite es tener un mejor aprovechamiento de los recursos, tiempo y
trabajo para lograr alcanzar mejor capacidad de pago y menos sanciones
y multas.
2. El procedimiento a implementar para mejorar el proceso de Registro,
control y Cancelación de las cuentas por pagar y obligaciones tributarias de
la empresa Distribuidora Alimar, C.A., genera un beneficio en cuanto al
manejo de información veraz y a tiempo tanto para el personal del
departamento de egresos como para la gerencia y presidencia de esta
organización, pues la implementación del software Gálac administrativo, su
aprovechamiento dado que ya es parte del patrimonio de esta compañía,
en el proceso de registro de las operaciones diarias, permite obtener un
resumen al terminar de registrarlas, permitiendo así a los usuarios tomar
datos necesarios para la preparación de informes de gestión y control como
el libro auxiliar de cuentas por pagar, y así poder elaborar un óptimo plan
de pagos mensuales, mejorando por consiguiente el flujo de caja y
planificación de gastos de la entidad.
3. Gracias al análisis del proceso de registro, control y cancelación de las
cuentas por pagar a los proveedores y obligaciones tributarias, se pueden

72
reducir los pagos retrasados de las facturas y recibos que se deben de
realizar, pues la meta es pagar a tiempo y quedar bien con los proveedores
y entes gubernamentales, evitar futuras sanciones y multas millonarias así
como también los servicios que se prestan a la empresa con respecto a sus
proveedores, dado que se depende de estos para poder obtener los
insumos necesarios en cada departamento de la empresa, y por lo tanto
garantizar el mejor desempeño posible producto de decisiones tomadas por
la gerencia en pro de la optimización del correcto empleo de los recursos
financieros, es decir, su uso eficaz y eficiente en aras de la calidad total.

73
 RECOMENDACIONES

1. Se recomienda el desarrollo de una práctica administrativa tomando en

cuenta la información de la presente investigación, a fin de formalizar el uso
de el análisis del proceso para el Registro, Control y Cancelación de las
cuentas por pagar y obligaciones tributarias de la empresa Distribuidora
Alimar, C. A. como estrategia financiera a los fines de la optimización del
proceso de control y cancelación de las cuentas por pagar y obligaciones
tributarias.
2. Se recomienda a la empresa entrenar a los empleados para el buen uso
del sistema Gálac, pues solamente es usado por el puesto de cuentas por
pagar y nómina, existen tres puestos más de trabajo y usan solamente el
software Excel, si se tiene un sistema administrativo multiusuario, es mejor
aprovecharlo y así rendir el trabajo para cada puesto.
3. Se recomienda la implementación del anexo 1 “Libro Auxiliar de Cuentas
por Pagar” para poder hacer posible y efectivo el control mencionado en el
Análisis del proceso para el Registro, Control y Cancelación de las cuentas
por Pagar a Proveedores y Obligaciones Tributarias de la empresa
Distribuidora Alimar, C. A.

74
 REFERENCIAS

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Administración de Empresas.

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