Código Fecha de aprobación

Proceso GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS GSM-FOR05 23 de junio de 2017

Versión Hoja 1 de 1
Formato Caracterización de procesos
02

OBJETIVO DEL PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO POLÍTICA DE CALIDAD

En la CRA trabajamos para integrar a todos los agentes interesados (usuarios, operadores, autoridades sectoriales, entes
Gestionar los requerimientos de adquisición de bienes y servicios de la entidad, para el cumplimiento y de control) en el proceso de toma de decisiones regulatorias, prestando un servicio calificado y oportuno, orientado a
ejecución de sus funciones, a través de las diferentes modalidades de contratación definidas por la ley, Subdirector Administrativo y Financiero satisfacer las necesidades sectoriales acorde con la normatividad del sector; a través de la adopción continua de opciones
según corresponda. de mejora en el Sistema Integrado de Gestión y Control, la administración de los riesgos del Modelo de Operación por
Procesos y la construcción de una Cultura Organizacional orientada a la excelencia.

INICIA Elaboración del plan anual de aquisiciones

ALCANCE DEL PROCESO TERMINA Terminación o liquidación de los contratos

APLICABILIDAD Aplica para todas las dependencias de la Comisión de Regulación de Agua Potable y Saneamiento Básico CRA

PROVEEDORES INSUMOS SALIDAS CLIENTE - PROCESO

Proveedor Externo - ¿De
quién?
*Gobierno Nacional
*Ministerio de Hacienda y
Crédito Público
*Ministerio de Vivienda, Ciudad
y Territorio.
*Colombia Compra Eficiente
*Departamento Administrativo
de la Función Pública
*Departamento Nacional de
Planeación.
CICLO ACTIVIDADES/
Proveedor Interno - ¿De PHVA ¿Qué hacer? Producto y/o Servicio -
Entrada - ¿Qué? Interno - ¿A quién? Externo - ¿A quién?
quién? ¿Qué?
*Plan Nacional de Desarrollo *Colombia Compra Eficientes
*Normatividad relacionada con el *Organismos de control
presupuesto de la Nación. * Proveedores
*Ley de Presupuesto
*Decreto Anual de Liquidación del
Presupuesto
*Políticas de Desarrollo
Administrativo

*Gestión de seguimiento y *Necesidades de bienes o servicios *Gestión de seguimiento y mejora

mejora *Gestión de talento humano
*Gestión de talento humano
*Gestión regulatoria
*Gestión jurídica
P *Elaborar y aprobar el plan
anual de adquisiciones
Plan anual de adquisiciones
aprobado y publicado
*Gestión regulatoria
*Gestión jurídica
*Gestión de tecnologías de
*Gestión de tecnologías de información
información *Regulación general
*Regulación general *Evaluación y control
*Evaluación y control *Dirección estratégica
*Dirección estratégica *Gestión contable y financiera
*Gestión contable y financiera *Gestión documental
*Gestión documental *Gestión de bienes y servicios
*Gestión de bienes y servicios *Servicio al ciudadano
*Servicio al ciudadano *Usuarios internos
*Usuarios internos

*Gestión de seguimiento y
mejora
*Gestión de talento humano
*Gestión regulatoria
*Gestión jurídica
*Gestión de tecnologías de
información
*Regulación general
*Evaluación y control
*Dirección estratégica
*Gestión contable y financiera
*Gestión documental
*Servicio al ciudadano
*Comité de Contratación
*Comité de Expertos
*Estudios previos *ETAPA PRECONTRACTUAL *Estudios Previo aprobado *Gestión de seguimiento y mejora
*Certificado de Disponibilidad - Elaboración y aprobación de *Pliego de condiciones *Gestión de talento humano
Presupuestal los Estudios previos y *Acto administrativo de *Gestión regulatoria
*Recomendación del Comité de adjudicación del proceso adjudicación *Gestión jurídica
Contratación. *Gestión de tecnologías de
*Aprobación del Comité de Expertos información
*Regulación general
*Evaluación y control
*Dirección estratégica
*Gestión contable y financiera
*Gestión documental
*Servicio al ciudadano

*Proveedores seleccionados en *Propuesta del proveedor
la etapa precontractual. adjudicatario
*Documentos necesarios para
contratar
*ETAPA CONTRACTUAL - *Contrato de bien o servicio *Sistema Electrónico para la contratación pública
Elaborar, suscribir y supervisar *Registro Presupuestal -SECOP-
del contrato *Aprobación de la poliza *Organismos de control (Contraloría General de la
*Informes de supervisión República, Procuraduría General de la Nación, Fiscalía
*Comprobantes de pago General de la Nación)
* Proveedores del bien o servicio
*Contratistas

*Gestión de seguimiento y *Estudios Previo aprobado *Gestión de seguimiento y mejora

mejora
*Gestión de talento humano
*Gestión regulatoria y jurídica
*gestión de tecnologías de
información
*Regulación general
*Evaluación y control
*Dirección estratégica
*Gestión contable y financiera
*Gestión documental
*Gestión de bienes y servicios
*Supervisor del contrato
H
*Pliego de condiciones
*Acto administrativo de adjudicación
*Informe de supervisor *ETAPA POSCONTRACTUAL *Acta de liquidación o
- Elaboración del acta de
liquidación o comprobante final
de pago
*Gestión de talento humano
*Gestión regulatoria y jurídica
*gestión de tecnologías de
información
*Regulación general
*Evaluación y control
*Dirección estratégica
*Gestión contable y financiera
*Gestión documental
*Gestión de bienes y servicios
comprobante de pago *Sistema Electrónico para la contratación pública
-SECOP-
*Organismos de control
*Proveedores del bien o servicio

*Gestión de seguimiento y mejora

*Gestión de talento humano
*Gestión regulatoria y jurídica
*gestión de tecnologías de
información
*Regulación general
*Evaluación y control
*Dirección estratégica
*Gestión contable y financiera
*Gestión documental
*Gestión de bienes y servicios

*Órganos de Control y *Informes de Auditoría de los *Verificar los hallazgos *Análisis de causas de los *Entes Certificadores de Sistemas de Gestión de
Vigilancia Órganos de Control y Vigilancia evidenciados en las auditorias hallazgos Calidad
*Entes Certificadores de *Informes de Auditoría al Sistema de realizadas al proceso
Sistemas de Gestión de Gestión de Calidad
Calidad
*Plan de Acción del proceso V *Realizar el seguimiento a los
indicadores y/o metas
*Informes de seguimiento a
indicadores y metas
*Gestión de seguimiento y mejora

propuestas en la etapa de propuestas en los planes del

planeación del proceso proceso

*Órganos de Control y *Informes de Auditoría de los *Formular acciones *Planes de Mejoramiento *Órganos de Control y Vigilancia
Vigilancia Órganos de Control y Vigilancia correctivas, preventivas y de *Entes Certificadores de Sistemas de Gestión de
*Entes Certificadores de *Informes de Auditoría al Sistema de mejora para dar cierre a los Calidad
Sistemas de Gestión de Gestión de Calidad hallazgos evidenciados en el
Calidad proceso y formular
*Análisis de causas de los hallazgos
de auditoría
A oportunidades de mejora para
su optimización.
*Gestión de seguimiento y mejora

*Informes de seguimiento a
indicadores y metas propuestas en
los planes del proceso

INDICADOR FÓRMULA DE CÁLCULO FRECUENCIA META TOLERANCIA

Cumplimiento del Plan Anual de (# de proyectos del plan anual de adquisiciones ejecutadas / # total de
Semestral 95% 93%
Adquisiciones de la vigencia proyectos incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones) * 100
PARÁMETROS A
CONTROLAR
DEL PROCESO Cumplimiento de los estudios previos (# procesos adjudicados/# de estudios previos aprobados) * 100 Semestral 95% 93%

Ejecución del contrato (# contratos ejecutados/# contratos suscritos) * 100 Semestral 95% 93%

SEGUIMIENTO Y CONTROL
Identificación de contexto del Mapa de riesgos de Plan de mejoramiento
Plan de acción Mapa de riesgos de gestión
proceso Matriz de oportunidades del proceso corrupción (acciones correctivas, preventivas Cuadro de indicadores genral de la CRA
(indicadores) (general)
(partes interesadas y DOFA) (general) y de mejora)

..\PLANES CRA 2017\PLAN DE ACCIÓN

..\PLANES
2017\PAI
CRA 2017\IDENTIFICACIÓN
CRA 2017.xlsx ..\PLANES
DE CONTEXTO
CRA 2017\MAPA
2017DE RIESGOS
..\PLANES
DE GESTIÓN
CRA 2017\MATRIZ
2017\DES-FOR03
DE OPORTUNIDADES
Mapa
..\PLANES
de riesgos
CRA2017\DES-FOR05
de
2017\PAAC
gestión V03.xlsx
2017
..\PLANES
Matriz de oportunidades
CRA 2017\PLAN V01.xlsx
DE MEJORAMIENTO 2017\ACCIONES CORRECTIVAS Y MEJORA\GSM-FOR13 Formato seguimiento acciones correctivas y de mejora V02.xlsx

RECURSOS HUMANOS RECURSOS FINANCIEROS RECURSOS DE INFRAESTRUCTURA

RECURSOS QUE Expertos Comisionados, Director Ejecutivo, Subdirector Administrativo

REQUIERE EL PROCESO
y Financiero, Subdirector de Regulación, Jefe de Oficina Asesora
Jurídica, Asesor de Control Interno y Jefe de la Oficina Asesora de
Planeación y TIC.
Equipos de cómputo, impresoras, teléfonos, fax, escaner, internet, mobiliario para oficina,
Los recursos aprobados en el anteproyecto de presupuesto para la
dotaciones de escritorios, tiquetes aéreos, viáticos, transporte y los registrados en los
entidad.
procedimientos asociados.

REQUISITOS APLICABLES DEL PROCESO

ISO 9001:2015 NTC GP 1000:2009 MECI 2014 REQUISITOS LEGALES
Numeral Descripción Numeral Descripción Módulo / Componente Normas
Comprension de la organización y su
4.1 5.3 Política de Calidad 1. MODULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN
contexto
Comprension de las necesidades y
4.2 5.4 Planificación 1.1. COMPONENTE DE TALENTO HUMANO
expectativas de las partes interesadas.
5.1 Liderazgo y compromiso. 5.4.1 Objetivos de Calidad 1.1.1. Acuerdos, compromisos y protocolos éticos
Acciones para aboradar riesgos y
6.1 5.5.1 Responsabilidad y Autoridad 1.1.2. Desarrollo del Talento Humano
oportunidades.
Objetivos de la calidad y planificacion para
6.2 6.3 Infraestructura 1.2. COMPONENTE DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
lograrlos
7.1.3 Infraestructura 7.4 Compras 1.2.1. Planes, programas y proyectos
Control de los procesos, productos y servicios
8.4 7.4.1 Procesos de compras 1.2.2. Modelo de Operación por procesos
suministrados externamente.
9.1.1 Seguimiento, medición, análisis y 7.4.2 Información de las compras 1.2.3. Estructura organizacional
evaluación.Generalidades
9.1.3 Análisis y evaluaciones 7.4.3 Verificación de los productos comprado 1.2.4. Indicadores de gestión

10.1 Mejora - Generalidades 8.2.3 Seguimiento y Medición de los Proceso 1.2.5. Políticas de Operación

10.2 No conformidad y acción correctiva. 8.4 Análisis de Datos 1.3. COMPONENTE DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO GSM-FOR03 Normograma Gestión de bienes y servicios\GSM-FOR03 Normograma Gestión de bienes y servicios.xlsx

10.3 Mejora Continua 8.5 Mejora 1.3.1. Políticas de Administración del riesgo

8.5.1 Mejora Continua 1.3.2. Identificación del riesgo

8.5.2 Acción Correctiva 1.3.3. Análisis y Valoración del riesgo

8.5.3 Acción Preventiva 2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL

2.1.1. Autoevaluación del control y gestión

2.2. COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA

2.2.1. Auditoría interna

2.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO

2.3.1. Plan de mejoramiento

MANUALES, POLÍTICAS, GUÍAS, INSTRUCTIVOS, PROCEDIMIENTOS
GBS-MAN01 Manual de contratación V02.docx
GBS-PRC01 Procedimiento actualización de inventarios V01.docx
GBS-PRC02 Procedimiento mantenimiento de infraestructura física V01.docx
GBS-PRC03 Procedimiento de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos V01.docx
GBS-PRC04 Procedimiento certificación de contratistas V01.doc
GBS-PRC05 Procedimiento elaboración de estudios previos V02.docx
GBS-PRC06 Procedimiento aprobación de pólizas V02.docx
GBS-PRC07 Procedimiento elaboración y suscripción del contrato V03.docx
GBS-PRC08 Procedimiento concurso de méritos V01.docx
GBS-PRC09 Procedimiento contratación directa V01.docx
GBS-PRC10 Procedimiento convenios de asociación V01.docx
GBS-PRC11 Procedimiento de licitación V01.docx
GBS-PRC12 Supervisión e interventoría V02.docx
GBS-PRC13 Procedimiento de liquidación de contratos V01.docx
GBS-PRC14 Procedimiento de selección abreviada V01.docx
GBS-PRC15 Procedimiento de mínima cuantía V01.docx
GBS-PRC16 Procedimiento impedimiento y recusaciones V01.docx
GBS-PRC17 Procedimiento compra acuerdo marco de precios V01.docx
GBS-PRC18 Procedimiento cesion de contrato V01.docx
GBS-PRC19 Procedimiento cadena de custodia de ofertas V01.docx
GBS-INS01 Instructivo asignación de salas para reunión V01.docx
DOCUMENTOS ASOCIADOS
FORMATOS LISTADOS MAESTROS
GBS-FOR01 Formato de solicitud de elementos V01.xlsm
GBS-FOR02 Formato hoja de ruta y ficha de verificación personas naturales V01.docx
GBS-FOR03 Formato hoja de ruta y ficha de verificación personas jurídicas V01.docx
GBS-FOR04 Formato planilla control de equipos portátiles V01.docx
GBS-FOR05 Formato autorización salida de vehículos V01.xls
GBS-FOR06 Formato control de combustible V01.xlsx
GBS-FOR07 Formato planilla control visitantes V01.docx
GBS-FOR08 Formato ingreso contratistas V01.doc ..\9. GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y MEJORA\GSM-FOR01 Listado maestro de documentos V01.xls
GBS-FOR09 Formato acta de inicio V01.docx
GBS-FOR10 Formato acta de liquidación V01.doc
GBS-FOR11 Formato mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos V01.xlsx
GBS-FOR12 Formato mantenimiento de infraestructura física V01.xlsx
GBS-FOR13 Formato solicitud de modificación de contrato V01.doc
GBS-FOR14 Formato solicitud de transportes V01.xlsx
GBS-FOR15 Formato certificación de no estar incurso en causales de conflicto de intereses V01.doc
GBS-FOR16 Formato análisis del sector económico y de los oferentes V01.doc
GBS-FOR17 Formato elaboración ficha técnica del producto V01.docx
GBS-FOR18 Formato aprobación de póliza V01.docx
GBS-FOR19 Formato hoja de inventario individual V01.docx
GBS-FOR20 Formato estudios previos contrato prestación de servicios profesionales V1.docx
GBS-FOR21 Formato estudios previos contratación directa - único proveedor V01.docx
GBS-FOR22 Formato estudios previos contratación minima cuantia V01.docx
GBS-FOR23 Formato estudios previos contratación por licitacion V01.docx
GBS-FOR24 Formato estudio de conveniencia y oportunidad de menor cuantía selección V01.docx
GBS-FOR25 Formato acta de cierre y conciliación de propiedad, planta y equipo V01.xls
..\9. GESTIÓN DE SEGUIMIENTO Y MEJORA\GSM-FOR02 Listado maestro de registros V02.xls
GBS-FOR26 Formato estudios previos concurso de méritos - sin precalificación V01.docx
GBS-FOR27 Formato estudios previos convenios interadministrativos V01.docx
GBS-FOR28 Formato minuta selección abreviada - subasta inversa presencial V01.docx
GBS-FOR29 Formato estudios previos minima cuantia - adquisicion en grandes superficies V01.docx
GBS-FOR30 Formato informe de actividades seguimiento supervisión e interventoría V01.doc
GBS-FOR31 Formato estudios previos compra por acuerdo marco precios V01.xls
GBS-FOR32 Formato de registro de entrada y de salida de elementos de stands V01.docx
 GBS-FOR33 Informe de evaluacion de propuestas V01.xlsx
GBS-FOR34 Formato planilla control de entrega de certificaciones V01.docx

Aprobado y revisado en Comité CDA N°6 de 2017